Regler og rammer for anbudsprosesser 1 Innledning Med et forbruk på i over 400 milliarder kroner årlig, har offentlige virksomheter en betydelig kjøpermakt og mulighet til å påvirke leverandører, markeder og hele samfunnet vi lever i. Anskaffelser utgjør vesentlig del av våre totale kostnader her er det mye og spare mye og vinne Alle viktige avgjørelser tas i planleggingsfasen innkjøp burde derfor inn i anskaffelsen på et tidlig tidspunkt 2 1
Rettskilder Lov om offentlige anskaffelser, LOA Forskrift om offentlige anskaffelser, FOA Forarbeider Norsk rettspraksis Klagenemda for offentlige anskaffelser EU direktivene ESA EFTA domstolen EU domstolen 3 Opprinnelse Todelt opprinnelse: gjennomføring av Norges forpliktelser etter EØS avtalen norsk rett 4 2
Forskriftens struktur Del 1, gjelder alle anskaffelser oppdragsgiver kan følge del 1 dersom anskaffelsen er under 500 000 kroner Del 1 og 2 gjelder anskaffelser mellom 500 000 kroner og EØS terskelverdiene Del 1 og 3 gjelder anskaffelser over EØSterskelverdiene Del 1 og 4 regulerer plan og designkonkurranser og bygge og anleggskonsesjoner 5 Formål FOA 1 1: effektive anskaffelser forretningsmessighet likebehandling økt verdiskapning i samfunnet bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmenheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte 6 3
Formål FOA 1 1: Effektive anskaffelser innebærer at det offentlige anskaffer varer og tjenester som dekker behovet og som har riktig kvalitet til lavest mulig pris. En effektiv anskaffelse, er en anskaffelse som har lavest mulige totalkostnader sett ut fra oppdragsgivers behov og ønsket kvalitet. Regelverket åpner derfor i anskaffelsesloven 6 for at oppdragsgiver kan ta hensyn til produktets livssykluskostnader. 7 Formål FOA 1 1: For å oppnå effektive anskaffelser, er det viktig at det offentlige planlegger sine anskaffelser og har gode rutiner for gjennomføringen av anskaffelsen Rett kompetanse, innkjøpsfaglig kompetanse, teknisk og kommersiell kompetanse om det som skal anskaffes og kompetanse om regelverket for offentlige anskaffelser. 8 4
Formål FOA 1 1: Det er satt krav til at offentlige oppdragsgivere opptrer etisk. Formålsbestemmelsen setter fokus på blant annet korrupsjon. Korrupsjon i forbindelse med offentlige anskaffelser kan blant annet føre til dårligere og/eller dyrere produkter 9 Det at regelverket om offentlige anskaffelser har en dimensjon ut over effektive anskaffelser, medfører at oppdragsgiver ikke kan velge å unnlate å kunngjøre en konkurranse selv om det forholder seg slik at den økonomiske gevinsten som følger med konkurranseutsetting er mindre enn utgiftene, jf. klagenemdas sak 2010/165 (Rådgivende biologer) 10 5
De grunnleggende kravene Regelverket om offentlige anskaffelser er i stor grad bygget opp rundt noen få grunnleggende krav. Disse fremgår av anskaffelsesloven 5 og er: god forretningsskikk konkurranse likebehandling og leverandører gjennomsiktighet etterprøvbarhet forutberegnelighet forbud mot diskriminering på grunnlag av nasjonalitet og tilhørighet 11 utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke diskriminerende kriterier. oppdragsgiver skal ikke bruke standarder og tekniske spesifikasjoner som et virkemiddel for å hindre konkurranse, eller dele opp en planlagt anskaffelse i den hensikt å unngå at bestemmelser gitt i eller i medhold av denne lov kommer til anvendelse 12 6
De grunnleggende kravene i anskaffelsesloven 5 Anskaffelsesloven 5 er en av de viktigste bestemmelsen i regelverket om offentlige anskaffelser. De grunnleggende kravene setter rettslige skranker for oppdragsgivers handlemåte. Leverandøren kan derfor påberope brudd på kravene. De grunnleggende kravene har særlig stor betydning ved situasjoner som ikke er uttrykkelig regulert i regelverket. 13 Sosiale og etiske vilkår En stor andel produkter som er anskaffet av norske offentlige virksomheter blir produsert i lavkostland. Dette bidrar til økonomisk vekst, arbeidsmuligheter og utvikling. I mange land er det imidlertid dokumentert høy risiko for at varen er produsert under forhold som bryter mot internasjonale konvensjoner. 14 7
Sosiale og etiske vilkår Med et forbruk på ca. 400 milliarder kroner årlig, har offentlige virksomheter en betydelig kjøpermakt og mulighet til å påvirke leverandører og markeder i en bærekraftig retning. Offentlige virksomheter har et ansvar for å bruke fellesskapets midler på en god og ansvarlig måte, og bør være bevisst på at laveste pris ikke nødvendigvis gir et godt innkjøp. 15 Sosiale og etiske vilkår Undersøkelser viser en bred konsensus i det norske samfunnet om at staten må ta mer sosialt ansvar. Nesten to av tre nordmenn mener det offentlige har et stort ansvar for å begrense risikoen for uforsvarlige arbeidsforhold der importerte varer produseres. 16 8
Sosiale og etiske vilkår Risikoen for å ikke møte samfunnets forventinger er betydelig dersom man ikke kontrollerer at leverandører har implementert retningslinjer for sosialt ansvarlig produksjon. Manglende oppfølging av sosialt ansvar kan derfor innebære en omdømmerisiko for offentlige virksomheter. 17 Sosial dumping Sosial dumping i offentlige anskaffelser kan forhindres ved å stille riktige krav om lønns og arbeidsvilkår. Offentlige oppdragsgivere er forpliktet til å stille krav til lønn og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, jf. anskaffelsesloven 7 18 9
Miljø Loven og forskriften pålegger oppdragsgivere å ta hensyn til miljømessige konsekvenser av anskaffelsen i planleggingsfasen, jf. lovens 6 og forskriftens 3 1 åttende ledd. Det er under planleggingsfasen de viktigste vurderinger og beslutninger foretas. I planleggingsfasen har oppdragsgiver mulighet til å tenke alternativt, innovativt og langsiktig på de miljøbelastninger som anskaffelsen vil kunne medføre. I tillegg foreta de undersøkelser, vurderinger og beslutninger som best ivaretar behovet samtidig som miljøbelastningen minimeres. 19 Miljø Forskriftens 8 3 første ledd og 17 3 første ledd at det så langt det er mulig skal stilles konkrete miljøkrav til anskaffelsen. Oppdragsgiver bør utforme sin kravsspesifikasjon slik at den tilrettelegger for at leverandørene kan tilby sine mest miljøvennlige løsninger. 20 10
Miljø Dette gjøres best ved å bruke ytelses eller funksjonskrav og fastsette miljøegenskaper som for eksempel maksimum energibruk og utslipp, krav til kjemikalier og avfall. I tillegg kan det fastsettes detaljerte spesifikasjonskrav, som er definert i europeiske eller nasjonale miljømerker, som for eksempel Svanen eller EU Blomsten, jf. 17 3 syvende ledd. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har veiledning om miljøkrav og har utviklet veiledende miljøkriterier for ulike produkt og tjenesteområder, se www.anskaffelser.no. 21 Livssykluskostnader anskaffelsesloven 6 Gjennom å sammenlikne produkters livssykluskostnad, kan du få et bilde på hva anskaffelsen koster gjennom hele levetiden. Selv om noen valg i utgangspunktet kan være dyrere i innkjøp, kan det vise seg at den totale kostnaden over livsløpet blir lavere. 22 11
Livssykluskostnader anskaffelsesloven 6 Livssykluskostnaden kan blant annet omfatte: innkjøpspris installeringskostnader driftskostnader vedlikeholdskostnader utskiftningskostnader skatter og avgifter avhendingskostnader. 23 Universell utforming anskaffelsesloven 6 Loven og forskriften pålegger oppdragsgivere å ta hensyn til universell utforming konsekvenser i planleggingsfasen, jf. lovens 6 24 12
Innovasjon Offentlige virksomheter må tenke nytt for å i vare ta samfunnsoppgavene sine på en bedre og mer effektiv måte. Ved å gå forann som en krevende kunde kan offentlig sektor også gi insentiv til nytenking og innovasjon i næringslivet. 25 Innovasjon Hele det internasjonale samfunnet står overfor store endringer i tida som kommer. Viktige stikkord er klima og miljøutfordringer, eldrebølge, byfortetting, kutt i offentlige budsjett og nye helseutfordringer som følge av livsstil og økt levealder. Det offentlige kan ikke løse alle disse utfordringene alene. Et tettere samarbeid med både lokalsamfunnet og næringslivet er påkrevd. 26 13
Innovasjon Regelverket for offentlige anskaffelser gir gode forutsetninger for å medvirke til økt innovasjon. Det handler om å utnytte handlingsrommet i regelverket, samtidig som det handler mye om hvordan oppdragsgiver skildrer behovene sine og hva slags løsninger oppdragsgiver er forberedt på å prøve. Det finnes veiledere for hvordan det offentlige kan åpne for innovasjon i anskaffelser 27 Tekniske spesifikasjoner Spesifikasjonen er beskrivelsen til markedet av hvilket behov som skal tilfredsstilles og hvilke resultater som skal leveres. Spesifikasjonen er det viktigste dokumentet ved henvendelse til markedet. Det er gjennom spesifikasjonen leverandørene skal forstå hva din virksomhet har behov for, hva er det som er viktig for dere, hvilke formål og resultater ønsker dere å oppnå. 28 14
Tekniske spesifikasjoner Hovedregelen er at du skal spesifiseres åpent ved å beskrive behovet eller krav til ytelsen og ikke ved detaljerte beskrivelser av konkrete løsninger, jf forskrift om offentlige anskaffelser 8 3 og 17 3. Åpne spesifikasjoner legger tilrette for å få den beste løsningen, da åpne spesifikasjoner inviterer til flere løsningsalternativer, løsninger du ikke kjenner til og også helt nye innovative løsninger 29 15