Best Value Procurement (BVP) Hans Olaf Delviken Seniorrådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser
Tenk om vi kunne fått en. Rask og smertefri konkurransegjennomføring Fremoverlente leverandører som føler eierskap til prosjektet Gode råd til oppdragsgiver Lavt konfliktnivå i prosjektperioden Prosjektet levert på tid, kostnad og med god kvalitet Fornøyde brukere Best Value Procurement er en metode for innkjøp og prosjektstyring som prøver å løse alt dette
Best value procurement på én side Metode for innkjøp og prosjektstyring Leverandørene konkurrerer på kompetanse, erfaring og sannsynligheten for god prestasjon i prosjektet Intervju og 6-siders tilbud Grundig avklaringsfase med nr 1 før kontrakt signeres Oppdragsgiver overlater ansvar for løsning til leverandør Økt verdi for oppdragsgiver er i fokus Vinn-vinn-løsninger for begge parter Utviklet av Universitetet i Arizona. 15 års fartstid. 1700 prosjekter over hele verden. Hovedsakelig innen bygg og anlegg. Ca 300 i Nederland Resultater i Nederland, Rijkswaterstaat: Tilbud 15 % lavere i pris Behovet for personell til kontraktsoppfølging redusert med 50 % Prosjekttid redusert med 25 % Meget lavt konfliktnivå under gjennomføring
Hvem har skylden hvis prosjektet går galt? (sett kryss) Oppdragsgiver/bestiller Entreprenøren Arkitekten Ingeniøren Brukeren Riksantikvaren Interessegruppen Kona/mannen/unga Annet (spesifiser)
Men det er gjensidig avhengighet i hele leverandørkjeden Svikter ett ledd, taper alle
Tre hovedprinsipper i BVP 1. Oppdragsgiveren må legge til rette for at leverandøren kan jobbe godt: Funksjonsbaserte kravspesifikasjoner Klare mål i prioritert rekkefølge Lar leverandøren lede og finner løsninger. Tar selv rollen som kvalitetsoppfølger 2. Få inn ekspertene i prosjektet: har erfaring og kan dokumentere at de er gode viser at de kan identifisere og håndtere risiko dokumenterer sin prestasjon - forståelig for ikke-eksperter ønsker å få prosjektet best mulig for byggherren
Tre hovedprinsipper i BVP forts. 3. Dominant informasjon for å dokumentere prestasjonen Ikke-diskuterbar Verifiserbar Eksakt Målinger i form av tall, prosent, tid etc Viser høy prestasjon Viser høy sannsynlighet for å prestere like godt i fremtiden
Konkurranse etter BVP-metoden Tildeling Kontrakt 0. Forberedelse 1. Utvelgelse 2. Avklaring 3. Oppfølging
0. Forberedelse Forberedelse Utvelgelse Avklaring Oppfølging Gjør kravspesifikasjonen funksjonsbasert Sett tydelige mål i prioritert rekkefølge Eksempel fra nederlandsk veiprosjekt: 1. Opprettholde støtte fra interessegrupper i nærområdet 2. Leveranse innen 15.12.2015 eller så tidlig som mulig 3. Redusere køproblemer under og etter ferdigstillelse 4. Leveranse innenfor budsjett på 15,5. mill. euro eller lavest mulige kostnad Kommuniser med markedet Viktig: Ingen dialog om risikoer i prosjektet. Dette er en del av tilbudet = Ny utfordring for mange oppdragsgivere
Forberedelse Utvelgelse Avklaring Oppfølging 1. Konkurransegrunnlaget I Nederland brukes vanligvis prekvalifisering Lyses ut på vanlig måte. Konkurransegrunnlaget inneholder: Kravspesifikasjon - funksjonsbasert Prosjektmål og makspris Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Vanligst å bruke begrenset anbudskonkurranse Anbefales ikke å bruke konkurranse med forhandling = Ny utfordring for mange oppdragsgivere
Forberedelse Utvelgelse Avklaring Oppfølging 2. Utvelgelse - tilbudet 6-siders tilbud: Prestasjon: Dokumentasjon som viser hvorfor tilbudet vil gi god verdi for oppdragsgiver (2 sider) Prosjektrisiko: risiko som påvirker oppdragsgiver og tiltak for å håndtere dette (2 sider) Tilleggsverdi: tiltak ut over minimumskrav som gir økt verdi for oppdragsgiver (2 sider) Pris og tidsplan Pris for å oppfylle kravspesifikasjonen og for tilleggsverdi Tidsplan - grov = Ny utfordring for mange leverandører
Forberedelse Utvelgelse Avklaring Oppfølging Eksempel prestasjon Veiprosjekt: Tilbyder vil åpne 3 måneder tidligere og øker trafikkgjennomstrømmingen fra 1. mars til 15. desember 2015 ved å minke antall TRK 1) med 29 % i forhold til eksisterende situasjon i 2015. Dette bidrar til realisering av målsetning 2 og 3. [1] TRK Time Tapt reisetid per kjøretøy.
Forberedelse Utvelgelse Avklaring Oppfølging Eksempel prestasjon IT-prosjekt: "Vi garanterer en tilgjengelighet/oppetid på 99,9 % av systemet. Dette er godt over 3 prosentpoeng mer enn den nåværende ytelsen i organisasjonen din. De 0,1 prosentpoengene med nedetid planlegger vi i helger og om natten mellom klokka 12 og 6. Disse resultatene oppnår vi også hos 25 andre organisasjoner som ligner på deres, ved å bruke en twinsite-løsning. Kundetilfredsheten der er 100 %.
Forberedelse Utvelgelse Avklaring Oppfølging Eksempel risiko Veiprosjekt: Tillatelsene som oppdragsgiver har søkt om blir ikke innvilget innen 1. mars 2015. Dette truer målsetningen «åpning 15 desember 2015» «Denne Enhetlige Offentlige Forberedelsesprosedyren der det skal lages et beslutningsunderlag til gjennomsyn, har en behandlingstid på 26 uker. Byggetillatelsen kan kun søkes etter at vedtaket er gjort og man har offentligjort trasevalg (planlagt til 01.12.2014). Perioden fra 1. desember 2014 til 1. mars 2015 er bare 13 uker.»
Forberedelse Utvelgelse Avklaring Oppfølging Eksempel tilleggsverdi Veiprosjekt: Tilbyder unngår kapitaltap i størrelsesorden 137.000 og forbedrer trafikkgjennomstrømmingen under gjennomføringen av det fremtidige prosjektet A28/A1 Knutepunkt Hoevelaken( heretter prosjekt Hoevelaken) ved å bygge 0,75 meter ekstra bredde allerede nå. Pris: 279.000
Seleksjonskomite Forberedelse Utvelgelse Avklaring Oppfølging 2. Utvelgelse - intervju Typiske spørsmål: Hva er de viktigste risikoene og hva vil dere gjøre for å redusere dem? Hva gjør dere hvis tiltakene ikke virker? Andre leverandører har påpekt risiko X som viktig. Mener du at dette er en risiko i prosjektet? Hvordan vil du måle prestasjonen underveis i prosjektet? Oppdragsgiver Utskrift av opptak inn i kontrakten Leverandør = Ny utfordring for mange oppdragsgivere = Ny utfordring for mange leverandører
Forberedelse Utvelgelse Avklaring Oppfølging 2. Utvelgelse evaluering Bruk den evalueringsmodellen du ønsker Vekting brukt i Nederland: Leverandørens prestasjon 15 % Risikovurdering 20 % Tilleggsverdi 10 % Levert tilbud 6 sider Intervju 30 % Pris 25 % Mer utførlig beskrivelse av tildelingskriteriene i konkurransegrunnlaget
Forberedelse Utvelgelse Avklaring Oppfølging 2. Utvelgelse evaluering Skal vurdere leverandøren, ikke den tekniske løsningen Vanskelig å være objektiv nok i evalueringen: «Leverandøren forklarer ikke godt nok hvorfor den risikoen han har påpekt er spesielt kritisk for prosjektet» «Leverandøren har ikke identifisert de viktigste risikoene i prosjektet» Etterpå sjekkes fakta/påstander hos den beste leverandøren = Ny utfordring for mange oppdragsgivere
Forberedelse Utvelgelse Avklaring Oppfølging 3. Avklaring Kun med nr.1 i konkurransen Mål: Detaljere tilbud og detaljplanlegge hele prosjektet Oppdragsgiver skal se at nr. 1 oppfyller kravene også i et detaljert tilbud Hvis ikke kan man gå til nr. 2 Forhandler ikke Tilbudet endres ikke, det detaljeres Detaljerer hvordan oppgaven skal løses: Prosjektplan detaljert, med alle aktiviteter Liste over hva som er innenfor og utenfor kontrakten Kostnader for det som er utenfor kontrakten aksepteres uten forhandling. Må forklares/forsvares. Resultatet av avklaringsfasen legges inn i kontrakten = Ny utfordring for mange oppdragsgivere = Ny utfordring for mange leverandører
Forberedelse Utvelgelse Avklaring Oppfølging 3. Oppfølging Oppdragsgiver blir en kvalitetsoppfølger Ukentlig risikorapport Resultater for uken Avvik fra alle leverandører i prosjektet Resultater fra alle i brukerorganisasjonene Risiko som må adresseres med løsning og ansvarlig Best Value- index. Hvor godt har prosjektet fulgt opp BV-tankegangen. Score fra leverandør og oppdragsgiver For hvert problem som oppstår brukes Best Value-tankegangen til å løse problemet Målet er å holde pyramiden stabil og sikre god prestasjon i alle ledd = Ny utfordring for mange oppdragsgivere = Ny utfordring for mange leverandører
Fordeler for prosjektleder Får inn riktig ekspertise i prosjektet gjør prosjektet enklere å følge opp Færre konflikter å håndtere, særlig i byggefasen Bruker mindre tid til oppfølging. Det meste er avklart Tydelige mål gjør prosjektoppfølging enklere
Fordeler for prosjekteier Tar tidstyvene i anbudsprosessen Prosjektet levert på tiden og til budsjett Lavere konfliktnivå, bedre kvalitet ved overtakelse Får mer innovasjon i prosjektet, bedre løsninger Behøver færre til å følge opp prosjektet
Fordeler for leverandør Bruker mindre tid på å skrive tilbud Kvalitet teller reelt i konkurransen. Lønner seg å tilby den beste man har Mindre konflikter i byggeperioden
Resultater Mest brukt i USA og Nederland I Nederland brukt av offentlige aktører som er underlagt EUs anskaffelsesregelverk Har vært testet i det nederlandske rettssystemet. BVP ble vurdert å være innenfor anskaffelsesregelverket Nederlandske infrastrukturprosjekter: Gjennomføringstid redusert med 25 % Pris ca 15 % under gjennomsnitt Bruker mer folk i de to første fasene. Færre til oppfølging (halvparten så mange) Favoriserer ikke store firma. Lokale firma vet ofte mer om risiko
www.anskaffelser.no/bae