KOMPLETT BRUKERMANUAL FOR MEDLEMS OG BETALINGSSYSTEM Målgruppe: Medlemsadministrator Pål Erik Hansen/ Trond Søvik 03.01.2013
INNHOLDSREGISTER 1 HVILKE FUNKSJONER LIGGER/ KOMMER I LØSNINGEN?... 4 2 INTEGRERE MEDLEMSVERKTØYET I KLUBBENS NETTSIDER... 6 3 KLUBBINNSTILLINGER... 8 4 FUNKSJONSMENY... 9 5 VEDLIKEHOLD AV BASISOPPLYSNINGER... 12 5.1 ENDRING AV MEDLEMSKATEGORIER... 12 5.2 ENDRING AV KONTRAKTSTYPER... 13 5.3 ENDRING AV MEDLEMSKONTINGENT... 14 5.4 ENDRING AV AVDELINGER... 15 5.5 ENDRING AV STILART(ER)... 16 5.6 ENDRING AV PARTI... 17 6 MEDLEMSADMINISTRASJON... 18 6.1 BLI MEDLEM... 18 6.2 GODKJENNING/REGISTRERING AV NYE MEDLEMMER... 19 6.3 AVSLAG PÅ MEDLEMSSKAP... 21 6.4 KOPI AV AVTALEGIROKONTRAKT... 21 6.5 FAMILIEMEDLEMSSKAP... 22 6.6 MELD UT AV FAMILIE... 23 6.7 UTMELDING AV ET MEDLEM... 24 6.8 VEDLIKEHOLDE MEDLEMMER... 25 6.9 LEGGE INN STYREVERV... 27 6.10 LEGGE INN KLUBBTRENERE... 28 6.11 MASSEREGISTRERING AV GRADERINGER... 30 6.12 GRADERINGSRAPPORT... 32 6.13 HVORDAN BENYTTE SMS/E-POSTFUNKSJONALITET... 33 6.14 SØK ETTER PERSONER MED E-POST ELLER MOBIL SOM UTGANGSPUNKT... 35 6.15 GENERELT RUNDT SØK OG NULLSTILLING AV SØK... 35 7 ØKONOMISK OVERSIKT... 36 8 INNBETALINGER OG POSTERINGER... 37 8.1 SØK FAKTURA... 37 8.2 POSTERINGSJOURNAL... 38 8.3 OCR INNBETALINGSLOGG... 39 8.4 OCR FULLMAKTSLOGG... 40 9 OPPFØLGING AV UTESTÅENDE FORDRINGER/ KREDITERING/ AVSKRIVING... 41 9.1 ENDRE FORFALLSDATO... 41 9.2 KREDITERE EN FAKTURA... 42 9.3 REGISTRERE EN BETALING MANUELT... 43 9.4 AVSKRIVE EN FAKTURA... 43 9.5 ALDERSFORDELT SALDOLISTE M/UTPLUKK PÅ PARTI... 44 10 MEDL.STATISTIKK/ IDRETTSREGISTRERINGEN... 45 Side 2 av 58
11 WEB-SHOP (VARESALG)... 46 11.1 VAREGRUPPER... 47 11.2 VARER... 47 11.3 IKKE LEVERTE BESTILLINGER OG RAPPORTER... 48 11.4 VAREMOTTAK... 50 11.5 VARETELLING... 51 12 VERVING... 52 12.1 VERVEPREMIER... 52 13 FRIVILLIGE... 53 13.1 SØK PÅ FRIVILLIGE... 54 14 SPONSOR... 55 14.1 BLI SPONSOR... 55 14.2 SPONSORPAKKER... 56 14.3 SPONSORADMINISTRASJON... 57 15 ENDRINGER I MANUALEN... 58 Side 3 av 58
1 Hvilke funksjoner ligger/ kommer i løsningen? Norges Kampsportforbund (NKF)s medlemsverktøy er et komplett medlems og betalingssystem med stor grad av automatisering. Verktøyet forutsetter at alle medlemmene ligger inne med E-postadresse og helst mobiltlf.nr. Det koster ingenting for klubbene å ta i bruk verktøyet utover oppretting av mottakskonto for fakturaer med KID-nr. Betalingsdelen baserer seg på AvtaleGiro med trekk hver måned (all erfaring viser at dette er den mest effektive måten å få inn medlems-avgiftene på). Hvert trekk ilegges et adm. gebyr på kr. 5,-. For hver transaksjon som går gjennom NKFs medlemsverktøy vil klubbene få kr. 2,- av dette. Dette gjelder alle transaksjoner som fakturaer/avtalegiro, purringer og varesalg. Beløpet utgjør den kostnaden som belastes klubben i.f.m. OCR-innbetaling + 50 øre pr. transaksjon. Dvs. at klubben får penger for å benytte løsningen. Funksjoner som ligger/ kommer i løsningen: Funksjoner som utføres/er tilgjengelig på klubbplan for de som har fullskalaløsningen: Bli medlem (som automatisk sender AvtaleGirokontrakt til potensielt medlem) Verve medlem Registrere nye medlemmer Kategorisering av medlemmer Differensiering på medlemskontingenter/ treningsavgifter Registrere graderinger pr. medlem/ masseregistrering for klubb Mulighet for flere grener/stilarter pr. klubb Bestille varer for medlemmer i klubben Hvert medlem får sin egen profil hvor de kan: Redigere egne data som e-postadresse, mobilnr, bilde, yrke, blogghenvisning Verve andre medlemmer Registrere familiemedlemmer Kjøpe varer i klubbens egen web-shop Oversikt over egne graderinger Oversikt over saldo og eventuelle utestående beløp Registrere egne graderinger frem til svart belte (hvis klubben tillater det) Kommunikasjon (fra trenere, styret) til medlemmene vha E-post SMS Kommunikasjon fra klubbstyret til trenere mht økonomisk oppfølging på parti Rapportering til: Kampsportforbundet (automatisk) Idrettsregistreringen (komplett grunnlag) Administrasjon av frivillige Administrasjon av sponsorer Administrasjon av Web-shop Full reskontrooversikt over alt som er fakturert og innbetalt Flere økonomiske rapporter for oppfølging (bl.a. aldersfordelt saldoliste) Oppfølging av purrede fakturaer m/mail eller SMS Mulighet for å skrive ut tom standard avtalegirokontrakt Side 4 av 58
Stilartsledere (med avtale) får tilgang til: Oversikt over alle klubber i egen stilart Rapport med medlemstall som grunnlag for stilartsavgift E-post/SMS til alle medlemmer i stilarter Sentralt stilartsregister Graderingsrapporter for alle klubber Registrerer graderinger, ta ut lister for grunnlag gradering Dommeradministrasjon Sentrale funksjoner som kjøres fra Kampsportforbundet: Fakturering kjøres hver natt Purringer kjøres to ganger pr. måned med inntil 3 purringer pr. utestående beløp Innbetalinger (OCR) fra BBS leses inn hver fredag Faktura for medlemskontingent sendes klubbadresse, alt. direkte til kasserer (hvis egen e-post adresse er innlagt) Tertialvise fakturer sendes til klubbens eller kassererens E-post for forbruk (del av administrasjonsgebyret) Betalingsregistrering i NKFs medlemsverktøy skjer når NKF laster ned OCR Innbetalingsfiler Planlagte funksjoner: Medlemskort knyttet opp mot løsningen til bruk for treningsregistrering, stevnedeltakelse, samlinger mm. Integrert system for nyhetsbrevstjeneste og medlemsundersøkelser Kampsport CV (alle graderinger, verv, deltakelse på samlinger mm.) Integrasjon mot regnskapssystem(er) Webservice for uthenting av data mot andre systemer Deling av løsningen i en basisversjon og en fullversjon (for de som benytter betalingsløsningen) Side 5 av 58
2 Integrere medlemsverktøyet i klubbens nettsider På forbundssidene ligger det to ikoner som kan benyttes fra klubbsidene til funksjonene Logg på for eksisterende medlemmer og funksjonen Bli medlem for potensielle medlemmer. Logg på funksjonen er en felles påloggingsadresse for alle klubber. Adressen til Logg på er: http://nkfwww.kampsport.no/portal/page/portal/ks_utv/st_login Adressen til Bli medlem er klubbspesifikk: http://nkfwww.kampsport.no/portal/page/portal/ks_utv/ks_bli_medlem?p_o3_pk_id=klubbnr. (klubbnr oppgis av administrasjonen) Side 6 av 58
Side 7 av 58
3 Klubbinnstillinger Hvis klubben ønsker å benytte funksjonaliteten rundt oppstartspakke, aktiveres denne ved å velge Ja under klubbinformasjonssiden. funksjonen endring av kontrakttype. Feltet vil da dukke opp i funksjonene: Bli medlem (også med fakturatekst og pris) Verve medlem Godkjenne medlem Registrere nytt medlem I tillegg må selve oppstartspakken defineres under Informativ tekst som vil komme frem på avtalegiroformularet. Hvis en krysser av her, vil alle medlemmene i klubben ha mulighet til selv og registrere alle sine graderinger frem til svart belte. Ved senere graderinger vil masseregistreringsfunksjonen kunne benyttes Bruk av E-postadresser: Epost benyttes når seksjon/stilart eller forbund skal sende e-post til klubben. Den benyttes også som avsenderadresse ved utsending av fakturaer, purringer og e-post til medlemmer. E-post faktura er den adressen som fakturaer fra Kampsportforbundet sendes til (klubbens oppgitte e-post adresse, alternativt kasserer i klubben dersom denne er lagt inn, jf. kap. 7). Når et medlem meldes inn i klubben, sendes det en avtalegirokontrakt til medlemmet. Det sendes også en kopi av kontrakten til denne E-postadressen Side 8 av 58
4 Funksjonsmeny Funksjonene som er tilgjengelig i løsningen aktiveres i forhold til hvilken rolle det enkelte medlem har. Klubbleder/medlem i et klubbstyre vil ha tilgang til basisfunksjoner for klubben og en rekke rapporter. Bildet/ menyen for klubb ser slik: Side 9 av 58
Godkj. medlem er både godkjenning av medlemmer som har registrert seg gjennom funksjonen Bli medlem og medlemmer som er vervet av andre medlemmer. Det er her også mulighet for klubben å registrere inn helt nye medlemmer. Medlemskategori, kontraktstype, kontingent, avdeling, parti og stilarter/grener er funksjoner som ble opprettet i konverteringen av klubben, men som kan utvides og endres i etterkant. Partioppsett er en funksjon for å flytte et helt parti over til et nytt parti (etter gradering). Statistikk viser oversikt over medlemmer pr. kategori, historiske tall, tall for idrettsregistreringen foregående år og grunnlaget for kontingent til Kampsportforbundet (detaljert helt ned på medlem) Økonomirapporter er viktige rapporter for oppfølging av betalinger. Økonomisk oversikt gir et bilde av utgående fakturaer og innbetalinger forrige måned og hittil i år. Søk faktura hjelper klubbene å finne fakturaer som er betalt inn direkte på bank uten KID. Kontoutskrift pr. medlem viser komplett historikk pr. medlem (utplukk på bilagsdato). Saldoliste reskontro viser hvor langt tilbake i tid utestående fordringer er. Det er utplukksmulighet på parti med mulighet for å sende rapporten direkte på mail til instruktør! Status utestående fordringer viser alle utestående fordringer pt. 1-3.gangs purring. Her er det mulig å purre å purre utestående fordringer på SMS eller mail! Posteringsjournal viser alt som er utfakturert og innbetalt. Denne rapporten danner sammen med banklista grunnlag for regnskapet OCR rapportene kom før som post til klubbene. Nå kan de tast ut direkte fra systemet. Dette er rapporter som viser bl.a avvisninger av avtalegiro (feil KID, manglende KID, stopp av avtalegiro av medlem i nettbank osv.) Varesalg (Web-shop) har funksjoner for å legge inn varegrupper og varer med bilder og eksterne henvisninger. I tillegg funksjoner for vareutlevering, varemottak, varetelling, bestilte varer og omsetningsrapport. Vervepremier defineres med antall vervepoeng her kan også bilde legges inn. Antall vervepoeng defineres på medlemskategori (hvor mange poeng oppnås ved å verve et voksent medlem, ungdom og barn osv.) Frivillig har funksjoner for å legge til personer med gitt kompetanse som kan benyttes som ressurspersoner i klubb, stilart og seksjon. Gradering Masseregistrering av graderinger er en funksjon som kan benyttes på klubbnivå og stilartsledernivå. Funksjonen vil automatisk foreslå neste gradering basert på et forhåndsdefinert graderingsregister Rapport graderinger en rapport som viser statistikk over graderinger i en gitt periode. Rapporten kan kjøres på klubb, stilarts og forbundsnivå. Rapporten kan overføres til Excel (for bruk til f.eks. diplomer og graderingsskjema) Sponsor I denne modulen har klubbene mulighet til å administrere og følge opp lokale sponsorer. Det er mulig å legge ut en side Bli sponsor tilsvarende Bli medlem. En kan legge opp sponsorpakker. Videre kan en logge all aktivitet, registrere avtaler og kommunisere med sponsorer via mail (direkte fra systemet) Det er også mulig å få svar på spørsmål gjennom tilgang til en FAQ-side. Linken til denne siden er: http://pub36.bravenet.com/faq/show.php?usernum=3024936500&cpv=2">view Les spesielt om punktet Nye funksjoner som kommer Side 10 av 58
Side 11 av 58
5 Vedlikehold av basisopplysninger 5.1 Endring av medlemskategorier Her grupperes kategoriene inn i barn, ungdom, voksen osv. Legg inn korrekte alderssprang for å få korrekt kategori når nye medlemmer registrerer seg eller legges inn. Vervepoeng handler om hvor mange poeng som skal honoreres ved verving av ett medlem i gjeldene kategori. Vervepremier kan så registreres med en verdi, slik at de enkelte medlemmene kan velge fra en liste med vervepremier etter oppnådd poenggrense. Se kapittel for verving! Dette kan bli en verdifull funksjon for alle klubber m.h.t. medlemsverving! Side 12 av 58
5.2 Endring av kontraktstyper Her defineres de ulike kontraktstypene klubben har. Disse knyttes til medlemskategori. Det er mulig å ha så mange kontraktstyper som ønskelig, men det er en praktisk begrensning på inntil 12 ulike satser totalt på alle kategoriene. Begrensningen tar utgangspunkt i hvor mange satser det er plass til på det generelle kontraktsskjemaet. Med utgangspunkt i klubbens regnskapssystem legges konto og eventuelt andre regnskapselement inn. Hvis en ønsker å benytte oppstartspakke for sine medlemmer, nås denne definisjonen fra dette bildet. Antall måneder har betydning for når første AvtaleGirotrekk skal gå. Hvis et medlem blir registret med første fakturering september 2011 og det benyttes oppstartspakke, vil denne faktureres med 650,- i september og neste fakturering vil bli i november (+ 2 måneder). Side 13 av 58
5.3 Endring av medlemskontingent I motsetning til treningsavgift som faktureres hver måned, vil medlemskontingent faktureres en gang i året. Det er også mulig å differensiere medlemskontingent pr. medlemskategori. 1. april er dato for fakturering av årskontingent til enkeltmedlemmene Det er teknisk mulig å velge bort kontingent og inkorporere dette i treningsavgiften. Klubben bør da også ta høyde for avgifter til bl.a. Kampsportforbundet og eventuelle stilartsforbund. Side 14 av 58
5.4 Endring av avdelinger Her defineres eventuelle nye avdelinger (lokasjoner/treningssteder) som kommer til etter konverteringen. Partier knyttes til avdeling. Side 15 av 58
5.5 Endring av stilart(er) Her er klubbens stilart(er) definert. Normalt vil det være én stilart pr. klubb, men det er her mulig å knytte opp flere stilarter. Ved valg av stilart, velges først gren, deretter stilartstilknytning Side 16 av 58
5.6 Endring av parti Partiene i klubben knyttes til avdeling (lokasjon/treningssted) og stilart. Side 17 av 58
6 Medlemsadministrasjon 6.1 Bli medlem Alle klubbene som tar i bruk løsningen, vil få sin egen URL (webadresse for pålogging) for oppstart av funksjonen. Den har en syntaks lik: http://nkfwww.kampsport.no/portal/page/portal/ks_utv/ks_bli_medlem?p_o3_pk_id=48 Hvor id er hver klubbs unike id (som oppgis av administrasjonen). Ikon for å bli medlem kan for eksempel være og er tilgjengelig for nedlasting fra http://www.trondheimkarate.com/bitmaps/medlem.png slik at det kan plasseres på hjemmesiden til klubben. Etter lagring av "bli medlem" (interessent er registrert) utsendes en AvtaleGiro i.l.a. påfølgende natt. Når denne er innlevert til klubben kan medlemmet godkjennes. Det er 15 dagers betalingsfrist på treningsavgift/kontingent i NKFs medlemsverktøy. Side 18 av 58
6.2 Godkjenning/registrering av nye medlemmer Denne funksjonen er den som skal benyttes for å aktivere medlemmer som har registrert seg gjennom portalen i Bli medlem og vervede medlemmer. Nye medlemmer kan også registreres i denne funksjonen. Ved oppstart av funksjonen vil dette bildet dukke opp: Fra dette bildet kan klubben skrive ut alle potensielle medlemmer, sende e-post og SMS for å informere mulige medlemmer om oppstart, oppvisning og lignende. Sletting av potensielle medlemmer som har registrert seg for lenge siden kan også gjøres her. Listen kan sorteres ved å klikke på overskriften Dublikatsjekk gjøres automatisk før overføring til medlemsregisteret hvis det ikke først er gjort manuelt Side 19 av 58
1. Godkjenning av et medlem forutsetter at medlemmet har levert AvtaleGirokontrakten i underskrevet stand. Det første som bør gjøres er å utføre en duplikatsjekk (1). Denne sjekken utføres blant alle medlemmer i i løsningen. OBS! Registrering av medlem fra annen klubb: Nytt medlem fra annen klubb må ha nytt medlemsnummer i ny klubb Ved funn ved dublikatsjekk, må IKKE medlemsnummer fra gammel klubb benyttes Da blir det feil i avtalegirotrekket! 2. For å godkjenne medlemmet, kontrolleres korrekt kontingentsats/ kontrakttype (2) og parti (3). Eventuell rabattsats legges også inn. Endre status til Godkjent (4), kryss av for levert avtalegirokontrakt (5) og lagre. Pass også på at første betalingsmåned er korrekt. Det er lurt å informere medlemmet om viktigheten av ikke å reservere seg mot SMS (nyttig info fra klubben m.h.t. endring av treningstider med mer). Ved ikke godkjent står vedkommende som ventemedlem inntil avslag/godkjenning gjøres. NB. Godkjenning av et medlem forutsetter at medlemmet har levert AvtaleGirokontrakten i underskrevet stand. 3. Innleverte kontrakter må sjekkes av klubbledelsen i.f.t. kontraktstype og beløpsgrense samt påføre ventekid-nr. fra NKFs medlemsverktøy (under personinformasjon, jf. bildet på neste side) på AvtaleGirokontrakten. Hvis KID-nummeret er forhåndsutfylt på kontrakten, er det også riktig. Dette KID-nummeret vil da være ulikt vente-kid. Dette er tilfeller hvor avtalekontrakten sendes med faktura. Systemet vil da legge inn korrekt KID-nr automatisk. Sjekk at beløpsgrensen er tilstrekkelig høy m.h.t. eventuell økning i treningsavgift og at det er tatt høyde for adm. gebyr. AvtaleGirotrekk blir ikke foretatt ved for lav beløpsgrense! 4. Kontraktene innsendes: Nets Norway AS, svarkuponger 0045 OSLO. Det vil umiddelbart sendes en e-post til det nye medlemmet med en hilsen og brukerid + passord. Hvis medlemmet er satt opp med oppstartspakke, vil det sendes ut en.pdf faktura første natten etter registrering. Faktura vil sendes hver måned inntil AvtaleGirokontrakten er registrert og godkjent hos Nets. Side 20 av 58
6.3 Avslag på medlemsskap Ved avslag på medlemsskap, angis statuskoden til avslått Ved lagring vil følgende dialogboks dukke opp: Her kan klubben angi en saklig grunn for avslag. Husk å angi idrettskretsen som klubben hører til. Hvis en ikke ønsker å sende en avslags e-post til vedkommende, må en klikke på Avbryt knappen 6.4 Kopi av AvtaleGirokontrakt Hvis kontrakten ikke har kommet frem til medlemmet (sannsynligvis pga feil e-postadresse), kan denne sendes på nytt. Dette gjelder både fra siden for godkjenning av medlemmer og fra medlemsprofilen Ny.pdf kontrakt vil sendes i løpet av 24-timer. Side 21 av 58
6.5 Familiemedlemsskap Registrering av familiemedlemsskap registreres på følgende måte: Side 22 av 58
Etter koblingen av familiemedlem, vil familiemedlemsskapet vises på alle familiemedlemmene 6.6 Meld ut av familie Utmelding av familie utføres fra det familiemedlemmet som skal meldes ut. Etter bekreftelse, vil systemet oppdatere de andre familiemedlemmene automatisk.. Side 23 av 58
6.7 Utmelding av et medlem Kontrakten som medlemmene tegner er generell. Dette gjelder også oppsigelsestidene. Hvis et medlem tegner seg for 1 år (12 måneder) i september, vil siste trekk være i august året etter dersom oppsigelsen kommer senest i juli (måneden før kontrakten utløper). Hvis et medlem sier opp etter å ha gjennomført første kontraktsperiode, gjelder oppsigelsesmåneden + 2 måneder. Det eneste som er nødvendig å gjøre i NKFs medlemsverktøy etter at oppsigelsen er mottatt, er å sette inn utmeldt dato. Når klubben får en utmelding fra et medlem må medlemsansvarlig sjekke dato for utmelding opp mot oppsigelsesfristen i AvtaleGiro kontrakten med klubben NB! Utmeldt dato er IKKE dato for mottatt utmelding, men siste dato i måneden for siste trekkmåned. Eks. Kommer en utmelding i oktober, settes utmeldingsdato til 31.12.åååå (utmeldingsmåned + 2 måneder) Det er meget viktig ikke å gjøre noe med statusfeltet! Hver natt går det en liten jobb som sjekker utmeldt dato og endrer statusfeltet når datoen er passert. Hvis statusfeltet endres manuelt til utmeldt samtidig som utmeldt datoen legges inn, vil det ikke skje noen fakturering og klubben taper penger! Side 24 av 58
6.8 Vedlikeholde medlemmer Side 25 av 58
1. Mulighet til å legge inn en kommentar eller notat om et medlem. Dette vises kun for klubbstyremedlemmer. Ikonet endrer seg når det er lagt inn en melding Høst 2011 (uten et plusstegn) NY 2. Sende en kopi av avtalegirokontrakten 3. Endring på utøverstatus (konkurranseutøver), medlemskategori/ kontrakttype eller rabatt 4. Legge til ny gren (for klubber som har flere grener) 5. Registrere ny gradering 6. Legge inn en bestilling for et medlem i webshop NY Høst 2011 Side 26 av 58
6.9 Legge inn styreverv Styret i klubben vil få en rettighetsprofil som gjør at de får tilgang til alle funksjoner i løsningen (på klubbnivå). Innlegging av styret skjer på følgende måte. Velg administrator (Styret). Klikk på vis liste og deretter på + tegnet for å legge inn aktuelt styremedlem, leder, kasserer eller materialforvalter. Angi vervkode og fradato. Personen vil da få tilgang til alle funksjonene under funksjonsmenyen (pkt. 4). Ved valg av materialforvalter, vil denne personen få tilsendt en e-post på alle bestillinger fra web-shopen Side 27 av 58
6.10 Legge inn klubbtrenere Klubbtrenere kan få tilgang til deler av systemet ved å legge de inn som egen adm.type. De vil da få tilgang til utlisting av medlemmer, sende mail/sms og skrive ut medlemmer med og uten bilde. (Utskrift kan enkelt kopieres videre til Excel for videre bearbeiding). Fremgangsmåten er slik: Som instruktør, vil du få tilgang til å: Søke på medlemmer Gå inn på medlemsprofil (kun les) Sende mail til utvalgte medlemmer Sende SMS til utvalgte medlemmer Skrive ut medlemmer med eller uten bilde Side 28 av 58
En instruktør kan ta ut oversikt over alle på sitt parti m/bilde: Side 29 av 58
6.11 Masseregistrering av graderinger Funksjonen gir mulighet til å registrere mange graderinger på en effektiv måte. Søkekriterier på klubbnivå er: Parti Farge Grad Hvis det ikke legges inn filtrering på noen av begrepene, vil alle klubbmedlemmer listes opp. Medlemmer som det ikke registrert gradering på vil da komme opp med første mulige gradering basert på basisregisteret som er lagt inn Side 30 av 58
Med følgende søkekriterier lagt inn, kan resultatet se slik ut: Når en klikker på tildel, vil aktuell linje låses, men kan låses opp ved feilregistrering (tildeling av feil person) Side 31 av 58
6.12 Graderingsrapport Systemet kan produsere en graderingsrapport som viser alle graderinger med mulighet for å filtrere på kun mester/dan-grader, aktive ansatte, kun siste gradering og et datointervall Rapporten kan benyttes i forkant av en gradering for å ta ut liste som kan benyttes i graderingsskjema (fletting i Word) og som grunnlag for å skrive ut diplomer etter en gradering. Det er også mulighet for å få ut full statistikk på alle graderinger ved å ikke krysse av for Kun siste gradering Ved utplukk på kun mestergrader kan rapporten se slik ut: Den kan enkelt med et enkelt klikk tas over til Excel Side 32 av 58
6.13 Hvordan benytte SMS/e-postfunksjonalitet SMS/ e-postkommunikasjon kan benyttes på flere områder i NKFs medlemsverktøy. For klubbene vil det være aktuelt å benytte funksjonen til å sende ut til enkeltmedlemmer, gruppe av medlemmer, styret og andre komiteer. For å sende til enkeltmedlemmer benyttes utplukksfunksjonen først (f.eks sende til alle på ett parti). Tilsvarende funksjonalitet for web e- post klient (SMTP, alfakrøll-ikonet). Klubben kan også benytte lokal e-postklient (brev-ikonet): NB! Det er kun med lokal E-postklient at en kan sende med vedlegg! (Ved lokal e-post klient er det en begrensning i antall e-post adresser. Ved web e-post klient er det ikke mulig med blindkopier). Ved å klikke på SMS-symbolet åpnes et nytt vindu og klubben kan skrive inn beskjeden og eventuelt fjerne personer som det ikke skal være med på sendingen. Side 33 av 58
Avsender nummer på SMS er 2077 og er en såkalt overtaksert tjeneste (for å unngå at klubben belastes økonomisk). Merk at abonnenter som har reservert seg for å motta SMS som koster penger, ikke vil motta meldinger fra klubben selv om de ikke har krysset av for reservasjon mot SMS i personlig profil. Dette har det vært en del tilbakemeldinger på. Det er ikke en feil i NKFs medlemsverktøy som er årsak til at medlemmer ikke mottar meldinger. Side 34 av 58
6.14 Søk etter personer med E-post eller mobil som utgangspunkt For å finne en person med utgangspunkt i en E-postadresse, må du gjøre følgende: a) Søk frem alle personene i klubben b) Klikk på forhåndsvis ikonet c) I IE 8.0 (Internet Explorer versjon 8.0) gjør følgende: d) Tilsvarende er det mulig å søke med mobilnummer som utgangspunkt 6.15 Generelt rundt søk og nullstilling av søk For å søke på deler av et begrep f.eks. Etternavn, kan en angi f.eks. %sen. Alle med sen i navnet vil da søkes frem. Nullstill her betyr Nullstill søkeparametre eller tøm bildet og start søk med andre søkekriterier. Hvis du har søkt opp en del medlemmer og trykker på denne knappen forsvinner det du har søkt frem, men kun fra bildet Side 35 av 58
Medlems og betalingssystem levert av Kampsportforbundet 7 Økonomisk oversikt Systemet gir en god oversikt over det som er utfakturert og hva som er innbetalt. Det gir også en pekepinn på hva en kan forvente av inntekter resten av året. I tillegg vises tall fra foregående år Det er også en såkalt drill-down funksjonalitet ved at en kan klikke på plusstegnet og vise hvilke poster som ligger til grunn for både utfakturering og innbetalinger: Nederste nivå på utgående faktura, er selve fakturaen: Funksjoner som er tilgjengelig på fakturanivå er: Sende kopi av faktura til medlem på E-post Endre forfallsdato Danne kreditnota Side 36 av 58
8 Innbetalinger og posteringer 8.1 Søk faktura Innbetalinger som betales inn uten KID-nr vil ikke fanges opp av systemet som betalt. Disse innbetalingene må registreres manuelt i systemet. For å finne frem til korrekt faktura, kan en benytte denne funksjonen hvor en kan angi fakturanr eller KID-nr som søkebegrep: Deretter kan en registrere innbetalingen: Side 37 av 58
8.2 Posteringsjournal I løsningen er det laget en posteringsjournal (samlebilag til regnskap) som kan kjøres så ofte man vil. Den velges fra funksjonsmenyen: Input til rapporten er fra-til, dato for bilag og regnskapsdato. Rapporten kan kjøres som prøvekjøring, kjøring m/oppdatering og reprint (tidligere kjørt rapport med oppdatering), men det anbefales kun prøvekjøring. Posteringsjournalen benyttes som grunnlag til å føre fakturaer, innbetalinger og varesalg i regnskapet. Posteringsjournalen benyttes også til å avstemme mot bankutskrift. Dette bør gjøres for å fange opp innbetalinger som ikke har blitt registrert i NKFs medlemsverktøy; f.eks. p.g.a. feil i KIDnummer (dette kan skje før AvtaleGirokontrakt er registrert.). Disse innbetalingene må da registreres manuelt som betalt. Dersom noen betaler en PDF faktura uten å påføre (riktig) KID-nr. blir ikke innbetalingen registrert i NKFs medlemsverktøy. Dette kan oppdages ved f.eks. månedlig avstemming av klubbens bankkonto opp mot posteringsbilaget og føres manuelt i NKFs medlemsverktøy, jf. Kapittel for manuell registrering. Side 38 av 58
8.3 OCR Innbetalingslogg OCR-innbetalingslogg viser avviste beløp som må registreres av klubb! Ved forbundets ukentlige innlesing av betalingsfiler fra BBS hender det at noen beløp avvises i systemet av ulike årsaker. Avviste beløp må da registreres manuelt av klubben/ medlemsansvarlig. Dette vil forhindre at unødvendige purringer kjøres! (sure medlemmer) Klikk på linjen og oppdater når behandlet. Ubehandlede poster vises først. Viktig å oppdatere hver linje i loggen. Dette må gjøres for at loggen skal tømmes. Loggen tømmer behandlede poster eldre enn 3 måneder. Klikk inn på hver linje og en får opp detaljer om transaksjonen: Medlemsnummeret er understreket med rødt. Fullmakter kan være stoppet etter at medlemmer har meldt seg ut og alt er gjort opp, men det kan også skje at medlemmer bare stopper avtalegiroen mens medlemsskapet ennå er aktivt. Da kan en f.eks benytte E-post eller SMS i løsningen og gi beskjed til vedkommende. Den andre rapporten er en ren fullmaktslogg Side 39 av 58
8.4 OCR Fullmaktslogg Bakgrunnen for stopp i innbetalinger, kan skyldes at medlemmet har stoppet avtalegirotrekket fra nettbanken. Loggen bør sjekkes jevnlig! Side 40 av 58
9 Oppfølging av utestående fordringer/ kreditering/ avskriving All fakturering i NKFs medlemsverktøy skjer automatisk. Fakturering av månedlig treningsavgift skjer i begynnelsen av hver måned med forfall den 15. i hver måned. Eventuelle oppstartspakker og varesalg via web-shop vil bli med på daglig fakturering og få ulike betalingsfrister. Purringer kjøres også automatisk. Det vil kjøres to purringer pr. måned. Alle ubetalte transaksjoner purres inntil tre ganger. Utestående beløp etter 3.gangs purring må håndteres videre av klubben. Klubben kan på en enkel måte purre opp alle utestående fordringer også utenom de automatiske purrerutinene som kjøres. Dette gjelder spesielt etter 3.gangs purring. Her kan medlemsansavarlig sende både SMS og mail til alle som har noe utestående. Siste mulighet er å benytte innkasso. 9.1 Endre forfallsdato Etter at fakturering er foretatt, er det mulig manuelt å endre forfallsdato. Dette kan være aktuelt i spesielle tilfeller hvor et medlem ber om å forlengelse av betalingsfristen. Ved å gjøre dette, vil medlemmet unngå purringer og purregebyrer. Velg aktuell person fra medlemsoversikten: Side 41 av 58
Velg deretter aktuell faktura som skal endres: Registrer inn ny forfallsdato: 9.2 Kreditere en faktura Det er også mulighet for å kreditere en faktura. Fremgangsmåten er tilsvarende som foregående eksempel, men klubben velger her egen funksjonsknapp: Side 42 av 58
9.3 Registrere en betaling manuelt Det kan forekomme at medlemmer betaler en faktura uten å angi KID-nummer. NKFs medlemsverktøy vil da ikke registrere at betalingen er gjort. Klubben kan da manuelt gå inn å registrere at betalingen er gjort. Velg aktuelt medlem som i foregående eksempler. For å registrere en betaling, klikk på det andre ikonet: Klubben vil da få opp dette bildet: Registrer aktuell dato for innbetaling 9.4 Avskrive en faktura Det vil oppstå tilfeller der hvor det ikke er mulig å inndrive utestående beløp. Det er da mulig å avskrive en faktura. Funksjonen er tilgjengelig i samme bilde som klubben registrerer en faktura manuelt. Et kontrollspørsmål må besvares før funksjonen utføres. Side 43 av 58
9.5 Aldersfordelt saldoliste m/utplukk på parti Denne rapporten er kanskje den beste rapporten for å følge opp manglende innbetalinger. Den viser Alle beløp som er under 31 dager mellom 31-60, 61-90 og over 90 dager gamle beløp. Utplukk kan gjøres på parti og rapporten kan sendes på E-post til aktuell instruktør som igjen kan følge opp medlemmer som ikke betaler. Side 44 av 58
10 Medl.statistikk/ Idrettsregistreringen For å få frem medlemsstatistikk, må en logge inn som styremedlem (utvidede rettigheter). Velg fra funksjonsmenyen: 1) Antall aktive og passive medlemmer pt 2) Antall aktive medlemmer 31.12.2009, 31.12.2010, pt. 2011 3) Grunnlag for idrettsregistreringen viser antall medlemmer som har vært innom klubben i løpet av siste år. Disse tallene kan brukes direkte i skjema for idrettsregistreringen. 4) Ved å klikke på + tegent, vil en se alle medlemmene som er grunnlaget for kontingenten til Kampsportforbundet Side 45 av 58
11 Web-shop (Varesalg) Funksjoner som er tilgjengelig: Hver klubb har mulighet til å bygge sin egen webshop. Oppsettet er veldig enkelt, mens det kan gi stor merverdi for klubbens medlemmer. Samtidig vil det lette administrasjonen for klubbens materialforvalter. Basistabellene i webshop er varegruppe og varer. Dvs. at det er mulig å kategorisere varene. Klubben kan legge inn så mange varegrupper og varer som er ønskelig. Medlemmene har tilgang til web-shop fra sin egen medlemsprofil (klubbstyret kan bestille for alle medlemmer). Når et medlem sender varene til bestilling, får medlemmet umiddelbart en kvittering på E-post med hvilke varer som er bestilt. Faktura utsendes påfølgende natt til medlemmet med KID. Det går en kopi av bestillingen på E-post til materialforvalter i klubben ved bestilling av varer. For å få melding til materialforvalter om bestillingen, må materialforvalter være registrert, under styreverv. Hvis klubben ikke har eget lager, vil materialforvalter bestille varer ihht klubbens egne regler (bestilling hver uke, mnd osv.) For klubbens medlemmer ser bildet for web-shop slik ut: Det er 5 dagers betalingsfrist i webshop. Varer utleveres normalt når betalingen er mottatt ref. Kap 5.3 Bestilte varer som ikke blir betalt, purres på vanlig måte som ved unetalte treningavgifter (inntil 3.ganger) Side 46 av 58
11.1 Varegrupper I web-shop kan det være lurt å gruppere varene i flere varegrupper. Grupper kan for eksempel deles inn som vist under: 11.2 Varer Innen hver varegruppe kan klubben legge inn ubegrenset antall varer. Det kan også legges inn beholdning for de varer det er aktuelt for. Det er også viktig at korrekt regnskapskontonr. legges inn slik at vareomsetning skilles fra treningsavgift/ medlemskontingent. Det er også mulighet til å legge inn bilde. Dette bør imidlertid ikke være så stort. Det anbefales å legge inn bilder med størrelse på +/- 100 pixler. Hvis klubben ønsker ytterligere presentasjon av varen, kan det legges inn en ekstra henvisning i feltet Link 2. Dette er en adresse av typen http://www...osv.. Dette vil komme frem i webshop som en link med tilleggsinfo. Det er i tillegg mulig å legge inn to opsjoner for størrelse og farge Dvs. at drakttypen kan legges inn og størrelser som opsjon. Det er en begrensning på inntil 8 valg. Side 47 av 58
Slik vil opsjonen se ut i selve web-shopen: 11.3 Ikke leverte bestillinger og rapporter Bildet viser hvem og hvilke varer som er kjøpt på web-shop. Statusfeltet viser om varen(e) er betalt og haken er funksjon for å sjekke ut varen som levert. Når varen er betalt vil ikonet endre seg til. Dette vil i.f.m. innlesingen av OCR-innbetalingsfilene skje hver fredag (sentralt fra forbundet). Side 48 av 58
Side 49 av 58
11.4 Varemottak Det finnes en egen varemottaksfunksjon hvor alle bestilte varer kan legges inn. Her legges kun antall motatt av hver vare inn: Side 50 av 58
11.5 Varetelling Det finnes også en funksjon for varetelling. Dette vil være aktuelt for klubber som opererer med eget lager: Side 51 av 58
12 Verving 12.1 Vervepremier Vervepremier registreres med aktuell premie og verdi av premien i antall poeng. Medlemmene oppnår poeng ved å verve medlemmer. Antall poeng for å verve et annet medlem, angis på medlemskategori. Et vervet medlem blir liggende i samme bilde som andre potensielle medlemmer som har registrert seg via funksjonen Bli medlem. De vises imidlertid som vervet medlem. Side 52 av 58
13 Frivillige Medlems og betalingssystem levert av Kampsportforbundet I NKFs medlemsverktøy har klubben mulighet til å registrere frivillige med gitt kompetanse. Dette kan være håndtverkere, helsepersonell, økonomer, grafiske designere, hjelp til stevneavvikling etc. Når det legges inn en person, kan klubben krysse av for en eller flere kompetanseområder som personer behersker. Side 53 av 58
13.1 Søk på frivillige Hvis klubben for eksempel er ute etter folk som kan hjelpe til med stevneavvikling, kan det krysses av for hvilken funksjon som ønskes og søke slik som vist under. Funksjonen har samme basisfunksjonalitet som søk på medlemmer m.h.t. e-post, SMS og Excelnedlasting. Side 54 av 58