Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning Arkivref: 2013/5340 JFO001 Dato: 28.05.2014 Sak FS-22/2014 Til: Fakultetsstyret Møtedato: 4.6.2014 Behandling av årsrapport for HMS 2013 Saksbehandler: Seniorrådgiver Ingeborg Harsten Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
1. Årsrapport 2013 om HMS ved UiT Norges arktiske universitet med oversendelsesbrev (10.03.14) 2. Brev om kartlegging av HMS-arbeid 3. Vedlegg til årsrapporten: HMS-arbeid ved HSL-fakultetet i 2013 4. Rapport fra bedriftshelsetjenesten HEMIS 2013 UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2
LI I T NURSES ARIITISKE UNIVERSITET Avdoling for personal og organisasjon Arkivref.: 2013/5340 Dato: 10.03.2014 Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og leererutdanning Fakultet for naturvitenskap og teknologi Det kunstfaglige fakultet Universitetsdirektoren Fakultet for biovitenskap, fiskeri og okonomi Finnmarksfakultetet Tromso Museum - Universitetsmuseet Universitetsbiblioteket Det helsevitenskapelige fakultet Det juridiske fakultet Tilbakemelding til fakultetene og enhetene pa samme nivh etter gjennomgang av HMS-arbeidet ved UiT for 2013 - omrider som skal folges opp Vedlagt folger arsrapport om helse miljo- og sikkerhetsarbeid ved UiT Norges arktiske universitet (UiT) for 2013. Rapporten gir en oversikt over aktiviteter, utfordringer og tiltak innen omradet helse, miljo, sikkerhet og beredskap bade sentralt ved UiT og ved fakultetene og enhetene pa samme nivi. Arbeidsmiljoutvalget (AMU) behandlet rapporten i motet 31. januar 2014 (Sak AMU 2/14, 2013/5340). Utvalget tok rapporten til etterretning, og ba Universitetsdirektoren folge opp identifiserte utviklingsomrader slik at universitetets mal for helse, miljo, sikkerhet og beredskap kan nas. Universitetsstyret behandlet rapporten i motet 13. februar 2014 (Sak S 4/14, 2013/5340) og fattet folgende enstemmige vedtak: 1. Universitetsstyret tar "Arsrapport 2013 om HMS ved UiT Norges arktiske universitet" til etterretning. 2. Universitetsstyret ber Universitetsdirektoren om âfolge opp identifiserte utviklingsomrader og iverksette nodvendige tiltak slik at universitetets mal for helse, miljo, sikkerhet og beredskap kan nas. 3. Alle enheter bes om abehandle arsrapporten som egen sak i sine beslutningsorganer. Vi ber fakultetene, instituttene og enhetene pa samme niva behandle arsrapporten som egen sak i sine beslutningsorganer, og iverksette tiltak pa ornrader med behov for oppfolging. Vi ber ogsa fakultetene og enhetene pa samme niva om A opprettholde tett dialog med underliggende enheter i det systematiske arbeidet med helse, miljo og sikkerhet. Arsrapporten ogvedleggene til arsrapporten er ogsa tilgjengelig pa nettsidene om HMS og beredskap i HR-Dortalen. PA nettsidene firmer du ogsa en beskrivelse av hvordan det systematiske Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromso ) 77 64 40 001 postmottakauitno uit.no
arbeidet med HMS og beredskap skal foregi ved UiT. Systematisk arbeicl med HMS og beredskap er et lederansvar pi alle nivier i organisasjonen, og skal skje kontinuerlig som en del av den daglige driften. Dersom det er behov for rfidgiving forbindelse med arbeidet som skal gjennomfores, kan dere ta kontakt med Avdefing for personal og organisasjon. Venn lig hi ken Odd Arne Paulsen personal- og organisasjonsdirektor Bjarte Toftaker personalsjef Vedlegg: Arsrapport2013 om helse, miljo og sikkerhet ved UIT Norges arktiske universitet LET ;Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromso i 77 64 40 00 ; postmottakquit.no ' uit.no 2
LHT NORGES ARKT1SKE UNIVERSITET Arsrapport 2013 om HMS ved UIT Norges arktiske universitet Universitetsdirektoren, Avdeling for personai og organisasjon Ar idvref. ephorte 2013/5340
Sammendrag Det fore* mye godt helse-, miljo- og sikkerhetsarbeid (HMS-arbeid) ved UIT Norges arktiske universitet(um.i 2013 har det bla. vzert arbeidet aktivt med a bygge en organisasjonskultur som fremmer helse, miljo og sikkerhet blant ansatte og studenter i en ny og geografisk spredt organisasjon, og det legges til rette for medvirkning i HMS-arbeidet. Det er arrangert arbeidsmiljodag pa tvers av campus og arbeidsmiljoprisen er utdelt for forste gang. Arbeidet med videreutvikle universitetets beredskap er godt i gang, bedriftshelsetjenesten har vrt konkurranseutsatt, og vernetjenesten har blitt gjennomgatt og revidert. Funn fra tilsyn og revisjoner er fulgt opp i organisasjonen. Et godt HMSarbeid kan ogsa vwre en del av forklaringen til at UiT har et lavt sykefravmr. De fleste fakultetene og enhetene pa samme niva rapporterer at de har etablert skriftlige mat for HMSarbeidet og etablert skriftlig oversikt over hvordan ansvar og oppgaver for HMS-arbeidet er fordelt. Halvparten av enhetene har ogsa nadd egne malsettinger for HMS-arbeidet for 2013. Ledere er oppdatert med hensyn til hvordan lover og forskrifter regulerer HMS-arbeidet ved enheten. Ledernes risikoforstaelse og kjennskap til egne risikoomrader synes a ha okt 12013, og de fleste enhetene har gjennomfort palagte beredskapsovelser. Det rapporteres imidlertid om utfordringer knyttet til opplzering innen helse, miljo og sikkerhet, og sentral HMS-oppWring ettersporres av ulike brukergrupper. Ledere bor fortsatt prioritere a tilrettelegge for gode arbeidsforhold slik at ansatte opprettholder fysisk og psykisk god helse og bevarer motivasjon og arbeidsglede. Dette gjores ved gjennomforing av analyse av sykefravwr, videreforing av forbyggende tiltak samt iverksetting av nye tiltak ved behov. I 2014 skal det gjennomfores en arbeidsmiljoundersokelse ved UiT. Resultater fra slike undesokelser anbefales brukt for nzermere analyse av sykefravret ved enhetene. Gjennomforing av medarbeidersamtaler er imidlertid lavere enn tidligere ar. Ledere ma dermed ogsa i 2014 folge opp dette ved a tilby og gjennomfore medarbeidersamtaler for alle ansatte som onsker det. For at universitetet skal lykkes i sitt arbeid med a redusere belastningen pa det ytre miljø, er det viktig at hele organisasjonen bidrar med tiltak knyttet til satsingsomradene avfall, innkjøp, transport og energi. I 2014 vil universitetet prioritere synliggjoring og bedre oppfolging av arbeidet med miljoledelse. Det forebyggende arbeid som gjores Innen HMS og beredskap avhenger i stor grad av at ansatte, studenter og gjester viser engasjement, aktsomhet og arvakenhet, og at de melder fra om kritikkverdige forhold i arbeids- og Wringsmiljoet ved UiT. Innsamling av meldinger om risikoer og avvik samt studier av arsaker til at disse oppstar gir grunnlag for I ring og informasjonsdeling i organisasjonen. Det er fremdeles en underrapportering av bade av HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker ved UiT. Ansatte og studenter ma fortsatt stimuleres til okt rapportering i forbindelse med HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker. Enheter som har et risikofylt arbeidsmiljo rapporterer at lokal sikkerhetsopplmringjennomfores og dokumenteres for oppstart av arbeid. Enheter med stoffkartotek vedlikeholder bade elektronisk og papirbasert stoffkartotek. Brukervennligheten og integriteten til det elektronisk stoffkartotek er ogsa opprustet i 2013. Det er fremdeles noen fakulteter som i 2014 ma prioritere a beskrive kravene til sikkerhetsoppwring i emnebeskrivelser og studieprogram der risikofylt arbeid inngar samt etablere register over ansatte og studenter som er eksponert for visse helseskadelige faktorer. tlit Norges arktiske universitet Sentralbord: 77 54 40 00 postmottakeuilao N-9037 Tromso Faks: 77 64 49 00 www.ult.no 2
Innhold Sammendrag 2 1 Sentra It organised HMS-arbeid ved UiT 4 1.1 Arbeidsmiljoutvalget (AM(J) 4 1.2 LwringsmiIjoutvaIget (WU) 4 1.3 Verneombud og hovedverneombud (VO og HVO) 5 1.4 Bed riftshe lsetjenesten 5 1.5 OppI ring og informasjon 6 1.6 Sykefravr 7 1.7 Beredskap 9 1.8 Strâlevern 9 1.9 Melding om skader og nestenulykker 10 1.10 Tilsyn og revisjoner 11 2 Rapport om lokah HMS-arbeid for 2013 12 2.1 HMS organisatorisk 2.2 HMS-kompetanse 2.3 Fysisk og psykisk arbeidsmiljo 2.4 Beredskap 2.5 Ytre rniljo 2.6 Risikofylt arbeidsmiljo 2.7 2.8 MâloppnAelse og tiltak som har fungert spesielt godt Oppsummering av lokale utfordringer 2.9 Utfyllingen av ksrapporten 3 Oppfolging av saerskilte satsingsomrader 16 3.1 HMS-tiltak i henhold til Arsplan2013 for Administrasjonen 3.2 Medarbeiderundersokelse 3.3 Kjoreregler for et forsvarlig og godt arbeidsmiljo ved UiT 3.4 Inkluderende arbeidsliv 3.5 Arbeidsmiljodag 3.6 Ytre miljo og miljoledelse 4 Utfordringer og omrader som bor vies spesiell oppmerksomhet i 2014 18 12 13 13 14 14 15 15 16 16 16 17 17 17 17 18 UIT Norges arktiske universitet Sentralbord: 77 54 40 00 postmottak@ult.no N 9037 Tromso Faks: 77 64 49 00 www.uit.no 3
1 Sentra It organisert HMS-arbeid ved UiT Universitetetsentrale HMS-arbeid var i 2013 organisert gjennom Avdeling for personal og organisasjon (POA). HMS-arbeidet folges av Arbeidsmiljoutvalget (AMU), Laeringsmiljoutvalget (LMU), hovedverneombudene (HVO) og verneombudene (V0), som skal se til at UiT som arbeidsgiver ivaretar sitt HMS-ansvar. 1.1 Arbeidsmiljoutvalget (AMU) AMU er et partssammensatt samarbeidsorgan som skal legge de grunnleggende premissene for arbeidsmiljoarbeidet. Toppledelsen, hovedverneombudene, arbeidstakere, hovedtillitsvalgte og bedriftshelsetjenesten er representert i AMU. LMU og HMS-personale i POA har observatorstatus. AMU har bade besluttende, koordinerende og radgivende rolle i arbeidet med a gjennomfore arbeidsmiljolovgivningen ved LliT, I saker som angar bade ansattes og studenters arbeidsmiljo samarbeider AMU med LMU. Videre behandler AMU universitetets Adige rapport om HMS-arbeidet ved UiT. AMU onsker ha en dialog med enhetene cm HMS-arbeid. Utvalget legger derfor ofte motene til fakultetene/enhetene. Motene innledes med at ledelsen orienterer om enhetens/fakultetets arbeid med helse, miljo og sikkerhet. I 2013 har AMU besokt Universitetsbiblioteket, Det kunstfaglige fakultet, Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og Imrerutdanning og Fakultet for biovitenskap, fiskeri og okonomi. AMU har i 2013 arbeidet spesielt med oppfolging av fusjonen mellom UiT og tidligere Hogskolen i Finnmark, herunder hatt gjennomgang av verneomridene og sammensetningen av AMU. UiTs sittende AMU er valgt for perioden 1. august 2012-31. juli 2014. Sittende AMU ble hosten 2013 utvidet med to representanter. De nye medlemmene med respektive varamedlemmer er oppnevnt fra hhv. arbeidsgiver- og arbeidstakersiden ved tidligere HiF. AMU vil i forste halvdel av 2014 vurdere om okningen med to representanter fra campus Finnmark skal viderefores, eller om representasjon fra flere campuser kan ivaretas med fwrre representanter. AMU har avholdt fire miter og behandlet 43 saker i 2013. Sykefravwret er fulgt opp ved de tidligere institusjonene, jf. ogsa punkt 1.6. AMU har anbefalt at det gjennomfores en kvantitativ arbeidsmiljoundersokelse hosten 2014. For mer informasjon vises det til arsrapport 2013 fra Arbeidsmiljoutvalget (AMU) ved UiT. 1.2 Laeringsmiljoutvalget (LMU) LMU fixer tilsyn med at UiT oppfyller bestemmelsene om lwringsmiljoet gitt i Lovom universiteter og heyskoler.utvalget skal ogsa pase at UiTfolger opp handlingsplan for tilrettelegging og tilgjengeligher, og skal ellers generelt vre en padriver i arbeidet for et bedre lwringsmiljo ved universitetet. LMU bestar av fire studentrepresentanter med vararepresentanter, studiedirektoren, en fakultetsdirektor, en dekan og en ansatt med universitetspedagogiskompetanse. LMU har avholdt fern moter i studiehret 2012/2013. LMU onsker a ha en dialog med enhetene am studiekvalitetsarbeid. Utvalget legger derfor ofte motene sine ved avdelingene. Her innledes motene med at en representant fra den aktuelle avdelingen orienterer om avdelingens arbeid med studiekvalitet og l ringsmiljo. I 2013har LMU besokt Norges Fiskerihogskole, Kunstakademiet og Finnmarksfaku hetet. Nyhandlingsplan for tilretteleggingog titgjengelighet for perioden 2013-2016ble behandlet og vedtatt pa LMU i motet 7. februar 2013. Handlingsplanen er trykket opp i 500 eksemplarer og distribuert rundt til fakulteter og studentinformasjoner. LMU har ogsa Ott gjennom fakultetenes arlige rapportering om arbeidet med kvalitetssikring av utdanningsvirksornheten. I denne forbindelse oppfordret LMU fakultetene til fortsatt a ha et fokus pa lwringsmiljo og I.mringsutbytte i fremtidige evalueringer av WT Norges arktiske universitet Seotralbord: 77 54 40 00 postmottak@ult.no 4-9037 Tromso Faks: 77 64 49 00 www.ult.no 4
emner og studieprogram. Videre har LMU sat i gang et nytt prosjekt,studentmabiliserende som har som formal a fa flere studenter engasjert i ulike fora og utvalg. Studentrepresentantene i LMU har skrevet et utkast omkring hva som ma gjores i et slikt prosjekt og fremdriftsplan er under utarbeidelse. prosjekt, Midlene fra sanksjonsordningen ved forsinket sensur kal benyttes til studiekvalitetsfremmende tiltak etter soknad fra enhetene og Studentparlamentet. LMU har lyst ut midler til studiekvalitetsfremmende tiltak varen 2014. Belopetil fordeling er pa kr 286000,09 soknadsfristen er satt til 24. januar 2014. For nrmere informasjon om studiekvalitet og I ringsmiljo vises det til Utdanningsmelding 2011/2012 og LMUs arsrapport for studiearet 2012/2013. Punkt 2.6 nedenfor omtaler HMS for studenter som arbeider i risikofylt arbeidsmiljo ved llit. Studentenes bidrag i universitetets arbeid med miljoledelse er omtalt under punkt 3.6. 1.3 Verneombud og hovedverneombud (VO cog HVO) Verneombudene skal ivareta arbeidstakernes interesser i verneomridet i saker som angar arbeidsmiljoet. God kommunikasjon mellom ledelsen og verneombudener vesentlig for etablering og videreutvikling av et godt arbeidsmiljo ved UiT. I 2013 var UR' delt inn i 11 hovedverneomrader og 67 verneomrader. UiT haddel 1 hovedverneombud, 10 vara hovedverneombud, 66 verneombud og 62 vara verneombud. I 2013 harhvo: for HVO, fire formoter for AMU og jevnlige meter for VO, i tillegg til lopende rnoter vedrorende enkeltsaker Gjennornforto meter med universitetsdirektoren Sekremr for HVO har deltatt pa fire AMU-moter og pa det arlige arbeidsmotet for sentrale HVOer fra universitetene Arrangert tre verneombudsforum. Temaer: I HMS-kultur ved Erland Loso, Avdeling for bygg og eiendom I VO-rollen i beredskapsarbeidet ved Karin Lia, BFE-fak I Forbedringsprosessen pa UiT ved Svein Are Tjeldnes, stab hos rektor og direktor Deltatt i oppfolgingsarbeidet etter arbeidsmiljoundersokelser ved fakultetene Deltatt pa Arbeidstilsynets ulike tilsyn Deltatt ved revisjon av HMS-retningslinjer og -rutiner Deltatt pa Nasjonal konferanse for universitetshovedverneombudene og Arbeidsmiljodagene i Trondheim Gjennomfort fern fellesmoter Fra og med 2014 vil hovedverneombudene sarnarbeide pa tvers av campusene ved at blant annet moter avholdes via toveis lyd/bilde. Hovedverneombudeneber LAT verneombudene. For mer informasjon vises det til arsrapport 2013 om hovedverneombudenes 1.4 Bedriftshelsetjenesten iverksette dekkende 40 t opplmring for fellesaktiviteter ved UT. I 2013 har Hemis vrt leverandor av bedriftshelsetjenester ved campus Tromso og campus Alta. Frisk i Nord har vrt leverandor av bedriftshelsetjenester ved campus Hammerfest. Bedriftshelsetjenestene har blant annet veiledet trening i arbeidstiden, deltatt ved sykefravwrsoppfolging, deltatt ved gjennomforing av kartlegginger og risikovurderinger samt gjennomfort lovpalagte helsekontroller. Innenfor psykososialt helsearbeid er det arbeidet pa organisasjonsniva, mot ledere og mot ovrige arbeidstakere. WI Norges arktiske universitet Sentralbord: 77 54 40 00 postmottaktouit.no N-9037 Tromso Faks: 77 64 49 00 www.ult.no s
Det vises til arsrapportene fra bedriftshelsetjenestene for nzermere beskrivelse av bedriftshelsetjenestenes aktivitet ved universitetet 12013. Som Srsrapporteneviser er det variasjon i bruken av bedriftshelsetjenester ved campusene. Bedriftshelsetjenesten ble konkurranseutsatt hosten 2013. Nyanskaffelsen skal fra 1. mars 2014 dekke universitetets primwre behov for bistand fra godkjent bedriftshelsetjeneste for hele virksomheten. 1.5 OppWring og informasjon Ledere skal i samarbeid med vemeombud, ansatte og studenter sorge for at det arbeides systematisk med HMS. En viktig mmsetting for UiT er at ledere skal ha god og riktig HMS-kompetanse. Ledere har et swrskilt ansvar for a motivere og inspirerer alle ansatte og studenter til forpliktende og aktiv deltagelse i HMS-arbeidet og sorge for nodvendig HMS-kompetanse ved eget ansvarsomrade. HMS-opplwring som arrangeres av Administrasjonen annonseres under interne kurs pa nettsidene til UiT. HMS-opplzeringitt i 2013: Grunnopplzering i HMS (20 t) for verneombud, hovedverneombud, representanter i arbeidsmiljoutvalget (AMU), lwringsmiljoutvalget (LMU) og deres stedfortredere er gjennomfort i april 2013 med 31 deltakere. Fire ledere deltok pa opplzeringen. Grunnleggende forstehjelp for ansatte pa norsk og engelsk: I 2013 har 58 personer deltatt pa fern forstehjelpskurs. I tillegg har Sikkerhetskurset hatt 85 deltakere pa grunnleggende forstehjelp, 43 pa forstehjelp for arbeid i felt og tokt og 63 pa forstehjelp i laboratorium. Nye superbrukere i det elektroniske stoffkartoteksystem Chess har fan opplzering etter behov gjennom hele aret. Kompetansen til stoffkartotekkontaktener oppfrisket. Sikkerhet i laboratorium, felt og tokt (emne HMS0500): Kurset har wen gjennomfort to ganger i 2013 med til sammen 89 ansatte, mastergradsstudenter og gjesteforskere. OppWringen omhandler folgende tema: Systematisk HMS-arbeid 1 Stoffkartotek 1 Beredskap V Brannvern med praktiske ovelser I Elektriske installasjoner I Risikovurderinger 1 Arbeid med kjemikalier 1 Forstehjelp - grunnleggende 1 Forstehjelp -felt og tokt 1 Forstehjelp - laboratorium 1 Genmodifisert materiale 1 Sikkerhetskabi nett 1 Arbeid med biologisk materiale 1 Zoonoser 1 Hanskebruk 1 Allergi Gass under trykk og flytende nitrogen 1 Tokt- og feltopplring med praktiske ovelser 1 Bruk av gummibat Stralevern introduksjonskurs 1 lkke-ioniserende strafing 1 Grunnkurs strâlevern (20 timer) 1 Videregaende kurs for stralevernkontakter I 2013 har 36 ansatte ved Avdeling for bygg og eiendom gjennomgatt tre timers opplaning i stralevern og biovern. WI Norges arktiske universitet Sentralbord: 77 54 40 00 postmottakeult.no N-9037 Tromso Faks: 77 64 49 00 www.uit.no 8
Lokal sikkerhetsoppwring skal alltid vre gjennomfort for oppstart av risikofylte arbeidsaktiviteter. Opplaeringen skal dokumenteres lokalt. I juni 2013 avholdt universiteteto informasjonsmoter ved davwrende Hogskolen i Finnrnark om beredskapen ved det nye universitetet. Til stede pa motene var ledelsen ved campus Alta og campus Hammerfest samt sentralt beredskapspersonell ved de to organisasjonene. Det ble fokusert pa utfordringer i forbindelse med fusjonen. Det ble samtidig utfort en grovkartlegging av risikoomrader ved campus Alta. Se ogsa under punkt 1.7 nedenfor. Det gis dessuten mye lokal opplmring og informasjon ved UiT som samlet sett har HMS-aspekter i seg, men disse beskrives ikke her. Omrad r med behov or o f I Iverksette modulbasert HMS-opplwring for samtlige brukergrupper ved UT Gjennomfore dagskurs i HMS for ledere varen 2014 1.6 Sykefravaer Sykefravaeret for 2013 rapporteres separat for tidligere UiT og for tidligere HiF. Sykefravwrsregistrering for den nye organisasjonen starter 1. januar 2014. Utviklingen av legemeldt sykefravaer ved tidligere UT: Andel av le emeldt s kefravwr av totalt arli s kefravwr ved tidli ere UiT i W. Det legemeldte sykefravwret for 2013 er 0,2 % hoyere i 1. kvartal sammenlignet med 2012, men pa samme niva som i 2011. Fravwret har Ott ned i 2. og 3. kvartal i 2013 sammenlignet med 2012 og 2011, og ligger omtrent pa samme niva som i 2010. Utviklingen av sykefravxr fordelt pa diagnose vedtidligereuit: Andel sykemeldte pr diagnose av totalt Srlig legemeldt sykefravr ved tidli ere UiT i Muskel- og skjelettlidelser og psykiske lidelser er de to storste diagnosegruppene ved tidligere UiT. int Norges arktiske unlversitet Seitralbord: 77 54 40 00 postmottakeuit.no N-9037 Tromso Faks: 77 64 49 00 www.ult.no 7
Muskel- og skjelettlidelser har Ott opp 2 % fra 3. kvartal 2012 og ligger na pa samme niva som i 3. kvartal i 2012. Nal- det gjelder psykiske lidelser har denne gruppen gatt ned 7,2 % fra 3. kvartal i 2012 til 3. kvartal i 2013, og ligger na 0,5 % over 3. kvartal i 2011. Kjonnsfordeling for sykefravwret i 2013 er 70 % for kvinner og 30 %for menn. For 2012 var tallene 73 % for kvinner og 27 % for menn. Sykefravmret for kvinner har Ott ned det siste aret i forhold til sykefravwret for menn. Ingen fakulteter/enheter ved UiT har i 2013 har hatt kvartalsvisykefravwr over 5 %. Det er folgelig heller ikke vwrt behov for a avholde oppfolgingsmoter om sykefravmr i trad med IA- avtalen, se ogsa punkt 2.3 nedenfor. Sykefravwret varierer noe kvartal for kvartal, med hoyest sykefravmr i vinterhalvaret. Noen enheter har hatt fravaer over 5 % om vinteren, men etter at endringsplan har vwrt sat i verk har de gode resultater og lavere sykefravmrstaii. Utviklingen I sykefravwret ved tidligere Hogskolen i Finnrnark (HiF): Totalt s kefravr (legemeldt o e enmeldt) ved tidli ere HiF i %: Det totale sykefravret ved tidligere HiF har hatt en nedgang fra 5,0 % i 2010 til 4,7 % i 2011 og 3,95 % i 2012. Sykefravmret har i 2013 hatt en svak stigning til 4,14 %. Egenmeldt sykefravmr har vrt registrert elektronisk av den enkelte ansatte i HiFs elektroniske personalsystem ESS. Rapportene over egenmeldt sykefravxr gir svrt lave tall. Det er grunn til mistanke om mangelfulle registreringer. Det legemeldte sykefravmret ved tidligere HiF ligger under landsgjennomsnittet for legemeldt sykefravwr, som er nedadgaende. Tyngden av det sykemeldte sykefravmret ligger pa langtidsfravwret, dvs. fravwr pa mer enn 16 dager. Andel av sykefravwr ved tidligere institutt ved HiF av totalt arlig s kefravwr ved tidligere HiF (%): 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal Institutt 2012 2012 2012 2012 2013 2013 2013 2013 IHEF 6,27 2,71 5,82 6,49 5,73 1,02 1,00 5,67 IPHF 2,56 2,72 4,65 3,53 2,82 2,03 0,47 3,12 IORF 0,92 1,49 5,16 4,7 7,07 6,53 2,47 5,07 150F 0,99 5,88 8,14 4,27 7,27 3,99 8,89 11,8 IIRF 3,05 1,74 2,47 1,00 1,29 0,92 0,84 5,0 HA 5,03 4,38 5,68 5,21 5,96 3,22 3,62 5,28 IHEF Institutt for helsefag IPHF Institutt for pedagogiske og humanistiske fag IORF Institutt for okonomiske- og reiselivsfag 150F Institutt for sosialfag IIRF institutt for idretts- og realfag HA Hogskoleadministrasjonen WI Norges arktiske universitet Sentralbord: 77 54 40 00 postmottak@olt.no M-9037 Tromso Faks: 77 64 49 00 www.ult.no 8
0 rider med beh v for f in Det er fortsatt behov for systematisk oppfolging av arbeid med sykefraveer pa IndMd- og virksomhetsniva 1.7 Beredskap Beredskapshandboka for Universitetet i Tromso er et hjelpemiddel for at organisasjonen skal kunne reagere raskt og effektivt ved kritiske og pressede situasjoner. For a mestre en kritisk hendelse ma virksomheten trene pa potensielle fare- og ulykkessituasjoner som kan oppsta, samt pa kommunikasjon og samhandling med andre aktorer. Beredskap tilpasses risikobildet i organisasjonen. I henhold til arsrapporten for 2012 om HMS ved UiT skulle det i 2013 arbeides med a utvikle en beredskap som i storre grad er rettet mot ekstreme hendelser. En fullskalaovelse med trussel/terror som tema skulle gjennomfores, og det samlede risikobildet for universitetet skulle revideres. Universitetet hadde varen 2013 en sikkerhets- og beredskapsmessigjennomgang av tilsiktede, uonskede hendelser og deres innvirkning pa verdiomrader for universitetet. Rapport fra gjennomgangen forela i juni 2013. Universitetsdirektorens beslutning om hvilke tiltak som skal gjennomfores fattes varen 2014. Fullskalaovelsen ved UiT med tema trussel/terror er utsatt til 2014. UIT har i desember 2013 gitt svar til Riksrevisjonen pa sporreskjema vedrorende institusjonens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Gjeldende risiko- og sarbarhetsvurdering er pa foresporsel oversendt Kunnskapsdepartementet i november 2013. Hogskolen i Finnmark og Universitetet i Tromso ble 1. august 2013 fusjonert til UiT Norges arktiske universitet. Fusjonen har medfort behov for 5 videreutvikle universitetets beredskap slik at den pa en effektiv mate kan handtere trussel-, fare- og ulykkessituasjoner ved det nye universitetet. For a imotekomme behovet ble det hosten 2013 etablert et prosjekt med hovedmal 3 gjennomfore risiko- og sarbarhetsanalyser (ROS-analyser) ved campus Alta, campus Hammerfest og campus Kirkenes. ROSanalysene ble gjennomfort i samarbeid med Safetec AS i november 2013. Rapport med konklusjoner og forslag til prioriterte tiltak utarbeides varen 2014, og overordnet risikobilde ved UiT etableres i Iopet av 2014. I pavente av en ny helhetlig beredskap ved UiT Norges arktiske universitet ble det i juni 2013 utfort en grovkartlegging av risikoomrader ved campus Alta, samt etablert en midlertidig lokal beredskapsplan ved campus Alta. Se ogsa under punkt 1.5 ovenfor. Beredskapen ved campus Kirkenes er ivaretatt i den lokale beredskapsplanen ved Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og Iwrerutdanning. Beredskap ved campus Hammerfest er fra hosten 2013 ivaretatt i den lokale beredskapsplanen ved Det helsevitenskapehge fakultet. Det har ikke v mrt registrert svaert alvorlige hendelser med personskader ved UiT i 2013. Mindre hendelser er handtert av sentral og/eller lokale beredskapsgrupper i trad med UiTs beredskapsorganisasjon og handbok for beredskap. o f I in : Gjennomfore fullskalaovelse ved UT med tema trussel/terror Gjennomgang av samlet risikobilde for UiT som en forlengelse av det arbeidet som er gjort ved enhetene ved tidligere HiF, samt gjennomgang av beredskap knyttet til tilsiktede, uonskede hendelser. 1.8 Strálevern UiT har godkjenning fra Statens strâlevern (SSV) for forskningsmessig bruk av ioniserende straling og Industrie!l radiografi, samt tillatelse til avfallshandtering og utslipp knyttet til forskningsmessig bruk av apne radioaktive kilder. Godkjenningene gjelder for perioden 2011-2015. Til godkjenningene folger generelle og konkrete krav, deriblant krav om arlig rapportering om stralebruk og avfallshandtering ved UiT Innen utgangen av mars hvert at% Statens stralevern (SSV) hadde Innen utgangen av 2013 ikke gitt noen tilbakemelding pa oversendt arsrapport for 2012. Videre informeres det am at Senja UIT Norges arktiske unlversitet Sentralbord: 77 54 40 00 postmottakeult.no N-9037 Tromso Faks: 77 64 49 00 www.ult.no 9
avfallsselskap, som mottar og destruereradioaktivt avfall (LRA-materiale) fra UiT, har Mt ny tillatelse for slik destruksjon. Det ble i 2013 etablert et laboratorium for diagnostisk positron emisjons tomografi (PETscan) ved Det helsevitenskapelige fakultet, Avdeling for komparativ medisin. Arbeidet involverer bruk av nye 5pne radionuklider (F-18,1-123 og Tc-99m) alle med hoy aktivitet og korte halveringstider. Arbeidsoppgaver som involverer bruk av PETscan laboratoriet er risikovurdert og tilrettelagt for sikker h5ndtering. Dette involverer blant annet adkomstbegrensning, renholdsrutiner, kontroll av eksponering til doser, oversikt over kapslede kilder, avfallsh5ndtering og sikker transport av radionuklidene fra UNN til MH-bygget. Det ble i 2013 avdekket avvik vedorende str5lebruken ved Helsefak lnstitutt for klinisk medisin, som rnedforte folgende tiltak: Stans i alt arbeid med ioniserende straling fra 17. og 18. april 2013 og frem til ny tillatelse ble gin Gjennomfort mote med involverte i hendelsen og ledelsen 6. mai 2013 Oppstart av arbeid med ioniserende staing fom. 13. mai 2013 Retningslinje for h5ndtering av ulike typer stráling, herunder rutine for innkjop av Slane radioaktive kilder og kontarninasjonskontroller, under revisjon. Opplwring av prosjektledere gis nar arbeidet med retningslinjen er sluttfort. mr* r ed behov for o f 1 in Sluttfore revisjon av retningslinje for h5ndtering av ulike typer striling. Endringer ma implementeres i virksomheten. Kartlegge og tilrettelegge strilebruken ved tidligere Hogskolen i Firmmark 1.9 Melding om skader og nestenulykker Alle HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker ved UiT skal meldes og folges opp av ledelsen for 5 sikre forebygging og kontinuerlig kvalitetssikring av arbeidsmiljoet. Oppsummering fra rapporter om HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker gis i AMU-moter. Sammendra av skademeldin er o fravrsda er forksaket av skade for 2010-2013: Ar Totalt Kjemikalier Stikk, Fall, skli, Transport Fallende Andre og kutt strekk gjenstander personskader biologisk loft materiale involvert Det er i 2013 mddt totalt 30 HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker ved UiT. De meldte avvikene, skadene og nestenulykkene har varierende alvorlighetsgrad. Fire skader er innrapportert til register over eksponerte ved UiT. Frem til 1.8.2013 er det registrert ett avvik ved tidligere HiF. Det meldte avviket er en fallskade. UIT Norges arktiske universitet Sentralbord: 77 54 40 00 postmottak@ult.no N-9037 Tromso Faits: 77 64 49 00 www.ult.no 10
Det er sannsynligvis underrapportering av bade HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker ved bade UiT og tidligere HiF. 0 racier med behov for o f I : lnnkjop og implementering av elektronisk system for handtering av HMS-avvik Fokus pa a stimulere til okt rapportering av HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker Fokus pa enhetenes vedlikehold av register over eksponerte ved UiT 1.10 Titsyn og revisjoner All kontakt med tilsynsmyndigheter koordineres av Universitetsdirektoren. Brann og redning Tromso kommunegjennomfortei 2013 tilsyn ved folgende bygg ved campus Tromso: Universitetsbiblioteket Administrasjonsbygget Medisin- og helsefagbygget Farmasibygget Teorifagbygget Kulvertterminaler Tilsynene fra brann og redning Tromso medforte 12 anmerkninger i rapportene. I hovedsak omhandler rapportene anmerkningene manglende HMS-rutiner, mangel pa risikoanalyse mangler eller behov for oppdatering av eksisterende risikoanalyser. Alta brann- og redningskorpsgjennomforte branntilsyn 8. oktober 2013 ved campus Alta. I rapporten fremkommer fire avvik. Detfremkomvidere under oppsummeringsmotet at eier/virksomheten/bruker firmer losninger for a rette opp de avvik og anmerkninger som er angitt i rapporten, Brann- og redningstjenesten i Hammerfest kommunegjennomforte 17. november 2010 tilsyn ved HiF, Helsefag i Hammerfest.Tilsynet resulterte i en anmerkning: 'Brannvernleder har tilfredsstillende kunnskap, men det vil vre av stor viktighet at brannvernansvarlig ved hogskolen ogsa besitter samme kompetanse." Arbeidet med en enhetlig mal for utforming av enhetenes samlede branndokumentasjon er sluttfort i 2013. Ved branntilsyn skal enhetene kunne fremvise dokumentasjonen for tilsynsmyndighetene. ImplementeringvedUiT skjer varen 2014. Arbeidstilsynet har varslet palegg om utbedring av darlig inneklima i lokalene til Nasjonalt forskningssenter innen komplementaer og alternativ medisin (NAFKAM) i Forskningsparken. Det er god dialog mellom Arbeidstilsynet og Avdeling for bygg og eiendom (BEA). Byggeier SIVA eiendom har igangsatt div. bygningsmessige tiltak for bedring av inneklima. BEA vil etter avtale med bruker ved NAFKAM iverksette stoydempende tiltak %/ken 2014. Det helsevitenskapelige fakultet vil kartlegge og risikovurdere arbeidsforholdene ved NAFKAM i lopet av de forste manedene av 2014. Enhetlig modeli for register over eksponerte er etablert ved UiT. Det er sendt ny melding til datatilsynet om registeret. Oppfolgingen etter Arbeidstilsynets tilsynsbesoket "Bedre kjemi" vil paga ogsa i 2014. Statoilutforte, som et ledd i arbeidet med inngaelse av rammeavtale mellom Statoil og UiT, en ekstern HMS-revisjon ved FF Helmer Hanssen. Revisjonsrapporten konkluderer med at UiTs og FF Helmer Hanssens HMS-styringssystem tilfredsstiller Statoils HMS-akseptkriterier, og er kvalifisert etter NORSOK 5-006 kategori II. Det ble i revisjonenfunnettre avvik. Avvikene er knyttet til toktleders ansvar og rolle, samt kriterier for personell som skal planlegge og/eller v&re med pa lengre tokt. Misforstaelser pa grunn av sprak kan ogsa v.mre en risiko. Av positive observasjoner nevnes blant annet at FF Helmer Hanssen er en flott bat som har v&rt godt vedlikeholdt, at registreringssystemet som brukes om bord ser bra ut og at bruken av tekniske ressurser er et viktig bidrag i a avlaste mannskapet. Bare fast mannskap som kjenner denne baten godt opererer 'paten. WI Norges arktiske universitet Sentralbord: 77 54 40 00 postmottakituit.no N-9037 Tromso Faks: 77 64 49 00 www.ult.no 1 t
Arbeidet med S utarbeide metodikk for interne revisjoner ved UiT er utsatt til 2014. Omrad r m d behov for o fol in Folge opp palegg fra tilsyn og revisjoner Etablere samlet branndokumentasjon basert pa eier- og brukeransvaret ved alle bygg 2 Rapport om lokalt HMS-arbeid for 2013 Ved UiT rapporterer alle fakulteter og enheter pa samme nivaet arlig om status for eget HMS-arbeid. Rapportene skal bygge pa informasjon innhentet fra institutter og andre enheter pa underliggende niva. For 2013 har ni av ni enheter levert arsrapport om lokalt HMS-arbeid. Disse omfatter: I Administrasjonen (Uadm) Det juridiske fakultet (Jurfak) Universitetsbiblioteket (UBT) I Det kunstfaglige fakultet (Kunstfak) Det helsevitenskapelige fakultet (Helsefak) Tromso Museum - Universitetsmuseet (TMU) Fakultet for naturvitenskap og teknologi (NT-fak) Fakultet for biovitenskap, fiskeri og okonomi (BFE-fak) Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og l rerutdanning (HSL-fak) Finnmarksfakultetet vil avgi rapport om lokalt HMS-arbeid fra og med 2014. Siden forgaende undersokelse har Administrasjonen omorganisert ansvaret og oppgavene i det lokale HMS-arbeidet. Endringene medforer blant annet at universitetsdirektoren fra og med 2013 har en arlig gjennomgang og analyse av HMS-arbeidet for hele Universitetsadministrasjonen samt Norgesuniversitetet. Avdelingsdirektormotet behandler HMS-statusen og vedtar arsplan med angivelse av HMS-mal for Administrasjonen. Formâlet med arsrapportering er a se til at elementene I det systematiske HMS-arbeidet ved UiT stemmeroverens medmyndighetskrav og interne retningslinjer, og vurdere om aktivitetene i HMSarbeidet er hensiktsmessig i forhold UiTs overordnede mat for HMS samt avdekke forbedringspotensialer slik at tiltak kan vurderes og prioriteres. Rapporten skal folges opp ved lokal enhet og av universitetsdirektoren i form av skriftlige tilbakemeldinger til fakulteter og enhetene samme niva. Rapporteringen ble i 2013 gjort i form av en elektronisk sjekkliste. Utfyllingen forutsetter en egenvurdering opp mot sporsmal knyttet til UiTs systematiske HMS-arbeid og fakultets/enhetens HMSmai og handlingsplan for HMS-arbeidet. Rapporten skal were bekreftet utfylt av enhetens leder og hovedverneombud. 2.1 HMS organisatorisk Alle rapporterer at leder ved fakultetet eller enhet pa samme niva er oppdatert med hensyn til hvordan lover og forskrifter regulerer HMS-arbeidet ved enheten og at det legges til rette for medvirkning i HMS-arbeidet. Det rapporteres videre om stor grad av tilrettelegging for igangsetting av aktiviteter og arbeidsoppgaver og at det avholdes jevnlige moter med verneombudene. Fakulteter og enheter som har hatt HMS-relaterte avvik, nestenulykker eller ulykker har fulgt disse opp som angitt i Retningslinje for oppfølging av skader, nestenulykker og yrkessykdommer. Sju av ni enheter rapporterer at de har etablert skriftlig oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, myndighet og oppgaver for HMS-arbeidet er fordelt. Dette er en klar forbedring fra 2012der kun halvparten av fakultetene/enhetene som avleverte arsrapport om HMS hadde slik beskrivelse pa plass. WI Norges arktiske unioersitet Sentralbord: 77 54 40 00 postmottak@ult.00 N-9037 Tromso Faks: 77 64 49 00 www.ult.no 12
Atte avni fakulteter/enhete rapporterer at de har kartlagt farer og problemer og pa denne bakgrunn vurdert risiko, samt utarbeidet tilhorende planer og tiltak for a redusere risikoforholdene knyttet til arbeidsmiljoet for ansatte og studenter. Planlagte tiltak for a redusere risikoforholdene ved fakultetet/enheten er gjennomfort. Sju av ni fakulteter/enheterapporterer at de hadde etablert skriftlige mal for HMS-arbeidet for aret som gikk. Fern av disse hadde ogsa en samlet, skriftlig og ajourfort handlingsplan for HMS-arbeidet ved fakultetet/enheten. 0 racier med behov for o fol in Utarbeidelse av HMS-rrial og HMS-handlingsplan pa alle niva i organisasjonen Utarbeidelse av skriftlig oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, myndig het og oppgaver for HMS-arbeidet er fordelt. Samordningsavtaler ma utarbeides nar fakultetet/enheten er en av flere arbeidsgivere pa samme arbeidssted. 2.2 HMS-kompetanse Heise, miljo og sikkerhet er et lederansvar. For a sikre et forsvarlig arbeids- og lwringsmiljo og aktivitet med hensyn til systematisk utvikling og forbedring av arbeidsmiljoet er UiT avhengig av at alle ledere har tilstrekkelig HMS-kompetanse. Oppl ringen er personlig og skal dokumentere skriftlig. Kun Universitetsbiblioteket rapporterer at alle ledere med personalansvar har nodvendig og dokumentert opplwring innen HMS. Med unntak av Helsefak og NT-fak rapporterer enhetene at alle verneombudene innehar nodvendig kompetanse til a utove sine oppgaver innen helse, miljo og sikkerhet. Personer som har Mt delegert HMS-oppgaver som innebwrer ledelse eller kontroll av andre arbeidstakereller studenter skal pase at hensynetil HMS blir ivaretatt under planleggingen og utforelse av de arbeidsoppgavene de har fan delegert. Fire av ni fakulteter/enheterapporterer at disse personene har nodvendig og dokumentert opplwring Innen HMS. Leder skal ogsa se til at nytilsatte blir introdusertil og far opplwring i HMS ved UiT. Behovet for opplwring kan blant annet sikres kartlagt ved a ta i bruk Vefledende rutine for ledere ved mottak av nytikatte. Med unntak av Kunstfak rapporterer fakultetene/enhetene at de praktisererutinen ved mottak av nytilsatte. Behovet for tilpasset HMS-opplaering for ulike brukergrupper synes a vre okende ved UiT. r f. HMS-opplwring tilpasset ulike brukergrupper ma iverksettes Ledere ma prioritere gjennomforing av egen og ansattes HMS-opplwring 2.3 Fysisk og psykisk arbeidsmiljo Samtlige fakulteter/enheter rapporterer at kontor- og laboratoriearbeidsplasser for ansatte og studenter utformes og tilpasses pa en ergonomisk hensiktsmessig mate. Fakulteter/enheter som har mottatt varsel om diskriminering, void, trusler, trakassering eller annen utilborlig opptreden har fulgt disse opp som angitt i Retningslinjer for varsling. Det er videre svaert positivt at samtlige fakulteter/enheter bekrefter at de folger UiTs Retningslinjeog rutine for oppfølging av sykeme(dte.ingen av fakultetene/enhetene liar hatt sykefravwr over5 % i lopet av 2013. Det har folgelig heller ikke vwrt behov for a iverksette ekstraordinaere analyser av sykefravwret, se ogsa punkt 1.6 ovenfor. i henhold til Handlingsplan for inkluderende arbeidsliv0,4) skal det gjennomfores et Srlig mote mellom ledelsen ved fakultetet/enheten, tillitsvalgte og hovedverneombud med IA/HMS som eneste tema. Fern av ni fakulteter/enheter hari 2013gjennomfort et slikt mote. De samme fakultetene/enhetene avholdt slikt mote ogsa i 2012. IJIT Norges arktiske unlversitet Sentralbord: 77 54 40 00 postmottakitult.no N-9037 Tromso Faks: 77 64 49 00 www.ult.no 13
UiT har de senere At' hatt fokus pa viktigheten av medarbeidersamtaler, jf. Handlingsplan 2009-2073,kap. 6. Kun Administrasjonen og Det juridiske fakultet rapporterer at alle ansatte har fan tilbud om medarbeidersamtaler. Medarbeidersamtaler er gjennomfort for alle som har onsket dette. Universitetet i Tromso Med unntak av lavere maloppnaelse vedrorende medarbeidersamtaler er maloppnaelsen for fysisk og psykisk arbeidsmiljo sammenlignbar med resultatene for 2012. r d behov for o f I in Gjennomfore arlig mote mellom ledelsen, tillitsvalgte og hovedverneombud med IA/HMS som eneste tema Tilby og gjennomfore arlig medarbeidersamtale for alle ansatte som onsker det 2.4 Beredskap Hvert fakultet/enhet skal ha en lokal beredskapsplan som bygger pa risikovurderinger (se punkt 2.1 ovenfor) og som viser hvordan enheten arbeider med hendelser av mindre omfang. Lederes kjennskap til egne risikoomader og prioritering av beredskapsarbeidet ved egen enhet har okt fra foregaende undersokelse i 2012. Sju av ni fakulteter/enheter melder at de, etter risikovurdering og gjennomforing av risikoreduserende tiltak, har utarbeidet en lokal beredskapsplan for den risikoen som fremdeles ligger der. Ledere skal vaere kjent med beredskapshandboka for UT og fakultetets/enhetens beredskapsplan, herunder hvordan lokal beredskapsgrupper sammensatt og hvordan de over. Ledere skal ogsa vwre kjent med funn fra ovelser, tiltak som iverksettes og resultater fra oppfolging av tiltak Sju av ni fakulteter/enheterapporterer at lokal beredskapsgruppe har hatt to beredskapsovelser i Aret som gikk. Tiltak etter beredskapsovelser folges i overveiende grad opp. Med unntak av ved to fakulteter gjores ansatte og studenter kjent med den lokale beredskapsplanen, herunder rutinene for varsling av kritiske hendelser og for evakuering av bygg. TMU, HSL-fak, Jurfak, Uadm og UBT registrerer ansatte pa tjenestereis eller studieopphold i utlandet som angitt i Beredskapshandboka for UiT. O 'der med b hov f r I i Fakulteter/enheter ma se til at ansatte pa tjenestereis eller studieopphold i utlandet registreres, jf. Skjema Forts= sikre gjennomforing av palagte beredskapsovelser og oppfolging av tiltak etter hendelser og ovelser. Sikre at ansatte og studenter gjores kjent med lokal beredskapsplan, herunder evakuerings- og varslingsrutiner 2.5 Ytre milljo for registrering ay opphold i utiondet for onsatte. Det er positivt at universitetets video- og telefonkonferanseutstyr er i utstrakt bruk ved alle arlig innkjopt mengde A4 papir og lagt til rette for kildesortering. fakulteter/enheter.atte avni fakulteter/enheter har ogsa innfort tiltak for a redusere Seks av ni fakulteter/enheter har gjennomfort holdningsskapende arbeid knyttet til mer miljovennlig innkjøp, transport, energi og avfall og fern av ni har gjennomfort tiltak for A redusere energibruken. Dette er en forbedring fra 2012. Helsefak, HSL-fak, BFE-fak og Universitetsadministrasjonen rapporter at de har gjennomfort samtlige tiltak som ettersporres innen miljoledelse. Sentralt organisert arbeid med miljoledelse er beskrevet under punkt 3.5 nedenfor. for UIT Norges arialske unlversitet Seotralbord: 77 54 40 00 postmottak@uit.no N-9037 Tromso Faks: 77 64 49 00 www.ult.no 14
Om ader med eh v f r fol in For at universitetet skal kunne lykkes i sitt arbeid med A redusere belastningen pa det ytre miljo er det viktig at fakulteter/enheter bidrar med arbeid knyttet til satsingsomradene 2.6 Risikofylt arbeidsmiljo Med unntak av Jurfak og UBT rapporterer samtlige fakulteter/enheter at det i 2013 ble utfort risikofylt arbeid ved fakultetet/enheten. UBT har tidligere rapportert om tilstedevrelse av en viss risiko for at arbeidstakere kan utsettes vold og trusler i arbeidssituasjonen. Ansatte ved UB far oppl ring i hvordan ustabile personer skal handteres. Sju av sju fakulteter/enheterapporterer at lokal sikkerhetsopplmringjennornfores for oppstart av risikofylte arbeidsoppgaver. Gjennomfort lokal opplaering dokumenteres. Fakulteter/enheter med stoffkartotek vedlikeholder bade elektronisk og papirbasert stoffkartotek. Fern av sju fakulteter/enheter rapporterer at de folger UiTs retningslinjer og fakultetets/enhetens egne rutiner for alt risikofylt arbeid som utfores ved fakultetet/enheten. Tre av fakultetene har ikke utarbeidet skriftlige arbeidsrutiner for alt risikofylt arbeld som fakultetet har ansvar for. Med unntak av BFE-fak rapporteres det om at det er etablert oversikt over ansatte og studenter som i henhold til risikovurderingen er eksponert for kreftfremkallend eller arvestoffskadelige kjemikalier og arbeidstakere som arbeider med bly og blyforbindelser. Fra hosten 2011 skal det ga frarn av alle emnebeskrivelser for emner med laboratoriearbeid, tokt, feltarbeid, studier i utlandet og lignende hvilken sikkerhetsopplmring som er nodvendig for at studentene skal kunne gjennomfore emnet. Nodvendig sikkerhetsopplaering skal defineres som et arbeidskrav i de emnene der dette er aktuelt, og gjennomfort opplwring skal registrere som et utiort I tillegg til NT-fak og HSL-fak, som fikk dette pa plass i 2011, har Kunstfak i 2013 sorget for a spesifisere kravene til nodvendig sikkerhetsopplmring i fakultetets emner og studieprogram. arbeidskrav i Felles Studentsystem. Omr d v for o f I in Ved Helsefak og BFE-fak ma kravene til sikkerhetsopplmring angis som arbeidskrav i alle emnebeskrivelser og studieprogram der risikofylt arbeid inngar Ved BFE-fak ma register over eksponerte utarbeides Fakultetene/enhetene ma utarbeide nodvendige arbeidsrutiner for risikofylte arbeidsoppgaver 2.7 Miloppnaelse og tiltak som har fungert spesielt godt Sju av ni fakulteter/enheter rapporterer at de hadde etablert skriftlige mal for HMS-arbeidet for 2013. Seks av disse nadde egne malsettinger for HMS-arbeidet. For at UiT skal kunne utvikle arbeidsmiljoet for ansatte og studenter anses det som viktig a dele og dra nytte av gode tiltak som er gjennomfort i organisasjonen. Alle fakulteter/enhete rapporterer at de i 2013 har gjennomfort tiltak som liar fungert spesielt godt. Blant tiltakene som neves er faglige og sosiale tiltak for kulturbygging rettet mot ulike grupper og hele arbeidsmiljoet i den nye organisasjonen. Det liar vwrt arbeidet med a etablere samhold og treffpunkt i arbeidsmiljoet. Verneombudene har ved flere enheter initiert tiltak rettet mot fellesskap og trivsel. Arbeidsplassgjennomganger rned psfolgende arbeidsplasstilrettelegging ved aktiv bruk av bedriftshelsetjenesten har gitt gode resultater bade ved nyansettelser og ved lopende behov. NT-fak rapporterer at ansettelse av HMS-radgiver har Wort fakultetet nodvendig kapasitet og kompetanse innen helse, miljo og sikkerhet. UIT Norges arktiske unlversitet Sentralbord: 77 54 40 00 postmottak@uit.no N-9037 Tromso Faks: 77 64 49 00 www.uit.no 15
Fartoyavdelingen ved BFE-fak har gjennomfort en vesentlig oppgradering av farteyer med spesiell fokus pa helse, rnilje og sikkerhet. Erfaringer fra gjennomforingen av beredskapsevelser nevnes ogsa A ha vaert nyttig. 2.8 Oppsummering av lokale utfordringer I forbindelse med irsrapportering av helse, miljo og sikkerhet er fakulteter og enhetene pa samme niva bedt cm skisser enhetens viktigste HMS-utfordring 12014. Momenter som gar igjen ved enheter som er berort av fusjonen er at de i 2014 vil ha fokus pa arbeidsmiljeet. Sentrale momenter er kulturbygning og ivaretagelse av ansatte pa tvers av tidligere institusjoner sarnt etablering av god dialog mellom medarbeidere ved ulike geografiske steder. Omorganiseringer og flyttinger vil kreve gjennomgang av beredskap og revisjon av beredskapsplaner. Samordningsavtaler ma etableres der enheter er samlokaliser med andre virksomheter. Det rapporteres ogsa om utfordringer knyttet til trafikksikkerheten som folge av mye byggeaktivitet i Breivika. Enhetene vil fortsatt ha fokus pa A gjennomfere systematiske medarbeidersamtaler med alle ansatte og tilstrekkelig antall kontorarbeidsplasser til arbeidstakere og studenter. Det meldes ogsa om utfordringer rundt gjennomforing og dokumentasjon av gjennomfort HMS-oppl ring for ulike brukergrupper. 2.9 Utfyllingen av irsrapporten Det er gledelig at samtlige rapporter for 2013 er utfylt i samarbeid mellom leder og hovedverneombud. 3 Oppfolging av sarskilte satsingsomrader 3.1 HMS-tiitak i henhold til Arsplan 2013 for Administrasjonen Ansvarlig for gjennomforing: Avdelin for personal og organisasjon Tiltak/aktivitet Kommentarer Forbedre struktur og informasjon Arbeidet med innlegging av informasjon [Agar pa nettsider ved innforing av Portalen lanseres i februar 2014 HMS/HR-portalen Forbedre elektronisk stoffkartotek Chess omstrukturertil a folge UiTs nye organisasjonskart. (Chess) Pálogging til Chess via Feide implementert Siste versjon av Chess-programvare, versjon 13, som er fullt ut web-basertatt i bruk Arbeid med justering av funksjoner i Chess etter implementering av ny programvare og nytt paloggingssystem, i samarbeid med Bureau Veritas og ITA Ca. 3000 sikkerhetsdatablad fra Sigma-Aldrich er oppdatert. Oppdateringene ble utfort av leveranderen av stoffkartoteksystemet Chess etter bestilling fra UIT - Fokus pa forbedringspotensialet for Chess _ Opplmring 'ennomfert, I. unkt 1.S ovenfor Innhente tilbud pa nytt system for Det er etablert kontakt for samarbeid med andre elektronisk stoffkartotek i universiteter. samarbeid med andre Arbeidet med anbudskonkurranse starter i mars - april universiteter 2014. Ta stilling til valg av system for Det er opprettet en arbeidsgruppe som bidrar i arbeidet avvikshandtering som del av med anskaffelse av system for elektronisk handtering av oppfolgingen av UiTs HMSprosjekt. Konkurransegrunnlaget er under HMS-avvik. Arbeidsgruppa har hatt fire meter. utforming. UIT Norges addlske unlversitet Sentralbord: 77 54 40 00 postmottak@ult.po N-9037 Tromso Faks: 77 64 49 00 www.ult.no 16