Nyheter i Mamut Business Software Nyheter i Mamut Business Software versjon 11 Versjon: 11.0. Partnr.: MBS.MAN.NEWS.110.NO I
Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: 23 20 35 00, Faks: 23 20 35 01 Internett: www.mamut.no E-post: mail@mamut.no Mamut Supportsenter: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: 815 55 470, Faks: 23 20 35 71 Internett: www.mamut.no/support E-post: support@mamut.no Salg: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: 23 20 35 50, Faks: 23 20 35 51 Internett: www.mamut.no E-post: sales@mamut.no 2006 Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. II
Kjære kunde Mamut lanserer med jevne mellomrom hovedoppdateringer av Mamut Business Software. Disse inneholder nye funksjonsområder, mer effektive rutiner, oppdateringer av funksjoner og brukergrensesnitt, med mer. Disse hovedoppdateringene blir automatisk tilsendt alle brukere med Mamut Serviceavtale. Mellom hovedoppdateringer gjøres det kontinuerlig forbedringer av eksiterende funksjonalitet. Disse versjonene tilgjengeliggjøres via Internett gjennom Service Releases. Det er viktig å merke seg at oppdateringer som er gjort i service releases ikke nødvendigvis angår alle brukere da endringene ofte er avhengig av bruksmåte og hvilke funksjoner som er tilgjengelige i programmet. Vi anbefaler våre kunder å oppdatere til siste hovedversjon. Versjon 11 av Mamut Business Software er nå lansert. Denne boken tar for seg de viktigste nyhetene siden versjon 10.3, slik at du kan gjøre deg kjent med disse. I Kapittel 1 er nyhetene omtalt i sammendrag, mens Kapittel 2 inneholder utdrag fra de nye utgavene av introduksjonsbøkene. For at du som leser skal kunne se nyhetene i sammenheng, er de fleste avsnitt som omtaler endrede funksjoner tatt med i sin helhet i Kapittel 2. Ønsker du oppdaterte utgaver av introduksjonsbøkene, kan du bestille disse hos Mamut. Avsnitt som omtaler nye funksjoner er merket med et symbol i margen, slik at du lettere skal finne frem. Beskrivelsene i denne boken kan omfatte funksjonalitet som kun er inkludert i en større programversjon av Mamut Business Software enn du innehar. Ønsker du mer informasjon om større versjoner, kan du ta kontakt med Mamut på telefon 23 20 35 50 eller via e-post: info@mamut.no. I oppdateringspakken har du også mottatt heftet Nyheter. I dette finner du en rekke viktige spørsmål og svar og informasjon du bør lese når du oppdaterer til den nye versjonen, samt installasjonsveiledning for oppdateringen. Du bør lese gjennom dette før oppdateringen for å se om noen av momentene der påvirker din installasjon spesielt. III
Når du installerer ny versjon vil du også få et oppdatert sett med hjelpefiler. Når du trykker F1 i programmet vil hjelpefilene åpnes med relevant hjelp for det vinduet du arbeider i. På våre hjemmesider kan du søke i artikler som legges ut fortløpende. Basert på tilbakemeldinger fra våre kunder publiserer vi svar på spørsmål som ofte går igjen på Mamut Supportsenter (FAQs). Dette artikkelsøket finner du på www.mamut.no/support. Du finner installasjonsveiledning for oppdateringen på våre hjemmesider www.mamut.no/oppdatering. IV
1 Oversikt over nyheter Dette kapittelet gir en oversikt over nyhetene du finner i Mamut versjon 11. Flere av nyhetene er omtalt også i kapittel 2, som inneholder utdrag fra introduksjonsbøkene. Innhold Installasjon og oppdatering...2 Installasjon eller oppdatering fra Internett...2 Enklere førstegangs oppstart for arbeidsstasjoner i flerbrukermiljø...2 Versjonsoppdatering av arbeidsstasjoner i flerbrukermiljø etter oppdatering av server...2 Last ned systemoppdateringer fra Internett...2 Ny veiviser for å opprette ny firmadatabase...3 Nytt brukergrensesnitt...3 Nytt skrivebord...3 Høyreklikk i lister/tabeller og eksporter til Excel 3 Systemadministrator...4 Ny eksport av tilgangskontroller til Excel...4 Ny håndtering av tomme felter ved import...4 SIE (Standard Import/Eksport)...4 Søk/Utvalg...4 Utvalg på poststed i kontakt...4 Utvalg på ansatte i aktivitet...4 Sortering i søkevinduer...5 Utvidet utvalg ved søk i personalregisteret...5 Nye utvalgskriterier...5 Kontakt...5 Vis kart og reiserute til kontakter...5 Mamut Enterprise Telefonkatalogen Online...5 Slette linkede poster...5 Tilbud repeterende fra fanekortene på kontakt...5 Prosjekt...6 Nytt fanekort: Regnskap...6 Utvalg i fanekortet Aktivitet...6 Mer informasjon fra timesedler til prosjekt...6 Gå til prosjekt fra aktiviteter...6 Dokument...6 Nye flettefelter...6 Import av dokumenter i fanekortet Dokument...6 Aktivitet...7 Automatisk opprettelse av oppfølgingsaktiviteter7 Aktivitetsmaler...7 Systemopprettede aktiviteter (logg)...7 Øvrige nyheter i aktivitetsmodulen...7 Timeregistrering...8 Personal...8 Generelle forbedringer...8 Utvidede søke- og utvalgsmuligheter...8 Flere sorteringsmuligheter...9 Nytt fanekort: Personal...9 Fraværsregistrering...9 Kompetanseregister...9 Nytt notatfelt...9 Nye rapporter...9 Lønn...10 Datering av lønnssatser...10 Skille mellom ordinære ytelser og tilleggsytelser...10 Ny lønnsrapport...10 Rekalkulering av feriepenger...10 Historikk på skatteinformasjon...10 Lønnsregistrering Rediger tilleggsfelter...10 Nye informasjonsfelter ved lønnsregistrering...10 Elektronisk skattekortoverføring...11 Ny avtale-/abonnementsfakturering...11 Netthandel...11 Salg av produkter av mindre enn hele enheter...11 Nye designmaler...11 Visning av firmalogo i bekreftelses e-post...11 Automatisk generert e-post i nye formater...11 Regnskap...12 Ikke send betalingspåminnelse...12 Mer informasjon i reskontro...12 Egendefinerte standard bilagstekster...12 Forhåndsvisning av posteringsjournal...12 Utvidet kontaktinformasjon...12 Remittering av delbetalinger...12 Egendefinerte formater for bankfiler...13 Nye rapporter...13 Factoring flyttet fra Mamut Import/Eksport...13 Nye factoringformater...13 Nye inkassoformater...13 Ny budsjettmodul...13 Mamut Client Manager...14 Sikkerhetskopi i Client Start...14 1
Installasjon og oppdatering Du finner en oppdateringsveiledning på våre hjemmesider www.mamut.no/oppdatering. Installasjon eller oppdatering fra Internett Programmet kan lastes ned fra Internett, og installasjonssettet brukes både til nyinstallasjon og versjonsoppdatering, samt til installasjon av evalueringsversjon. Ved nyinstallasjon kan du velge om du vil kjøre installasjonen direkte under nedlastingen, eller om du vil lagre installasjonssettet på din maskin først, og starte det opp etterpå. Filene er ikke lenger pakket i.zip format. Enklere førstegangs oppstart for arbeidsstasjoner i flerbrukermiljø Arbeidsstasjoner som skal knytte seg til en eksisterende database i et flerbrukermiljø skal velge Dette valget ligger i første vindu i veiviseren for første gangs oppstart. For å forenkle denne prosessen kan man nå velge sti til databasen i samme vindu. Dermed vil det være enklere å installere på arbeidsstasjoner i et flerbrukermiljø, både for brukere som ønsker å evaluere versjonen og eksisterende/nye brukere. Versjonsoppdatering av arbeidsstasjoner i flerbrukermiljø etter oppdatering av server Når du starter installasjonen vil du få spørsmål om du skal installere eller oppdatere til ny versjon i et flerbrukermiljø eller énbrukermiljø. Skal du oppdatere serveren i et flerbrukermiljø vil du bli bedt om å kontrollere at alle brukerne er logget av før du går videre. Under oppdateringen vil du få spørsmål om du ønsker å lagre installasjonsfilene på server, slik at disse senere kan brukes til å oppdatere arbeidsstasjonene. Filene må lagres på det foreslåtte området for at de skal kunne oppdages på hver enkelt arbeidsstasjon (se under). Når serverinstallasjonen eller oppdateringen er fullført kan du oppdatere arbeidsstasjonene. Når arbeidsstasjonene forsøker å logge seg på vil de få melding om at versjonen på server er oppdatert, og spørsmål om å kjøre oppdateringen. Dersom det er lagret installasjonsfiler på standard området på server vil disse foreslås automatisk. Alternativt kan brukeren søke etter filene selv. Se avsnittet Installasjon og oppdatering på side 16. Avsnittet er tatt med i sin helhet. Last ned systemoppdateringer fra Internett Programvareleverandøren tilbyr fra tid til annen systemoppdateringer for nedlasting via Internett. Databaseverktøyet Last ned systemoppdateringer benyttes til dette formålet. Verktøyet er kun tilgjengelig for systemadministrator. Systemoppdateringer oppdaterer loggfiler, med informasjon om hvilken funksjon som er lastet ned, med dato, tid, bruker og oppdateringsnummer. Se avsnittet Last ned systemoppdateringer på side 23. 2
INSTALLASJON OG OPPDATERING Ny veiviser for å opprette ny firmadatabase Både ved førstegangs installasjon, og når du ønsker å opprette en ny firmadatabase i en eksisterende installasjon, blir du veiledet gjennom prosessen med å opprette en ny firmadatabase. En ny firmadatabase kan opprettes på grunnlag av data fra en allerede eksisterende firmadatabase (gjelder ikke ved førstegangs oppstart), eller som en tom database. I tillegg er konvertering fra enkelte konkurrerende systemer støttet, og vil, dersom et slikt system er installert på din maskin, komme opp som et alternativt valg i veiviseren. Veiviseren leder deg gjennom de viktigste innstillingene i hver enkelt modul du må sette for å komme i gang, gir grunnleggende informasjon om de ulike valgene, samt lenker til mer utfyllende informasjon i hjelpefilene for hvert enkelt steg. Vær oppmerksom på at veiviseren viser et utvalg av innstillingene. Når du har fullført veiviseren kan du velge å lese mer informasjon om hvordan du kan komme i gang med de ulike modulene i programmet. Se avsnittet Hvordan opprette en ny firmadatabase? på side 27. Nytt brukergrensesnitt Nytt skrivebord Skrivebordet i programmet har fått nytt utseende, og er fullspekket med nye funksjoner og tilpasningsmuligheter, der du kan få rask tilgang til funksjoner du bruker ofte, og til informasjon om de viktigste prosessene i din virksomhet. Den nye utformingen av skrivebordet gir deg enklere tilgang til sentrale funksjoner, og ikke minst mulighet til selv å tilpasse skrivebordet. Utseendet er for øvrig også tilpasset Windows XP i større grad enn tidligere. Se kapittelet Nytt skrivebord på side 32. Kapittelet er tatt med i sin helhet fra introduksjonsboken. Høyreklikk i lister/tabeller og eksporter innholdet til Microsoft Excel Det er lagt inn støtte for eksport av lister og tabeller til Excel ved hjelp av en meny på høyreklikk. Dette gjelder alle lister og tabeller som ikke har andre spesielle funksjoner fra før. Har du for eksempel åpnet kontaktlisten og gjort et utvalg på kontakter, kan du høyreklikke i listen og få nettopp dette utvalget ut i rapporten. Rapporten åpnes direkte i Excel. Vær oppmerksom på at filen er en midlertidig fil. Du må lagre denne dersom du ønsker å ta vare på den. Du kan også velge å skrive ut listen, og/eller forhåndsvise den på skjermen. Er det mange kolonner vil rapporten roteres til landskapsformat ved utskrift, men er det flere kolonner det er plass til i bredden på én side vil bare de første vises. 3
Systemadministrator Ny eksport av tilgangskontroller til Microsoft Excel I veiviseren kan du eksportere tilgangskontrollene til Microsoft Excel. Rapporten viser en kolonne for hver bruker, hvilken tilgangsmal brukeren er tilknyttet i systemet, og en detaljert oversikt over hvilke tilgangskontroller dette gir brukeren. Som standard er det kun Superbruker som har tilgang til denne funksjonen. Se referansen i avsnittet Administrer tilgangsmaler på side 29. Ny håndtering av tomme felter ved import Ved import av filer vil tomme felter i importfilen nå ikke overskrive eventuelle eksisterende felter på posten som finnes fra før. Har du for eksempel en kundefil med oppdaterte telefonnumre, men uten adresseinformasjon, vil systemet beholde adresseinformasjonen som finnes i systemet fra før, men oppdatere telefonnumrene. Dette gjelder formatene for Kunder, Leverandør og Produkt. Det ligger en.pdf-fil med informasjon om Mamut Import/Export i mappen ImportExport som lagres der du har installert programmet. SIE (Standard Import/Eksport) SIE er opprinnelig en svensk standard for import og eksport av regnskapsinformasjon (www.sie.se). SIE formatet benyttes til utveksling av regnskapsinformasjon mellom økonomisystemer. Søk/Utvalg Du kommer til søk og utvalg i de ulike modulene eller for eksempel når du skal sette utvalg for rapporter. Utvalg på poststed i kontakt I utvalgsformularet for Kontakt i fanekortet for Adresse er det nå mulig å sette utvalg på poststed. Utvalg på ansatte i aktivitet I utvalgsformularet for Aktivitet er det lagt inn et eget fanekort for Ansatt slik at det er mulig å sette utvalg på ansatte. 4
INSTALLASJON OG OPPDATERING Sortering i søkevinduer I de ulike søkevinduene for kontakt, kontaktperson, aktivitet, prosjekt, dokument, timeregistrering, tilbud, ordre/faktura og produkt kan du sortere resultatet i listen ved å klikke på overskriftene. Utvidet utvalg ved søk i personalregisteret I personalregisteret er det mulig å sette utvalg og velge om du vil se bare aktive ansatte, inaktive ansatte eller alle ansatte når du jobber i registeret. Se mer om søkemulighetene i personalregisteret på side 8. Nye utvalgskriterier I kundelisten og i leverandørlisten er det lagt til nye utvalgskriterier. Se mer om utvalgskriteriene i reskontro på side 12. Kontakt Vis kart og reiserute til kontakter Ønsker du å få vist reiserute til en kontakt eller kontaktperson må du ha registrert korrekt organisasjonsnummer og leveringsadresse for ditt firma i firmadatabaseinnstillinger, da det er denne adressen det vil bli beregnet avreise fra. Beskrivelse av reiseruten vil bli åpnet i et eget vindu. Se avsnittet Oppdatere kontaktinformasjon på side 45. Mamut Enterprise Telefonkatalogen Online I kontakt- og kontaktpersonkortet er det mulig å gjøre oppslag på navn, adresse eller telefonnummer i en integrert online kontaktdatabase. Det betyr at du kan søke, og hente inn oppdatert kontaktinformasjon på dine kontakter. Ved å klikke på knappen Oppdatere kontaktinformasjon vil det gjøres søk på allerede registrert informasjon og du vil få listet opp potensielle kontakter med match på et eller flere punkter. MERK: Funksjonaliteten er tilgjengelig via et eget tilleggsprodukt. Se avsnittet Oppdatere kontaktinformasjon på side 45. Slette linkede poster I fanekortene for Tilbud, Ordre/Faktura og Innkjøp kan du nå slette en link til de poster som er linket inn. Tilbud repeterende fra fanekortene på kontakt Du kan nå også opprette Tilbud repeterende herfra, i tillegg til ordinære tilbud. 5
Prosjekt Nytt fanekort: Regnskap I den nye fanekortet Regnskap i prosjektregisteret får du oversikt over alle bilagslinjer i hovedbok og/eller bilagsregistrering som er tilknyttet aktuelt prosjekt. Du kan sette utvalg på regnskapsår, kilde, bilagstype og/eller type kontoer som du vil skal vises i fanekortet. Se avsnittet Fanekortet Regnskap på side 47. Utvalg i fanekortet Aktivitet I fanekortet Aktivitet kan du sette utvalg på samme måte som for fanekortet Aktivitet i f.eks. kontaktmodulen. Det vil si at du kan sette utvalg på aktivitetstype og om hvorvidt det er utførte, ikke utførte eller alle aktiviteter som skal vises. Mer informasjon fra timesedler overføres til prosjekt Informasjon i timeregistrering som er registrert per timelinje ble tidligere kun overført ved overføring til ordremodulen. Nå vil også informasjonen overføres ved overføring til prosjektmodulen, og komme med ved viderefakturering fra prosjektmodulen. Se referanser i avsnittet Firmainnstillinger for Timeregistrering på side 53. Gå til prosjekt fra aktiviteter I feltet for Prosjekt i aktivitetskortet er det mulig å høyreklikke og velge Gå til prosjekt. Dokument Nye flettefelter I dokumentmodulen er det lagt inn støtte for følgende nye flettefelter: Klientens mobilnummer (Gjelder både for flettegrunnlag for Kontakt og Ansatt) Bankkonto (Gjelder for flettegrunnlag for Ansatt) Fødselsdato (Gjelder for flettegrunnlag for Ansatt) Personnummer (Gjelder for flettegrunnlag for Ansatt) Flettefeltene kan benyttes på dokumentmaler. Ønsker du å integrere et slikt flettefelt i en dokumentmal kan du velge Vis Dokument Dokumentmaler. Åpne dokumentmalen i Word. På verktøylinjen Flette kan du sette inn et nytt flettefelt via knappen for dette. De tilgjengelige feltene kommer da opp som valg. Import av dokumenter i fanekortet Dokument Det er nå mulig å importere dokumenter i fanekortet Dokument i modulene kontakt, kontaktperson, aktivitet, prosjekt og personal. 6
INSTALLASJON OG OPPDATERING Aktivitet Ved å ta i bruk ny og forbedret funksjonalitet for aktivitetsstyring kan du forenkle administrasjonen og organiseringen av din og dine ansattes hverdag og arbeidsoppgaver. Ny funksjonalitet som er tilgjengelig er bl.a. muligheten til å aktivere automatisk opprettelse av aktiviteter i forbindelse med en bestemt hendelse eller prosess som utføres i programmet. Fra de fleste modulene vil du nå kunne opprette nye aktiviteter som er relatert til modulen du er i. Hvilke aktiviteter du får tilgang til å opprette i de ulike modulene avhenger av hvilke aktivitetsmaler du har definert skal være tilgjengelige i hvilke moduler. I forbindelse med en del viktige endringer og prosesser i programmet vil det bli generert systemopprettede aktiviteter. Disse aktivitetene vil kun være tilgjengelige i en egen aktivitetsliste og oversikten vil vise historikk på hvilken bruker som utførte hvilke prosesser og når endringene/handlingene fant sted. Automatisk opprettelse av oppfølgingsaktiviteter Innen modulene for kontakt, salg, innkjøp, logistikk, regnskap og lønn er det en rekke prosesser som kan aktiveres og som da vil generere opprettelse av oppfølgingsaktiviteter automatisk. Hvilke prosesser som skal generere aktiviteter for ditt firma bør du tenke igjennom og ta stilling til, ut ifra hvilke moduler og funksjoner som du benytter i programmet og behovet for videre oppfølging av disse. Aktiverer du for mange oppfølgingsaktiviteter kan aktivitetslisten bli uoversiktlig i stedet for å være til hjelp. Se avsnittet Opprettelse av oppfølgingsaktiviteter på side 48. Aktivitetsmaler I moduler der det er mulig å opprette aktiviteter direkte vil knappen Opprette aktiviteter være tilgjengelig i verktøylinjen. Ved siden av knappen vil det være en pilknapp som, når man klikker på den, vil åpne en liste over aktiviteter som du kan opprette fra modulen du er i. Se avsnittet Aktivitetsmaler på side 49. Systemopprettede aktiviteter (logg) Systemopprettede aktiviteter er aktiviteter som blir opprettet automatisk når visse hendelser og prosesser skjer i programmet. Eksempler på hendelser der aktiviteter blir opprettet automatisk av systemet er bl.a. ved: Endring av firmainnstillinger, endring av modulinnstillinger, div. veivisere som endrer verdier på et utvalg kontakter, produkter etc., periodeavslutning m.m. Aktivitetene vil ikke være synlige i ordinære aktivitetsvisninger, men i en egen aktivitetsliste som kun viser de systemopprettede aktivitetene. Denne aktivitetslisten finner du ved å velge Vis Aktivitet Systemopprettede aktiviteter. Se avsnittet Systemopprettede aktiviteter på side 51. Øvrige nyheter i aktivitetsmodulen I fanekortet Tilbud på aktivitetene er det mulig å opprette repeterende tilbud i tillegg til vanlige tilbud. Begge valgene er tilgjengelige ved klikk på piltasten til høyre for Ny-knappen. I feltet for Prosjekt i aktivitetskortet er det mulig å høyreklikke og velge Gå til prosjekt. 7
I aktivitetskortet er det mulig å fjerne linken til et tilbud, ordre, faktura eller innkjøp som tidligere er linket til aktiviteten. Linken fjernes ved å markere posten i aktuelt fanekort for deretter å klikke Slette link. Timeregistrering I modulen Timeregistrering er det gjort en rekke mindre forbedringer og utvidelser av eksisterende funksjonalitet. I firmainnstillingene for Timeregistrering er det bl.a. mulig å sette at timelinjer med samme produkt skal slås sammen. Fra tidligere har det vært mulig å slå sammen timelinjer med samme dato eller ansatt, men nå er det mulig på tvers av datoer og ansatte også. Informasjon som er registrert per timelinje ble tidligere kun overført ved overføring til ordremodulen. Nå vil også informasjonen overføres ved overføring til prosjektmodulen og komme med ved viderefakturering fra prosjektmodulen. Se referanser i avsnittet Firmainnstillinger for Timeregistrering på side 53. Nederst i timeseddelen er det mulig å få opp en oversikt som viser informasjon om timetyper som er brukt på aktiv timeseddel. Detaljert informasjon som antall, sum ordre, sum prosjekt og sum lønn vil også vises. Oversikten åpnes ved å klikke på søkeknappen nederst i høyre hjørne i timeseddelen. Se referanse i avsnittet Hvordan opprette en ny timeseddel? på side 54. Har du registrert timelinjer men ikke valgt noe alternativ i kolonnen Overførbar vil du få spørsmål om du er sikker på at du ikke vil kunne overføre timelinjer til andre moduler. I listen som vises når du skal tilknytte timelinjer til en eksisterende ordre vil du nå også kunne se kontaktnavnet tilhørende ordrenummeret. Personal Generelle forbedringer I personalregisteret er det gjort en rekke generelle forbedringer og tilrettelagt for mer fleksibel bruk også for brukere som ikke benytter lønnsfunksjonaliteten i programmet. I øverste del av ansattkortet er det nye felter for registrering av mellomnavn, initialer og titulering. I fanekortet Personal under knappen Kontaktinformasjon er all kontaktinformasjon som adresse, telefonnumre og e-postadresser om den ansatte samlet. Det er mulig å merke av for hvilket telefonnummer som skal være standardnummer til den ansatte, nummeret som er merket av vil vises i øverste del av ansattkortet sammen med e-postadressen. Utvidede søke- og utvalgsmuligheter I personalregisteret er det mulig å sette utvalg og velge om du vil se bare aktive ansatte, inaktive ansatte eller alle ansatte når du jobber i registeret. Du kan også foreta søk blant ansatte etter kriterier som bl.a. ansattid, navn, telefonnummer, kompetanse, notat eller personnummer. 8
INSTALLASJON OG OPPDATERING Flere sorteringsmuligheter I tillegg til søkemulighetene er det også mulig å sette sortering på ansatte på et av følgende alternativer: ansattid, fornavn, etternavn og registreringsrekkefølge. De ansatte vil da vises i valgt rekkefølge både i ansattlisten og når man blar mellom de ansatte ved hjelp av piltastene. Nytt fanekort: Personal Fanekortet Personal erstatter fanekortet Adresse og inneholder nå både kontaktinformasjon som adresse, telefonnummer og e-postadresser og annen informasjon som personalia, fravær, kompetanse og notater. Under knappen Personalia registreres informasjon om fødselsdato, bankkontonummer, sivilstand, pårørende m.m. Under Egendefinerte felter kan du selv definere verdier som du kan registrere informasjon om. Se mer om dette i avsnittet Fanekortet Personal på side 57. Fraværsregistrering Informasjon om ansattes fravær er flyttet inn under knappen Fravær i fanekortet Personal. Fravær kan opprettes på samme måte som tidligere, men nytt er muligheten for utskrift av fraværsoversikt rett fra vinduet. Se mer om dette i avsnittet Fanekortet Personal på side 57. Kompetanseregister Du kan nå ha full oversikt over hver enkelt ansatts kompetanse som utdanning, sertifiseringer, språkkunnskaper, arbeidserfaringer m.m. Registeret kan også brukes til registrering av kurstilbud og videreutdanning du tilbyr dine ansatte og oppfølgingen av dette. I Standardregisteret kan du opprette kompetansetyper og statuser som passer til dine behov. Se mer om dette i avsnittet Fanekortet Personal på side 57. Nytt notatfelt Under knappen Notater kan du registrere så mange notater om den ansatte som du ønsker. Se mer om dette i avsnittet Fanekortet Personal på side 57. Nye rapporter Kompetanseoversikt pr. ansatt Kompetanseoversikt pr. kompetansetype Skattekortsinformasjon I tillegg er det lagt til flere informasjonsfelter og forbedrete sorteringsmuligheter i flere rapporter. Rapportenes innhold er beskrevet i rapportmodulen. Velg Rapporter i verktøylinjen på skrivebordet for å åpne rapportmodulen. 9
Lønn Datering av lønnssatser I ansattregisteret under fanekortet Lønn og knappen Lønn, kan du registrere lønnssatser for den ansatte med avgrensning på dato. Se referanse i avsnittet Fanekortet Lønn i personalregisteret på side 61. Skille mellom ordinære ytelser og tilleggsytelser I lønnsartregisteret er det en ny innstilling som gjør det mulig å skille på ordinære ytelser og tilleggsytelser. Se referanse i avsnittet Innstillinger for lønnsarter på side 62. Ny lønnsrapport Provisjonsgrunnlag, detaljert. Rapportenes innhold er beskrevet i rapportmodulen i programmet. Velg Rapporter i verktøylinjen på skrivebordet for å åpne rapportmodulen. Rekalkulering av feriepenger Skal du rekalkulere feriepengegrunnlaget for fjoråret slik at du får rett feriepengegrunnlag, kan du nå gjøre dette på samtlige ansatte samtidig dersom du ønsker det. Du får spørsmål om kalkuleringen skal gjelde den aktuelle ansatte eller alle ansatte når du klikker på knappen Rekalkuler feriepengene fra fjoråret. Historikk på skatteinformasjon Under knappen Skattetrekk i fanekortet Lønn i ansattregisteret kan skattekortinformasjon nå lagres per år. Se referanse i avsnittet Fanekortet Lønn i personalregisteret på side 61. Lønnsregistrering Rediger tilleggsfelter Ved registrering av lønnslinjer på lønnsarter kan du registrere detaljer på lønns- og trekkoder umiddelbart i forbindelse med lønnsregistrering ved å klikke på knappen Rediger tilleggsfelt(er). Når informasjon er registrert på en lønnsart vil teksten Tilleggskodeinfo vises. Nye informasjonsfelter ved lønnsregistrering Ved lønnsregistrering vil feriepengesats, beregnede feriepenger, skattetrekk m.m. vises nede til høyre i lønnsregistreringsvinduet. Verdiene vil bli oppdatert etter hvert som du registrerer lønnslinjer. 10
INSTALLASJON OG OPPDATERING Elektronisk skattekortoverføring Elektronisk skattekortoverføring er en tjeneste Skattedirektoratet tilbyr arbeidsgivere, slik at de arbeidsgivere som ønsker det, kan få overført skattekortopplysninger for sine ansatte elektronisk. Elektronisk overføring av skatteinformasjon forenkler prosessen med den årlige oppdateringen av alle ansatte og kan være svært hensiktsmessig å benytte dersom man har mange ansatte. I Mamut er det laget en veiviser for elektronisk skattekortoverføring. Se avsnittet Elektronisk overføring av skattekort på side 64. Avsnittet er tatt med i sin helhet. Ny avtale-/abonnementsfakturering Avtalefakturering er en helt ny modul som det kan være svært hensiktsmessig å benytte dersom du regelmessig fakturerer de samme kundene for de samme produktene og/eller tjenestene. I modulen har du full oversikt over hvilke avtaler/abonnement som skal faktureres hvilke kunder og hvor ofte faktureringen skal finne sted. Se kapittelet Avtale-/Abonnementsfakturering på side 67. Kapittelet er tatt med i sin helhet. Netthandel Salg av produkter av mindre enn hele enheter (to desimaler) Det har tidligere kun vært mulig å angi antall produkter med desimaler i ordre/faktura og innkjøp, men nå er det også mulig å selge produkter som er mindre enn hele enheter via nettbutikken. Se referanse i avsnittet Fanekortet Webinnstillinger i produktregisteret på side 76. Nye designmaler Flere nye designmaler er tilgjengelig i alle versjoner av Mamut. Det vil også være nye designmaler tilgjengelig for brukere av tilleggsproduktet Mamut Enterprise Web Design. Visning av firmalogo i bekreftelses e-post Ønsker du at din firmalogo skal vises på ordrebekreftelser og andre bekreftelser på innsendte henvendelser via ditt nettsted, kan du angi at du ønsker å vise din firmalogo i automatisk genererte e-post. Se referanse i avsnittet Innstillinger Nettbutikk på side 78. Automatisk generert e-post i nye formater Det er nå mulig å velge format på e-post som blir generert automatisk. Dette er for å redusere problemet med at autogenererte e-post blir stoppet i spamfiltre. De nye formatene er vedlegg som PDF eller HTML-format og kan defineres i Nettstedinnstillinger under fanekortet Innstillinger nettbutikk og fanekortet Annet. Se referanse i avsnittet Innstillinger Nettbutikk på side 78. 11
Regnskap I regnskapsmodulene er det flere mindre nyheter samt forbedringer av eksisterende funksjonalitet. Det er blant annet nå mulig å skrive ut rapporten Kontoplan, liste fra kontoplanen via forhåndsvisning. Ikke send betalingspåminnelse Det er også mulig å sette en innstilling under Vis Innstillinger Regnskap Reskontro og knappen Innstillinger ut for Bedriften sender betalingspåminnelser til sine kunder, at man ikke skal sende påminnelser til kunder som har en totalsaldo mindre enn 0. Se referanse i avsnittet Innstillinger for Betalingspåminnelse/Inkassovarsel på side 80. Mer informasjon i reskontro I reskontrooversikter er det i bunnen lagt til en summeringslinje som viser Totalt utestående, Ikke Forfalt og Forfalt. I kundelisten og i leverandørlisten er det lagt til nye utvalgskriterier. I kundelisten vil du i tillegg til Åpne poster kunne velge Åpne poster Saldo = 0 og Åpne poster Saldo < 0. For leverandørlisten er nå valgene Åpne poster, Åpne poster Saldo = 0 og Åpne poster Saldo > 0 tilgjengelige. Fordelene med de nye utvalgskriteriene er at det er enklere å finne poster som ikke er lukket mot hverandre. Egendefinerte standard bilagstekster I bilagsregistreringen kan du ta i bruk egendefinerte standard bilagstekster etter å ha opprettet disse i standardregisteret. Se referanse i avsnittet Bilagsregistrering på side 81. Forhåndsvisning av posteringsjournal Ved overføring av bilag til hovedbok vil du det være mulig å se en forhåndsvisning av posteringsjournalen. Rapporten kan dermed kontrolleres før overføringen til hovedbok fullføres og den originale posteringsjournalen skrives ut til skriver eller PDF. Se avsnittet Hvordan overføre til Hovedbok? på side 82. Utvidet kontaktinformasjon Ved hurtigopprettelse av nye kunder og leverandører i bilagsregistrering er det nå mulig å registrere Org.-nr. og mva nr. i henhold til nye krav for dokumentasjon av dette. Se avsnittet Bilagsregistrering mot reskontro på side 83. Remittering av delbetalinger Det er nå mulig å remittere delbetalinger uten at man reduserer en eksisterende post. Det betyr at du kan overstyre beløpet i saldokolonnen ved betaling til bank. 12
INSTALLASJON OG OPPDATERING Egendefinerte formater for bankfiler Du kan nå definere dine egne bankformater som du kan lese inn i bilagsregistrering for videre behandling. Dette kan være aktuelt dersom du lagrer kontoutskrifter fra din nettbank som f.eks. Excel-filer og du ønsker å importere filene for å unngå å registrere alle transaksjoner manuelt. Se avsnittet Egendefinerte filformater for bankfiler på side 84. Nye rapporter Bokføringsstatus Leverandørgjeld og kundefordringer i Nøkkeltallsrapport. Rapportenes innhold er beskrevet i rapportmodulen. Velg Rapporter i verktøylinjen på skrivebordet for å åpne rapportmodulen. Factoring flyttet fra Mamut Import/Eksport All funksjonalitet for factoring er nå samlet inne i selve Mamut-programmet. Tidligere måtte factoringfiler av visse formater genereres via Mamut Import/Eksport, men det er nå ikke lenger tilfelle. Alle factoringformater det er støtte for er tilgjengelige under Vis Innstillinger Regnskap, fanekortet Reskontro og knappen Innstillinger ut for Bedriften eksporterer fakturaer til factoringbyrå. Factoringfiler genereres via reskontromodulen for samtlige formater. Nye factoringformater I tillegg til et nytt generelt format i XML-format er det støtte for følgende nye formater: Norge: Sverige: Handelsbanken, Kredinor Handelsbanken, AK Finans, Nordea Nederland: Graydon, IFN Danmark: Nordisk Factoring, Aktiv Kapital Storbritannia: HSBC Nye inkassoformater Det er støtte for to nye generelle formater for inkasso: Et detaljert flatt format En XML-fil. Ny budsjettmodul Budsjettmodulen er helt ny i denne versjonen av programmet, og inneholder Salgs-, Innkjøps-, Driftkostnads-, Lønns-, Investerings- og Likviditetsbudsjett. Du finner den nye budsjettmodulen under Vis Regnskap Budsjett. 13
Budsjettmodulen vil hjelpe din bedrift med å fastsette dine budsjetter på en enkel måte. Den vil også bidra til å gi deg den nødvendige oversikten du trenger for å fatte riktige beslutninger basert på budsjetter, prognoser og forventet likviditetsutvikling. Tallene fra tidligere budsjett konverteres til det nye budsjettet under oppdateringen. Merk! Dersom du har budsjettert på Diverse i salgsbudsjettet i gammel versjon, vil ikke tallene konverteres. Det anbefales å skrive ut budsjettet fra gammel versjon, dersom du ønsker å legge inn disse tallene i den nye budsjettmodulen. Bruker som ikke har regnskapsfunksjonalitet! Brukere som ikke har regnskapsfunksjonalitet vil beholde Salgsbudsjett i Ordre/Faktura som tidligere. Se kapittelet Budsjett på side 88. Kapittelet er tatt med i sin helhet. Mamut Client Manager Sikkerhetskopi i Client Start Tilleggsproduktet Mamut Client Manager består av programmene Client Start og Client Update. Ved hjelp av Mamut Client Manager kan du fra ett vindu åpne, oppdatere og administrere flere databaser. Dette gjelder også databaser som ligger på forskjellige områder. Nå kan du også ta sikkerhetskopi. Dette gjør du ved å starte Client Start, markere databasen du ønsker å ta sikkerhetskopi av i listen, og velge Backup i nedtrekkslisten Start program. 14
2 Utdrag fra introduksjonsbøkene Del 2 inneholder utdrag fra de nye utgavene av introduksjonsbøkene. Enkelte nyheter er markert med et symbol i margen, slik at du lettere skal finne frem. Innhold Installasjon og oppdatering 16 Last ned systemoppdateringer...23 Evaluere produktet og teste funksjoner...25 Installere eksempeldatabase...25 Hvordan opprette en ny firmadatabase?...27 Administrer tilgangsmaler...29 Nytt skrivebord 32 Verktøylinjen på skrivebordet...34 Fokusområdene på skrivebordet...35 Nettsteder på skrivebordet...35 Informasjonsrutene på skrivebordet...37 Brukertilpasninger 38 Tilpasse skrivebordet...38 Brukerinnstillinger for skrivebordet...38 Egendefinerte knapper på skrivebordet...39 Tilpasse innholdet på et fokusområde...40 Oppgi linker som skal vises på Mitt skrivebord.41 Andre brukertilpasninger...42 Om brukerinnstillinger...42 Brukerinnstillinger per modul...43 Åpne et vindu automatisk ved pålogging...44 Kontakt 45 Oppdatere kontaktinformasjon...45 Prosjekt 47 Fanekortet Regnskap...47 Aktivitet 48 Opprettelse av oppfølgingsaktiviteter...48 Aktivitetsmaler...49 Systemopprettede aktiviteter...51 Timeregistrering...53 Firmainnstillinger for Timeregistrering...53 Hvordan opprette en ny timeseddel?...54 Personal 57 Fanekortet Personal...57 Lønn 61 Fanekortet Lønn i personalregisteret...61 Elektronisk overføring av skattekort...64 Eksport av fil med skattekortsinformasjon...64 Import av fil med skattekortsinformasjon...66 Avtale-/Abonnementsfakturering 67 Avtaleregister...68 Fanekortene i Avtale...69 Hvordan opprette en ny avtale?...70 Kundeavtaler...71 Hvordan opprette en ny kundeavtale?...72 Veiviser for opprettelse av salgsordre...73 Fakturering av ordrer...75 Netthandel 76 Fanekortet Webinnstillinger i produktregisteret.76 Innstillinger Nettbutikk...78 Regnskap 80 Innstillinger for Betalingspåm./Inkassovarsel...80 Bilagsregistrering...81 Hvordan overføre til Hovedbok?...82 Bilagsregistrering mot reskontro...83 Egendefinerte filformater for bankfiler...84 Budsjett 88 Budsjettlisten - Velg budsjett eller lag et nytt...89 Opprette et nytt budsjett...89 Import av budsjettdata...90 Redigere budsjettdata...91 Budsjett - hovedvinduet for ett budsjett...92 Budsjettinnstillinger...94 Budsjettfordeling...95 15
Installasjon og oppdatering Om oppdatering til ny versjon Programvareleverandøren varsler når det har kommet nye versjoner av programmet. Oppdatering til ny versjon kan foregå via CD eller via nedlasting fra våre hjemmesider. Det er viktig at du leser materiellet som følger oppdateringen før du iverksetter denne. Du må også ta sikkerhetskopi først. Det anbefales at du alltid oppdaterer til ny versjon når dette er tilgjengelig. Mamut Serviceavtale sørger for at ditt Mamut-system alltid er oppdatert. Dermed er du sikret et program som både inneholder det nyeste av funksjonalitet samt støtte for alle nye regler, avgiftsendringer, skjemaer, etc. Enkelte versjoner kan bare oppdateres fra en nyere versjon av programmet. Har du en eldre versjon kan det tenkes du må oppdatere via en nyere versjon før du kan oppdatere til den siste. Dette vil gå frem av materiellet til versjonen det gjelder. Oppdatering fra CD Mottar du CD med oppdatert versjon følger det med en fyldig oppdateringsveiledning. Du kan også oppdatere via våre hjemmesider. Prosedyrene for dette er noe ulike avhengig av om du har installert i flerbrukerversjon eller énbrukerversjon. Oppdatering fra hjemmeside Oppdateringen til ny versjon fra hjemmesidene gjøres via funksjonen Fil - Databaseverktøy - Last ned systemoppdateringer. Oppdatering i flerbrukermiljø Oppdatering i flerbrukermiljø bør foretas av systemadministrator. Server bør oppdateres først, etter at sikkerhetskopi er tatt og alle brukere er logget av. Når server er oppdatert vil brukere som logger seg på via arbeidsstasjonene få beskjed om at deres versjon må oppdateres. Systemadministrator kan i løpet av oppdateringen velge å lagre installasjonsfilene på server. Brukeren vil da få spørsmål om hun vil benytte disse til oppdateringen av sin arbeidsstasjon. 16