Styringssystem - Elektroniske verktøy en hjelp i virksomhetsstyringen?
Disposisjon Informasjon om Helsedirektoratet Bakgrunn og gjennomføring av anskaffelse Implementering Forvaltning og videreutvikling 2
Nøkkeltall/informasjon om Helsedirektoratet 2015 Budsjett 2015 (69 ulike finansieringskilder/kap.poster) Utgifter: 19.135 mill.kr (pr 31.10.15) - Post 01-730 mill.kr - Post 21-1 305 mill.kr - Post 60/70-17 100 mill.kr Inntekter: 104 mill.kr (pr 31.10.15) - Post 02-99 mill.kr (Herav 91 mill.kr ekstern finansiering) - Post 04-5 mill.kr Antall ansatte (pr 31.10.15) - ca 920 totalt - hvorav 220 E-helse Styrende dokumenter Tildelingsbrev - 15 virksomhetsområder inkl 39 langsiktige mål, 82 Spesielle oppdrag og 32 styringsparametere Strategisk plan - 4 mål med totalt 18 underliggende satsingsområder Oppgaver i systemet; ca 600 hovedoppgaver med 1800 underoppgaver 3
Organisasjonskart Helsedirektoratet - divisjoner og avdelinger, uten seksjoner 4
Bakgrunn for anskaffelsesprosjektet Ledelsen besluttet at det skulle igangsettes et prosjekt med mål å anskaffe et nytt og bedre verktøy for virksomhetsstyring. «Dagens virksomhetsstyringsprosesser i direktoratet kjennetegnes av mye manuelt arbeid og lite egnede IT verktøy. Det er behov for mer helhetlige og effektive styringsprosesser gjennom alle deler av direktoratet og en tydeligere sammenheng mellom ulike styringsmekanismer (strategi, planlegging og oppfølging).» Effektmål som prosjektet skulle bidra til: En tydeligere sammenheng mellom strategi, planer og oppgaver Mer enhetlig styringsinformasjon Forenkle og samkjøre prosesser knyttet til virksomhetsplanlegging, budsjettering og rapportering Høyere grad av automatisering i innhenting, sammenstilling og presentasjon av styringsinformasjon 5
Anskaffelsen Anskaffelsen ble organisert som et prosjekt i Helsedirektoratet med en ekstern prosjektleder Forberedelsene startet før/etter sommeren 2012 Markedsundersøkelse og bedriftsbesøk Prosjektgruppe på tvers i organisasjonen Anskaffelsen kunngjort i november 2012 Prekvalifisering 4 kvalifiserte tilbydere Utsendelse av konkurransedokumenter januar 2013 Presentasjon av tilbud med demo (3 case - virksomhetsplanlegging, budsjettering og rapportering) Forhandlinger Evalueringskriterier - 30 % funksjonalitet - 20 % brukervennlighet - 20 % leveransegjennomføring - 30 % livssykluskostnader Valg av leverandør av programvare og teknisk bistand i mai 2013 6
Erfaringer Bruk nødvendig tid til forberedelser Markedsundersøkelse Bedriftsbesøk nyttig som input i arbeidet Involver riktige ressurser på tvers i organisasjonen Case i konkurransegrunnlaget vil gi nyttig informasjon om forståelse av behovet og gjennomføringsevne Vurder evalueringskriteriene mot bedriftens behov/handlingsrom 7
Implementering Planlagt 2-delt implementeringsløp 1. VP og budsjett fra mai 2013 til sept/okt 2013 Ekstern prosjektleder implementering byttet ut med intern Ferdig med VP og budsjett tett på/forsinket planprosess 2014 Kjørte implementering direkte mot systemkonsulenter hos leverandør/underleverandør 2. Rapportering på oppgaver og økonomi fra nov 2013 til april/mai 2014 En første versjon ferdig i april 2014 Manglet komplett kobling mellom oppgaver og økonomi pr 1.tertial Helsedirektoratet sterkt medvirkende til utvikling av funksjonalitet knyttet til oppgaver i programvaren Oppgaverapportering til HOD i april og intern økonomirapportering i mai gjennomført Kompetanse og opplæring (målgruppe var definert) Virksomhetsplanlegging Budsjettering Rapportering 8
Erfaringer Alle prosesser gjennomført i henhold til årshjulet Mye støy, stress, kritikk og slitasje i organisasjonen ved forsinkelser og endringer tett på prosessene/bruk Startet nedenfra og opp, fikk inn oppgaveporteføljen. Hele organisasjonen benyttet systemet Interne ressurser tett på systemkonsulentene under implementasjon sikrer kompetanse i egen org Administrator(er)/superbrukere bør være med helt eller delvis under implementasjon I en stor organisasjon anbefales en trinnvis utrulling pilot, superbrukere, avdekker mangler i oppsett Stort behov for kursing og informasjon Ha nok ressurser til brukerstøtte avhengig av kompetanse i organisasjonen 9
Drift og forvaltning Drift Systemet driftes internt i Helsedirektoratet (IT avdeling) Testmiljø nødvendig, selv små endringer kan skape avvik Testmiljø skaper minimalt med støy ved oppgradering av versjoner Forvaltning Oppgradering av versjon har stor verdi - Feilretting - Tilgang på ny funksjonalitet Bygg et robust forvaltningsapparat i organisasjonen Ikke bli personavhengig i forhold til kunnskap om systemet Ressurser like viktig etter implementering som før/under anskaffelsen Kunnskap om dagens oppsett/konfigurasjon helt nødvendig ved endringer Bør ha en bestiller/mottaker funksjon i organisasjonen 10
Videreutvikling Prosjekt virksomhetsstyring forsinket Har endret planer og utviklingstempo for systemet Endring oppgavedesign høsten 2014 (endelig knytning mellom oppgaver og økonomi) Integrasjon mellom system og bundlet inn modul høsten/vinter 2014 Integrasjon DFØ - daglig oppdatert regnskap fra mai 2015 Lederside - Aggregert styringsinformasjon for ledere Oppgavestruktur utvidet med ekstern finansiering Nye rapporter og rapportendringer Resultatmål på oppgaver rapportering måloppnåelse og kunne knytte risikovurdering Ressursbruk en forsiktig start med planlagt ressursbruk i planprosess 2016 11
Erfaringer Innføring av et styringssystem fører til organisasjonsendring/utvikling - Lett å glemme Ikke bli personavhengig i forhold til systemet eller brukerstøtte Krevende selv med små endringer i et komplekst system Informasjon og kompetanse/kursing i organisasjonen sentralt for å lykkes med implementering og videreutvikling Gjøre endringer selv eller bestille av leverandør, en balansegang sett mot kompetanse/ressurser i egen organisasjon 12
Styringssystemet på intranett i dag PULS er Helsedirektoratet sitt virksomhetsstyringsverktøy, hvor oppgaver i virksomhetsplanen og budsjettet planlegges, følges opp og rapporteres. PULS står for: Planlegge, Utføre, Lede og Styre PULS skal bidra til at vi jobber effektivt: Informasjon skal registreres èn gang Èn versjon av sannheten Gjennomsiktighet på tvers av avdelinger og nivåer PULS skal bidra til læring og erfaringsdeling: Sammenlikning med andre Arena for informasjonsutveksling Synliggjøre beste praksis eksempler 13
Hva er planen videre Risikomodulen skal settes opp for å passe Helsedirektoratets policy og metode for risikostyring Gjennomgang og forbedring av konfigurasjon/oppsett av styringssystemet Ressursstyring videreutvikles Ledersiden videreutvikles Nye styringsindikatorer i systemet Porteføljestyring/prosjektstyring 14
Takk for oppmerksomheten! For eventuelle spørsmål bare ta kontakt. Raymond Auglend Raymond.Auglend@helsedir.no mobil: 995 64 880 27
Skjermbilder 16
Skjermbilde: Lederside 17
Skjermbilde: Lederside Bemanning detaljer 18
Skjermbilde: Økonomi (Divisjon) 19
Skjermbilde: Tildelingsbrev - virksomhetsområde 20
Skjermbilde: Oppgaver (avdeling) 21
Skjermbilde: Hovedoppgave (ansvarlig enhet) 22
Skjermbilde: Planner (Salderingsskjema) 23
Skjermbilde: Planner (divisjon/avdeling) 24