Samarbeid Kunde/Leverandør i et smidig prosjekt

Transkript

1 Samarbeid Kunde/Leverandør i et smidig prosjekt Et eksempel på hvordan kontraktsforhandlinger kan benyttes for å legge grunnlaget for samarbeid Skandalepressen Kontrakten ble signert torsdag, med en verdi på 350 millioner kroner. Totalt har Statens vegvesen satt av 500 millioner kroner til prosjektet inntil ferdigstillelse i 2014

2 La oss ta det langsomt Autosysprosjektet er IKKE et skandaleprosjekt Steria skal IKKE rydde Kontrakten Kontrakten er en PS2000 kontrakt Smidig bilagsett er ikke benyttet Utviklingsdelen av kontrakten består av en hovedleveranse og opsjoner. Samlet er varigheten på prosjektet fram til

3 Forløp Forarbeidet har fulgt Finansdepartementets retningslinjer for prosjekter med investering over 500 mill. KS1 KS2 Konkurransegrunnlaget ble sendt ut Det har vært gjennomført flere runder med forhandlinger. Beslutning ble tatt Kontrakt signert Forfining av kontrakt Lese i gjennom mottatt tilbud Diskutere innholdet Score etter forhåndsdefinert mal Sende tilbakemelding Sette opp agenda for forhandlingsmøtet Forhandlingsmøte Presentasjoner Spørsmål & diskusjoner Forbedringsmuligheter Motta revidert tilbud

4 Individuals & Interreactions over processes and tools Foreslår Leverandøren en balansert organisering og bemanning? Kan de forslåtte ressurser SCRUM? Er det mulig å skape en felles teamholdning? Er vi gode nok på metode? Vi må forstå Leverandøren Vi må stille med de riktige ressursene Eksempel fra Bilag B: Nesten alle de foreslåtte ressurser er nylig sertifisert som Scrummaster, og har ingen praktisk erfaring med metoden.

5 Individuals & Interreactions over processes and tools Foreslår Leverandøren en balansert organisering og bemanning? Kan de forslåtte ressurser SCRUM? Er det mulig å skape en felles teamholdning? Er vi gode nok på metode? Vi må forstå Leverandøren Vi må stille med de riktige ressursene Eksempel fra Bilag B: Gjennom tett daglig dialog sikres teamets forståelse av kundens behov og krav, og kunden får fortløpende innsikt i løsningen som utvikles Svv sine egne ressurser hadde lite opplæring i smidig metodikk, men noe erfaring med smidig i organisasjonen Vi må bruke mer krefter på å styrke prosjektmedlemmenes forutsetninger for å kunne samarbeide, enn på å konstruere rutiner. Working software over comprehensive documentation Har Leverandøren forstått kompleksiteten? Kan de lære oss noe om kompleksiteten? Hva forteller Usikkerhetsmatrisen oss om Leverandørens forståelse av oppgaven? Vi har målt Leverandørens forståelse gjennom en case oppgave Vi må forstå våre egne behov Vi må formidle vår forståelse av kompleksiteten Eksempel fra Bilag A: Ingen muligheter er identifisert i usikkerhetsmatrisen

6 Working software over comprehensive documentation Har Leverandøren forstått kompleksiteten? Kan de lære oss noe om kompleksiteten? Hva forteller Usikkerhetsmatrisen oss om Leverandørens forståelse av oppgaven? Vi har målt Leverandørens forståelse gjennom en case oppgave Vi må forstå våre egne behov Vi må formidle vår forståelse av kompleksiteten Tilbyderne aksepterer våre grenseverdier for A og B feil ved akseptanse. Working software over comprehensive documentation Har Leverandøren forstått kompleksiteten? Kan de lære oss noe om kompleksiteten? Hva forteller Usikkerhetsmatrisen oss om Leverandørens forståelse av oppgaven? Vi har målt Leverandørens forståelse gjennom en case oppgave Vi må forstå våre egne behov Vi må formidle vår forståelse av kompleksiteten De fleste tilbydere vurderer risikoen for at de har undervurdert kompleksiteten lavere enn det vi gjør Det er lagt ned mye arbeid i Svv sitt utkast til Bilag A, men er vi sikre på at det er godt nok til å regulere det totale omfang? Vi må bruke mer krefter på å skape en felles forståelse av svv sine behov, enn på å formulere detaljerte krav.

7 Customer Collaboration over contract negotiation Viser Leverandøren smidighet i forhandlinger eller står de på sitt allerede der? Presser Leverandøren i gjennom sitt eget metodeverk? Tegner risikomatrisen et bilde av prosjektets risiko eller Leverandørens risiko? Tar Leverandøren unødig mange forbehold i tilbudet? Vi må være sterke på metode Vi må ikke stille urimelige krav Eksempel fra Bilag C: Standard Scrum er ikke godt nok, vår metode er bedre. Customer Collaboration over contract negotiation Viser Leverandøren smidighet i forhandlinger eller står de på sitt allerede der? Presser Leverandøren i gjennom sitt eget metodeverk? Tegner risikomatrisen et bilde av prosjektets risiko eller Leverandørens risiko? Tar Leverandøren unødig mange forbehold i tilbudet? Vi må være sterke på metode Vi må ikke stille urimelige krav Eksempel fra usikkerhetsmatrisen: Kunden krever eller forventer vilkår som avviker vesentlig fra Leverandørens standard vilkår

8 Customer Collaboration over contract negotiation Viser Leverandøren smidighet i forhandlinger eller står de på sitt allerede der? Presser Leverandøren i gjennom sitt eget metodeverk? Tegner risikomatrisen et bilde av prosjektets risiko eller Leverandørens risiko? Tar Leverandøren unødig mange forbehold i tilbudet? Vi må være sterke på metode Vi må ikke stille urimelige krav Eksempel fra usikkerhetsmatrisen: Gjennomføringsmodellen involverer spesielle vilkår som løpende timer med pristak, risikopåslag,sanksjoner, målpris eller lignende Customer Collaboration over contract negotiation Viser Leverandøren smidighet i forhandlinger eller står de på sitt allerede der? Presser Leverandøren i gjennom sitt eget metodeverk? Tegner risikomatrisen et bilde av prosjektets risiko eller Leverandørens risiko? Tar Leverandøren unødig mange forbehold i tilbudet? Vi må være sterke på metode Vi må ikke stille urimelige krav Eksempel: En leverandør hadde mer enn 10 forbehold knyttet til standard tekst i PS2000. Hvordan skal vi sikre kvaliteten på våre vurderinger av metode og gjennomføring? Vi må bruke mer krefter på å lage en kontrakt som understøtter samarbeid enn på å lage en kontrakt som forsvarer partenes særinteresser.

9 Responding to change over following a plan Hvor tidlig låses krav? Trekker Leverandøren på kundens ressurser i tilstrekkelig grad? Er teststrategien spikret? Gir teststrategien føringer som vanskeliggjør endring? Vi må kontinuerlig gi tilbakemeldinger/bekreftelser. Vi må forstå at endring koster. Det er store forskjeller i hvordan tilbyderne håndterer forenklet endring. Responding to change over following a plan Hvor tidlig låses krav? Trekker Leverandøren på kundens ressurser i tilstrekkelig grad? Er teststrategien spikret? Gir teststrategien føringer som vanskeliggjør endring? Vi må kontinuerlig gi tilbakemeldinger/bekreftelser. Vi må forstå at endring koster. Eksempler på at krav låses tidlig, og kontraktsteksten vil derfor true dynamikken i smidig metodikk. Gartner Group advarer oss mot at Leverandører godtar en lav målpris, for å siden bruke endringer til å skape god fortjeneste Vi må bruke mer krefter på sette noen samarbeidsprinsipper som tåler endring, enn på å lage en fast modell for samarbeid.

10 That is, while there is value in the items on the right Leverandør: Kunde: Koordineringsgruppe Løsningansvarlig Produktteam Produkteier Scrumleder Sprintteam Fagansvarlig T/K Utviklere Løsningsteam Fag-/testspesialist Løsningsarkitekt Arkitekter Teamarkitekter Brukervennlighet Herdingsteam Test- og kvalitetsansvarlig Testteam Fagansvarlig Test Testleder IKT team Innføringsteam Opplærings- og innføringsansvarlig Opplæringsansvarlig Koordineringsgruppen Koordineringsgruppen har videre et særlig ansvar for å behandle og følge opp at: prosjektorganisasjonen er bemannet med nøkkelpersonell og øvrige kompetent personell i henhold til dette bilag, slik at arbeidet kan utføres i henhold til milepæler og fremdriftsplan i Bilag C resultatet av arbeidet som utføres bidrar til at milepælene i Bilag C nås påløpte kostnader er i henhold til vederlag som beskrevet i Bilag D beslutning om implementering av endringsordre blir tatt og at omtvistede endringsordre blir behandlet nødvendige beslutninger blir foretatt ved behov for avklaringer eller ved avdekkede problemer usikkerhetsvurderinger blir foretatt løpende slik at endringer i usikkerhetsbildet kan fanges opp og behandles partene utøver de rollene som de har på en hensiktsmessig måte (herunder Kundens Produkteierrolle og Leverandørens Scrumleder(-e)) Koordineringsgruppen skal således bidra til at Kontrakten etterleves av partene.

11 Produktteam Leverandør: Kunde: Kunde og Leverandør utreder og diskuterer innhold og prioriteringer i produktkøen. Løsningansvarlig Koordineringsgruppe Produktteam Produkteier Besluttende organ for produktkøen. Beslutninger bør være omforente, men ved uenighet har Kunden alltid styringsrett i dette teamet Scrumleder Utviklere Arkitekter Teamarkitekter Brukervennlighet Sprintteam Løsningsteam Herdingsteam Fagansvarlig T/K Fag-/testspesialist Løsningsarkitekt Test- og kvalitetsansvarlig Testteam Fagansvarlig Test Testleder IKT team Innføringsteam Opplærings- og innføringsansvarlig Opplæringsansvarlig Sprintteam Sprintteamet er tverrfaglig sammensatt: utvikling, arkitekturkompetanse, fag, testing og dokumentasjon. Det skal etableres 4 Sprintteam som skal arbeide parallelt. I konstruksjonsfasen(-e) vil det sitte en testspesialist i hvert Sprintteam. Testspesialisten vil være ansvarlig for å verifisere funksjonell og ikke-funksjonell kvalitet på komponentene som utvikles underveis, og som skal godkjennes i de enkelte Kontrollpunktene. I godkjennings- og avslutningsfasen(-e) vil det være flere testspesialister som sitter utenfor sprintteamene. Kundens opplæringsressurser vil kunne delta i test i sprinter for å fange opp funksjonell kompetanse. Scrumleder / Utvikler Team Arkitekt / Utvikler Utvikler / tester Utvikler / tester Kundens Fag- / testspesialist Utvikler / tester Utvikler / tester Utvikler / tester Sprintteam utvikling

12 Løsningsteam Leverandør: Kunde: Utarbeider løsningsbeskrivelser i løsningsbeskrivelsesfasene (LBF). Koordineringsgruppe Bidrar med underlag til Produkteiers arbeid med å ferdigstille og prioritere Produktelementene. Løsningansvarlig Scrumleder Produktteam Sprintteam Produkteier Fagansvarlig T/K Bistår Leverandøren med nødvendige avklaringer med hensyn til design og utforming av løsningen underveis i utviklingsløpet. Utviklere Arkitekter Teamarkitekter Brukervennlighet Løsningsteam Herdingsteam Fag-/testspesialist Løsningsarkitekt Test- og kvalitetsansvarlig Testteam Fagansvarlig Test Testleder IKT team Innføringsteam Opplærings- og innføringsansvarlig Opplæringsansvarlig Herdingsteam Leverandør: Kunde: Koordineringsgruppe Gjennomfører de Tester Leverandøren har ansvar for i samlet integrasjons- og systemtest. Løsningansvarlig Scrumleder Produktteam Sprintteam Produkteier Fagansvarlig T/K Utviklere Løsningsteam Fag-/testspesialist Løsningsarkitekt Arkitekter Teamarkitekter Brukervennlighet Herdingsteam Test- og kvalitetsansvarlig Testteam Fagansvarlig Test Testleder IKT team Innføringsteam Opplærings- og innføringsansvarlig Opplæringsansvarlig

13 Testteam Leverandør: Kunde: Gruppe for samkjøring av testaktiviteter på Kundens og Leverandørens side, for å sikre best mulig koordinering av innsats innen test og kvalitetssikring. Løsningansvarlig Scrumleder Utviklere Arkitekter Teamarkitekter Brukervennlighet Koordineringsgruppe Produktteam Sprintteam Løsningsteam Herdingsteam Produkteier Fagansvarlig T/K Fag-/testspesialist Løsningsarkitekt Test- og kvalitetsansvarlig Testteam Fagansvarlig Test Testleder IKT team Innføringsteam Opplærings- og innføringsansvarlig Opplæringsansvarlig IKT-team Leverandør: Kunde: Koordineringsgruppe IKT team er en ressursgruppe med kompetanseområdene arkitektur, plattform, infrastruktur, verktøy, grensesnitt, sameksistens, migrering, utviklings- og testmiljø. Løsningansvarlig Scrumleder Utviklere Produktteam Sprintteam Løsningsteam Produkteier Fagansvarlig T/K Fag-/testspesialist Løsningsarkitekt Arkitekter Teamarkitekter Brukervennlighet Herdingsteam Test- og kvalitetsansvarlig Testteam Fagansvarlig Test Testleder IKT team Innføringsteam Opplærings- og innføringsansvarlig Opplæringsansvarlig

14 we value the items in the left more Vi har sammen med Steria greid å skape en felles målsetting: Prosjektet skal lykkes!