TERTIALRAPPORT 1 2014 og Statusrapport mai 2014 DIGITAL FORNYING

TERTIALRAPPORT 1 2014 og Statusrapport mai 2014 DIGITAL FORNYING - for bedre pasientsikkerhet og kvalitet- Status per 22. mai 2014 Økonomisk status per 30. april 2014

1 Innledning Tertialrapporten for første tertial 2014 gir en oversikt over status og fremdrift for programmet per første tertial 2014. 2 Oppsummering første tertial har i første tertial hatt god fremdrift i programmene Klinisk dokumentasjon, Digital samhandling, Virksomhetsstyring og Infrastrukturmodernisering. Det er enkelte forsinkelser og risikopunkter i disse programmene, men hovedleveransene går etter plan. Radiologiprogrammet har vært gjennom en replanlegging, som følge av forsinkelser fra leverandør. Dette har resultert i en fem måneders utsettelse på pilot ved Sykehuset Innlandet, med planlagt oppstart ultimo oktober 2014. Laboratorieprogrammet har hatt høy risiko gjennom første tertial og ser nå en forverret situasjon, med utsettelse av leveranser for Sykehuset Østfold HF. På grunn av ønske om å sikre fremdrift i viktige prosjekter og usikkerhet i planer for konkrete prosjekter ble det vedtatt en planleggingsramme på 140 MNOK over budsjett, under forutsetning om budsjettbalanse ved årets slutt. Det er ved utgangen av første tertial en prognose over budsjett, både som følge av forsinkelser og økte kostnader i enkelte prosjekt, og høy fremdrift og ressurspådrag i andre. Det må iverksettes tiltak for å sikre budsjettbalanse i tråd med sak 04/14 fra februar. Dette vil medføre at leveranser planlagt i 2014 vil bli skjøvet til 2015. Det samlede ambisjonsnivået for s programmer er høyt, med stor aktivitet innen alle programområdene. Det er synliggjort i arbeidet med økonomisk langtidsplan 2015-2018 et økende gap mellom ambisjoner for programmet og muligheten til å gjennomføre programmet innen forventet tidsperiode og økonomiske rammer gitt av økonomisk langtidsplan 2014-2017. Særlig har det fremkommet at behovet for tidligere og mer omfattende investeringer i en felles moderne infrastruktur er nødvendig for å realisere s mål om økt kvalitet og pasientsikkerhet basert på felles IKT-løsninger. Det har også vist seg mer omfattende å etablere nødvendige organisatoriske og tekniske standarder enn opprinnelig forutsatt. Leveransene fra i 2014 er særlig knyttet til byggingen av nytt østfoldsykehus, etablering av felles journal til Oslo universitetssykehus HF og utskiftinger av radiologisystemer for å sikre klinisk forsvarlighet. Kravene til leveranse på tid har medført at programmet ikke har nådd målsetning om regionale standarder i de første versjonene av løsningene for regional EPJ, radiologi- og laboratorieprogrammet. Virksomhetsstyring er dog i rute med å etablere en fellestjeneste for innkjøp- og logistikkområdet. Fornyingsstyret vedtok med bakgrunn i dette en spissing av gjennomføringsstrategien for Digital fornying fra gradvis standardisering av løsninger til en tilnærming der standardisering skjer gjennom etablering av konsoliderte fellestjenester innen de u like områdene. Dette vil særlig endre planverket for Klinisk dokumentasjon og Infrastrukturmodernisering og i løpet av tredje kvartal 2014 vil det ha blitt utviklet et planverk for å etablere en konsolidert regional infrastruktur med en helhetlig klinisk regional løsning for alle helseforetakene. Det jobbes kontinuerlig med å forbedre gjennomføringen av. I første kvartal har det vært særlig oppmerksomhet rundt etablering av en forbedret risikostyring i programmet, samt tiltak på gevinstrealisering, leverandøroppfølging og arkitektur. Det jobbes også med å forbedre rapportering og oppfølging på økonomi.

3 Status på fremdrift i programmene pr mai 2014 Det er god fremdrift i programmene Klinisk dokumentasjon, Digital samhandling og Virksomhetsstyring. Radiologiprogrammet er i hovedsak ferdig med replanlegging, med en tentativ oppstart av pilot ultimo oktober. Revidert plan for Radiologiprogrammet med forslag til ny rekkefølge av helseforetakene vil bli lagt frem for fornyingsstyret 4. juni. Radiologiprogrammet har i statusrapporten forholdt seg til nytt planverk. Det er etter replanleggingen god fremdrift i programmet og det er konstruktivt samarbeid med leverandøren. Laboratorieprogrammet har en forverret situasjon siden forrige rapportering, med økt risiko for forsinkelser blant annet som følge av lavere leveransekvalitet enn forventet og et krevende samarbeid med leverandør i første tertial. Det jobbes tett med leverandøren på operasjonelt og ledelsesmessig nivå for å bedre kvaliteten i leveranser og samarbeid mellom partene. Særlige tiltak er under iverksettelse for å sikre leveransene til Sykehuset Østfold HF og Kalnes. Etter avslutning første tertial ble det gjennomført en grundig gjennomgang med alle programmene der det ble diskutert status, organisering, strategisk innretning og økonomi. Prognosene for programmene innenfor er nå tilnærmet lik planleggingsrammene og 140 MNOK over budsjett. I tråd med sak 04/14, blir det lagt frem forslag til tiltak for å oppnå budsjettbalanse i denne saken. Status for hvert program per 20. mai 2014 oppsummeres i tabellen under: Tabell 1 Status hvert program (hentet fra statusrapport 20.05.2014) 3.1 Klinisk dokumentasjon (RKD) Status fremdrift EPJ-prosjektet ved Oslo Universitetssykehus HF har god fremdrift. Programmet er i en fase med høy aktivitet frem mot oppstart 20. oktober. Det er enkelte mindre forsinkelser og identifiserte risikoområder, men prosjektet vurderer at oppstartsdatoen ikke er truet. Nytt fødejournalsystem, Partus, ble satt i produksjon primo april på Oslo universitetssykehus HF. Partus er da etablert som regionalt system for fødselsomsorgen. Videre pilotering av nyere versjoner av Partus er under planlegging, men må vurderes mot den økonomiske situasjonen i 2014. System for fosterdiagnostikk, Astraia, er planlagt satt i produksjon 15. juni ved Oslo Universitetssykehus HF og fremdriften for Astraia er i henhold til plan. Det har vært kvalitetsutfordringer i gjennomføringen av fødejournalprosjektet, som har medført kostnader over budsjett.

Testing av eresept på Akershus universitetssykehus HF er forsinket på grunn av feil i løsningen fra leverandør, men pilot ser så langt ut til å starte som planlagt. Anskaffelsen av Public key infrastructure (PKI), som er nødvendig for videre bredding av eresept-løsningen er utlyst. Anskaffelse av system for Medikamentell kreftbehandling har prekvalifisert fire leverandører. Disse har alle bekreftet at de har intensjon om å delta i konkurransen. Økonomi 2014: Se kapittel 6 Samlet økonomisk status Risiko EPJ-prosjektet ved Oslo Universitetssykehus HF har økt risiko i innen konvertering, ressurser, testdekning og ytelse. Det er også økt risiko på grunn av forsinkelser i enkelte mindre leveranser, deriblant hjerteultralyd. Det er redusert risiko knyttet til avhengighet til tredje part i forbindelse med konvertering pga. gjennomført akseptansetest. Viktigste risiko for Regional fødejournal er knyttet til kvalitet i leveransene fra CSAM, både i forbindelse med Astraia og Partus versjon 4.1. Konsekvensene er ytterligere forsinkelser i utrulling av versjon 4.1 og økte kostnader i prosjektet. Det er fortsatt risiko for utsettelse av oppstart pilot eresept på Akershus universitetssykehus HF på grunn av problemer med feil i løsningen. 3.2 Radiologi (RAD) Replanlegging av programmet er i ferd med å bli ferdigstilt, og ny plan med forslag til innføringsrekkefølge legges frem til fornyingsstyret i møtet 4. juni. Replanlegging av programmet har omfattet etablering av nytt helhetlig planverk, revisjon av kontrakt og analyse av økonomiske konsekvenser. Det planlegges med pilot ved Sykehuset Innlandet HF ultimo oktober og deretter videre bredding til Akershus universitetssykehus. Innføring ved Oslo universitetssykehus HF planlegges gjennomført samlet i 2015. Status fremdrift Programledelsen er styrket med en funksjonelt ansvarlig og en forvaltningsansvarlig. Leverandøren jobber med å få på plass en funksjonelt ansvarlig på programnivå for å speile Helse Sør-Østs organisering. Planlegging av ibruktakelsesprosjekt ved Akershus universitetssykehus HF har startet opp, og forprosjekt ved Oslo universitetssykehus er under planlegging. Prosjekt for etablering av kommunikasjonsløsning mellom helseforetak med separate radiologisystemer har lavere fremdrift en planlagt. Estimater på nødvendige integrasjoner er høyere enn budsjettert og prosjektet må vurdere behov og tilnærming nærmere. Programmet vil redusere omfanget i 2014, og er i dialog med leverandørene vedrørende en langsiktig løsning. Nye planer for kommunikasjonsprosjektet utarbeides med dette utgangspunktet. Økonomi 2014: Se kapittel 6 Samlet økonomisk status Risiko Det er en risiko for funksjonelle mangler i løsningen vanskeliggjør etableringen av en regional standardisert løsning. Tiltak er under gjennomføring. Den radiologiske praksisen varierer mellom ulike helseforetak. Gjennom Radiologiprogrammet vil praksis lokalt i en viss utstrekning måtte tilpasses en standardisert regional systemløsning fremfor at systemløsningen tilrettelegges, for å

støtte lokalt etablert praksis. Dette vil trolig skape konflikter, og vil være en gjennomgående risiko for gevinstrealiseringen i programmet. Identifisert risiko for mangelfulle nullinjemålinger på effektmålet "Redusert kostnad på forvaltning, drift og vedlikehold av radiologi applikasjonen. Tiltak iverksettes i samarbeid med Sykehuspartner og helseforetakene for å håndtere dette. Kvalitet Det planlegges/vil bli gjennomført å gjennomføre ekstern revisjon av leverandørens leveranseorganisasjon. Fagressurser fra Oslo universitetssykehus HF og Akershus universitetssykehus HF går inn i testaktiviteter ved Sykehuset Innlandet HF for å bidra og opparbeide kompetanse på konfigurert/utviklet løsning. 3.3 Laboratoriedata (LAB) Programmet har en situasjon som er forverret siste måned. Løsningen vil ikke bli satt i produksjon før sommeren som planlagt. Det er avdekket flere feil i akseptansetest enn ventet og gjennomføringen av testen har blitt utsatt til leverandøren har fått lukket hovedtyngden av feilene. Feilretting fra leverandørens side har ikke gått så fort som ønsket og det er en krevende dialog med leverandør i programmet. Det er tett dialog med leverandør på både operasjonelt og ledelsesnivå for å sikre felles forståelse og planverk mellom partene. Det er nå tett dialog mellom partene i flere akser for å løse de opp situasjonen. Det er opprettet en operativ styringsgruppe med fokus på fremdrift i leveransene til Sykehuset Østfold, et ledermøte med fokus på samarbeidet, en gruppe som jobber med kontrakt, og leverandøren har rekruttert flere ansatte som nå sitter samlokalisert med programmet i programlokalene i Østfold. Styringslinjene på Helse Sør-Østs side er forenklet ved at gjennomføringsansvaret for leveransen til Sykehuset Østfold er lagt til PNØ. Status fremdrift Oppstart av planleggingsfasen for tilpasning til nytt østfoldsykehus er planlagt 1. juni 2014, blir ca. to uker forsinket. Analysen er mer krevende enn antatt og kompleksiteten i nytt sykehus er større enn forventet. Dette medfører at enkelte avklaringer og deler av analysen må utsettes til planleggingsfasen. Dette forventes igjen å medføre forsinkelser ut over frysdato for nytt østfoldsykehus 1. oktober 2014, men forventes ikke å hindre åpning av sykehuset. Akseptansetest er planlagt gjenopptatt i begynnelsen av juni, men antallet feil i løsningen gir risiko for fortsatt utsettelse. Leverandør har meldt forsinkelser i leveranse av patologiløsningen. Det fører til at løsningen sannsynligvis ikke kan settes i drift før januar 2015 og gir økt risiko for at løsningen ikke kan settes i drift innen åpning av Kalnes. Det utredes muligheter for å kunne få løsningen på plass i tide, alternativt må eksisterende løsning videreføres. Leverandøren har så langt ikke hatt kapasitet til å starte prosjektet ved Oslo universitetssykehus HF, men benyttet alle sine ressurser inn mot leveransen til Sykehuset Østfold HF. Det må vurderes om gjennomføringsfase Oslo universitetssykehus HF og tilhørende utvikling av den regionale løsningen bør utsettes i påvente av at de utfordringene med leveransen til Sykehuset Østfold HF løses opp. Programmet har frikjøpt ressurser fra Oslo universitetssykehus HF i henhold til avrop mot leverandør, men får ikke utnyttet frikjøpte ressurser optimalt. Alternativer er til vurdering. Økonomi 2014: Se kapittel 6 Samlet økonomisk status

Risiko Risikoen i programmet har økt siden sist og den største risikoen er at leverandøren ikke klarer å levere i henhold til kontrakt, samt å få rettet opp det store antall avvik som er registeret i løsningen og integrasjonene. Det er risiko for at Sykehuspartner ikke er klar til å overta det nødvendige drift- og forvaltningsansvaret grunnet manglende ressurser. Gjeldende fremdriftsplan for Sykehuset Østfold HF påvirkes av mange parallelle aktiviteter i Østfold, og risikoen for at rekkefølgeproblematikk kan medføre ytterliggere forsinkelser er høy. 3.4 Digital samhandling (DIG) Programmet leverer i henhold til plan med unntak av prosjekt Interaktiv henvisning og rekvisisjon (IHR). Utbredelsen av pleie- og omsorgsmeldinger (PLO-meldinger) ligger foran planen. Det gjenstår tre kommuner i Telemark, fem i Oppland. Antatt ferdig i løpet av mai 2014. Vestre Viken HF kommer ikke i mål med PLO før Bærum kommune har anskaffet nytt EPJ-system i 2015 Etablering av forvaltning for de nye tjenestene knyttet til IHR og PLO-meldinger i Sykehuspartner går langsomt fremover. Dette medfører økte kostnader for programmet i 2014. Det vil bli iverksatt tiltak for å få avklart dette.. IHR-prosjektet er forsinket og videreføres ut andre halvår 2014, for å sluttføre funksjonelle leveranser i parallell med oppbygging av drift- og forvaltningsorganisasjonen, og løsningen må stabiliseres før full bredding kan iverksettes. Forprosjekt for publikumsportaler og kjernejournal er startet opp. Prosjektmandat forventes godkjent i juni og koordinering med relaterte prosjekter i Helsedirektorat er igangsatt. Prosjekt for HF til HF-kommunikasjon har noe forsinket fremdrift på grunn av kapasitetsproblemer hos leverandøren. Test og pilotering av epikrise gjennomføres i 2014. Økonomi 2014: Se kapittel 6 Samlet økonomisk status Risiko Programmets høyeste risiko er problemene med å overføre leveransene til drift og forvaltning, noe som medfører økte kostnader for programmet. Det er også en økende risiko for forsinkelse i bredding og stabilisering av IHR-løsningen. 3.5 Infrastrukturmodernisering (IMP) Programmet har god fremdrift med planlagte aktiviteter ved Sykehuset Innlandet, etablering av kjernenett og etablering av nytt datasenter. Sykehuset Innlandet HF er nå i pilotfase. Det er vedtatt i fornyingsstyret at mandatet til Infrastrukturmodernisering skal spisses til å realisere ny modernisert infrastruktur. Aktiviteter knyttet til forbedring og forvaltning av eksisterende plattform skal overføres Sykehuspartner. Det arbeides med det nye mandatet. Igangsatte prosjekter for 2014 berøres ikke av denne endringen. Det er dialog mellom Oslo universitetssykehus HF og Sykehuspartner angående behov for nødvendige klientoppdateringer i påvente av ny IKT-infrastruktur. Planer koordineres mot Infrastrukturmoderniseringsprogrammet for å sikre mest mulig kostnadseffektiv gjennomføring. Status fremdrift.

Prosjekt Sikker Print har oppdatert gjennomføringsplanen. Aktiviteter må sekvenseres, og dermed skyver aktivitetene sluttdato til mars 2016. Omlegging Sykehuset Innlandet HF jobber i henhold til nye planer etter tilpasning til budsjettet i 2014. Nytt datasenter (SDS3) varsler mulig forsinkelser fordi ressurser blir dratt inn i høyere prioriterte oppgaver. Prosjektet jobber tett med Oslo universitetssykehus HF DIPS for å sikre leveransene. Økonomi 2014: Se kapittel 6 Samlet økonomisk status Risiko Forsinkelser i omlegging ved Sykehuset Innlandet HF vil kunne gi økte vedlikeholdskostnader på Windows XP/Vista på grunn av økt kostnad til Microsoft. 3.6 Virksomhetsstyring (VIS) Programmets leveranser er i henhold til plan. Release 1 har avsluttet akseptansetest i henhold til revidert plan, og Release 2 har avsluttet byggefasen i henhold til plan. Forberedelse til innføring ved Akershus universitetssykehus HF går i henhold til plan. Økonomi 2014: Se kapittel 6 Samlet økonomisk status Risiko Prosjektets risiko er nå manglende kapasitet på økonomiressurser ved Akershus universitetssykehus HF. Det påvirker muligheten til å overholde frister på leveranser i mottaksprosjektet, men prosjektet jobber tett med Akershus universitetssykehus HF for å avhjelpe situasjonen. Det er fortsatt risiko knyttet til etablering av drift og forvaltning. En kortsiktig løsning er på plass, samtidig som det jobbes med å finne permanente løsninger på ressurssituasjonen. Det er ikke identifisert vesentlige risikomomenter for innføringen ved Sykehuset Østfold HF. 4 Status PNØ, IKT utvidet omfang IKT-leveransene til nytt østfoldsykehus styres av Prosjekt nytt østfoldsykehus (PNØ), med egen styringslinje utenfor og fornyingsstyret. Deler av disse leveransene er finansiert innenfor s portefølje. Prosjektet SP SØK IKT får en direkte tildeling (345 MNOK), samt at PNØ styrer kurveprosjektet som ligger innenfor budsjettet til program for Klinisk dokumentasjon. har ingen formell oppfølging overfor disse tildelingene. Denne rapporteringen er en oppsummering av PNØs månedsrapport til eget prosjektstyre. I Prosjekt nytt østfoldsykehus (PNØ) rapporteres det forsinkelser blant annet på viktige leveranser som kurve og laboratoriesystem, samt vedvarende tekniske problemer på klientomlegging og en økende risiko som krever tett oppfølging. Det er iverksatt styringsmessige tiltak for å sikre omforent forståelse av omfang og fremdrift, samt sikre raske og effektive beslutningsprosesser. Prosjekt nytt østfoldsykehus har meldt til sitt prosjektstyre at deres prognoser peker på et vesentlig overforbruk innen for 2014. Det vurderes hvilke tiltak som må iverksettes for å håndtere dette. Leveranser fra Sykehuspartner har hatt god fremdrift og har oppnådd flere viktige milepæler i perioden. Det har fremdeles vært stort fokus på utfordringer med "HSØ standardplattform" og

PNØ Driftsteam har blitt styrket for å utbedre driftssituasjonen i Sykehuset Østfold HF. Tjenestemigrering har migrert ytterligere tre tjenester og er nå i gang med forberedelser for kjernetjenestene RIS, PACS og DIPS. TID (Test-Innføring-Drift) har ferdigstilt installasjon av RPSM (Ressurs- og prosesstyringssystem med meldingstjener) 1B i referansemiljø. Datasenter er i ferd med å avslutte FAT-testing og forbereder nå flytting til og installasjon i SHKR1/2 (Datarom på Kalnes). Det er knyttet flere risikoforhold til nytt arbeidsomfang IKT. De største risikoforhold ved periodeslutt er tilsvarende som rapportert i forrige periode: Forsinkelser i testgjennomføring for Laboratoriedata-prosjektet: Det foreligger ikke tilstrekkelige planer for uttesting av Laboratoriedata for produksjonssetting i eksisterende sykehus i mai 2014. Prosjektet er under replanlegging og det legges opp til ibruktakelse primo oktober 2014. Opphopning av leveranser i Q3/4 2014 kan gi for kort tid til test, tilpasning og mottak: Det er berammet felles gjennomgang mellom Sykehuset Østfold HF og PNØ for å drøfte mulige tiltak for å redusere risiko knyttet til forventet opphopning. For Gjennomgående kurve har leverandør meldt om ytterligere forsinkelse. Forsinkelsen medfører at planlagt produksjonsstart av MetaVision 6.0 på Sykehuset Østfold 11. juni ikke kan opprettholdes. Det utarbeides nå en ny plan med produksjonsstart september. Idriftsettelse AIO (Medisinsk kurveløsning for Anestesi, Intensiv og Overvåkning) ved Moss ble besluttet utsatt av Sykehuset Østfold HF grunnet interne forhold. MTU (medisinteknisk utstyr): Delprosjektleder for MTU er engasjert og nytt prosjekt for MTU området er vedtatt i IKT-forum. Konkrete prosjektaktiviteter vil bli igangsatt neste periode. Det er iverksatt styringsmessige tiltak for å sikre riktig prioritering og mer effektive beslutningsprosesser mellom Sykehuset Østfold HF og Prosjekt nytt østfoldsykehus, effektivt fra ultimo mai. Rapporteringen er basert på prosjektets statusrapport fra Prosjekt nytt østfoldsykehus per 27. april 2014, og prosjektets økonomirapportering per april 2014, samt vurderinger fra fornyingsstyrets programkontor. 5 Samlet risikovurdering Det vurderes at per 20. mai 2014 fortsatt har en høy risikoprofil. Den høyeste risikoen er nå risikoen i program for Laboratoriedata. Risikoen i dette programmet, problemer med leveranser fra leverandør, samt øvrige utfordringer ved IKT i Prosjekt nytt østfoldsykehus har ført til at det er mange aktiviteter som må inn parallelt rett før frysperioden i oktober 2014. Dette øker kompleksiteten og risikoen ved Prosjekt nytt østfoldsykehus. Ønsket standardiseringsnivå for 2014 blir ikke nådd. Dette skyldes hovedsakelig at arbeidet med etablering av regionale standarder innenfor programmene utfordres av stramt tidspress. Stramme tidsfrister for blant annet DIPS ved Oslo universitetssykehus HF, laboratoriedatasystem i Sykehuset Østfold HF og leveransene fra program for Radiologi medfører behov for å avvike fra regional standardisering. Det er under utarbeidelse ny gjennomføringsstrategi, for å sikre endelig måloppnåelse. Det er iverksatt et arbeid mellom Sykehuspartner og som vil konkretisere og implementere risikoreduserende tiltak for overlevering fra programmene til drift og forvaltning.

I løpet av første halvår 2014 vil tilnærming til risikostyring og -rapportering forbedres. Dette er ytterligere beskrevet i kapittel 7.1 Risikostyring. Figur 1 Risikovurdering per 20. mars 2014. 1. Forsinkelser i LAB-leveransene kan føre til løsningen ikke kan produksjonssettes i eksisterende sykehusstruktur i Sykehuset Østfold HF innen frysperioden for nytt Østfoldsykehus 1. oktober 2014. 3. Ønsket standardiseringsgrad oppnås ikke ved helseforetakene. 5. Forvaltning er ikke tilfredsstillende etablert ved program-/prosjektslutt. 6. Avhengigheter mellom alle programmene er ikke godt nok kjent, og kan føre til at programmer/prosjekter vil skape problemer for hverandre ved produksjonssetting. 7. Prosjekt nytt østfoldsykehus - Samtidig innføring av mange IKT løsninger, samt og problemer ved flere av leveransene (LAB, kurve og integrasjon) gir høy risiko for forsinkelser ved oppstart før frysperioden. 8. Stram likviditet i programmene kan gi ineffektiv programgjennomføring. 13. gir lavere gevinstoppnåelse enn forventet. Se vedlegg Risikoregister for beskrivelse av risiko og tiltak. 6 Samlet økonomisk status 6.1 Påløpte kostnader per 30. april 2014 har følgende budsjettramme for 2014:

Budsjett 2014 (i MNOK) Investering Drift SUM Budsjettramme 1527,0 148,0 1675,0 RNB midler fra 2013 17,8 17,8 Ramme 1527,0 165,8 1692,8 Per 30. april 2014 var det påløpt 608 MNOK i investeringer og 49 MNOK i driftsmidler. De påløpte kostnadene fordeler seg som følgende: Satsningsområde Påløpte kostnader per program Investering Drift TOTALT Klinisk dokumentasjon 123 22 145 Radiologi 18 3 21 Laboratoriedata 23 11 34 Digital samhandling 6 4 10 Virksomhetsstyring 67 1 68 Infrastrukturmodernisering 108 12 120 Driftsinvesteringer 74 0 74 Øvrige 8-4 4 Totalt (eks. PNØ) 427 49 476 PNØ U5B 181 0 181 Totalt (inkl. PNØ) 608 49 657 Prognosen for er totalt 150 MNOK over budsjett før reprioriteringer. Det blir beskrevet nedenfor hvilke tiltak og nedjusteringer av prognose som nå må iverksettes for å oppnå budsjettbalanse. 6.2 Revidert budsjett for 2014 per program Det ble vedtatt i sak 43/13 å ha en planleggingsramme på 138 MNOK over budsjett for å ta høyde for usikkerhet i planleggingen ved inngangen til 2014. Forutsetningen for overbookingen budsjettbalanse ved utgangen av året er uttrykt gjennom tiltak i sak 04/14. Det har i løpet av våren vært nødt til å konkretisere tiltak for å komme i budsjettbalanse. Alle programmene har kommet med innspill til tiltakslisten, i tillegg til at det er gjort noen overordnede vurderinger for å oppnå balanse for porteføljen som helhet. For å oppnå budsjettbalanse må følgende tiltak iverksettes på 150 MNOK:

Identifiserte prosjekter som justerer sin totalprognose Program Prosjekt/er Invest Drift Konsekvens RKD DIPS STHF fase 2 5,0 Underforbruk RKD Regionalt styrte 11,9 Underforbruk prosjekter RKD E-resept og PKI 2,0 1,0 Reforhandle avtale med DIPS Øvrig Driftsinvesteringer 12,6 Overskridelse Driftsinvesteringer bestilt på 2013 budsjett - trekkes fra i 2014 Øvrig Øvrige prosjekter -1,5 4,7 Justering av prognose Anbefalte tiltak for budsjettbalanse Program Prosjekt/er Invest Drift Konsekvens RKD E-resept og PKI Anbefalt tiltak 22 MNOK opprinnelig, hvor E-resept og PKIprosjektet legges midlertidig ned etter pilotering på AHUS. Bredding og ferdigstilling av forsinket pilot på AHUS bør prioriteres i år, og nye tiltak er presentert under. RKD E-resept og PKI 4,0 Oppstart innføring Vestre Viken 2015 RKD E-resept og PKI 9,0 1,0 Oppstart PKI på Sykehuset Østfold 2015 RKD Medikamentell kreftbehandling 8,0 Anbefalt tiltak opprinnelig 19 MNOK. Utsetter finansiell forpliktelse på 8 MNOK til 2015. Tiltaket er innarbeidet i programmets prognose allerede. For å ikke skape ytterligere forsinkelser må programmet beholde 2 MNOK i år, og det kuttes derfor mindre enn opprinnelig tiltak. RKD Regional fødejournal 0,0 2,0 Plassere ansvar hos Sykehuspartner forvaltning RKD Regional fødejournal 0,0 1,0 Plassere ansvar hos Sykehuspartner forvaltning RAD AHUS 19,0 Forskyvning av 6 MNOK har ikke konsekvens for fremdrift for AHUS. Ytterligere kutt av 13 MNOK vil føre til 8 måneders forsinkelse på innføring Akershus Universitetssykehus på tross av vesentlige konsekvenser RAD RIS/PACS Sørlandet 8,0 Ikke budsjettert midler til RIS/PACS Sørlandet i 2014 i programmet - ny planlagt oppstart 2015-2016. Tiltak som erstatter dette er å forskyve innføring Vestre Viken med 5 MNOK (ikke konsekvens for fremdrift) samt kommunikasjonsløsningen 3 MNOK (+2 MNOK nevnt under) RAD Kommunikasjonsløsning 2,0 Kommunikasjonsløsning forskyves DIG Portal/Kjernejournal 2,0 Forskyves til 2015-16-17 DIG HF-HF 5,0 Forskyver lisenser import epikrise DIG IHR (garantiutbetaling) 2,5 Bundet utbetaling forskyves 2015 DIG HF-HF 1,5 Forskyve lisenser eksport henvisning DIG Portal/Kjernejournal 1,0 Forskyves til 2015-16-17 IMP 1,0 2,0 Generelt kutt LAB Flere prosjekter Prosjekt Nytt Østfoldsykehus overtar leveransen knyttet til LAB Kalnes/Sykehuset Østfold i 2014. OUS forskyves til 12,0 2015 VIS 8,0 Generelt kutt Øvrig Driftsinvesteringer 25 Generelt kutt SUM 138,0 11,7

Før gjennomføring av tiltak om utsettelse av innføring av Radiologi ved Akershus universitetssykehus HF, anbefales det å gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyser opp mot konsekvenser for pasientbehandlingen. Det er vurdert tiltak utover det som er beskrevet i tabellen over, men det vil medføre stopp eller vesentlige forsinkelser ved regional EPJ Oslo universitetssykehus HF, radiologi på Sykehuset Innlandet HF og leveranser ved Sykehuset Østfold HF. Dette er derfor ikke videre utredet. Budsjett per satsningsområde blir som følger i 2014: Satsningsområde Budsjett 2014 Investering Drift TOTALT Klinisk dokumentasjon 334,6 59,0 393,6 Radiologi 65,2 8,0 73,2 Laboratoriedata 52,0 21,0 73,0 Digital samhandling 20,0 11,0 31,0 Virksomhetsstyring 185,0 10,0 195,0 Infrastrukturmodernisering 302,0 39,0 341,0 Driftsinvesteringer 202,4 0,0 202,4 PNØ U5B 345,0 0,0 345,0 Sak-arkiv 5,0 0,3 5,3 ADM HR (Bedre ressursstyring) 6,5 0,0 6,5 Øvrige 17,3 9,5 26,8 Budsjett 1535,0 157,8 1692,8 Budsjettramme fra Helse Sør-Øst 1527,0 165,8 1692,8 Det er fordelt 8 MNOK mer i investeringsmidler og 8 MNOK mindre i driftsmidler. Hvert program bør utover høsten kontinuerlig vurdere klassifiseringen mellom hva som skal kostnadsføres og hva som skal balanseføres og synliggjøre dette i sine prognoser. Det er i tillegg satt av 17,3 MNOK på investeringer under øvrige. På grunn av usikkerhet og risiko i leveranser både på infrastruktur, overlevering til drift i Sykehuspartner og Laboratoriedataprogrammet er det nødvendig å ha satt av noe ekstra midler til å håndtere dette. Det vil ikke sendes ut noe eget budsjettbrev pr satsningsområde i tillegg. Dette er det endelige budsjettet hvert satsningsområde nå har å forholde seg til i 2014. 7 Tiltak, satsninger og forbedringer Det jobbes i med kontinuerlig forbedring av programmets gjennomføring, samt tiltak knyttet til programmets risiko. For første halvår i 2014 har fornyingsstyrets programkontor særlig oppmerksomhet på følgende områder for forbedring. 7.1 Risikostyring Fornyingsstyrets programkontor har satt risikostyring i som det viktigste området for forbedring for 2014, og har initiert forbedring av risikoprosessen i. Veileder i risikostyring og felles maler for risikoplan og risikomatrise er nå klar for utrulling i programmer og prosjekter. Fokus vil bli på risikoene på hovedparametere kostnad, tid, kvalitet

og gevinstoppnåelse. Sykehuspartner har ansatt egen risikoansvarlig som vil følge opp risikostyringen i. Arbeidet med forbedret risikostyring begynner i mai 2014. 7.2 Økonomistyring er i ferd med å forbedre økonomioppfølgingen. Til nå har økonomisk hovedrapportering forholdt seg til årlig budsjett. Fremover blir rapporteringen utvidet med oppfølging på kostnadene i det enkelte prosjekt, og programmet som helhet, uavhengig av årlig periodisering. Programmenes budsjett vil knyttes opp mot kostnadsestimater for total gjennomføring og deretter periodiseres i forhold til forventet fremdriftsplan. Innen 1. juli: Hvert program skal fordele det reprioriterte budsjettet for 2014 ned på prosjektnivå, og periodisere det gitte budsjettet for juli-desember etter forventet forbruk per måned per prosjekt. Det vil fra og med regnskapsførte tall pr 31. juli 2014 rapporteres på avvik mellom periodisert budsjett og faktiske kostnader per program resten av året. Innen 1. september: Hvert program skal være ferdige med å estimere hvor mye programmets leveranser vil koste totalt sett i henhold til ny gjennomføringsstrategi, og tilpasse leveransene til programmets tentative planleggingsrammer i årene fremover (egen oversikt sendes fra fornyingsstyrets programkontor). Den viktigste tilpasningen er 2015, som vil bli programmets budsjettinnspill. Basert på dette vil programmet videre rapportere på både årsbudsjett og programmets økonomiske langtidsplan. Innen 31.desember: Prosjektlederne skal estimere grad av gjennomføring og antatt gjenstående arbeid til fullføring av prosjekt og/eller fase. Dette skal danne grunnlag for å kunne forbedre prognostisering av total kostnad, samt vurdere levert omfang opp mot forbrukt kostnad. 7.3 Endret gjennomføringsstrategi Utfordringsbildet Som beskrevet tidligere er det tydeliggjort et økende gap mellom forventninger og ambisjoner til og de økonomiske rammer som kan legges til grunn på bakgrunn av arbeidet med økonomisk langtidsplan. For å lukke dette gapet og samtidig ivareta sikre gevinster innen kvalitet og økt pasientsikkerhet fra standardisering har det gjennom første tertial vært arbeidet med en gjennomføringsstrategi som gir ytterligere prioritering av standardisering og tidligere konsolidering av fellestjenester enn i programmenes opprinnelige planverk. Dette gjelder alle programmene innen, men standardisering innen Infrastrukturmodernisering og Klinisk dokumentasjon er de mest kritiske områdene i den kommende fasen. For Infrastrukturmodernisering har fornyingsstyret vært løpende orientert ved egne saker, senest i sakene 02/14 Strategi for infrastrukturmodernisering 5. februar 2014 og sak 16/14 Prioriteringer for økonomisk langtidsplan og gjennomføringsplan 2015-2018 2. april 2014. Helse Sør-Øst har et stort behov for å gjøre vesentlige oppgraderinger av infrastrukturplattformen i regionen. Innen Klinisk dokumentasjon er arbeidet med å standardisere DIPS, som regionalt PAS/EPJsystem i prosjektet Regional EPJ ved Oslo universitetssykehus HF, støttet av et prosjekt for utvikling av regionale standarder. I tillegg til etablering av en regional standardisert DIPS-løsning har prosjektet aktivitet for etablering av regional løsning for gjennomgående kurve, regional fødejournal, anskaffelse av nytt system for medikamentell kreftbehandling og flere mindre spesialistmoduler. Felles for alle disse systemene er at de har integrasjoner mot DIPS. Således er standardiseringen av DIPS er langt på vei en forutsetning for standardiseringen av de spesialiserte systemene. Etablering av nye systemer og ny funksjonalitet utenfor DIPS før denne

er standardisert legger begrensninger på kapasiteten i gjennomføringen av det regionale standardiseringsarbeidet. I tillegg vil installasjon av ny funksjonalitet på lokale systemer hos helseforetakene, med tilhørende behov for lokale tilpasninger, bidra til å øke den totale kompleksiteten i IKT-tjenestene. Dette vil utfordre drifts- og forvaltningssituasjonen og vil kunne gjøre senere migrering til standardiserte løsninger mer krevende. Tilsvarende problemstillinger finnes også i de fleste andre programmene. Behov for tydelige prioriteringer for perioden 2015-2018 Fornyingsstyrets overordnede prioriteringer for 2014 hadde i stor grad fokus på å få ferdigstilt prosjekter som har en driftskritisk eller tidskritisk faktor, deriblant leveranser til nytt østfoldsykehus og regional EPJ ved Oslo universitetssykehus HF. Situasjonen hvor standardiseringsarbeidet blir nedprioritert i forhold til øvrige leveransekrav, har blant annet vært fremhevet i risikorapporteringen i fornyingsstyret og i tertialrapporteringen til styret i Ved utløpet av 2014 vil det stort sett bare være leveranser innen radiologi- og laboratorieområdet hvor tidskritikaliteten fremdeles vurderes som avgjørende. Gjennom prosessen med økonomisk langtidsplan 2015-2018, med en påfølgende revisjon av gjennomføringsplanen for, må det ivaretas at målbilde og ambisjoner for programmet er avstemt med behov, prioriteringer og økonomiske rammebetingelser for perioden. Det anbefales at realisering av målbildet, standardiserte løsninger basert på standardiserte arbeidsprosesser, vektlegges ytterligere i prioriteringskriterier og mandater til programmene. Dette vil gi sterkere krav til standardisering, av både systemoppsett og arbeidsprosesser, på bekostning av etablering av mer spesialisert funksjonalitet og digitalisering av mindre funksjonelle områder. Målsetningen for planperioden bør være å etablere en regional infrastruktur med en helhetlig klinisk regional løsning for alle helseforetakene. En slik konsolidering og regionalisering vil være krevende, både teknisk og organisatorisk, men vil være nødvendig for å realisere regionalt målbilde om forbedring av kvalitet og pasientsikkerhet. I tillegg vil arbeidet raskere understøtte nasjonale strategier, som "én innbygger, én journal", og potensielt forenkle tilgang til pasientinformasjon på tvers av helseforetakene om lovverket innen dette området endres som tidligere antydet. Ny gjennomføringsstrategi vil kunne medføre lavere fremdrift enn planlagt i enkelte av programmene. Det er lagt opp følgende videre prosess med økonomisk langtidsplan og ny gjennomføringsstrategi:

7.4 Kvalitetssikring For å sikre gjennomføringen av iverksettes det nå flere tiltak som skal bedre kvalitetssikringen i programmene og prosjektene. Følgende kvalitetssikringsaktiviteter er iverksatt av Fornyingsstyrets programkontor Ekstern kvalitetssikring av statusrapport pr første tertial 2014 o Det vil være ekstern kvalitetssikring av programmet som helhet hvert tertial Ekstern kvalitetssikring av DIPS, Oslo universitetssykehus HF Ekstern kvalitetssikring av Radiologiprogrammet Basert på de erfaringer som er gjort hittil har fornyingsstyret programkontor og Sykehuspartner utarbeidet sjekklister og malverk for intern kvalitetssikring av prosjekter og programmer. Intern kvalitetssikring starter opp i 2. kvartal 2014. Som en ytterligere del av kvalitetssikringsarbeidet vil fornyingsstyrets programkontor lage et register hvor funn i revisjonsrapporter registreres og følge opp at funnene stenges på riktig måte. Rapportering fra kvalitetsregistret vil bli et eget punkt i statusrapporteringen til fornyingsstyret fra og med september-rapporteringen. 7.5 Gevinstrealisering og standardisering Tilnærming til gevinstrealisering i utvikles i takt med at leveransene blir klare for levering til helseforetakene. Gevinstrealiseringsmodellen baserer seg på PPM-metodikken, men det har vist seg nødvendig med enkelte justeringer. Dette skjer gjennom føringer fra fornyingsstyret (se nedenfor) og gjennom å følge pilotprosjekt for gevinstrealisering: Laboratoriedataprogrammets implementering på Sykehuset Østfold HF. Progresjon og tiltak for å forbedre gevinstrealiseringen i fremgår av listen under. Programmenes effektmål er ferdigstilt og blir tatt opp til godkjennelse i fornyingsstyret i juni (enkelte justeringer kan stadig skje på effektmålene til Program for Infrastrukturmodernisering).

Strukturen for roller og ansvar knyttet til gevinstrealisering har blitt konkretisert og ble tatt opp i ledergruppen til avdeling for Teknologi og ehelse 29. april og tas opp i fornyingsstyret i juni. Strukturen for statusmøter med programmenes gevinstrealiseringsansvarlige i arbeidsstrømmen er endret til fellesmøter, for å fremme læring på tvers av programmene og samordne måten gevinstrealiserings skjer i programmene. Arbeid med å lage konkrete planer for gevinstrealiseringen for alle prosjektene i programmene er påbegynt. 7.6 Leverandøroppfølging er avhengig av et tett og godt samarbeid med de enkelte programmenes leverandører, og deres leveranser, levert i tide, med rett kvalitet og omfang er en forutsetning for å lykkes med. Leverandørsituasjonen i laboratorieprogrammet og radiologiprogrammet rad har vært krevende og krever mye innsats fra både programmene og ledelsen i Fornyingsstyrets programkontor. Erfaringen så langt har vist at det har vært gitt for mye ansvar til leverandøren uten at det har vært tett nok oppfølging til å verifisere at de er: riktig organisert i forhold til oppgavene, i stand til å levere lovet funksjonalitet i henhold til kontrakt, med forpliktende datoer, til avtalt pris Helse Sør-Øst har av den grunn etablert et rammeverk for hvordan leverandørhåndteringen skal gjennomføres. Hensikten er å sikre at våre interesser, både i forhold til leveransene i Digital fornying og videre forvaltning og videreutvikling blir ivaretatt. Helse Sør-Øst er en meget stor kunde for enkelte av våre viktigste leverandører og det krever at det etableres gode samarbeidsprosedyrer og tydelig kontraktsstyring. Basert på læringen gjøres det kontinuerlig vurdering av leverandørenes egnethet og leveranseevne. Basert på markedet- og leverandørenes modenhet vurderes det i enkelte anskaffelser slik at Helse Sør-Øst i større grad enn tidligere påtar seg ansvar for innføringsprosjektene, og dermed at leverandørene blir mer rendyrkede programvareleverandører og bistår med ekspertkompetanse på egne produkter. 7.7 Arkitektur Arkitekturfunksjonen i fornyingsstyrets programkontor skal påse at den regionale arkitekturpraksisen utvikles etter behov og skal anvendes i programmene av programarkitekter med flere. Formålet med denne tilnærmingen, er å bidra til bedre helhetlig underlag for beslutningsstøtte, planlegging, leveransekvalitet og samtidig bidra til reduksjon av risiko. Tiltak: Prosessen med å utvikle den regionale arkitekturpraksisen i Digital fornyning er etablert og gjennomføres iht. en definert leveranseplan. Alle programarkitekter jobber med programledelsen med å beskrive programmenes målarkitektur og leveranseavhengigheter på et standardisert format. Alle programarkitekter vil støtte sine programmer med å beskrive sammenhengen mellom programmets effektmål, målarkitektur og resultatmål på et sporbart og standardisert format.

Alle programarkitekter får støtte fra til å tilpasse sitt programs målarkitektur slik at den er til enhver tid er omforent med strategien for s gjennomføringsstrategi. Det er beskrevet en kvalitetsprosess for arkitekturleveranser. Det er etablert en avviksprosess for arkitekturområdet. 8 Oversikt over programmenes leveranser i 2014 Ferdigstillelse av leveranser fra Klinisk dokumentasjon i 2014 Regional EPJ innført i barne- og ungdomspsykiatrien i Sørlandet Sykehus i januar. Regional anestesi og intensivkurve innført på Sykehuset Østfold i mars. Regional fødejournal innført på OUS i mars. Nasjonal løsning for eresept innføres på Akershus universitetssykehus HF i juni. Regional løsning for hjerteultralyd innføres på Oslo universitetssykehus HF i juni. Regional gjennomgående kurve innføres på Sykehuset Østfold HF i september. Anskaffelse av regional løsning for medikamentell kreftbehandling konkluderes i oktober. Regional løsning for endoskopi innføres på OUS i oktober. Regional EPJ innføres for hele OUS i oktober. Anskaffelse av dokumentstyring og forbedringssystem konkluderes i desember. Ferdigstillelse av leveranser fra Radiologiprogrammet i 2014 Regional RIS/PACS pilot ved Sykehuset Innlandet HF medio oktober. Ferdigstillelse av leveranser fra Digital samhandling i 2014 PLO meldinger IHR OSEAN(NHN)/adressering Ferdigstillelse av leveranser fra IMP i 2014 Nytt datasenter (SDS3) Etablere HSØ kjernenett Felles regional IDM Sikker print (RHF, Sykehusparten, Sunnås, SØHF,SIHF,STHF) Omlegging Oslo universitetssykehus fase 1 - Software distribusjon Ferdigstillelse av leveranser fra Virksomhetsstyring i 2014 ERP Release1 på Akershus universitetssykehus HF ERP Release2 på Akershus universitetssykehus HF ERP Release2 på Sykehuset Østfold HF (januar 2015) Ferdigstillelse av leveranser fra Laboratoriedata i 2014 Idriftsetting av Generell Kjemi, Mikrobiologi og Patologi ved Sykehuset Østfold HF, og

løsningen tilpasses Kalnes. 9 Tertialets utvalgte leveranser Under presenteres de viktigste leveransene fra programmene i i 1. tertial 2014 9.1 Regionalt fødejournalsystem på Oslo universitetssykehus HF Den 30. mars gikk Oslo universitetssykehus HF i produksjon med Partus som felles elektronisk fødejournal for hele foretaket. Med dette er Partus innført i samtlige foretak i Helse Sør-Øst. Det fødes rundt 9 500 barn ved Oslo universitetssykehus HF, og en elektronisk journal er viktig i forhold til å dokumentere og journalføre på en strukturert effektiv måte. Rikshospitalet byttet fra systemet Obstetrix Ullevål hadde en delvis papirbasert journal. Bilde 1 Prosjektdeltakere: Janne Gjerustad, Frank Lund, John Ottar Akselsen, Monica Riis og prosjektleder Kristin Rønneberg. 9.2 Åpning av nytt regionalt datasenter i Helse Sør-Øst: SDS3 Dette er en av de første IKT-leveransene fra programmet Infrastrukturmodernisering. Det nye datasenteret på Grorud ble designet og etablert på rekordtid som et resultat av godt samarbeid mellom linje og prosjekt i Sykehuspartner, samt eksterne leverandører. Etablering av felles datasenter innebærer flytting og modernisering av gamle tjenester over til en meget driftssikker og pålitelig løsning. Dette gir mulighet for å standardisere løsninger, samt å samle tjenestene under ett tak. Åpningen av SDS3 er det første skritt på veien videre, og et vesentlig bidrag til økt driftsstabilitet og pasientsikkerhet. Gevinster med det nye datasenteret: Plass til nye regionale fellestjenester. Katastrofesikring gjennom god fysisk sikring og redundans på utvalgte løsninger. De første foretakene som vil få tjenester fra det nye datasenteret er Sykehuset Østfold HF og Oslo universitetssykehus HF.

Bilde 2 SDS3, nytt regionalt datasenter i Helse Sør-Øst