Sogn og Fjordane fylkeskommune

Sogn og Fjordane fylkeskommune Kvalitetssikring av Kostra-rapportering Rapportering av administrasjonskostnader Rapport etter forvaltningsrevisjon 2007

Forord Den britiske statsmannen Benjamin Disraeli (1804 1881) skal ha sagt at det finst tre typar løgn, og då med aukande alvor; løgn, forbanna løgn og statistikk. Grunnlaget for posisjonen til statistikken, er sjølvsagt at denne forma for informasjon vert tilkjent stor tyngd av di den er tufta på eit breitt grunnlagsmateriale. Slik tyngd kan statistikk også ha dersom grunnlagsmaterialet er rett, og dessutan vert nytta på ein høveleg måte. Informasjon om fylkeskommunale tenester og bruk av ressursar på ulike tenesteområde, blir registrert og samanstilt med mål om å kunne gje relevant informasjon til dei som tek avgjerder både nasjonalt og lokalt, og andre interesserte. Informasjonen skal gje betre grunnlag for analyse, planlegging og styring, og grunnlag for å vurdere om nasjonale mål vert oppnådd. Kostra er eit sentralt register for slik informasjon frå kommunesektoren. Data herifrå vert nytta både som grunnlag for vurdering av kvar einskild eining, og som grunnlag for å samanlikne ulike einingar i mot kvarandre. Det har heilt sidan Kostra vart etablert vore fokusert på at kvaliteten på den innrapporterte informasjonen frå kommunane er særs variabel. Sogn og Fjordane fylke vert gjerne sett på som annleisfylket. Tal frå Kostra bygger opp om eit slikt bilete, på godt og vondt. Tal er lette å samanlikne, men gjev i seg sjølv ikkje noko informasjon om omfanget av og kvaliteten på bakgrunnsmaterialet. Når mange skal gje opplysningar til ein felles database, og denne informasjonen vert lagt fram i form av bearbeidde tal, er det særs viktig at alle har levert sine data på tilnærma likt vis. For at det skal skje må den utfordringa slik rapportering representerast takast på alvor, og det må setjast av tilstrekkelege ressursar til å kvalitetssikre informasjonen som vert rapportert inn. Utgangspunktet for forvaltningsrevisjonen som vert presentert i denne rapporten, er eit spørsmål om den økonomiske grunnlagsinformasjonen som Sogn og Fjordane fylkeskommune leverer til Kostra, gjev eit rett bilete av fylkeskommunen sine aktivitetar. Granskingane våre tyder på at det kan vere greitt å ha utsegnene til Disrali i mente. Forvaltningsrevisor Arvid Mellingen har hatt ansvar for prosjektet og har skrive rapporten. Leikanger, 20.08.2007 Sven Erik Vestby ansvarleg forvaltningsrevisor 1

Innhald 0. Samandrag... 3 1. Innleiing... 3 2. Formål, problemstilling og avgrensing... 5 2.1 FORMÅL... 5 2.2 PROBLEMSTILLING... 5 3. Metode... 5 4. Avgrensing... 6 5. Revisjonskriterium... 6 5.1 KRAVET TIL RAPPORTERING AV KOSTNADER PÅ RETT KOSTRA-FUNKSJON... 7 5.2 KRAVET TIL GODE RAPPORTERINGSRUTINAR... 9 6. Innsamla fakta... 9 6.1 KOSTRA-SYSTEMET... 9 6.2 FYLKESKOMMUNALE RAPPORTERINGSRUTINAR... 10 6.2.1 Politisk legitimitet... 10 6.2.2 Kostraorganisering og -personell... 10 6.2.3 Kompetansevurdering... 11 6.2.4 Samarbeid med andre fylkeskommunar... 11 6.2.5 Bruk av rettleiarar, håndbøker og informasjon... 11 6.2.6 Kommunikasjon med SSB... 11 6.2.7 Kvalitetssikring av tal i Kostra... 11 6.2.8 Evaluering... 11 6.2.9 Dokumentasjon... 11 6.3 GENERELT OM ØKONOMISKE GRUNNDATA... 12 6.4 BRUKEN AV KOSTRA-DATA... 12 6.5 ADMINISTRASJONSKOSTNAD R - RAPPORTERING KNYTT TIL REGIONALAVDELINGA... 12 6.5.1 Arbeidsoppgåver og organisering av Regionalavdelinga... 12 6.5.2 Rekneskapsdata rapportert til Kostra... 13 7. Vurdering... 13 7.1 RAPPORTERINGSRUTINAR... 13 7.2 DATAKVALITET - ADMINISTRASJONSKOSTNADER... 15 8. Konklusjon og tilråding... 15 8.1 KONKLUSJON... 15 8.2 TILRÅDING... 16 Vedlegg... 17 HØYRINGSFRÅSEGN FRÅ FYLKESRÅDMANNEN:... 17 2

0. Samandrag Revisjonsprosjektet har sett på korleis fylkeskommunen kvalitetssikrar Kostra-rapportering og om administrasjonskostnader blir rapportert i samsvar med gjeldande føresetnader. Kostra-tal for administrasjonskostnader i Sogn og Fjordane fylkeskommune har skilt seg ut i forhold til landsgjennomsnittet. Forvaltningsrevisjonen har gått igjennom administrasjonen sine rapporteringsrutinar og sett på korleis grunndata på eit avgrensa område i rekneskapen blir fordelt i forhold til rapporteringskrava i Kostra. Revisjonen har funne at der er forbetringspotensiale i rutinane og har tilrådd at administrasjonen går igjennom arbeidsprosedyrane og etablerer rutinar for dokumentasjon, kvalitetssikring og evaluering. Revisjonen har funne at fylkeskommunen ikkje fordelar kostnader i samsvar med rapporteringsforskrifta og Kostra sine rapporteringsfunksjonar. Kostra gir derfor feil informasjon om viktige tenesteområde i fylkeskommunen. Det blir tilrådd at administrasjonen får i oppdrag å gå igjennom fordelinga av datagrunnlaget i rekneskapen for å sikre at økonomiske opplysningar blir rapportert rett i forhold til krava i Kostra. 1. Innleiing KOSTRA (KOmmune-STat-RApportering) er eit nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal verksemd. Informasjon om kommunale tenester og bruk av ressursar på ulike tenesteområde blir registrert og kan samanstillast for å gje relevant informasjon til dei som tek avgjerder og andre, både nasjonalt og lokalt. Informasjonen er meint å tene som grunnlag for analyse, planlegging og styring, og til å gje grunnlag for å vurdere om nasjonale mål blir nådd. Systemet er administrert av Statistisk sentralbyrå (SSB). Fylkestinget prioriterte i sak 41/06 å få gjennomført forvaltningsrevisjon på temaet administrasjonskostnader i fylkeskommunen. Bakgrunnen var at det i 2005 vart lagt fram Kostra-tal som viste at administrasjonskostnader for Sogn og Fjordane fylkeskommune såg ut til å skilje seg ut som høgare enn andre fylkeskommunar når det gjeld utgifter til administrativ styring og fellesutgifter per innbyggjar i fylket. Kontrollutvalet bestilte den 24.01.07 eit forprosjekt for å få vurdert om administrasjonskostnadane var spesielt høge og kva årsaker ein kunne finne til det. Kontrollutalet ønskte å få belyst om det er einingar innanfor den fylkeskommunale administrasjonen som har spesielt høge administrasjonsutgifter når ein tek høgde for geografiske tilhøve og politiske prioriteringar. I forprosjektet fann vi at innrapporterte Kostra-tal for administrasjonskostnader vart vesentleg redusert frå 2005 til 2006. Fylkesrådmannen (økonomiavdelinga) opplyste at forskjellane 3

mellom 2005-tal og 2006-tal i vesentleg grad skuldast at ein ved rapporteringa for 2006 har retta opp datakvaliteten ved at ca 32 mill. kroner som i 2005 vart ført på Kostra-funksjon 450 Interne serviceenheter, no er fordelt til dei rette tenesteeiningane. Det vart opplyst at slik fordeling også vart forsøkt i 2005, men at ein ikkje fekk det til då. Det vart vidare opplyst at administrasjonen arbeidde med å rette opp 2006-rapporteringa ytterlegare ved at utgifter på ca 10 mill kr. skulle fordelast på dei funksjonane der kostnaden etter administrasjonen sitt syn høyrer heime. Dette galdt i hovudsak lønsutgifter på opplæringsområdet til inntak, eksamenskontor, fagopplæring og utviklingsoppgåver som tidlegare har vore ført som administrasjonskostnader. På bakgrunn av desse opplysningane om datakvaliteten for 2006 viste det seg at avviket frå gjennomsnittet i fylkeskommunegruppa og frå landsgjennomsnittet reelt sett var vesentleg mindre enn det KOSTRA-tala for 2005 gir inntrykk av. Utgiftsbehovet for fylkeskommunane vert berekna i samband med statsbudsjettet. Kostnadsnøklar for sektorane vidaregåande opplæring, samferdsel og tannhelsetenesta dannar saman med objektive kriteriedata utgangspunktet for statsbudsjettet sin Indeks for beregnet utgiftsbehov 1. Indeksen er slik at gjennomsnittsfylket har ein indeks på 1. Indeksen for berekna utgiftsbehov viser at Sogn og Fjordane fylkeskommune, med ein indeks på 1,546, vert rekna å vere 55 % dyrare å drive enn gjennomsnittet og med det dyrast i landet. Finnmark har til samanlikning ein monaleg lågare indeks på omlag 1,32. Nærmast på indekslista er Nordland med ein indeks på omlag 1,35. Etter indeksen er Østfold (0,89) den mest lettdrevne ved sidan av Oslo (0,72). Det er nærliggande å konkludere med at det er naturleg at aministrasjonskostnadane i Sogn og Fjordane fylkeskommune i utgangspunktet vil bli markert høgare enn landsgjennomsnittet når fylkeskommunen i såpass avvikande grad vert klassifisert som den dyraste fylkeskommunen å drive i landet. Informasjon som kom fram i forprosjektet viste at det er risiko for at vesentlege kostnader ikkje blir fordelt på dei aktuelle Kostra-funksjonane. Det er derfor funne grunn til å sjå nærare på rutinane rundt Kostra-rapporteringa og kvaliteten på økonomiske grunndata som blir innrapportert som administrasjonskostnader. I bestilling frå Kontrollutvalet datert 23.05.07 går det fram som bakgrunn for og formål med prosjektet at: Sogn og Fjordane Fylkeskommune sine administrasjonskostnader er eit tema i plan for forvaltningsrevisjon. Det er KOSTRA som viser at Sogn og Fjordane Fylkeskommune ligg høgt i høve administrasjonskostnadar samanlikna med andre fylkeskommunar. Dette har vore utgangspunktet for at temaet kom med i planen.... Kontrollutvalet ønskjer med hovudprosjektet å medverke til at Sogn og Fjordane Fylkeskommune forbetrar sine rutinar i samband med KOSTRA-rapportering, og då spesielt rutinane i samband med rapportering av administrasjonskostnadar. 1 Beregningsteknisk dokumentasjon til St.prp. nr.1 (2006-2007), tabell D-fk 4

2. Formål, problemstilling og avgrensing 2.1 Formål Formålet med revisjonsprosjektet er å sjå nærare på korleis administrasjonskostnader og andre kostnader blir fordelt og rapportert til Kostra, og om fylkeskommunen har tilfredstillande rutinar for rapportering av slike data. Eit slikt revisjonsprosjekt kan bidra til rettare Kostrainformasjon og betre styrings- og informasjonsgrunnlag. Frå fleire kjelder blir det hevda at det er eit stort misforhold mellom betydninga Kostra-tala har og den innsatsen som blir gjort for å sikre at tala er riktige. Kostra-tala blir ikkje kontrollert av revisor. For at fylkeskommunen og andre skal kunne bruke Kostra-tala og vere rimeleg trygge på at desse gir eit riktig bilete av situasjonen, er det viktig at produksjonen av grunndata og rapporteringa skjer i samsvar med retningslinene. Bekymringa er at dersom grunndata eller rapporteringa er feil, kan ein få feil grunnlag for å ta avgjerder og publikum får feil informasjon eller inntrykk av situasjonen. Det er sentralt for å sikre god kvalitet på Kostra-data at det er lagt opp gode rutinar i rapporteringsprosessen, gode rutinar for registrering av data i fagsystem og handsaming av rekneskapsdata i samsvar med Kostra sine reglar. Motivasjonen hjå dei som arbeider med rapporteringa, for eksempel om rapporteringsfunksjonen blir understreka som viktig frå leiinga si side, vil også vere viktig i forhold til innsats og kvaliteten på rapporteringsområdet. 2.2 Problemstilling Viktige element for å sikre god kvalitet på Kostra data er gode rutinar i samband med rapporteringsprosessen, gode rutinar for registrering av data i økonomi- og fagsystem og at handsaming av rekneskapsdata skjer i samsvar med Kostra sine reglar. Vi vil derfor i denne undersøkinga vurdere rutinane for rapportering av data til Kostra, og om rekneskapsdata på utvalde område blir handsama i samsvar med Kostra sine reglar. Ut frå føremålet med undersøkinga, har vi i dialog med Kontrollutvalet kome fram til desse problemstillingane som vert undersøkt: - har administrasjonen i fylkeskommunen tilfredsstillande rutinar for rapportering til Kostra? - Inneheld dei rapporterte administrasjonskostnadane det Sogn og Fjordane fylkeskommune reelt sett brukar på administrasjonskostnadar, støtte og stabsfunksjonar og fellesutgifter? 3. Metode Revisjonsprosjektet er lagt opp etter Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin standard for forvaltningsrevisjon - RSK 001. Standarden gir normer og rettleiing for forvaltningsrevisjon organisert som prosjekt. RSK 001 gir m. a. rettleiing i korleis revisjonen skal planleggjast, gjennomførast og rapporterast. Metodane som er nytta ved innhenting av informasjon i dette revisjonsprosjektet er i hovudsak dokumentanalyse, rekneskapsgjennomgang og intervju. 5

Det vart gjennomført oppstartsmøte med administrasjonen den 31.05.07. Prosjektet er gjennomført med intervju og dialog med dei sentrale medarbeidarane på økonomi- og rekneskapsområdet samt ved regionalavdelinga. Fylkesrådmannen har fått rapporten til høyring og merknader er vedlagt rapporten. Dei som er intervjua (informantane) har sentral plassering i organisasjonen i forhold til problemstillingane som skulle undersøkjast. Dei arbeider med Kostra-rapportering og har oppgåver med fortolking, rapportering og koordinering av Kostra-arbeidet i fylkeskommunen. Referata er gjort som notat av omsyn til ressursbruk og tilgjengeleg tid. Det ligg såleis ikkje føre detaljerte sitatreferat i dette prosjektet. Revisjonen har vurdert denne forenklinga som forsvarleg. Referat frå intervjua har blitt godkjent av intervjuobjekta. Frå administrasjonen er det innhenta alle sentrale dokument som administrasjonen opplyser fins på området, m.a. rutineskildring for kvartalsrapportering til Kostra, Rekneskap 2006 og Årsrapport 2006. Det er innhenta oversikt over organisering og fordeling av arbeidsoppgåver ved Regionalavdelinga. 4. Avgrensing Dette prosjektet er avgrensa til å vurdere kva som er tilfredsstillande rapporteringsrutinar etter KRD syn på god praksis samt føringa av administrasjonskostnader i samsvar med definisjonar i Kostra og det som skal rapporterast på funksjon 420 Administrasjon. Tidsmessig er undersøkinga avgrensa til rapporteringa for 2006. Forvaltningsrevisjon er normalt ingen totalgjennomgang av ein administrativ sektor eller problemstilling, men ein vil velje ut kontrollområde som kan kaste lys over dei aktuelle spørsmåla ut frå eit meir avgrensa fokus. I undersøkinga her er det sett nærmare på korleis kostnader ved Regionalavdelinga er fordelt i forhold til Kostra-funksjonane. Gjennomgangen har konsentrert seg om lønskostnader. 5. Revisjonskriterium I samsvar med 7 i forskrift om revisjon og i tråd med Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin standard for forvaltningsrevisjon- RSK 001- har vi funne revisjonskriterium som skal haldast opp mot fakta når vi ser på problemstillingane i prosjektet. Revisjonskriterium er dei utgangspunkt som skal nyttast som grunnlag for å vurdere om verksemda i fylkeskommunen på det aktuelle området er i samsvar med fastsatte krav og forventningar. Revisjonskriterium kan t.d hentast frå lover og forskrifter, fylkeskommunale vedtak og allment godteken praksis. Revisjonskriterium er viktig for å kunne dokumentere og skildre eventuelle avvik eller svake punkt, og dannar saman med faktagrunnlaget basis for dei analyser og konklusjonar som kan trekkjast i ein forvaltningsrevisjon. For dette prosjektet er kriterium henta frå: Forskrift av 15.12.2000 nr. 1425 om rapportering frå kommuner og fylkeskommuner (rapporteringsforskrifta) Vedlegg til forskrifta 6

Veileder- KOSTRA: Kvalitetssikring av registrering og verifisering av data i kommuner og fylkeskommuner, KRD 2003 Hovudveileder for KOSTRA-rapportering Håndbok for KOSTRA-rapportering 2006 Håndbok for bruk av kontoplan i KOSTRA- 2004 Kostra-veiledaren om kvalitetssikring har status som departementet si vurderinga av beste praksis. Beste praksis er funne gjennom intervju og lesing av organisasjonsdokument og rutineskildringar i fire representative kommunar. Det er også innhenta erfaringar og synspunkt frå SSB. Departementet har supplert med eigne meiningar om kva som kan vere gode rutinar. Beste praksis, f.eks uttrykt gjennom statlege retningsliner, veiledningar og praksis, er i følgje revisjonsstandarden RSK-001 gyldige revisjonskriterium. 5.1 Kravet til rapportering av kostnader på rett Kostra-funksjon I rapporteringsforskrifta av 15.12.00 er det i vedlegg 1-6 fastsett korleis registreringar i rekneskapet skal stillast opp ved rapportering til Statistisk Sentralbyrå (SSB). I rapporteringa vert det fokusert på funksjonar, det vil seie kva slags behov hjå folket det er som skal dekkast. I Kostra er utgangspunktet at fylkeskommunale oppgåver og ressursbruk skal knytast til dekking av behov hjå innbyggarane. Dette knyter sortering av oppgåver og ressursbruk til omgrepa funksjonar og brukargrupper. Begrepet funksjon fokuserar på kva type behov tenestene skal dekke og kva for grupper desse tenestene primært vender seg til. Funksjonsomgrepet er uavhengig av kva slags type teneste kommunane har etablert og korleis tenestene er organisert. For eksempel skal sakshandsamingsinnsats i samband med fylkeskommunal planlegging og bistand til kommunal og privat arealplanlegging førast på funksjonen 715 Lokal og regional utvikling. Alle utgifter og inntekter skal førast på den relevante funksjonen. I tillegg har ein dei eksterne og interne finanstransaksjonane på eigne funksjonar. I rapporteringsforskrifta 5 går det fram at: Anskaffelse og anvendelse av midler som vedrører flere funksjoner skal fordeles på de berørte funksjoner. I rekneskapsrapporteringa til SSB (funksjonsrekneskapet) er altså den økonomiske oppstillinga for den enkelte funksjon hovudpoenget, og rapportering skjer per funksjon. Ved definisjon av dei enkelte funksjonane har ein lagt følgjande prinsipp til grunn 2 : 1. Hver funksjon bør inneholde nært beslektede tjenester for å muliggjøre meningsfulle analyser av utgifter i forhold til omfanget av tjenesteproduksjon. 2. Funksjonene skal kunne ivareta de kravene som stilles til styringsinformasjon som skal innhentes og ajourføres jevnlig for alle kommuner samlet. Strukturen skal være rimelig stabil, men dynamisk slik at den kan justeres når tjenestestruktur og oppgaver tilsier det. Den skal imidlertid ikke ta opp i seg all ad hocrapportering. 3. Det forutsettes at funksjonsstrukturen ikke er knyttet til bestemte modeller for organisering av tjenestene i kommunene, og at det er enkelt i bruk. Bl.a. betyr dette at det ikke skal være nødvendig med omfattende bruk av hjelpesystemer - som eksempelvis løpende tidsbruksregistreringer. 2 Kostra Hovedveileder 2006 7

4. Prinsipp om fordeling. Anskaffelse og anvendelse av midler som vedrører flere funksjoner skal fordeles på de berørte funksjoner. Dette gjelder også for lønn og avskrivninger. Det kan vere etablert spesialiserte, faglege støttefunksjonar som eigne tenester. Dersom slike tenester ikkje er teke med i utforminga av funksjonsskildringa, skal fylkeskommunen gjere ei vurdering av kva slags funksjon den aktuelle tenesta mest naturlig skal knytast til. Det er Kommunal- og regionaldepartementet som er ansvarleg for å avklare kva slags tenester som høyrer heime på dei ulike funksjonane der det er tvil. Fylkeskommunane kan ta opp spørsmål om avklaring med SSB. Spørsmål fra kommunar og fylkeskommunar som er besvart blir publisert på heimesida til KOSTRA, www.kostra.dep.no. Handbok for bruk av kontoplan gir oversikt over kor dei ulike kostnadane skal plasserast i forhold til Kostra- funksjonane. Handboka kan supplerast med fråsegner frå KRD om korleis funksjonane skal nyttast. Kontoplanspørsmål er samla på nettsidene til Kostra. 3 Funksjon 420 Administrasjon skal omfatte kostnader til: (1) Administrativ ledelse: Som administrative lederstillinger som hører inn under funksjon 420 defineres lederstillinger som leder andre ledere og som har koordineringsoppgaver utover ren arbeidsledelse. Det betyr at laveste ledernivå (ledere av tjenestesteder) defineres som en del av de funksjonene som tjenestestedet ivaretar. Som administrative ledere defineres i denne sammenhengen stillinger med omfattende økonomiske og administrative fullmakter, men ikke arbeidsledere med faglige koordinerings-, veilednings- og oppfølgingsoppgaver. På samme måte som for andre stillinger, forutsettes imidlertid at administrative ledere fordeler ressursbruken, dersom deler av arbeidstiden er knyttet til konkret utadrettet tjenesteyting som hører inn under en annen funksjon enn 420. Se forøvrig del 3.2 om fordeling av lønnsutgifter. (2) Støtte- og stabsfunksjoner: Støttefunksjoner for styring og utvikling av hele fylkeskommunen (oppgaver knyttet til sekretariat for politisk ledelse, økonomiforvaltning, planlegging, overordnede personalfunksjoner, informasjon som ikke gjelder bestemte tjenesteområder og organisasjon/ organisasjonsutvikling) er en del av funksjon 420. Faglige og merkantile støtte- og stabsfunksjoner som er knyttet til administrative ledere (jf. punkt 1 ovenfor) følger i utgangspunkt sin leder og plasseres på funksjon 420. Den andelen av arbeidstiden som er knyttet til støtte i forhold til bestemte tjenester og tjenestesteder plasseres imidlertid på de respektive funksjonene som tjenestene/tjenestestedene ivaretar. Det betyr at faglige stabsstillinger som bidrar til utvikling, koordinering og direkte brukerrettede oppgaver av bestemte tjenester knyttes til de funksjonene som de aktuelle tjenestene sorterer under. Innsatsen i forhold til oppfølging, kontroll og forvaltningsoppgaver iht. lovverk knyttes til funksjon 420. Dette har bl.a. betydning for føring av utgiftene til fylkeskommunale bestillerenheter: Oppgavene som er knyttet til vurdering av behovsutvikling og innspill til budsjettarbeidet, innhenting av anbud og inngåelse/oppfølging av kontrakter med aktuelle leverandører knyttes til funksjon 420. Bestillerenhetens arbeid med vurdering av søknader, tildeling og oppfølging av tjenester til enkeltbrukere derimot knyttes til de funksjonene som tjenestene sorterer under. Tilsvarende fordeles ressursinnsatsen til merkantile støttefunksjoner: Den andelen av arbeidstiden som går med til å betjene en administrativ leder (jf. punkt 1 ovenfor) i forbindelse med forværelsesoppgaver, skriving av saksframlegg, brev osv. knyttes til funksjon 420. Arbeid som er knyttet til betjening av tjenester/tjenestesteder i forbindelse med registrering av brukere, beregning og oppfølging av brukerbetaling og andre merkantile oppgaver føres på de funksjonene som de aktuelle tjenestestedene ivaretar. 3 www.kostra.dep.no 8

5.2 Kravet til gode rapporteringsrutinar Fylkeskommunen har etter rapporteringsforskrifta 8 ansvar for å kvalitetssikre data som vert rapportert: Kommunen har selv ansvar for at de data som fremkommer i... fylkeskommunens regnskapsrapport og tjenesterapportering har en tilstrekkelig kvalitet. Rapporteringen til statlige myndigheter skal foretas i henhold til den detaljeringsgrad som er fastsatt i vedlegg.. fylkeskommunen plikter å benytte verktøy for kvalitetssikring som stilles til disposisjon av Statistisk sentralbyrå. I tillegg er det utarbeida Kostra-handbok og diverse Kostra-rettleiarar som supplerer forskrifta. Ut frå Kommunal- og regionaldepartementets sine tilrådde hovudtiltak i rettleiaren kan vi sette opp følgjande kriterier som grunnlag: o Det bør ligge føre eit vedtak som legitimerar rapporteringsoppgåva og ressursbruken. o Tidsplan og årshjul (kalendar) bør utarbeidast kvart år, leggjast til grunn for rapporteringsarbeidet og vere kjent for dei involverte. o Kommunen bør ha ein Kostraansvarleg, stedfortredar, ansvarlege for kvart skjema/filuttrekk og IT-ansvarleg. Organiseringa bør vere dokumentert og publisert. o Vurdering av naudsynte tiltak og kompetanse på bruk av data bør inngå i årleg Kostraevaluering. o Fylkeskommunen bør samarbeide med nabofylke. o Kostraansvarleg bør halde seg oppdatert på rettleiarar og informasjon frå SSB og KRD, og sørge for at materialet blir kjent i eigen organisasjon. o Kostraansvarlig bør følgje opp status og tilbakemeldingar frå SSB til rapportering er godkjent av SSB. o Kostratall som vert publisert 15.03 bør kvalitetssikrast. o Det bør gjennomførast evaluering av årets rapportering med sikte på forbetringar. o Skjemaansvarleg bør dokumentere prosessen rundt framskaffing av data og utfylling av Kostra-skjemaet. 6. Innsamla fakta 6.1 Kostra-systemet Utgangspunktet for informasjonsinnhentinga og vurderingane er henta i Kostra-systemet og korleis rapportering skal skje. All rapportering til SSB skjer ved elektronisk datautveksling. SSB publiserar ureviderte tal frå kommunane 15. mars og oppretta tal 15. juni. Før publiseringa den 15. juni har kommunane 9

hatt høve til å rette feil og manglar i sine data, og SSB har gjennomført kvalitetskontroll og revisjon av datamaterialet. I dei ureviderte nøkkeltala pr. 15. mars kan det vere feil. Rekneskaps- og tenestedata blir sett saman i Kostra til nøkkeltall som viser kommunane sine: Prioriteringar korleis dei frie inntektene vert fordelt til ulike formål Dekningsgrader - tenestetilbodet i forhold til ulike målgrupper for tilbodet Produktivitet/eningskostnader - kostnader/bruk av ressursar i forhold til tenesteproduksjonen Utdjupande tenesteindikatorar - nøkkeltal som supplerar indikatorar presentert under prioritering, dekningsgrad og produktivitet/eningskostnader, men som ikkje kan plasserast under desse overskriftene 6.2 Fylkeskommunale rapporteringsrutinar 6.2.1 Politisk legitimitet Det fins ikkje særskilte fylkeskommunale vedtak eller dokument som legitimerer at rapporteringa er viktig eller korleis ressursbruken skal prioriterast i forhold til rapporteringsarbeidet. Fylkesutvalet vart i si tid (16.05.2000) orientert om innføringa av Kostrarapportering i eit eige notat frå økonomiavdelinga. I intervju går det fram at plikta til å rapportere er ein del av økonomibestemmelsane i kommunelova og forskriftene som er gjevne i medhald av denne og at ein dermed meiner at det ikkje er naturleg eller naudsynt med fylkeskommunalt vedtak på dette arbeidet. 6.2.2 Kostraorganisering og -personell Det er opplyst at fylkeskommunen ikkje har utarbeidd retningsliner for Kostra-arbeidet. Administrasjonen lagar ingen eigen årsplan eller tidshjul for rapporteringa, men held seg oppdatert på rapporteringsprosessen gjennom nettsidene til KRD og SSB. Det er oppretta ein elektronisk kalender i sakshandsamarsystemet der viktige rapporteringsdatoar er lagt inn. Den enkelte sakshandsamar må på eige initiativ jamleg sjekke om arbeidsoppgåver som gjeld dei ligg inne. Det er utpeika Kostra-koordinator i sentraladministrasjonen, men ikkje fast stedfortredar. Dei siste åra har 3 personar hatt denne funksjonen, skiftet kom sist ved at den som var Kostrakoordinator slutta i fylkeskommunen. Kostra-arbeidet er delt mellom to tilsette, der den eine tek seg av spørsmål om fordeling på funksjonar, kontakt med SSB og den andre tek det praktiske med nedlasting av program, kontakt med dei skjemaansvarlege i sektorane og innsending av rapportar. Vi har ikkje funne administrative instruksar eller vedtak frå leiarnivå som legitimerer ein gitt ressursbruk eller prioritering av arbeidet. På fagsektorane som skal rapportere på eigne skjema, er det faste kontaktpersonar som utfører arbeidet. Det er ikkje utpeika ein eigen IT-ansvarleg frå IT-avdelinga, i intervju blir det uttalt at det i dag ikkje er behov for særskilt IT-kompetanse utover det Kostra-koordinatoren har om filuttrekk, konvertering o.l. Det var mest i byrjinga når elektronisk Kostra-rapportering var nytt, at det var behov for å involvere IT-folk til denne jobben. 10

Organiseringa av rapporteringsarbeidet er ikkje særskilt dokumentert eller publisert, anna enn at Kostra-koordinatoren reint faktisk er utpeika til å ha den samlande funksjonen for arbeidet med rapportering. I rekneskaps- og økonomisystemet er det lagt opp koblingar ifht Kostrafunksjonane som gjer at økonomirapporteringa er temmeleg automatisert. Når det gjeld ressursbruken til Kostra-rapportering, meiner administrasjonen at det er vanskeleg å anslå kor mykje tid som går med. Tidsbruken er ikkje særskilt registrert. Kostrakoordinatoren brukar nokre vekesverk på dette, samt at dei som rapporterer frå sektorane brukar noko tid til utfylling av skjema. Mykje er derimot automatisert i stor grad, særleg informasjonen som skal rapporterast frå økonomisida og på opplæringsektoren. Frå opplæring hentar SSB det som skal rapporterast frå eit eige sysem, VIGO, som vert nytta av skulane. 6.2.3 Kompetansevurdering Det blir ikkje gjennomført nokon systematisk evaluering av årets rapportering der kompetansebehovet, opplæring etc. er med. 6.2.4 Samarbeid med andre fylkeskommunar Fylkeskommunen deltek i Kostra-nettverk med fylkeskommunane på Vestlandet. Erfaringa er at ein gjennom nettverket får ein del tips og råd om korleis rapporteringa skal gjerast, spesielt diskusjonar rundt fortolking av funksjonskategoriar og liknande er fruktbare i forhold til rapporteringa her. 6.2.5 Bruk av rettleiarar, håndbøker og informasjon Dei som arbeider med Kostra-rapportering og fordelingsspørsmål nyttar nettsidene til SSB og KRD i arbeidet. Informasjonen der blir opplevd som oversiktleg, oppdatert og lett tilgjengeleg. 6.2.6 Kommunikasjon med SSB Tilbakemeldingar frå SSB i forhold til rapporteringa kjem som oftast i form at telefonar og e- post. Formelle brev er sjeldan eller ikkjeeksisterande. Slike tilbakemeldingar blir kvittert ut i samtalen eller ved e-postsvar, og blir ikkje dokumentert ut over det. 6.2.7 Kvalitetssikring av tal i Kostra Det er ikkje laga nokon spesiell rutine eller arbeidsprosedyre på planmessig gjennomgang av Kostra-data som er publisert pr. 15.3, men informantane oppfattar det som allment underforstått at det er opp til dei rapporterande sektorane å sjekke ut om rapporten er rett eller om der er openberre feil som har kome inn. For økonomirapporteringa blir tala som regel gjennomgått for å sjå om dei er rimelege i forhold til tidlegare års rapporterte tal. 6.2.8 Evaluering Det er ikkje etablert formelle retningsliner eller arbeidsprosedyrar for evaluering av rapporteringsprosessen etter at rapporteringsarbeidet er avslutta. 6.2.9 Dokumentasjon Føresetnadane for dei tolkingane og kostnadsfordelingane som vert gjort vert normalt ikkje nedskrivne nokon plass. Ein brukar rekneark som synleggjer kva endringa har gått ut på og kva verknad den får. I intervju kjem det fram at det nok kan vere vanskeleg å spore opp att 11

kva som var føresetnaden for rapporteringa, men at vanlegvis vil ikkje det same problemet kome opp att på nytt når ein først har rydda av vegen det som var uklart. Forståinga av Kostra-definisjonane er normalt basert på handbøkene, rettleiarar frå departement og SSB/Kostra samt fråsegner frå Kostra rekneskapsgruppe sentralt. Ein brukar i det heile nettsidene til Kostra aktivt for å få med seg det som blir sagt om rapportering og grunndata. 6.3 Generelt om økonomiske grunndata I intervju kjem det fram at når det gjeld datakvalitet på økonomirapporteringa, så meiner informantane at kvaliteten ikkje er betre enn det som blir lagt inn i føresetnadane for rekneskapsføringa. For 2006-rapporten skulle ein forbetre kvaliteten på grunndata ved at ressursbruken ved Opplæringsavdelinga vart forsøkt fordelt meir i tråd med det som Kostradefinisjonane tilseier. Det ser ikkje ut til at dette kom fullt ut med for 2006, truleg var ein for seint ute med rettingar av dei tala som var innrapporterte og førebels publisert 15.3. Dei endelege tala pr. 15.6 ser ikkje ut til å ha fått med fordelinga av ca. 10 mill som ein meiner skal fordelast på anna enn administrasjonskostnader. Informantane meiner det er forbetringspotensiale i forhold til å fordele kostnader meir nøyaktig, men at slikt arbeid vil igjen krevje ein god del ressursar å gjennomføre. Tvilsspørsmål og spørsmål om tolking vert teke opp med Kostra-ansvarlege, men det har ikkje i den seinare tid vore prioritert å bruke ressursar på ein heilskapleg gjennomgang og fordeling. 6.4 Bruken av Kostra-data I intervju blir det gitt uttrykk for at Kostra-data blir brukt lite internt, men at sakshandsamarane frå tid til anna nyttar det som kan hentast ut frå Kostra til underlag for si sakshandsaming. Informantane meiner at opplysningar som blir brukt til styringsformål som oftast blir henta direkte frå dei interne systema, og ikkje frå Kostra. Bakgrunnen for det, særleg i forhold til samanlikningar med andre fylkeskommunar, er at det i mange tilfelle er tvil om at Kostra gir eit rett bilete av situasjonen, føresetnadane som ligg i korleis grunndata kjem fram kan variere mykje. Det er forskjell i korleis fylkeskommunane er organisert og korleis ein forstår og brukar Kostra-funksjonane, kor stor prioritet arbeidet med kostnadsfordeling har osb. Tilbakemeldinga i intervju er at det i mange tilfelle er vanskeleg å bruke Kostra-tala utan betydelege atterhald. 6.5 Administrasjonskostnad r - rapportering knytt til Regionalavdelinga 6.5.1 Arbeidsoppgåver og organisering av Regionalavdelinga Fylkeskommunen er administrativt inndelt i sektorane: o Fylkesrådmann og stab (informasjon, personal, økonomi) o Opplæring o Regional o Kultur o Tannhelse o Løn- og rekneskapstenesta 12

o Bygge- og eigedomstenesta o IKT-tenesta o Driftstenesta (arkiv, sentralbord, husservice, trykkeri, reinhald) o Innkjøpstenesta Regionalavdelinga har hovudsakleg kontorstad i fylkeshuset i Leikanger. Avdelinga er inndelt i eitt basisteam for næring, eitt for plan og samfunnsutvikling og eitt for samferdsle. Ein person i kvart team fungerer som fagkoordinator. Avdelinga er leia av fylkesdirektør og ass. fylkesdirektør. Team for næringsutvikling samordnar Sogn og Fjordane sin innsats innan fagfeltet næringsutvikling. Teamet er fagleg premissleverandør i utforminga av Sogn og Fjordane fylkeskommune sin politikk og satsing på næringsutvikling, og fungerer som ein ressursbase for utøving av vedteken politikk. Teamet er samansett av 6-7 medarbeidarar. I tillegg til kompetanse i å planlegge, organisere utviklingsarbeid og utforme søknader mot nasjonale og internasjonale finansieringskjelder har næringsteamet spesialkompetanse om næringsutvikling på områda energispørsmål, olje/gass, mineralressursar, reiseliv, fiskeri og havbruk, nettverksbygging, entreprenørskap, statistikk og analyse. Samferdsleteamet har ansvaret for alle oppgåver innan samferdsle, som mellom anna femner om overordna samferdsleplanlegging, kjøp av buss- og båtruter, skuleskyss og løyvehandsaming. I tillegg førebur samferdsleteamet saker til politisk handsaming i samferdsleutvalet. Teamet er samansett av 8-9 medarbeidarar. Team for plan og samfunnsutvikling skal delta i løpande arbeid med sikte på å løyse planleggingsoppgåver etter plan- og bygningslova i samarbeid med kommunale, regionale og statlege organ. Teamet har kompetanse på energi- og ressursforvaltning og folkehelsekoordinator tilknytt seg. Teamet har eit spesielt ansvar for å delta i og bidra til fylkesplanarbeidet. Teamet har i dag 5 medarbeidarar. 6.5.2 Rekneskapsdata rapportert til Kostra I revisjonsprosjektet har vi undersøkt korleis rekneskapsdata for fast løn ved Regionalavdelinga er rapportert på Kostra-funksjonar i 2006. Det er opplyst at ca. 10,8 mill kroner er rapportert på Kostra-funksjonen 420 Administrasjon. Dette er dokumentert ved uttrekk frå økonomisystemet. Kostnader til løn for alle tilsette i avdelinga er rapportert på denne funksjonen. 7. Vurdering 7.1 Rapporteringsrutinar I KRD sin rettleiar er det tilrådd at det bør ligge føre eit vedtak som legitimerar rapporteringsoppgåva og ressursbruken. Eit slikt vedtak fins ikkje i fylkeskommunen. Revisjonen meiner det vil vere eit viktig styringssignal om fylkestinget eller fylkesrådmannen tek stilling til Kostra-arbeidet og særleg om det skal prioriterast ressursar til å drive med kostnadsfordeling i tråd med Kostra-funksjonane. Dersom ein meiner dette er eit viktig område, bør det presiserast eller understrekast i styringssignal til administrasjonen. 13

KRD tilrår i rettleiaren at tidsplan og årshjul (kalender) bør utarbeidast kvart år, leggjast til grunn for arbeidet og vere kjente for dei som er involverte i rapporteringsarbeidet. Sjølv om det ikkje vert laga ein eigen tidsplan internt i fylkeskommunen, meiner revisjonen at det er forsvarleg å basere seg på dei oppdragsbrev 4 som SSB utgir for rapporteringsarbeidet. Oppdragsbrevet gir detaljert oppskrift for korleis og kor tid dei ulike rapportane skal leverast, IT-løysingane, support osv. Vi har derfor ikkje særskilte merknader til at administrasjonen nyttar dette som oversiktsplan for rapporteringsarbeidet. KRD tilrår at fylkeskommunen bør ha ein Kostra-ansvarleg, ein stedfortredar, ansvarlege for kvart skjema/filuttrekk og IT-ansvarlig. Organiseringa bør vere dokumentert og publisert. Organiseringa her er ikkje fullt ut i samsvar med anbefalingane. Vi har ikkje merknader til at ein ikkje har utpeika ein eigen IT-ansvarleg. På dette området har utviklinga gått raskt sidan rettleiaren vart skriven i 2003 og erfaringa tilseier at den elektroniske rapporteringsløysinga ikkje er meir komplisert enn at Kostra-koordinator kan handtere denne sjølv. På den andre sida er ikkje organiseringa av rapporteringsarbeidet dokumentert og publisert. Sjølv om Kostra-koordinator har oversikt for sin del, vil det vere vanskelig for andre å få lett tilgang til informasjon om kven som er stedfortredar, skjemaansvarlege og arbeidsfordelinga mellom fleire hovudansvarlege. Dette er informasjon som lett kan samlast og gjerast kjent for dei involverte. KRD anbefalar at ei vurdering av kompetanse bør inngå i årleg Kostra-evaluering. Det er ingen formalisert rutine for vurdering og sikring av kompetanse. Det kan såleis vere risiko for tap av kompetanse ved byte av skjema- og Kostra-ansvarleg. Dette kan i neste trekk gå ut over kvaliteten på data som vert rapportert til Kostra. Fylkeskommunen bør derfor ha dette med som årleg evalueringspunkt for å sjå om tiltak må setjast inn for å sikre kontinuitet i rapporteringsarbeidet. Administrasjonen har fulgt opp tilrådinga om samarbeid i nettverk med andre fylkeskommunar. I KRD sin rettleiar vert det tilrådd at Kostra-ansvarleg bør halde seg oppdatert om rettleiarar og informasjon fra SSB og KRD, og sørge for at materialet blir kjent i eigen organisasjon. Dette ser ut til å vere fulgt opp i administrasjonen. Dei vi har vore i kontakt med har kjennskap til det som er tilgjengeleg informasjon på SSB og KRD sine nettsider. Den enkelte kan såleis lett halde seg ajour med informasjon om rapporteringa, kontoplanspørsmål etc. KRD anbefalar at Kostra-ansvarleg bør følgje opp status og tilbakemeldingar frå SSB fram til rapporteringa er godkjent av SSB. På dette punktet er det opplyst at tilbakemeldingar frå SSB og korleis administrasjonen klarerer ut meldingar og krav, ikkje vert nedskrivne eller dokumentert i særleg grad. Revisjonen meiner det bør leggjast opp ei arbeidsrutine som i større grad tek i vare dokumentasjonsbehovet i forhold til dei problemstillingar som vert tek stilling til. Det er vidare tilrådd at tala som vert publisert den 15.3 skal systematisk kvalitetssikrast for å avdekke eventuelle feil. Fylkeskommunen har ikkje uttrykkelege rutiner for dette, men det 4 Brev frå SSB av 01.11.2006, Kostra: Rapportering for 2006 14

ligg som ei underforstått forventning at skjemaansvarlege ser til at data vert gått igjennom for å avdekke feil og manglar. Her bør administrasjonen etter vårt syn legge opp til ei skriftleggjort fast rutine som gjer at ein legg opp til kvalitetssikring av det innrapporterte og at ein får retta opp det som måtte vere feil. KRD anbefalar at det blir gjort ei evaluering av årets rapportering med sikte på forbetringar. Det er ikkje etablert ei slik rutine, noko administrasjonen bør vurdere å få på plass. Når det gjeld dokumentasjon, er det tilrådd at skjemaansvarleg skal dokumentere kvar data vert henta frå, kva slags føresetnader som er lagt til grunn og arbeidsprosessen med framskaffing og utarbeiding av skjemaet. Så langt revisjonen har forstått, er det ikkje nokon felles rutine eller arbeidsskildring som styrer korleis dette arbeidet skal gjerast. Administrasjonen bør vurdere å drøfte dette med skjemaansvarlege og eventuelt om naudsynt innføre slike rutinar for å gjere rapporteringsarbeidet mindre sårbart for utskifting av personell og for å bidra til betre datakvalitet ved rapporteringa. 7.2 Datakvalitet - administrasjonskostnader Det kjem fram av faktagrunnlaget at ca. 10,8 mill kr i lønskostnader ved Regionalavdelinga vart rapportert på funksjon 420 Administrasjon. Revisjonen meiner at det her ikkje er gjennomført ei fordeling på aktuelle Kostra-funksjonar i tråd med dei krav som er sett til dette i rapporteringsforskrifta og rettleiarane. Ut frå organiseringa og arbeidsoppgåvene ved avdelinga skal i all hovudsak lønskostnadane førast på andre funksjonar enn på 420 Administrasjon. For 2006 vart heller ikkje kostnader på ca. 10 mill kr ved Opplæringsavdelinga fordelt rett ved endeleg rapportering pr. 15.06, sjølv om administrasjonen her hadde gjort eit arbeid for å få dette med i rapporten for dette året. 8. Konklusjon og tilråding 8.1 Konklusjon Revisjonen meiner desse funna synleggjer at produksjonen av grunndata i økonomisystemet er nedprioritert på ein slik måte at fylkeskommunen i monaleg grad både rapporterer feil økonomiske data til Kostra og aukar faren for slike feil. Den informasjonen som då kan hentast ut om t.d. fylkeskommunal prioritering vil framstå feil og ufullstendig. Eit av føremåla med Kostra er å kunne samanlikne kommunane og fylkeskommunane imellom. Ved å unnlate kostnadsfordeling i den storleik som er avdekt, vil det undergrave Kostra som informasjonsgrunnlag for folk og styresmakter. Fylkeskommunen bryt også rapporteringsforskrifta ved å la dette passere. 15

8.2 Tilråding Mellom tiltaka som bør vurderast nærmare vil revisjonen nemne: 1. Revisjonen meiner at fylkeskommunen bør vurdere å skriftleggjere organiseringa og rutinane ved Kostra-rapporteringa. 2. Det bør vere rutinar og retningsliner som sikrar overføring av kompetanse ved byte av skjemaansvarleg og ved endringar i gruppa av dei som er involvert i Kostra-rapportering. Vi vil tilrå at slike rutinar blir sett opp, og at kompetansevurdering blir gjort som eit ledd i ei årleg evaluering av rapporteringa. 3. Det bør bli større fokus på evaluering slik at alle som arbeidar med Kostra-rapportering kan sjå på moglege forbetringar slik at ein stadig vil få ein betre og meir effektiv rapporteringsprosess. Slike retningsliner bør formaliserast. 4. Administrasjonen bør syte for ei systematisk kvalitetssikring av førebels publiserte tal pr. 15.3 og at det vert etablert rutine for dette. 5. Administrasjonen bør gjennomgåande vurdere kostnadsfordelinga i forhold til Kostrafunksjonane for å tilfredstille krava i rapporteringsforskrifta. 16

Vedlegg Høyringsfråsegn frå fylkesrådmannen: Fylkesrådmannen Notat Frå Fylkesrådmannen Sakshandsamar: Henry Neverdal E-post: henry.neverdal@sfj.no Tlf: 57 65 62 92 Vår ref. Sak nr.: 07/1543-4 Gje alltid opp vår ref. ved kontakt Internt l.nr. 14863/07 Dykkar ref. Dato LEIKANGER, 16.08.2007 Til: Kopi til: Sogn og Fjordane revisjon IKS Sekretariatet for kontrollutvalet Fylkesrådmannen si fråsegn til forvaltningsrevisjonsprosjektet: Kvalitetssikring av KOSTRA-rapportering rapportering av administrasjonskostnader Bakgrunn Fylkesrådmannen viser til revisjonen sitt høyringsutkast av 6. juli 2007. Frå rekneskapsåret 2001 vart alle fylkeskommunane pålagd å rapportere i KOSTRA. Dette innebar rapportering både av tenestedata og rekneskapsdata Tenestedata. Det vart frå starten etablert nødvendige kontaktar for tenesterapportering i etatane. Etter at den somatiske helsetenesta vart overført til staten frå 1.1.2002 og barne- og familietenesta frå 1.1.2004 vart behovet for tenesterapportering sterkt redusert. Opplæringssektoren vert dekka av eige landsomfattande system (VIGO) der Statistisk sentralbyrå hentar data direkte. Vidare vert det innrapportert tenestedata for samferdsle, tannhelse, IKT-organisering og planlegging /kulturminnearbeid. Også denne rapporteringa tek SSB initiativ til med oversending av årlege rundskriv som inneheld skjema og retningsliner for utfylling. Ansvaret ligg til løns- og rekneskapssjefen som koordinerar innsendinga og til kvar tid syter for å ha sakshandsamarar som tek seg av det praktiske arbeidet. Rekneskapsdata. 17

Frå same tid som KOSTRA-rapporteringa vart obligatorisk (2001) tok fylkeskommunen i bruk nytt rekneskapssystem og rapportering av rekneskapsdata vart innarbeidd i dette systemet med stor grad av automatikk. Innsendinga til SSB vart ordna av datasentralen. Frå 2005 vart dette endra slik at LOR no hentar ut grunnlagsdata sjølv for vidaresending til SSB. Det ligg difor betre til rette for å gå gjennom og føreta korrigeringar når det skjer endringar i KOSTRA-forskrifta, den fylkeskommunale organiseringa eller vert avdekka feilføringar i rekneskapen. Som døme på intern omorganisering i vår fylkeskommune kan nemnast ny administrasjon frå 2003 med ma flytting av ansvar for lønsutgiftene frå den einskilde etat/tenesteeining til rådmannen. Av eksterne omleggingar vil ein nemne Kunnskapsløftet. Dette medførde full omlegging av rapporteringa for dei vidaregåande skulane frå og med 2006. Framover vil det her vere naudsynt å føreta spesielle korrigeringar pga overgangsordningar inntil reforma er fullt innført frå hausten 2008. Fråsegn Fylkesrådmannen meinar at fylkeskommunen har oversikt over problemområda når det gjeld KOSTRA. Arbeidet har til no likevel ikkje resultert i god nok rapportering. Dels har dette samanheng med at retningslinene stadig har vore under utvikling og dels at det har vorte gjennomført store interne og eksterne omleggingar. Dette har gjort KOSTRA rapporteringa arbeidskrevjande og ein har heller ikkje for 2006 lukkast i å få utgiftene plassert fullt ut på rett funksjon. Erfaringane som er gjort for 2005 og 2006 gjer at det likevel bør vere mogeleg å få rapporteringa for Sogn og Fjordane fylkeskommune vesentleg meir korrekt for 2007. Til no må vi berre erkjenne at presisjonsnivået på rapporteringa har vore varierande både hjå oss og hjå andre fylkeskommunar. Dette gjer at det må takast store atterhald både ved samanlikningar mellom fylkeskommunar og ved bruk av tidsseriar innan eigen fylkeskommune. Etterkvart reknar ein med at dette vil stabilisere seg og fylkeskommunen vil framover leggje vekt på å få på plass rett rapportering. Når det gjeld tiltaka som revisjonen bed om vert vurdert ser fylkesrådmannen føre seg slik oppfølging: Organiseringa av og naudsynte stikkord vedkomande rutinane for KOSTRArapporteringa skal innarbeidast i LOR sin dokumentasjon for rekneskapsavsluttinga innan utgangen av 2007. Det er ein føresetnad at denne dokumentasjonen vidare skal ajourhaldast som eit hjelpemiddel for alle som er involvert i rekneskapsarbeidet medrekna KOSTRArapporteringa, jf punkt 1 og 2 i revisjonen si tilråding. Rutinedokumentasjonen i punktet over skal synleggjere behovet for evaluering og kvalitetssikring, og fastsetje naturlege tidspunkt for desse aktivitetane, jf punkt 3 og 4 i revisjonen si tilråding. Når det gjeld punkt 5 i tilrådinga vil det vere naturleg at det vert arbeidd med dette både i tilknyting til kvalitetssikringa pr 15.3 og i arbeidet med kontoplanen i samband med budsjettet. 18

Sogn og Fjordane Revisjon IKS Askedalen 2 6863 Leikanger www.sf-revisjon.no 19