Butikkmodulen i Xakt
Innhold Varehåndtering i Xakt... 4 Kontoplan... 4 Legge inn ny leverandør.... 4 Legge inn ny varegruppe.... 4 Vareregisteret.... 5 Legge inn ny vare... 5 Finne og endre en vare... 7 Endre lagerbeholdning.... 8 Tilbudsvarer... 8 Butikkmodul... 9 Maskinvare... 9 Strekkodeleser (skanner)... 9 Kvitteringsskriver... 9 Bankterminal... 10 Valg av bankterminal:... 10 Kundedisplay... 10 Utsalgssteder (butikker)... 11 Salgspunkter (Kasser)... 11 Innstillinger for utsalgssted... 12 Hurtigknapper for varevalg... 13 Oppsett av hurtigknapp for varer... 13 Bruke butikkmodulen... 14 Starte butikkmodulen... 14 Kontantsalg... 14 Kontant betaling... 15 Betale med kort... 15 Gavekort... 17 Ny gavekortmal... 17 Salg av gavekort... 18 Betale med tilgodelapp... 21 Daglig/ukentlig rutine... 22 Kasseoppgjør... 22 Postering av kontanter fra kassen innsatt i banken:... 23 Motta betaling for faktura i kassen/kiosken.... 24 Feilretting... 25 Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 2
Eksempel 1... 25 Eksempel 2.... 25 Retur av varer.... 26 Refusjon av utgifter fra kassen.... 27 Forberedelser: (engangsarbeid)... 27 Refusjon av utlegg:... 27 Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 3
Varehåndtering i Xakt Kontoplan Xakt har allerede ved leveransen innlagt en kontoplan som følger norsk standard. Denne kan naturligvis endres, men det er normalt ingen grunn til å gjøre dette. Endringer bør kun foretas av regnskapskyndig, helst senterets regnskapsfører. Det er tilgang til kontoplanen fra menylinjen. Dataregistre, Økonomi og regnskap, Hovedbokskontorer Brukes med forsiktighet. Legge inn ny leverandør. Før vi begynner å legge inn en vare bør vi registrere leverandøren i Xakt. Gå inn på Dataregistre, Økonomi og regnskap, Leverandører Klikk på knappen [ Ny ] Fyll deretter inn feltene for Navn, evt. kontaktperson og adresse før du klikker på [Lagre]. Klikk gjerne på fanen Kontaktinformasjon og legg inn det du vet om leverandøren slik som bankkonto, telefon, mobiltelefon, telefaks og e-post før du klikker på Lagre igjen. NB Ditt eget senter må jo også være registrert som leverandør siden dere leverer trening til kundene. Legge inn ny varegruppe. Før vi registrerer en vare er det hensiktsmessig å opprette en varegruppe som denne varen skal tilhøre. Programmet leveres med tre varegrupper ferdig innlagt. Det er naturligvis fritt fram til å endre navn på disse eller deaktivere dem ved å ta bort Aktiv-haken. Gå inn på: Dataregistre, Økonomi og Regnskap, Artikkelgrupper I venstre kant av bildet får du da en liste som viser de gruppene som allerede er registrert. Hvis du ikke ser en passende varegruppe på lista klikker du på [Ny]. Du får da opp et registreringsbilde hvor du skriver inn navnet på den nye varegruppen og en beskrivelse av denne før du trykker på Lagre-knappen. Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 4
Vareregisteret. For å komme inn i vareregisteret velger du: Dataregistre, Økonomi og Regnskap, Artikler Legge inn ny vare Ved å klikke på knappen [ Ny ] får du opp et skjema hvor du kan registrere den nye varen. Varenummer: De aller fleste varer kommer i dag med en strekkode. Det er vanlig å bruke dette nummeret som varenummer. Når du setter markøren i Nummerfeltet kan du a) skrive inn nummeret fra tastaturet - eller b) bruke strekkodeleseren din til å lese inn nummeret. I navnefeltet skriver du inn varenavnet. I neste felt, Strekkode, legger du på nytt inn strekkoden enten ved å skrive inn sifrene eller lettest ved å lese det inn med strekkodeleseren. Hovedbokskonto er den salgskontoen som salg av denne varen skal gå mot i regnskapet, og valg av konto er avgjørende for MVA-beregningen på denne varen. De vanligste salgskonti for varer ved treningssentre er som følger: Trening (Kontraktsvarer) Avgiftsfritt 3200 Treningsavgift - fritatt for MVA Mat og drikke Middels sats 3030 Handelsvarer, avgiftspliktig middels sats Alle andre varer Høy sats 3000 Handelsvarer, avgiftspliktig høy sats Utsalgsprisen : her kan du velge fritt om du vil skrive inn vareprisen med eller uten MVA. Det andre feltet vil automatisk bli omregnet. Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 5
Varebilde (Logo) Hvis ønskelig kan du legge inn et bilde/logo av varen. Dette forutsetter at du har bildet lagret et sted på datasystemet. Klikk på blyanttegnet og bla deg deretter frem til lagringsstedet, velg bildefilen og klipp Åpne. Ansattpris: Noen har også spesialpriser på enkelte varer for sine egne ansatte. I feltene for Ansattpris kan du legge inn slik spesialpris. Skriver du ikke inn noen pris her vil det bli brukt full pris på denne varen, også for de ansatte. I feltet for Innkjøpspris kan du, om du ønsker, legge inn prisen som du må betale for varen. Min. varebeholdning er den nedre beholdningsgrense for varen. Når vi kommer under denne grensen bør vi bestille mer av denne varen. Til slutt velger du hvilken Leverandør som leverer denne varen til oss, og hvilken varegruppe denne artikkelen tilhører. Dette velger du fra nedtrekksmenyene i feltene. Ønsker du at programmet skal holde rede på lagerbeholdningen av denne varen haker du av for dette i Artikkelen inngår i lagertelling. Trykk på Lagreknappen for å avslutte nyregistreringen. Mens du er inne på den nye varen klikker du på fanen [ Lagerbeholdning ] og Deretter [ Endre lagerbeholdning manuelt ] Skriv nå inn startbeholdningen, gjerne med en kommentar før du trykker på Lagre NB Dette er bare aktuelt for varer som inngår i varelagerbehandlingen. Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 6
Finne og endre en vare Gå inn i vareregisteret ved å trykke Dataregistre, Økonomi og Regnskap, Artikler a) Har du varenummeret kan du klikke deg inn i varenummerfeltet og skrive inn varenummeret eller lese det inn med strekkodeleseren. Varen skal øyeblikkelig komme opp. b) Hvis du ikke kjenner varenummeret kan du klikke deg inn i varenavnfeltet og begynne å skrive det du kjenner av varenavnet. Programmet sorterer lynraskt ut de aktuelle varene. Klikk på varen når du har funnet den, og opplysningene kommer nå opp i skjermbildet hvor du nå kan endre navn og pris og hva du ellers måtte ønske å forandre. Hvis du ønsker å deaktivere denne varen kan du gjøre dette ved å ta bort aktiv-haken. Husk å trykke på Lagre-knappen etter at du har utført endringene. Hvis du har endret opplysninger eller pris for en vare som er brukt i en kontraktsmal får du spørsmål om endringen skal gjøres gjeldende også for de berørte kontraktsmaler. Som oftest er det rett å svare ja på det spørsmålet. NB Dette påvirker IKKE uten videre allerede inngåtte kontrakter, bare NYE avtaler som baserer seg på denne kontraktsmalen. Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 7
Endre lagerbeholdning. Av ulike grunner må vi av og til endre lagerbeholdningen av en vare. Dette kan skyldes svinn, brekkasje, utløpt dato, ny vare eller andre forhold. Gå inn i vareregisteret ved å trykke Dataregistre, Regnskap og Økonomi, Artikler Har du varenummeret kan du klikke deg inn i varenummerfeltet og skrive inn varenummeret eller lese det inn med strekkodeleseren. Varen skal øyeblikkelig komme opp. Hvis du ikke kjenner nummeret kan du gå i varenavnfeltet og begynne å skrive det du kjenner av varenavnet. Programmet sorterer lynraskt ut de aktuelle varene. Klikk på den varen det gjelder, og velg deretter fanen Lagerbeholdning. Du får nå en oversikt over antallet vi har tatt inn, hvor mange eksemplarer som er solgt, og hvor mange som vi har på lager akkurat nå. Dessuten ser vi hvor mange som ligger i bestilling. For å korrigere lagerbeholdningen klikker du [Endre beholdning manuelt ] Du får da opp et registreringsbilde hvor du legger inn antallet du ønsker å korrigere. Skal du minske lagerbeholdningen legger du inn et negativt antall f.eks -3 og et positivt tall om du finner flere på lager enn du trodde du hadde. Skriv gjerne inn en kommentar om endringen før du trykker på [ Lagre ] Tilbudsvarer Av og til ønsker vi å kjøre en kampanje på en eller flere kioskvarer. Xakt har en egen funksjon for dette. Gå inn i vareregisteret og let fram den varen det gjelder. nederst i varebildet kan du hake av for Aktivt tilbud, legge inn tilbudsperiodens start og slutt samt tilbudsprisen. Du bestemmer selv om du vil skrive inn netto eller brutto pris. OBS! Tilbudsprisen vil overstyre alle andre rabatter slik at en student ikke vil få studentrabatt på tilbudsprisen. Vi bruker ikke denne funksjonen på kontraktsvarer. Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 8
Butikkmodul I tillegg til å selge trim og trening er det mange som har et tilbud til medlemmene om å kunne kjøpe treningsrelaterte varer, treningstøy, kosttilskudd, sportsdrikker og også noen kioskvarer. Xakt er laget for å håndtere også dette, og er derfor utstyrt med en egen butikkmodul. Dette er en tilleggsmodul for de som har behov for dette. Maskinvare For å ta i bruk butikkmodulen er det ønskelig å ha noe teknisk utstyr på plass på utsalgsstedet. Det er skrevet et eget dokument som forklarer oppsett og installering av tilleggsutstyret. Strekkodeleser (skanner) Så godt som alle varer kommer i dag med en strekkode. De loddrette svarte stripene inneholder det samme nummeret som ofte er trykket under de svarte strekene. For å slippe å skrive inn disse lange varenumrene bruker vi en skanner som leser av dette nummeret for oss. Du kjenner systemet fra så godt som alle butikker. Det er to hovedtyper strekkodelesere håndholdt og bordmodell. Begge deler fungerer helt utmerket. Du bør velge en modell med USB-tilkopling, da de fleste nye PCer mangler serieport (COM-port) I de fleste tilfeller trengs det ingen installering. Plugg strekkodeleseren inn i en ledig USB-port på PCen som skal brukes, og i løpet av 30 sekunder er den klar til bruk. Med de fleste strekkodelesere er det med et ark med forskjellige programmeringskoder. Dette er også spesielle strekkoder på et ark. Du skal se om du finner en kode på arket som er merket TAB eller Enter. Få skanneren til å lese denne strekkoden, og den vil svare med en spesiell, uvanlig lyd som bekreftelse på at den har forstått ordren. Dette vil lette arbeidet i Xakt fordi den nå automatisk gå videre til neste felt etter å ha lest strekkoden på varen. Kvitteringsskriver Senteret vil trenge en kvitteringsskriver ved hver kasse. Denne vil normalt være knyttet til en elektronisk kassaskuff. Bildene er bare illustrasjoner og viser ikke nødvendigvis foretrukne modeller. Kvitteringsskriveren installeres på den lokale PCen som skal bruke denne. Her må man følge installasjonen slik fabrikanten av skriveren forklarer. Oftest er det med en CD med skriveren som inneholder de nødvendige drivere. Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 9
Bankterminal De aller fleste utsalgssteder ønsker i dag å ha mulighet for å ta mot betaling med bankkort. Til dette trengs en bankterminal. For å ta denne i bruk trenger dere et såkalt BAX-nummer. Ta kontakt med senterets bankforbindelse for å ordne dette. Valg av bankterminal: Bankterminaler kan både kjøpes og leies. De fleste velger å leie terminalen. NorTrim kan godt være behjelpelig med dette. Alle bankterminaler må kunne ta kontakt med BBS (Bankenes betalingssentral) for å kunne registrere betalinger. Det finnes to hovedmåter å gjøre dette på. Figur 1 Eksempelbilde 1. Internett-tilkopling (bredbånd) De aller fleste treningssentra har bredbåndforbindelse, og ved å kople betalingsterminalen inn i lokalnettet sammen med PCen(e) vil vi oppnå flere fordeler. Blant annet kan samme bankterminal benyttes for salg fra flere kasser om ønskelig. 2. Egen telefonlinje. (analog eller ISDN) Dette alternativet medfører kostnader til linjeleie og telefonabonnement. Koples terminalen til eksisterende linje kan vi få konflikter om denne er opptatt med samtale. Kundedisplay Det kan også være ønskelig med et kundedisplay som gir kunden mulighet til å se hva som blir slått inn. Siden moderne PC-er ofte leveres uten seriellport (COM-port) bør man her velge et display med USB-tilkopling, noe som gjør at vi unngår å måtte etterinstallere egne seriellkort i Pc-en som skal brukes i butikkmodulen. Installeringen av kundedisplayet gjøres etter de anvisningene som følger det displayet du har kjøpt. Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 10
Utsalgssteder (butikker) Før vi kan starte salget er det fortsatt en rekke detaljer vi må få på plass. Vi kan begynne med å opprette en butikk. Fra menylinjen klikker vi på Dataregistre, Butikk Vi får da opp et skjermbilde som viser de definerte butikker (om det er definert noen). NB Hvis firmaet har avdelinger med ulike bankkontoer må det opprettes en butikk for hver avdeling. For å opprette en ny butikk klikker du på [ Ny ] Skriv inn navnet på butikken/utsalgsstedet. (I dette eksemplet Resepsjonen) Fra nedtrekksmenyen velger du hvem av de ansatte (om noen) som skal være hovedansvarlig for dette salgsstedet. Så velger du hvilken avdeling dette salgsstedet tilhører, og om det eventuelt er tilknyttet til noe spesielt prosjekt. Du kan også fortelle hvilke av dine brukere som har anledning til å bruke dette utsalgspunktet. Husk å trykke på Lagre-knappen før du går videre. Salgspunkter (Kasser) Hvert utsalgssted/butikk har minst en kasse kanskje flere. Klikk på butikken du nettopp laget. Deretter på fanen Kassepunkter Klikk så på knappen Ny, Skriv så inn navnet på denne kassen. Husk å trykke på Lagre-knappen før du fortsetter. Du kan naturligvis opprette flere kasser om det er ønskelig. Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 11
Innstillinger for utsalgssted I hovedboken bør det opprettes en kasseoppgjørskonto for hver butikk. Trykk Ctrl+Shift+U (Du kommer inn i hovedbokskontiene) I nummer slår du inn 1926. Hvis du der finner en konto som heter Konto for kasseoppgjør kan du bare gå ut fra hovedboka. Hvis du ikke finner kontoen trykker du NY, og oppretter en konto med nr 1926 Konto for kasseoppgjør. Har du flere butikker/utsalgssteder oppretter du flere slike kontoer. F.eks 1927 Kasseoppgjør Vinjeøra For hvert utsalgssted vi oppretter er det en rekke innstillinger som må gjøres. Gå inn på utsalgsstedet ved å gå inn fra menylinjen Dataregistre, Butikk, Butikker Klikk på det utsalgsstedet du skal sette opp, og velg deretter fanen Innstillinger Her skal du sette opp følgende informasjon for denne kassen: Eventuell logo for akkurat denne kassen Foretrukken betalingsmåte: Vekslepenger i denne kassen: Bankkonto for betalingsterminalen: Hilsen på kvitteringen: Hvilken logo (om noen) som skal brukes på kvitteringen. Hvilke regnskapskonti som skal brukes til kontanter, tilgodelapp og bruk av gavekort. Vi har også merket av for at tilgodelapp og gavekort kan brukes flere ganger til beløpet er oppbrukt. Vi har valg om at ansatt pris skal nullstilles etter endt salg Om butikken skal tillate delvis betaling av faktura Innstilling for om det benyttes Touch skjerm i butikken Overføre kontantbeløp etter avstemming: Her kan vi velge om Xakt automatisk skal overføre beløpet I kassen til hovedbokskontoen angitt nedenfor når kassen stenges. Konto for kasseoppgjør: Hvilken hovedbokskonto som I så fall skal motta denne posteringen. Konto for kassedifferanse: Hvor eventuell differanse ved kasseoppgjør skal føres. Kontantuttak artikkel: Hvilken artikkel i vareregisteret som brukes for uttak av kontanter. Største tillatte kassedifferanse : Max tillatt differanse I kassen ved oppgjør. Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 12
Som alltid; Husk å trykke [ Lagre ] før du går ut av skjermbildet. Hurtigknapper for varevalg I butikkmodulen er det hurtigknapper for de mest solgte varene. Et klikk på hurtigknappen enten med muspeker eller med pekefinger på trykkfølsom dataskjerm velger øyeblikkelig denne varen for salg. Det er 20 hurtigknapper, og vi kan selv programmere med de varene vi selger oftest. Vi kan også legge inn logoer/bilder av varene for hurtigere gjenkjenning for ekspeditøren. Det er nå allerede satt opp en hurtigknapp for kunder som i tillegg til varene også ønsker å ta ut kontanter. Vi kan også selge kontantkontrakter i butikken, men da må kunden være innlagt, og vi må velge rett kunde med knappen først. Oppsett av hurtigknapp for varer Start butikkmodulen på vanlig måte ved å velge Rutiner, Butikk og ønsket utsalgssted fra menylinja. Klikk med høyre mustast på den knappen du vil tilordne til en vare evt. endre, og velg rediger: Velg først om det er en kioskvare (Artikkel) du skal legge inn eller om det skal ligge en kontraktsmal på denne knappen. I feltet for Artikkel kan du skrive inn litt av varenavnet evt bruke strekkodeleseren, eller også trykke F3 Hvis denne varen er lagt inn med logo vil den komme opp automatisk, men du kan også bruke leteknappen og søke deg fram til stedet der du har lagret ønsket bilde av denne varen. Det er IKKE nødvendig å ha bilde av varen, men det kan gjøre betjeningen raskere. Så skriver du inn en kort tekst, helst bare ett eller to ord. For at teksten skal vises på knappen må det stå hake foran Vis Tekst. NB Det er bare kontantkontrakter til allerede innlagte kunder som kan selges fra butikken. Trykk på Lagre, og redigeringen er ferdig. Du kan nå høyreklikke på neste hurtigknapp du vil endre. Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 13
Bruke butikkmodulen Starte butikkmodulen Butikkmodulen kan startes ved å gå inn på menylinja og velge Rutiner, Butikk og deretter velge utsalgssted og hvilken kasse som skal startes. I det viste eksemplet er det Kasse i Resepsjonen som vi skal bruke. Kontantsalg: OBS: Hvis det er en av senterets ansatte som handler må du huske å klikke på Ansatt-knappen før du starter salget. Dette medfører at de får ansattpris på varen om det er innlagt en slik. Skrivemarkøren står nå og venter i det lysegule søkefeltet. Bruk skanneren og les av strekkoden på varen, eller klikk på hurtigknappen for varen hvis den er innlagt som hurtigvare. Du kan også skrive inn litt av varenavnet fra tastaturet om du vil, trykke Enter og velge varen fra den lista du da får. Varen dukker da opp på en varelinje, og antallet er satt til 1. Hvis kunden kjøper mange (f.eks 4 brusflasker) kan du skanne alle hver for seg eller du rett og slett skriver inn riktig antall. Du kan også trykke flere ganger på hurtigknapp om varen ligger på en slik. For å endre rabatt/antall eller pris manuelt kan du bruke knappene til dette formålet. NB Etter å ha endret antall manuelt må du klikke deg inn i det gule søkefeltet før du skanner neste vare. Etter at du har lagt inn alt kunden ønsker, ser du kjapt over at varer og antall stemmer før du klikker på Selg knappen. (F8 fungerer også som Selg) Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 14
Kontant betaling Etter å ha trykket på Selg knappen (Eller F8) får vi opp betalingsskjemaet. Totalbeløpet står allerede ferdig utfylt og blåmerket i Kontant-feltet (eller bankkort-feltet alt etter hva vi har valgt som standard betalingsmåte) NB Ikke trykk på Betal(F8) før du har fått pengene. Det sparer deg for irriterende feilrettinger hvis kunden ikke finner kontanter men ønsker å bruke kort i stedet. Gi tilbake eventuelle vekslepenger og klikk på Betal-knappen. (Eller F8 som også er Betal-knapp) Butikkmodulen er nå klar til å ekspedere neste kunde. Betale med kort Etter å ha trykket på Selg knappen (F8)får vi opp betalingsskjemaet. Totalbeløpet står allerede ferdig utfylt og blåmerket. Hvis kunden vil betale med bankkort trykker du på F6 på tastaturet. Beløpet flyttes nå til riktig felt. Ikke integrert bankterminal Nå skal du slå inn beløpet på bankterminalen og kunden skal betale med kortet på vanlig måte. Når transaksjonen er gjennomført, og kvittering er skrevet ut, trykker du på [Betal (F8)] Integrert bankterminal Trykk [Betal (F8)] og Xakt kobles til bankterminalen, kunden skriver inn PINkode og transaksjonen gjennomføres. Hvis transaksjonen blir avvist, vil Xakt avbryte kommunikasjonen og kunden kan velge å betale kontant, eller kjøpet kan lagres som ordre (blir med på neste fakturering) eller faktura (som kan skrives ut direkte) Mulig feilsituasjon: Transaksjonen blir avvist, og en beskjed om at bankterminal må avstemmes dukker opp på terminalen. Avbryt prosedyren, trykk Meny - dra Kjøpmannskortet og følg menypunktene for avstemming av bankterminal. Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 15
Kredittsalg OBS: Salg på faktura (kredittsalg) kan bare gjøres til registrerte kunder. Start butikkmodulen på vanlig måte ved å gå inn på menylinja, velge Rutiner, Butikk og deretter velge utsalgssted og hvilken kasse som skal startes. Klikk på knappen Bytt kunde Det kommer opp en hjelperute hvor vi kan slå inn kundenummeret, men det er det de færreste som husker. Skriv inn litt av kundens fornavn eller etternavn og trykk Enter. Xakt finner lynkjapt de aktuelle kundene. Klikk/pek på riktig kunde og dobbelklikk. I neste skjema klikk på [ Lagre ] Du ser nå at kundenavnet er kommet inn i topplinjen. Hvis denne kunden skal nyte godt av de ansattes spesialpriser må du klikke på knappen [Ansattpris] før du begynner å legge inn varer. Legg nå inn varene på vanlig måte med strekkodeleseren, hurtigknapper eller manuelt. Eller: A) Når kunden har fått sine varer klikker du på knappen [Lag ordre] Det vil da bli laget og utsendt faktura når systemets fakturerings og pengerutiner kjøres. B) Når kunden har fått sine varer klikker du på knappen [Skriv ut faktura] Da vil det lages faktura med en gang som kunden straks kan få med seg. Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 16
Gavekort Ved levering har Xakt allerede innlagt en artikkel (vare) som heter G-001 Gavekort. Denne artikkelen har i utgangspunktet ikke satt noen fast pris, og det er vanligvis ingen grunn til å endre på denne. Ved oppretting av andre gavekortartikler skal disse normalt gå mot hovedbokskonto 2902 Forskudd kunder gavekort og ikke mot en salgskonto. Gavekortmaler For å gjøre det lettvint å selge gavekort kan vi legge opp noen gavekortforslag (gavekortmaler) Gå inn via menylinjen Dataregistre, Butikk, Gavekortmaler Du kommer da inn i et bilde som viser deg de gavekortmalene som er registrert. Du kan se på egenskapene på disse ved å klikke på navnene. Disse kan du naturligvis redigere, skifte navn, beløp og varighet. Ny gavekortmal For å lage en ny gavekortmal klikker du på [ Ny ] knappen. I skjemaet som kommer opp gir du denne malen et navn og legger inn et beløp. Sett deretter gyldighet ett år er nokså vanlig. I Artikkel legger vi vanligvis inn Gavekort som er vår artikkel uten fast pris i artikkelregisteret. Husk salg gavekort er IKKE et varesalg, men en forskuddsinnbetaling som en kunde senere kan komme og handle for. Trykk på [ Lagre ] og den nye gavekorttypen er lagret og klar til bruk. Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 17
Salg av gavekort Start butikkmodulen (hvis den ikke allerede er i gang) Fra menylinja: Rutiner, Butikk, Hovedutsalg, Kasse. For å selge et gavekort klikker du på knappen [ Gavekort ] oppe til høyre. I vinduet som åpner seg bruker ekspeditøren nedtrekksknappenen og velger en av de definerte typene. Ønsker kunder et annet beløp enn de som er forhåndsdefiner velges Gavekort fritt beløp. I Feltet Gavekortkode legger du inn nummeret på gavekortet, eller om du ikke har gavekort med fortrykt nummer kan du bruke et nummer fra ei liste du lager deg og krysse dem ut etter hvert som de blir brukt nummer.. Utløpsdatoen settes som standard ett år frem i tid, men dette kan endres om det er behov for det. Hvis du som her velger Fritt Beløp-malen må du huske på å legge inn verdien som kunden vil ha på kortet. Du KAN gjerne legge inn en beskrivelse, for eksempel navnet til mottakeren. (Dette er ikke nødvendig) Trykk så på [ Lagre ] Det kommer da opp en varelinje i butikkmodulen som ved ethvert annet salg. Trykk på [ Selg ] eventuelt F8 og motta betaling som ved ethvert annet salg. Fyll ut gavekortet, (husk å føre på nummeret) og gi til kunden. Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 18
Betale med gavekort Når noen handler i butikkmodulen og vil betale med gavekort går du fram på følgende vis: Registrer varene på vanlig måte og trykk [ Selg ] F8 på vanlig måte. Du får da opp betalingsskjemaet med beløpet ferdig utfylt i Kontantruta: Trykk på knappen [ Gavekort ] eller F9, Markøren står nå i riktig rute, og du skriver inn nummeret fra kundens gavekort. Trykk F9 eller Enter Du får nå se status på gavekortet. NB I det viste eksemplet er kioskinnstillingene satt slik at gavekortet tømmes, og at kunden nå skal ha betalt ut resten (Kr. 168) kontant, eller om vi ønsker det får restverdien av gavekortet som en tilgodelapp. I så tilfelle må det settes hake her: Deretter trykker du [ Betal ] eller F8 Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 19
(NB hvis verdien på gavekortet er mindre enn beløpet som skal betales vil restbeløpet stå oppført i kontantfeltet. Hvis senteret har bankterminal og kunden ønsker å benytte bankkort for resten trykker du F11 og deretter på [ Betal ] F8 Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 20
Betale med tilgodelapp Når noen handler i butikkmodulen og vil betale med tilgodelapp går du fram på følgende vis: Registrer varene på vanlig måte og trykk [ Selg ] F8. Du får da opp betalingsskjemaet med beløpet ferdig utfylt i Kontantruta: Trykk på knappen [ Tilgodelapp ] eller F7, Markøren står nå i riktig rute, og du skriver inn nummeret som står nederst på kundens tilgodelapp. Trykk F7 eller Enter Du får nå se status på tilgodelappen.. I det viste eksemplet har kunden til gode Kr. 119 på lappen, og skal derfor ha utbetalt resten Kr. 82.- i kontanter fra kassen eller vi haker av for tilgodelapp og kunden vil da få en ny tilgodelapp pålydende Kr. 82.- (NB hvis verdien på tilgodelappen er mindre enn beløpet som skal betales vil restbeløpet stå oppført i kontantfeltet. Hvis senteret har bankterminal og kunden ønsker å benytte bankkort for å betale resten trykker du F11 og deretter på [ Betal ] F8 Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 21
Daglig/ukentlig rutine Kasseoppgjør Når utsalgsstedene stenger for dagen bør det foretas et kasseoppgjør. Noen avstemmer kassen bare en gang i uken. Xakt har egen rutine for kasseoppgjør. Gå inn via Menylinjen hvor du velger; Rutiner/Butikk/Hovedutsalg/Avstem kasse Alle pengene i kassen telles opp, også vekslepengene. Pengene som telles opp føres inn i skjemaet, og når nederste feltet i skjemaet. Har du integrert bankterminal må du velge Avstem Bankterminal før du Avstemmer kasse. Skriv ut kvitteringen som vises som skjermbildet, og lukk visningen etterpå. Velg så Avstem kasse (F8). Har du ikke integrert bankterminal, må du avstemme terminalen manuelt. Heft kvitteringene sammen. Etter at du har godtatt oppgjøret vil alle tallene bli resatt og du får en knapp hvor du skal klikke på OK Du får da opp en forhåndsvising av kassaoppgjørsrapporten som du bør skrive ut og sette inn i en tilhørende perm. Nå skal du legge vekslepengebeløpet tilbake i kassen. Resten av pengene legger du i en konvolutt eller nattsafeveske som du så legger på en trygg plass. Når pengene i konvolutten/nattsafevesken settes inn i banken må Xakt få vite det gjennom en manuell postering. Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 22
Postering av kontanter fra kassen innsatt i banken: Når man setter pengene fra kasseoppgjørene i banken må dette fortelles til Xakt for at avregninger skal bli riktige: Eksempel: 03. juli 2012 har man fra kasseoppgjørkonvolutten/nattsafeposen satt inn kroner 3568 i banken. I Xakt trykk knappen Kontroller at dato stemmer med datoen pengene ble satt inn i banken. I Kontonummer skriver du inn 1926 (eller annet kontonummer for kasseoppgjør som er satt opp) I beløp skriver du beløpet som er satt inn i banken. Trykk Enter Deretter på knappen [ Betalt i bank (F9) ] Bildet ditt ser nå slik ut. Avslutt posteringen ved å klikke på Lagre. Xakt vet nå at pengene er satt inn i banken, og kontoutskrifter fra Xakt hovedbokskonto 1920 (banken) vil gjenspeile dette. Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 23
Motta betaling for faktura i kassen/kiosken. De som bruker butikkmodulen skal ALLTID gå inn i butikkmodulen for å motta innbetalinger fra kunder. I hovedvinduet i butikkmodulen finner du nederst knappen Betal Faktura Ett klikk her, og det kommer opp et nytt vindu. Her slår du inn fakturanummeret, og det kommer straks opp info om denne fakturaen. Vet du ikke fakturanummeret slår du inn etternavnet, trykker Enter, og deretter dobbelklikker du rett person og velger faktura deretter. Skriv gjerne inn en kjapp kommentar før du trykker på OK. Du får nå opp selve innbetalingsskjemaet: I dette tilfellet ser vi at fakturaen har økt med kroner 56.- Det forteller oss at denne har vært purret, og at kunden nå skal betale Kr. 235.- i stedet for fakturaens pålydende som er Kr. 179.- Hvis kunden kommer med den opprinnelige fakturaen på 179.- vil vi likevel fange opp purregebyret som er påløpt. Når kunden har betalt kontant klikker du på Selg (F8) Kvitteringsskriveren skriver nå ut en kvittering på denne betalingen som ved et normalt salg i kassen. Som ved andre salg er det naturligvis fullt mulig å motta innbetalinger med kontanter, bankkort, tilgodelapp, gavekort og/eller en kombinasjon av disse. NB Kunden kan betale alle fakturaer fra oss herifra enten det gjelder treningsavgifter eller andre varekjøp. Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 24
Feilretting (Her kommer det et par eksempler på de vanligste «ulykkene» i butikken.) Eksempel 1 Vi har gjennomført et kontantsalg på kr. 455.-, men kunden brukte kort i stedet. Vi MÅ rette opp dette, for hvis ikke vil det mangle penger i kassen ved opptellingen. I butikkmodulen lager du nå et nytt salg: Velg en tilfeldig vare f.eks Uttak kontanter, eller en annen vare. (ikke kontrakt) Sett antall til null. Trykk på Selg (F8) knappen. Skriv inn beløpet kunden betalte slik han virkelig betalte. Betalte kunden med kort skal det altså føres i Bankkort. Skriv inn samme beløpet med minustegn i den andre betalingsformen -455. I dette tilfellet i Kontant. Infofeltet skal nå vise null. Trykk på Betal (F8) Eksempel 2. Vi har gjennomført et kortsalg på kr. 455.-, men kunden betalte med kontanter. Du gjør akkurat som vist over, registrerer et nullsalg, og skriver beløpet inn slik kunden virkelig betalte, og samme minusbeløp slik han IKKE betalte. Trykk på Betal (F8) Etter disse korreksjonene vil både kasseoppgjør og bankkonto være riktige. Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 25
Retur av varer. Av og til, og av ulike grunner, hender det at vi må føre tilbake et salg. F.eks t-skjorta passet ikke, og vi har ikke riktig størrelse. Gå inn i butikkmodulen og gjør samme salget på nytt, men denne gangen med minus i antallet. Trykk Selg (F8) Hvis du har penger nok i kassen skal du la beløpet stå som her med minus i kontantfeltet. NB Du skal ikke bruke av vekslepengene for å betale ut ved refusjon av et kjøp. Det skal aldri være mindre enn vekslepengebeløpet i kassen! Betal ut pengene til kunden, og deretter trykker du på Betal(F8) knappen. For ordens skyld bør du skrive ut kvitteringen, og be kunden skrive navnet sitt på den og legge den i kassen. Hvis du ikke har nok penger i kassen spør du kunden om det er greit med en tilgodelapp. I så fall skriver du null i alle betalingsfeltene og haker av for betal tilbake med tilgodelapp. Når du nå trykker Betal (F8) blir det skrevet ut en kvittering og en tilgodelapp. Kunden bør signere på kvitteringen som legges i kassen, og tilgodelappen skal naturligvis kunden ha. Det viktigste med hele tilgodelappen er nummeret på den, for det er det som skal slås inn når kunden kommer og skal bruke den. Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 26
Refusjon av utgifter fra kassen. Forberedelser: (engangsarbeid) Gå inn på: Grunninstillinger, Hovedbok, Kontoer. I kontonummer slår du inn nummer 4410. Hvis du får opp en konto der, så går du bare videre. Hvis du ikke får opp den viste kontoen lager du den ved å: Velg NY-knappen nederst til venstre. Legg inn hovedbokskonto 4410 som vist her, og trykk på Lagre. Gå deretter inn på: Grunninstillinger, Artikkel, Artikler. I nummer slår du inn 4410. Hvis du får opp en artikkel som heter Refusjon utgifter er artikkelen allerede lagt inn og du kan bare lukke og fortsette. Hvis du ikke finner artikkelen lager du den ved å velge Ny-knappen nederst til venstre. Legg inn nummer, Navn og hovedbokskonto 4410 og trykk på Lagre. (Se eksemplet) Svar OK på feilmeldingen om salgskonto utenfor området. Refusjon av utlegg: I butikken er det bestemt hvor mye vekslepenger det skal ligge i kassen. Det er ikke tillatt å bruke av vekslepengene til å refundere utlegg til f.eks kaffe. Det skal ALDRI være mindre kontanter i kassen enn det vekslepengebeløpet som er bestemt. Kvitteringen på innkjøpet som skal refunderes legges i kassen, og pengene betales ut derifra, Kvitteringen skal senere heftes ved kasseoppgjøret. I butikkmodulen registrerer du nå salg av artikkel 4410, setter antall til -1 og beløp til beløpet på kvitteringen som skal refunderes. Dette «salget» skal alltid betales fra kassen aldri fra bankkort. Du vil nå få et negativt salg i butikkmodulen, og dette vil helt korrekt vises på kasseoppgjøret. Som nevnt: Kvitteringen for innkjøpet skal alltid legges ved kasseoppgjøret. Versjon 2011.1 Revidert 21.05.14 Side 27