kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 15.02.12 Kl.: 10.00 16.00 Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 01/12 08/12 MØTELEIAR Helga Nøtland Auestad (Krf) DESSE MØTTE Gro Rydland (SP) møteleiar i sak 05/12 og orienteringssak (sak 03/12) nr.2 og 4. Ove Gjerde (Ap) Johannes Koløen (H) Svein Lunde (Krf) møtte i sak 05/12 og orienteringssak nr.2 og 4, som vara for Helga Nøtland Auestad Gisle Levåg (H) møtte i sak 05/12 og orienteringssak nr.2, som vara for Johannes Koløen FORFALL Ove Raunholm (Frp), vararepresentant var innkalla men kunne ikkje møta på grunn av jobbsituasjon DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/ Gunnar Husabø og Stine Karoline Olsen. Frå møtte rådmann Atle Tornes i sak 05/12 og orienteringssak nr. 1 og 2. Personalsjef Hallvard Wiik møtte i orienteringssak nr. 1 Ordførar Wenche Tislevoll var med i møtet under dei sakene som vart handsama, unnateke sak 08/12. Kyrkjeverje Harald Johan Sandvik orienterte til kontrollutvalet i orienteringssak nr. 3. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 01/12 Godkjenning av innkalling og sakliste. 02/12 Godkjenning av protokoll frå møte 07.12.11. 03/12 Orienteringssaker. 04/12 Meldingar. 05/12 Drøftingssak vedr. havarert flytedokk i Årskog. 06/12 Budsjett for kontrollutvalet for 2012. 07/12 Gjennomgang av møteprotokollar. 08/12 Gjennomføring av prosess for vidare arbeid med plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Ymse 1
01/12 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 02/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 07.12.11 Formulering om når vara kom inn i sak 39/11 vart vedteke endra. Det vart og avtala å endra møtedato for neste kontrollutvalsmøte. Avgjerd om dette vert ført i denne protokollen under ymse. Med retting i sak nr. 39/11 vart protokollen samrøystes vedteke. Protokoll vert sendt til kommunen på nytt for å leggast ut på heimesida. Med vedteken endring vart protokollen frå møte 07.12.11 samrøystes godkjend. 03/12 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lag fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann / Orientering om korleis kommunen nyttar opplysningar om sjukefråvær aktivt i HMS-arbeidet 2 Rådmannen / Orientering om oppsetting, drift og vedlikehald av veglys som Fitjar kommune har ansvar for 3 Kyrkjeleg Fellesråd i Fitjar kommune Orientering v/ Harald Johan Sandvik om arbeidsoppgåver og ansvarsområde for Kyrkjeleg Fellesråd. 4 Sekretariatet / Deloitte Orientering om oppstart av selskapskontroll i SIM 5 Sekretariatet Kontrollutvalet på heimesida til kommunen 6 Ordførar Om I-pad / lesebrett til kontrollutvalet Opplæring i bruk av elektronisk innkalling 7 Sekretariatet Vidare opplæring / aktuelle tema for kontrollutvalet i tida framover Ymse FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. HANDSAMING I MØTE Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann / Personalsjef Hallvard Wiik orienterte til kontrollutvalet om arbeidet med personalpolitikken til kommunen, særleg med vekt på korleis ein nyttar opplysningar om sjukefråvær på ein aktiv måte. Rådmann Atle Tornes supplerte med opplysningar og orienterte til utvalet med vekt på kva som vert gjort når det gjeld tiltak ut frå rapport etter forvaltningsrevisjon om ressursbruk innan pleie og omsorg. Kontrollutvalet stilte spørsmål til orienteringa frå som blei svara på. Det kom kommentarar og innspel, og ein drøfta kva tiltak som kan vera med for å få til forbetringar innan personalarbeidet. Rolla til administrasjonsutvalet vart og drøfta. I dag er det formannskapet, med tilslutnad av to tillitsvalde, som utgjer administrasjonsutvalet i kommunen. Det var ønske i kontrollutvalet om at det vert skaffa meir opplysningar om kva oppgåver og roller som bør ligga til eit administrasjonsutval ut frå 2
2 Rådmannen / lovverk. Dette skal skaffast til neste møte. Årsmelding frå kontrollutvalet for 2011 vil og innehalda eit oversyn over gjennomførte tiltak etter rapport etter forvaltningsrevisjon om ressursbruk innan pleie og omsorg. Førespurnad om dette vil bli sendt til rådmann. Orienteringa vart teke til orientering. Før orienteringa vart spørsmål om ugildskap for to av utvalsmedlemmane drøfta. Johannes Koløen (styreleiar i Fitjar Kraftlag) og Helga Nøtland Auestad (1.vara til styret i Fitjar Kraftlag) gjekk frå, og Gisle Levåg og Svein Lunde tok sete. Gro Rydland tok over som møteleiar. Etter drøfting vedtok utvalet at Koløen og Auestad skulle kjennast ugilde. Rådmann Atle Tornes orienterte om oppsetting, drift og vedlikehald av veglys som Fitjar kommune har ansvar for. Det vart opplyst at det tidlegare hadde vore ein tidsavgrensa avtale mellom Fitjar Kraftlag og kommunen, men at denne nå var avslutta. Innkjøp av slike tenester skal og utførast innanfor innkjøpsreglementet. Det vert arbeida vidare frå kommunen si side med å sjå på ansvar for, og å finna ordningar for oppsetting, drift og vedlikehald av veglys 3 Kyrkjeleg Fellesråd i Fitjar kommune 4 Sekretariatet / Deloitte Kontrollutvalet kom med kommentarar og spørsmål, som vart svara på, og orienteringa vart teke til orientering. Harald Johan Sandvik orienterte om arbeidsoppgåver og ansvarsområde for Kyrkjeleg Fellesråd i Fitjar kommune. Dette er ei sjølvstendig eining innanfor kommunen, men samarbeider med kommunen, til dømes når det gjeld føring av rekneskap og IKT-løysingar. Kontrollutvalet gav tilbakemelding på at orienteringa var nyttig, og kom med kommentarar og spørsmål underveg, som det vart svara på. Avgjerd om val av revisor vart og drøfta. Det vart opplyst at denne saka skal handsamast på fellesrådsmøte i februar Kontrollutvalet takka for orienteringa og tok den til orientering. Før orienteringssaka vart det drøfta om utvalsleiar Helga Nøtland Auestad skulle kjennast ugild sidan ho er vararepresentant til styret i SIM. Ho gjekk frå og Svein Lunde tok sete Gro Rydland overtok som møteleia. Det vart vedteke at Auestad var ugild. Stine Karoline Olsen frå Deloitte orienterte om arbeidet med selskapskontroll av SIM. Det vart gjort greie for status på arbeidet, og kontrollutvalet ønskjer og at det vert gjeve ei løypemelding på neste kontrollutvalsmøte. Orienteringa vart teke til orientering. 5 Sekretariatet Drøfting / orientering om kontrollutvalet på heimesida til kommunen vert utsett til neste møte. 6 Ordførar Det er nå klarert at ordninga med Ipad til politikarar i Fitjar kommune og skal gjelda for kontrollutvalet. Ordførar orienterte om planar for å ta i bruk dataverktøy. Det vert lagt opp til å planlegga opplæring for kontrollutvalet i samband med neste møte. Sekretariatet ordnar med organisering av dette. 7 Sekretariatet Drøfting av vidare opplæring / aktuelle tema for kontrollutvalet i tida framover vart utsett til neste møte. Ymse ingen orienteringssaker under ymse. : Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. 3
04/12 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Melding om vedtak Budsjett 2012 og langtidsplan 2012 2015 Fitjar kommune 2 Brev sendt til Kyrkjeleg Fellesråd vedr. revisjonstenester 3 Sekretariatet Kort referat frå NKRF-konferanse som sekretariatet har delteke på Ymse FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Budsjett 2012 og langtidsplan 2012 2015 Fitjar kommune vart gjennomgått og kommentert. Ordførar svara på spørsmål frå kontrollutvalet. Meldinga vart teke til orientering. 2 Brev sendt til Kyrkjeleg Fellesråd vedr. revisjonstenester vart teke til orientering. 3 Sekretariatet Det vart ikkje gjeve referat frå NKRF-konferanse som sekretariatet har delteke på. Vert evt. å koma tilbake til på neste møte. Ymse ingen meldingar under ymse : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 05/12 DRØFTINGSSAK VEDR. HAVARERT FLYTEDOKK I ÅRSKOG FORSLAG TIL Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. HANDSAMING I MØTE Ordførar og rådmann var med under handsaminga av saka. Spørsmål om Johannes Koløen (styreleiar i Fitjar Kraftlag) og Helga Nøtland Auestad (1.vara til styret i Fitjar Kraftlag) er ugilde til å delta vart drøfta. Gisle Levåg og Svein Lunde tok sete. Gro Rydland overtok som møteleiar. Det vart vedteke at Johannes Koløen vart kjent ugild. Etter drøfting vart det og vedteke at Helga Auestad skulle kjennast ugild. Spørsmål om å lukka møtet formelt, slik at tilhøyrarar ikkje kunne vera tilstades, vart og reist. Det vart vedteke å lukka møtet ut frå 31 pkt. 5 i Kommunelova, og tilhøyrarane forlet møtet. Det vart og reist spørsmål om representantane frå Deloitte skulle kjennast ugilde til å delta. Etter drøfting vart det vedteke at dei ikkje skulle kjennast ugilde. Møteleiar innleia med å peika på kva ein bør ha som målsetting for drøftinga av saka. Det kom fram at formannskapet skal få orientering om saka seinare på dagen, og at det er engasjert advokat får å hjelpa kommunen for å finna måtar å løyse saka på. Saka er såleis under handsaming og kommunen er i prosess for å finna løysingar. Det vart konkludert med at det ville vera rett av kontrollutvalet å setja seg inn i saka på dette møtet, ved å få informasjon frå ordførar og. Det var og semje om at det ikkje var rett å starte sak som inneber nærmare undersøking og evt. forvaltningsrevisjon, på dette tidspunkt. Ein bør evt. vurdere dette på eit seinare tidspunkt. Dei framlagde dokumenta i saka er sendt ut til kontrollutvalet samla som U-off-dokument etter 15 i Offentleglova. Dokumenta er å finna i kommunen sitt post-arkiv, og er då ikkje gradert som U-off. 4
Ordførar gjennomgjekk saka for kontrollutvalet og gjorde greie for kva som hadde skjedd. Rådmann gav og ei orientering om bakgrunn og utvikling av saka. Det vart vidare gjort greie for korleis ein planlegg vidare framgang, og kva som vil bli gjort for å finna løysingar. Kontrollutvalet drøfta det som kom fram og det vart påpeika at dette er ei stor og alvorleg sak både for kommunen og dei involverte partane i saka. Kontrollutvalet fekk og høve til å stilla spørsmål som vart svara på. Vedtak som vart fatta i saka var samrøystes. : Kontrollutvalet tek orienteringa i saka til orientering. Ein ber og om at kontrollutvalet vert halde orientert om utviklinga vidare i saka. 06/12 BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET FOR 2012 FORSLAG TIL Kontrollutvalet godkjenner budsjett 2012 for kontroll- og tilsynsarbeidet slik det ligg føre. HANDSAMING I MØTE Ordførar var med under handsaminga av saka, og kontrollutvalet drøfta forslag til budsjett for 2012. Ramma for budsjettet er auka med kr 70.000,- i høve til 2011, og fordeling på postar er gjort ut frå dette. Ein drøfta og prosess for handsaming av kontrollutvalet sitt budsjett ut frå prinsippet om at det er kommunestyret som har ansvar for å setja rammene til kontrollutvalet sitt arbeid. Forslaget til budsjett for 2012 innanfor den tildelte ramma vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet godkjenner budsjett 2012 for kontroll- og tilsynsarbeidet slik det ligg føre. 07/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Det vart ikkje føreteke gjennomgang av møteprotokollar på grunn av for lite tid. Saka vert utsett. 08/12 GJENNOMFØRING AV PROSESS FOR VIDARE ARBEID MED PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FORSLAG TIL Det vert ikkje lagt opp til å fatta vedtak i saka. Gunnar Husabø og Stine Karoline Olsen leia prosess med kontrollutvalet vedr. arbeid med planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Aktuelle prosjekt vart drøfta ut frå kva ein såg på som område i kommunen som kan vera sårbare og risiko-fylte. Dei innspel som kom frå kontrollutvalet under gjennomføring av risikospelet vert arbeidd vidare med i planprosessen. Det vert arbeida vidare med aktuelle prosjekt i tråd med innspel frå kontrollutvalet. 5
YMSE Under sak om godkjenning av møteprotokoll vart det vedteke at møtedato for neste møte vert endra. Møtedato 28.03.12 utgår og dato for neste møte vert avtalt til 18.04.12. Under sak om budsjett for kontrollutvalet for 2012 vart det drøfta at det ville vera aktuelt å presentera kontrollutvalet, og kontrollutvalet sine oppgåver og ansvarsområde for kommunestyret. Det vart vedteke at det skal leggast opp til å gjennomføra dette på neste møte i kommunestyret, som er onsdag 25.april. Helga Nøtland Auestad Leiar Kari Nygard Sekretær 6