Kompetanseplan for Universitetsbiblioteket 1. Innledning Biblioteket befinner seg i en situasjon med store endringer i omgivelsene, og må hele tiden tilpasse seg for å kunne gi relevante tjenester til brukerne. Vi har tatt steget inn i kunnskapssamfunnet, hvor kunnskap anses som en nøkkelfaktor i produksjon av varer og tjenester. Siste versjon av UiB sin strategiske plan understreker betydningen av kompetente medarbeidere med ønske om å utvikle høy kvalitet. Globalisering gir økt konkurranse, også for bibliotek. UB har imidlertid et viktig konkurransefortrinn, nemlig å disponere ressurser med den verdifulle og unike kombinasjonen av bibliotekfag og universitetsfag, og organisasjonen må kunne utvikle og hente ut gevinstene som kan oppnås ved hjelp av den ressursen kompetent personell er. Ut fra en gjennomgang av strategisk plan og tiltaksplan er det identifisert seks viktige kunnskapsområder som UB bør prioritere fremover med hensyn på kompetanseutvikling. Ved å heve universitetsbibliotekets kompetanse, kan vi nå våre mål i plandokumentene, og være et relevant og synlig forskningsbibliotek for UiB. 2. Kompetanseområder 2.1 Fagområdene ved UiB: a) Kunnskap om fagområdene og hvordan forskere jobber, samt innsikt i forsknings- og publiseringsprosesser ved UiB. b) Kunnskap om kvalifikasjonsrammeverket, innhold i studieprogrammene, og om hvordan undervisningen skjer ved UiB. c) Kompetansen til UBs personale bør reflektere de høyere krav til generell kompetanse ved institusjonen og samfunnet for øvrig. Også ved UB bør vi ha flere med master- og doktorgrad. 2.2 Bibliotekfaglig kompetanse UB har sin styrke i en unik sammensetning av personale med bibliotekfaglig og annen faglig bakgrunn. Nedenfor stående kompetanseområder er i all hovedsak også inkludert i faget bibliotek- og informasjonsvitenskap, samtidig som de også tilhører andre fag. Viktige bibliotekfaglige satsingsområder defineres ut fra gjeldende strategi- og tiltaksplan, og eksempler på slike er samlingsutvikling, opphavsrett og metadata. I en tid med stadige endringer, er det særlig viktig å styrke de ansattes bibliotekfaglige kunnskaper gjennom relevant etterutdanning og annen opplæring. 2.3 Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) 1 Samfunnet er inne i en digitaliseringsprosess, hvor innhold representeres digitalt. Dette gjør at IKT løsninger får større betydning over tid: Mer informasjon blir overført til digital form, og den kan behandles av mer avansert og intelligent teknologi. Kunnskap innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi er ifølge Strategisk plan også en kritisk suksessfaktor. Det er i denne sammenhengen viktig å skjelne mellom bestiller- og utførerkompetanse, for å bidra til en klarere arbeidsdeling mellom UB og IT-avdelingen, samt ulike typer leverandører av datasystemer. Bestillerkompetanse innebærer at vi har evne til å stille de riktige kravene/spørsmålene til utfører i forkant og i etterkant kunne kontrollere at de er innfridd. UB trenger tilstrekkelig kompetanse for å følge med på IKT-utviklingen, og filtrere relevant informasjon inn i institusjonen, blant annet slik at vi blir kjent med nye muligheter, og evner å se hvilke muligheter biblioteket kan benytte seg av. Viktige områder kan plasseres innenfor kunnskapsorganisasjon og gjenfinning: 1 IKT er et begrep som omfatter teknologi for innsamling, lagring, behandling, overføring og presentasjon av informasjon, Wikipedia
2 a) Webteknologier og webpublisering b) Standarder c) Systemer/databaser d) Semantisk web e) Moderne gjenfinningsteori I tillegg trenger UB kompetanse innenfor programmering, mobile trender og tjenester, samt digital bevaring. 2.4 Kommunikasjon og markedsføring Vi kan bli bedre på kommunikasjon og markedsføring. UB som organisasjon er svært serviceorientert, men ikke nok brukerorientert. Spesielt er det viktig å få ut informasjon om produkter og tjenester til våre brukere, og det er i denne sammenhengen viktig med god kommunikasjon med legitime partnere som f. eks. fagmiljøene, studieprogrammene, samt studie- og forskningsadministrativt personale for å få produktene/tjenestene bedre integrert i UiB. Dialogmøtene med fakultetene vil derfor få større betydning og må fortsette. Tilsvarende er tilstedeværelse og deltagelse i sentrale organ som Forskningsutvalget, Utdanningsutvalget, Læringsmiljøutvalg med mer svært viktig. Også internt i UBorganisasjonen er det viktig med god informasjonsflyt. For å få dette til er kompetanse innen både informasjon, kommunikasjon, markedsføring og generell organisasjonsforståelse svært viktig (se også punktene om Informasjons- og kommunikasjonsteknologi og Organisasjons- og forvaltningskompetanse ). 2.5 Organisasjons- og forvaltningskompetanse UB som organisasjon må styrkes på dette området. Dette inkluderer saksbehandlerkompetanse, og kunnskap om hvordan UiB fungerer. Slik kompetanse bidrar til godt samarbeid med andre, gjør det lettere å finne informasjon, og å delta i beslutninger. Dette profesjonaliserer UB - organisasjonen. 2.6 Ledelses- og strategikompetanse Vi trenger å styrke den interne ledelsesopplæringen/kompetansen, og dette gjelder både for de som har lederstilling, og andre som har faglig ansvar for grupper (avhengig av gruppens struktur) og prosjekter: a) Generell ledelses- og strategikompetanse, hvor en gjerne kan samarbeide med andre avdelinger ved UiB, og f. eks. bruke UiB sine lederopplegg b) Spesiell ledelses- og strategikompetanse, dvs. det som er spesielt for et universitetsbibliotek, og hvor en kan samarbeide med andre universitets- og høyskolebibliotek. c) Prosjektledelse Mer og mer arbeid blir prosjektbasert. Kunnskap om prosjektledelse bidrar til lettere samarbeid på tvers internt på UB og utover mot andre samarbeidspartnere. Den bidrar også til å profesjonalisere større prosjekter og etablering av nye oppgaver ved UB. Vi trenger også kompetanse på prosjektøkonomi, prosjektadministrering og her ligger også kompetanse på søknadsutforming. 3. Kompetansegivende tiltak 3.1 Innledning Ledere har ansvar for å legge til rette for at tilsatte kan delta på kurs, seminarer og konferanser som er relevante for den enkeltes arbeidsoppgaver. Ansatte må oppmuntres til å søke på slike tiltak. For å få en bedre planlegging og oversikt over midler til opplæring bør avdelingene i forbindelse med budsjettforslag melde inn konferanser o.l. som man allerede da har ønske om å delta på i påfølgende år.
3 Når det er mange som vil ha behov for å ta samme sort kurs vil UB prøve å hente inn kursholdere til Bergen slik at kostnadene kan holdes så lave som mulig. Det er også i tråd med at UiB er et grønt universitet som bl.a. har som mål å redusere antall reiser. Det vises til tabell over kompetansetiltak med prosedyrer til slutt i dokumentet. Noen tiltak omtales mer grundig i egne avsnitt nedenfor. 3.2 Utdanning Det vises til pkt. 2 Kompetanseområder, der det står følgende: Kompetansen til UBs personale bør reflektere de høyere krav til generell kompetanse ved institusjonen og samfunnet for øvrig. Også ved UB bør vi ha flere med master- og doktorgrad. 3.2.1 Tilrettelegging for fullføring av førstestillingskompetanse Det er særlig viktig å legge til rette for at ansatte i stillinger som universitetsbibliotekar får gode vilkår for å kunne fullføre en doktorgrad eller arbeider til bedømming av førstestillingskompetanse. Det er derfor et mål å sette av midler årlig til økonomisk støtte for slik fullføring. Størrelse på potten fastsettes av UBs styre i de årlige budsjettene. Det understrekes at dette ikke er en stipendiatordning, men en støtteordning for å gjøre det mulig å fullføre doktorgrad/førstestillingskompetanse. Søknad skal utarbeides i tett samarbeid med avdelingsleder. 3.2.2 Tilrettelegging for mastergrad Det gis permisjon med lønn for å delta på samlinger. Reisekostnader til samlinger utenfor Bergen dekkes også. Hvis UB har behov for å få spesialkompetanse som kan dekkes ved at ansatte tar en mastergrad kan det gis delvis permisjon med lønn. Omfanget på permisjonen og eventuell avtale om bindingstid og tilbakebetaling ved brudd på avtalen vurderes i det enkelte tilfelle. 3.3 Basiskompetanse og delingskultur 3.3.1 Program for nytilsatte Det utarbeides en opplæringsplan som er tilpasset ulike typer stillinger ved UB. Som et ledd i opplæringen og oppfølging over tid opprettes det en mentorordning. Hvor lenge ordningen skal vare må vurderes i det enkelte tilfelle. I tillegg må det innarbeides i planen at den nytilsatte følges opp etter noen måneder. For fagreferenter skal det utarbeides en plan for både formelle kurs og for intern opplæring. Kursene blir dekket av UB. Noe av den interne opplæringen kan dekkes av den som går ut av stillingen. Når noen slutter kan det vurderes overlapp med ny person i stillingen ved f.eks. å engasjere pensjonister på pensjonistlønn eller etter egne avtaler med den som er gått over i ny stilling. 3.3.2 Ta vare på kompetanse Det er viktig at ledere legger til rette for en delingskultur ved UB ved å ha et system og en kultur for overføring av kunnskap mellom kollegaer for at kunnskap ikke skal forsvinne ut av organisasjonen. For arbeidsoppgaver som ikke er skriftlig dokumentert skal det snarest lages skriftlige rutiner der det er mulig. 3.4 Rekruttering Ved tilsetting i fagreferentstillinger vil UB tilstrebe å rekruttere personer med doktorgrad eller tilsvarende. I andre stillinger er det et mål å rekruttere flere med mastergrad.
4 3.5 Tiltak Tiltak Primær målgruppe Prosedyrer / ansvarlig Vilkår Gjesteforelesninger, disputaser ol. Godkjennes av leder Etter avtale delta i arbeidstiden Intern opplæring som f.eks. UB-forum, interne kurs, blogger, deltaking i fag- og arbeidsgrupper, BIBSYS-møter o.l. Godkjennes av leder Anses som nødvendig del av tjenesten Seminar/kurs/konferan se arrangert av fagforeninger Fagorganiserte etter avtale Kurs av kort varighet / lave kostnader Økonomiske støtte Kurs av lengre varighet/høyere kostnader Seminar / konferanse med/uten innlegg og deltaking med innlegg Dele relevant informasjon fra seminaret/konferansen Nettverksbygging / eksterne oppdrag Konsekvenser og forpliktelser må avklares og godkjennes av leder på forhånd Permisjon m/lønn for å delta på møter (for søknad se seminar/konferanser) Kompetansegivende emne med studiepoeng Emner som har direkte relevans til strategi- /tiltaksplan Permisjon m/lønn til kursdeltakelse Forskyvning av arbeidstid Eksamenspermisjon m/lønn Deltaking på masterprogram Program med avsluttende prosjekt som har direkte relevans til strategi/tiltakspl an Permisjon m/lønn til obligatoriske kurs Eksamenspermisjon m/lønn Utd.permisjon med lønn i særlige tilfeller Utdanningspermisjon uten lønn Forskyvning av arbeidstid gis kun i særlige tilfeller Univ.pedagogisk utdanning ved UiB etter avtale
5 Fullføring av Phd.- program og arbeider til bedømming av førstestillingskompetanse Styret avgjør årlig, i forbindelse med budsjettbehandling en, om det kan settes av midler. 1) Generelle vilkår for universitetsbibliotekarer som får økonomisk støtte for å fullføre doktorgrad/- arbeider for bedømming til førstestilling: - økonomisk støtte gis for maks. 3 år, det tildeles støtte for 1 år om gangen - videre tildeling er avhengig av framdrift i prosjktet i henhold til plan - midlene kan brukes til frikjøp etter avtale, reiser og kurs iht spesifisert budsjett i samarbeid med avdelingsleder - det gis i tillegg til økonomisk støtte inntil 20% permisjon med lønn - det leveres årlig en rapport om status og framdrift i arbeidet - det avtales bindingstid som vurderes i forhold til den samlede støtten 2) År 1 tildeles det økonomisk støtte til inntil 2 universitetsbibliotekarer a inntil kr. 100.000,-. for videre tildeling, se pkt. 1.. 3) År 2 tildeles økonomisk støtte til inntil 2 universitetsbibliotekar som ikke tidligere har mottatt slik støtte a inntil 100.000,-. For videre tildeling, se pkt. 1). 4) År 3 og videre tildeles økonomisk støtte til 1 universitetsbibliotekar som ikke tidligere har mottatt slik støtte inntil kr. 100.000. For videre tildeling, se pkt. 1). Tid til forsknings- og utviklingsprosjekt for UBs tjenester/tilbud Inntil 20 % av prosjektdeltakernes arbeidstid etter avtale Tid til individuell forskning, individuell deltakelse i prosjekt. Prosjekter som har direkte relevans til strategi/tiltakspl an Inntil 15 % av arbeidstiden etter avtale