MØTEINNKALLING. Saksliste: Nr. Sakstittel Saksordfører

FLESBERG KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: kommunestyret Møtested: Kommunehuset Møtedato: TORSDG 03.04.2014 kl. 17:00 Orienteringer: Siste nytt ved ordfører og rådmann. Saksliste: Nr. Sakstittel Saksordfører PS 14/14 Meldinger, 3.4.14 PS 15/14 Valg av konsept for ny skole, flerbrukshall og evt. Bjørg Homelien svømmehall PS 16/14 Forprosjekt ny skole, flerbrukshall og svømmehall Bjørg Homelien på Stevningsmogen - anbefalinger til videre arbeid PS 17/14 Søknad om støtte til infrastrukturtiltak og Eilev Bekjorden publikumsrettede tilbud - Strutåsen AS PS 18/14 Lampeland Øst - områdereguleringsplan, del av Egil Langgård GNR/BNR 110/42, m.fl. Pbl 12-12 sluttbehandling PS 19/14 Fastsetting av minsteareal hjort og elg, samt Knut Klev kommunale mål for forvaltning av hjortevilt. PS 20/14 Ny pensjonsordning for folkevalgte Oddvar Garås PS 21/14 Søknad om serveringsbevilling, salgs- og Ingunn Garaas skjenkebevilling - Blåberg Cafe- og dagligvare - eierskifte PS 22/14 Samarbeidsavtale, vertskommune avtale mellom Kongsberg kommune og Flesberg kommune Sondre Kosmo Paulsen

FLESBERG KOMMUNE Meldinger, 3.4.14 Lampeland 21.03.2014 Arkiv 033 Saksmappe 2014/37 Avd Fellestjenesten Saksbehandler Kristin Hammershaug MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak kommunestyret 03.04.2014 14/14 Rådmannens anbefaling: Vedlegg: a, b Saksopplysninger: a) Hoveduskrift fra kommunestyremøte 20.februar 2014. b) Kontrollrapport 2013 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Flesberg kommune, datert 17.2.14 fra Skatteetaten. Vurdering:

FLESBERG KOMMUNE Lampeland 04.03.2014 Arkiv 614 Saksmappe 2006/761 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen Valg av konsept for ny skole, flerbrukshall og evt. svømmehall MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak komiteen for livsløp og kultur 19.03.2014 8/14 formannskapet 20.03.2014 10/14 kommunestyret 03.04.2014 15/14 Rådmannens anbefaling: 1. Kommunestyret tar fremlagt forstudie med bygging av 1-10 skole, flerbrukshall og svømmehall på Stevningsmogen til orientering 2. Fremlagt forstudie legges til grunn som konsept for det videre arbeid med prosjektet i form av et forprosjekt. 3. I forprosjektet inngår en mer detaljert vurdering av hvilken type svømmehall som ev. skal inngå i prosjektet 4. I forprosjektet inngår en mer detaljert vurdering av om biblioteket skal flyttes og samlokaliseres med skolen på Stevningsmogen. 5. I forprosjektet inngår en mer detaljert vurdering av om frivillighetssentralen skal flyttes til grendehuset. 6. I forprosjektet utredes mer detaljert mulig etterbruk/anvendelse av eksisterende skolebygg/tomter. 7. Forprosjektet legges frem til behandling i kommunestyret primo 2015. Ved behandling av forprosjektet tar kommunestyret endelig stilling til omfanget av det prosjektet som eventuelt skal realiseres basert på budsjetterte kostnader. 8. Nærmere presisering av hva forprosjektet skal omfatte og nødvendige bevilgninger fremmes som egen sak. Behandling i komiteen for livsløp og kultur 19.03.2014: Repr. Sondre Paulsen, Frp: fremmet følgende endringsforslag: 1. Kommunestyret tar fremlagte forstudie med bygging av 1-10 skole, flerbrukshall og svømmehall på Stevningsmogen til orientering. 2. Kommunestyret ønsker ikke kun på grunnlag av en forstudie å låse seg kun til et konsept.

3. Kommunestyret vil få fortgang i planleggingen av skoleutbyggingen og ønsker å bruke alle ressurser på realiserbare løsninger. For å vite hva som er realiserbart må vi vite hvor store økonomiske rammer vi har disponibelt til skoleutbygging. Derfor bes rådmann fremlegge en oversikt over kommunen samlede investeringsbehov for de neste 15 årene. Frist: Kommunestyremøte i juni 2014. 4. Kommunestyret mener en politisk vurdering av innholdet av en bestilling av et forprosjekt naturlig finner sted når størrelsen på de økonomiske rammer som er disponible til skoleutbygging er kjente. Ved alternativ votering mellom rådmannens anbefaling og repr. Paulsens endringsforlag, vedtok komiteen med 4 mot 3 stemmer rådmannens anbefaling. Uttalelse i komiteen for livsløp og kultur 19.03.2014: 1. Kommunestyret tar fremlagt forstudie med bygging av 1-10 skole, flerbrukshall og svømmehall på Stevningsmogen til orientering 2. Fremlagt forstudie legges til grunn som konsept for det videre arbeid med prosjektet i form av et forprosjekt. 3. I forprosjektet inngår en mer detaljert vurdering av hvilken type svømmehall som ev. skal inngå i prosjektet 4. I forprosjektet inngår en mer detaljert vurdering av om biblioteket skal flyttes og samlokaliseres med skolen på Stevningsmogen. 5. I forprosjektet inngår en mer detaljert vurdering av om frivillighetssentralen skal flyttes til grendehuset. 6. I forprosjektet utredes mer detaljert mulig etterbruk/anvendelse av eksisterende skolebygg/tomter. 7. Forprosjektet legges frem til behandling i kommunestyret primo 2015. Ved behandling av forprosjektet tar kommunestyret endelig stilling til omfanget av det prosjektet som eventuelt skal realiseres basert på budsjetterte kostnader. 8. Nærmere presisering av hva forprosjektet skal omfatte og nødvendige bevilgninger fremmes som egen sak. Behandling i formannskapet 20.03.2014: Repr. Eilev Bekjorden, FrP fremmet følgende alternative forslag (likelydende som forslag i komiteen for livsløp og kultur, i møte 19.3.14, sak 8/14): 1. Kommunestyret tar fremlagte forstudie med bygging av 1-10 skole, flerbrukshall og svømmehall på Stevningsmogen til orientering. 2. Kommunestyret ønsker ikke kun på grunnlag av en forstudie å låse seg kun til et konsept. 3. Kommunestyret vil få fortgang i planleggingen av skoleutbyggingen og ønsker å bruke alle ressurser på realiserbare løsninger. For å vite hva som er realiserbart må vi vite hvor store økonomiske rammer vi har disponibelt til skoleutbygging. Derfor bes rådmann fremlegge en oversikt over kommunen samlede investeringsbehov for de neste 15 årene. Frist: Kommunestyremøte i juni 2014. Side 4 av 47

4. Kommunestyret mener en politisk vurdering av innholdet av en bestilling av et forprosjekt naturlig finner sted når størrelsen på de økonomiske rammer som er disponible til skoleutbygging er kjente. Repr. Jon Olav Berget, Ap la fram følgende endring- /tilleggsforslag: Pkt- 5 strykes. Pkt. 6. tillegg: og grendehuset på Stevningsmogen. Etter en drøfting trakk repr. Berget sitt forslag. Ved alternativ votering mellom rådmannens anbefaling og repr.. Eilev Bekordens alternative forslag, foreslår formannskapet med 3 mot 2 stemmer at kommunestyre vedtar rådmannens anbefaling. Anbefaling i formannskapet 20.03.2014: 1. Kommunestyret tar fremlagt forstudie med bygging av 1-10 skole, flerbrukshall og svømmehall på Stevningsmogen til orientering 2. Fremlagt forstudie legges til grunn som konsept for det videre arbeid med prosjektet i form av et forprosjekt. 3. I forprosjektet inngår en mer detaljert vurdering av hvilken type svømmehall som ev. skal inngå i prosjektet 4. I forprosjektet inngår en mer detaljert vurdering av om biblioteket skal flyttes og samlokaliseres med skolen på Stevningsmogen. 5. I forprosjektet inngår en mer detaljert vurdering av om frivillighetssentralen skal flyttes til grendehuset. 6. I forprosjektet utredes mer detaljert mulig etterbruk/anvendelse av eksisterende skolebygg/tomter. 7. Forprosjektet legges frem til behandling i kommunestyret primo 2015. Ved behandling av forprosjektet tar kommunestyret endelig stilling til omfanget av det prosjektet som eventuelt skal realiseres basert på budsjetterte kostnader. 8. Nærmere presisering av hva forprosjektet skal omfatte og nødvendige bevilgninger fremmes som egen sak. Vedlegg: Forstudierapport: http://www.flesberg.kommune.no/nb- NO/Prosjekter_og_planer/~/media/Flesberg/Dokumentarkiv/Rapporter_og_planer/20140128 _Stevningsmogen_Forstudie_Sluttrapport.ashx Saksopplysninger: I 2007 pågikk det en prosess med å utrede bygging av ny barneskole og flerbrukshall på Stevningsmogen. Det ble da vurdert om barneskolen på Lampeland skulle bygges om til ungdomsskole. Dette ble lagt til grunn for gjennomføring av arkitektkonkurranse i 2008 der det ble kåret en vinner, forslaget Lysning, levert av Arkitektgruppen Lille Frøen. Kommunestyret fattet 18.09.08, sak 40/08, følgende vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg til plankomiteens vurdering i sluttrapporten fra forprosjektet (datert 06.06.08) der en konkluderer med at bygging av ny felles barneskole med flerbrukshall på Stevningsmogen lar seg realisere på den aktuelle tomta. Side 5 av 47

2. Kommunestyret slutter seg til plankomiteens anbefalinger om å legge prosjektskissen Lysning til grunn for det videre arbeidet. 3. Selv om prosjektet ikke lar seg realisere umiddelbart, p.g.a. kommunens økonomiske situasjon vedtar kommunestyret prosjektet som grunnlag for den framtidige skolestrukturen. 4. Arbeidsplanen for prosessen videre, vedtas, slik den er skissert i saksutredningen, med følgende tillegg under pkt. Videre arbeid med kommunens oppvekst- og aktivitetsarena: Planen forelegges kommunestyret i desember 2008. Tillegg under pkt. Finansiering/avhending: Kommunestyret nedsetter denne gruppen i desember 2008. Administrasjonen får fullmakt til å endre planens innhold i henhold til pkt. 2. 5. Med bakgrunn i plassbehovet på Lampeland skole, bes rådmannen fremme en sak som beskriver forslag til kortsiktige løsninger på plassbehovet. Løsningene må være av en slik karakter at de kan iverksettes så snart som mulig og senest skoleåret 2009/10. Elever fra samme trinn går på samme skole. Rådmannen ble i økonomiplan og handlingsprogram for 2013-2016 gitt i oppdrag å fortsette prosessen, og bl.a. oppdatere grunnlaget fra 2007/08 med nye befolknings- og elevtall samt nye behov, jfr. økonomiplan/handlingsprogram 2013-2016, s. 48-49 i økonomiplan/handlingsprogram. Den fasen av prosjektet som foreligger til behandling nå (denne rapporten) kalles forstudie. Forstudiet sitt formål er å vurdere overordende forutsetninger og prinsipper, vurdere alternative løsninger og konkludere med valg av løsningsalternativ. I neste fase av prosessen frem til realisering Forprosjektet detaljplanlegges de valg som er gjort i forstudien. Nye ønsker og behov Siden prosjektet i 2008 har kommunen endret skolestrukturen, slik at alle elever på samme trinn går på samme skole. Trinn 1-4 på Lampeland skole og trinn 5-10 på Flesberg skole. Erfaringene fra dette er gode. Lærere, foreldre og elever ønsker derfor ikke å gå tilbake til en tradisjonell inndeling i barneskole og ungdomsskole, ref. evaluering. Det har derfor vært ønskelig å få utredet om det er mulig å samle hele grunnskolen på ett sted og bygge en 1-10 skole med flerbrukshall på Stevningsmogen. I tillegg er det ønskelig å få utredet en ny svømmehall til erstatning for hallen i Flesberg. Hallen i Flesberg er gammel av år, og ikke oppdatert iht. brukernes behov og dagens krav til bl.a. universell utforming. Utredning av svømmehall har i prosessen kommet som en naturlig konsekvens av utredning om 1-10 skole på Stevningsmogen. Prosjektets mål har derfor vært å utrede et alternativt løsningskonsept i forhold til vedtaket fra 2008. Hvordan er det evt. mulig å realisere en samlet skole, med plass for flerbrukshall og svømmehall, inkl. framtidige utvidelsesmuligheter på Stevningsmogen? Organisering av prosjektet Prosjektansvarlig har vært rådmann Jon Gjæver Pedersen Prosjektleder har vært May Rostad i Kinei AS Prosjektgruppen har bestått av: Ragnhild V. Kaldestad oppvekst og kultursjef Jon Kåre Jonsson teknisk sjef Susanne Taalesen - rektor Anne Mette Aaby - rektor Birgitte Edvardsen tillitsvalgt Utdanningsforbundet Ole Johnny Krokmogen inspektør Flesberg ungdomsskole Svein Aannestad, Kinei AS, har vært utredningskonsulent i samarbeid med May Rostad. Side 6 av 47

Gjennomføring av workshoper for ideutvikling Høsten 2013 er det gjennomført 4 workshoper. Resultatene fra hver workshop er sammenfattet i referater og danner grunnlag for presentasjonene i sluttrapporten. I tillegg til prosjektgruppens medlemmer deltok representanter fra idrett, kultur, bibliotek, folkehelse og teknisk etat. May Rostad og Svein Aannestad stod for forberedelser, prosessledelse og bearbeiding av resultatene fra gruppenes arbeid. Stein Sole og Marianne Steifetten fra arkitektfirmaet Lille Frøen har i tillegg til å være deltakere på workshopene også bidratt med arealprogram, kartgrunnlag, samt utarbeiding av løsningsskisser for de mest aktuelle konseptløsningene. De har også bidratt med vurdering av nøkkeltall for byggekostnader. Sammendrag med anbefalinger Møteplass for læring, bevegelse og opplevelser Det anbefales å bygge 1-10 skole, flerbrukshall og svømmehall på Stevningsmogen. Visjonen er at dette blir møteplassen for læring, bevegelse og opplevelser for alle i bygda, i alle aldre, til alle døgnets tider, året rundt. Sambruk, flerbruk og maksimal utnyttelse av arealene er et mål. Prognoser for befolkningsvekst og vekt i elevtallet En ny skole bør dimensjoneres for ca. 450 elever i første byggetrinn. Med en årlig befolkningsvekst på 1,5 % vil en få dette elevtallet i ca. 2030 og et innbyggertall på 3400. Ved å bygge i to etasjer, kan skolen bygges ut med større læringsareal senere Utviklingsprosjektet bør omfatte I tillegg til skole bør det bygges en flerbrukshall med mål tilsvarende en full håndballbane, med garderober og galleri med publikumsplasser. Ved samling av hele grunnskolen på Lampeland, må skolen i Flesberg og svømmehallen legges ned. Det foreslås derfor å bygge en ny svømmehall på Stevningsmogen i direkte tilknytning til skole og flerbrukshall. Prosjektet kan realiseres uten at grendehuset og barnehagen berøres. Det er positivt at også barnehagen blir en del av dette oppvekstmiljøet, og det gir mulighet for sambruk av uteareal med de minste barna på skolen. Frivillighetssentralen bør også flyttes til Stevningsmogen, der grendehuset er et aktuelt lokale. Den aktiviteten frivillighetssentralen skaper vil berike området, spesielt ved at den eldre generasjonen vil holde til på samme området som barn i barnehage og skole. Det foreslås også at Folkebiblioteket flyttes til Stevningsmogen, slik at det blir et felles skoleog folkebibliotek. Dette kan være et viktig grep for å fornye bibliotekets funksjon og øke utnyttelsen av bibliotekets kompetanse i læringsarbeidet, i utviklingen av nye tilbud og opplevelser knyttet til leseglede, litteratur og kulturopplevelser. Foreliggende løsningskonsept innebærer en utbygging på totalt 6100 m2: Kostnader og finansiering Basert på et grovt kostnadsestimat innebærer foreliggende løsningskonsept en investering på 166 mill. kr. Estimert egenkapital og statlig tilskudd til flerbrukshall og svømmehall er 36 mill. kr. Dette gir et lånebehov på i størrelsesorden 130 mill. kr. I kostnadskalkylen er det lagt til grunn serielån med avdragstid på 40 år. Rentekostnadene med lånet er beregnet alternativt med 4 % og 5 % i kostnadskalkylene. Totale årskostnader for ny 1-10 skole, ny flerbrukshall og ny svømmehall på 1000 m2, blir 42,4 mill. kr. med 4 % rente og 43,7 mill. kr. med 5 % rente (årskostnad i år 1). Dette utgjør henholdsvis 5,0 og 6,3 mill. kr. mer pr. år enn kostnadene med dagens løsning. Øke kommunens attraktivitet Realiseringen av dette konseptet er ikke bare bygging av ny skole og idrettshall. Prosjektet må defineres som et bredt samfunnsutviklingsprosjekt som vil øke kommunens attraktivitet. Økt kvalitet som bosted for dagens og framtidens innbyggere og fritidsinnbyggere, samt økt kvalitet på kommunens tjenestetilbud på skole, folkehelse, idrett og kultur er viktige mål. Full Side 7 av 47

samling av alle disse funksjonene på ett sted kan også gi positive synergier for næringsutvikling, og øke attraktiviteten mht. å skaffe kompetansearbeidskraft. Hvor raskt kan prosjektet realiseres Utformingen av dagens skolebygg er begrensende i forhold til ønskede arbeidsformer i skolen, og dagens krav til arbeidsmiljø og universell utforming. Prosjektet bør derfor realiseres så raskt som mulig. Byggestart vil tidligst være mulig i 2015, og anleggene kan tidligst tas i bruk fra skoleåret 2017. Mer realistisk er at en ny skole kan tas i bruk høsten 2018. Alt nødvendig planarbeid må starte opp umiddelbart etter politisk prinsippvedtak for hvilket alternativ som ønskes realisert. Prognoser for befolkningsutvikling og elevtall Prognoser for utvikling av innbyggertall og antall elever skal danne grunnlag for dimensjonering av skolebygget. Flesberg kommune har hatt en faktisk årlig vekst i folketallet på 1,1 % i perioden 2008-2012. Ved utgangen av 2012 var innbyggertallet 2657 (se tabell 2). Ved utgangen av 2013 var innbyggertallet 2683. SSBs befolkningsprognoser etter høyeste alternativ (høy nasjonal vekst, HNV) viser en årlig vekst i folketallet på 1,4 % i perioden 2013-2040, og med et innbyggertall på ca. 3900 i 2040. Ved å runde av oppover til et innbyggertall på 4000 i 2040, tilsvarer det en årlig vekst på ca. 1,5 % SSBs prognose (HNV) for utvikling elevtall i 1. 10. klasse viser en gjennomsnittlig årlig vekst på 1,6 %, som gir et samlet elevtall i 2040 på 546 elever. Dersom en runder av oppover til 600 elever i 2040, tilsvarer det en årlig vekst på 2 % SSBs prognose for utvikling av elevtallet viser at veksten kommer etter 2020 Prognosene for utvikling av elevtall og innbyggertall er vist i tabell 1 Prognoser SSB HNV 2013 2020 2030 2040 Endring 2013-2040 Antall år 7 10 10 27 Sum 1-4 klasse 124 141 198 217 93 Sum 5-7 klasse 119 105 138 165 46 Sum 8-10 klasse 110 98 127 164 54 Sum 1-10 klasse 353 344 463 546 193 Sum 1-7 klasse 243 246 336 382 139 Elever/trinn 35 34 46 55 Antall pr. "klasse" 18 17 23 27 Gj.snitt årlig vekst antall -1 12 8 7 % vekst i elevtallet -3 % 35 % 18 % 55 % Gj.snitt årlig vekst i % 1,6 % Antall innbyggere 2672 2938 3405 3893 1221 Endring i antall 266 467 488 1221 Gj.snitt årlig vekst 38 47 49 45 % vekst i innbyggere 10 % 16 % 14 % 46 % % årlig vekst innbyggere 1,4 % 1,5 % 1,4 % 1,4 % Elever % av innb. 13 % 12 % 14 % 14 % 14 % Tabell 1: SSB prognose for høy nasjonal vekst for Flesberg fram mot 2040 Side 8 av 47

Tabell 2: Befolkningsvekst i Flesberg kommune 2008 2012 Faktisk innbyggertall 2008 2009 2010 2011 2012 Endring 2008-2012 Antall innbyggere 2544 2578 2592 2638 2657 113 % endring pr. år 1,3 % 0,5 % 1,8 % 0,7 % 1,1 % Dimensjoneringsgrunnlag for skolen Kommunen antar at veksten både i folketall og elevtall blir større for perioden 2013-2020 enn prognosen viser. Dette på grunn av ferdigstilling og tilbud om salg av ca. 65 tomter på Lampeland og ca. 45 tomter i Svene i denne perioden Som dimensjoneringsgrunnlag for skolebygg bør det derfor legges til grunn en lineær vekst i innbyggertall, og elevtall, for perioden fram mot 2040, dvs. en årlig vekst i elevtallet på 1,6 % Som dimensjoneringsgrunnlag for «klasserom»/»elevenes hjemmearealer» legges prognosen for elevtallet i 2030 til grunn, dvs. ca. 450 elever. Skolens «klasserom» kan utvides senere når det blir behov for dette. Visjoner for Stevningsmogen Møteplass for læring, bevegelse og opplevelser Skolebyggene, idrettsanlegg og andre aktivitetsområder ute og inne, utgjør en infrastruktur og møteplasser for folk i alle aldre som fremmer læring og utvikling, fysisk aktivitet på ulike nivå samt kulturelle og andre gode opplevelser. Fullt av positiv energi døgnet rundt I sentrum for hele området er bygdas store «HJERTE». På denne møteplassen med kantine med sunn mat, kafébord, sofagrupper, utstillinger og auditorium er det et pulserende liv døgnet rundt. I hele anlegget møtes folk for å hygge seg, for å utføre jobben sin, for å lære mer, for å trene og trimme, for å drive med fritidsaktiviteter, for å oppleve kultur og for å bidra med dugnad og frivillig arbeid. Nesten ingen brukere har helt egne rom og anlegg, brukerne skifter over døgnet og gjennom året. Flesberg kommune bruker MOT i sitt arbeid med barn og unge for å bidra til et trygt og inkluderende oppvekstmiljø. MOT-verdiene; mot til å leve, mot til å bry seg og mot til å ta egne valg, preger Flesbergsamfunnet. Livslang og smart læring I et moderne kunnskapssamfunn trenger vi å lære hele livet, og tilgangen til kunnskap er ubegrenset fra hele verden via nettet. Det viktigste den enkelte må kunne er «å lære å lære», og at elevene er sine egne lærere. Læringslivet på Stevningsmogen kjennetegnes av Side 9 av 47

læringsvillige elever i alle aldre, som bruker digitale læringsmidler og samarbeider med hverandre i løsningen av oppgaver og prosjekter. Læringsarenaene er også overalt, på nett, på Stevningsmogen ute og inne, i lokalsamfunnet og i samarbeid med næringslivet. Slik er læringen praksisnær. Lærernes viktigste rolle er å forstå hva som er den enkelte elevens nivå, gi formative tilbakemeldinger og bistå med valg av undervisningsmateriell og oppgaver som er tilpasset dette. Bygg og anlegg som inviterer til bevegelse og aktivitet Idrettsanleggene ute, flerbrukshall og svømmehall tett sammen med skolen, fremmer økt deltakelse i både ute- og inne-idretter. I tillegg tilbyr uteområdene stor mulighet for mer leikpregede fysiske aktiviteter eller en litt utfordrende tur. Det er ingen i Flesberg som ikke har funnet et sted eller en aktivitet som ikke passer. Alle er i bevegelse fra barnehagen til 100 åringen. Arkitektur og energi Byggene på Stevningsmogen har moderne og tiltalende arkitektur og design, samtidig som de har et lokalt uttrykk. Det er lagt stor vekt på at byggene er areal- og energieffektive og at de tåler hard bruk. Brukerne er medansvarlige for å ta vare på utstyr og anlegg både holdningsmessig i bruken, og ved deltakelse i opprydning og vedlikeholdsoppgaver. Byggene er også fleksible i utformingen slik at det enkelt kan bygges om ved endringer i behovet og behov for utvidelser. Byggene er bygd som passivhus, som gir svært lavt energiforbruk og materialer er valgt med omhu i forhold til miljø. Smart teknologi for styring av driften av bygget i kombinasjon med lokal energiproduksjon, senker totalforbruk og utslipp ytterligere. Teknologiløsningene og utformingen av bygget er i seg selv et viktig tema i læringen på skolen i mange fag. Scenarier og avisoverskrifter - Stevningsmogen i 2025 Scenarier kan forklares som fremtidsbilder der hovedpoenget er å formidle fremtiden gjennom et sett av forskjellige historier bygget på analyser, ønsker og vurderinger. Scenariene i dette tilfellet forteller om hvordan brukere opplever Stevningsmogen i 2025 relatert til følgende tre personer: Trym elev i 10. klasse på skolen (det pedagogiske opplegget) Eva bosatt i Flesberg, 77 år og pensjonist (innbyggeres bruk av Stevningsmogen) Njål 52 år, har hytte på Blefjell (næringsutvikling) Scenariene er gjengitt i sin helhet i forstudierapporten kap. 5.2, og det henvises direkte til denne. Som en del av prosessen på workshopene skulle deltakerne skrive tenkte fremtidsbilder av hvordan Stevningsmogen fremstår i 2025 og det på en så interessant og spennende måte at det gir oppslag i riksdekkende media, jfr. kap. 5.3 i forstudierapporten. Løsningskonsept Stevningsmogen Vurderinger mht. valg av tomt Krav til tomta dimensjonering mht.: Bygningsvolumer Adkomst trafikk Parkering Logistikk, varer og mennesker Sambruk mellom skole, flerbrukshall, idrettsanlegg og uteområder Tomten fra prosjektet i 2008, dvs. bak grendehuset og sør for den nye fotballbanen ivaretar kravene som en tomt skal dekke på best måte. Areal og romprogram Side 10 av 47

Funksjonsønsker til læringsarealer, spesialrom og flerbrukshall ble utarbeidet i forkant av arkitektkonkurransen i 2008. Spesifikasjonen for skolen er oppdatert våren 2013 iht. endret ønske om 1-10 skole, og ikke 1-7 skole, som var planen i 2008. Klasser, lærere og teamarbeid roller, opplegg og pedagogiske løsninger har betydning for utforming av skolen. I forbindelse med detaljplanleggingen i den neste fasen (2014) blir dette helt sentrale tema. I denne fasen må en uttrykke behovet ved at skolen må planlegges, bygges og kunne driftes med stor fleksibilitet når det gjelder romstørrelser og fleksibilitet i bruk av tilgjengelige rom og areal slik at det blir m2 pr. elev og lærer som blir nøkkeltema. Det er lagt til grunn følgende dimensjonering av læringsarealene/klasserom inkl. lærerarbeidsplasser: Læringsareal i 1. byggetrinn, som dekker antall elver med 450 frem til år 2030, utgjør 1.700 m2 (nettoareal). Ved 550 elever i 2040 må dette utvides med 300m2 til 2000 m2 (nettoareal) Øvrige rom og arealer i første byggetrinn dekker også utvidelsen av nye læringsarealer i 2040 For læringsarealer er det lagt til grunn en arealnorm på 3,8 m2 pr. elev, som er tilsvarende Oslo kommunes vedtatte arealnorm. Kostnadskalkyler og finansiering Tabell 4. Oversikt over kostnader med de ulike løsningsalternativene Kostnadskalkyle i 1000 kr Alternativ 0 Alternativ 1 Alternativ 2 Dagens situasjon Alt på Stevningsmogen Stevningsmogen og Flesberg Bygningsareal m2 Areal skolebygg og gymsal m2 6455 3 443 5344 Areal Flerbrukshall m2 0 1 670 1670 Areal Svømmehall m2 366 1000 366 Sum areal bygg m2 6821 6113 7380 Investeringer og lånebehov 1000 kr Opparbeiding tomt og trafikk 5 000 5000 Investeringsbehov skole 86 075 82100 Investeringsbehov flerbrukshall 33 396 33400 Investeringsbehov svømmehall 36000 6500 Inventar 2 582 2088 Utsmykning 861 671 Utendørs aktivitets- og læringsanlegg 2 389 2010 Sum investeringer 166 303 131 769 Tilskudd flerbrukshall 7 000 7 000 Tilskudd svømmehall 12 000 Inntekter fra salg av skolebygg/tomt 2 000 2 000 Øvrig egenkapital 15 000 15 000 Tilskudd og egenkapital 36 000 24 000 Lånebehov 130 303 107 769 Drift- og vedlikeholdskostnader 1000 kr Lønns- og personalkostnader 27 088 27 274 28 274 Driftsmidler skole 1 765 1 837 1 837 Drift og vedlikehold bygg 5 603 3 293 5 052 Skoleskyss 2522 1869 2 149 Sum Driftskostnader 36 978 34 273 37 312 Årskostnader 1000 kr i år 1 Renter og avdrag lån, 4 % rente år 1 410 8 150 7 224 Side 11 av 47

Renter og avdrag lån, 5 % rente år 1 433 9 453 8 302 Sum årskostnader 4 % rente 37 388 42 422 44 537 Økning årskostnad ift. 2013 5 035 7 149 Sum årskostnader 5 % rente 37 411 43 726 45 614 Økning årskostnad ift. 2013 6 315 8 204 Alternativ 0 dagens situasjon Trinn 1-4 på Lampeland skole og trinn 5-10 på Flesberg skole Alternativ 1 Trinn 1 10 skole samt flerbruks- /svømmehall på Stevningsmogen Alternativ 2 Trinn 1 7 på Stevningsmogen Trinn 8 10 i Flesberg Ny flerbrukshall på Stevningsmogen Prinsippbeslutningen fra 2007 om å bygge om Lampeland barneskole til en ungdomsskole vurderes i dag som helt uaktuell. Dagens kunnskap om skolens bygningsmessige tilstand gjør dette uaktuelt. For beregning av driftskostnader er følgende lagt til grunn: Elevtallet fra prognose 2030 ca. 450 elever. Læringsarealene kan bygges ut i et neste byggetrinn. Alle kostnader er i 2013 kr Kostnader for dagens situasjon (alternativ 0) er budsjett for skoleåret 2013/14 lagt til grunn For nye anlegg og bygg er det lagt til grunn nøkkeltall for drift og vedlikehold Drifts- og vedlikeholdskostnader ny svømmehall er beregnet til det dobbelte av kostnadene for skole og flerbrukshall For eksisterende bygg og anlegg er det lagt til grunn dagens drift og vedlikeholdskostnader For personellkostnader og innkjøp av forbruksmateriell til skolen er dagens kostnader lagt til grunn For beregning av investeringsbehov er følgende nøkkeltall lagt til grunn: Byggekostnad skole: kr. 25.000 pr. m2 Byggekostnad flerbrukshall: kr. 20.000 pr. m2 Byggekostnad ny svømmehall: kr. 36.000,- pr. m2 Opparbeiding av tomt og trafikkarealer kr. 5.000.000,- Inventar ny skole 3 % av investeringene til skole Utsmykking 1 % av investeringer til skole Utendørs aktivitets- og læringsanlegg 1,5 % av samlet investering Egenandel ved investeringen: kr. 15.000.000,- Tilskudd til flerbrukshall kr. 7.000.000,- Tilskudd svømmehall kr 12.000.000,- Renovering svømmehall Flesberg: kr. 6.500.000,- Renovering skoleanlegg Flesberg: kr. 15.000.000,- Nytt inventar ved renovering av Flesberg: 0,5 % av investeringene Rente- og avdragskostnader Med dagens rentenivå er det mulig å låne til 4 % rente. Det antas imidlertid at rentenivået vil øke i årene fremover. De økonomiske beregningene viser derfor lånekostnader alternativt med henholdsvis 4 % og 5 % rente. En eventuell renteoppgang vil være en konsekvens av bl.a. økt prisstigning. Økt prisstigning innebærer at lånekostnadene i reelle kostnader vil gå ned i forhold til utgangspunktet i år 1. Side 12 av 47

I de økonomiske beregningene er det lagt til grunn serielån med 40 års avdragstid for nye bygg. Det innebærer at lånekostnadene er halvert etter 20 år. Sum rente- og avdragskostnader vil derfor være desidert størst i år 1 for deretter og reduseres nokså raskt. For ev. rehabilitering av skolebygg i Flesberg, er det lagt til grunn 20 års avdragstid. De forutsetninger som er lagt til grunn er foreløpige og basert på det en antar som dagens markedspriser. Disse må kvalitetssikres ytterligere i et eventuelt forprosjekt. Disse foreløpige tallene viser følgende kostnader for skole og flerbrukshall, uten ny svømmehall med 4 % rente angitt i sort og 5 % rente i rødt: Alt. 0: Årlige utgifter på ca. 37,4 mill. kr. Alt. 1: Årlige utgifter på ca. 42,4 / 43,7 mill. kr. dvs. en økning på 5,0 / 6,3 mill. kr. i forhold til dagens situasjon. Alt. 2: Årlige utgifter på ca. 44,5 / 45,6 mill. kr. dvs. en økning på 7,2 / 8,2 mill. kr. i forhold til dagens situasjon. Vurdering: Vurdering av de to alternative løsningskonseptene Alternativ 2 Delt løsning mellom Flesberg og Stevningsmogen Dette er det dyreste alternativet med en årlig kostnad på 44,5 mill. kr., dvs. en økning på 7,2 / 8,2 mill. kr. (4 % / 5 % rente) i forhold til dagens situasjon. I disse tallene er det forutsatt at ungdomskolen i Flesberg vedlikeholdes/oppgraderes for til sammen 21,6 mill. kr., hvorav 6,6 mill. kr. til svømmehall. Dette er tall som ikke er fremkommet ved en tilstandsvurdering og antatt behov, men er løselige tall som antas å kunne være en høyst nødvendig oppgradering i et langsiktig perspektiv. Hva dette mer faktisk vil koste, må utredes langt mer detaljert i et forprosjekt dersom det skulle bli aktuelt. Dette alternativet representerer den desidert dyreste løsningen, samtidig som skolebyggene i Flesberg fortsatt vil være gamle, og ikke tilpasset dagens krav i forhold til utforming og nye pedagogiske læringsformer. Hvorfor alternativ 1 bør legges til grunn for det videre planarbeidet Det oppnås et skolefaglig bedre miljø med et større antall lærere, noe som også antas å ha en positiv verdi i forhold til rekruttering av lærere. Ved å samlokalisere skole, flerbrukshall og svømmehall oppnås betydelige synergier ved fler- og sambruk av lokaler. Alternativet gir mulighet for en positiv profilering av Flesberg kommune, og kan brukes aktivt i arbeidet med profilering og attraktivitet for kommunen. Dette er betinget av at det legges inn kvaliteter og egenskaper i prosjektet som kan bidra til å gjøre det både til referansebygg og som et referanseprosjekt for andre. Den økte årlige kostnaden ved dette alternativet sett i forhold til dagens situasjon gir svært mye for pengene. Dette skyldes størrelse samt større muligheter for flere- og sambruk enn de andre alternativene. Med den samling av aktiviteter som alternativet legger til rette for, kan Stevningsmogen bli et attraktivt sted å være for alle aldersgrupper i kommunen. Det er mulig å legge opp til aktiviteter nærmest 24 timer i døgnet gjennom hele årets 365 dager. Kommunen får en storstue og et samlingssted både ute og inne ved viktige markeringer. Alternativet gir mulighet for næringsmessige synergier som en følge av idretts- og kulturelle aktiviteter som er mulig å få til på området. Side 13 av 47

Mulige innvendinger mot alternativ 1 Realisering av alternativ 1, som innebærer samling av alle funksjoner på Stevningsmogen og nedleggelse av skole og svømmehall i Flesberg, antas å møte motstand fra innbyggere i denne delen av kommunen. De viktigste negative konsekvensene for Flesberg som tettsted vil være: Svekkelse av attraktiviteten som bosted Lengre reisevei for elever i denne delen av kommunen Inntektsgrunnlaget for Samfunnshuset blir borte Tomme skolebygg som det kan bli vanskelig å finne etterbruk til Andre argumenter som taler i mot å samle alt på Lampeland: Store investeringer i nye bygg og anlegg Det er billigere å renovere eksisterende svømmehall og skolebygg Det kan hevdes at det kan være negativt med 1-10 skoler. For stort alderspenn Flytting av folkebiblioteket til Stevnigsmogen Mulige fordeler som en flytting av folkebiblioteket fra Flesbergtunet til ny skole på Stevningmogen er bl.a.: Nye bruksområder og større positivt bidrag i lokalmiljøet Styrke både skole- og folkebibliotektjenesten Bli en mer integrert del av kultur- og fritidstilbudet i kommunen Bedre samarbeidsmulighetene mellom biblioteket og skolen Bedre ressursutnyttelse ved felles bruk av personalet fra både biblioteket og skolen Muliggjør alternativ bruk av frigjorte arealer på Flesbergtunet Det er i romprogrammet avsatt 100 m2 til skolebibliotek. Et felles skole- og folkebibliotek må kanskje være noe større enn dette. I den videre prosessen bør biblioteket og skolen samarbeide om strategier for utvikling av bibliotekets funksjon i framtida. Da vil en lettere kunne vurdere hvilke romlige løsninger det er behov for. Vurdering av etterbruk av eksisterende skolebygg I neste fase av prosjektet må det utredes og vurderes nærmere om kommunen skal bruke ledige skolebygg eller tomter til egne formål eller der kommunen har en tilretteleggerfunksjon for å få statlige tilskudd. Ved eventuelt salg av ledige skolebygg/tomter, bør kommunen ta stilling til aktuelle/ønskede bruksområder og regulere til slike formål før eventuelt salg. Nærmere utredninger og vurderinger må skje i neste fase av prosjektet. Rådmannens konklusjon og anbefaling Rådmannen vil tilrå at alternativ 1 legges til grunn for det videre utredningsarbeidet. Dette ut fra en helhetsvurdering når det gjelder kostnader til skole på lengre sikt, den store tilveksten en utbygging etter alternativ 1 vil representere både når det gjelder skoleutvikling, økt trivsel og bolyst for både dagens og fremtidige innbyggere, den positive profileringen prosjektet kan gi kommunen, samt den mulighet for næringsmessige synergieffekter som alternativet muliggjør. Ut fra de begrunnelser som er nevnt i forstudien, og denne saken, vil rådmannen også tilrå at en mulig flytting av folkebiblioteket til ny skole på Stevningsmogen samt flytting av frivillighetssentralen til grendehuset vurderes nærmere i forprosjektet. Side 14 av 47

Rådmannen vil videre tilrå at de skolebygg som blir ledige ved bygging av ny skole på Stevningsmogen, vurderes nærmere i neste fase av prosjektet både når det gjelder bruk av bygg/tomter i kommunal regi, kommunens rolle som tilrettelegger for å oppnå statlige tilskudd samt en vurdering av mulige reguleringsformål og salg av de aktuelle byggene/tomtene. Hovedprosjekt Hovedprosjektet er gjennomføring av anskaffelsen og utbygging. Dette gjelder alt fra opparbeiding av tomt med nødvendig infrastruktur, bygging av skole, flerbrukshall og svømmehall samt opparbeiding av uteområdene. Den fasen av prosjektet som foreligger til behandling nå (denne rapporten) kalles forstudie. Forstudiet sitt formål er å vurdere overordende forutsetninger og prinsipper, vurdere alternative løsninger og konkludere med valg av løsning/alternativ. I neste fase av prosessen frem til realisering Forprosjektet detaljplanlegges de valg som er gjort i forstudien. Rådmannen fremmer parallelt med denne saken egen sak vedr. oppfølging av prosjektet i et forprosjekt. Side 15 av 47

FLESBERG KOMMUNE Lampeland 04.03.2014 Arkiv 614 Saksmappe 2006/761 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen Forprosjekt ny skole, flerbrukshall og svømmehall på Stevningsmogen - anbefalinger til videre arbeid MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak komiteen for livsløp og kultur 19.03.2014 9/14 formannskapet 20.03.2014 11/14 kommunestyret 03.04.2014 16/14 Rådmannens anbefaling: 1. Valgt konseptløsning for bygging av ny 1-10 skole, flerbrukshall og svømmehall på Stevningsmogen legges til grunn for gjennomføring av et forprosjekt. 2. For gjennomføring av forprosjektet gis rådmannen myndighet til å engasjere ekstern bistand slik det fremgår av saksutredningen innenfor en ramme på kr. 2.500.000. Investeringsbudsjettet på prosjekt Skole og flerbrukshall økes i 2014 med kr. 2.500.000, som dekkes ved at finansiering investeringer økes tilsvarende slik det fremgår av saksutredningen. 3. Totalentprise velges som entrepriseform da dette gir Flesberg kommune størst mulighet til selv å påvirke løsninger og detaljer i prosjektet. 4. Forprosjektet legges frem for behandling i kommunestyret første halvår 2015. 5. Det er ved behandling av forprosjektet at kommunestyret tar endelig stilling til gjennomføring av prosjektet. Behandling i komiteen for livsløp og kultur 19.03.2014: Repr. Sondre Paulsen, FrP la fram følgende endringsforslag: Kommunestyret ser at en politisk vurdering av innholdet i forprosjekt naturlig finner sted når størrelsen på de økonomiske rammer disponible til formålet er kjente. Derfor ønsker kommunestyret å vite hvor store økonomiske rammer som blir disponible til skoleutbygging før de endelig tar stilling til innholdet i en bestilling av et forprosjekt. Repr. Tom Roger Svendsrud, Høyre gikk inn for rådmannen anbefaling med følgende endringsforslag: Punkt 2: For gjennomføring av forprosjektet gis rådmannen myndighet til å engasjere ekstern bistand innenfor en ramme på kr. 2.500.000. Investeringsbudsjettet på prosjekt Skole og

flerbrukshall økes i 2014 med kr. 2.500.000, som dekkes ved at finansiering investeringer økes tilsvarende slik det fremgår av saksutredningen. Nytt punkt 3: Prosjektgruppen utvides med 2 folkevalgte: 1 medlem av komiteen for livsløp og kultur (foreslår lederen av komiteen) 1 medlem av formannskapet (foreslår varaordfører) Det ble først foretatt en alternativ votering mellom rådmannens anbefaling og repr. Sondre Paulsens endringsforslag, der repr. Paulsens endringsforslag falt med 4 mot 3 stemmer. Det ble deretter foretatt en alternativ votering mellom rådmannens anbefaling og repr. Tom Roger Svendsruds endringsforslag, der komiteen enstemmig vedtok repr. Tom Roger Svendsruds forslag. Uttalelse i komiteen for livsløp og kultur 19.03.2014: 1. Valgt konseptløsning for bygging av ny 1-10 skole, flerbrukshall og svømmehall på Stevningsmogen legges til grunn for gjennomføring av et forprosjekt. 2. For gjennomføring av forprosjektet gis rådmannen myndighet til å engasjere ekstern bistand innenfor en ramme på kr. 2.500.000. Investeringsbudsjettet på prosjekt Skole og flerbrukshall økes i 2014 med kr. 2.500.000, som dekkes ved at finansiering investeringer økes tilsvarende slik det fremgår av saksutredningen. 3. Prosjektgruppen utvides med 2 folkevalgte: 1 medlem av komiteen for livsløp og kultur (foreslår lederen av komiteen) 1 medlem av formannskapet (foreslår varaordfører) 4. Totalentreprise velges som entrepriseform da dette gir Flesberg kommune størst mulighet til selv å påvirke løsninger og detaljer i prosjektet. 5. Forprosjektet legges frem for behandling i kommunestyret første halvår 2015. 6. Det er ved behandling av forprosjektet at kommunestyret tar endelig stilling til gjennomføring av prosjektet. Behandling i formannskapet 20.03.2014: Repr. Eilev Bekjorden, FrP fremmet følgende alternative forslag (likelydende som forslag i komiteen for livsløp og kultur i møte 19.3.14, sak 9/14): Kommunestyret ser at en politisk vurdering av innholdet i forprosjekt naturlig finner sted når størrelsen på de økonomiske rammer disponible til formålet er kjente. Derfor ønsker kommunestyret å vite hvor store økonomiske rammer som blir disponible til skoleutbygging før de endelig tar stilling til innholdet i en bestilling av et forprosjekt. Repr. Bjørg Homelien, H rådmannens anbefaling med følgende endings-/tilleggsforslag: Punkt 2: For gjennomføring av forprosjektet gis rådmannen myndighet til å engasjere ekstern bistand innenfor en ramme på kr. 2.500.000. Investeringsbudsjettet på prosjekt Skole og flerbrukshall økes i 2014 med kr. 2.500.000, som dekkes ved at finansiering investeringer økes tilsvarende slik det fremgår av saksutredningen. Nytt punkt 3: Prosjektgruppen utvides med 2 folkevalgte: Side 17 av 47

a) 1 medlem av komiteen for livsløp og kultur (foreslår lederen av komiteen) b) 1 medlem av formannskapet (foreslår varaordfører) Repr. Eilev Bekjorden, Frp la fram følgende endringsforslag til Høyres forslag punkt 3: b) 1 medlem av formannskapet (foreslår repr. Oddvar Garås) Votering: Ved alternativ votering mellom repr. Bekjordens alternative forslag og rådmannens anbefaling, falt repr. Bekjordens forslag med 4 mot 1 stemme. Formannskapet foreslår enstemmig at kommunestyret vedtar repr. Bjørg Homeliens forslag inkl. endring pkt. 2. Formannskapet vedtok repr. Bjørg Homeliens tilleggsforslag punkt 3, a og b, samt repr. Eilev Bekjordens forslag, dvs 2 representanter fra formannskapet. Anbefaling i formannskapet 20.03.2014: 1. Valgt konseptløsning for bygging av ny 1-10 skole, flerbrukshall og svømmehall på Stevningsmogen legges til grunn for gjennomføring av et forprosjekt. 2. For gjennomføring av forprosjektet gis rådmannen myndighet til å engasjere ekstern bistand innenfor en ramme på kr. 2.500.000. Investeringsbudsjettet på prosjekt Skole og flerbrukshall økes i 2014 med kr. 2.500.000, som dekkes ved at finansiering investeringer økes tilsvarende slik det fremgår av saksutredningen. 3. Prosjektgruppen utvides med 3 folkevalgte: a) 1 medlem av komiteen for livsløp og kultur (foreslår lederen av komiteen) b) 1 medlem av formannskapet (foreslår varaordfører) c) 1 medlem av formannskapet ( foreslår repr. Oddvar Garås) 4. Totalentreprise velges som entrepriseform da dette gir Flesberg kommune størst mulighet til selv å påvirke løsninger og detaljer i prosjektet. 5. Forprosjektet legges frem for behandling i kommunestyret første halvår 2015. 6. Det er ved behandling av forprosjektet at kommunestyret tar endelig stilling til gjennomføring av prosjektet. Vedlegg: Oversikt over mulige entrepriseformer. Regelverk for ubundet investeringsfond større investeringer eiendomssalg Blefjell. Side 18 av 47

Saksopplysninger: I kommentarene til investeringsbudsjettet for perioden 2014 2017 er det om utredning skole og flerbrukshall bl.a. sagt følgende: Endelig rapport vil foreligge noe senere, og den vil være grunnlaget for en sak i kommunestyret som bestemmer prosessen videre. Rådmannen vil derfor foreslå at man foreløpig ikke avsetter midler i 2014 til prosjektet før saken behandles i kommunestyret, og at man i kommunestyresaken evt. foretar budsjettjustering eller endring i økonomiplanen. D.v.s. bestemmer om det skal avsettes midler til videre planlegging i 2014, og evt. innarbeider forslag til investeringer for årene fremover. Forstudierapporten fremmes som egen sak og gjelder valg av konsept, samt anbefalinger m.h.t. hva som må utredes/avklares i neste fase. Forstudiet til valg av konsept for ny skole, flerbrukshall og svømmehall på Stevningsmogen må m.a.o. bearbeides videre i et forprosjekt før et evt. endelig vedtak om gjennomføring. Forprosjektet skal sørge for nødvendige avklaringer og detaljplanlegge prosjektet frem til et detaljnivå som danner grunnlag for anbudsinnhenting og realisering. De viktigste planleggingsoppgavene som er direkte knyttet til realiseringen og som må gjennomføres i et forprosjekt er følgende: 1. Reguleringsplan for området, inkl. avklaringer med Veivesenet mht. avkjøring. 2. Oppdatering av sektorplaner av hensyn til muligheter for tilskudd eller av formelle grunner (idrett, folkehelse, kultur). 3. Felles skole- og folkebibliotek. 4. Skoleutvikling hvordan vil vi jobbe i den nye skolen/smart læring/livslang læring. 5. Valg av entrepriseform. 6. Videre arbeid relatert til etterbruk av gamle skolebygg. 7. Utbygging av nødvendig VA-infrastruktur. Ad. pkt 1: Regulering av området Realisering av skole, flerbrukshall og svømmehall på Stevningsmogen medfører en regulering/omregulering av området. Dette er en prosess som ut fra den formelle planprosessen uansett tar tid, og bør startes opp så raskt som mulig. Det er særlig trafikkforholdene, avkjøring og tilrettelegging av parkeringsplasser, som blir det viktigste forhold å få avklart. Veivesenet sin medvirkning blir sentral i dette planarbeidet. Rådmannen s anbefaling: Prosessen med regulering/omregulering av det aktuelle området på Stevningsmogen med nødvendige tilstøtende områder, startes opp så raskt som mulig. Det må engasjeres ekstern bistand til dette arbeidet. Antatt kostnadsramme: Kr. 300.000. Ad. pkt. 2: Sektorplaner Bygging av flerbrukshall gir mulighet for tilskudd i form av spillemidler med inntil 1/3 av kostnadene, begrenset oppad til kr. 7.000.000. Det må sjekkes ut at nødvendig overordnet plan når det gjelder idrett- og kultur er oppdatert og foreligger på en slik måte at den ikke er til hinder for tilskudd. Det gis også tilskudd til bygging av svømmehall med inntil kr. 12.000.000. Betingelsene for dette må sjekkes ut nærmere, bl.a. hvilke krav som stilles, og om det er mulig med sambruk av enkelte fasiliteter med flerbrukshallen uten at dette påvirker tilskuddet på en negativ måte. Side 19 av 47

Det samme gjelder for eventuelle andre sektorplaner som blir berørt (bibliotek m.m.). Rådmannen s anbefaling: Det må sjekkes ut og eventuelt besørges at mulige sektorplaner som blir berørt av utbyggingen er ajourført, godkjent og tilfredsstiller eventuelle krav for å få statlig tilskudd. Det må benyttes noe ekstern bistand til dette arbeidet. Ad. pkt. 3: Felles skole- og folkebibliotek Det er i foreløpig romprogram avsatt 100 m2 til skolebibliotek. Størrelsen på et mulig felles skole- og folkebibliotek må utredes og vurderes nærmere. I den videre planleggingen må en også se nærmere på muligheten for flerbruk av fasiliteter, bemanning med mer, og de muligheter som kan ligge i enda tettere samarbeid mellom skolen og biblioteket. I den videre prosessen bør biblioteket og skolen samarbeide om strategier for utvikling av bibliotekets innhold funksjon i fremtiden. Da vil en lettere kunne vurdere hvilke romlige løsninger det er behov for. Rådmannen s anbefaling: Det må utredes nærmere hvilke synergieffekter som kan oppnås ved et felles skole- og folkebibliotek når det gjelder bibliotekfunksjoner, størrelse, bemanning, åpningstider med mer. De aktuelle avklaringene vil skje ved hjelp av ansatte på henholdsvis skole og bibliotek med noe ekstern prosessbistand. Ad. pkt. 4: Skoleutvikling læringsformer og bruk av IKT/Smart læring Forstudiet har laget visjoner for hva som er skolehverdagen på den nye skolen på Stevningsmogen. Skoleledelsen må derfor starte planleggingsarbeidet for å konkretisere med hvilke endringer dette evt. vil kreve, samt hvilken betydning dette har for funksjonskrav m.m. for den nye skolen. Det kan bli aktuelt med befaring til aktuelle skoler. Ad. pkt. 5: Valg av entrepriseform Det finnes flere mulige entrepriseformer innenfor regelverket for offentlige anskaffelser. Valg av entrepriseform er en svært viktig avgjørelse, og rådmannen har benyttet ekstern bistand for å foreta denne vurderingen. Det er innhentet erfaringer og synspunkter fra både arkitekter og byggeledere, samt gjort en vurdering av markedsmessige forhold som også kan påvirke valg av entrepriseform. Som det fremgår av vedlagte notat vedr. mulige entrepriseformer, varierer detaljeringsgrad og spesifisering fra byggherres side betydelig ved de ulike entrepriseformene. Det aktuelle prosjektet på Stevningsmogen er en videreføring av prosjektet fra 2008 med bl.a. avholdt arkitektkonkurranse og bred medvirkning fra berørte parter og befolkningen i Flesberg. Gjennom forstudiet gjennomført i 2013, er prosjektet godt forankret hos aktører som skole, idrett, kultur og bibliotek. Rådmannen vil derfor tilrå at en videreføring av prosjektet ved et forprosjekt bygger mest mulig på de løsninger og forslag som hittil er gjennomført både i 2008 og 2013. Rådmannen vil tilrå at det velges en entrepriseform som gjør det mulig for byggherren Flesberg kommune å påvirke prosjektet i størst mulig grad. Dette i forhold til både prinsipielle løsninger og detaljer. Side 20 av 47

Ved valg av entrepriseform må byggherrens egen kompetanse og kapasitet til å gjennomføre et så stort og omfattende prosjekt også være en del av vurderingen. Flesberg kommune har liten administrativ kapasitet til å gjennomføre et slikt prosjekt og er avhengig av å engasjere ekstern bistand og kompetanse. Prosjektet omfatter både skole, flerbrukshall, svømmehall, uteområder med fasiliteter, vurdering bibliotek og frivillighetssentral, samt mulig etterbruk av gamle skolebygg. I tillegg skal prosjektet bidra til profilering, markedsføring og næringsutvikling i kommunen. Alle disse formålene og gode intensjoner, medfører behov for avklaringer og koordinering av mange interesser hos ulike aktører. Byggherren har derfor mange hensyn og interesser å ivareta samtidig som det er ønskelig å påvirke det endelige prosjektet i størst mulig. Alle forhold og hensyn tatt i betraktning, samt hva den eksterne rådgivningen har bidratt med, vil rådmannen anbefale at entrepriseformen Totalentreprise legges til grunn for det videre arbeidet med prosjektet. Totalentreprise innebærer at det gjennomføres en anbudskonkurranse og at byggherren inngår en kontrakt som omfatter både prosjektering og entrepriser med en entreprenør. Det er ikke uvanlig å tiltransportere arkitekt/andre rådgivere fra tidligere prosjekteringsfase til totalentreprenør spesifisert gjennom anbudsunderlaget for totalentreprisen. Totalentrepriseformen kan gjennomføres på flere måter. Et alternativ er at byggherren i forprosjektet lager en funksjonsbeskrivelse av hva som skal bygges, og overlater til entreprenør å løse hvordan dette skal utformes og gjennomføres. Dette alternativet gir byggherren mindre mulighet til å påvirke så vel prinsipielle løsninger (utforming, arkitektur med mer) som detaljer. Et annet alternativ er at byggherren gjennomfører et forprosjekt med stor grad av detaljeringer. Byggene tegnes ut så detaljert at de senere kun suppleres med arbeidstegninger i gjennomføringsfasen. Dette gir byggherren mulighet for selv å bestemme så vel prinsipielle løsninger som detaljer i prosjektet. Grunnlaget for anbudskonkurransen er så detaljert at entreprenør sin rolle i hovedsak blir å besørge tekniske detaljer og løsninger i forbindelse med selve byggingen. Rådmannen vil tilrå at det siste alternativet legges til grunn for det videre arbeidet i forprosjektet. Det gjør det mulig å bygge videre på det omfattende arbeidet som allerede er utført når deg gjelder løsninger, volumer, innhold og plasseringer. Byggherren vil ved dette alternativet selv forestå og bestemme mest mulig av innhold, utseende, tekniske løsninger og de fleste detaljer i prosjektet. Dette alternativet betinger et omfattende og detaljert forprosjekt. Rådmannen mener at dette både er fornuftig og riktig både av hensyn til at byggherren i størst mulig grad selv kan bestemme hvordan prosjektet skal løses samt for totalkostnadene av prosjektet og kontroll på disse. Selve realiseringen av prosjektet i form av et hovedprosjekt, vil ved et slikt forprosjekt kunne gjennomføres ved at kommunen engasjerer byggeleder samt noe bistand til å være bindeleddet mellom byggeleder/entreprenør og kommunen for nødvendige avklaringer og avgjørelser i løpet av byggeprosessen. Hovedprosjektet, dvs. selve byggingen, vil dermed belaste kommunens administrasjon i liten grad og koste kommunen lite i form av kjøpt bistand. Gjennomføring av forprosjekt som beskrevet over, vil betinge følgende: Engasjering av arkitekt : Kr. 1.200.000 Engasjering av landskarpsarkitekt : 65.000 Engasjering av byggeteknisk kompetanse : 50.000 Engasjering av VVS-teknisk kompetanse : 50.000 Side 21 av 47