KRISEPLAN I FORBINDELSE MED DØDSFALL BLANT STUDENTER

Universitetet for miljø og biovitenskap (UMB) Rutinebeskrivelse og kriseplan ved dødsfall blant studenter KRISEPLAN I FORBINDELSE MED DØDSFALL BLANT STUDENTER UNIVERSITETET FOR MILJØ OG BIOVITENSKAP (UMB) Ås, september 2001 revidert juli 2009

Innhold Kap. 1 Innledning Side 3 Kap. 2 Hvem er ansvarlig for å gjennomføre planen Side 3 Kap. 3 Ulike faser ved et dødsfall Side 3 Dødsfall på universitetet Side 3 Bekjentgjørelse av dødsfallet Side 4 33 Tiden frem til begravelsen Side 4 34 Begravelsen Side 5 35 Tiden etter begravelsen Side 5 Kap. 4 Rutinebeskrivelser/prosedyrer/ansvarsfordeling UMB får kjennskap om at en student er død 41 UMB er blitt gjort kjent med at en student er død. Dødsfallet er ennå ikke offisielt kunngjort. Side 6 42 UMB er blitt gjort kjent med at en student er død. Dødsfallet er allerede kjent blant folk. Side 7 43 UMB er blitt gjort kjent med at en student er død. Dødsfallet skyldes sykeleie. Side 7 Vedlegg Vedlegg 1: Huskeliste i forbindelse med overbringelse av dødsbudskap Side 8 Vedlegg 2: Minnestund side 10 Vedlegg 3: Huskeliste for minnestunden side 11 Vedlegg 4: Nyttige kontakter ved dødsfall side 12 2

Kap. 1 Innledning: Sorg er en naturlig del av livet, men den setter spor og må bearbeides. For mange mennesker vil det ofte oppleves ekstra meningsløst dersom den døde er et ungt menneske. Reaksjoner i form av skyldfølelse, bitterhet, selvbebreidelse eller lignende kan følge i kjølevannet av et dødsfall. Noen vil trenge profesjonell hjelp for å gå videre i livet når de har opplevd døden på nært hold. Et dødsfall kan også reaktivisere opplevelser fra tidligere hendelser i livet og sette i gang prosesser som kan få store konsekvenser for den enkelte. Det er viktig at de som trenger hjelp og oppfølging til å bearbeide voldsomme reaksjoner, henvises til profesjonell hjelp. Derfor må denne planen også inneholde en oversikt over hvilke hjelpetiltak/støtteapparat som finnes i nærområdet til UMB. En slik oversikt vil bli utarbeidet i nær fremtid og lagt ved planen. Kap. 2 Hvem er ansvarlig for å gjennomføre planen? På UMB er det naturlig at det overordnede ansvaret ved dødsfall påhviler administrerende direktør. Det operative nivået ved dødsfall er instituttleder. Med det menes at instituttlederen på det berørte institutt en ansvarlig for å gjennomføre tiltakene i kriseplanen i hvert enkelt tilfelle. Det vil ofte være naturlig å trekke inn både den sentrale ledelsen, studieveileder, studenttillitvalgte med flere, men ansvaret for å koordinere dette, påhviler intituttlederen. Denne kriseplanen har som utgangspunkt at instituttet der dødsfallet inntreffer har en tilknytning til den avdøde. Det er sannsynlig at studenter og ansatte knyttet til det samme studieprogram berøres i større grad enn resten av universitetet. Derfor er det lagt vekt på at de tiltak som er foreslått satt i gang ved dødsfall i første rekke knyttes til denne gruppen. Kap. 3 Ulike faser ved et dødsfall 31. Dødsfall på universitetet Dersom et dødsfall inntreffer på UMB eller noen blir funnet død på universitetet skal følgende gjøres: Ring politiet omgående på telefon 64974900, 02800 eller 112 Ikke forlat den døde Sørg for å holde nysgjerrige unna åstedet Kontakt administrerende direktør ved UMB som bistår politiet med opplysninger de trenger for å varsle dødsfallet Administrerende direktør kontakter instituttleder på det instituttet studenten er hjemmehørende Instituttleder følger vedlagt prosedyre 3

32. Bekjentgjørelse av dødsfallet Det er politiet som har instruksjonsfestet plikt til å underrette pårørende ved dødsfall. Derfor skal politiet alltid underrettes. Det er universitetets ansvar å fremskaffe de opplysninger politiet trenger for å kunne gi beskjed til de pårørende så raskt som mulig. Politiet velger om de vil gjøre dette selv, bruke en prest, helsepersonell eller de som er tildelt slike oppgaver på universitetet. 33. Tiden frem til begravelsen Tiden fra en får kjennskap til dødsfallet og frem til begravelsen har funnet sted, vil være en spesiell tid for instituttet og for universitetet. Undervisningen bør gå som normalt, men det vil likevel ikke være en normalsituasjon for mange av studentene. Studenter som sto den avdøde spesielt nær, bør behandles med restpekt og forståelse for sin sorgreaksjon, dersom de for eksempel har behov for utsettelse på innlevering av oppgaver eller får andre skolerelaterte problemer i forbindelse med dødsfallet. Instituttleder sammen med studieveileder sørger for at medstudentene blir fulgt opp i denne tida, og blir orientert om hvordan universitetet videre vil markere det som har skjedd. Dødsfallet bekjentgjøres på UMBs interne nettsider (husk også SiT siden og Athene). Tidspunktet for minnestund og begravelse/bisettelse må oppgis. Instituttleder kontakter de pårørende for å vise sin medfølelse. Medstudenter kan oppfordres til å sende en blomsterhilsen til de pårørende. Dødsfallet kan være av en slik karakter at det vil oppstå rykter og usikkerhet omkrig det inntrufne. Det kan være riktig å la helsepersonell, politi, prest eller andre fagpersoner orientere medstudenter om det som har skjedd. Dersom dødsfallet skyldes selvmord, og dette ikke er alminnelig kjent, må en be om tillatelse fra de pårørende dersom medstudenter skal underrettes om dette for eventuelt å imøtegå rykter. Vær forberedt på at medstudenter ønsker å skape egne ritualer rundt det som har skjedd. Dette kan for eksempel være blomsternedleggelse, lystenning eller besøk på dødsstedet. Det kan være på sin plass å oppmuntre studenter til å skrive nekrolog. For enkelte kan dette være en god start for å få i gang en normal sorgprosess. Dersom den avdøde ikke er hjemmehørende i Ås, sørg for at nekrologen også sendes til avisa på hjemstedet. Det kan lages i stand et bord med bilde av avdøde, med blomster og lys på et egnet sted på instituttet. 4

Representanter for medstudentene må bli tatt med i forberedelsene av minnestunden (Se eget vedlegg om minnestund ) 34. Begravelsen Instituttleder på det instituttet studenten var tilknyttet skal gi beskjed til Drifts og serviceavdelingen om at det skal flagges på halv stang begravelsesdagen. Etter jordfestelsen/bisettelsen heises flagget på hel stang All undervisning avlyses mens begravelsen pågår UMB sender blomster/krans til begravelsen Dersom den avdøde bodde i SiÅs sine boliger, samarbeides det om blomster/krans Medstudenter sørger selv for blomster/krans Det bør tilstrebes at UMB er representert i begravelsen ved universitetets ledelse (rektor, administrerende direktør, instituttleder, studiedirektør) Medstudenter oppfordres til å delta i begravelsen dersom det er mulig. Dersom det skal leses over blomster/kranser eller framsies minneord, skal dette kun skje etter avtale med de pårørende 35. Tiden etter begravelsen Etterreaksjonene etter et dødsfall kan være mange og sorgbearbeidingen kan ofte vare lenge (6 12 mndr. akuttfase inntil 3 uker). Sorg er en subjektivt opplevd følelse, og reaksjonene er derfor forskjellig fra menneske til menneske. Alle har sin egen måte å behandle sin sorg på, og alle bruker den tiden som er nødvendig for å komme seg igjennom denne fasen. Sorgen har også sammenheng med hvilken relasjon man hadde til den avdøde og omstendighetene rundt dødsfallet, i tillegg til egen sårbarhet. Det er viktig at et dødsfall ikke blir en ikkesak så snart begravelsen er over. Instituttleder, sammen med studieveileder, bør følge opp medstudenter ved å sette av tid til samtale om hva som har skjedd med de som ønsker det. Det kan være fornuftig at også en fagperson snakker med studentene om sorg og sorgreaksjoner. Dersom dødsfallet er et selvmord, kan det være nødvendig å få noen som har kunnskap om temaet til å snakke om det (helsetjenesten, kirken, bedriftshelsetjenesten etc) Dersom ingen pårørende kan rydde hybelen til avdøde, må Siås sørge for dette hvis avdøde bodde i en av deres boliger. Hvis den avdøde bodde i et privat leieforhold skal instituttleder sørge for at dette blir gjort. Dersom noe er uklart rundt dette, kontaktes politiet Studieveileder ved det instituttet studenten var tilknyttet sørger for at den avdøde blir slettet i ulike registre ved UMB Instituttleder, studieveileder(e) og andre involverte tilsatte, skal i etterkant av begravelsen gis muligheter for debriefing samtaler med prest, psykolog, lege eller andre som har erfaring med sorg og kriser. 5

Kap. 4 Rutinebeskrivelser/Prosedyre/Ansvarsfordeling UMB får kjennskap om at en student er død Ansvarlig: Instituttleder har det formelle ansvaret for å iverksette og gjennomføre planen i forbindelse med dødsfall. Det er naturlig at instituttleder samarbeider med instituttets studieveileder(e). Dersom flere institutter er berørt, må instituttene samarbeide. Prosedyrer tar for seg tre ulike situasjoner der UMB er blitt gjort kjent med at en student er død. 4.1 Dødsfallet er ennå ikke offisielt kunngjort 42 Dødsfallet er allerede offisielt kjent 43 Dødsfallet skyldes sykeleie 41. UMB er blitt gjort kjent med at en student er død. Dødsfallet er ennå ikke offisielt kunngjort. Sjekk kilden til opplysningene. Dersom nødvendig, innhent opplysninger som verifiserer meldingen. Skaff deg så mange opplysninger om dødsfallet som det er mulig å få. Sjekk om det er sperrefrist på opplysningene Sjekk om de nærmeste pårørende er orientert. Det er politiet som har ansvar for å varsle pårørende. De pårørende skal få dødsbudskapet først. Dersom politiet trenger opplysninger om avdødes hjemstedsadresse m.m, sørg for at opplysningene blir gitt av deg. Kontakt studieavdelingen for å få de nødvendige opplysningene Orienter rektor og administrerende direktør ved UMB og administrerende direktør ved SiÅs om dødsfallet. Studentpresten bør også kontaktes. Ansatte ved instituttet orienteres om det inntrufne via epost. Kartlegg hvor medstudentene/klassen befinner seg Dersom det er mulig, skal medstudenter orienteres samlet om det inntrufne. Dersom dette ikke er mulig, kontakt studenttillitsvalgt og avtal et tidspunkt for å møte medstudentene Medstudentene gjøres kjent med det inntrufne. Dersom dødsfallet har skjedd på et tidspunkt som gjør at ingen av medstudentene er klar over hva som har skjedd, er formidlingen en krevende oppgave. (se vedlagte huskeliste når et dødsbudskap skal overbringes) Ved den første informasjonen til medstudentene bør både instituttleder, studieveileder og studentpresten være til stede. Umiddelbart etter at dødsbudskapet er formidlet til studenter og tilsatte, vil det være behov for helt uformelt å samles i et rom på UMB og tenne lys. Studentpresten bør også her være til stede (dette erstatter ikke en mer formell minnestund denne arrangeres senere) 6

42. UMB er blitt gjort kjent med at en student er død. Dødsfallet er allerede offisielt kjent. Rektor, administrerende direktør ved UMB og administrerende direktør ved Siås orienteres om det inntrufne Selv om medstudenter er kjent med hva som er inntruffet, er det instituttleders oppgave å møte medstudentene som offisiell representant for UMB og vise sin deltakelse. Deretter kan en følge/tilpasse samme prosedyre som under punkt 1 43. UMB er blitt gjort kjent med at en student er død. Dødsfallet skyldes sykeleie Har sykeleiet vart en tid, er sannsynligvis medstudenter og ansatte forberedte på dødsfallet. Det samme vil være tilfelle dersom den avdøde har vært utsatt for en alvorlig ulykke og vært innlagt på sykehus noen tid før døden inntreffer. I slik tilfeller har de fleste forberedt seg på at døden kan bli utgangen. Det innebærer at dødsbudskapet ikke kommer som en overraskelse, men en skal likevel være forberedt på sterke reaksjoner. Selv om dødsfallet var ventet, er det instituttleders oppgave å underrette medstudenter etter samme prosedyre som under punkt 1. Instituttleder vurderer om det er nødvendig å ha flere med når medstudenter orienteres. I slike tilfeller har en også fått tid til å forberede seg på å legge til rette for og informere om minnestund og informere om begravelsen. Prosedyren under punkt 1 tilpasses situasjonen. 7

Vedlegg 1: Huskeliste i forbindelse med overbringing av dødsbudskap ovenfor medstudenter Dersom medstudenter er samlet til undervisning, snakk først med faglærer og eventuelt studenttillitsvalgt. Sørg for ikke å være alene med medstudentene i denne situasjonen. Utover oppsatt faglærer, bør eventuelt instituttleder, studieveileder og studentpresten være tilstede. Andre mulige støttespillere som har erfaring fra arbeid med sorg og kriser er, psykolog, sosionom, lege, helsesøster. Bruk den tid som er nødvendig. Vær nærværende i situasjonen. Vær forberedt på ulike/sterke reaksjoner fra medstudenter. Mottakelse av dødsbudskap er eksempler på situasjoner som kan brenne seg inn og gi etterreaksjoner. Derfor er det viktig hvordan dødsbudskapet blir formidlet. Mange vil reagere umiddelbart med vantro og sinne, andre vil først reagere etter en tid. For mange vil meddelelsen av et dødsbudskap aktivere opplevelser fra tidligere hendelser. Vær forberedt på spørsmål omkring dødsfallet. Det er en viktig regel at det du sier må være korrekt, men du trenger ikke si alt du vet. Orienter om hvordan resten av undervisningsdagen blir lagt opp. På dette tidspunktet vil det sannsynligvis være for tidlig å orientere om eventuell minnestund og begravelse. Minnestunden må planlegges i samarbeid med de pårørende. Studentene får beskjed om at UMB kommer tilbake til dette når de vet mer om den videre saksgangen, og at det fra UMBs side vil bli gjort det som er nødvendig i en slik sammenheng. Det vil være naturlig å avlyse undervisningen for medstudentene resten av dagen. Det er viktig at ikke medstudentene blir overlatt til seg selv. De fleste ønsker å være sammen med noen i en slik situasjon, og det er derfor viktig å legge til rette for at medstudenter kan være sammen. Personer i sjokk må ikke overlates til seg selv. Forsøk å få rede på om avdøde har ektefelle/samboer/kjæreste/ søsken eller andre nære slektninger ved UMB. Det vil i så fall medføre at miljøet ytterligere vil bli preget av det som har skjedd. SiÅs / studentsamfunnet kontaktes for å vurdere om det er nødvendig å avlyse arrangement og lignende. Ta kontakt med de pårørende (enten samme dag, eller neste dag) 8

For å vise deltakelse i sorgen For å fortelle hvordan UMB markerer det inntrufne For å fortelle om universitetets plan om å avholde en minnestund For å fortelle at UMB vil være representert i begravelsen Eventuelle henvendelser fra pressen henvises til UMBs kommunikasjonsdirektør 9

Vedlegg 2: Minnestund Minnestund avholdes som hovedregel før begravelsen, 34 dager etter at UMB har mottatt dødsbudskapet. Minnestunden har flere siktemål: Døden blir tydelig. Medstudenter og ansatte er sammen om å markere det som har skjedd. For de som sto avdøde nærmest, er dette en del av det å bearbeide sorgen. For de som har et mer perifert forhold til avdøde er det et utrykk for respekt for den avdøde og medfølelse med de sørgende. De fleste studenter er ikke hjemmehørende i Ås. Det betyr at mange ikke har mulighet til å delta i begravelsen. I slike tilfeller er minnestunden det siste farvel. Innholdet i minnestunden kan utarbeides i samarbeid med medstudenter, men instituttleder sammen med studieveileder har det fulle ansvar for opplegg og innhold. Det kan innhente profesjonell hjelp. De pårørende orienteres om hvordan minnestunden er planlagt og gjennomført. Det er viktig å ta hensyn til ønsker fra nærmeste pårørende. Dersom den avdøde har fjernkulturell bakgrunn, sørg for å samrå deg med andre med samme bakgrunn. Det kan være religiøse ritualer, tabuer osv. som er knyttet til avdøde og som det er nødvendig å ta hensyn til. Dersom den avdøde ikke er norsk statsborger, kan det være spesielle hensyn en må være oppmerksom på. Undersøk om en person fra samme stat skal delta som offisiell representant på sin stats vegne. 10

Vedlegg 3: Huskeliste for minnestunden Tydelig bekjentgjøring av tid og sted. Studenter fra andre institutt kan stå i et nært forhold til avdøde og kan ønske å delta i minnestunden Egnet lokale Blomster og levende lys (eventuelt bilde av avdøde) Kondolanseprotokoll (sendes de nærmeste pårørende etter minnestunden) Antrekk for de som har offisielle oppdrag Forslag til innhold i minnestunden: ( Instituttleder eller en annen fra UMBs ledelse leder minnestunden) et musikkinnslag sang minnetale ved rektor (hvis talen er nedskrevet sendes den de nærmeste pårørende etter minnestunden) sang opplesning minnetale ved meddstudent (er) (eventuelt minnetale ved faglærer) Bekjentgjørelse om UMBs medvirkning ved forestående begravelse, oppfordring til studenter om å delta dersom begravelsen er i nærheten av studiestedet Et minutts stillhet Et musikkinnslag Hele minnestunden bør ikke vare mer enn ca. 30 minutter. Det er viktig at minnestunden har en gjennomtenkt struktur. Blir den for lang, mister den "nerven". Det er også et poeng at minnestunden gjenspeiler det livssyn avdøde representerer. Minnestunden skal være preget av verdighet og respekt for den avdøde. MINNESTUND DERSOM BEGRAVELSEN ALLEREDE HAR FUNNET STED Dersom dødsfallet har funnet sted i en periode hvor medstudenter er på ferie, på feltarbeid og begravelsen derfor har funnet sted, vil det oftest være riktig å gjennomføre en minnestund når studentene igjen er samlet på UMB. Men denne minnestunden vil ofte omfatte færre studenter. Har dødsfallet skjedd i sommerferien er det naturlig at rektor nevner det ved åpningen av et nytt semester og at det markeres med 1 minutts stillhet eller på en annen måte. 11

Vedlegg 4: Nyttige kontakter ved dødsfall Ås kirkekontor Tlf. 64 96 23 40 studentprest Elise BjerkreimBentzen kan treffes her, eller ved henvendelse sosialkonsulent Torgeir Hansen 64 96 63 60. Kirkevergen: Tlf. 64 96 23 30 Politi Tlf. 02800(Landsdekkende nummer. Du blir satt over til nærmeste kontor). Nødnummer 112. (Husk at man kan ringe nødnummer uten penger på evt. kontantkort på mobilen, og uten SIMkort.) Ås kommune Helse og sosialetaten 64 96 22 00 (Kriseteam, kommunelege, sosialtjeneste, psykiatritjeneste og helsestasjon.) Helsestasjon for ungdom mellom 13 og 25 år, Moerveien 5, tlf. 64 96 22 40. Åpningstider: torsdager 16.00 19.00. Tlf. i åpningstiden: 95 93 96 10. Folloklinikken (rus/psykiatri) Tlf. 64 85 22 30 Folloklinikkens akuttteam(akutt psykiatrisk hjelp for ungdom 18 25 år) Tlf. 64 85 22 30 / Mobil 91 10 92 42 etter klokken 16.00. Follo legevaktsentral (Ski sykehus på kveldstid, kommunal legevakttjeneste på dagtid) Tlf. 64 87 19 30 Ambulanse: tlf. 113 (Husk at man kan ringe nødnummer uten penger på evt. kontantkort på mobilen, og uten SIMkort.) Kontaktpersoner på UMB Sosialkonsulent Torgeir Hansen, SiÅs tlf. 64 96 63 60 evt.mobil 90156440. Studentpsykolog Morten Nystrøm og studentprest Elise BjerkreimBentzen kan nås via sosialkonsulenten. Studentsamskipnaden i Ås Adm. dir. Einride Berg tlf. 64 96 63 02 12