Grendelaget Nordre Finstad 1 Org.nr 988 787 531 Årsberetning 2012 med forslag, regnskap/revisjon og budsjett Til behandling på generalforsamling torsdag 4. april 2013 kl. 1830 på Folkets Hus *** Hjemmeside: www.nordrefinstad.no E-post: styret@nordrefinstad.no
1 Styret i 2012 Styret har i inneværende periode bestått av: Rolf Gellein, styreleder Arnulf Lothe, kasserer. Kjersti Iden, styremedlem Arnfinn Jensen, styremedlem. Jan Olav Harstad, styremedlem. Silje Grande Henriksen, styremedlem Styret har gjennomført 11 styremøter i perioden. I tillegg er det avholdt et informasjonsmøte og en ekstraordinær generalforsamling. 2 Styresaker 2012 Nedenfor følger en kort omtale av utvalgte styresaker i perioden. 2.1 Vann- og avløpsprosjektet Kommunen er så å si ferdig med detaljprosjekteringen og arbeider nå med utarbeidelse av anbudsdokumenter. Tidsplanen for oppstart er august 2013 med ferdigstillelse årsskiftet 2014 /15. Etterarbeider og beplantning vil foregå ut over våren 2015. Vi har avtalt med kommunen at det gjennomføres 2 informasjonsmøter før oppstart. Det første møtet i mai vil bli brukt til informasjon om kostnader / avtaler og det neste møtet i august umiddelbart før oppstart blir et møte med entreprenøren hvor medlemmene får orientering om den praktiske gjennomføringen med spørsmål fra medlemmene. 2.2 Belysning på det interne gangveinettet I forbindelse med at det nå skal graves i så å si alle gangveier, har styret gjort en vurdering av om det i samme grøft bør legges en kabel for belysning langs gangveiene. Vi har ikke noe detaljert kostnadsanslag. Prisen vil i imidlertid ligge i størrelsesorden 2,5-3 millioner kroner. Avhengig av Generalforsamlingens reaksjon vil styret jobbe videre med dette og eventuelt komme med forslag på et av møtene før prosjektet igangsettes. 2.3 Avfallsløsninger Follo Ren skiftet høsten 2012 ut sekkestativene i Ski kommune med rullecontainere. I den ekstraordinære generalforsamlingen i september ble det vedtatt at grendelaget ønsker å erstatte sekkestativene på feltet med nedgravde containere for papp og papir. Follo Ren har informert om at dagens renovasjonsordning både for restavfall og papir kan fortsette inntil grendelaget har fått den nye løsningen på plass. På garasjelagsledermøtet i januar ble det i denne sammenheng valgt en prosjektgruppe til å forestå planlegging og innhenting av tilbud på en slik løsning. Vi viser i denne sammenheng til punkt 4.2.1 hvor prosjektgruppen presenterer sin innstilling.
2.4 Fellesområdene Styret har gjort avtale med Velforbundet om vedlikehold av lekeplassene med tilhørende internkontrollprosedyrer. De foretar en periodevis kontroll og vurdering av sikkerheten på lekeplassene på feltet. Det skal rapporteres fortløpende om avvik fra offentlige normer og forskrifter. I henhold til avtale vil Velforbundet, i forståelse med styret, utbedre de avvik som blir dokumentert. Enkelte av lekeapparatene må skiftes ut enten på grunn av at de inneholder giftstoffer som etter dagens standarder er forbudt, eller at funksjonaliteten ikke er sikker nok. Velforbundet forestår denne utskiftingen i forståelse med styret og garasjelagene. I kontrakten med Velforbundet inngår også beising av lekeapparatene. Styret har revidert grendelagets internkontrollbok. Årlig kontroller og utbedringer av lekeplassene dokumenteres i denne. Det er innkjøpt og plassert ut gjerder i akebakken for å forsøke å avgrense komposten. Styret er fortsatt usikker på hvor lenge vi skal opprettholde muligheten for å deponere hageavfall i akebakken. Til tross for gjentatte oppfordringer til å bruke bakken bare til hageavfall, rapporterer entreprenøren som tømmer at han finner mye som ikke er kompost sammen med hageavfallet. Dette er avfall grendelaget må betale ekstra for å bli kvitt. Det er også kommet reaksjoner fra naboene på at hageavfallet «eser utover», - folk er ikke flinke nok til å gå oppover i bakken med trillebåren. Styret er likevel innstilt på å prøve en sesong til, - om grendelagets medlemmer ikke etterlever at akebakken bare skal brukes til å deponere hageavfall som kan kvernes, vil bakken bli stengt. Mange av de trærne (særlig bjørk og furu) som ble plantet da feltet var nytt er nå blitt svært store. Enkelte av disse står utsatt til for vær og vind og kan representere fare i uvær med sterk vind.. Styret vil i samarbeide med fagfolk foreta en kartlegging av faremomentene og etablere periodisk tilsyn vedr. dette i grendelagets IK-håndbok. Trær og busker på områder utenom fellesområdene er den enkelte huseiers ansvar. I forbindelse med vedlikehold av grendelagets grønne vekster har styret som kjent planer om å få laget en grøntplan for beskjæring, felling og nyplanting av busker og trær i et lengre tidsperspektiv. Det eksisterer en beplantningsplan utarbeidet av kommunegartneren fra årene feltet ble etablert. Styret har vært i kontakt med bla. UMB og andre for å få hjelp til en oppdatering / utarbeidelse av en ny plan. Planleggingen vil bli kostbar, - nyplanting enda dyrere. Styret har derfor valgt å legge hele prosjektet «på is» ettersom vi står foran store investeringer i oppgraderingen av vann- og avløpsnettet og gangveiene. Det er lagt inn midler til dette i langtidsbudsjettet med 150 000,- kr/år for årene 2015 til 2017. 2.5 Garasjelagene Feltet er delt i alt 13 garasjelag organisert rundt de respektive boenheters garasjeanlegg/lekeplasser. Garasjelagene ledes av en garasjelagsleder, valgt for to år med en nestleder som overlapper og overtar som leder når ny nestleder tiltrer, jf. vedtektenes 7. På grendelagets hjemmesider er det opprettet en egen fane for garasjelagene hvor både oppgaver og organisering er dokumentert. Styret har ønske om å involvere garasjelagene i arbeid på fellesområdene i større grad enn det som har vært situasjonen de siste årene slik vedtektene legger opp til. En forutsetning for dette er at styret har god kontakt med de som til enhver tid er garasjelagsledere. Med bakgrunn i dette vil styret opprettholde praksis med å avholde årlig møter med garasjelagslederne. Siste møte ble avholdt i januar 2013 og handlet denne gang i det alt vesentlige om den nye renovasjonsløsningen. Referat fra møtet ligger på hjemmesiden sammen med en oppdatert rulleringsliste over garasjelagsledere.
Garasjelagsledere 2013 Garasjelag Navn Adresse Telefon Mailadresse A Janne Solberg Bakker Markveien 3D 92883347 jsolbergbakker@gmail.com B Tommy Svendsen Finstadveien 10B tommyjanne@hotmail.com C Ragnhild Østbye Finstadveien 14F 90881162 raost@hotmail.com D Jens Døvik Finstadveien 18N 91186318 jeeddo@online.no E Tore V.Eikum Atriumveien 11C 92098270 v-eikum@online.no F Nicolay Gjersøe Atriumveien 9E 92857909 nicg@online.no G Knut A.Iden Markveien 7 B 90575680 iden-k@online.no H Hilda Kongsness Atriumveien 10C 92272532 / 64870944 hildajohanne.kongsness@ski.kommune.no / kelstad@online.no J Kjell Binderø Atriumveien 15B 95702703 kjellwenche@hotmail.com K Bent Granby Markveien 11K 92040449 k-granby@online.no L Erik Gøthesen Markveien 15 F 41471905 gothesen@gmail.com M Espen Dekko Markveien 19 F espen.dekko@c2i.net Rune Huseby Markveien 19 E 90256862 rune.huseby@elektro5.no S Håkon Torfinn Karlsen Markveien 23 N 47643250 hakon@hakon.priv.no 2.6 Grendelagets hjemmesider Etter at grendelaget har hatt store tekniske problemer med hjemmesiden de siste årene, er nå grendelaget i ferd med å etablere en løsning som synes tilfredsstillende. Styret vil i samarbeide med Velforbundet utvikle hjemmesidene videre og etter hvert innlemme flere web-baserte løsninger som etter hvert tilbys av Velforbundet. Styret vil fortløpende legge ut de dokumenter som vurderes som nyttige for beboerne. Alle referater fra styremøter ligger også på hjemmesiden under fanen for «Styret». På første side vil du finne datoer for fremtidige styremøter. Styret oppfordrer beboerne til dialog med styret, gjerne med forslag til punkter som styret bør ta hånd om. På hjemmesiden ligger det også informasjon til nye beboere og potensielle kjøpere/meglere. Grendelagets langtidsplan med budsjett er en del av denne informasjonspakken. Også i 2013 vil informasjonsskriv som tidligere ble distribuert i postkassene bli lagt ut på hjemmesiden med en melding på e-mail til den enkelte når slike skriv er lagt ut. 2.7 Medlemskap i Velforbundet og forsikring Grendelaget er medlem i Velforbundet. Gjennom medlemskapet følger en kollektiv forsikring gjennom KLP som dekker grendelagets ansvar på lekeplassene og skader i forbindelse med dugnadsarbeid organisert av grendelaget. Forsikringen gjelder for grendelagets medlemmer. Forsikringsvilkårene ligger på grendelagets hjemmeside. Gjennom Velforbundet har Grendelaget også søkt, og fått innvilget, delvis refusjon for betalt mva. i løpet av året. Styret har videre tegnet en styreansvarsforsikring hos Chartis, begrenset til 5 millioner kr, jf. vedtektenes 23. 2.8 Grendelagsavgiften Fremleie av boenheter har økt de siste årene, noe som også har bidratt til merarbeid på grunn av at leietakere ikke har ansvar for grendelagsavgiften og heller ikke gir beskjed til eier om kravet. Gjennomsnitt over de siste 10 årene er at det er ca. 40 (ca. 15 %) medlemmene som ikke betaler grendelagsavgiften innen de frister som er satt. For å få bedre kontroll på dette har styret tegnet et abonnement med et eksternt firma på et faktureringssystem inklusive KID-løsning. For å få til en effektiv og billig distribusjon av fakturaer blir disse nå sendt elektronisk. I denne sammenheng er alle beboere blitt oppfordret til å meddele oss e-mail adressen sin. Styret har nå fått respons fra de fleste, men vi mangler fortsatt noen e-mail adresser (i underkant av 10).
For de som ikke har e-mail adresser eller ikke ønsker å motta faktura på mail, vil faktura fortsatt bli distribuert i postkassen. For disse vil det belastes et faktureringsgebyr, og dette vil være tilfelle så lenge vi må opprettholde den manuelle rutinen med å legge faktura i postkassene. Flere beboerne har forespurt hva grendelagsavgiften omfatter og nedenfor er de viktigste elementene fra budsjetterte kostnader i 2013 listet opp 2.9 Privat byggeaktivitet Styret registrerer at det foregår stor aktivitet på byggefronten (terrasser, nytt panel, nye vinduer, boder med mer). I det store og hele er dette positive bidrag til å opprettholde standarden på feltet, men styret registrerer også en del feilskjær som bidrar til det motsatte. Styret minner om at det skal sendes melding til styret ved alle arbeider som medfører fasadeendring, i tillegg til den kommunale søknadsprosessen. I denne sammenheng viser vi til de generelle reglene om estetikk som ble vedtatt av generalforsamlingen i 2012. Styret registrerer også at enkelte av boligeierne på feltet ikke etterlever grendelagets regler om vedlikehold av egen bolig. Verst er det naturligvis for eierne selv som risikerer store utgifter når bl.a. råten får tatt overhånd. Særlig motiverende er det heller ikke for andre eiere som ønsker å holde sine hus i orden, - spesielt i rekkehus hvor manglende vedlikehold blir godt synlig. 2.10 Kabel-tv Avtalen med Canal Digital løper fortsatt i 2 år. I grendelagsavgiften inngår abonnementet Komplett Mini fra Canal Digital. Gjennom denne avtalen gis alle boenheter tilgang til internettabonnementet Mini og HDVPR dekoder med Digital Grunnpakke. I tillegg rabatterte priser på IP-telefoni. Oppgradering av internetthastighet og tilleggskanaler ut over det som ligger i grunnpakken må avtales særskilt med Canal Digital Canal Digital har det siste året gjort enkelte utbedringer på vårt nett. Alle skal derfor nå ha gode TV-signaler. Styret anmoder alle som skal grave på sin eiendom om å vise forsiktighet og sørge for at kabler blir påvist av den instans som har kompetanse til dette. Dessverre er ikke grendelagets kabelnett alltid tegnet inn på kartene, slik at hver enkelt må vise ekstra varsomhet ved graving i områder der kabeltraseene går. 2.11 Brøyting og strøing Styret valgte igjen høsten 2012 å innhente flere tilbud på brøyting og strøing på feltet. Det var flere interessenter, og etter forhandlinger med to tilbydere fikk Ole K. Karlsrud fornyet kontrakten for sesongen 2012/2013. Brøyting på feltet er en utfordring. Styret har informert om at den enkelte beboer er medansvarlig for å lette arbeidet for brøytemannskapene blant annet ved å fjerne gjenstander som lett kan bli skadet. Videre sliter mannskapene med trær og hekker som vokser ut i gangveiene til tross for at styret hver høst sender en oppfordring både til huseierne og garasjelagene om å klippe trær og hekker før vinteren. Vi har i perioder klaget
både på utførelsen av jobben, spesielt på manglende brøyting av parkeringsplassene, for sen brøyting etter et snøfall og uforsvarlig kjøring i forbindelse med sandstrøing. For kommende vintersesong vil vi innhente tilbud fra flere tilbydere enn fra de to vi hittil har brukt. Det har vært hensatt en del biler på parkeringsplassene som ikke er i daglig bruk. Dette er i strid med vedtektene, og vanskeliggjør brøyting og legger beslag på viktige parkeringsplasser. Styret har besluttet at slike biler skal taues bort for eiers regning etter at det er forsøkt varsling av eier. Både styret og enkelte beboere har uttrykt misnøye med den jobben som er utført av Karlsrud. Misnøyen går først og fremst på at det brukes for stor traktor og snøfres til jobben og at det sporadisk har hendt at et gangveistrekk ikke er blitt brøytet før etter klage. Noen har også klaget på at brøytingen skjer for sent etter snøfall. Dette må vi leve med så lenge vi har en brøyter som har flere kunder, - vi kan ikke forvente at vi alltid skal ha prioritet. 2.12 Parkering på feltet Styret har gjennomført parkeringskontroller på feltet og gjennom melding på feilparkerte biler minnet om parkeringsbestemmelsene i vedtektene. Etter styrets vurdering er feilparkering og kjøring på gangveiene fortsatt et betydelig problem. Vinteren gjør at konsekvensene av feilparkering blir større. Brøyting og strøing av gangveier blir hindret. Avskiltede «langtidsparkerte» biler opptar hardt tiltrengte parkeringsplasser og er til hinder for brøyting av parkeringsplassene. Det samme gjelder for biler til de beboere som ikke bruker garasjene sine og derigjennom opptar parkeringsplasser unødig. Styret opplever oppgaven som «parkeringsvakter» både som tidkrevende og ubehagelig. Ubehagelig i den forstand at vi får kritikk for at vi ikke følger opp vedtektene og kritikk og mishagsytringer fra eiere av feilparkerte biler når vi gjør det. Dette er tydeligvis en oppgave vi «aldri kan vinne»! Styret foreslår derfor å engasjere et parkeringsselskap til jobben. Se pkt 4.1.1 forslag til vedtektsendringer. Plassering av tilhengere er en utfordring på feltet. Noen oppbevarer hengere i egen hage og noen oppbevarer hengere på grøntområdet ved akebakken. Ingen av disse løsningene er tilfredsstillende og styret vil vurdere alternativer og en nærmere regulering av hvor tilhengere kan plasseres.
3 Regnskap og revisjon 2012
4 Forslag 4.1 Forslag til vedtektsendringer Styret har satt i gang arbeid med en gjennomgang av vedtektene med tanke på å skape større samsvar mellom «kart og terreng». Tiden på den ordinære generalforsamlingen er imidlertid for knapp til en ryddig og skikkelig gjennomgang av alle forslag til endringer. Mens vi venter på denne større gjennomgangen og oppdateringen av vedtektene ønsker styret å foreslå endringer i noen paragrafer. For denne generalforsamlingen fremmer vi forslag om endringer i paragrafene 15 og 23. Dette er endringer som er enkle å ta stilling til. Styret er innstilt på å innkalle til en ekstraordinær generalforsamling hvor vedtektene bli tema. 4.1.1 Forslag til endringer i vedtektenes 15. 15 Kjøring parkering på det interne veinettet, grøntarealer, lekeplasser og arealer utenfor parkeringsplassene. Styret bruker fortsatt mye tid på oppfølging av vedtektenes parkeringsbestemmelser. En kontrollrunde på feltet tar mellom 2 og 3 timer. Første runde for å registrere parkerte biler med sted og klokkeslett, andre runde etter 20-30 min. for å sjekke at bilene fortsatt er parkert. Loggføring og dokumentasjon med brev til «synderen», og senere telefoner og korrespondanse på mail med unnskyldninger og forklaringer. Særlig hyggelig er det heller ikke å utfordre naboskapet på denne måten. Selv om dette er en viktig oppgave, er naturligvis dette tid vi skulle brukt til helt andre ting som ville tjene fellesskapet bedre. Vi markedsfører feltet som et skjermet boligområde hvor det skal være trygt for de minste å utfolde seg. Kjøring på gangveiene ut over det høyst nødvendige skal derfor unngås. Som kjent har vi gjennom sirkulærer og informasjonsskriv minnet om kjøring og parkering. Parkeringsproblemene skyldes ikke mangel på informasjon, det bekreftes av tilbakemeldingene fra «synderne», - reglene gjelder bare ikke meg. Fremkommelighet for utrykningskjøretøyer er et annet viktig argument, spesielt når biler blir stående på gangveien over natten. Styret vil derfor foreslå at oppfølging av parkeringsreglene i vedtektene settes bort til profesjonelle. Styret ønsker ikke et av de «aggressive» parkeringsselskapene for oppgaven. I en diskusjon og møter med flere av selskapene mener vi at vi har funnet et selskap som er villige til å håndheve bestemmelsene slik de er fastsatt i vedtektene. Dette betyr at det fortsatt blir tillatt med nødvendig av- og pålessing, bilvask osv. Oppfølgingen vil derimot bli langt tettere enn dagens sporadiske «kontroller». Det er også selskapets erfaring at mye av dagens «bekvemmelighetskjøring» og «skal bare-kjøring» reduseres. Selskapet har en referanseliste på ca. 100 borettslag/boligsameier. Styret har vært i kontakt med to som bekrefter selskapets holdninger. Begge har overlatt oppgaven til selskapet etter at de først har gått veien om «egenoppfølging». Introduksjon av parkeringsselskapet krever at innkjørsel til gangveiene fra offentlig vei skiltes. I forbindelse med skilting for parkering vil det være mulig å henge opp skilter for husnummererings- og Barn leker, - Kjør forsiktig - skilter. Vi har mange besøkende som syns det er vanskelig å finne frem på feltet. Som det vil fremgå foran innebærer styrets forslag ingen skjerping av parkeringsbestemmelsene. Forslaget innebærer bare en overføring av oppfølgingen fra styret til parkeringsselskap. Styrets forslag til vedtak: Dagens punkter i 15 c) og d): c) Håndheving av grendelagets parkeringsbestemmelser.
Overtredelse/brudd på parkeringsbestemmelsene kan medføre tilleggsavgift og/eller borttauing av kjøretøy for eiers regning. Tilleggsavgift følger Ski kommunes til enhver tid gjeldende satser, borttauing av kjøretøy skjer for eiers regning. d) Grendelagets styre håndhever grendelagets parkeringsbestemmelser. Minimum to styremedlemmer må godkjenne bøtelegging eventuell borttauing. Forut for ilegging av sanksjoner skal varsel om feilparkering legges på kjøretøyet. Erstattes ned: c) Håndheving av grendelagets parkeringsbestemmelser. Grendelagets parkeringsbestemmelser håndheves av parkeringsselskap tilsluttet Norges Parkeringsforening/Parkeringsklagenemda. Kontrollfrekvens og gebyr følger standarden for tilsvarende kontrollområder som parkeringsselskapet har avtaler med. Ingen avtaler skal gjøres med mer enn ett års varighet. d) går ut. Styrets subsidiære innstilling: Ingen i det sittende styre ønsker å prioritere tid til å følge opp bestemmelsene under pkt. c og d (med forbehold om holdningen til nye styremedlemmer ). Vedtektene er generalforsamlingens «arbeidsinstruks» til styret. Når styret nedprioriterer å bruke tid til å følge opp disse bestemmelsene må generalforsamlingen gjøre noe, - enten med vedtektene eller styret. I dette tilfellet mener styret det er riktig å gjøre noe med vedtektene. Dersom styret ikke får tilslutning til sitt forslag om utsetting av parkeringsoppfølging, foreslår styret derfor subsidiært følgende: Forslag til vedtak: Håndhevingsbestemmelsene i vedtektenes 15 c og d tas ut. 4.1.2 Forslag til endringer i vedtektenes 23, Grendelagets styre. Siden GF i 2007 gjorde vedtak om å omgjøre styrets vararepresentant til et fast styremedlem, har grendelagets styre bestått av 6 medlemmer. Styret har gjennom de siste periodene arbeidet med utsetting av oppgaver til profesjonelle aktører. Etter hvert som oppfølgingen av tidligere oppgaver også endrer karakter (kjøp av tjenester, avtaleoppfølging ol), foreslår styret at antallet medlemmer i Grendelaget Nordre Finstad 1 reduseres fra seks til fem. Styrets erfaring med å engasjere prosjektgruppe for spesielle oppgaver er positiv. Denne løsningen er også riktig med tanke på å utnytte medlemmenes kompetanse i forskjellige sammenhenger. Dagens andre avsnitt i 23: Styret består av leder, kasserer og fire styremedlemmer. Valgperioden er to år, med tre styremedlemmer på valg hvert år. Styrets forslag: 23 Grendelagets styre, avsnitt 2 Styret består av leder, kasserer og tre styremedlemmer. Alle velges særskilt. Valgperioden er to år, med tre av styrets medlemmer på valg det ene året og to medlemmer på valg påfølgende år.
4.2 Andre forslag fra styret 4.2.1 Forslag / innstilling fra prosjektgruppen Nedgravde avfallsløsninger. Etter vedtak om vurdering av «nedgravde søppelcontainere» på generalforsamlingen 10. oktober 2012 oppnevnte grendelagets styre en gruppe på tre medlemmer for å utrede og fremme forslag på en løsning i tråd med generalforsamlingens ønske. Følgende medlemmer har sittet i prosjektgruppen: Jens Døvik Håkon Karlsen Steinar Braathen Gruppen fikk seg forelagt vedtaket fra generalforsamlingen og startet med å vurdere mulig punkter for plassering av avfallsstasjoner. Ved flere av de punkter som var presentert til generalforsamlingen var det ikke mulig å grave på grunn av vann/kloakk, elektriske ledninger eller ledninger fra Telenor og Canal Digital. Gruppen har gjennomført befaringer med representanter fra Ski Kommune og Follo Ren og hadde i tillegg gode kart for elektriske ledninger m.m. I sitt arbeid har gruppen videre lagt vekt på: God fordeling over hel området. Rimelig avstand fra alle boenheter til avfallsplass. Ikke kjøring på internveier med store tunge lastebiler. (For tunge for den veistandard det er på internveiene.) Minst mulig bruk av parkeringsplasser. Gruppens forslag er tre avfallsstasjoner i hver av veiene Finstadveien, Atriumveien og Markveiens nedre del. På grunn av høyspentledningen er det ikke mulig å etablere avfallsstasjoner i Markveien fra Finstadveien og ned til skolen. Vedlagte kart viser aktuelle plasseringer For en del av punktene vil det være nødvendig å nytte parkeringsplasser. Men om løsning med bruk av beholdere for hver husstand velges, må det nyttes en del av de samme parkeringsplassene. Grendelagets medlemmer var, innen 15. januar igjennom garasjelagsleder, invitert til å gi kommentarer og peke ut de plasser de mener er best for eget naboområde. Det kom inn en rekke kommentarer. Ingen av disse var direkte mot forslagene, men det var noen kommentarer om plassering, parkeringsplasser etc. Alle kommentarer ble gjennomgått og så langt som mulig, tatt hensyn til. Kravspesifikasjon ble i slutten av januar sendt til 6 leverandører. Tre leverandører svarte med tilbud. Alle forslag ble vurdert og konklusjon ble gjort i samarbeid med styret. I vurderingen er det lagt vekt på: Seriøsitet og kunnskap om oppgaven. Produktkunnskap og erfaring. Tidligere installasjoner. Ønske om avtale med en part og at det var tidligere erfaring og samarbeid Mellom de utførende parter. Total pris for hele installasjonen. Med utgangspunkt i kravspesifikasjon, leverandørenes forslag, prosjektgruppens og styrets vurderinger foreslås: - Det graves ned 9 containere for restavfall og 9 for papp/papir, lokalisert til samlingspunkter, slik det fremkommer på vedlagte kart. Området omkring avfallsstasjonen tilbakestilles.
Kontrakt skrives etter generalforsamlingen og leveringstid kan være opp til 12 14 uker. Etter de opplysninger som nå foreligger vil kostnadene for den enkelte husstand være på ca. kr 8500-9500 per husstand. Styrets forslag til vedtak Det graves ned 9 containere for restavfall og 9 for papp/papir, lokalisert til samlingspunkter, slik det fremkommer på vedlagte kart. Kontrakt skrives etter generalforsamlingen og leveringstid kan være opp til 12 14 uker. Faktura sendes huseierne atter at kontraktsforhandlinger er sluttført og avtale er underskrevet av partene.
4.2.2 Honorar til styrets medlemmer Frem til nå har styregodtgjørelsen (kostnadsdekning styret) vært satt til kr 60 000 kr for styret som helhet. Styret har selv fordelt godtgjørelsen seg imellom. Dagens «kostnadsdekning» til styremedlemmene (maks. kr. 10 000,-) blir ikke lenger akseptert uten kostnadsdokumentasjon av grendelagets revisor, og må derfor delvis innberettes som lønn. For året 2012 har revisor satt en grense på 6000 kr som kostnadsdekning med delvis dokumentasjon. Godtgjørelse utover dette må derfor utbetales som styrehonorar (lønn), dog uten oppgaveplikt. Styret vurderer det derfor slik at en ordning med lønn/honorar for utført styrevervansvar/-arbeide er en bedre ordning for grendelaget. Dette vil gjøre det lettere å skaffe frem kandidater til styrevervene og også gjøre at styremedlemmer vil føle større ansvar i sine roller. Forslag: Styrevervene skal honoreres med lønn. Styrehonorarene skal være på linje med styregodtgjørelser i andre boligsameier som er sammenlignbare og som er medlemmer av Velforbundet. Styret ber om generalforsamlingens godkjennelse for følgende godtgjørelser: Styreleder 50 000,- Kasserer 40 000,- Styremedlemmer 15 000,- I tillegg skal styrets medlemmer ha dekket faktiske kostnader etter regning 4.3 Innkomne forslag fra medlemmene 4.3.1 Forslag fra Ove Sørlie, Finstadveien 14 G, vedrørende trafikksikring og parkering på feltet. Begrunnelse: Grendelaget Nordre Finstad I er ikke et borettslag, men består av 260 boenheter som alle er selveiere. De aller fleste av disse følger reglene i vedtektene og en må derfor unngå å innføre ordninger som overstyrer eller detaljstyrer alle beboere. Tiltak som innføring av parkeringsvakter er av den typen som ikke løser problemer, men heller vil skape krangel og uvennskap. De fleste har vel hørt om, lest om eller kanskje erfart parkeringsselskapers holdninger ønsker vi slike tilstander og er det nødvendig? Forslag: I forbindelse med asfalteringen i vann- og kloakkprosjektet skal styret sørge for at det anlegges et tilstrekkelig antall fartsdempere/dumper for å hindre uvettig og unødvendig kjøring. Styret skal i sine regelmessige Infoskriv informere om feilaktig parkering av biler på feltet slik at beboerne selv kan vurdere samtaler/tiltak med de aktuelle «synderene». Styrets innstilling Styrets oppfatning er at trafikksikring og parkering på feltet er uavhengig av om vi er selveiere eller borettslag. Det som er viktig for styret er hva flertallet av beboere ønsker. Gjennom vedtektene er det klart at beboerne ikke ønsker parkering inne på feltet. Styret kan ikke se at fartsdumper vil hindre parkering på gangveier og plener.
Evt. fartsdumper på nærmere 3 km gangveier vil dessuten bli uforholdsmessig dyrt. Styret legger også vekt på fremkommelighet for utrykningskjøretøy. I tillegg vil det vanskeliggjøre snøbrøyting. Basert på styrets erfaring, er det heller ikke informasjon og påminnelser som mangler. Svært mange informasjonsskriv inneholder påminnelser om reglene uten at det har hatt synlig effekt. Styrets oppfølging av vedtektene og samtaler med syndere har heller ikke hatt ønsket virkning. Styrets innstilling er at forslaget nedstemmes. 4.3.2 Forslag fra Jan Olav Harstad, Atriumveien 8 D om å tillate at vindfang på atriumhus bygges i full høyde Forslag/begrunnelse: Grendelaget v/styret og/eller estetisk utvalg kontakter Ski kommune og ber om en endring av, eller tillegg i reguleringsplanen! Per i dag er det ingen kontroll på hvem som bygger hva, hvor eller hvordan det bygges og det har ingen konsekvens om regelverket ikke følges. Positive tiltak som er med på og «stramme» opp inntrykket bør derfor oppmuntres fra Grendelagets side ved at styret ber Ski Kommune om følgende: Inngangspartier på atriumhusene tillates bygget i full høyde dersom nabovarsel er underskrevet. Taket SKAL/MÅ være «flatt» og gesimsen følger eksisterende med samme type beslag. Vindu ut mot gangveien tillates om underkant vindu er 2,1 meter over terreng/gangvei. Kravet om 1,5 meter fra gangvei til yttervegg endres til 0,8 meter. (det er ikke mulig med 1,5 meter avstand på mer enn svært få av atriumhusene og dispensasjon er visstnok en formalitet) Fordeler med å tillate dette er: Problemer med overganger mellom inngangspartiets tak og eksisterende yttervegger blir på denne måten redusert. Feltets opprinnelige inntrykk kan igjen nærme seg da gevinsten ved å bygge om eksisterende inngangspartier blir bedre lysforhold og takhøyde. Styret oppfordrer «byggesaksavdelingen» til følgende: Dersom tegninger av tiltaket og signerte nabovarsler er sendt inn sammen med øvrige dokumenter bes byggesaksavdelingen tillate tiltaket så lenge det er flate tak og konstruksjonen for øvrig følger Norsk Standard. Styrets innstilling: Styret gir forslagstilleren rett i at mye av den tilfeldige byggevirksomheten og variantene skyldes mangelfull oppfølging fra kommunen. Dette kan allikevel ikke være noe argument for at "det er fritt frem" for alle tiltak. Ihht. «Grendelagets estetiske retningslinjer» skal vindfang bygges etter de retningslinjer som i sin tid ble anbefalt av ark. Herman Riseng, - flatt tak i normal etasjehøyde. Styret er delt i spørsmålet om at det å introdusere nok en varaiant av atriumhusene er svar på en ønsket «oppstramming» av et mangfold av fasader som allerede eksisterer, og som Generalforsamlingen 2012 har lagt begrensninger på gjennom Grendelagets estetiske retningslinjer». Styrets forslag til vedtak: Styret inviterer GF 2013 til å fatte vedtak om gjeldende retningslinjer skal endres eller ikke.
5 Budsjett Forslag til budsjett for året 2013 Tekst regnskap 2012 budsjett 2013 Merknader Ordinær grendelagsavgift 6 462 8 169 Vedlikeholdsfond lekeplasser, veier og parkeringsplasser 1 500 1 500 Ekstraordinær grendelagsavgift 3 000 3 000 Sum grendelagsavgift pr. adresse 10 962 12 669 Grendelagsavgift med forfall 1. februar 3 693 4 500 Grendelagsavgift med forfall 1. september 4 269 5 169 Ekstraordinær grendelagsavgift med forfall 1. juni 3 000 3 000 Tekst regnskap 2012 Budsjett 2013 Merknader Inntekter Grendelagsavgift Grendelagsavgift uten vedlikeholdsfond 1 680 000 2 124 035 Grendelagsavgift til vedlikeholdsfondet 390 000 390 000 Årlig avsetning til vedlikehold av veier Ekstraordinær grendelagsavgift til vedlikeholdsfondet 780 000 780 000 Vedtak på GF 2011 om ekstraordinær avgift Sum grendelagsavgift 2 850 000 3 294 035 Andre inntekter - ikke momspliktig 0 25 000 Eierskiftegebyr, annonser, mm Dreiftkostnader Infrastruktur Vedlikehold av veier og parkeringsplasser 40 891 75 000 Snøbrøyting 83 375 125 000 Brøyting og deponering av snø, sandstrøing Parkeringskontroll 0 112 000 Årlig kostnad + skilting (engangskostnad) Kabel-TV-anlegg 17 905 8 000 Støm til antenneforsterkere Avfallsconteinere 0 25 000 Kontroll og vedlikehold av avfallskontainere TV, telefon og bredbåndstjenester 923 676 940 000 TV-abonnement (CD har varslet prisøkning i 2013) Vann og avløp Fellesarealer Lekeplasser Oppfølging av vann- og avløpsprosjektet 0 150 000 konsulentbistand Sluk, vann og kloakk 131 753 20 000 Spyling av tette kloakkrør (Eventuelle lekkasjer bekostes av vedlikeholdsfondet) Fellesarealer 202 169 235 000 Stell og vedlikehold av fellesarealerrydding av hageavfall Lekeplasser 63 676 175 000 Vedlikeholdsavtale inkl. IK, utbedringer av lekeapparater Administrasjon Regnskap og revisjon 41 125 50 000 Regnskapsfører, revisor, fakturering Kostnadsdekning/Honorar til styremedlemmer 62 256 154 035 Styreleder: 50 000, Kasserer 40 000, 3 styremedlemmer 15 000 + arbeidgiveravgift Kontorrekvisita mm 50 414 40 000 Kopiering, kontorrekvisita mm (I 2012 delvis også bekostet av styrets medlemmer) Diverse administrasjon 22 750 15 000 Juridisk bistand mm Sum driftskostnader 1 639 990 2 124 035
6 Valg Styremedlemmene Jan Olav Harstad (tok et ekstra år i styret med tanke på kloakkprosjektet,- som nå i sin helhet blir administrert av kommunen), Arnfinn Jensen, Kjersti Iden og Arnulf Lothe er på valg. Styremedlemmene Silje Grande Henriksen og Rolf Gellein er ikke på valg. Valgperioden er på to år. Til valgkomité foreslås de som går ut av styret: Kjersti Iden, Jan Olav Harstad og Arnfinn Jensen. Ski revisjonsbyrå ved Gunhild Eikevold foreslås gjenvalgt. Generalforsamlingen oppfordres til å foreslå kandidater til gjennomgang av vedtektene. Ski, 16..mars 2013 For styret i Grendelaget Nordre Finstad I Rolf Gellein styreleder
Fullmakt Vedtektenes 18 om stemmerett og fullmakter: 18 Stemmerett Eier/bygsler av tomt på feltet som er ajour med innbetalingen av grendelagsavgift har en stemme på generalforsamling og i andre sammenhenger hvor det stemmes innen grendelaget. Stemmerett kan utøves ved skriftlig fullmakt, enten ved generell eller avgrenset til spesielle saker. En beboer kan ikke representere mer enn to andre beboere ved fullmakt. Jeg gir med dette (navn og adresse) fullmakt til å stemme på mine vegne ved den ordinære generalforsamlingen i Grendelaget Nordre Finstad I, torsdag 4. april 2013. Fullmaktsgiver (navn og adresse) Dato / signatur fullmaktsgiver