Veiledning om enhetlig innsatsledelsessystem (EIS)

Veiledning om enhetlig innsatsledelsessystem (EIS) Veiledning om enhetlig innsatsledelsessystem (EIS), av 18.01.2009 1

INNHOLDSFORTEGNELSE Innledning... 3 Organiseringen av Enhetlig innsatsledelsessystem (EIS)... 4 Funksjoner... 5 Innsatsleder... 5 Operasjon... 6 Plan... 7 Logistikk... 8 Økonomi og administrasjon... 8 Informasjon... 9 HMS... 9 Liaison... 10 Mottak av ressurser... 10 Eskalering... 11 Liten hendelse... 12 En hendelse som eskalerer... 12 Forutsetninger for en sikker og effektiv håndtering av hendelser... 17 Avslutning... 18 Definisjoner... 19 Innholdsfortegnelse vedlegg... 20 Vedlegg 1 Sjekklister for funksjonene... 21 Vedlegg 2 Mal for innsatsplan (13 sider)... 30 Vedlegg 3 Gjennomføring av møter... 43 Vedlegg 4 Lister... 47 Vedlegg 5 Presse... 49 Vedlegg 6 Loggskjema... 51 Vedlegg 7 Samband... 52 Vedlegg 8 Prinsippskisse for organisering av kommandoplass (KO)... 55 Veiledning om enhetlig innsatsledelsessystem (EIS), av 18.01.2009 2

Innledning Samfunnet er i stadig endring og sannsynligheten for store og komplekse hendelser øker. Forventningene til nødetater, Sivilforsvaret og andre beredskapsetater er høye, og det stilles kompetansekrav på alle nivå. Brannvesenet er den viktigste operative og tekniske redningsressursen i kommunene og det forventes at brannvesenet håndterer et bredt spekter av hendelser. Enhver kommune skal i følge lov om vern mot brann, eksplosjoner og ulykker med farlig stoff og om brannvesenet redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) etablere og drifte et brannvesen som skal kunne håndtere de hendelser som er avdekket gjennom risiko- og sårbarhetsanalyser. Hendelser skal kunne håndteres med egen beredskap og ved bistand eller samarbeid fra andre brannvesen, Sivilforsvaret, andre organisasjoner, bedrifter m.v. Det er forventninger i samfunnet om at kompetanse og ressurser anvendes på tvers av kommunegrenser og beredskapsorganisasjoner. Det er derfor viktig at brannvesenet har et system som sikrer prinsippene om ansvar, nærhet og likhet, samt samvirke på skadestedet. Enhetlig innsatsledelsessystem (EIS) understøtter disse prinsippene og er den måten brannvesen og Sivilforsvaret skal organisere innsats etter i fremtiden. I de tilfellene hvor det er redningstjeneste og politiet har ansvaret, vil EIS støtte opp under rollen til fagleder brann og Sivilforsvarets ansvarlige i kommandoplass (KO). EIS skal bidra til at brannvesenet og Sivilforsvaret organiserer håndteringen av hendelser på en gjenkjennbar og forutsigbar måte, uavhengig av type og størrelse på hendelsen. Brannvesenet håndterer i stor grad kortvarige hendelser innenfor et begrenset geografisk område. EIS har sitt utspring i håndtering av kortvarige hendelser og vil kunne eskaleres slik at også store hendelser kan håndteres innenfor samme system. EIS har følgende funksjoner: Innsatsleder Operasjon Plan Logistikk Administrasjon og økonomi Informasjon HMS Det presiseres at dette er funksjoner som opprettes ved behov og som ved mindre hendelser ivaretas av en - to personer. Etter hvert som en hendelse eskalerer vil behovet for flere til å dekke ulike funksjoner øke. Ved kortvarige hendelser blir alle funksjonene håndtert av utrykningsleder alene eller av utrykningsleder og brannsjefen, brannsjefens stedfortreder eller overordnet vakt. Ved store hendelser er det nødvendig at det finnes et enhetlig ledelsessystem for å bidra til en effektiv håndtering av hendelsene. Håndtering av store hendelser, som gassulykken på Lillestrøm, togulykken på Åsta i 2000, ras på Hatlestad terrasse i Bergen i 2005 og i Ålesund i 2008, skogbrannene i 2006 i Hedmark og i Østfold og Aust-Agder i 2008, stiller store krav til ledelse, kompetanse og samhandling i brannvesenet. For disse hendelsene vil brannvesenet ha behov for å eskalere organisasjonen, men det er allikevel de samme funksjonene som til en hver tid skal ivaretas. Veiledning om enhetlig innsatsledelsessystem (EIS), av 18.01.2009 3

Organiseringen av Enhetlig innsatsledelsessystem (EIS) Veiledningen om enhetlig innsatsledelsessystem (EIS) beskriver hvordan brannvesenets og Sivilforsvarets innsats skal organiseres. Sivilforsvaret er en statlig forstrekningsressurs, og det er viktig at organiseringen av Sivilforsvarets innsats bygger på de samme føringene for kommando og kontroll som hos brannvesenet. De ulike funksjonene i EIS representerer arbeidsoppgaver som må ivaretas uavhengig av om Sivilforsvaret støtter brannvesenet eller andre. Enhver hendelse ledes av en innsatsleder. Håndtering av hendelser krever at innsatsleder planlegger og leder innsatsen, disponerer ressursene og utfører andre oppgaver som tilligger ledelsen. Disse oppgavene må innsatslederen gjennomføre alene eller sørge for å fordele til annet kompetent personell. EIS er en standardisert måte å bygge en innsatsorganisasjon på, uavhengig av hendelsens type eller størrelse. Flere funksjoner kan dekkes av samme person, og det benyttes ikke mer personell enn situasjonen krever. For å få best effekt av EIS er følgende suksesskriterier vesentlige: Det må være evne og vilje til å samarbeide om håndtering av hendelser Det er viktig med enhetlig terminologi Grenser for kontrollspenn må være fastsatt Det må være en organisering som eskaleres og reduseres i forhold til en hendelse Det må eksistere en felles kommunikasjonsplan Enhver innsats skal ha en innsatsplan (trenger ikke være skriftlig) Det er alltid én leder uavhengig av involverte parter EIS skal kunne brukes ved alle hendelser, og det er ikke knyttet til et spesifikt fagområde. Det kreves at innsatsorganisasjonen er tilpasset den hendelsen som skal håndteres, og at den kompetansen som er nødvendig benyttes i hvert enkelt tilfelle. EIS omfatter funksjonene innsatsledelse, operasjon, plan, logistikk, administrasjon/økonomi, HMS, informasjon og liaison. Innsatsledelse ivaretas av en innsatsleder (i redningstjenestetilfelle fagleder brann) som vurderer behovet for etablering av de ulike funksjonene. Innsatsleder vurderer det antallet medarbeidere som det er hensiktsmessig å benytte. Personell som tildeles ansvar i de enkelte funksjonene må være øvet og ha rett kompetanse i forhold til de oppgavene som skal håndteres. Organisasjonen kan illustreres slik: Innsatsledelse Informasjon HMS Liaison Operasjon Plan Logistikk Øk/adm Alle funksjoner kan deles i underfunksjoner. Eksempelvis kan det innenfor logistikk være hensiktsmessig å etablere underfunksjonene personell, materiell, transport, samband og forpleining/forlegning for å systematisere oppgaver. En person kan gjerne inneha flere funksjoner og oppgaver, og organisasjonen utvides kun ved behov. Ved mindre og dagligdagse hendelser ivaretas alle funksjonene av innsatsleder. Personell som fyller funksjoner må gis nødvendige fullmakter til å kunne utføre pålagte oppgaver. Ved omfattende og langvarige hendelser er det vesentlig at det tidlig planlegges for rullering og utskiftning av innsatspersonell. Veiledning om enhetlig innsatsledelsessystem (EIS), av 18.01.2009 4

Nedenfor beskrives ansvar og oppgaver i de ulike funksjonene i organisasjonen. Detaljerte beskrivelser av arbeidsoppgaver og sjekklister til hver funksjon følger som vedlegg. I de tilfellene brannvesenet og Sivilforsvaret er en del av en redningstjenesteoperasjon, eller bidrar i operasjoner hvor de ikke selv har ledelsen, skal brannvesenet og Sivilforsvaret benytte EIS innenfor egen organisasjon, og etablere de funksjonene som er nødvendig for å utføre de oppgavene som de har fått ansvar for. Funksjoner Innsatsleder Informasjon HMS Liaison Operasjon Plan Logistikk Øk/adm Funksjonen innsatsleder skal: lede innsatsen bygge nødvendig innsatsorganisasjon gi avklaringer og fullmakter sørge for effektiv håndtering av hendelsen innhente informasjon orientere innsatsressursene ta nødvendige beslutninger underveis i innsatsen Innsatsleder Innsatsleder er brannsjef, eller den som innehar brannsjefens myndighet og fullmakter. Ved redningstjenestetilfelle er denne funksjonen benevnt som fagleder brann. I starten av en hendelse kan en utrykningsleder ha denne funksjonen, men ved hendelser av et visst omfang, eller hendelser som eskalerer, vil som oftest brannsjefen, brannsjefens stedfortreder eller overordnet vakt overta ansvaret. Innsatsleder er ansvarlig for å lede en innsats. Han/hun skal ta beslutninger som gir en sikker og forsvarlig håndtering av hendelsen. Dersom en eller flere funksjoner etableres er de ulike funksjonene direkte underlagt innsatsleder. Innsatsleder skal godkjenne innsatsplaner, og han/hun er også ansvarlig for informasjonshåndtering. Veiledning om enhetlig innsatsledelsessystem (EIS), av 18.01.2009 5

Under langvarige innsatser som fordrer døgndrift, må det etableres rutiner for regelmessige informasjonsmøter. Alle funksjoner må settes opp i en vaktturnus. Innsatsleder har ansvaret for å sikre planlegging av innsats på lengre sikt. Innsatsleder må selv, inntil egen planfunksjon eventuelt etableres, sørge for innsatsplanlegging. Tidlig i hendelsesforløpet er ofte utfordringen å tenke stort nok tidlig nok, og videre kunne etablere en plan for håndtering av et verste falls scenario. En slik plan danner grunnlaget for eksempelvis forhåndsvarsling av ytterligere ressurser, mottak av ressurser, overføring av kompetanse og ressurser fra andre deler av en kommune, et fylke, en landsdel, anmodning om forsterkning fra andre etater og annet. Verste-falls-planen må, for å dekke informasjonsbehov, aktivt bekjentgjøres, skape forståelse for situasjonen og håndteringen, og tydeliggjøre intensjonen til innsatsleder. Erfaringsmessig oppleves de to-tre første timene ved store hendelser som uoversiktlige, inntil en hensiktsmessig organisering er etablert. Ved langvarige innsatser må innsatsleder utpeke en stedfortreder. Det er naturlig at stedfortreder har ansvaret for å ha en oppdatert oversikt over situasjonen, og for å bistå lederne i de ulike funksjonene. En annen relevant oppgave for stedfortreder er å kunne gi orientering og informasjon om situasjonen til andre relevante aktører. Ved større hendelser kan det være behov for bistand fra nasjonale ressurser, og innsatsleder må til en hver tid vurdere om det er hensiktsmessig å be om at den kollektive redningsledelsen i LRS samles for å avklare roller og vurdere ytterligere behov for ressurser. Kollektiv redningsledelse kan ofte utløse rask tilgang på ressurser fra eksempelvis Forsvaret, Telenor, Vegvesen og andre. Politiet er et naturlig knutepunkt mot Hovedredningssentralen (HRS) og frivillige organisasjoner, samtidig som politiet til enhver tid skal vurdere om liv og helse er truet, og bistå i forbindelse med informasjonshåndtering. Ved store hendelser vil Fylkesmannens rolle være å ivareta eventuelle samordningstiltak mellom kommuner og fylker. Fylkesmannen kan også yte faglig bistand og være kontaktledd mellom eksempelvis skogbrukets organisasjoner og brann- og redningsvesenet. Innsatsleder Informasjon HMS Liaison Operasjon Plan Logistikk Øk/adm Sektor 1 Funksjonen operasjon skal: lede taktisk innsats iverksette innsatsplan organisere innsatsen hensiktsmessig i sektorer utnytte tildelte ressurser effektivt ivareta HMS for innsatspersonell synliggjøre behovet for ressurser frem i tid Sektor 2 Sektor n Operasjon Operasjon skal iverksette innsatsplaner og samordne all taktisk innsats. Leder operasjon er ansvarlig for å etablere en hensiktsmessig organisering av sitt ansvarsområde, med nødvendige sektorer og ressurser der innsatspersonell fordeles og underlegges sektorledere. For å vurdere en mest mulig effektiv disponering av tilgjengelige ressurser må leder operasjon ha et tett samarbeid med lederne i sektorene og i de andre funksjonene. Vedkommende må delta på ledermøter og legge til rette for regelmessige sektorledermøter. Leder operasjon er sammen med øvrig ledelse og sektorledere ansvarlig for å ivareta det systematiske helse-, miljøog sikkerhetsarbeidet for innsatspersonellet. Funksjonen har ansvar for en hensiktsmessig forvaltning og dimensjonering av ressurser, og for i samarbeid med funksjonen plan å utarbeide oversikter over ressursbehov. Ved langvarige hendelser bør ressursbehovene synliggjøres minimum to - tre døgn frem i tid. Funksjonene operasjon og plan må til en hver tid samhandle om å utarbeide innsatsplaner fremover i tid. Veiledning om enhetlig innsatsledelsessystem (EIS), av 18.01.2009 6

Ledelsessløyfe Observere Bedømme Beslutte Ordre In preparing for battle I have always found that plans are useless, but planning is indispensable. Dwight D. Eisenhower Innsatsleder Informasjon HMS Liaison Operasjon Plan Logistikk Dokumentasjon Meteorologi Øk/adm Funksjonen plan skal: planlegge all innsats, utvikle beslutningsgrunnlag, vurdere sannsynlig utvikling av hendelsen samle og systematisere all relevant informasjon. Kartgrunnlag Etterretning/prognose Plan Plan har ansvar for å utvikle innsatsplaner og beslutningsgrunnlag for håndtering av en hendelse. Leder plan har myndighet til å utarbeide beslutningsgrunnlag på bakgrunn av tilgjengelig informasjon om utvikling, fremdrift i håndteringen og forvaltning/disponering av ressurser. Personell i funksjonen skal fortløpende vurdere den sannsynlige utviklingen av hendelsen gjennom å samle inn og systematisere relevant informasjon. Situasjonsrapporter danner grunnlaget for utvikling av en innsatsplan. Funksjonen plan har en viktig koordineringsrolle på tvers i organisasjonen, og også for å sikre planlegging på lengre sikt. Avhengig av hendelsen kan innsatsplaner utarbeides for et hensiktsmessig tidsperspektiv for eksempel på tre, seks og 12 timer fremover. Det kan være hensiktsmessig å utvikle en verste falls plan for en lengre periode, og i tillegg beskrive sannsynlig ressursbehov for de neste to - tre døgn. Funksjonen bør ha oversikt over tilgjengelige ressurser innenfor egen organisasjon og hvilke andre ressurser det er mulig å benytte. Leder plan er ansvarlig for å etablere en hensiktsmessig organisering av de oppgavene som ligger til funksjonen. Relevante faglige rådgivere for plan vil være avhengig av typen hendelse, og omfatte for eksempel kompetanse innen meteorologi, kjemikalier, bygningskonstruksjon, geologi eller skipskonstruksjoner. Etter at innsatsplaner er utarbeidet skal de godkjennes av innsatsleder og iverksettes i innsatsorganisasjonen. Innsatsplanene skal også beskrive administrative oppgaver som må håndteres. Veiledning om enhetlig innsatsledelsessystem (EIS), av 18.01.2009 7

Informasjon Liaison Innsatsleder HMS Funksjonen logistikk skal: skaffe til veie nødvendige ressurser delta i utvikling av innsatsplan vurdere ressursbruk Operasjon Plan Logistikk Øk/adm Personell Materiell Forpleining/forlegning Transport Samband Logistikk Logistikk er ansvarlig for å etablere en hensiktsmessig og effektiv organisering for å skaffe til veie nødvendige ressurser. Leder logistikk må hele tiden delta aktivt i utvikling av innsatsplanene. I samarbeid med operasjon og plan skal logistikk fortløpende vurdere ressursbehov og sørge for nødvendige ressurser slik det følger av de oversiktene som er utarbeidet. Ressurser som innsatspersonell, materiell, transportmidler, samband og forpleining/forlegning skal til enhver tid være ivaretatt. Logistikk bør bemannes med erfarne logistikkmedarbeidere som kjenner kapasitetene til brannvesenet, Sivilforsvaret og andre beredskapsressurser. Logistikk må ha myndighet og økonomiske fullmakter til å fremskaffe nødvendige ressurser. Innsatsleder Informasjon HMS Liaison Operasjon Plan Logistikk Øk/adm Funksjonen økonomi/administrasjon skal: ha oversikt over økonomi og administrative forhold innsikt i rammeavtaler føre regnskap utarbeide kontrakter og inngå arbeidsavtaler Økonomi og administrasjon Økonomi og administrasjon er ansvarlig for å ha en oppdatert oversikt over økonomiske og administrative forhold knyttet til den pågående innsatsen, og fortløpende vurdere kost nytte av de tiltak som iverksettes. En viktig oppgave er å samle inn og systematisere relevant informasjon fra de øvrige funksjonene, samt føre regnskap. I denne funksjonen håndteres eventuelle rammeavtaler, kontrakter, innkjøp/leie av utstyr og arbeidsavtaler med innleid personell. Funksjonen bør ha oversikt over tilgjengelige rammeavtaler som dekker brannvesenet og Sivilforsvaret. Eventuelle krav om eller kompensasjon for skader på utstyr eller eiendom, håndteres av økonomi og administrasjon. Leder økonomi og administrasjon har myndighet og fullmakt til fylle ut rekvisisjoner, og til å registrere grunnlag for utlønning av innsatspersonell. Veiledning om enhetlig innsatsledelsessystem (EIS), av 18.01.2009 8

Innsatsleder Informasjon HMS Liaison Operasjon Plan Logistikk Øk/adm Funksjonen informasjon skal: sikre oppdatert situasjonsbilde ivareta informasjonshåndtering etablere møteplass og oppholdssted for media utarbeide pressemeldinger tilrettelegge/arrangere pressekonferanser og pressevisninger Informasjon Informasjon ivaretas av innsatsleder som har et informasjonsansvar overfor media, innbyggere, grunneiere, innsatspersonell og andre relevante aktører. Informasjonsbehovet varierer i forhold til hendelsen, og omfanget er klart knyttet til om brannvesenet er innsatsleder eller ikke. Ved behov kan innsatsleder for å få råd og støtte i arbeidet med å ivareta intern og ekstern innhenting, vurdering og utveksling av informasjon, etablere funksjonen informasjon. Det er viktig å samordne informasjon med politiet og andre myndigheter. Leder informasjon er ansvarlig for informasjonen som gis til relevante aktører både presse og innstaspersonell. Det er viktig at innsatspersonellet får informasjon blant annet om utviklingen i hendelsen. Det kan være hensiktsmessig å etablere møteplass og oppholdssted for media, og videre organisere pressekonferanser og pressevisninger i innsatsområdet. Leder informasjon bør planlegge for å kunne møte behovet fra pressen og ikke bare ha fokus på det vedkommende selv vil informere om. Innsatsleder Informasjon HMS Liaison Operasjon Plan Logistikk Øk/adm Funksjonen HMS skal: ha oversikt over gjeldende sikkerhetsbestemmelser eller sikkerhetsinstrukser, vurdere og dokumentere risiko og dokumentasjon og bidra under utvikling av innsatsplaner HMS Leder av funksjonen HMS skal sikre at det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet til enhver tid ivaretas. Innsatsleder vurderer kontinuerlig om det er hensiktsmessig å etablere funksjonen HMS. Ivaretakelse av systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid for innsatspersonell er sentralt under håndtering av alle typer hendelser. Gjeldende sikkerhetsbestemmelser eller sikkerhetsinstrukser for de ulike aktivitetene som iverksettes under innsats skal alltid følges. Alt innsatspersonell har et egenansvar for å ivareta egen og andres sikkerhet, og alt innsatspersonell har rett og plikt til å stanse aktivitet som truer liv og helse. Innsatsleder har likevel et ufravikelig ansvar for sikker og forsvarlig håndtering av de oppgavene som må ivaretas under innsatsen. Ved mindre hendelser, der innsatsleder selv ivaretar alle funksjonene, er ansvaret for HMS håndtert gjennom blant annet kompetansekrav, krav til øvelser, oppdaterte innsatsplaner og krav om verneutstyr til innsatspersonellet. Funksjonen HMS skal til enhver tid holde seg oppdatert om situasjonen og aktiviteten som gjennomføres i henhold til innsatsplanene. Ved utarbeidelse av innsatsplaner gir funksjonen HMS nødvendige innspill. Ved ulykke eller nestenulykke rapporteres avvik til innsatsleder, men avviket skal også formidles til den organisasjonen som har avgitt personellet eller som har personellansvaret for det involverte personellet. Veiledning om enhetlig innsatsledelsessystem (EIS), av 18.01.2009 9

Innsatsleder Informasjon HMS Liaison Operasjon Plan Logistikk Øk/adm Funksjonene liaison skal: være bindeledd til egen organisasjon og faglig rådgiver innenfor sitt fagområde gi faglig rådgiving og informasjon til egen organisasjon og innsatsleder Liaison Det kan ved behov etableres ulike liaisonfunksjoner. Liaisoner er relevante fagpersoner som kan bidra med informasjon under håndtering av hendelser, og være en kanal for rapportering tilbake til egen organisasjon. Relevante fagpersoner kan for eksempel komme fra politiet, Sivilforsvaret, Forsvaret, DSB, Fylkesmannen, kommuner, skogbruksmyndigheter, skogeiere og frivillige organisasjoner. Liaisoner kan også plasseres i de øvrige funksjonene for å ivareta oppgaver der. Mottak av ressurser Ved hendelser av et visst omfang eller ved langvarige innsatser, vil brannvesenet ha behov for forsterkning fra nabobrannvesen, Sivilforsvaret, skogbrannreserve og andre beredskapsorganisasjoner eller frivillige organisasjoner. Anmodning om bistand fra statlige ressurser kan gjøres, gjennom lokal redningssentral (LRS), hovedredningssentralen (HRS), via vakttelefon til sivilforsvarsdistriktene og regional 110 sentral. Ved anmodning om bistand fra frivillige organisasjoner (FORF), bør dette gjøres via LRS, for å sikre at disse organisasjonene får dekket sine faktiske utgifter. Forsvaret anmodes om bistand via politiet og LRS/HRS. Den organisasjonen som avgir ressurser har arbeidsgiveransvar for eget mannskap. For tjenestepliktige i Sivilforsvaret er arbeidsgiver det distriktet som avdelingen hører til. Arbeidsgiver har ansvar for å sørge for at det personellet som stilles til disposisjon har nødvendig materiell og grunnkompetanse. Innsatsleder er bistandsanmoder, og har det faglige ansvaret. Bistandsanmoder mottar alt personell som stilles til disposisjon for de oppgavene som skal håndteres. Under innsatsen har bistandsanmoder ledelsen, men arbeidsgiver har til enhver tid mulighet til å trekke ut sitt personell i dialog med bistandsanmoder. Bistandsanmoder er ansvarlig inntil innsatspersonellet blir dimittert eller trukket tilbake av arbeidsgiver. Bistandsanmoder må vurdere innsatspersonellets behov for hvile før de dimitteres og formelt tilbakeføres til arbeidsgiver. Frivillige kan benyttes under innsats, men det må gjøres en vurdering av hvilke oppgaver frivillige kan settes til. Ved bruk av frivillige under en innsats må ansvar knyttet til erstatning og forsikringsordninger være avklart. Folketrygdeloven 13-9 definerer frivillige og hvordan disse kan benyttes samt hvilke ordninger som gjelder. Veiledning om enhetlig innsatsledelsessystem (EIS), av 18.01.2009 10

Eskalering I dette kapitlet beskrives hvordan EIS kan nyttes i ved ulike hendelser. Ved mindre hendelser blir alle funksjonene ivaretatt av innsatsleder. Ved hendelser av et visst omfang må oppgaver delegeres for å ikke miste oversikt og for å kunne håndtere hendelser effektivt. Ved store hendelser vil det være nødvendig å utvide organisasjonen og opprette underfunksjoner for at alle oppgaver skal kunne ivaretas på en sikker og hensiktsmessig måte. En av suksessfaktorene ved EIS er at alle hendelsene håndteres etter samme system. Organisasjonen utvides ved å sette inn mer personell og flere ledere etter hvert som kompleksiteten øker. Det er en rød tråd i organiseringen gjennom hele eskaleringen slik figuren viser. Hver boks viser et ledernivå. Veiledning om enhetlig innsatsledelsessystem (EIS), av 18.01.2009 11

Liten hendelse Eksempel på en liten hendelse er en trafikkulykke. Ved en mindre hendelse vil brannvesenet normalt rykke ut med et vaktlag med fire brannmannskaper. I tillegg kan utrykningen omfatte en sjåfør i tankbil. På et slikt skadested gjennomføres for eksempel hurtigfrigjøring av en skadet person. Det kan ta relativt kort tid, eksempelvis 40 minutter, før vaktlaget er tilbake på brannstasjonen og klar for ny innsats. Funksjoner og oppgaver som blir ivaretatt under innsatsen er da som i illustrasjonen: Innsatsleder (Utrykningsleder) Informasjon - fagsentral - lokal presse HMS - trafikkdirigering - strøing - verneutstyr - bruk av vinsj/utstyr - skumming Operasjon - hurtigfrigjøring Logistikk - rekvirere kranbil - rekvirere strøbil Plan - vurdere behov for debriefing Øk/adm - rapportering Utrykningsleder koordinerer alle oppgavene, og i dette eksempelet er utrykningsleder ansvarlig for informasjon, HMS, operasjon, logistikk, plan og økonomi/administrasjon. Hendelsen håndteres ved å benytte EIS. Det er ikke nødvendig med en skriftlig innsatsplan ved en mindre hendelse. En hendelse som eskalerer En skogbrann er et godt eksempel på en hendelse som hvor innsatsen utvikler seg. Dersom skogbranner inntreffer i perioder med stor skogbrannfare, øker en skogbrann ofte raskt i omfang. Brannvesenet må forholde seg til en langvarig innsats og en situasjon som utvikler seg. Innsatsen må prioriteres slik at forspranget som en skogbrannen eventuelt har, må forsøkes hentet inn, for så å opprette kontroll og etter hvert normalisere situasjonen. Dette kan illustreres slik: Hel rød linje viser en tenkt brannutvikling Hel blå linje viser hvordan en hendelse nås igjen, og hvordan normalsituasjonen gjenopprettes Rød stiplet linje er ønsket forløp av hendelsen Hel grønn linje er ønsket ressursbruk Blå stiplet linje illustrerer uheldig ressursbruk Veiledning om enhetlig innsatsledelsessystem (EIS), av 18.01.2009 12

Erfaringer etter håndtering av skogbranner viser at det er en utfordring å tenke stort nok i en tidlig fase. Det er også en utfordring å oppfatte og å forutse en sannsynlig utvikling av en skogbrann. For å få raskest mulig kontroll over en skogbrann må personell, materiell og kjøretøy mobiliseres så tidlig som mulig. Ved anmodning om bistand må ressursene til enhver tid forvaltes og disponeres på en hensiktsmessig måte. EIS kan benyttes fra meldingen mottas på 110-sentralen og til skogbrannen er bekjempet. Utvikling 1 Brannvesenets utrykning skjer normalt med et vaktlag, og svært ofte møter brannvesenet innledningsvis en oversiktlig situasjon. Meteorologiske forhold kan raskt endre situasjonen. Endret vindforhold kan true hyttebebyggelse dersom vaktlaget ikke tidlig får slokket brannen. Innsatsleder (utrykningsleder) vil raskt be 110- sentralen om støtte. En slik hendelse følger i startfasen de operative rutinene til brannvesenet, valg av utrykningsstyrke og fordeling av oppgaver. Hvilken taktikk brannvesenet skal velge er avhengig av hvilke rutiner brannvesenet har for slike situasjoner. Den taktikken som blir valgt på dette tidspunkt danner grunnlaget for den videre organisering av innsatsen. Innsatsleder (utrykningsleder) Ivaretar: - HMS - informasjon - logistikk - plan - øk/adm - operasjon Mannskapsbil G-1-1 Utvikling 2 Situasjonsbildet endres raskt i skogbranner, og når en brann er i utvikling vil innsatsleder (utrykningsleder) varsle, i henhold til rutinene, overordnet vakt. Tankbiler med tilhørende mannskap vil raskt bli rekvirert. Når overordnet vakt ankommer et brannsted vil han overta som innsatsleder. Innsatsleder vil etter dette forberede eskalering av organisasjonen, og etablere nødvendige funksjoner. Funksjonen operasjon blir normalt etablert først. Dersom brannvesenet innledningsvis ikke makter å slokke eller få kontroll på en skogbrann, blir Sivilforsvaret, nabobrannvesen, skogeiere og ekstra mannskap og ledere anmodet om å bistå. Veiledning om enhetlig innsatsledelsessystem (EIS), av 18.01.2009 13

Utvikling 3 For å illustrere videre utvikling er det tatt utgangspunkt i et scenario der tre hytter har gått tapt, og der en skogbrann ikke er under kontroll. I et slikt tilfelle vil bistandsressurser fortløpende ankomme et innsatssted, og det er nødvendig å sørge for at en innsatsorganisasjon blir etablert. For at innsatsleder til en hver tid skal ha kontroll på en hendelse og alle de oppgaver som skal håndteres i slike situasjoner, må han/hun (overordnet vakt) delegere oppgaver. Funksjonene beskrevet for EIS gir et håndterbart kontrollspenn, og alle ressurser som ankommer et innsatssted må registrere seg ved kommandoplass (KO) for å bli tildelt oppgaver. I en eskalerende situasjon vil leder operasjon (utrykningsleder) ivareta de operative og taktiske oppgavene. Han/hun vil kunne dele inn et innsatssted i flere sektorer. I eksempelet er oppgaven delt inn i sektor en og to. Et brannsted som er delt inn i sektorer vil ha en sektorleder for hver sektor. Sektorleder rapporterer til leder operasjon, som igjen rapporterer til innsatsleder. Hver sektor bemannes med det personell og de ressurser som er nødvendig fra ulike etater og organisasjoner. Sivilforsvaret har kapasitet og kompetanse til å lede logistikkfunksjonen og rapportere direkte til innsatsleder. Oppgavene for logistikkfunksjonen er å innhente de nødvendige ressurser som innsatsleder (overordnet vakt) og leder operasjon (utrykningsleder) ber om. I startfasen vil bistand omfatte personell-, materiell- og kjøretøyressurser. Normalt vil de øvrige oppgavene innledningsvis bli i ivaretatt av innsatsleder. Dersom det ikke lykkes med å få en skogbrann under kontroll gjennom å etablere branngater på flanker eller i fronten av skogbrannen, blir det ofte rekvirert skogbrannhelikopter gjennom HRS. I tillegg vil det i slike situasjoner bli anmodet om ytterligere ressurser, som skogbrannreservestyrke og reservemannskap. I en slik situasjon vil funksjonen logistikk normalt organisere mottak av frivillig personell med traktorer og tankbiler. I perioder med stor skogbrannfare vil media vise interesse for hvordan en hendelse håndteres. Uavhengig av dette må en innsatsleder ytterligere delegere funksjoner for å sikre at alle oppgaver ivaretas. I en periode der en brann får utvikle seg er det aktuelt å etablere funksjonene plan og HMS. Innsatsleder må vurdere et egnet sted for kommandoplass (KO)og om mulig flytte KO til et fast egnet lokale i nærheten av brannstedet. Veiledning om enhetlig innsatsledelsessystem (EIS), av 18.01.2009 14

Utvikling 4 I trinn fire er det i samme tenkte situasjon etablert en innsatsorganisasjon som dekker funksjonene innsatsleder (innsatsledelse), operasjon, plan, logistikk og HMS. Operasjon har vært organisert i to sektorer, men utviklingen i hendelsen krever at innsatsleder og leder operasjon oppretter ytterligere tre sektorer, sektor tre, fire og fem. En skogbrannen som fortsatt utvikler seg kan illustrere en eksalering. På skissen er det tegnet inn branngater nord for brannen, der sektor fire har ansvaret og har alt under kontroll. I tillegg er det i den tenkte situasjonen kontroll på brannen i sektor to. I øvrige sektorer er det ikke kontroll over brannen. Skissen illustrer at det i sektor en er en riksveg som fungerer som branngate, og at det i sektor fem er vanskelig terreng. Det er fare for at brannen kan omfatte høyden og på nytt true de tre hyttene mellom sektor fire og fem. Hytter og annen bebyggelse vil normalt ha prioritet for innsats med skogbrannhelikopter. Ved en innsats som skissert vil fem personer inngå i ledelsen (innsatsleder, leder operasjon, leder logistikk, leder plan og leder HMS). Funksjonen logistikk er er delt mellom to underfunksjoner; personell og materiell/kjøretøy. Den tenkte skogbrannen og utviklingen omfatter innsats med personell fra fire sivilforsvarsgrupper og tre brannvesen. Ved en skogbrann ute av kontroll må brannvesenet og de øvrige aktørene være forberedt på innsats over lang tid. Funksjonen plan må, i samarbeid med operasjon og logistikk, prioritere ressurser og lage en skiftordning. I slike sammenhenger er det nyttig å be om at skogbrukssjef møter i kommandoplass (KO), eventuelt sammen med en representant fra nabokommunen. Skogeieren(e) kan også med fordel nyttiggjøres når de ankommer et brannsted. Innsatsleder må også vurdere om og hvordan frivillige skal kunne nyttes i en skogbrannslokkeinnsats. I mange sammenhenger vil ikke en innsatsleder bruke andre frivillige enn de som har relevant materiell eller de som i det daglige har sitt virke i skogen. Utvikling 5 I noen få tilfeller blir skogbranner svært store. I slike situasjoner må det planlegges med begrensningslinjer/ branngater, og det må samarbeides med skogbruksmyndigheter om utvelgelse av områder som skal prioriteres reddet. Funksjonen operasjon er i eksempelet organisert i to avdelinger, der hver avdeling leder og koordinerer sine respektive sektorer. I eksempelet er det et helikopter tilgengelig for transport av personell og utstyr. Under store og omfattende skogbranner oppstår det raskt mangel på lederressurser. Sivilforsvaret vil anmode nabodistrikter om personell- og materiellressurser, og et scenario som nevnt omfatter også behovet for å velge en skiftordning med to skift i døgnet for alt innsatspersonell. Innsatsleder kan utvide organisasjonen med ytterligere underfunksjoner innen de ulike funksjonene, avhengig av hvilke oppgaver som skal ivaretas. I omfattende skogbranner der ressurspådraget er stort, må funksjonen økonomi og administrasjon etableres. Veiledning om enhetlig innsatsledelsessystem (EIS), av 18.01.2009 15

Det beskrevne scenario har eskalert fra å omfatte et vaktlag med en utrykningsleder og tre mannskap med bil, til å omfatte 25-30 personer i kommandoplass (KO), og 180-200 mannskap i direkte slokkeinnsats. Innsatsen skjer med to skift hver på 12 timer. Veiledning om enhetlig innsatsledelsessystem (EIS), av 18.01.2009 16

Forutsetninger for en sikker og effektiv håndtering av hendelser Innsatsledelse: innsatsen ledes av en ansvarlig leder kalt innsatsleder. Innsatsleder etablerer de nødvendige funksjoner og underfunksjoner i tråd med prinsippene i EIS. Ledelsen skal være tilstede og være synlig. Ledelsen skal kunne oppdateres umiddelbart og kunne effektivt foreta endringer i prioritering av innsats. Felles terminologi: en omforent forståelse i brannvesenet og Sivilforsvaret for hvordan EIS etableres og driftes er avgjørende for at håndteringen er sikker og effektiv. Standardiserte funksjoner: den første innsatsenheten på stedet etablerer innsatsledelse, og ivaretar oppgavene i de ulike funksjonene. Ved hendelser av en viss størrelse eller ved langvarige innsatser, vil innsatsleder etablere EIS med de standardiserte funksjonene operasjon, plan, logistikk, økonomi/administrasjon, HMS, informasjon og liaison. Felles kommunikasjon og sambandsplan: Kommunikasjonsgrupper må planlegges og etableres slik at man sikrer en enhetlig kommando og kontroll over alle ressurser i innsats. Innsatsleder har det overordnede ansvaret for etableringen, og dette kan på et tidlig stadium initieres fra 110-sentralen. Felles innsatsplan: planen utvikles av funksjonen plan i samhandling med de andre funksjonene, og er spesifikk for den hendelsen som skal håndteres. Funksjonen plan etableres først og fremst ved langvarige hendelser. Innsatsplaner utvikles etter en felles mal, se vedlegg. Innsatsplaner utarbeides for et hensiktsmessig antall timer frem i tid, men verste falls scenario bør utarbeides hver 24 time. Ved kortvarige hendelse vil det normalt være utarbeidet innsatsplaner som er laget for enkeltobjekter eller hendelser. Innsatsplanen må synliggjøre hva som har prioritet i planperioden. Håndterbart kontrollspenn: en person vil normalt kunne håndtere ledelse av tre til sju personer eller komplekse oppgaver, men utover dette bør det delegeres ansvar for ikke å miste oversikt. Erfaringer fra håndtering av hendelser viser at ledelse av et antall på fem personer er optimalt. Egnede fasiliteter: alle innsatser krever en kommandoplass (KO). Plassering og utforming av KO, og etablering av funksjoner som skal ivaretas, er avhengig av type hendelse. Det viktigste er at funksjoner og oppgaver håndteres der det er best forutsetninger for å gjøre oppgavene. Ved kortvarige hendelser kan dette eksempelvis være i kommandobilen. Ved større og langvarige hendelser er det behov for permanente fasiliteter med mer plass og utstyr. Telt, brannstasjon eller andre bygninger kan være hensiktsmessig. Dersom etablering i felt er eneste løsningen er det laget et forslag til innhold i forhåndspakkede stabskasser, jfr. vedlegg. Dimensjonering og forvaltning av ressurser: forvaltning av ressurser er mest effektivt dersom disse organiseres mest mulig likt den daglige organiseringen, uansett om nabobrannvesen benyttes, avdelinger i Sivilforsvaret eller om det omfatter andre beredskapsaktører. Eksempelvis utnyttes ressurser mest effektivt om det er sørget for at Sivilforsvarets mannskaper er fordelt som hele/halve/kvarte lag med en lederfunksjon og personellfunksjon (organiserte avdelinger). Samarbeidsavtaler: relevante avtaler må være etablert i forkant, og det må være avtalt hvilke ressurser man kan forvente å motta ved anmodning om bistand. Forutsigbarhet når det gjelder tilgjengelig ressurser og kostnader er viktig. Effektiv samhandling mellom beredskapsaktører forutsetter samvirkeøvelser. Veiledning om enhetlig innsatsledelsessystem (EIS), av 18.01.2009 17

Avslutning Veiledningen gir en innføring i og beskrivelse av EIS for håndtering av alle typer hendelser for brannvesenet og Sivilforsvaret. For at systemet skal få full effekt forutsetter det at hele organisasjonen har kjennskap til prinsippene om og hvordan EIS kan benyttes. Det er videre en forutsetning at brannvesenet, Sivilforsvaret og andre beredskapsaktører samarbeider og benytter hverandres kapasiteter. For at et slikt samarbeide skal fungere optimalt er det avgjørende at det er inngått samarbeids- og bistandsavtaler i forkant av hendelser. Samarbeids- og bistandsavtaler er avgjørende for å fastsette hvilke og hvordan ressurser kan benyttes. Dette medfører større forutsigbarhet med hensyn til hvilke ressurser som kan benyttes og til hvilke kostnader som skal dekkes. Det er utarbeidet sjekklister med detaljert informasjon om og utdypning av viktige tema. Sjekklistene er vedlagt veiledningen. Materiellet kan være hensiktsmessig å benytte i håndtering av hendelser. Veiledning om enhetlig innsatsledelsessystem (EIS), av 18.01.2009 18

Definisjoner I denne veiledningen benyttes en del begrep som kan ha ulik betydning og der er derfor definert de viktigste begrepene og gitt en forklaring på hvordan de skal forstås i denne veiledningen. Avgi ressurser er når du stiller ressurser som personell og materiell til disposisjon for innsatsleder eller bistandsanmoder. Innsatsplan er en situasjonsbetinget plan utarbeidet for det aktuelle innsatsstedet, som innsatsleder utarbeider for hele den pågående innsatsen. Innsatsplanen kan være verbal eller skriftlig. Arbeidsgiver er i denne sammenhengen brannvesenet å regne som arbeidsgiver for deltidsmannskaper og Sivilforsvaret å regne som arbeidsgiver for de tjenestepliktige. Innsatsleder er den øverste ansvarlige for håndtering av en hendelse. Det er brannsjef, eller den som innehar brannsjefens fullmakter, som skal ivareta denne funksjonen. Ved redningstjeneste, der politiet er øverste ansvarlige ledelse, benyttes betegnelsen fagleder brann for brannsjefen eller den som innehar brannsjefens myndighet. Kommando er den myndighet en innsatsleder eller skadestedsleder har til å koordinere og lede innsatsstyrkene. Kommando utøves over egne styrker, det vil si styrker og personell som man til daglig har ledelsesansvaret for. Kontroll er den myndighet en innsatsleder utøver over innsatspersonell som ikke normalt er under hans eller hennes kommando. Kontrollspenn er det antall personer, funksjoner eller oppgaver som en person kan styre/kontrollere effektivt. Innenfor EIS kan kontrollspennet variere fra tre til syv, der fem ofte er det optimale. Myndighet er ansvar for å iverksette ordre og direktiver. OBBO er en ledelsessløyfe (beslutningssløyfe) og består av observere, bedømme, beslutte, gi ordre. Objektplan er på forhånd utarbeidet informasjon om og beskrivelse av enkeltobjekt eller enkeltområde som skal kunne benyttes ved utarbeidelse av innsatsplaner. Sektor er geografisk eller funksjonelt område hvor en klart definert innsatsstyrke arbeider under en leder. Et område består av flere teiger. Innsatsstyrken kan bestå av flere lag. Teig er geografisk eller funksjonelt område hvor ett klart definert innsatsstyrke arbeider under en leder. Teig er en del av en sektor. Underlagt vil si at en avdeling, personell eller materiell er stilt til disposisjon for innsatsleder som har myndighet til å styre ressursen. Veiledning om enhetlig innsatsledelsessystem (EIS), av 18.01.2009 19

Innholdsfortegnelse vedlegg Vedlegg 1 Sjekklister for funksjonene 21 Innsatsleder 21 Operasjon 22 Plan 23 Logistikk 24 Økonomi/Administrasjon 26 HMS 27 Informasjon 28 Liaison 29 Vedlegg 2 Mal for innsatsplan (13 sider) 30 Vedlegg 3 Gjennomføring av møter 43 Plan for gjennomføring av møter 43 Stabsmøte 44 Situasjonsbrief 46 Vedlegg 4 Lister 47 Materiellister 47 Personell lister 48 Vedlegg 5 Presse 49 Mal pressemelding 49 Mal pressekonferanse 50 Vedlegg 6 Loggskjema 51 Vedlegg 7 Samband 52 Sambandsplan 52 Frekvensoversikt 53 Telefon-/radionotat 54 Vedlegg 8 Prinsippskisse for organisering av kommandoplass (KO) 55 Etablering av kommandoplass (KO) 55 Prinsippskisse kommandoplass 55 Sjekkliste stabskasse 56 Veiledning om enhetlig innsatsledelsessystem (EIS), av 18.01.2009 20