Kvalitet på arbeidsmiljøet i brann- og feievesenet Sarpsborg kommune

Kvalitet på arbeidsmiljøet i brann- og feievesenet Sarpsborg kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 4. september 2013 østfold kommunerevisjon iks 1

INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING... 4 2.1 Bakgrunn... 4 2.2 Problemstilling og avgrensing... 4 2.3 Metode og gjennomføring... 4 2.4 Revisjonskriterier... 5 3 ENDRINGSPROSESSER I BRANNVESENET... 6 4 KOMPETANSE... 8 4.1 Revisjonskriterier... 8 4.2 Fakta... 9 4.3 Vurderinger... 16 5 INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON... 18 5.1 Revisjonskriterier... 18 5.2 Fakta... 19 5.3 Vurderinger... 24 6 KONKLUSJONER/ANBEFALINGER... 26 7 RÅDMANNENS KOMMENTARER... 27 østfold kommunerevisjon iks 2

1 SAMMENDRAG Sarpsborg kommune har tidligere pekt på utfordringer knyttet til forebyggende arbeid og beredskap, internkontroll, arbeidsmiljø og ledelse. Utfordringer på dette området kan være avgjørende for tjenestens effektivitet, og ha betydning for de ansatte, innbyggerne og samfunnet for øvrig. Østfold kommunerevisjon IKS har i dette prosjektet vurdert om brann- og feievesenet i Sarpsborg kommune ivaretar kvaliteten på sitt arbeidsmiljø. På bakgrunn av kommunens iverksatte tiltak på området er prosjektet avgrenset til å omhandle kompetanse, informasjon og kommunikasjon. Vurderingene er gjort på bakgrunn av krav i brann og eksplosjonsvernloven, supplert med kommunens egne føringer på området. Prosjektet er gjennomført ved analyse av aktuelle planer, samt intervju med enhetsleder, teamleder og avdelingslederne for hendholdsvis forebyggende avdeling og beredskapsavdelingen. Det er også sendt ut en spørreundersøkelse til de øvrige ansatte med en samlet svarprosent på 52. Rapporten viser at flere av tiltakene for å sikre kompetanse, informasjon og kommunikasjon er iverksatt og har bidratt til en forbedring i arbeidsmiljøet. Sett i sammenheng med tilbakemeldinger fra ansatte på alle nivåer kan revisjonen konkluderer med at kvaliteten på arbeidsmiljøet er godt ivaretatt. Brann- og feievesenet har et stort fokus på kompetanse gjennom utdanningskrav, kompetansehevende tiltak og øvelser. Det er videre etablert en rekke faste møtepunkter på ulike nivåer i organisasjonen for å ivareta informasjon og kommunikasjon. På den andre siden viser rapporten også at brann- og feievesenet har flere forbedringsområder. Hva gjelder kompetanse pekes det på at forskriftens krav ikke er oppfylt for en av de ansatte. Nåværende kompetanse tilfredsstiller heller ikke kompetanseplanen på enkelte områder. Videre fremstår det som at behovet og ønsket om kompetanseheving er større enn hva dagens kurstilbud kan tilfredsstille og at de ansattes ressurser kan utnyttes mer effektivt gjennom blant annet å dele kompetanse mellom avdelingene. Det foreligger ingen konkret opplæringsplan og kompetanseplanen er utdatert, samt at kompetanseutvalget ikke er opprettholdt som eget fora. Rapporten viser også enkelte svakheter vedrørende dokumentasjon på kompetanse. Hva gjelder informasjon og kommunikasjon pekes det på et forbedringspotensiale hva gjelder informasjonsflyten i virksomheten og de ansattes mulighet til å komme med innspill til budsjettet. På bakgrunn av rapportens funn kommer revisjonen med følgende anbefalinger til kommunen. Kommunen bør: sikre at kravene i dimensjoneringsforskriften er oppfylt, både i praksis og i form av dokumentasjon. oppdatere sin kompetanseplan og utarbeide årlige opplæringsplaner. sikre tilfredsstillende oversikt og tilgjengelighet på interne og eksterne kurs. sikre informasjonsflyt mellom ledelsen og hvert enkelt vaktlag. vurdere å utvikle fora for informasjonsutveksling på tvers av avdelingene. sikre at ansatte på alle nivåer har en reell mulighet til å påvirke virksomhetens utvikling. Revisjon takker for samarbeidet og bistanden i forbindelse med revisjonen. østfold kommunerevisjon iks 3

2 INNLEDNING 2.1 Bakgrunn Faktaboks 1: Bakgrunn Revisjonen har som en av sine oppgaver å utføre forvaltningsrevisjon, jfr. kommunelovens 78 og forskrift om revisjon kapittel 3. Forvaltningsrevisjon innebærer blant annet å kontrollere at forvaltningens aktiviteter foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og kommunestyrets vedtak. Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2013 ble vedtatt i bystyret den 19. januar, sak 2/12. I planen heter det: «Kommunen har påpekt utfordringer i brannvesenet knyttet til forebyggende tilsyn og beredskap, internkontroll, arbeidsmiljø og ledelse. Revisjonen mener at det foreligger risiko for at målsetninger ikke nås og at tjenesten ikke fungerer tilstrekkelig effektivt. Dette vil være vesentlig for medarbeiderne, men også brukerne og samfunnet for øvrig.» Plan for gjennomføring av prosjektet ble vedtatt av kontrollutvalget 23. april, PS 13/12. 2.2 Problemstilling og avgrensing Brann- og feievesenet i Sarpsborg har tidligere hatt utfordringer knyttet til ledelse og arbeidsmiljø. Brannvesenet gjennomførte i 2009 tre delprosjekter med hovedfokus på arbeidsmiljø, kompetanse, kommunikasjon og informasjon. Prosjektene ga seg utslag i etablerte retningslinjer og tiltak for å ivareta arbeidsmiljøet. Revisjonen vil i dette prosjektet vurdere i hvilken grad tiltakene er iverksatt, for å kunne vurdere hvorvidt brann- og feievesenet ivaretar kvaliteten på arbeidsmiljøet. Rapporten omhandler følgende problemstillinger: Ivaretar Sarpsborg brann- og feievesen kvaliteten på arbeidsmiljøet? Herunder avgrenset til følgende: a) Er tiltakene for å sikre kompetanse iverksatt? b) Er tiltakene for å sikre informasjon og kommunikasjon iverksatt? 2.3 Metode og gjennomføring Faktaboks 2: Metode og gjennomføring Østfold kommunerevisjon IKS gjennomfører all forvaltningsrevisjon i tråd med Standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Dette innebærer blant annet at rapporten skal skille klart mellom fakta, og revisjonens vurderinger og konklusjoner. Fakta plasseres under egen overskrift, og er en gjengivelse av informasjon som revisjonen har fått tilgang til gjennom datainnsamlingen. Informasjonen bygger på beskrivelser hentet fra skriftlige dokumenter, mappegjennomgang, spørreundersøkelse og/eller verfiserte intervjuer. Det gjøres oppmerksom som på at fakta i noen tilfeller kan gjengi kommunens egen vurdering eller opplevelse av en gitt tilstand. Fakta kan også være enkeltpersoners meninger, erfaringer eller holdninger. Prosjektet er gjennomført ved dokumentanalyse av aktuelle planer og interne dokumenter. Informasjonen fra disse er så supplert med intervju av enhetsleder kommunalteknikk, brannsjef, samt leder for avdeling beredskap og leder for forebyggende avdeling. I etterkant av hvert intervju er det utarbeidet referat, som så er verifisert av informanten. Det følger av revisjonens metodikk at verifiserte referater er å anse som fakta på lik linje med annen skriftlig dokumentasjon. Det er gjennomført en spørreundersøkelse til 46 ansatte ved Sarpsborg brann- og østfold kommunerevisjon iks 4

feiervesen 1. Det var totalt 24 personer som svarte på undersøkelsen, noe som utgjør en total svarprosent på 52. I spørreundersøkelsen har de ansatte blant annet besvart en rekke påstander vedrørende medvirkning og kommunikasjon på arbeidsplassen. Svarene gis på en skala fra 1 til 6, hvor en representerer kategorien «helt uenig» og seks representerer kategorien «helt enig». Undersøkelsen er gjennomført av forvaltningsrevisor Lene Brudal og Bjørnar Bakker Eriksen i perioden april til august 2013. 2.4 Revisjonskriterier Faktaboks 3: Revisjonskriterier Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Med autoritative kilder menes normalt lovverk, politiske vedtak og føringer, men også kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og/ eller andre sammenlignbare virksomheters løsninger og resultater kan danne basis for revisjonskriterier. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriteriene: Lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) av 14.06.2002, nr. 20.. Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) av 17.06.2005, nr.62. Forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen av 26.06.2002, nr. 729 Tiltak utarbeidet i forbindelse med «prosjekt erfarenhet», «prosjekt kommunikasjon» og «prosjekt vikar-overtid». Utledning av revisjonskriteriene følger under hver enkelt problemstilling. 1 Dette utgjør alle ansatte (utenom ledere) ved avdeling beredskap, avdeling forebyggende, feiere og vikarer. østfold kommunerevisjon iks 5

3 ENDRINGSPROSESSER I BRANNVESENET Kommunens brannordning ble vedtatt i bystyret 19. desember 2002. Brannvesenet ble da ledet av brannsjef og to avdelingsledere for henholdsvis forebyggende avdeling og beredskapsavdelingen. I 2007 var brannvesenet gjenstand for en omorganisering. Bakgrunnen var påpekte mangler i kompetansenivået i henhold til lovverk. Kommunen valgte å løse dette med ekstrabevilgning til å heve kompetansen, men også med å utvide ledergruppen. Ledelsen bestod etter denne omorganiseringen av brannsjef og til sammen syv mellomledere. Brannvesenet hadde i en lengre periode hatt store utfordringer med arbeidsmiljøet. Ny organisering medførte ikke en forbedring av denne tilstanden. Nåværende ledelse nevner blant annet uavklarte ansvarsforhold, maktstrukturer og frustrasjon hos de ansatte, spesielt i beredskapsavdelingen. Utfordringene førte til at kommunens ledelse i 2008 engasjerte et utenforstående selskap til å bidra i en omorganisering. Enhetsleder opplever det som spesielt viktig at denne prosessen ble forankret på rådmannsnivå. Det ble opprettet tre delprosjekter 2, hvor alle de ansatte ble involvert. Prosessen tok 18 måneder. Prosjektene munnet ut i et regimeskifte i brannvesenet. Både brannsjef og flere av mellomlederne valgte å si opp sine stillinger. Figuren nedenfor viser nåværende organisering av brannvesenet. Forebyggende avdeling Figur 1 Teamleder/ Brannsjef Beredskapsavdeling I forbindelse med Handlingsrom 2016 3 endret hele kommunen sin organisatoriske struktur. Virksomhetene ble i 2009-2010 erstattet med enheter, med underliggende team. I denne forbindelse tok enhet kommunalteknikk over ansvaret for brannvesenet, sammen med fem andre team. Enhetsleder informerer om at Sarpsborg er en av få brannvesen i landet som har valgt denne ledelsesstrukturen for brannvesenet, men opplever at dette har bidratt til å løfte brannvesenet inn i kommunen, skapt et positivt fellesskap og en større nærhet mellom kommunens ledelse og brannvesenet. Brannsjef og avdelingsledere opplever også at dette er positivt, men legger til at det også gjør det mer tungvint å drifte brannvesenet. Sarpsborg brann- og feievesen har per i dag 46 faste ansatte. I tillegg til brannsjef, har stasjonen to mellomledere. Leder for forebyggende avdeling er også leder for feierne, samt fungerer som varabrannsjef. Forebyggende avdeling har 5 ansatte branninspektører (+leder). Feiertjenesten er organisert som en egen avdeling og består av seks feiersvenner og to lærlinger. Beredskapsavdelingen har 28 ansatte (+ leder). I tillegg har brannstasjonen en merkantilressurs og seks vikarer. 2 Underveis kom også et fjerde prosjekt inn som omhandlet feiervesenet. 3 Et utviklings- og omstillingsprosjekt for å skape en bedre kommuneøkonomi. østfold kommunerevisjon iks 6

I tillegg til organisatoriske endringer resulterte omorganiseringsprosessen i endringer på det mellommenneskelige plan. Her nevnes holdninger, endringsvilje, respekt og ydmykhet, samt en endring i lederstil med fokus på dialog, tillit, involvering og medbestemmelse. Prosjektene innebar også etablering av en rekke tiltak vedrørende kompetanse, informasjon og kommunikasjon. Nåværende ledelse opplever at arbeidsmiljøet per i dag er godt og at tiltakene som er iverksatt gjennom prosjektene bidrar til dette. Ledelsen informerer om at det ikke er eller har vært stor turnover i virksomheten som helhet, sett bort i fra omorganiseringen. Det har derimot vært utskiftninger i forebyggende avdeling der ansatte har søkt seg videre og brukt stillingen i brannvesenet som en karrierestige. 24 av 46 ansatte har besvart spørreundersøkelsen. Tabellen nedenfor viser hvordan respondentene opplever arbeidsmiljøet. Svarene gis på en skala fra 1 til 6, hvor 1 representerer kategorien «helt uenig» og 6 representerer kategorien «helt enig». Tabell 1: Jeg opplever arbeidsmiljøet generelt sett som godt 5,4 Brannkonstabel 4,5 Feier 5,0 Forebyggende 4,3 Tabellen ovenfor viser at opplevelsen av arbeidsmiljøet varierer mellom 4,3 og 5,4. østfold kommunerevisjon iks 7

4 KOMPETANSE Er tiltakene for å sikre kompetanse iverksatt? 4.1 Revisjonskriterier Sarpsborg kommune skal være troverdig gjennom forutsigbare og profesjonelle medarbeidere. Kommunen skal sørge for at personell i brannvesenet tilfredsstiller de krav til kvalifikasjoner som dimensjoneringsforskriften stiller. I henhold til kommunens lederavtale er brannsjef ansvarlig for å ha fokus på kontinuerlig læring og utvikling, og vise omtanke for medarbeiderne i brann- og feievesenet ved å støtte, veilede og følge opp den enkeltes utvikling og læring. Brannsjef er ansvarlig for at brann- og feievesenet har forsvarlig kompetanse til enhver tid og har opplæringsansvar for brann- og feievesenets ansatte. Kompetansekrav Kompetanseplan skal sikre nødvendig kunnskap og fornyelse i den "stillingen" den enkelte har. Sett i sammenheng med dimensjoneringsforskriften kreves følgende: Lederne bør ha solid og relevant lederkompetanse, HMS-kurs og internt teamansvarlig kurs. Brannsjef skal ha gjennomført beredskapsutdanning III og enten ha eksamen fra teknisk høyskole eller annen relevant universitets- /høyskoleeksamen, eller yrkesutdanning i forebyggende brannvern, med utdanning som ingeniør eller annen relevant høyskole og minst fem års erfaring som brannsjef. Leder forebyggende skal ha gjennomført yrkesutdanning i forebyggende brannvern og enten ha utdanning som ingeniør fra ingeniørhøgskole, annen relevant høgskoleutdanning, særskilt brannteknisk utdanning på samme nivå, kvalifikasjoner som utrykningsleder eller minst to års erfaring som forebyggende personell. Forebyggende personell skal ha gjennomført yrkesutdanning i forebyggende brannvern og ha enten utdanning som ingeniør fra ingeniørhøgskole, annen relevant høgskoleutdanning eller særskilt, brannteknisk utdanning på samme nivå, yrkesutdanning for brannkonstabel eller fagutdanning som feiersvenn. Videre skal forebyggende personell gjennomføre forebyggende kurs på Norges brannskole (NBSK) så fort som mulig, tilstrebe å gjennomføre oppfriskningskurs innen hvert 5. år, delta på fagrelaterte kurs (dagskurs/seminarer for oppdatering/videreutdanning) og gjennomføre instruktørkurs/kommunikasjonskurs ved NBSK. Leder feiere bør ha mesterbrev og forebyggende kurs ved NBSK. Feiere skal ha svennebrev i feiefag eller tilsvarende kvalifikasjoner. I tillegg skal dagskurs/seminarer i regi av Østfold feierforening gjennomføres minimum 2 ganger per år for oppfriskning/fornyelse av fag/utvikling. Oppfriskningskurs på NBSK og egne interne kurs skal også gjennomføres. østfold kommunerevisjon iks 8

Leder beredskap skal ha gjennomført beredskapsutdanning III og ha utdanning som ingeniør fra ingeniørhøgskole, annen relevant høgskoleutdanning, særskilt brannteknisk utdanning på samme nivå eller kvalifikasjoner som utrykningsleder. Leder beredskap må også være villig til å ta befalsutdanning trinn 3 og ha bred erfaring fra tidligere beredskapsarbeid i kasernert brannvesen. Brannkonstabler skal ha gjennomført yrkesutdanning for brannkonstabel. I tillegg skal vaktlaget ha gjennomgått toårig intern opplæring og brevkurs. Brannskolens grunnkurs for heltidspersonell eller tilsvarende skal gjennomføres innen to år. Beredskapskurs 1 skal gjennomføres senest 5 år etter grunnkurs. Formann, underbrannmester eller brannmester bør til enhver tid ha befalsutdanning trinn 2. Utrykningsleder skal ha beredskapsutdanning trinn 1 og 2. Videre skal utrykningsleder inneha befalsutdanning trinn 1 og 2 og minimum 10 års erfaring fra utrykningsavdeling i eget brannvesen 4. Kompetanseutvalget har følgende oppgaver: Sørge for at intensjonen med kompetanseplanen blir ivaretatt Utarbeide kurs og opplæringsplan for hele organisasjonen for påfølgende år Være oppdatert på aktuelle kurs/opplæringsformer Nyttiggjøre interne ressurser med hensyn på opplæring og videreformidling Holde kontakt med HR eller kompetansesenteret i kommunen Øvelser Det skal gjennomføres praktiske og teoretiske øvelser med slik hyppighet, omfang og innhold at personellets kompetanse blir vedlikeholdt og utviklet slik at den er tilstrekkelig til at brannvesenet kan løse de oppgaver det kan forventes å bli stilt overfor. 4.2 Fakta Brannsjef har det øverste faglige ansvaret for brannvesenet. Dette innebærer ansvar for at virksomheten til enhver tid har den kompetansen som arbeidsoppgavene krever. Økonomiske konsekvenser ved kompetanseheving Ved god planlegging vil man med 7. mann på hvert vaktlag kunne frigi en mann til kurs/kompetanseheving uten at dette vil utløse ekstra overtidskostnader. Kompetanseutvalg Kompetanseutvalget bør bestå av 6-7 personer, herunder: Brannsjef Avdelingsledere 1 representant fra hver avdeling 4 Ved vikar legges erfaring til grunn dersom vedkommende ikke har den formelle utdanningen. Det følger av kommunens brannordning at ledelse og mannskap er underlagt instrukser stillingsbeskrivelser som sikrer at brann- og feievesenets plikter etter brannlovgivningen blir ivaretatt på en betryggende måte. Det foreligger stillingsinstrukser for samtlige stillinger, men ifølge brannsjef er ikke instruksene for avdelingslederne oppdaterte. Instruksene for avdelingslederne og de ansatte i beredskapsavdelingen er fra 2008 og er således ikke oppdaterte i tråd med ny organisering i kommunen. Stillingsinstruksene til de ansatte i forebyggende avdeling er utarbeidet i 2010. De ansatte har fått sine østfold kommunerevisjon iks 9

stillingsinstrukser tilsendt, men disse bør ifølge brannsjef gjennomgås oftere. Samtlige lederes ansvars- og myndighetsområde følger også av dimensjoneringsforskriften. For brannsjef er det utarbeidet lederavtale som regulerer ansvars- og myndighetsforhold. Brannsjef ble ansatt i brann- og feievesenet i Sarpsborg i 1978 og har fungert som brannsjef siden august 2009. Enhetsleder viser til at kompetansekravene for brannsjef er ivaretatt. Brannsjef har blant annet gjennomført grunnkurs, forebyggende kurs, beredskapskurs 1,2 og 3, samt HMS-kurs og teamansvarligkurs. Kommunens kompetansekrav følger av dimensjoneringsforskriften, supplert med brannvesenets egen kompetanseplan. Planen ble utarbeidet i samarbeid med de ansatte i forbindelse med omorganiseringen i 2010 og beskriver brannvesenets dasituasjon hva gjelde kompetanse. Kompetansenivået var uthult og det forelå et stort behov for å systematisere og intensivere opplæringen for å komme opp på ønsket nivå, samt at det var nødvendig å avsette betydelige midler til opplæring de to neste årene. Brannsjef informerer om at denne beskrivelsen ikke lenger er gjeldende og viser til at brannvensenet har brukt i overkant av en halv million kroner årlig til kompetansehevende tiltak i perioden 2010-2012. 5 Tatt i betraktning at det har vært store utskiftninger i mannskapene og at dette vil fortsette i de nærmeste fem årene, mener brannsjef det er viktig at denne utviklingen fortsetter. Brannsjef viser blant annet til at det i løpet av fem år vil fratre 10 personer med alderspensjon av en styrke på totalt 28 mann. 5 2010: Kr 550382,-, 2011: Kr 529436,-, 2012: Kr 613247,-. I tillegg kommer utgifter til vikarer og eventuelle ekstravakter som er stipulert til 250 000.- årlig. Kravene i dimensjoneringsforskriften er ifølge brannsjef tilfredsstilt med unntak av en ansatt som mangler forebyggende kurs ved Norges brannskole. Kompetanseplanen legger opp til at de ansatte kan kurses høyere enn det nivået som kreves. Brannsjef ser for seg at også kravene i kompetanseplanen vil være tilfredsstilt innen 3-4 år, men legger til at det er kostbart for brannvesenets økonomi. Brannvesenets virksomhetsplaner for perioden 2011-2013 beskriver utfordringer knyttet til å få systematisert og dokumentert kompetanseheving i virksomheten. Brannsjef informerer om at dette skyldes at det ikke fantes noen dokumentasjon på de ansattes kompetanse da han tok over som brannsjef. Det arbeides med å fremskaffe dokumentasjon, men virksomheten er fortsatt ikke helt i mål. Ifølge virksomhetsplan skal det utarbeides kompetanseplaner for de ansatte. Planen skal skissere nåværende formelle og uformelle kompetanse og ønsket kompetanse på kort og lang sikt. Det skal utvikles nødvendige dokumentasjonsrutiner for kompetanse, øvelse og opplæring for alle ansatte. Det ble utarbeidet oversikt over ønsket kompetanse i forbindelse med prosjektene. Nåværende kompetanse skal i utgangspunktet fremkomme i den enkeltes personalmappe. Den enkelte ansattes kompetanse skal også være registrert i CV i Visma. Visma er kommunens overordnede system for blant annet registrering av de ansattes kompetanse. Systemet skal gi en oversikt over den kompetansen kommunen til enhver tid innehar og eventuelle kompetansebehov. Enhetsleder presiserer at det derfor er viktig at de ansatte registrerer sin CV i programmet. Ledelsen (med unntak av avdelingsleder beredskap) har tilgang til systemet. Alle ansatte har selv ansvar for å registrere og oppdatere sin kompetanse i systemet. Ledelsen har informert om dette gjentatte ganger, men er usikre på hvor østfold kommunerevisjon iks 10

mye informasjon de ansatte faktisk har registrert. Ledelsen opplever noe motvilje på området og tror dette kan skyldes at opplysningene i kommunens tidligere system ikke lot seg synkronisere med Visma, og at flere derfor måtte gjøre jobben to ganger. Revisjonen har fått tilgang til 44 av de ansattes registreringer i Visma. Systemet viste at 30 av 44 har registrert sin kompetanse, mens 14 ikke har lagt inn sin CV. Av de 30 registrerte CV ene var en helt tom. Flertallet var helt eller delvis fylt ut, hvorav registrering av kurs, utdanning og/eller arbeidserfaring manglet for flere. Flertallet av CV ene var oppdatert i 2012. Avdelingslederne opplever likevel å ha god oversikt over kurs og utdanning gjennomført ved Norges Brannskole. Brannsjef legger til rette for kompetanseheving ved å oppfordre alle de ansatte til å søke på Norges Brannskole når det lyses ut ledige kursplasser. Spørsmålet om hvor mange som kan delta handler i utgangspunktet ikke om økonomi, men om tilgjengelighet ved brannskolen, samt at det til enhver tid må finnes tilstrekkelig personell på vakt. Alle som melder sin interesse blir søkt inn etter prioritert liste. Dette innebærer som regel at 7-8 mann søkes inn, hvor ca. 3-4 får plass. Prioriteringen foretas av ledelsen ut i fra erfaring og tiltenkte arbeidsoppgaver. Forebyggende avdeling Forebyggende avdeling består av fem branninspektører og avdelingsleder. Avdelingsleder har vært ansatt i Sarpsborg brann- og feievesen i 7 år og har vært leder i 3 år. Avdelingsleder har også hatt tilsvarende stilling i annet brannvesen. Avdelingsleder har vært feierlærling i 3 år, har gjennomført beredskapskurs 1-3, IUA kurs i ledelse og kurs i håndtering av store hendelser. Avdelingsleder har også HMSkurs, instruktørkurs og deltar nå på kommunens teamansvarligkurs. Avdelingsleders ansvar er å drifte forebyggende avdeling og feietjenesten på en hensiktsmessig måte, herunder fagansvar og personal- og bemanningsplanlegging. Avdelingsleder skal videre påse at de ansatte har minimumskravene i forhold til dimensjoneringsforskriften og kompetanseplan. Faktaboks 4: Branninspektørenes oppgaver Branninspektørene har blant annet følgende oppgaver: Planlegge og utføre brannforebyggende arbeid, herunder tilsyn og utarbeidelse av innsatsplaner Gjennomføre brannforebyggende kurs, informasjon og motivasjonstiltak Holde seg oppdatert på fagfeltet Avdelingens ansatte har spesialisert seg på ulike områder, herunder fyrverkeri, 6. klasse-opplæring, byggesak, øvelser og aksjon boligbrann. Samtidig kan alle litt om alt. Alle som ønsker kan søkes inn på kurs/utdanning ved Norges brannskole. Avdelingsleder informerer om at de ansatte i forebyggende avdeling skal delta på forebyggende kurs ved Norges brannskole, men at dette mangler hos en av de ansatte. I tråd med kompetanseplanen er det også ønskelig at de ansatte har kurs i mediehåndtering og instruktørkurs. To av de ansatte mangler kurs i mediehåndtering, mens ingen av inspektørene har instruktørkurs. I tillegg til de nevnte kursene gjennomføres det ulike kurs i regi av Østfold brannbefalslag. Det gjennomføres to seminarer i året, samt at 2-3 ansatte også deltar på forebyggende forum hvert år 6. De ansatte har også anledning til å delta på 6 Både feietjenesten og forebyggende avdeling. østfold kommunerevisjon iks 11

kurs i kommunal regi, eksempelvis GATkurs 7 og IT-kurs. Fire av fem branninspektører har besvart spørreundersøkelsen 8. Tabellen nedenfor viser hvordan respondentene opplever sine utviklingsmuligheter, forventninger og kompetanse. Svarene gis på en skala fra 1 til 6, hvor 1 representerer kategorien «helt uenig» og 6 representerer kategorien «helt enig». Tabell 2: Kompetanse i forebyggende avdeling Jeg lærer og utvikler meg i jobben 4,25 Jeg vet hva som forventes av meg 4,5 Jeg har fått tilstrekkelig opplæring til å 4,7 utføre de oppgavene jeg kan bli stilt ovenfor 9 Tabellen viser at respondentene besvarer påstandene med et gjennomsnitt på mellom 4,25 og 4,7. Respondentene peker videre på følgende forbedringsområder: Flere kurs og seminarer Mer erfarings- og kompetanseutveksling mellom avdelingene Bedre utnyttelse av de ansatte Feietjenesten Feietjenesten består av 6 feiersvenner og to lærlinger. Tjenesten er ledet av avdelingsleder forebyggende. Faktaboks 5: Feiernes oppgaver Feierne har blant annet følgende oppgaver: Planlegge og utføre brannforebyggende arbeid, herunder feiing og tilsyn med fyringsanlegg og saksbehandling Gjennomføre brannforebyggende kurs, informasjon og motivasjonstiltak Holde seg oppdatert på fagfeltet 7 GAT er kommunens elektroniske system for bemanning og personalplanlegging. 8 En av disse ble ansatt i 2013, to i 2011 og en har vært ansatt i mer enn fem år. 9 Gjennomsnittet bygger på tre svar, da en av respondentene har besvart påstanden med «vet ikke». Feierne gjennomfører kurs i regi av Østfold feierforening. Feierne deltar også på Comtec kurs og hvert andre år på landsomfattende feierseminar. De ansatte har også anledning til å delta på kurs i kommunal regi, eksempelvis GAT-kurs og IT-kurs. Tre av åtte ansatte i feietjenesten har besvart spørreundersøkelsen. Tabellen nedenfor viser hvordan respondentene opplever sine utviklingsmuligheter, forventninger og kompetanse. Tabell 3: Kompetanse i feietjenesten Jeg lærer og utvikler meg i jobben 5 Jeg vet hva som forventes av meg 5,3 Jeg har fått tilstrekkelig opplæring til å 4,7 utføre de oppgavene jeg kan bli stilt ovenfor Tabellen viser at respondentene besvarer påstandene med et gjennomsnitt på mellom 4,7 og 5,3. Respondentene peker videre på følgende forbedringsområder: Oversikt over tilgjengelige kurs Prioritering av ansatte med lang ansiennitet Ansatte i feietjenesten kan også benyttes som vikarer i beredskapsavdelingen under forutsetning at det ikke går utover deres arbeidsoppgaver. Avdelingsleder opplever at dette er en måte å motivere de ansatte på. Det stilles like høye kompetansemessige krav til vikarer som til de øvrige ansatte i beredskapsavdelingen. Dette innebærer at feiere som skal arbeide som vikar også må gjennomføre beredskapskurs ved Norges brannskole. Samtlige av spørreundersøkelsens respondenter fra feietjenesten har arbeidet som vikar ved beredskapsavdelingen. Samtlige svarer at de har gjennomført yrkesutdanning for brannkonstabel, intern opplæring og brevkurs. østfold kommunerevisjon iks 12

Beredskapsavdelingen Beredskapsstyrken er delt inn i fire vaktlag. Hvert vaktlag består av syv personer 10, herunder følgende funksjoner: Brannmester Underbrannmester Brannformann 4 brannkonstabler/røykdykkere Leder for beredskapsavdelingen har vært ansatt i brannvesenet siden høsten 2009 og har vært ansatt som avdelingsleder i to år. Avdelingsleder er utdannet ingeniør, har tidligere ledererfaring, grunnkurs og beredskapskurs 3. Avdelingsleder har også gjennomført HMS-kurs, men har ikke deltatt på internt teamansvarlig kurs. Brannsjef legger til at intensjonen er at begge avdelingsledere skal ha gjennomført teamlederkurs. Avdelingsleder er faglig ansvarlig for beredskapsavdelingen. Dette innebærer blant annet personal- og bemanningsplanlegging, samt oversikt over avdelingens arbeidsoppgaver. Avdelingsleder informerer videre om at det legges stor vekt på fag og kompetanse i avdelingen. Samtlige ansatte i avdelingen har kompetanse i forhold til dimensjoneringsforskriften. Faktaboks 6: og brannkonstabels oppgaver Brannmester er ansvarlig for å lede vaktlaget under utrykning og innsats, samt planlegge, lede og koordinere vaktlagets gjøremål, herunder øvelser. Underbrannmester og har stedfortrederfunksjon og kan således ha funksjon som utrykningsleder. Brannkonstablene utfører innsats og redningsarbeid, samt drifts og beredskapsarbeid i henhold til virksomhetens oppdrag. Samtlige ansatte er ansvarlig for å holde seg oppdatert innen fagfeltet. 10 I henhold til kommunens dimensjonering er det i utgangspunktet tilstrekkelig med seks mann på hvert vaktlag. Kommunen har imidlertid valgt å ha syv mann på hvert vaktlag for å unngå bruk av vikarer til å dekke opp fravær. Brannsjef informerer om at 4-5 ansatte årlig har gjennomført beredskapskurs I og II avhengig av hvilken funksjonene de er tiltenkt i brannvesenet. Tre av fire brannmestre har besvart spørreundersøkelsen. Samtlige av disse respondentene opplyser at de har gjennomført grunnkurs, intern opplæring, brevkurs og beredskapskurs 1-2. To av respondentene opplyser at de også har gjennomført kurs/utdanning i ledelse. To av fire underbrannmestre har besvart spørreundersøkelsen. Begge respondentene opplyser om at de har gjennomført grunnkurs, brevkurs og beredskapsutdanning 1-2. En av respondentene har gjennomført intern opplæring. To av fire brannformenn har besvart spørreundersøkelsen. Begge respondentene opplyser om at de har gjennomført grunnkurs, brevkurs og beredskapsutdanning 1-2. En av respondentene har gjennomført intern opplæring. Ledelsen peker på et behov for økt lederkompetanse hos brannmesterne. De er i en utsatt posisjon og kommer ofte i utfordrende ledersituasjoner, ved at de er en del av vaktlaget samtidig som de har myndighet til å instruere vaktlaget. Enhetsleder legger til at kommunikasjon innad i vaktlaget er viktig, men også opptreden overfor lokalsamfunnet og media. Dette vil prioriteres fremover. Samtlige av de syv respondentene fra beredskapsavdelingen har fungert som utrykningsleder. Tabellen nedenfor viser hvordan disse respondentene opplever sine utviklingsmuligheter, forventninger og kompetanse. østfold kommunerevisjon iks 13

Tabell 4: Kompetanse hos utrykningslederne Jeg lærer og utvikler meg i jobben 5,3 Jeg vet hva som forventes av meg 5,6 Jeg har fått tilstrekkelig opplæring til å 5,4 utføre de oppgavene jeg kan bli stilt ovenfor Jeg har god nok kompetanse til å ta 5,6 avgjørelser som leder Tabellen viser at respondentene besvarer påstandene med et gjennomsnitt på mellom 5,3 og 5,6. Respondentene peker videre på følgende forbedringsområder: Flere eksterne kurs (ikke nødvendigvis i regi av brannskolen) Mulighet for å delta på kommunens interne lederutdanning 10 av 22 brannkonstabler 11 har besvart spørreundersøkelsen. Samtlige av disse respondentene opplyser om at de har gjennomført grunnkurs for brannkonstabel. 8 opplyser å ha gjennomført brevkurs og intern opplæring, mens 7 har gjennomført beredskapskurs 1. En av respondentene har beredskapskurs 2, mens to har kurs/utdanning i ledelse. Tabellen nedenfor viser hvordan disse respondentene opplever sine utviklingsmuligheter, forventninger og kompetanse. Tabell 5: Kompetanse hos brannkonstablene Jeg lærer og utvikler meg i jobben 4,4 Jeg vet hva som forventes av meg 4,7 Jeg har fått tilstrekkelig opplæring til å 5 utføre de oppgavene jeg kan bli stilt ovenfor Tabellen viser at respondentene besvarer påstandene med et gjennomsnitt på mellom 4,4 og 5. Respondentene peker videre på følgende forbedringsområder: Flere eksterne kurs 11 16 fast ansatte og 6 vikarer. De fleste som ansettes i beredskapsavdelingen nå er som regel godt kvalifisert før de ansettes. I disse tilfellene gjennomføres det intern opplæring, hvor daglige rutiner og arbeidsoppgaver gjennomgås på vaktlaget. Selv om opplæringsansvaret formelt ligger hos brannsjef, er det avdelingslederne som står for opplæringen i praksis. Tidligere (for ti år siden) kunne det ta 3-4 år før en nyansatt fikk gjennomført grunnkurs. Det er utarbeidet intern opplæringsbok, bygget på brannskolens grunnkurs, som ble benyttet i disse tilfellene. Denne er ifølge brannsjef utdatert. Utover kurs ved Norges brannskole består kompetansehevingen av interne kurs og lokale kurs arrangert i samarbeid med nabokommuner og andre samarbeidspartnere. Mannskapet må også kontinuerlig sette seg inn i og holde seg oppdatert på nytt utstyr. Øvelser Ledelsen informerer om at øvelser er spesielt viktig for kompetansen og for å gi de ansatte trygghet i den jobben som skal gjøres, spesielt i beredskapsavdelingen. Tabellen nedenfor viser de ansattes svar på påstand om øvelsers betydning for kompetansen i brannvesenet. Tabell 6: «Øvelser er viktige for kompetansen i brannvesenet» Brannmester, Underbrannmester og 6 formann 12 Brannkonstabel 5,8 Feiere som har arbeidet som vikar i 5,7 beredskapsavdelingen 12 Resultatet bygger på svar fra seks av respondentene, da en har besvart påstanden med vet ikke. østfold kommunerevisjon iks 14

Tabellen viser at respondentene besvarer påstandene med et gjennomsnitt på mellom 5,7 og 6, og at det er ansatte med funksjon som utrykningsleder som i størst grad er enig i påstanden. Avdelingsleder utarbeider årlige øvelsesplaner. Avdelingen har en målsetting om å gjennomføre 60 øvelser i året. Dette innebærer minst en øvelse i uka per ansatt. Det gjennomføres hovedsakelig øvelser fra mandag til torsdag, noe som dekker alle lagene 13. Det settes opp temaer for øvelsene, ofte går et tema over flere uker (først teori/ så praksis). Det hender imidlertid at øvelser må forskyves grunnet utrykninger. I de fleste tilfeller er det brannmester som leder interne øvelser, men det legges også opp til at enkelte av mannskapene gis i oppdrag å fordype seg i et emne for så å holde øvelser for de andre. Slik videreføres også kompetanse dersom ikke alle mannskapene i vaktlaget har mulighet til å delta på en ekstern øvelse. Det gjennomføres mange interne øvelser. I tillegg gjennomføres det lovpålagte øvelser ved IF`s sikkerhetssenter. Samtlige mannskaper i beredskapsavdelingen og 9 vikarer gjennomgår disse øvelsene årlig. Det gjennomføres tre store øvelser per, minimum 2 varmedykk og ett kjemikaliedykk. Avdelingsleder har fått tilbakemelding på at det er mye øvelser, men informerer om at ambisiøs planlegging på dette området er et bevisst valg fra ledelsens side. Tabellen nedenfor viser respondentene i spørreundersøkelsens tilbakemelding på påstand om øvelsens relevans. 13 Fredag er det bilvask og lørdag er det utstyrskontroll. Tabell 7: «Det gjennomføres relevante øvelser» Brannmester, Underbrannmester og 5,6 formann Brannkonstabel 4,8 Feiere som har arbeidet som vikar i 4,7 beredskapsavdelingen Tabellen viser at respondentene besvarer påstandene med et gjennomsnitt på mellom 4,7 og 5,6, og at det er ansatte med funksjon som utrykningsleder som i størst grad er enige i at øvelsene som gjennomføres er relevante. Ledelsen opplyser om at det finnes lite dokumentasjon på gjennomførte øvelser før i 2010. Revisjonen har fått forelagt øvelsesplaner for perioden 2010-2013. Planene inneholder øvelser, kurs og befaringer. Brannmester dokumenterer deltakelse på øvelser i protokoll. I tillegg er det egen dokumentasjon for hver øvelse. I øvelsesplan for 2012 er det satt opp øvelser i mellom 10 og 29 av ukene for de ulike vaktlagene. I øvelsesplan for 2013 er det satt opp øvelser i 40 av ukene for samtlige lag, også for vikarer. Kompetanseutvalget Utvalget er ikke i funksjon i forhold til det som står beskrevet i kompetanseplanen. Brannsjef informerer imidlertid om at intensjonen med kompetanseutvalget ivaretas i det daglige gjennom møter i de enkelte avdelingene. Dette innebærer at de ansatte er hovedaktører i arbeidet med kompetanseheving. Brannsjef anser det derfor ikke som nødvendig å ha et eget utvalg. Brannsjef informeres av kompetansesenteret i kommunen gjennom at kurs legges ut på kommunens nettsider. Ellers hender det at brannvesenet blir kontaktet direkte dersom det er kurs eller opplæring som er relevant. østfold kommunerevisjon iks 15

Økonomiske konsekvenser I flere tilfeller må det kalles inn vikar på grunn av kompetanseheving, da en ekstra på vaktlaget generelt ikke er nok til å dekke opp både sykefravær, utdanning/kurs og ferie eller annet fravær. Enhetsleder legger imidlertid til at brannvesenet sparer mer penger nå, ved å ha syv mann kontra seks mann per vaktlag som de hadde tidligere. Avdelingsleder opplyser videre om at ved deltakelse på blant annet lovpålagte øvelser hvor hele vaktlaget må delta, må det kalles inn et helt vaktlag. Samlet sett innebærer dette at kompetanseheving ofte har økonomiske konsekvenser. Kommunen er imidlertid i gang med utredning av nytt øvelsesfelt med forslag om å legge øvelsene nærmere. Dette vil redusere noen av kostnadene. 4.3 Vurderinger Det stilles en rekke krav til brann og feievesenets kompetanse. Kravene følger av dimensjoneringsforskriften. I tillegg har kommunen, som eget tiltak, utarbeidet en kompetanseplan hvor det stilles ytterligere krav til kompetanse. Det er revisjonens oppfatning at brann- og feievesenet i Sarpsborg har et stort fokus på kompetanse. For beredskapsavdelingen nevnes særlig fokus på øvelser, opplæring og videreføring av kompetanse. Flertallet av de ansatte opplever i stor grad læring og utvikling i sine stillinger, de vet hvilke forventninger som stilles og de har fått tilfredsstillende opplæring sett i forhold til de oppgavene de kan bli stilt ovenfor. Revisjonen finner at kravene i dimensjoneringsforskriften i stor grad er oppfylt, både på ledernivå og hos de ansatte i de ulike avdelingene. En av de ansatte i forebyggende avdeling mangler imidlertid et lovpålagt kurs. Hva gjelder kommunens kompetanseplan er denne på flere områder oppfylt, men også her finner revisjonen enkelte mangler, spesielt i forebyggende avdeling. Her mangler flere av de ansatte instruktørkurs. Flertallet av de ansatte i avdelingen er imidlertid ansatt etter 2011, noe som kan forklare dette. I beredskapsavdelingen mangler avdelingsleder kommunens interne teamlederkurs. For øvrig fremstår det som at behovet og ønsket om kompetanseheving er større enn hva dagens kurstilbud kan tilfredsstille. Det pekes blant annet på ønske om flere eksterne kurs, en oversikt over tilgjengelige kurs utover brannskolen, samt et ønske om at ansatte med lang ansiennitet prioriteres. Videre at det ligger et forbedringspotensiale i utnyttelse av de ansattes ressurser mer effektivt og i større grad dele kompetanse mellom avdelingene. I henhold til kompetanseplan skal det forøvrig være etablert et kompetanseutvalg som skal ivareta planens intensjon, herunder også utarbeide årlig kurs og opplæringsplan, holde seg oppdatert på aktuelle kurs og opplæringsformer, også gjennom kontakt med HR og kompetansesenteret i kommunen. Dette fora er ikke opprettholdt, men intensjonen bak kompetanseplanen ivaretas i det daglige. Det foreligger likevel ingen konkret opplæringsplan og kompetanseplanen er utdatert. Revisjonen mener det kan være en sammenheng med mangler her og de påpekte forbedringsområdene ovenfor. Det fremstår som om ledelsen har god oversikt over den kompetanse de ansatte har og eventuelt mangler, men revisjonen finner enkelte svakheter hva gjelder dokumentasjon. Blant annet mangler det CV i kommunens kompetansesystem for flere av de ansatte. Det foreligger heller ingen samlet oversikt over brann- og feievesenets kompetanse. Etter revisjonens vurdering er det, på et område som er østfold kommunerevisjon iks 16

strengt lovregulert, spesielt viktig at kommunen kan dokumentere sin kompetanse. Revisjonen finner det positivt at et systematisk arbeid med planlegging og føring av protokoll for øvelser er iverksatt, men at det fortsatt gjenstår en del arbeid før kommunen har tilfredsstillende oversikt over brann- og feievesenets kompetanse. østfold kommunerevisjon iks 17

5 INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON Er tiltakene for å sikre informasjon og kommunikasjon iverksatt? 5.1 Revisjonskriterier Arbeidsmiljølovens formål er blant annet å: «sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger ( )sikre trygge ansettelsesforhold og likebehandling i arbeidslivet ( )bidra til et inkluderende arbeidsliv». En av Sarpsborg kommunes overordnede visjoner og verdier som arbeidsplass er at det skal legges til rette for samarbeid og medvirkning, samt at den enkelte skal bli sett og hørt. I kommunens lederavtaler fremkommer det at brannsjef skal engasjere og motivere sine medarbeidere. Videre vektlegges viktigheten av en felles forståelse og klare mål i arbeidet. Brannsjef skal skape positiv kommunikasjon og etablere grunnregler og adferdsnormer ved arbeidsplassen. Alle disse faktorene er viktige for å skape og opprettholde ett godt arbeidsmiljø. Basert på brann- og feievesenets egne mål kan følgende oppsummeres for tiltak vedrørende informasjon og kommunikasjon på arbeidsplassen: Møter/kommunikasjon Det skal utarbeides dagsplan for beredskapsavdelingen. Dagsplanen skal gjennomgås før arbeidet starter ved hver vakt. Det bør gjennomføres to allmøter årlig. Det skal avholdes informasjonsmøter i alle avdelinger minimum en gang i måneden. Avdelingsleder bør være tilstede. Viktige uttalelser ved virksomheten bør dokumenteres. Møtereferater og inngåtte avtaler bør være lett tilgjengelig for de ansatte. Virksomhetens medarbeidere skal ikke motta motstridende ordre fra avdelingsledere. Økonomi Medarbeiderne skal holdes informert om den økonomiske situasjonen i virksomheten. Avdelingsledere/ teamansvarlig og medarbeidernes representanter skal ha innsynsrett i budsjett og økonomistyring Ledelse Leder ved beredskap skal være på arbeidsplassen ved vaktskifte, slik at viktige detaljer og beskjeder blir ivaretatt for en best mulig drift. Stedfortredende brannsjef (overbefalsvakt) skal være på jobb. I tillegg skal minst en leder være tilstede på hverdager slik at medarbeiderne har en representant fra ledelsen å kontakte ved behov. Medvirkning Medarbeiderne skal ha mulighet til å komme med forslag og medvirke i prosesser på arbeidsplassen. Det bør opprettes prosjektgrupper når vesentlige investeringer og organisasjonsendringer skal gjennomføres. Det bør dannes årlige prosjektgrupper hvor deltakere fra østfold kommunerevisjon iks 18

alle avdelinger kan komme med innspill til påfølgende budsjettår. Belønning/annerkjennelse Belønninger og kompensasjoner i virksomheten bør oppleves som rettferdige blant de ansatte. Virksomheten bør ha en kultur for anerkjennelse av sine medarbeidere. 5.2 Fakta Møter/kommunikasjon I prosjektplanen til delprosjekt «kommunikasjon», som virksomheten gjennomførte i 2009, foreslås det retningslinjer for ønsket kommunikasjon i Sarpsborg brann- og feievesen. Her gis det også innspill og føringer til rutiner for møtevirksomhet, tilstedeværelse og tidsbruk ved virksomheten. Brannsjef informerer om at det gjennomføres to allmøter i året hvor alle ansatte i virksomheten, ofte også vikarer, deltar. På allmøtene informeres det blant annet om HKI-undersøkelsen 14, økonomi og arbeidsmiljø. Møtet legges til rette slik at de ansatte har mulighet til å komme med innspill. Videre avholdes det ledermøter en gang i måneden. Her deltar brannsjef og avdelingslederne ved beredskap og forebyggende. Ved beredskapsavdelingen avholdes det brannmestermøter en gang hver 5 uke. Her deltar avdelingsleder beredskap og brannmester ved hvert vaktlag, annenhver gang deltar også underbrannmester. Brannmestermøtene avholdes etter ledermøtene, og benyttes blant annet til å videreføre informasjonen herifra, samt at brannmesterne har mulighet til å komme 14 HKI er forkortelse for HumanKapitalIndeksen, en indeks som måler medarbeiderengasjement. med informasjon og innspill til ledelsen. Brannmesterne er igjen ansvarlig for å videreformidle informasjon til sine vaktlag etter avholdt mestermøte, samt å ta med innspill fra vaktlaget inn i neste mestermøte. Brannsjef legger til at brannmestrene har en sentral rolle i virksomhetens informasjonsflyt, og at det er avgjørende at all relevant informasjon blir videreformidlet til hvert vaktlag, samt tilbake til ledelsen, av brannmesterne. Avdelingsleder beredskap informerer om at beredskapsavdelingen benytter dagsplaner for å planlegge arbeidshverdagen. Planen inneholder all informasjon vedrørende arbeidsdagens gjøremål og eventuelle øvelser som skal gjennomføres. Brannmester er ansvarlig for å gjennomgå planen med sitt vaktlag. Beskrivelse av selve øvelsen gjøres tilgjengelig for alle uken før den skal gjennomføres. Avdelingsleder ved forebyggende avdeling avholder månedlige møter med feierne. Møtene benyttes til å videreformidle informasjon fra ledermøtene, samt at feierne kan komme med innspill. Det gjennomføres også fredagsmøter med forebyggende avdeling (inkludert feierne) for å planlegge neste ukes oppdrag. Avdelingsleder ved forebyggende avdeling skal også i utgangspunktet avholde månedlige møter med avdelingens branninspektører. Grunnet fravær hos branninspektørene har dette imidlertid ikke vært gjennomførbart i 2013. Det er gjennomført tre møter i løpet av de siste fem månedene. Møtene har tilsvarende agenda som ovenfor nevnte møter. Avdelingsleder ved forebyggende avdeling deltar også i HMS-møter. 24 av 46 ansatte har besvart spørreundersøkelsen. Svarene gis på en skala fra 1 til 6, hvor 1 representerer kategorien «helt uenig» og 6 representerer østfold kommunerevisjon iks 19

kategorien «helt enig». Tabellen nedenfor viser svarsnittet for påstanden, «jeg opplever informasjonsflyten i virksomheten som god», fordelt på stillingstype og avdeling. Tabell 8: Jeg opplever informasjonsflyten i virksomheten som god. 5,0 Brannkonstabel 3,9 Feier 1,7 Forebyggende 3,5 Det følger av tabellen ovenfor at kvaliteten på informasjonsflyten i virksomheten varierer både mellom stillingstyper og mellom avdelingene. Brannsjef informerer om at ansatte med funksjon som overordnet vakt 15 avholder møter etter behov, ca. 3-4 ganger årlig. Ved dette møtepunktet diskuteres utfordringer ved virksomheten, eksempelvis knyttet til innkalling. Ved større hendelser gjennomføres det evalueringsmøter med de ansatte som har vært involvert i hendelsen. Det skrives referat fra samtlige av de nevnte møtepunktene. Dette sikrer at viktige uttalelser ved virksomheten blir dokumentert. Referatene sendes ut til samtlige ansatte per mail, er tilgjengelige på kommunens intranett, samt at utskrift av referat henges opp på stasjonens oppslagstavler. Inngåtte avtaler er også tilgjengelig for de ansatte på kommunens intranett. Tabellen nedenfor viser svarsnittet for påstanden, «møtereferat er lett tilgjengelig», fordelt på stillingstype og avdeling. 15 Overordnet vakt består av brannsjef, avdelingsleder beredskap, avdelingsleder forebyggende, samt en ansatt i forebyggende avdeling. Tabell 9: Møtereferat er lett tilgjengelig. 6,0 Brannkonstabel 5,3 Feier 5,7 Forebyggende 5,0 Som det fremgår av tabellen opplever ansatte i alle avdelinger at virksomhetens møtereferater er tilgjengelige. Respondentene besvarer påstandene med et gjennomsnitt på mellom 5,0 og 6,0. Brannsjef er også deltagende på ledermøter med kommunens ledelse to ganger i måneden. Enhetsleder ved kommunalteknikk, samt de andre teamlederne i enheten og tillitsvalgte deltar på møtene. Her diskuteres blant annet enhetens økonomi. Enhetsleder kommunalteknikk deltar også på brannvesenets interne ledermøter, samt brannvesenets allmøter, ved anledning. I prosjektplanen til delprosjekt «kommunikasjon» fremheves det at virksomhetens medarbeidere ikke skal motta motstridende ordre fra avdelingsledere. Ingen av virksomhetens ledere opplever på revisjonens tidspunkt at dette er tilfelle, men at det kan ha vært en utfordring ved den forrige organiseringen. Tabellen under viser svarsnittet for påstanden, «ordre fra ledelsen er klare og tydelige», fordelt på stillingstype og avdeling. Tabell 10: Ordre fra ledelsen er klare og tydelige. 4,9 Brannkonstabel 3,8 Feier 4,3 Forebyggende 4,0 Opplevelsen av å motta klare og tydelige ordre fra ledelsen varierer innad i beredskapsavdelingen basert på stillingstype. Respondentene besvarer østfold kommunerevisjon iks 20