Kvalitetsutvikling; politikk, prosedyre og plan.

Kvalitetsutvikling; politikk, prosedyre og plan. 1. Kvalitetspolitikk Bedriftens visjon er: «Høy kvalitet gjør KanJa til et naturlig valg». Videre står det beskrevet i bedriftens politikk, mål og verdidokument under avsnittet om visjon: Bedriftens hovedfokus er å utvikle mennesker og å fremme sosial rettferdighet. Vi tilstreber at dette arbeidet skal være av så høy kvalitet at brukere, samarbeidspartnere og oppdragsgivere velger KanJa fordi det er høy kvalitet på dette området. Produksjon av varer og tjenester er en viktig del av attføringsarbeidet. Vi ønsker at våre kunder på dette området skal velge KanJa på grunn av høy kvalitet og god service. Bedriften har en rekke dokumenter som sammen utgjør bedriftens system for kontinuerlig kvalitetsforbedring på organisasjonsnivå. Strategiplanen, kompetanseplan og handlings-/tiltaksplan er eksempler på dette. Disse planene utarbeides i en årlig prosess som innebærer kartlegging og planlegging, utvikling og iverksetting, evaluere og kontrollere og korrigere og revidere. Denne prosessen blir nærmere beskrevet i dette dokumentet Noen dokumenter er overordnede planer som omfatter hele bedriften, mens andre omfatter deler av bedriften eller særskilte områder/temaer/enkeltpersoner. I dette dokumentet blir ikke dokumenter som angår enkeltdeltaker/enkeltbrukere omtalt. Kvalitetsutviklingstiltak for disse beskrives spesielt i kravspesifikasjonen og i de individuelle planene på TAS. Bedriften er Equassertifisert. Dette er et kvalitetssystem som er styrende for kvalitetsutviklingsarbeidet i bedriften. Denne prosedyren for kvalitetsforbedring skriftliggjør og sammenfatter det arbeidet som gjøres i bedriften i dag når det gjelder systematisk kvalitetsutviklingsarbeid. Bedriften ble sertifisert som Miljøfyrtårn i februar 2013. Dette stiller generelle kvalitetskrav til viktige overordnede områder som systemer, arbeidsmiljø, innkjøp/materialforbruk, avfallshåndtering og utslipp og spesifikke krav til de ulike produksjonsområdene ved bedriften. Bedriften er også medlem av Norske Vaskeriers kvalitetstilsyn. Dette stiller konkrete krav til systematiske kontroller og oppfølging når det gjelder utslipp og vaskekvalitet. Kvalitetsutvikling i bedriften skjer i hovedsak innenfor 2 hoved spor : Kompetanse Planlegging, gjennomføring og evaluering av konkrete utviklings- og forbedringsprosjekter. Revidert: des.11, jun12., okt.12, nov.14 1

Kvalitetsutvikling; politikk, prosedyre og plan. 2. Målsetting Målsettingen med kvalitetsforbedringsarbeidet er å oppfylle bedriftens visjon, formål og verdier, tilfredsstille interessepartenes forventninger og krav til bedriften og å være en trygg, utviklende og god arbeidsplass for ansatte og deltakere. Dette krever et systematisk og kontinuerlig utviklingsarbeid i bedriften. 3. Møter Bedriften har en rekke faste møter som benyttes i arbeidet med kvalitetsutvikling i bedriften. Overordnet hensikt med møtene er å sikre god informasjonsflyt til ansatte og brukere og at ansatte og brukere får gi sitt syn til kjenne, slik at de har muligheter for å påvirke før vedtak fattes, delta i utarbeidelse og evaluering. (jfr. PUKK/PUFF modellen som er beskrevet nedenfor) Oversikt over de faste møtene ved bedriften finnes som en del av «årshjulet». 4. Kompetanseutvikling: Høg, relevant kompetanse er nødvendig for å møte kravene og forventningene fra brukere/deltakere, kunder og oppdragsgivere. Et av de viktigste kriteriene når bedriften skal delta i konkurranser om tiltak er at vi kan dokumentere god kompetanse innenfor de områdene vi konkurrerer på. Kompetansebehov er også noe som stadig endrer seg, det er derfor viktig at bedriftens kompetanse bygges opp med tanke på dagens og morgendagens krav og forventninger. Bedriftens styre har ved flere anledninger gitt tydelig uttrykk for at kompetanseutvikling skal prioriteres, at forholda skal legges til rette for dette både praktisk og økonomisk. Grunnlaget for vurdering av kompetansetiltak ligger i en analyse og vurdering av de ansattes kompetanse, ønsker og behov for kompetanseutvikling i den enkelte avdeling og bedriften som helhet; både når det gjelder nåværende og framtidige behov. Denne vurderingen gjøres av daglig leder, enhetslederne, i strategiplangruppa og i samlet i ledergruppa før forslag til kompetanseutviklingsplane presenteres for styret Kompetansebehov framkommer som nevnt tidligere etter en systematisk vurdering av behov for kompetanse på den enkelte avdeling i forhold til de oppgaver som skal løses og en vurdering av den kompetansen den enkelte ansatte har. I første rekke gjelder en slik vurdering de oppgaver som omhandler den enkelte brukernes livskvalitet og attføringsmessige utvikling. Kompetanseutvikling i forhold til de ulike produksjonsområdene og utvikling av de ulike produktene blir også vurdert. Kompetanseoppbygging er svært viktig for å forbedre våre tilbud til de vi skal gi tjenester og for å vise våre oppdragsgivere og andre Revidert: des.11, jun12., okt.12, nov.14 2

Kvalitetsutvikling; politikk, prosedyre og plan. interesseparter at kompetanseoppbygging er en viktig del av kvalitetsutviklingen. Denne prosedyren/planen gjelder bedriftens ordinært ansatte. Kompetanseutvikling for brukere og deltakere beskrives i kravspesifikasjon og de individuelle planene som blir utarbeidet for den enkelte. Kompetanseutvikling skjer i hovedsak gjennom to kanaler: Rekruttering og interne/eksterne kurs og opplæringstiltak Rekruttering Rekrutteringsprosess, -prosedyre og -kriterier Ved ledighet i stilling benyttes følgende fremgangsmåte og kriterier: a) Skal stillingen besettes? b) Hvis ja: Hva slags kompetansekrav skal stilles til den som skal ansettes, utdanning, erfaring, egnethet. Her vurderes i første rekke kompetansebehovet i den aktuelle avdelingen. Behovet for denne kompetansen i andre deler av virksomheten blir også vurdert. c) Har vi ansatte i organisasjonen som har den kompetansen som etterspørres og som er interessert i stillingen? Dersom vi har ansatte som fyller krava vil intern rekruttering bli benyttet dersom vedkommende som er aktuell ønsker det. d) Hvis nei. Stillingen lyses ut. Kompetansekravet blir kommunisert i utlysningsteksten og under intervjuet med de mest aktuelle kandidatene. e) Tilsettingsprosedyren - Stillingen lyses ut etter at behov for og krav til stillingen er drøftet internt. I utlysningsteksten skal en gjøre søkere oppmerksomme på at det vil bli krevd politiattest ved ansettelse. - Søkerliste settes opp og søkere får brev om at søknaden er mottatt - Daglig leder, avdelingsleder og representant for ansatte går gjennom søkerliste og prioriterer søkere som skal innkalles til intervju. - Aktuelle søkere innkalles til intervju. - Gjennomføring av intervju. Det lages en intervjuplan som sikrere at alle kandidatene får tilnærmet lik behandling i intervjusituasjonen. Daglig leder, enhetsleder og representant fra ansatte er intervju- og tilsettingsutvalg. Intervju ledes av daglig leder. Revidert: des.11, jun12., okt.12, nov.14 3

Kvalitetsutvikling; politikk, prosedyre og plan. Under intervjuet skal det informeres om kravet til politiattest og hvorfor det kreves. - Sjekking av referanser det er også utarbeidet egen sjekkliste for referanseinnhenting - Tilsettingsmøte (intervjugruppa). Daglig leder fatter vedtak om tilsetting etter drøftingen i tilsettingsmøtet. - Brev til den som får tilbud omstillingen m. arbeidsavtale til underskrift og med krav om innlevering av politiattest som ikke er mer enn 3 mndr. gammel. Tilsettingen gis under forutsetning av at gyldig politiattest innleveres og at den ikke inneholder forhold som er uforenlige med tilsetting - Dersom vedkommende som prioriteres som nr.1 takker nei til stillingen går tilbudet til nr.2, etc f) Tilsettingskriterier I tilsettingen legges kravene i utlysningsteksten og stillingens stillingsbeskrivelse til grunn. I prioritert rekkefølge legges følgende kriterier til grunn ved vurdering av søkerne: - Ingen søker skal diskrimineres på grunnlag av alder, funksjonshemming, kjønn, rase, religion eller seksuell legning. - Utvelgelse til intervju: I første rekke vurderes dokumentert relevant utdanning, relevant arbeidserfaring. - Etter intervju: utdanning, arbeidserfaring, personlig egnethet, inntrykk etter intervju. Til grunn for daglig leders avgjørelse ligger en drøfting i tilsettingsgruppa der også referanser og et totalinntrykk av søkerne tas med i vurderingen. g) Bedriften har utarbeidet introduksjonsrutiner som ivaretar det å skaffe seg nødvendig kunnskap om bedrift, arbeid og brukere i en hensiktsmessig rekkefølge og progresjon. Intern og ekstern skolering/opplæring. Det er denne kompetanseutviklingsmetoden som behandles i kompetanseutviklingsplanen. Behovet for kompetanseutvikling i bedriften blir systematisk behandlet på denne måten: - medarbeidersamtaler. Leder har medarbeidersamtaler med sine nærmeste medarbeidere en gang i året. Behovet for kompetanseutviklingstiltak er en viktig del av denne samtalen - Temaet kompetanseutviklingsplan/utviklingstiltak blir deretter behandlet i fellesmøter for alle ordinært ansatte i bedriften. - Deretter behandles saken videre i enhetsmøtene. Enhetene legger fram sine forslag/behov for kompetanseutviklingstiltak. - Disse blir så behandlet i Strategiplangruppe og i bedriftens ledergruppe der det foretas en analyse av bedriftens kompetanse, ansattes ønsker/behov og bedriftens behov på kort og lang sikt - Kompetanseutviklingsplan utarbeides av utviklingsleder og legges fram for styret ved årsskiftet Revidert: des.11, jun12., okt.12, nov.14 4

Kvalitetsutvikling; politikk, prosedyre og plan. - Tiltak i kompetanseplanen innarbeides i bedriftens budsjett for kommende år. - Ledergruppa vurderer i løpet av juni behovet for endringer/justeringer av kompetanseplanen. Rapportering: Dokumentasjon (vitnemål, kursbevis, Kursprogram m. deltakerliste, eller annet) på gjennomført opplæring leveres til enhetsleder etter gjennomført opplæring. Enhetsleder samler denne dokumentasjonen i forbindelse med årsrapporten og leverer den til daglig leder. Daglig leder legger dokumentasjonen i den enkeltes personalmappe. Den enkelte deltaker i opplæringstiltak må være forberedt på å viderebringe informasjon til kolleger. I årsmeldingene fra enhetene som behandles i styremøtet i mars rapporteres opplæringsaktiviteten i bedriften. 5. Generell prosedyre for forbedringsprosjekter: Generelt følger forbedringsarbeidet PUKK(PUFF) modellen: 1. P: Planlegge Hva er problemet/hva skal forbedres/mål Som grunnlag for arbeidet ligger bl.a. systematiske og usystematiske evalueringer (skriftelige o i samtaler), tilbakemeldinger fra samarbeids/interessepartnere, innspill i ulike interne møter, vurdering av resultater, endringer i brukergruppe, endringer i eksterne krav og rammebetingelser, medarbeiderundersøkelser, klager, etc. etc. Når det gjelder målformulering er det viktig å tilstrebe at de er SMART(E), det vil si at de skal være:: i. Spesifikke - dvs. så konkrete at en vet hva som skal gjøres og at det kan utarbeides indikatorer for måloppnåelse ii. Målbare at det skal være mulig å måle resultater. iii. Avtalte at det er enighet om mål og at de forstås likt iv. Realistiske måla er mulige å nå innefor de mulige rammene v. Tidsavgrensa når skal mål være nådd vi. Evaluerbare at de er så konkrete og utformet på en slik måte at de at en kan vurdere om tiltak virker etter hensikten og ommulig å gi svar på hvorfor tiltakene virker - eller ikke virker godt nok 2. U: Utføre Hva skal gjøres for å løse problemet? Hvordan går vi fram? Hvem skal gjøre det? Revidert: des.11, jun12., okt.12, nov.14 5

Kvalitetsutvikling; politikk, prosedyre og plan. Når skal det gjøres? 3. K: Kontrollere (Finne resultater) Hvordan går det?. Måle resultater og evaluere 4. K: Korrigere (Forbedre) Hvis full måloppnåelse avsluttes tiltaket Hvis mål ikke er nådd eller det skal utvides, settes det inn korrigerende tiltak PUKK prosessen starter på nytt 6. Konkrete prosedyrer, planer og prosesser PROSEDYRE, PLAN Nedenfor viser en oversikt over de viktigste prosedyrene, planene og dokumentene i kvalitetsutviklingsarbeidet, når de skal utarbeides/revideres, hvordan det skal gjøres og hvem som er ansvarlig. Revisjon: Denne prosedyren/planen evalueres minst hvert annet år av ledermøtet EQUASS Ny sertifisering innen 8. april 2015 PLANER Gjennomgang av alle prinsipper, dimensjoner, kriterier og krav fra Equass som gjelder. - evt. nye krav må vurderes i forhold til KanJa og innarbeides - all revisjon av dokumenter m.v. jfr. Revisjonsoversikten gjøres også ut fra Equass krav. - ny dokumentasjon innarbeides i systemet. Godkjenning sertifisering gjelder i 2 år Strategiplangruppe (STP gruppe) (daglig leder, avdelings- /enhetslederne og verneombud) har ansvar for gjennomføringen Strategisk plan Styrebehandles i des. hvert Oppstart aug/sept Strategisk plan har et 3 års Revidert: des.11, jun12., okt.12, nov.14 6

PROSEDYRE, PLAN Handlingsplan Kompetanseutviklingsplan Kvalitetsutvikling; politikk, prosedyre og plan. år Styrebehandles etter at strategiplan er vedtatt. Behandles i årets første styremøte Styrebehandles etter at strategiplan er vedtatt. Behandles årets første styremøte - plan gjennomgås av STP gruppe - oppdateringer korrigeres av gruppa - avdelingsmøtene gis oppdrag i forhold til nye innspill - nye innspill gjennomgås av STP gruppa - Utkast til plan behandles i ledergruppe og fellesmøte - Sluttbehandles i styret Følger samme prosedyre som STP plan. Evalueres og revideres i juni/august av ledermøtet. Følger samme prosedyre som STP plan. Det skal legges spesielt vekt på ønsker og lignende som har kommet fram under medarbeidersamtalene. Evalueres og revideres i juni/august av ledermøtet. perspektiv. Revisjonsarbeidet ledes av strategiplangruppa(stp gruppa). Består av daglig leder, enhetsledere og verneombud.. Har et års perspektiv (12 mndr) Arbeidet ledes av STP gruppa Tiltak etter arbeidsplassgjennomgang, medarbeiderundersøkelser og erfaringer etter medarbeidersamtalene skal innarbeides i handlingsplanen. Ledergruppa Har et års perspektiv Arbeidet ledes av ledergruppa Tiltak etter arbeidsmiljøgjennomgang og erfaringer etter medarbeidersamtalene skal innarbeides i handlingsplanen. Revidert: des.11, jun12., okt.12, nov.14 7

PROSEDYRE, PLAN Kvalitetsutvikling; politikk, prosedyre og plan. Årsplan/årshjul Desember Utarbeides av daglig leder etter innspill fra avdelingene. Behandles i ledergruppa. Legges fram for styret på første møtet nytt år gjennomgås i fellesmøte i januar Revideres av ledermøtet i juni/august Kravspesifikasjon m. skjematikk Nøkkelprosesser og Sammenheng i leveranse av tjenester Internt i februar Sammen med NAV i mars Som en del av gjennomgangen av strategisk plan, som et eget pkt. i planen Består av: a) ferie, fri, møter, kurs, m.v. b) møteplan c) Saksbehandling og planarbeid d) økonomiarbeid Behandles av leder og ansatte i de ulike tiltak vi driver for NAV (APS, AB og VTA) Forslag til endringer tas opp i samarbeidsmøtet med NAV og godkjennes der I møter i enhetene Organisasjonsplan Oppdateres kontinuerlig Behov for endringer vurderes av ledergruppa Styrebehandling ved endringer som følger av organisasjonsforandringer Stillingsbeskrivelser Evt. revisjon i desember hvert annet år eller i Drøftes i enhetsmøtene og i ledermøte Redaksjonelle endringer tas administrativt. Ledergruppa v. utviklingsleder Hensikt er å ha en samlet oversikt som sikrere at frister holdes, at tjenester og planarbeid koordineres og skjer i rett rekkefølge, at brukerog ansattemedvirkning sikres, at ting blir forutsigbart, og at arbeidsbelastning fordeles seg jevnt. Daglig leder Oppdateringer skjer fortløpende etter avtale med NAV (se også samarbeidsavtale med NAV) Utviklingsleder Enhetslederne Daglig leder Ved større endringer skal dette behandles i fellesmøtet før det Revidert: des.11, jun12., okt.12, nov.14 8

PROSEDYRE, PLAN AVTALER Godkjenning NAV Kvalitetsutvikling; politikk, prosedyre og plan. forbindelse med organisasjonsendringer Ny godkjenning hvert 6 år Skal gjennomføres i 2015 Evalueres etter 3 år Sist evaluert vår 2012 Andre endringer godkjennes av styret Godkjenningskrav og prosedyre gis av NAV. Initiativ tas av NAV. Intern prosess utarbeides deretter. Det skal gjennomføres en evaluering av godkjenningen midt i perioden legges fram for styret. Enhetsledere og daglig leder Siste godkjenning gitt juli 2009 Varighet 6 år Godkjenningen er evaluert i møte med NAV våren 2012 NAV/dagligleder Samarbeidsavtale NAV (Ny godkjenning 2015 utsettes pga omlegging i tiltaksmenyen og anskaffelsesprosedyrer) Hvert år i løpet av mars/april Endringer i avtalen gjøres på bakgrunn av møte mellom bedrift og NAV. NAV har ansvar for innkalling og saksliste til dette møtet. For møtet med NAV skal ledergruppa vurdere behov for endringer i forbindelse med inngåelse av ny avtale Avtalen gjelder for ett år om gangen Nåværende avtale gjelder til april 2015. Ved endringer i perioden skal det utarbeides ny avtale dersom det gjøres vesentlige endringer som påvirker avtalens gyldighet. (Se også revisjon av kravspesifikasjon) NAV /daglig leder Avtale TAS Ny avtale fra januar 2015 Evalueres/Revideres i desember hvert år Evalueres/Revideres av driftsstyret for TAS Ny avtale utarbeides fra januar 2015 (etter avtale med kommunen blir nåværende avtale prolongert ett år, dagtilbudet for demente vil da bli innarbeidet i avtalen.) Daglig leder Revidert: des.11, jun12., okt.12, nov.14 9

PROSEDYRE, PLAN Avtale om medfinansiering Kvalitetsutvikling; politikk, prosedyre og plan. Ikke noen spesiell avgrensning på gyldighetsperiode eller evalueringstidspunkter. Gjensidig oppsigelsesfrist 12.mndr. Gjelder kommunal medfinansiering av VTA plassene. Daglig leder Avtale om hjelpemiddelformidling LOKALE SÆRAVTALER OG LIGNENDE Avtale om lokal lønnsfastsettelse Turavtale Permisjonsreglement Fleksibel arbeidstid RUTINER, PROSEDYRER, m.v. Prosedyre for kvalitetsforbedring Gyldig til 31.12.15 Fellesforbundet: Utgangen av juni hvert år Lederne: Utgangen av sept. hvert år Ikke fastsatt revisjonstidspunkt Ikke fastsatt revisjonstidspunkt Ikke fastsatt revisjonstidspunkt Årlig evaluering. Skjer i møte med representanter for kommunes helse- og omsorgstjeneste og KanJa. Daglig leder innkaller til drøftingsmøte der prosessen mot avtaleinngåelse drøftes: Tidspunkt for innsendelse av krav Forhanlingstidspunkt Avtaleperiode Etter forhandlinger med organisasjonene Etter forhandlinger med organisasjonene Etter forhandlinger med organisasjonene KanJa tar initiativ til møtet Daglig leder Daglig leder Gjensidig oppsigelsesfrist 3 mndr. Daglig leder Gjensidig oppsigelsesfrist 3 mndr Daglig leder Gjensidig oppsigelsesfrist 3 mndr Daglig leder desember Av ledergruppa Daglig leder Politikk, mål og februar Gjennomgås i fellesmøte Mer enn redaksjonelle endringer Revidert: des.11, jun12., okt.12, nov.14 10

PROSEDYRE, PLAN Kvalitetsutvikling; politikk, prosedyre og plan. verdidokukment Revideres av ledermøtet godkjennes av styret/generalforsamling Prosedyre håndtering av konfidensiell informasjon Desember Daglig leder Informasjonsstyringssyste met desember Tas opp i allmøte VTA og fellesmøte i løpet av høsten Evt. revisjon foretas av ledermøte i desember. Tema i Allmøte VTA og fellesmøtet i løpet av høsten er evaluering av tilgang til informasjon Informasjonssystemet evalueres og revideres i ledermøtet i desember Daglig leder Klagehåndtering Desember Revideres av Ledermøtet i desember Daglig leder Introduksjonsrutinen Februar Revideres av ledermøtet Daglig leder Oppfølging av sykemeldte Februar Revideres av ledermøtet Daglig leder Medarbeidersamtalen Februar Revideres av ledermøtet Daglig leder Oppfølging av skade/tilløp Februar Revideres av ledermøtet Daglig leder Arbeidsmiljøgjennomgang Februar Revideres av ledermøtet Daglig leder Ulykkesgranskning Februar Revideres av ledermøtet Daglig leder Prosedyre kontanthåndtering Prosedyre fakturabehandling Fordelingsnøkler HJEMMESIDE Utgangen av februar og august hvert år Utgangen av februar og august hvert år Utgangen av februar og august hvert år Kontinuerlig Systematisk i januar og august Kontorleder ansvarlig for oppdatering og revisjon Godkjennes i ledermøte Kontorleder ansvarlig for oppdatering og revisjon. Godkjennes i ledermøte Kontorleder ansvarlig for oppdatering og revisjon. Godkjennes i ledermøte Samlet revisjonsgjennomgang av ledergruppa i august og januar hvert år. kontorleder kontorleder kontorleder Skal så langt det er mulig oppdateres fortløpende. Den enkelte leder har ansvar for at dette gjøres. Revidert: des.11, jun12., okt.12, nov.14 11

PROSEDYRE, PLAN ANNET Brukermedvirkning Undersøkelse samarbeidspartnere og egne ansatte Tilleggsverdi av tjenester Evaluering av hvordan vi legger til rette for at brukere kan få tilgang til personer/org. Som kan gi støtte Evaluere effekt av politikk for å forhindre utnyttelse av bruker Kvalitetsutvikling; politikk, prosedyre og plan. Enhetsvise dokumenter om brukermedvirkning, selvbestemmelse og rettigheter evalueres innen januar hvert år. årlig Årlige evalueringsmøter med NAV og kommunen Etter at brukerundersøkelser er ferdige drøftes brukermedvirkning Drøftes i avdelingsmøter, i allmøter VTA, i løpet av høsten og i fellesmøte og ledermøte i januar. Medarbeiderundersøkelse i august Trivselsundersøkelse årlig i tiltakene. NAV gjennom samarbeidsmøter Kommunen gjennom styret, styrings- og prosjektgruppe «Full Pakke», driftsstyre TAS og møter med boligene NAV tar initiativ og setter opp agenda for samarbeidsmøte i løpet av mars før fornyelse av samarbeidsavtale Driftsstyre TAS drøfter dette før budsjettbehandling. Bedriften tar initiativ til årlig møte med kommunen om evaluering av hjelpemiddelformidlingen. Legges inn som et ledd i evalueringen og revisjonen av dokumenter vedr. brukermedvirkning og brukerrettigheter Legges inn som et ledd i evalueringen og revisjonen av dokumenter vedr. brukermedvirkning og brukerrettigheter utviklingsleder enhetslederne Kartlegger i første rekke hvordan bedriften lever opp til sine mål, visjoner og verdier. Daglig leder og enhetslederne Daglig leder Revidert: des.11, jun12., okt.12, nov.14 12