BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for barnehage og skole Rundskriv Rundskriv nr.: 10-2014 Dato: 14. februar 2014 Saksnr.: 201400012-10 Saksbehandler: KJHO Emnekode: ESARK-20 Til kommunale barnehager Budsjett 2014 kommunale barnehager - tildeling, justering og rapportering - regler for avregning 2014 Budsjettet bygger på tildelingsmodell for ikke-kommunale og kommunale barnehager og er tildelt på grunnlag av årsmelding per 15.12.2013. 1. Overordnede prinsipper 1.1 Rammebudsjettering Den enkelte barnehage er for 2014 tildelt en totalramme på tjenestene 20120, 22110 og 21130, fordelt på artene 112090 Andre driftsutgifter, 160010 Egenandeler (matpenger), 160020 Foreldrebetaling, 119000/119001 Husleie/Internleie og 118000 Energi. Videre detaljering Barnehagen foretar selv den videre detaljering av totalrammen. Økonomirådgiver bistår enhetsleder med å detaljere budsjettet på de ulike artene (lønn, andre driftsutgifter, osv.) på bakgrunn av uttrekk fra lønnssystemet, Agresso og ut ifra øvrige kunnskaper om driften. Rammen kan sees under ett Så lenge punktene 4.1, 4.2 og 5.1 følges, kan barnehagene etter eget valg omdisponere innenfor nettorammen for tjenestene 20120 og 22110 unntatt husleie og internhusleie. De vil bare måles på avvik i forhold til nettorammen. 2. Tildelingsmodellen Barnehagesektoren ble rammefinansiert fra 2011 og ny forskrift om likeverdig behandling av barnehager i forhold til offentlige tilskudd ble gjort gjeldende fra samme tidspunkt. Felles tildelingsmodell for ikke-kommunale og kommunale barnehager som ble tatt i bruk fra 2005, er tilpasset endringene fra 2011.
Ved tildelingen av budsjett til de kommunale barnehagene for 2014 er prinsippet om utgiftsutjevning av lønn (inklusive lønn til renholder) gjennomført med full virkning. Utgiftsutjevning lønn Utgiftsutjevning av lønn gjøres ved at det beregnes gjennomsnittslønn for hver enkelt barnehage basert på faktiske utgifter i lønnssystemet i november 2013, som er sist tilgjengelige måned med lønnsdata på enhetsnivå. For alle de kommunale barnehagene beregnes det samlet en gjennomsnittslønn som gis indeks 1 (100 %). Gjennomsnittslønnen for hver enkelt barnehage måles så opp mot gjennomsnittet for alle de kommunale barnehagene, og tilordnes en indeks som reflekterer om den enkelte barnehage har gjennomsnittslønn over eller under det kommunale gjennomsnittet. En barnehage med indeks 1,02 har en gjennomsnittslønn som er 102 % av det kommunale gjennomsnittet (dvs. høyere), mens en barnehage med indeks 0,98 har en gjennomsnittslønn som utgjør 98 % (dvs. lavere) av snittet. 90 % av tildelingen til opphold og areal antas å utgjøre lønn, og det er denne delen som er korrigert med lønnsindeksen. Utgiftsutjevning av lønn vil gi størst rammeøkning for barnehager med høyt utdanningsnivå og/eller lang ansiennitet i personalet, og størst rammereduksjon for barnehager med lavt utdanningsnivå og/eller kort ansiennitet i personalet. Utgiftsutjevningen vil bli gjennomført også ved utmåling i forbindelse med tellingene gjennom året. 2.1. Pensjonssats BKP for 2014 Pensjonssatsen i Bergen kommunale pensjonskasse for 2014 er 18,97 %. Tildelingssatsene for 2014 tar høyde for økningen i pensjonsutgifter. 2.2. Særskilt om forutsetninger i budsjettet for 2014 Forholdstallet mellom stort og lite barn, fastsatt av Kunnskapsdepartementet til 1,8 i 2011, videreføres i 2014. I tilskuddssammenheng regnes barn som fyller 3 år i løpet av året som små i tidsrommet januar juli, og som store fra august og ut året. Ved tildelingen av budsjettrammen og budsjettjustering etter tellingen 1. februar, er barn født i 2011 regnet som små. Ved tellingen om høsten vil de regnes som store barn. Satsene per heldagsplass i 2014 inkluderer forventet lønnsvekst på 3,5 %. I forventet lønnsvekst ligger også overhenget fra 2013. Når det faktiske lønnsoppgjøret for 2014 er kjent, vil det bli foretatt en etterberegning for å vurdere om budsjettjusteringer skal foretas. Ved salderingen av budsjettet for 2014 ble det vedtatt å ikke dele ut priskompensasjon til de kommunale enhetene. Satsene er derfor ikke justert for prisvekst. Kostnader til mat i barnehagen er inkludert i satsen for opphold. Satsen for matpenger er økt fra kr 190 til kr 205 per måned. Det forutsettes at utgiftsbudsjettet til mat er i tråd med inntektsbudsjettet for matpengene. Omfordelingsmidler tildeles som en del av vedtatt budsjett etter spesifikke kriterier som nevnt i punkt 2.3 under. 2 av 6
Arealsatsen for 2014 er noe lavere enn i 2012. Dette skyldes at energikostnader er trukket ut i sin helhet fra arealsatsen. Budsjett for energiutgifter tildeles i stedet basert på reelt forbruk i 2012. Dette gjøres for å ta hensyn til at noen barnehager ikke har utgiftsført strømutgifter i det hele tatt. Risikoen relatert til pris og volum på energi utover det angitte beløpet, dekkes på sentralt ansvarssted. Det innebærer at den enkelte barnehage vil bli budsjettjustert for faktiske energikostnader ved årets slutt, se punkt 4.2 under. Bergen Kommune vil også i 2014 være preget av å være i en utfordrende økonomisk situasjon. Dette fordrer at den restriktive linjen knyttet til ansettelser, reiser, seminarer og konsulentbruk i den enkelte resultatenhet videreføres, jf. rundskriv 11-2010. 2.3. Omfordelingsmidler 2014 - tildeling utenfor modellen Enkelte barnehager påvirkes av "forhold utenfor styrers kontroll" som, sammenlignet med de øvrige barnehagene, representerer en driftsulempe for den aktuelle barnehagen. Det har derfor blitt etablert en egen ordning med omfordeling av ressurser utenom den ordinære tildelingsmodellen. En arbeidsgruppe bestående av representanter for de kommunale styrerne, økonomiservice, områdeledergruppen, fagavdelingen samt økonomiseksjonen, arbeidet i løpet av høsten 2011 frem hvilke kriterier som skal vurderes i tildelingen av omfordelingsmidler. Den samme arbeidsgruppen har også konkludert med at tildeling hovedsakelig skal gjøres som en del av vedtatt budsjett. Identifisering av aktuelle barnehager og fastsetting av beløp er derfor allerede foretatt av økonomisjef og en områdeleder i samråd med økonomiservice og fagavdelingen. Det innebærer at det i 2014 vil være begrenset mulighet til å søke om tildeling fra omfordelingsmidlene. Kriteriene inkludert kompensasjonsbeløp (hvis forhåndsdefinérbare) er som følger: i) Byggets beskaffenhet - beløp fastsettes individuelt for hver barnehage. ii) Barnehagens størrelse - barnehager med kun 1 eller 2 avdelinger mottar 100 000 kr, 3-avdelingsbarnehager uten ledig areal mottar 60 000 kr. iii) Barnehager i flere bygg - tildeles 30 000 kr per barnehage (ikke per bygg) iv) Familiebarnehager - kompensasjon tildeles med utgangspunkt i foregående års tildeling og regnskap. Ved vesentlige endringer i forutsetningene, kan etterjustering vurderes. v) Mentormidler små barnehager (under fem avdelinger eller 73 enheter) som har inngått avtale om mentoring, får dekket deler av kostnadene, 10 000 kr, fra omfordelingsmidlene. vi) Helsetilpasset post - beløp fastsettes med utgangspunkt i hvert enkelt tilfelle. Kriterium i) til v) tildeles som en del av vedtatt budsjett. Spesifikasjon av tildelt beløp fremkommer på tildelingsskjemaet. Kriterium vi) følger spesifikke prosedyrer underlagt personalfunksjonen. Tildeling etter dette kriteriet skjer via budsjettjusteringer gjennom året. 3 av 6
2.4 Endringer i barnetall i løpet av året "Lokale retningslinjer for rapportering av antall barn i kommunale og ikke-kommunale barnehager fra og med 2013", byrådssak 1523/12, ble vedtatt av byrådet 13.12.12. Det vil i 2014 bli fremmet en byrådssak for å flytte telletidspunktet fra 1. september til 31. august. I henhold til de lokale retningslinjene videreføres to tellinger av barn i løpet av året, 1. februar og 31. august. Det vil bli fattet nytt budsjettvedtak etter hver telling, og barnehagene vil få sine budsjett justert i henhold til vedtakene. 3. Bruk av arts- og tjenestekontoplan Det er viktig at gjeldende arts- og tjenestekontoplan følges, jfr. Økonominett. Ta kontakt med økonomirådgiver eller økonomiseksjonen dersom det er tvil om hva som er den gjeldende kontoplanen. Gjennom KOSTRA, kommune- og statrapportering, måles og sammenlignes Bergen kommune med de øvrige kommunene i landet. Vær derfor nøye med å budsjettere og kontere utgifter på riktig art og på rett tjeneste. Vi minner om at tjeneste 22110 Førskolearealer omfatter alt som har med bygget å gjøre: renhold, energi, kommunale avgifter, internleie/husleie og vedlikehold av bygget. Dersom barnehagene får tildelt prosjekt-/budsjettmidler på andre tjenester enn 20120 Barnehage eller 22110 Førskolearealer, skal utgiftene føres på samme tjeneste som prosjekt- / budsjettmidlene. Da noen justeringer/korrigeringer vil bli foretatt med utgangspunkt i regnskapsførte beløp, forutsettes det at resultatenhetene har bokført utgiftene på riktig art og tjeneste. Ved avregningen for 2014 er det resultatenhetenes regnskaper ved årsskiftet for tjenestene 20120 og 22110 som vil bli lagt til grunn for de endelige korrigeringer, uavhengig av om regnskapene skulle inneholde feilføringer. 4. Nærmere om budsjettfordelingen 4.1. Tjeneste 20120 Barnehage Tildelt ramme bygger på årsmeldingen 15. desember 2013. I henhold til Forskrift om likeverdig behandling av ikke-kommunale barnehager er tilskuddet til en ikke-kommunal barnehage begrenset oppad til det antall barn det er plass til innenfor barnehagens godkjenning. Det samme prinsipp legges til grunn også for kommunale barnehager. Barnehagene skal budsjettere med de oppgitte beløp for egenandeler (matpenger) og foreldrebetaling. Eventuelle planlagte endringer i egenandeler og foreldrebetaling på grunn av endret barnetall, vil bli håndtert når det fattes nytt budsjettvedtak i forbindelse med tellingene. 4.2. Tjeneste 22110 Førskolearealer Barnehagene får tildelt budsjett til internleie/husleie. Det tildelte budsjettet i rammen kan ikke endres av den enkelte barnehage. Internleien er budsjettert på grunnlag av regnskapsført beløp i desember 2013 og med forventet økning på 1,9 prosent. Budsjettet for ekstern husleie er basert på faktiske utgifter for 2012. Budsjettet for disse postene vil bli korrigert i samsvar med bokførte utgifter ved årets slutt. 4 av 6
Som følge av omleggingen knyttet til energi, legges regnskapsførte utgifter til energi i 2012 til grunn ved detaljeringen av budsjettet for 2014. Budsjettet for energi tildeles som en separat del av arealtilskuddet, og er spesifisert under internleie/husleie på tildelingsskjemaet. Ved årsslutt vil hver enkelt barnehage bli budsjettjustert for å bringe budsjettet i samsvar med regnskapsførte utgifter. Barnehagene skal derfor ikke melde avvik på internleie, husleie eller energi gjennom året. 4.3 Tjeneste 21130 Tospråklig assistanse Barnehager som har søkt om og fått tilsagn om midler til tiltak der de minoritetsspråklige barna er i flertall, får tildelt budsjett på tjenesten 21130 Tospråklig assistanse. Budsjettrammen som er tildelt barnehagene gjelder altså tjenestene 20120 Barnehage, 22110 Førskolearealer og uteareal samt 21130 Tospråklig assistanse. Den tildelte rammen skal budsjetteres kun på disse tre tjenestene. 4.4 Andre tjenester Barnehager som får tildelt midler på andre tjenester enn de som er nevnt over, etter søknad eller ved direkte tildeling, skal regnskapsføre utgifter/inntekter til de aktuelle tiltakene på samme tjeneste som midlene er tildelt til. Det forutsettes at den tildelte rammen overholdes. 5. Justeringer av budsjettet 5.1. Justeringer av budsjett innenfor tildelt nettoramme I henhold til administrativt delegasjonsreglement er resultatenhetsleder gitt anledning til å foreta budsjettjusteringer mellom arter og budsjettjusteringer mellom tjenester i tilfeller som ikke er av prinsipiell betydning. For barnehagene innebærer dette at de kan budsjettjustere bare mellom tjenestene 20120 og 22110. Økonomiservice vil bistå barnehagene ved arts- og tjenestedetaljering av totalrammen, eller dersom en ønsker å omdisponere mellom arter og tjenester. Det er en forutsetning at enhetens nettoramme ikke påvirkes av justeringene. Regnskapsrelaterte budsjetter som det vil bli korrigert for ved årsavslutningen, jfr. punkt 6, kan ikke omdisponeres. 5.2. Justeringer som medfører endring av nettorammen Justeringer som medfører endring av budsjettrammen for den enkelte barnehage kan bare gjøres av byrådsavdelingen, enten som følge av administrativt vedtak med hjemmel i administrativt delegasjonsreglement, eller som følge av vedtak fattet av byrådet eller bystyret. Vedtak på grunnlag av telling av barn 1. februar og 31. august er et eksempel på en slik justering. Det vil bli gitt melding på e-post om alle budsjettjusteringer, og de vil fremkomme i Agresso i BUE-rapporter. 5 av 6
5.3. Avregning 2013 overføring/trekk til 2014 Avregning 2013 overføring/trekk til 2014 vil bli foretatt med utgangspunkt i avsluttet regnskap i Agresso. Merforbruk (budsjett-trekk) og mindreforbruk (budsjettøkning) vil bli innlest på art 112090 Andre driftsutgifter. Det vil bli gitt melding per e-post når budsjettjustering er gjennomført. 6. Økonomirapportering Barnehagene sender etter månedsavslutning inn en kvalifisert prognose til Økonomiservice via prognoseverktøyet i Agresso i henhold til gjeldende rapporteringsfrister. Rapporteringskalender for 2014 finnes på Økonominett. 6. Avregning og overføring av mer-/mindreutgifter til 2015 Retningslinjene fra 2013 videreføres i 2014. Dette innebærer: Ubrukte statlige midler mottatt og inntektsført i 2014, til bruk i 2015, skal avsettes til bundne fond. Med utgangspunkt i avsluttet årsregnskap vil barnehagene bli avregnet med inntil 1,5 % av den justerte brutto budsjettrammen for tjenestene 20120 og 22110. For oppveksttunene vil dette være summen av justert barnehage- og skoleramme. 8. Barnas byrom sikkerhet på kommunens lekeplasser Kompetansesenteret for sikkerhet på kommunens lekeplasser (med organisatorisk tilhørighet under Grønn etat), Barnas byrom, kontrollerer, gir råd og veileder skoler og barnehager i spørsmål knyttet til barns sikkerhet på kommunens lekeplasser. Den enkelte barnehage kan benytte disse tjenestene vederlagsfritt da kostnadene er dekket sentralt. Anne-Marit Presterud Kommunaldirektør Christian Fredrik Hjemmen Økonomisjef 6 av 6