KONTROLLUTVALGET I NESSET KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 5/10 Møtedato: 02.11.10 Tid: kl 13.00 kl 15.45 Møtested: Kommunestyresalen, Nesset kommunehus Sak nr: 29/10 36/10 Møteleder: Mellvin Steinsvoll, leder (Ap) Møtende medlemmer: Lars Myrset (Frp) Reidun Morewood (Sp) Forfall: ingen Ikke møtt: ingen Møtende vara: Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Fra revisjonen: Av øvrige møtte: Leder ønsket velkommen og ledet møtet. Ole Tønnesen, regnskapsrevisor Bjørn Stensjø, ass. rådmann (under sak 29/10 33/10 og 36/10) Rolf Jonas Hurlen, ordfører (under sak 34/10 36/10) Det ble meldt inn en ekstra referatsak til dagens møte, sak RS 10/10. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 29/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 20. SEPTEMBER 2010 PS 30/10 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 31/10 NESSET KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT PR. 31.08.2010 PS 32/10 PS 33/10 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET SAKSBEHANDLINGSRUTINER I NESSET KOMMUNE PROSESSEN OMKRING SALG AV HAMMERVOLLSTUA M/TILSTØTENDE AREAL PS 34/10 GJENNOMGANG AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2008 2011 PS 35/10 PS 36/10 NKRF s KONTROLLUTVALGSKONFERANSE 2011 DELTAGELSE OPPFØLGINGSLISTE Side 1 av 6
PS 29/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET 16. JUNI 2010 Protokollen fra møte 20. september 2010 godkjennes. Leder orienterte. PS 30/10 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 09/10 Forvaltningsrevisjonsrapport Barneverntjenester i Nesset kommune saksprotokoll Nesset kommunestyre 24.09.2010, sak 85/10 RS 10/10 Referat fra møte i samarbeidsforumet for kontrollutvalgene 27.10.2010 møteprotokoll (lagt fram i møtet) Leder orienterte og refererte fra møtet i samarbeidsforumet for kontrollutvalgene 27.10.2010 i Molde. Orienteringssaker: OS 21/10 OS 22/10 OS 23/10 OS 24/10 Etiske retningslinjer for Nesset kommune Nesset kommunestyre 24.09.2010, sak 89/10 Innstillingsrett for kontrollutvalget i saker hvor det rapporterer om resultatet av arbeidet sitt einfo 10/25 fra NKRF Eierskapskontroll i Nesset kommune utarbeidelse av eierskapsmelding Ass. rådmann Bjørn Stensjø orienterte. Arbeidet med å utarbeide eierskapsmelding er påbegynt. Beredskapsplan for Nesset kommune arbeidet med rullering av kriseplan Ass. rådmann Bjørn Stensjø orienterte om status i arbeidet med rullering av kriseplan i Nesset kommune. Arbeidet med rullering av kriseplan er stoppet inntil videre. Videre arbeid med planen utsettes til 2011. Side 2 av 6
PS 31/10 NESSET KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT PR. 31.08.2010 Kontrollutvalget tar økonomirapport pr. 31.08.2010, sammen med ass. rådmanns muntlige redegjørelse og revisors uttalelse, til orientering. Kontrollutvalget vil påpeke at budsjettoppfølgingen i enkelte enheter bør bli bedre. Leder orienterte og viste til innholdet i tertialrapporten pr. 31.08.2010. Ass. rådmann Bjørn Stensjø redegjorde for den økonomiske situasjonen og årsak til avvik i enkelte enheter og svarte på spørsmål fra utvalget. Regnskapsrevisor Ole Tønnesen viste til revisors skriftlige uttalelse til økonomirapporten som var vedlagt saken. Leder bemerket økningen i sykefraværet ved enkelte enheter. Kontrollutvalget mener at det er grunnlag for administrasjonen å ta fatt i dette for å finne årsaken til økningen da denne er urovekkende. Leder takket for orienteringen. Det ble foreslått en tilføyelse i vedtaket i forhold til sekretærens innstilling. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (3 voterende) Sekretærens innstilling: Kontrollutvalget tar økonomirapport pr. 31.08.2010, sammen med rådmannens muntlige redegjørelse og revisors uttalelse, til orientering. PS 32/10 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET SAKSBEHANDLINGSRUTINER I NESSET KOMMUNE Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse om oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet Saksbehandlingsrutiner i Nesset kommune, datert 21.10.2010, herunder forvaltningsrevisors vurdering av kommunens oppfølging, til etterretning. Kontrollutvalget ser alvorlig på at revisjonen i sin oppfølging har avdekket fortsatt svikt i rutinene for saksbehandlingstid og svarfrister. Leder orienterte og henviste til enkelte punkt i revisjonens oppfølgingsrapport hvor det var avdekket fortsatt store mangler i kommunens saksbehandlingsrutiner. Side 3 av 6
Regnskapsrevisor Ole Tønnesen orienterte om innholdet i rapporten. Ass. rådmann Bjørn Stensjø svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer og redegjorde for de endringer i enkelte av kommunens saksbehandlingsrutiner som er iverksatt. Leder takket for orienteringen. PS 33/10 PROSESSEN OMKRING SALG AV HAMMERVOLLSTUA M/TILSTØTENDE AREAL Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra administrasjonen om den avsluttende prosessen omkring salg av Hammervollstua m/tilstøtende areal til orientering. Leder redegjorde for bakgrunnen for at denne saken nok en gang legges fram til behandling i kontrollutvalget. Leder etterlyste oppfølging av kontrollutvalgets vedtak i møte 3. mars 2009, sak 4/09, pkt. 2 og viste til at Lars Sandnes ikke var blitt underrettet om sakens utvikling / avslutning. Ass. rådmann redegjorde for kommunens videre behandling i denne saken etter mars 2009. Nesset kommune anser saken som avsluttet. Regnskapsrevisor Ole Tønnesen redegjorde for salgsoppgjøret. Kontrollutvalget ber om at sekretæren sender et brev til administrasjonen i kommunen og henviser til vedtak i sak 4/09. PS 34/10 GJENNOMGANG AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2008 2011 Kontrollutvalget tar gjennomgang av plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2008-2011 til orientering. Leder orienterte om den vedtatte plan for forvaltningsrevisjon for inneværende periode. Det er til nå gjennomført 3 forvaltningsrevisjonsprosjekt som var vedtatt i planen. Kontrollutvalget i Nesset ønsker å prioritere ytterligere 2 forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2011. Det gjelder Selvkostområdene Vann, avløp og renovasjon, samt Byggesaksbehandling i Side 4 av 6
Nesset kommune. Sistnevnte område er en tilføyelse til listen over aktuelle forvaltningsrevisjonprosjekt. PS 35 /10 NKRF s KONTROLLUTVALGSKONFERANSE 2011 DELTAGELSE Mellvin Steinsvoll, Lars Myrset og Reidun Morewood deltar på NKRF s kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 2. og 3. februar 2011. Leder orienterte og påpekte viktigheten av den skolering av kontrollutvalgsmedlemmer som skjer på slike konferanser. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (3 voterende) Sekretærens innstilling. deltar på NKRF s kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 2. og 3. februar 2011. PS 36 /10 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Eierskapskontroll i Nesset kommune Ass. rådmann Bjørn Stensjø orienterte i møtet. Arbeidet med å utarbeide eierskapsmelding er påbegynt. Beredskapsplan for Nesset kommune Ass. rådmann Bjørn Stensjø orienterte i møtet om status i arbeidet med rullering av kriseplan i Nesset kommune. Arbeidet med rullering av kriseplan er stoppet inntil videre. Videre arbeid med planen utsettes til 2011. Oppfølgingslisten ble endret i samsvar med de saker som ble behandlet og orienteringer som ble gitt i møtet. Side 5 av 6
Mellvin Arvid Steinsvoll Lars Myrset Reidun Morewood leder Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 6 av 6