KOMMUNIKASJONSSTRATEGI FOR ETABLERINGEN AV HØGSKOLEN I SØRØST-NORGE

KOMMUNIKASJONSSTRATEGI FOR ETABLERINGEN AV HØGSKOLEN I SØRØST-NORGE

2

KOMMUNIKASJONSSTRATEGI FOR ETABLERINGEN AV HØGSKOLEN I SØRØST-NORGE 05.10.2015 Strategien skal bidra til et systematisk, planlagt og helhetlig arbeid med kommunikasjon i gjennomføringen av fusjonen og etableringen av Høgskolen i Sørøst-Norge. Strategien er et arbeidsdokument som vil endre seg i tråd med utviklingen av den nye høyskolen/universitetet. Strategien blir operasjonalisert i en kommunikasjonsplan med aktiviteter og milepæler. (vedlegg) MÅL FOR KOMMUNIKASJONSARBEIDET OVERORDNET MÅL Det overordnede målet for kommunikasjonsarbeidet er å gi målgruppene tilstrekkelig kjennskap og kunnskap om Høgskolen i Sørøst-Norge. Etterlatt inntrykk blant målgruppene er at høyskolen er et attraktivt studiested, en ettertraktet alliansepartner og arbeidsplass på grunn av høy kvalitet, av de beste på kombinasjonen av teori og praksis og e-læring. MÅL FOR INTERNKOMMUNIKASJONEN Egne ansatte og studenter er våre viktigste ambassadører og videreformidlere. Har vi ikke tro på visjoner og mål i egen organisasjon, blir det vanskelig å overbevise omverdenen. Å holde egen organisasjon orientert om planer og fremdrift i etableringsfasen, er derfor essensielt for å lykkes. INTERNKOMMUNIKASJONEN SKAL BIDRA TIL Å: forankre visjon og mål. formidle merverdier fusjonen gir hos de interne målgruppene. skape trygghet, forutsigbarhet og forventning blant ansatte og studenter. engasjere, informere og skape identitet. gi økt kunnskap om egen organisasjon skape gode forutsetninger for kontakt og samarbeid på tvers av de to høyskolene. MÅL FOR EKSTERN KOMMUNIKASJON Våre viktigste samarbeidspartnere og interessenter skal vite hva Høgskolen i Sørøst-Norge står for og hva vi kan tilby. Vi skal: - Øke kunnskapen om fusjonsarbeidet og få tilslutning til universitetsstatus - Kommunisere den samarbeidende høyskolen - Kommunisere de gode eksemplene på nærhet til samfunn, lokalsamfunn, næringsliv, og studenter. 3

Høsten 2017 skal 65 % av innbyggerne i BTV kjenne til den nye høyskolen. Høyskolen skal oppfattes som viktig for Østlandsregionen fordi høyskolen utdanner kandidater med relevant kompetanse, gir viktige bidrag til utvikling gjennom forskning og sitt internasjonale nettverk. Høyskolen skal oppfattes som attraktiv blant studiesøkerne og være godt synlig nasjonalt og i relevante miljøer internasjonalt. KOMMUNIKASJONSUTFORDRINGER USIKKERHET ANG. EGEN FREMTID I forbindelse med en fusjon vil en del ansatte være utrygge på egen fremtid. Ansatte ønsker oftest forutsigbarhet knyttet til egen rolle. Utfordringen er at stillinger m.m. ikke vil være på plass før høsten 2016. Kunnskap om og full åpenhet rundt det som foregår i alle deler av prosjektorganiseringen i forbindelse med etableringen av Høgskolen i Sørøst-Norge er av avgjørende betydning for å motvirke usikkerhet. Åpenhet og kommunikasjon kan forebygge ryktespredning. Mellomledernes/nærmeste leders evne og vilje til å formidle hvilke beslutninger som tas og hva det vil bety for den enkelte medarbeider er helt avgjørende. Mellomlederne/nærmeste leder har en sentral rolle når det gjelder formidling til den enkelte ansatte. Dialogen mellom medarbeidere og nærmeste leder er den klart foretrukne kommunikasjonsformen i alle slike prosesser. STUDENTENE Flertallet av studentene vil bli lite berørt av en fusjon. Sannsynligvis vil det komme spørsmål om studentene må flytte eller reise langt for å følge forelesninger. Faktabasert informasjon som gjentas ofte vil motvirke rykter og gjøre studentene trygge på hva som venter. ØKE KJENNSKAP OG KUNNSKAP OM HØGSKOLEN I SØRØST-NORGE Høyskolenes eksterne interessenter må få kunnskap om hvorfor høyskolene skal fusjonere og hva de kan forvente seg av den nye høyskolen. I en fusjon kan det lett oppstå rykter som kan ødelegge for den nye institusjonens omdømme. Systematisk og planlagt kommunikasjon vil motvirke dette. Å SKILLE SEG UT I en stadig tøffere kamp om studenter, ansatte og forskningsmidler er det av avgjørende betydning å skape en identitet som skiller høyskolen fra konkurrentene. KOMMUNIKASJON MED MÅLGRUPPENE En målrettet kommunikasjonsstrategi krever oversikt over og kunnskap om HiT og HBVs og senere Høgskolen i Sørøst-Norges ulike interessenter. Dette er våre viktigste målgrupper og intressenter: A. STUDENTER Nåværende studenter og kursdeltakere Potensielle studenter og kursdeltakere Nye studenter Tidligere studenter (alumner) 4

B. OPPDRAGSKUNDER C. ANSATTE Medarbeidere Fagforeningene Potensielle tilsatte Ledelse D. EIER Kunnskapsdepartementet E. POLITISKE PREMISSLEVERANDØRER Telemark, Vestfold og Buskeruds representanter på Stortinget Utdanningskomiteen på Stortinget (Lobbygrupper, f.eks fagforbund nasjonalt/regionalt) F. ALLIANSEPARTNERE Telemark, Buskerud og Vestfolds fylkeskommune Kommunene i BTV, og spesielt vertskommunene Studentsamskipnadene NHO Buskerud, NHO Telemark, NHO Vestfold Helseforetak Bedrifter Fylkesmennene G. SAMARBEIDSPARTNERE Andre høyskoler og universiteter i inn- og utland Forskningsinstitusjoner Virkemiddelapparatet innen regional næringsutvikling Arbeids- og næringslivsorganisasjoner Offentlige bedrifter og org., privat næringsliv H. OPINIONEN Mediene Publikum generelt Faginteresserte INTERNE MÅLGRUPPER De interne målgruppene er høyt prioritert når kommunikasjonstiltakene planlegges og gjennomføres i 2015 og 2016. Et godt omdømme er ikke mulig uten god intern kommunikasjon. I planlegging av kommunikasjonstiltak legges det i størst mulig grad til rette for at målgruppene kan gi tilbakemeldinger. Kommunikasjonen skal være ærlig og transparent. I nyhetsformidlingen vil de menneskelige møtene både tekstlig og visuelt være sentralt. 5

Internkommunikasjonen skal bidra til trygghet og forutsigbarhet. Det legges opp til kommunikasjonstiltak som tar hensyn til at målgruppene har ulike behov for informasjon. Eksempelvis vil det i perioder være større behov for at ledelsen har direkte kontakt med ansatte via allmøter, avdelingsmøter eller lignende. I andre perioder er det nok med oppdateringer via nettsidene. Dette må reguleres underveis. I planleggingen av kommunikasjonstiltakene er det viktig og hele tiden å tenke gjennom hvorfor vi sier og gjør det vi gjør. Hva vil vi at mottakeren skal sitte igjen med? Hvilket budskap har vi? Studentene må også vies oppmerksomhet. Tett samarbeid med de tillitsvalgte studentene, toveiskommunikasjon og lydhørhet når det gjelder deres meninger er nødvendig. KANALER INTERNT Skriftlige kanaler kan besvare hva og når spørsmål og er effektive for å spre mindre kompliserte opplysninger. Mer sammensatte budskap som søker å besvare spørsmålene hvorfor og hva betyr det for meg, bør formidles ansikt til ansikt nærmeste leder og ansatt. Formelle kanalvalg kan brukes parallelt med uformell kommunikasjon, ansikt til ansikt, møter i korridorer, møter med mindre grupper, arbeidsgrupper på tvers av de gamle virksomhetene, sosiale initiativer på tvers av enhetene osv. Elektroniske kanaler som e-post, nettsider m.m. er egnet for formidling av faktabasert informasjon til ansatte og studenter. BUDSKAPSPLATTFORM INTERNE MÅLGRUPPER ANSATTE: Du får tilgang til all tilgjengelig informasjon om fusjonsprosessenog blir fulgt opp av nærmeste leder. Ingen mister jobben og ingen går ned i lønn. 1600 gode hoder gir fantastiske muligheter Mer attraktiv pga av mer konkurransedyktige fagmiljøer Universitetsstatus STUDENTER: Du får fullføre graden på det studiestedet du har valgt. Du får flere valgmuligheter. Sterke fagmiljøer gir kvalitet til studiene Flere studier med relevant praksis Universitetsstatus EKSTERNE MÅLGRUPPER Oversikten over de viktigste målgruppene synliggjør hvor mange som har en interesse i Høgskolen i Sørøst-Norges etablering og utvikling. For å styrke relasjonene med høyskolens interessenter vil det bli iverksatt en rekke kommunikasjonstiltak. Det blir utarbeidet en egen markedsplan for studentrekruttering og oppdragsvirksomhet. 6

BUDSKAPSPLATTFORM Sterkere fagmiljøer gir studentene bedre tilbud og kvalitet. På grunn av sterkere fagmiljøer får den nye høyskolen større konkurransekraft i kampen om forskningsmidler, oppdrag, ansatte og søkere. Vi blir universitet i løpet av kort tid. Den nye høyskolen skal være en ressurs og viktig bidragsyter for utvikling av regionens næringsliv og offentlig virksomhet. ROLLER OG ANSVAR Kommunikasjon er et lederansvar. Positive ambassadører er viktig! Det er den enkelte leder som må sørge for å kommunisere med egne medarbeidere om etableringen av den nye høyskolen. Lederne må sette av betydelig med tid for å forklare tanken bak fusjonen både eksternt og internt. Topplederne må være utenriksministre for en ny høyskole. Ansatte i de to kommunikasjonsseksjonene brukes som rådgivere for ledelsen i kommunikasjonsspørsmål og er utførere når det gjelder kommunikasjonsaktiviteter. I arbeidet med informasjonstiltak må det settes av nok ressurser til å opprettholde god informasjonsflyt og velge riktige kanaler. Informasjonstiltak skal kvalitetssikres, evalueres, og kommunikasjons- og veiledningskompetansen styrkes i alle ledd i organisasjonen. Dette inkluderer kommunikasjon som lederansvar. TILTAK Under hele etableringsperioden vil det være et stort behov for informasjon. Selv i perioder der det ikke er ny utvikling, er det viktig å informere om hvor langt prosessen er kommet og når neste milepæl er. Hensikten med dette er å ivareta tillit til prosessen og forhindre rykter, uro og spredning av feilinformasjon. Åpenhet er som nevnt avgjørende for et godt kommunikasjonsklima. For å skape forståelse og oppslutning for fusjonen er det viktig å legge til rette for at ansatte og studenter kan møtes på kryss og tvers av høyskolene for å bygge stolthet og tilhørighet til den nye høgskolen. AKTIVITETSPLAN MED MÅLGRUPPER, BUDSKAP OG TILTAK Aktivitetsplanen oppdateres jevnlig og har en detaljert oversikt over anbefalte tiltak i tråd med kommunikasjonsmålene. 7