Retningslinjer for praktisering av seniorpolitiske tiltak ved Nordland fylkeskommune. (iverksatt pr. 01.08.2008, revidert juli 2012) 1. BAKGRUNN Det er et sentralt personalpolitisk mål å stimulere ansatte til å stå lengre i arbeidslivet. Ansatte som er i aldersgruppen 55 + utgjør en betydelig ressurs for Nordland fylkeskommune. Målsettingen for fylkeskommunens seniorpolitikk er å hindre tidligpensjonering gjennom at arbeidstakerne opplever et godt arbeidsfellesskap, verdsetting og et godt tilrettelagt arbeidsmiljø. På den måten kan fylkeskommunen beholde viktig og motivert kompetanse. Fylkeskommunen har derfor iverksatt følgende generelle tiltak fra fylte 55 år og et konkret tiltak fra 62 år til og med 66 år. De seniorpolitiske tiltakene ble vedtatt i FT-sak 34/08 og i FT-sak 133/10. Evaluering og endring ble vedtatt i FT-sak 067/12. Disse tiltakene er innvilget av fylkestinget og tolkning av avtalen gjøres av organisasjon og personalseksjonen (OP-seksjonen) v/personalsjefen. For mer informasjon om de forskjellige tiltakene, ta kontakt med OP-seksjonen. 2. OVERSIKT OVER TILTAK OG PRAKTISERING Tiltak nr 1: Holdningsskapende arbeid og medarbeidersamtaler / milepælsamtaler Medarbeidersamtaler med fokus på seniortiltak fra 55 år. Se veileder på www.nfk.no/personal/reglement og retningslinjer Milepælsamtale skal gjennomføres ved 58 år. Nærmeste leder har ansvar for å gjennomføre denne samtalen. Se vedlagt mal for slike samtaler. Det kan i enkelte tilfeller være behov eller ønske om å ha samtale med andre i tillegg til samtale med leder. OP-seksjonen kan tilby milepælsamtale i slike tilfeller. Leder kan ta kontakt med OP-seksjonen for informasjon og eventuell avtale. Seniorer som har lyst og motivasjon, kan som del av sin stilling være mentor/veileder for nyansatte. Avtales med og følges opp av nærmeste leder Ledere på alle nivå har ansvar for å ha en inkluderende kultur slik at vi beholder motiverte seniorer lengre. Ledere har plikt til å tilrettelegge slik at vi kan beholde seniorene så lenge som mulig. Dette vil være tilrettelegging både av den fysiske arbeidsplassen, av arbeidsoppgaver, arbeidstid og eventuelt annet. Det er viktig at det er motiverte arbeidstakere som oppfordres til å stå lengre i tjeneste. 2
Tiltak nr 2: Trim/trening i arbeidstiden Det oppfordres til en times trim / trening i arbeidstiden, og minst det samme forutsettes i fritiden. Dette gjelder ikke arbeidstakere med redusert arbeidstid (tiltak nr 5) Ved inngåelse av avtale med treningsstudio med fylkeskommunal avtale betaler de ansatte en egenandel. Fra fylte 55 år dekker fylkeskommunen alle kostnader gjennom tiltaket forebyggende trening ved oppnådde treningskrav. Også for ansatte over 55 år gjelder avtalens treningskrav. Dersom dette ikke oppfylles, vil den ansatte bli belastet for større del av treningsavgiften. For mer informasjon om vilkårene for dette tiltaket se www.nfk.no/personal Tiltak nr 3: Seniorkurs Nordland fylkeskommune arrangerer årlig seniorkurs for sine ansatte som har passert 58 år. Kurset tar opp temaer som f.eks: Seniorpolitiske tiltak Senior / medmenneske Kropp, helse og kosthold i godt voksen alder Juridiske emner Fra yrkesinntekt til pensjon Tiltak nr 4: Kompetanseutvikling Forskning viser at seniorers deltakelse i etter- og videreutdanning er lav. Slik deltakelse kan være motiverende og engasjerende og ha en positiv effekt for jobb. Seniorer kan innvilges permisjon med eller uten lønn for kompetanseutvikling, slik det fremgår av permisjonsreglementet. Ved vurdering av om permisjon skal gis, skal det særlig legges vekt på om kompetanseutviklingen er egnet til å forlenge yrkesaktiviteten og at arbeidstakeren er godt motivert. Permisjonsreglementets bestemmelser om bindingstid etter permisjon kan fravikes. I samråd med de berørte gis det mulighet til hospitering ved andre avdelinger / driftsenheter innen fylkeskommunen. Eventuelle kostnader dekkes av fylkeskommunen. 3
Tiltak nr 5: Redusert arbeidstid med lønn Om tiltaket: Arbeidstakere med 100 % stilling i fylkeskommunen, har fra 01. august det kalenderår de fyller 62 år rett til reduksjon i arbeidstiden med 12,5 % av sitt årsverk. Tiltaket gjelder ikke ansatte i lederstillinger uansett nivå. For arbeidstakere med mindre enn 100 % stilling reduseres arbeidstiden forholdsvis. Arbeidstiden kan maksimalt reduseres til 60 % av fullt årsverk. Hvem gjelder tiltaket for: Tiltaket er valgfritt for ansatte fra 62 år t.o.m. 66 år og som har rettighet til AFP. Tiltaket forutsetter at man ikke tar ut avtalefestet pensjon (AFP) eller annen pensjonsordning eller inngår arbeidsavtale med annen arbeidsgiver. I så fall opphører avtalen. Skriftlig avtale skal inngås ved oppstart og deretter årlig. Kopi av årlig avtale sendes organisasjon og personal seksjonen. Tiltaket iverksettes 01. august det året den ansatte fyller 62 år. Ansatte kan ha slik avtale t.o.m. 31.07 det året de fyller 67 år. Ansatte som ønsker å stå videre i tjenesten utover oppnådd pensjonsalder på 67 år, kan selv velge å redusere sin stilling. Tiltaket gjelder ikke ansatte i lederstilinger uansett nivå. Det skal vurderes tilpassede ordninger for disse. Hvordan skal ordningen praktiseres? Arbeidstidsreduksjonen kan tas ut som redusert daglig arbeidstid eller samles opp til ca en hel dag annenhver uke. Etter drøfting med nærmeste overordnede bestemmes organiseringen av daglig, ukentlig eller månedlig uttak. Det er ivaretakelsen av den daglige tjenesten som er styrende for uttaket. For pedagoger skal 12,5 %-tiltaket tas ut innenfor ordningen om 12,5 % fritak i undervisningsplikten. Ansatt og leder diskuterer hva reduksjon av stillingen konkret skal innebære av reduserte arbeidsoppgaver. Det er viktig at den reelle arbeidsbyrde og oppgavemengde tilpasses den reduserte arbeidstid. Dette er et lederansvar. Opparbeiding av mertid/fleksitid utover fleksitidsreglementet/lokale reglement er ikke forenelig med seniortiltaket. Tiltaket om redusert arbeidstid kan ikke samles opp og overføres til neste måned. Uttak må gjøres innen samme måned. Bortfalt eller ikke avviklet seniortid refunderes ikke. I motsetning til når seniortiltakene utgjorde 20 % er det nå vanskeligere å beregne hvor mye fri målt i antall dager seniorer har krav på. Hvordan den reduserte arbeidstida skal tas ut på skal i hvert enkelt tilfelle avtales med nærmeste leder. Nedenfor er det satt opp en oversikt som viser hvor mye 12,5 % utgjør pr. uke (0,625 dag, eller 4 timer og 41 minutter). Den reduserte arbeidstida kan tas ut ved for eksempel å redusere arbeidstida med 12,5 % pr. dag eller 12,5 % pr uke eller 12,5 % for en lengere periode. De fleste ønsker sannsynligvis å ta ut fritida i form av hele 4
dager. I tabellen nedenfor er satt opp en oversikt som viser hvor mange hele dager den reduserte arbeidstida utgjør pr. år, eksklusiv ferie (6 uker). Som det framgår utgjør 12,5 % redusert arbeidstid 5 dager for hver 8. uke. For å holde oversikt over seniorfridagene vil det derfor sannsynligvis være best at hver enkelt lager en plan for minst 8 uker for når fridagene skal tas ut. Dette betyr at i løpet av 8 uker skal det jobbes alle dager i 3 uker og 4 dager i 5 uker. For de som jobber redusert vil regnestykket bli et annet. Ta kontakt med O/Pseksjonen dersom det er behov for avklaring. Antall arbeidsdager Seniorfri - 12,50 % Antall uker 1 5 0,625 2 10 1,250 3 15 1,875 4 20 2,500 5 25 3,125 6 30 3,750 7 35 4,375 8 40 5,000 9 45 5,625 10 50 6,250 11 55 6,875 12 60 7,500 13 65 8,125 14 70 8,750 15 75 9,375 16 80 10,000 17 85 10,625 18 90 11,250 19 95 11,875 20 100 12,500 21 105 13,125 22 110 13,750 23 115 14,375 24 120 15,000 antall Antall uker arbeidsdager 12,50 % 25 125 15,625 26 130 16,250 27 135 16,875 28 140 17,500 29 145 18,125 30 150 18,750 31 155 19,375 32 160 20,000 33 165 20,625 5
34 170 21,250 35 175 21,875 36 180 22,500 37 185 23,125 38 190 23,750 39 195 24,375 40 200 25,000 41 205 25,625 42 210 26,250 43 215 26,875 44 220 27,500 45 225 28,125 46 230 28,750 Om refusjon av lønnsutgifter: Opprinnelig stillingsprosent beholdes og det utbetales lønn i henhold til denne. Arbeidsplikten endres gjennom reduksjon av arbeidstiden. Innskudd til pensjonsordning og beregning av feriepenger skjer på grunnlag av faktisk utbetalt lønn. Det skal inngås skriftlig avtale mellom ansatt og leder, se vedlagte avtalemal. Denne inngås for ett år i gangen. Kopi av avtalen skal sendes til OP-seksjonen, senest sammen med budsjettreguleringsskjemaet. Det må presiseres hvordan arbeidstidsreduksjonen gjennomføres, og navn på eventuell vikar. Konkrete utgifter til vikar/ansatt refunderes etter innsendt budsjettreguleringsskjema årlig, frist: 01.11. og eventuelt 01.03. Vedlegg til budsjettreguleringsskjemaet skal inneholde utregning, navn på seniorer og navn på vikarer. I vedlegg til budsjettreguleringsskjemaet/utregning skal det beregnes utgifter ut fra vikaren/ansattes lønn og ikke seniorens lønn. Diverse vedr. ordningen: Ved gradert sykemelding faller tiltaket bort. Tiltaket iverksettes igjen når den ansatte er friskmeldt. Etablerte deltidsstillinger kan videreføres, for øvrig forutsettes at fylkeskommunen er eneste arbeidsgiver. Dette betyr at det ikke er aktuelt at ansatte som tar ut dette seniortiltaket inngår avtale om deltidsstillinger hos andre arbeidsgivere i den frigjorte tiden. For lærere med redusert undervisningsplikt i henhold til sentral tariffavtale, samordnes ordningene og det gis ikke refusjon for vikar. For øvrig gjelder bestemmelsene som er beskrevet ovenfor. Dette betyr at reduksjon i undervisningstid og annen arbeidstid totalt blir 12,5 %. Tiltaket skal ikke medføre overtidsbetaling For ansatte som bruker dette seniortiltaket gjelder samme regler for arbeidstid og uttak av ferie som for deltidsansatte. Det skal være avtalt faste dager/ tidspunkt for uttak av tiltaket, og dette kan ikke flyttes på i forbindelse med helligdager. Dersom ferie deles opp i enkeltdager skal det tas ut like mye feriedager som det man ville jobbet i en normaluke. 6
3. AVTALE OM REDUSERT ARBEIDSTID MED FULL LØNN Nordland fylkeskommune ønsker å legge til rette for at medarbeidere som har rettighet til AFP kan få avtale om redusert arbeidstid med full lønnskompensasjon. Arbeidstakere med 100 % stilling kan gis 12,5 % reduksjon av stillingen og beholde full lønn. Arbeidstakere med mindre enn 100 % stilling gis forholdsmessig reduksjon av stillingen. Arbeidstiden kan maksimalt reduseres til 60 % av fullt årsverk. Arbeidstidsreduksjonen tas ut etter avtale med leder. Ansatte skriver avtale med sin leder for ett år i gangen. Det er en forutsetning for denne avtalen at den ansatte ikke tar ut AFP eller annen pensjon eller inngår arbeidsavtale med annen arbeidgiver. I så fall opphører avtalen. Avtalen opphører ved gradert sykemelding og iverksettes igjen ved friskmelding. Medarbeider:.Stilling: Alder: Arbeidssted: Leder: (skriv tydelig) Periode: Hvordan gjennomføres arbeidstidsreduksjonen: Er det vikar / ansatt i den reduserte del av stillingen? Navn på vikar / ansatt:.. Medarbeider underskrift Leder underskrift Utgifter til vikar refunderes på grunnlag av innsendt budsjettreguleringsskjema Frist for innsending av skjema med dokumentasjon: 01.11.og eventuelt. 01.03. årlig. Budsjettreguleringsskjema skal inneholde vedlegg med utregning, navn på seniorer og navn på vikarer. For pedagoger refunderes ikke lønn til vikarer 7
4. MILEPÆLSAMTALE - Samtale mellom medarbeider og nærmeste leder ved fylte 58 år eller tidligere ved behov - Hensikten er å ha et bredere perspektiv og en lengre tidshorisont enn ved vanlige medarbeidersamtaler, og å diskutere og planlegge senyrkeskarrieren. - Det er ønskelig at samtalen gir rom for å se yrkesaktivt liv som helhet og dermed trekke opp et langsiktig perspektiv. - Fortell medarbeideren hva du som leder har erfart, og på hvilken måte du ser på medarbeideren som en ressurs. Fortell medarbeideren om dine forventninger til arbeidsutførelse m.v. Både medarbeider og leder skal være godt forberedt til samtalen. Medarbeider skal ha utlevert dette skjemaet på forhånd. Det bør være realisme i forhold til selve samtalen og til muligheter og tiltak i etterkant. Forslag til spørsmål: (Se skjema for medarbeidersamtale for flere forslag) - Hvordan opplever du din arbeidssituasjon? Har arbeidssituasjonen endret seg de siste 4 5 årene? - Hva er det du liker best å jobbe med? Hva skaper engasjement, energi og arbeidsglede? - Hvordan opplever du arbeidsmiljøet/trivsel og din egen kvalitet og effektivitet i arbeidet? - Hva skal til for at du skal ha en god arbeidssituasjon i årene fremover? - Bør arbeidsplassen tilrettelegges? - Har du behov eller ønske om endring av arbeidsoppgaver, ansvar, stilling? - Har du ønske om hospitering eller jobbrotasjon? - Har du ønske om påfyll av kompetanse, etter- eller videreutdanning, kurs eller annet. Drøft arbeidstakers ønsker opp mot arbeidsgivers behov for kompetanse fremover. - informasjon om seniorpolitiske tiltak og og seniorkurs - Har medarbeider spørsmål om AFP, henvis til OP-seksjonen dersom dette er utenfor leders kompetanse. Ansvar for gjennomføring: Nærmeste leder Det skrives et referat / en oppsummering som medarbeider får kopi av. Dette skal følges opp årlig i medarbeidersamtalene. 8
9