SIDE 1 AV 22 SANDEFJORD IDRETTSRÅD Årsrapport 2012 Behandles på Årsmøtet IDRETTENS HUS Onsdag 20. mars 2013 kl. 1900
SIDE 2 AV 22 SAKSLISTE: 1. Godkjenne fremmøtte representanter 2. Godkjenne innkalling, dagsorden og to representanter til å underskrive protokollen 3. Velge møteleder og referent 4. Behandle årsmeldingen 5. Behandle revidert regnskap for 2012 6. Behandle innkomne forslag 7. Vedta budsjett for 2013 8. Valg Svært enkel bevertning Vedlegg: Årsmelding inkl. Regnskap, forslag og budsjett På årsmøtet møter med stemmerett: a) Idrettsrådets styre b) Hvert enkelt idrettslag kan møte med 1 representant for hver påbegynte 400 medlem, begrenset til maksimum 3 representanter. c) Bedriftsidretten representeres etter følgende skala: Inntil 5 lag i kommunen; 1 representant, deretter 1 representant for hvert påbegynte 5. lag, maksimum 12 representanter. Stemmerett: Vi minner om at delegater til årsmøtet skal være valgt på klubbens årsmøte eller oppnevnt av styret etter fullmakt. Ref. Basis lovnorm for Idrettsråd 10. Like viktig er det å legge merke til at ansatte i klubb ikke har stemmerett på Idrettsrådets årsmøte.
SIDE 3 AV 22 Årsrapport 2012 Sandefjord Idrettsråd IR har gjennom året 2012 avholdt 11 styremøter og hatt 104 saker på kartet. I tillegg har det vært avholdt møter med klubber, med Vestfold Idrettskrets, med administrasjonen i kommunen, med politikere og kontakt mellom rådets medlemmer utenom møtene. Styret i Idrettsrådet har vært: Leder: Thor Henning Nilsen Sandar IL Nestleder Johny Sandbæk Sfj. Bueskyttere Sekretær Rune Broks Sandefjord Fotball Styremedlem Line Hallin Lorentzen Larvik og Sandefjord Rytterklubb Styremedlem Merete Hauge STIF Varamedl. 1: Ustgård Geir I.L. I.L. Runar Varamedl. 2: Torhild M. Johannessen Sfj. Badmintonklubb. Revisorer: Valgkomitè: Medlem Medlem Medlem Varamedlem Dag Elvestad, SaBK Harald Holtan, Sandefjord Seilforening Roger Gulliksen, Sandefjord Fotball Merete Sand, Sandefjord Ballklubb Jan Helge Marum, Sandefjord Svømmeklubb Tore Skjeggerud, I.L. Runar Idrettsmeldingen for perioden 2013-2023 ble vedtatt politisk og arbeidene med en plan for investeringer og rehabilitering av anlegg startet opp. Videre har Idrettsrådet behandlet og gitt innstilling til Sandefjord Kommune i forbindelse med søknader om prosjekttilskudd. (Retningslinjer er tatt med som vedlegg til denne årsrapporten). IR oppfordrer på det sterkeste om at klubber søker om tilskudd både til prosjekter, arrangementer og i forbindelse med deltagelse internasjonalt. Idrettsrådet har dessuten behandlet en rekke saker som viser at klubbene har behov for et organ som ser helheten og kan yte assistanse til klubber. Den store økningen i antall medlemmer i Sandefjordsidretten de seneste årene har gitt et større press på anleggene. Situasjonen for idrettene som er avhengig av innendørsanlegg har ikke blitt bedret de seneste årene og situasjonen er kritisk for flere idrettslag. Flere klubber opplever at de ikke kan gi det tilbudet til sine medlemmer som de ønsker og dette går i første rekke ut over barn og unge som ikke er like fleksible når det gjelder avstand til trening og tidspunkt for aktivitet. Klubber opplever å måtte avvise barn som ønsker aktivitet som følge av mangel på arealer for aktivitets. Dette viser at behovet for nye haller blir større og større for hvert år som går. En rekke klubber har ikke aktivitetstid i kommunale haller og de som har aktivitetstid opplever en situasjon der det ikke er nok timer tilgjengelig. Dette står ikke i stil med Kommunens uttrykte målsetting om å prioritere barn og unge, samt aktivitet for bredde. Sandefjord Kommunes økonomiske status og prioriteringer gjør situasjonen for idrettslagene vanskeligere og forsterker forskjellen mellom de store og sterke og de mindre ressurssterke lagene som er avhengig av hjelp fra kommunen når det gjelder aktivitetsareal.
SIDE 4 AV 22 Vi er klar over at tilrettelegging for idrett og aktivitet ikke er lovpålagt, men samtidig er alle parter enige om at god aktivitet fra de yngste til de eldste er god samfunnsøkonomi. Av Idrettsrådets virksomhet ellers i året nevner vi: Deltagelse på møter i regi av Vestfold Idrettskrets. Ledermøte Vestfold Idrettskrets (Thor Henning). Deltagelse i Vestfold Idrettskrets anleggsutvalg (Merete). Deltagelse i KF-utvalgets møter (Thor Henning). Mange møter med klubber og kommunens administrasjon. Samarbeidet med klubbene er fremdeles god, men kan bli langt bedre. Dialogen og samarbeidet med idrettsadministrasjonen i kommunen og politikerne bør fremdeles både utvides og styrkes. Slik Idrettsrådet opplever situasjonen i dag blir mye av de kommunale ressursene på personellsiden bruk til å finne innsparinger, fremfor å legge til rette for aktivitet. Tildeling av Aktivitetsmidler for 2012 Vi har fordelt aktivitetsmidlene fra Kulturdepartementet (LAM), og de fleste klubber i Sandefjord har mottatt vel fortjent støtte til aktiviteten blant barn og unge. Idrettsrådets årsmøte vedtok kriterier for tildelingen, basert på retningslinjer fra NIF/NOK og Kirke- og Kultur-Departementet. Tidspunkt for utdeling fra Idrettsrådet er avhengig av retningslinjene fra departementet og Idrettsforbundet. En forutsetning for å motta penger, er at klubben har aktivitet for barn og unge, samt at vi har valgt å gi ekstra tilskudd til de som har barneidrettsskole som fast aktivitet og til klubber med aktivitet for funksjonshemmede. Samtidig vil vi med dette oppfordre klubbene til å ta aktiv del i utformingen av retningslinjene for inneværende år. Dette kommer opp som egen sak. (Se også sak 6, forslag 1). Selve tilskuddet til den enkelte klubb: Se eget vedlegg, Vedlegg C. WWW.SANDEFJORDIR.NO. Vi minner om våre hjemmeside på nettet og oppfordrer alle klubber til aktivt å bruke sidene og samtidig legge linker til Idrettsrådets hjemmeside på klubbenes egne sider. ØKONOMI. Idrettrådet har ikke hatt lønnet administrasjon i 2012. Idrettsrådet har et overskudd for 2012 på kr. 15 365,-. FORHOLDET TIL KLUBBENE: Idrettsrådet har en stor oppgave i å synliggjøre sin virksomhet for klubbene. Samtidig må klubbene bli stadig flinkere til å benytte Idrettsrådet i å fremme sine saker overfor både krets, kommune og i forhold til andre klubber. Spesielt for Sandefjord er at Idrettsrådet har talerett i utvalget som behandler idrettssaker politisk i kommunen. Denne rettighet må vi ta vare på og forvalte godt. I tillegg vil vi be om at klubbene sender Idrettsrådet kopi av både årsrapporter og protokoll fra årsmøtet til Idrettsrådet. Vi vil sette pris på å motta disse elektronisk, men dette er intet krav.
SIDE 5 AV 22 FORHOLDET TIL KOMMUNEN: Både klubber og kommune kan fremdeles inkludere IR sterkere i saker som vedrørte de nevnte aktører, bl.a. ved å sende kopi til IR av alle brev og henvendelser. Her har klubber og kommune fremdeles et forbedringspotensiale. Gjennom dette arbeidet vil IR kunne bidra til et felles beste for det lokale idrettslivet. FORHOLDET TIL IDRETTSKRETSEN: Vi benytter kretsen i noen grad som en støttespiller i idrettspolitiske saker og som administrativ hjelp. Idrettskretsen er en naturlig arrangør for alle kurs som ikke er spesifikke for særidrettene. I 2012 har det vært arrangert en rekke surs i regi av VIK og programmet for 2013 er like omfattende. Her er det mulighet for god skolering for klubbledere som alle bør benytte. SPORTSLIG: Idrettsrådet vil nok en gang berømme alle de klubbene som står i spissen for flotte arrangementer. Samtidig vil vi gratulere alle de som oppnår gode resultater, de som ikke gir opp selv om de gode resultatene uteblir, og alle de som legger til rette for all den aktiviteten som gjennomføres i Sandefjordsidretten. KLUBBENES ADMINISTRATIVE OG ØKONOMISKE PRIORITERINGER: Vi ønsker å gjenta vår presisering av hvor viktig det er å ha orden i både administrative rutiner, medlemsoversikter og å ha økonomisk styring i klubbene. Klubbene drives i stor grad av frivillig innsats, men det betyr ikke at man kan ta lett på de oppgavene som ligger i det å forvalte ressursene på en god og forsvarlig måte. Skulle man være i tvil om hvordan man løser daglige utfordringer er både Idrettsrådet og Idrettskretsen en støttespiller mange kan benytte oftere og tidligere. UNDERSLAG/FORSIKRING. IR ønsker å opplyse klubbene om at alle klubber i Vestfold er forsikret mot underslag gjennom en felles forsikring i Vestfold Idrettskrets. De seneste par årene har det i flere klubber i Vestfold vært tilfeller av underslag der til dels betydelige beløp er tatt fra klubbene. Dette problemet må klubbene være bevisst og ha gode rutiner for økonomistyring i alle ledd. POLITIATTEST. Etter at kravet om politiattester ble innført for et par år siden har nok mange klubber glemt at dette er et krav som klubbene må forholde seg til kontinuerlig. Ansvarlige i klubbene må oppnevnes og det må gjøres kjent i klubbene og på klubbenes nettsider om hvilke personer som er ansvarlige for politiattester. MEDLEMSTALL/KLUBBER Nedlagt i løpet av året: Ingen Nye klubber: Sandefjord Frisbeeklubb Sandefjord Cricketklubb Totalt 50 klubber Vi har sett på utviklingen i medlemstall og tall for aktive i idretten i Sandefjord og kan med glede konstatere at det gror godt i Sandefjord over tid, spesielt blant barn og unge.
SIDE 6 AV 22 Ant. MEDLEMMER AKTIVE Klubber 2002: 10482 7551 +450 2003: 10495 +13 8903 + 1352 2004: 10890 +395 8956 + 53 2005: 11129 +269 8688-268 2006: 11185 +56 8633-50 2007: 11685 +500 8837 +204 2008 11537-148 8805-32 2009 12437 +900 9761 +956 2010 11883-554 9277-484 2011 48 12067 +184 9740 +463 2012 50 12301 +234 10421 +915 Årlige variasjoner kommer i noen grad av at klubber rydder opp i medlemsregistrene fra tid til annen og korrigerer mulige feilrapporteringer fra et år til et annet. Dette burde alle klubber gjøre hvert år for å få et riktig bilde at medlemsmassen. Trenden viser en økning både blant antall medlemmer og ikke minst aktive medlemmer, de som utfører aktiviteten i klubbene. Dette igjen indikerer at de passive støttespillerne har hatt en reduksjon i antall. Videre er det fortsatt en klar tendens til at barne- og ungdoms-aktiviteten øker og dette er spesielt positivt. Oversikt over medlemstall og aktivitetstall for den enkelte klubb er vedlagt denne årsrapport. Se vedlegg A og B.
SIDE 7 AV 22 Sak 5: Regnskap for 2012 Regnskap med revisors underskrift vil bli lagt fram på årsmøtet. Konto RESULTATREGNSKAP SANDEFJORD IDRETTSRÅD 2012 Note Regnskap 2012 Budsjett 2012 REGNSKAP 2011 INNTEKTER 3400 Tilskudd Sfj. Kommune 30 000,00 30 000,00 30 000 3410 Refusjon fra Sfj. Kommune 0,00 0,00 0 3441 Tilskudd VIK 15 000,00 10 000,00 12 000 3442 Øremerk. tilskudd 0,00 0,00 0 Tilskudd fra klubber 0,00 0,00 0 3443 Moms-refusjon 1 095,00 500,00 464 Renter 0,00 Sum DRIFTSINNTEKTER. 46 095,00 40 500,00 42 464 KOSTNADER 5990 Lønnskost./ Godtgjør. 1 0,00 5 000,00 0 6300 Leie lokaler 825,00 4 000,00 2 500 6800 Rekvisita 278,00 3 000,00 3 219 6800 Kopiering 0,00 2 000,00 1 255 6810 Møter og Kurs 12 020,01 25 000,00 33 033 6900 Telefon 0,00 0,00 0 6940 Porto 1 023,50 1 500,00 1 575 6830 Nettsider og Info 9 663,75 5 000,00 4 515 7100 Kjøregodtgjørelse 1 124,00 0,00 1 085 7320 Annonser 0,00 2 000,00 0 7420 Gaver 853,00 2 500,00 1 713 7770 Bankgebyr 0,00 300,00 233 7790 Diverse kostn. (avgift Friv.reg.) 135,00 0,00 0 7791 Diverse kostn. (Rullestolrugby.) 2 5 202,00 0,00 0 6700 Regnskapshonorar 0,00 2 000,00 1 125 Sum DRIFTSKOSTNADER 31 124,26 52 300,00 50 253 Renteinntekter av bankinnskudd 394,42 400,00 390 ÅRSRESULTAT (Overskudd) 15 365-11 400,00-7 399 Note 1: Det er ikke utbetalt lønn eller andre godtgjørelser i 2012. Note 2: Sandefjord Rullstolrugbyklubb var under etablering høsten 2009 og ble tildelt 15000,- i 2009 og det samme i 2010 som prosjekttilskudd for tiltaket. Disse pengene ble det enighet om at Idrettsrådet skulle forvalte på vegne av Rullestolrugbyklubben inntil klubben ble formelt dannet og godkjent. Klubben er formelt dannet og resterende midler er overført. Beløpet er synliggjort i balansen.
SIDE 8 AV 22 BALANSE: Regnskap er revidert og godkjent av Dag Elvestad og Harald Holtan. Se vedlegg F.
SIDE 9 AV 22 Sak 6: Behandle innkomne forslag Det foreligger to forslag til behandling ved fristens utløp. Styret i Sandefjord IR foreslår: Forslag 1: Kriterier for fordeling av lokale aktivitetsmidler til klubbene. Aktivitetsmidlene er ment som styrking av idrettslagenes aktivitet for barn og unge og Idrettrådet forutsetter at klubbene benytter midlene på denne gruppen. Styret foreslår at Sandefjord Idrettsråds årsmøte 20. mars 2013 vedtar følgende retningslinjer for 2013: 1. Idrettslaget skal ha fast aktivitet for barn og unge i aldersgruppen 6-19 år. 2. Idrettslaget skal ikke ha aktivitet som ekskluderer enkelte aldersgrupper eller som ekskluderer jenter eller gutter. 3. Søknader til Sandefjord Kommune om tilskudd til aktivitet kan benyttes av Idrettsrådet i vurderingen av de enkelte klubber. 4. Idrettslaget må ha rapportert aktivitet og medlemstall til NIF og denne innrapporteringen benyttes av Idrettsrådet i vurdering av støtte. 5. Aldersgruppen 13-19 år prioriteres ved å tildele dobbelt enhetsbeløp til medlemmer i denne aldersgruppen. 6. Klubber som møter på Idrettsrådets årsmøte der kriteriene for tildeling vedtas, får i utgangspunktet tildelt et grunnbeløp på kr. 3.000,- under forutsetning av at de organiserer aktivitet for barn og unge (pkt 1). Resterende beløp fordeles mellom klubbene etter kriterier som angitt i punkt 1. 6. 7. Klubber som ikke møter på årsmøtet mottar maksimum 90 % av det beløp de skulle hatt etter reglene. 8. Søknadsskjema for tildeling av midler deles ut på årsmøtet. 9. Klubber som ikke søker om midler vil få kun få 50 % av det beløp de ville fått hvis de hadde søkt. Ikke utdelte midler fordeles på de som har søkt. 10. I de tilfeller der Idrettsrådet finner at klubber har ført opp flere aktive enn det som er reelt vil IR justere tilskuddet deretter. Begrunnelse: Retningslinjene følger tidligere praksis med tillegg som vist i pkt. 5, 6 og 7. Idrettslagene viste tidligere en sviktende interesse for Idrettsrådets viktigste fora, årsmøtet, og punkt 6, 7 og 8 er foreslått i år igjen på bakgrunn av det positive engasjement på de seneste årsmøter.
SIDE 10 AV 22 Forslag 2: Årsmøtet slutter seg til vedlagte liste for prioritering. Prioritering av anlegg.
SIDE 11 AV 22
SIDE 12 AV 22 Sak 7: Vedta budsjett for 2013 Budsjett og årsplan henger så nøye sammen at styret foreslår å behandle disse under ett. Budsjettet gjenspeiler aktivitetene satt opp i handlingsplanen. ÅRSPLAN FOR SANDEFJORD IDRETTSRÅD 2013 Årsplanen skal være et hjelpemiddel for Idrettsrådet i Sandefjord i det daglige arbeid, samtidig som det gir Rådet et verktøy i planleggingen av aktivitetene gjennom året. Tiltak Bakgrunn Aksjon/status Frist Handlingsplan for idrettsanlegg Flerbrukshall Intern organisering og skolering i Idrettsrådet Info om IR til klubbene Kontakt med klubbene Revisjon av Kommuneplan Deltagelse på møter og konferanser Planen er et tillegg til Idrettsmeldingen. Det har vært mye snakk om behovet for en flerbrukshall og STIF har startet en prosess i forbindelse med ønske om ny hall. Kompetanseheving er viktig for alle styrer. NIF gjennomfører i samarbeid med kretsene et kompetansehevings-program. Samtidig ønsker IR å gjennomføre interne samlinger som bedrer det indre liv i IR Det er altfor få tillitsvalgte i klubbene som vet hva IR er og kjenner rådets funksjon. Ta kontakt med klubbene jevnlig for å få oversikt over hva som skjer Dette arbeidet i regi av Sandefjord Kommune er viktig for idretten bl.a. i forbindelse med sikring av arealer. Det arrangeres hvert år en rekke samlinger for de ulike ledd i norsk idrett og Idrettsrådet får faglig påfyll gjennom aktiv deltagelse på relevante samlinger Vedtatt i KF-utvalget. Påbegynt i 2011 og vil bli sluttbehandlet i 2013 IR kontakte klubber med behov for hall eller lignende. Oversikt over arbeidsoppgaver utarbeides. Jevnlige møte med klubber Ta kontakt med alle klubber 1 til 2 ganger i året. Idrettsrådet har oppnevnt ansvarlig i IR for å følge dette arbeidet og komme med innspill. Idrettsrådet får faglig påfyll gjennom aktiv deltagelse på relevante samlinger og ønsker å delta på de arrangementer som er faglig relevante. Hele 2013 Pågående Kontinuerlig Hele 2013 Hele 2013 Hele 2013 Hele 2013
SIDE 13 AV 22 BUDSJETTFORSLAG FOR 2013
SIDE 14 AV 22 Sak 8: Valg Valgkomiteens innstilling til Styre for Sandefjord Idrettsråd 2013. VALGKOMITEENS INNSTILLING FREMLEGGES PÅ ÅRSMØTET. Valgkomiteen har bestått av: Roger Gulliksen Sandefjord Fotball, Merete Sand, Sandefjord Ballklubb, Jan Helge Marum, Sandefjord Svømmeklubb og varamedlem Tore Skjeggerud, I.L. Runar. ===================================================================
SIDE 15 AV 22 VEDLEGG: A. MEDLEMSTALL PR. 31.12 2012
SIDE 16 AV 22 B. AKTIVITETSTALL PR 31.12.2011
C. TILDELTE MIDLER: LAM (Lokale AktivitetsMidler) SIDE 17 AV 22 KlubbNr Klubb Tildelt sum Idrettsskoler IB07060003001 Helgerød IL 7500 IB07060007001 Runar, IL 7500 IB07060008001 Sandar IL 7500 IB07060031001 Sandefjord TIF 7500 Klubber KL07060001 Fevang FK 14562 KL07060002 Gjekstad & Østerøya IF 74116 KL07060003 Helgerød IL 53525 KL07060005 Mosserød Turn Og IF 31029 KL07060006 NMK Sandefjord KL07060007 Runar IL 245782 KL07060008 Sandar IL 96119 KL07060009 Larvik Og Sandefjord Rytterkl 17568 KL07060011 Sandefjord Lerdueskyttere 1820 KL07060012 Sandefjord og Sandar Miniatyrskytterlag 3369 KL07060015 Sandefjord Badmintonklubb 26235 KL07060016 Sandefjord BK 76389 KL07060019 Sandefjord Bueskyttere 9271 KL07060020 Sandefjord Dykkerklubb 39511 KL07060021 Sandefjord Seilflyklubb 1820 KL07060022 Sandefjord Hundekjørerklubb 1470 KL07060023 Sandefjord Judoklubb 7611 KL07060024 Sandefjord Pistolklubb 4661 KL07060025 Sandefjord Roklubb 9455 KL07060026 Sandefjord Seilforening 11115 KL07060027 Sandefjord Skøiteklub 10008 KL07060028 Sandefjord Svømmeklubb 44858 KL07060029 Sandefjord Sykleklubb 22547 KL07060030 Sandefjord Tennisklubb 65694 KL07060031 Sandefjord TIF 150698 KL07060033 Sandefjordstuperne 6557 KL07060035 Store Bergan IL 111599 KL07060036 Sandefjord Nanbudoklubb 19597 KL07060039 Sandefjord Ishockeyklubb 2250 KL07060040 Sandefjord OK 23838 KL07060048 Sandefjord Brettseilerklubb 6739 KL07060055 Gokstad Bowlingklubb 7058 KL07060056 Sandefjord Golfklubb 29554 KL07060062 Skogan Rideklubb 5399 KL07060063 Sandefjord "Vikings" Baseballklubb KL07060064 Sandefjord Fotball 12774 KL07060074 Sandefjord Motorflyklubb
KL07060079 Sandefjord kunstløp klubb 5292 KL07060080 Holtan Døves sportsklubb 6533 KL07060084 Dans Aktiv 18306 SIDE 18 AV 22 KL07060085 Sandefjord Swingklubb KL07060087 Sandefjord Tradisjonelle Karateklubb-STKK 48915 KL07060089 Sandefjord Innebandy 7980 KL07060091 Sandefjord og Omegn El-innebandyklubb 12714 KL07060092 Sandefjord Futsal KL07060093 Sandefjord Taekwon-Do klubb 6230 KL07060094 HG Gokstad Håndballklubb 34901 KL07060096 Sandefjord Håndball 16093
D. RETNINGSLINJER FOR PROSJEKTTILSKUDD IDRETT. SIDE 19 AV 22
E. SØKNADSSKJEMA LAM. SIDE 20 AV 22 KLUBBENS NAVN ADRESSE SØKNADSSKJEMA FOR LOKALE AKTIVITETSMIDLER 2013 KLUBBENS TELEFON NR. KLUBBENS HJEMMESIDE WWW. KLUBBENS E-MAIL ADR.: BANK-KONTONR. LEDER S NAVN LEDERS TELEFON PRIV. LEDERS TELEFON ARB. LEDERS MOBIL: LEDERS E-MAIL ADR.: SKRIV TYDELIG Har klubben fast aktivitet for barn under 12 år? Har klubben fast aktivitet for ungdom 13-19 år? Har klubben barneidrettsskole? Har klubben aktivitet for funksjonshemmede? JA NEI Spørsmål rettes til Thor Henning Nilsen: 900 30 370 eller på e-mail: Utfylt skjema sendes på mail til: thn@agilitygroup.no eller til: Sandefjord Idrettsråd, Postboks 118, 3201 Sandefjord Skjemaet må være sendt Idrettsrådet innen 1. juni 2013.
F. REVISORGODKJENT REGNSKAP OG BALANSE. SIDE 21 AV 22
SIDE 22 AV 22