Stillingsvurderingssystem for Fylkesmannen i Oppland 17.06. 2013.
Stillingsvurderingssystemet er en del av embetets lokale lønnspolitikk og er et verktøy for å kunne: drive systematisk og målrettet personalplanlegging se hvilke krav og forventninger som stilles til de ulike stillingsgrupper og stillinger verktøy i forbindelse med rekruttering av medarbeidere til ledige stillinger, herunder utforming av utlysningstekst, lønnsspenn stillingen skal lyses ut med m. v. Stillingsvurderingssystemet synliggjør hva slags kompetanse som kreves for å ivareta funksjoner på ulike nivå, og legger også grunnlag for utvikling/ revisjon av embetets kompetanseplaner på kort og lang sikt. Stillingsvurderingssystemet inneholder ikke uttømmende beskriver av stillingsinnhold, men angir hovedtrekk. Systemet kan brukes som grunnlag for utarbeidelse av stillings- og funksjonsbeskrivelser i hver avdeling/stab. Systemet kan også være et hjelpeverktøy i forbindelse med utarbeidelse av individuelle karriereplaner. Tabellen under viser hvilke stillingskategorier som vanligvis brukes ved embetet. Partene er enige om at stillingskoder som ikke er nevnt her, også kan brukes ved behov. Det er embetsledelsen som tar stilling til dette i hvert tilfelle. Stillingene er gruppert ut fra hovedinnhold i stillingen, men her vil det være variasjoner fra stilling til stilling. Stillingskoder kan endres ved forhandlinger både sentralt og lokalt. Kategori Aktuelle stillingskoder Gruppe 1 Drift 1127 Husholdleder 1132 Renholdsleder 1130 Renholder 1184 Kokk Gruppe 2 Kontorstillinger 1433 Seniorsekretær 1063 Førstesekretær 1070 Sekretær Gruppe 3 Saksbehandler gruppe I 1363 Seniorkonsulent 1408 Førstekonsulent 1065 Konsulent Gruppe 4 Saksbehandlere gruppe II 1364 Seniorrådgiver 1434 Rådgiver 1113 Prosjektleder 1057 Informasjonssjef 1072 Arkivleder 0774 Ass. fylkeslege Gruppe 5 Lederstillinger 0129 Ass. fylkesmann 1060 Avdelingsdirektør 0779 Fylkeslege 1059 Underdirektør
GENERELLE KRAV ALLE STILLINGER allsidighet, selvstendighet, nøyaktighet, fleksibilitet, god samarbeidsevne og kommunikasjonsevner kunne vurdere problemstillinger innen sitt område og komme med løsningsforslag god skriftlig og muntlig framstillingsevne gode samarbeidsevner og evne til å arbeide i team- grupper må kunne bruke IT i alt daglig arbeid serviceinnstilt, både når det gjelder kontakt med publikum og internt i embetet evne til omstilling - endringsvilje GRUPPE 1 DRIFTSSTILLINGER 1127 Husholdleder 1132 Renholdsleder 1130 Renholder 1184 Kokk Standardkrav Generelt Stillingsinnehaverne i denne gruppen ivaretar renholdstjenester og drift av kantine. Grunnpreget for stillingene er at stillingsinnehaverne yter service og bistand. Stillingene kan tillegges enklere saksbehandlingsoppgaver. Det stilles krav god serviceinnstilling, allsidighet mht. løsning og planlegging av praktiske arbeidsoppgaver, orden og nøyaktighet og evne til å arbeide selvstendig å ta initiativ. Utdannelse Relevant utdannelse utover grunnskole Gjerne fagbrev eller spesielle kurs rettet mot området Erfaring/praksis Yrkeserfaring er ønskelig, gjerne noe praktisk arbeidserfaring relevant for stillingen Personlige egenskaper Det vises til den overordnede lønnspolitikken, pkt. 3.1 Individuelle kriterier Stillingsinnhold Drift av kantine og renholdstjenester etter oppsatt plan. Service og bistand gjennom daglig kontakt med embetets medarbeidere og eksterne brukere Ansvar for at oppsatte planer følges
GRUPPE 2 KONTORSTILLINGER 1070 Sekretær 1063 Førstesekretær - 1433 Seniorsekretær Standardkrav Generelt Stillingsinnehaverne i denne gruppen ivaretar tradisjonelt kontorarbeid, støttetjenester og førstelinjefunksjoner (skranke-, telefon- og forværelsetjeneste samt arkiv). Grunnpreget for stillingene er at stillingsinnehaverne yter service og bistand. Stillingene kan tillegges enklere saksbehandlingsoppgaver. Enkelte stillinger har koordinerende oppgaver, samt ansvar for rettledning på sine arbeidsområder. Det stilles krav til vurderingsevne og erfaring. Førstesekretær og seniorsekretær skiller seg fra sekretærkode ved at stillingen inneholder mer saksbehandling, og at det stilles krav til større bredde i praksis og erfaring. Stillingene kan tillegges samordning, koordinering og oppfølging av kontortjenester. Utdannelse Minimum videregående opplæring eller annen tilsvarende utdanning Kortere eller manglende utdannelse kan kompenseres med relevant realkompetanse Datakunnskaper tilpasset stillingens oppgaver Erfaring/praksis Relevant yrkeserfaring er ønskelig Personlige egenskaper Det vises til den overordnede lønnspolitikken, pkt. 3.1 Individuelle kriterier Stillingsinnhold Enkle, rutinepregede kontorfaglige oppgaver ved forværelse, resepsjon og arkiv Ikke ordinær saksbehandling, men kan tillegges enklere saksbehandlingsoppgaver, som i stor grad bygger på gitte rutiner, ensartede og rutinepregede arbeidsoppgaver Kan tillegges samordnings- og koordineringsoppgaver innen begrenset fagområde Service og bistand gjennom daglig kontakt med eksterne brukere og embetets medarbeidere
GRUPPE 3 SAKSBEHANDLER GRUPPE I 1065 Konsulent 1408 Førstekonsulent 1363 Seniorkonsulent Standardkrav Generelt Stillingsinnehaverne i denne gruppen har avanserte kontorfaglige oppgaver, i kombinasjon med noe saksbehandling, eller bare ren saksbehandling. Det stilles større krav til vurderingsevne, kommunikasjon, problemløsing og erfaring enn til stillingene i gruppe 2 (kontorstillinger). Førstekonsulentkode skiller seg fra konsulentstillingen ved at det stilles større krav til utdanning, vurderingsevne, selvstendighet, problemløsning, kommunikasjon, samt krav til tidligere yrkeserfaring. Seniorkonsulentkode skiller seg fra førstekonsulentstillingen ved at stillingsinnehaver har opparbeidet seg bred kompetanse innen ett eller flere fagområder. Stillingen skal brukes i de tilfeller hvor avdelingen/embetet krever særskilt kompetanse. Utdannelse Relevant utdanning utover videregående skole tilpasset stillingens oppgaver Relevant utdanning fra høyskole/universitet tilpasset stillingens oppgaver Relevant etterutdanning el. videreutdanning tilpasset stillingens oppgaver Kortere eller manglende utdannelse kan kompenseres med relevant realkompetanse Datakunnskaper tilpasset stillingens oppgaver Erfaring/praksis Relevant praksis og erfaring Personlige egenskaper Det vises til den overordnede lønnspolitikken, pkt. 3.1 Individuelle kriterier Stillingsinnhold Saksbehandlingsoppgaver som i hovedsak er rutinepregede og utføres i henhold til rutiner og arbeidsbeskrivelser. Oppgavene er preget av en oppskriftsmessig utførelse Kan tillegges ulike typer nøkkelfunksjoner knyttet til koordinering og tilrettelegging, som forutsetter selvstendig vurdering eller spisskompetanse Fortolkning, rådgivning og saksutredning innen eget saksområde Service og bistand gjennom daglig kontakt med eksterne brukere og embetets medarbeidere Det forventes at stillingsinnehaver kan lede og koordinere faglig arbeid innenfor sitt fagområde
GRUPPE 4 SAKSBEHANDLER GRUPPE II 1434 Rådgiver 1364 Seniorrådgiver 1113 Prosjektleder 1057 Informasjonssjef 1072 Arkivleder 0774 Ass. fylkeslege Standardkrav Generelt Stillingsinnehaverne i denne gruppen har ansvar for komplisert og høyt kvalifisert saksbehandling, og utrednings- og utviklingsoppgaver. Stillingsinnehaverne kan ha ansvar for et eller flere fagområder eller spisskompetanse innenfor et begrenset område. Stillingshaverne kan ha ledelse av faggrupper, prosjekter og utviklingsarbeid innen for eget fagområde. Stillingshaverne skal evne å ta opp saker på eget initiativ. Stillingene skiller seg fra saksbehandlere i gruppe 3 ved at det stilles større krav til utdanning, vurderingsevne, selvstendighet, problemløsing, kommunikasjon samt krav til tidligere yrkeserfaring. Erfaringsdeling og veiledning av kolleger samt å bidra i utvikling og realisering av overordnede strategier innen eget og andre fagområder ligger også til denne saksbehandlergruppen. Rådgiverstillingene skiller seg fra førstekonsulentstillingen ved selvstendighet, beslutningers kompleksitet, problemløsing, samt krav til planlegging og organisering. Seniorrådgiverkode skiller seg fra rådgiverkode ved at stillingsinnehaver har opparbeidet bred kompetanse innen ett eller flere fagområder og anvender dette i daglig arbeid. Stillingen kan brukes i de tilfeller hvor avdelingen/embetet krever særskilt kompetanse. Stillingsinnehaver kan ha ansvar for prosjekter eller utviklingsarbeid på tvers av avdelinger. Prosjektlederkode skal benyttes ved ledelse av tidsavgrensede prosjekter. Slike prosjekter vil normalt ha egen budsjettildeling/ramme, ofte eksternt finansiert. Informasjonssjefen er en del av fylkesmannens samordnings- og beredskapsstab og deltar på ledermøter, strategimøter mv. Informasjonssjefen skal bidra til at embetet er proaktiv i informasjonsarbeid og skal bidra til å skape et korrekt og positivt bilde av embetet. Informasjonssjefen skal være pådriver for å implementere kommunikasjon som strategisk virkemiddel i alle avdelinger/stab og bidra til profesjonalitet i kommunikasjonen mot alle målgrupper. Stillingen forutsetter kontakt på bredt plan i organisasjonen. Arkivleder har fagansvar for arkivfunksjonene ved embetet. Utdannelse Relevant høyere utdanning fra høgskole/universitet Relevant etterutdanning/videreutdanning Kortere eller manglende utdannelse kan kompenseres med relevant realkompetanse Datakunnskaper tilpasset stillingens oppgaver Erfaring/praksis Relevant praksis og erfaring, og god faglig innsikt i offentlig forvaltning, planlegging og evaluering
For seniorrådgiver kode kreves inngående erfaring på ett eller flere av embetets saksområder, og god faglig innsikt i offentlig forvaltning, planlegging og evaluering Personlige egenskaper Det vises til den overordnede lønnspolitikken, pkt. 3.1 Individuelle kriterier og pkt. 4 Krav til ledere Stillingsinnhold Høyt kvalifisert saksbehandlings- utrednings- og utviklingsarbeid. Spesialkompetanse innen ett eller flere saksområder/fagfelt Selvstendig arbeid med nye problemstillinger Selvstendige vurderinger og avgjørelser i komplekse saker Nytenkning, analyse og konsekvensvurdering Bidragsyter i utvikling og realisering av overordnede strategier innen eget fagområde Rådgivning og veiledning innen eget fagområde Representere embetet i faglige fora internt og eksternt Kvalitetssikring av eget og andres arbeid
GRUPPE 5 LEDERSTILLINGER 0129 Ass. fylkesmann 1060 Avdelingsdirektør 0779 Fylkeslege - 1059 Underdirektør Standardkrav Generelt Stillingsinnehaverne i lederstillingene og nestlederstillingene ved embetet skal: Ha evne til strategisk tenkning for å oppfylle embetets visjoner og mål Bruke personal- og lønnspolitikken for å nå embetets mål Skape resultater, sammen med andre og gjennom andre Delegere for at ansatte kan utvikle seg faglig og personlig Ta ansvar for å skape et godt arbeidsmiljø Forebygge, løse og håndtere konflikter Bygge team og skape lagånd Være åpen og ærlig i kommunikasjon for å sikre god dialog på alle nivåer i embetet. Fange opp sentrale politiske føringer, fremme forslag til endring og utvikling innen egne og andre fagområder. Fylkesmannen forestår ledelsesfunksjonene som embetsledelse sammen med assisterende fylkesmann, slik at de til sammen utøver et helhetlig lederansvar. Assisterende fylkesmann er nestleder ved embetet og fylkesmannens faste stedfortreder. Avdelingsdirektør har personalledelse, resultatansvar og økonomisk ansvar for drift av sin avdeling og utgjør sammen med embetsledelsen embetets ledergruppe, og har dermed et medansvar for helhetlig og strategisk ledelse av embetet. Underdirektør er nestleder ved avdelinger/stab med utgangspunkt i individuelle funksjonsbeskrivelser tilpasset den enkelte avdelings/stabs behov. Alle underdirektører tildeles samme budsjett/godkjenningsmyndighet for avdelingsdirektør. Utdannelse Relevant høyere utdanning fra høgskole/universitet Relevant etterutdanning/videreutdanning, herunder lederutdanning Datakunnskaper tilpasset stillingens oppgaver Erfaring/praksis Betydelig kjennskap til og forståelse for offentlig forvaltnings oppbygging og virkemåte og evne til helhetstenkning Gjennom relevant ledererfaring kunne dokumentere handlekraft, evne til samarbeid, omstilling, kontaktskaping og evne til å motivere og inspirere. Erfaring fra fylkesmannens arbeidsområder er en fordel Personlige egenskaper Det vises til den overordnede lønnspolitikken, pkt. 3.1 Individuelle kriterier Spesielt for ledere i embetet gjelder Evne til selvstendige vurderinger og avgjørelser i komplekse saker Evne til nytenkning, analyse og konsekvensvurdering
Stillingsinnhold underdirektører Er bestemt i egen funksjonsbeskrivelse med utgangspunkt i behovene i de ulike avdelingene. Eksempler på oppgaver fordelt til underdirektør kan være: Ansvar for ulike avdelingsoppgaver som for eksempel personaloppfølging, kompetanseutvikling, HMS, plan og rapportering, budsjett m.m. Ansvar for enkelte fagområder innen avdelingen Ansvar for oppfølging/styring av større prosjekter Lede prosjekter, for eksempel på tvers av avdelinger Stillingsinnhold avdelingsdirektør Ledelse, rådgivning, utredning og saksbehandling Iverksetting av politiske tiltak Strategiske vurderinger på overordnet nivå Realisering av overordnet strategi Tydeliggjøre og videreformidle avdelingens og embetets arbeids- og ansvarsoppgaver internt og eksternt Deltagelse i debatter, møter og representative oppdrag Drive rådgivning internt og eksternt Holde foredrag og lede møter Nå avdelingens arbeidsmål Rapportere til overordnet nivå Tverrfaglig samordning Økonomiansvar, budsjett- og regnskapsoppfølging iht. delegasjon. I tillegg gjelder for ass. fylkesmann Ledelse i grensesnittet mellom embetsledelsen og avdelingene Overordnet økonomiansvar (tildelingsbrev og fullmakter) Oppfølging av felles VP og avdelingenes VP (plandokumenter og budsjett) Arbeidsgivers representant i AMU Fylkesmannens stedfortreder i SAMU Representasjon