1 Prosjektprosessen (Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet - BOA) Informasjonsmøte SVT-fakultetet Mars 2011 Lars Gunnar Indreiten, Prosessleder Prosjektprosessen Morten Øien, Juridisk seniorrådgiver
2 Bakgrunn og formål for informasjonsmøtet Bakgrunn BOA utgjør en vesentlig andel av NTNUs totaløkonomi, og er en viktig finansieringskilde for forskningsaktiviteter ved NTNU Kunnskapsdepartementet/Riksrevisjonen stiller økt krav til NTNU om oppfølging av BOAområdet Intern revisjonsrapport har avdekket svakheter ved NTNUs oppfølging av BOA NTNU må kunne opptre ryddig og profesjonelt ovenfor finansieringskilder og samarbeidspartnere i prosjekter Intern utredning ved SVT-fakultetet rundt organisering av BOA mht bruk av randsoneselskap (NTNU Samfunnsforskning AS/SØF AS) Tilsvarende informasjonsmøter avholdt ved de andre fakultetene ved NTNU som ledd i implementering av prosjektprosessen ved NTNU Hovedformål Gi deg som prosjektleder informasjon om Prosjektprosessen (BOA) ved NTNU, herunder: Prosjektleders rolle og ansvar Synliggjøre betydningen av god intern samhandling mellom enhetsleder, prosjektleder og prosjektstøtte Hvilke hjelpemidler/verktøy som benyttes ved gjennomføring av BOA-prosjekter
3 Prosjektprosessen - Samhandling Finansieringskilde Bidrag eller oppdrag?? Myndigheter Prosjektadm. ansvarlig (enhetsleder) Prosjektleder Prosjektstøtte
4 Omfang, BOA ved NTNU BOA-inntekter 2006-2010 Mill. NOK 400 350 300 250 200 150 100 50 2006 2007 2008 2009 2010 0 VM AB HF IME IVT DMF NT SVT Andre Enheter NB! SVT-fak: Omfatter kun prosjekter regnskapsført ved NTNU og inkluderer ikke randsoneselskapene. (tall i mill. NOK) 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Grunnbevilgning (BFV) 2 614 2 688 3 054 3 176 3 487 3 709 BOA 865 917 1 075 1 102 1 162 1 299 Sum inntekter 3 479 3 605 4 129 4 278 4 649 5 008 Ca 2500 aktive BOA-prosjekter ved NTNU i dag 2010: - Forskningsrådet 648 mill. - EU 54 mill. - Andre bidrag: 490 mill. - Oppdrag: 107 mill. Andel BOA 25% 25% 26% 26% 25% 26%
5 BOA retningslinjer/regelverk Rundskriv F-20-07 fra Kunnskapsdepartementet (gjeldende fra 01.01.2008) Hovedregler for økonomiforvaltningen ved NTNU Rektors økonomiinstruks Definisjoner: Bidrag Bevilgning fra bidragsyter som IKKE krever spesifisert motytelse (eks: EU, NFR) Delfinansiering (egeninnsats/egenandel) fra NTNU er tillatt Oppdrag Bevilgning fra oppdragsgiver hvor motytelse er spesifisert Delfinansiering (egeninnsats/egenandel) fra NTNU er IKKE tillatt, dvs at oppdragsgiver skal dekke alle kostnader Oppdragsprosjekter kan gi overskudd (tillatt å legge inn fortjeneste)
6 BOA retningslinjer/regelverk forts. Grunnleggende regler, BOA: Kontrakter/avtaler skal foreligge ved alle BOA-prosjekter Faglig interesse skal dokumenteres i prosjektene Habilitet: Etiske retningslinjer for staten skal følges Egen etikkportal ved NTNU: http://www.ntnu.no/etikkportalen For alle BOA-prosjekter skal det utarbeides budsjett som omfatter alle direkte og indirekte kostnader Oppdragsfinansierte prosjekter: Oppdragsgiver skal dekke alle direkte og indirekte kostnader Bidragsfinansierte prosjekter: NTNU må vurdere hvorvidt prosjektet er av slik faglig interesse at NTNU kan delfinansiere prosjektet med egne midler
7 Prosjektprosessen ved NTNU Enhetlig og standardisert prosjektprosess med beskrivelse av: - Rutiner i hver enkelt fase i prosessen - Utøvende roller Prosjektleder (PL) Prosjektøkonom (PØ) Sentral prosjektstøtte (SP) Prosjektansvarlig (enhetsleder: Rektor/Dekanus/Instituttleder) - Ansvar og oppgaver for hver enkelt rolle Hovedmål: PL og PØ skal utøve et samarbeidende team fra søknadsfase til avslutning av prosjektet hvor PL får nødvendig bistand til gjennomføring av prosjektet. Markedsovervåkning Søknad/tilbud - Prosjektklassifisering - Budsjettering - Avklare bruk av ressurser og evt egeninnsats Kontrakt - Juridisk bistand - Ivaretakelse av NTNUs rettigheter og forpliktelser Oppstart - Prosjektopprettelse - Oppstartsmøte PL/PØ Gjennomføring - Regnskapsoppfølging - Tilsettinger/anskaffelser - Arkivering - Fremdriftsrapportering Avslutning - Sluttrapportering - Regnskapsavslutning
8 Prosjektøkonomens rolle Prosjektøkonomen skal bistå prosjektleder med følgende: Foreta klassifisering av prosjekter (bidrag/oppdrag, MVA-vurdering) Bistand til budsjettering Bruk av kontraktsmaler/hjelpemidler/verktøy Opprettelse av prosjekt i regnskapssystemet Regnskapsrapportering (fremdrift og avslutning) Søk også råd hos NTNUs sentrale prosjektstøtte, EU-tjeneste og juridiske rådgivere ved behov. Hvorfor viktig å bruke prosjektøkonomen? Forenkle prosjektleders hverdag og frigjøre prosjektleders tid til sine hovedoppgaver Avklare forhold i prosjektet: Involver prosjektøkonomen så tidlig som mulig i prosessen slik at prosjektøkonomen får nødvendig informasjon/dokumentasjon om prosjektet Bruk nødvendig tid i starten til avklaringer = Medfører til mindre merarbeid og opprydding underveis og i etterkant Formål: Bedre oppfølging av prosjektet (eks: Budsjettering Regnskapsføring - Rapportering)
9 Markedsovervåkning Prosjektleder benytter i stor grad sitt eget nettverk og relasjoner for å skaffe eksterne bidrag og oppdrag til mulige nye forskningsprosjekter Ytterligere informasjon og bistand i denne fasen kan gis av: Fakultetenes forskningsseksjoner Prorektors stab for forskning og nyskaping (herunder rådgivning knyttet til EU-prosjekter og større satsningsområder ved NTNU) http://www.ntnu.no/forskning eller http://www.ntnu.no/naringsliv
10 Søknads- og tilbudsfase Den mest kritiske fasen i prosjektprosessen Forutsetninger for gjennomføring av prosjektet legges i tidlig fase Avklaringer og vurderinger må foretas: Kan prosjektet gjennomføres? Rettigheter og forpliktelser i prosjektet Feil beslutningstaking kan medføre økonomisk risiko Prosjektleder må få godkjent prosjektidè/søknad fra enhetsleder Er prosjektets faglige interesse oppfylt mht enhetens mål og strategier? Avklare bruk av ressurser i prosjektet (personell, lab, utstyr osv). Har enheten mulighet og kapasitet til å gjennomføre prosjektet? Vurdering og klassifisering av prosjekttype (bidrag eller oppdrag?) Vurdering av egenfinansiering fra NTNU i prosjektet. Kan enehten delfinansiere prosjektet (gjelder kun ved bidragsfinansierte prosjekter)? Vurdering av habilitet Forutsetter godt samspill mellom prosjektleder, prosjektøkonom og enhetsleder Forankring og godkjenning fra enhetsleder Støtte fra prosjektøkonom til budsjettering og andre avklaringer
11 Søknads- og tilbudsfase Prosjektleders ansvar: Avklare prosjektidè (faglig interesse) med enhetsleder mht om prosjektet er forenlig med enhetens strategi/mål, ressurssituasjon og økonomi. Sjekkliste skal fylles ut og signeres! Avklare habilitetsforhold Involvere prosjektøkonom Klassifisering av prosjektet (Bidrag eller oppdrag, MVA-vurdering) Utarbeide totalbudsjett (herunder avklaring av delfinansiering fra NTNU) NB! Viktig at prosjektøkonom involveres så tidlig som mulig i denne fasen!! Hjelpemidler/verktøy: Egen sjekkliste Søke bistand hos prosjektøkonom ved utarbeidelse av budsjett og prosjektklassifisering NTNUs budsjettmaler og prislister Hjelpeskjemaer for MVA-vurdering og prosjektklassifisering
12 Søknadsfase juristens rolle Prosjektleders oppgaver: Avklare NTNUs forpliktelser og rettigheter i prosjektet - Utarbeide prosjektplan og beskrive prosjektbakgrunn som skal brukes som vedlegg til kontrakt Utarbeide nødvendige kontrakter/kontraktsforslag - Ta opp kontroversielle spørsmål (publisering/rettigheter/konfidensialitet) - Bruk NTNUs standardsmaler/evt. avstem mot retningslinjer/maler - Fullmakt følger bevilgningsmyndigheten som hovedregel - Planlegge innkjøp, FoU-tjenester, andre innkjøp Søke bistand hos NTNUs jurister Hjelpemidler/verktøy: Se egen nettside for kontraktshåndtering ved NTNU: http://www.ntnu.no/adm/okonomi/kontraktshandtering
13 Kontraktsfase kontraktshåndtering Prosjektleders oppgaver: Sørge for at undertegnet kontrakt/avtale blir oversendt prosjektøkonom og til lokalt dokumentsenter til arkivering Sørge for etterlevelse av rettigheter og plikter under implementering Også ivaretakelse av rettigheter og plikter etter kontraktsavslutning Ved tvil om forståelse av kontrakten kontakt NTNUs jurister
14 Oppstart Prosjektleders ansvar: Ta initiativ til oppstartsmøte med prosjektøkonom og eventuelle andre aktuelle personer for å avklare rolle- og ansvarsdeling og bruk av ressurser før prosjektet settes i gang. Oversende all nødvendig informasjon/dokumentasjon (kontrakt, budsjett, prosjektplan osv..) til prosjektøkonom for opprettelse av prosjektet i prosjektregnskapssystemet. Hjelpemidler/verktøy: Søke bistand og avklare problemstillinger med prosjektøkonom og andre (eks: enhetsleder, prosjektmedarbeidere, juridisk kompetanse osv)
15 Gjennomføring Prosjektleders ansvar: Gjennomføre prosjektet iht kontrakt/avtale: Faglig og økonomisk ansvar Foreta periodisk prosjektvurdering av fremdrift ift påløpte kostnader og inntekter Varsle enhetsleder og ekstern finansieringskilde dersom prosjektet ikke kan gjennomføres som planlagt Hjelpemidler/verktøy: Status/fremdriftsrapportering, økonomi: Regnskapsrapporter fra prosjektregnskapssystem (eventuelt få tilgang fra prosjektøkonom) Tilsettinger på prosjekter: Kontakt personalkonsulent ved enhet Reiser/variabel lønn: Kontakt lønnsattestanter ved enhet Innkjøp: Kontakt bestillere ved enhet
16 Avslutning Prosjektleders ansvar: Utarbeide faglig og økonomisk sluttrapport til finansieringskilde iht kontrakt/avtale. Sørge for at sluttrapport oversendes lokalt dokumentsenter for arkivering. Gi informasjon til prosjektøkonom om at prosjektet kan avsluttes regnskapsmessig Håndtering av forpliktelser som løper etter formell prosjektslutt Ved eventuelle forlengelser av prosjektet skal dette avklares med finansieringskilde Hjelpemidler/verktøy: Søke bistand fra prosjektøkonom for kvalitetssikring og for å få nødvendige regnskapsdata til den økonomiske sluttrapporten
17 Økonomiportalen Egen nettlenke, BOA-prosjekter http://www.ntnu.no/adm/okonomi/ Retningslinjer/reglement Skjemabank/verktøy Rutine- og rollebeskrivelser NFR- og EU-prosjekter
18 Statusrapport, eksempel fra Maconomy
19 Oppsummering BOA utgjør en vesentlig andel av NTNUs totaløkonomi og er et viktig satsingsområde innen forskning for NTNU Eksterne finansieringskilder og myndigheter stiller krav til NTNU til gjennomføring og oppfølging av BOA-prosjekter Ta i bruk de hjelpemidler/verktøy som er utarbeidet Prosjektprosessen krever intern samhandling og forståelse av hverandres roller for å lykkes
20 Kontaktinformasjon Generelle spørsmål/problemstillinger, BOA-prosjekter: - E-post til lop-hjelp: lop-hjelp@adm.ntnu.no Ansvar, Prosjektprosessen: Lars Gunnar Indreiten tlf: 98 319, e-post: lars.gunnar.indreiten@ntnu.no Juridisk kompetanse (kontrakter, BOA-prosjekter): Morten Øien tlf: 98 068, e-post: morten.oien@ntnu.no Hanne Sørgjerd tlf: 98 042, e-post: hanne.sorgjerd@ntnu.no