RAMMEAVTALE 2011-2013 RAMMEAVTALE for området hjelpemidler og tilrettelegging mellom NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag og Trondheim Kommune
Side 1 1. SAMARBEIDSPARTENE Denne rammeavtalen er inngått mellom NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag og Trondheim kommune som to likeverdige samarbeidsparter på hjelpemiddel- og tilretteleggingsområdet. 2. AVTALENS FORMÅL Formålet med samarbeidet er å samordne forvaltningen og formidlingen av hjelpemidler på en mest mulig effektiv måte til beste for brukerne slik at brukerne opplever et koordinert og enhetlig system. Samarbeidspartene skal i fellesskap, på tvers av forvaltningsnivåene, bidra til å løse brukers problemer ut fra en helhetsvurdering av situasjonen i hjem, skole, arbeid og fritid både ut fra dagens og morgendagens utfordringer. Rammeavtalen er tuftet på Lov om folketrygd og Lov om helsetjenester i kommunen med tilhørende forskrifter. Rammeavtalen skal klargjøre ansvar og oppgavedeling mellom NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag og Trondheim kommune. 3. OMFANG Denne avtalen omfatter området tekniske hjelpemidler, tilrettelegging, tolkebistand for døve og hørselshemmede, og utviklingsarbeid innen området. 4. ANSVARSDELING Ansvaret for gjennomføring av avtalen er delt mellom Trondheim kommune og NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag I henhold til Folketrygdlovens forskrift om hjelpemiddelsentralenes virksomhet og ansvar har NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag som ressurs- og kompetansesenter et overordnet og koordinerende ansvar for formidling og forvaltning av hjelpemidler samt ansvar for tolkebistand til døve og hørselshemmede. Enheten skal bidra til likeverdig og helhetlig problemløsning for brukerne gjennom hjelpemiddeltilrettelegging. Enheten er en andrelinjetjeneste og et kompetansesenter for brukere, offentlige instanser og andre som har et ansvar for å løse brukernes behov for hjelpemidler. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag har rådgivnings- og veiledningsfunksjon overfor kommunen på hjelpemiddel- og tilretteleggingsområdet. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag har spesialkompetanse om produkter og løsninger, om hvordan hjelpemidler og ergonomiske tiltak kan kompensere og avhjelpe funksjonstap, og om hvordan hjelpemidler og ergonomiske tiltak kan bidra til likeverdig og helhetlig problemløsning for brukerne i hjem, skole, arbeid og fritid. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag har et forvaltningsansvar for hjelpemidler som er finansiert av folketrygden. I dette ligger blant annet kostnader for større reparasjoner og service av hjelpemidlene. I tillegg til å fatte vedtak og slik sikre at hjelpemidlene tildeles etter bestemmelsene i lov om folketrygd, står NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag som eier av hjelpemiddelene.
Side 2 Trondheim kommune I henhold til kommunehelselovens forskrift om habilitering og rehabilitering ( 11 Hjelpemidler og ergonomiske tiltak) skal kommunen sørge for formidling av nødvendige hjelpemidler og for å tilrettelegge miljøet rundt den enkelte. Kommunen skal vurdere hjelpemidler som ett av flere alternative tiltak på grunnlag av brukerens samlede behov. Om nødvendig skal kommunen be om bistand fra NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag eller fra andre relevante instanser. Kommunens ansvar omfatter alle ledd i formidlingsprosessen. Ansvaret omfatter avdekking og utredning av behovet for hjelpemidler, nødvendig utprøvning av hjelpemidler, bistand til brukerens søknad om hjelpemiddel, tilpasning, montering, enklere service og reparasjon, samt motivasjon og opplæring av bruker i hjelpemiddelets funksjon. Kommunen har også et ansvar for evaluering av brukernytte og nødvendig justering i forhold til dette. Kommunen skal melde fra til NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag om hjelpemidler som ikke lenger dekker brukerens behov. Kommunen har ansvar for hjelpemidler ved midlertidige behov (under 2 år). Samarbeidsoppgaver Trondheim kommune og NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag skal innenfor sine respektive ansvars- og kompetanseområder sammen sørge for gode løsninger for brukerne. Oppgavedeling mellom NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag og Trondheim kommune beskrives i egne veiledere. Informasjon Partene har et gjensidig ansvar for utfyllende informasjon til hverandre. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag har ansvar for å informere Trondheim kommune om system, produktsortiment og tekniske løsninger, endringer i regelverk og rutiner, driftsendringer og lignende. Trondheim kommune har ansvar for å informere NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag om endringer i sitt tjenestetilbud som vil ha innvirkning på samarbeidet. Trondheim kommune har informasjons- og opplæringsansvar overfor brukerne, der annet ikke er bestemt i rundskriv og/eller forskrift. Endringer som gir vesentlige konsekvenser for partene meldes gjensidig til partenes ledelse for felles konsekvensanalyse og tiltaksutforming. Informasjonsbehov og ansvar må ses i sammenheng med og være i samsvar med denne avtalens formål. 5. KOMPETANSEHEVING OG METODEUTVIKLING Det er et mål at kompetansen ligger nærmest mulig bruker. Dersom Trondheim kommune ikke har tilstrekkelig kompetanse vil NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag bistå med å finne
Side 3 løsninger for den enkelte bruker, i samarbeid med Trondheim kommune. Målet med denne bistanden er i tillegg til å finne løsninger for bruker å skape læring. Partene skal i samarbeid utvikle og avholde opplæringsprogram for bestillere. I tillegg skal partene legge til rette for utvikling av gjensidig kompetansehevende tiltak, eksempelvis hospiteringsordninger, kompetansehevingsprogrammer på alle aktuelle fagområder og felles forsøksprosjekter. 6. INNOVASJON OG UTVIKLING Med innovasjon menes her utvikling av nye produkter, nye tjenester, produksjonsprosesser, brukemåter eller organisasjonsformer for å skape verdier og effektive tjenester. Trondheim kommune og NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag skal innenfor sine respektive ansvars- og kompetanseområder sammen sørge for å initiere og gjennomføre utviklingsprosjekter og forskning som fremmer at personer med funksjonsnedsettelser kan leve et mest mulig selvstendig liv og delta i samfunnet på egne premisser. 7. INTERNKONTROLL Det er et knyttet kompetansekrav både til formidling og reparasjon av hjelpemidler, jfr. internkontrollforskriften. Hvordan dette kravet blir fulgt skal i flg. internkontrollforskriftens 5 og 6 dokumenteres i partenes internkontrollsystemer. Trondheim Kommune forplikter seg gjennom denne avtalen til at det kun er personell med tilstrekkelig og dokumentert kompetanse som skal videreformidle sikker hjelpemiddelbruk til bruker samt utføre enkle reparasjoner på elektromedisinsk utstyr hos sluttbruker. Kommunen har ansvar for å melde inn evt. opplæringsbehov til hjelpemiddelsentralen NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag forplikter seg gjennom denne avtalen til å gjennomføre hensiktsmessig og nødvendig opplæring slik at dette kompetansekravet blir oppfylt. Hjelpemiddelsentralen skal til enhver tid ha oversikt over hvem som har fått opplæring og hva denne har bestått i. Omfang og behov for opplæring samt innhold og gjennomføring av denne skal avklares i samarbeidsmøtet og dokumenteres som en del av partenes internkontrollsystem. Partene skal ha et avvikssystem som fanger opp evt. feil, mangler og farer på hjelpemidler og systemavvik. Disse skal meldes hverandre gjensidig, og skal inngå i hjelpemiddelsentralens og kommunens avvikssystem. I den løpende internkontrollen skal samarbeidsutvalget regelmessig gjennomgå evt. avvik samt foreta felles risikovurdering som ledd i revisjonsarbeidet/det systematiske internkontrollarbeidet.
Side 4 8. SAMARBEIDSFORMER For at Trondheim kommune og NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag skal kunne ivareta samarbeidsoppgavene i samsvar med formålet skal det være etablert: Samarbeidsutvalg består av representant fra rådmannsnivået og enhetsledernivået i Trondheim kommune og øverste administrativt nivået ved Hjelpemiddelsentralen, 4 navngitte representanter fra hver. Ansvar: Forvalte samarbeidsavtalen. Avklare uenighet, herunder uenighet om tolking av regelverk, samarbeidsavtalen med veiledere. Foreta strategiske beslutninger. Koordinere internkontrollsystemer. Avvikshåndtering på systemnivå. Oppnevne representanter til samarbeidsmøtet. Møtefrekvens: 2 ganger i året. Ledelse og sekretærfunksjon alternerer annethvert år. Samarbeidsmøtet jobber på oppdrag fra samarbeidsutvalget, og består av navngitte representanter fra ulike deler av formidlingsprosessen vedrørende tilrettelegging og hjelpemiddelformidling. Ansvar: Felles kvalitetsutvikling og avvikshåndtering. Dette omtales nærmere i tilleggsavtaler. Møtefrekvens: 2 ganger i året. Ledelse og sekretærfunksjon alternerer annethvert år. Samarbeidsformene evalueres etter ett år. 9. KONTAKTPERSONORDNINGEN Kontaktpersonordningen består av kommunale kontaktpersoner i tillegg til synskontakter og hørselskontakter i hver bydel. Synskontakter og hørselskontakter er medarbeidere som er gitt særlig ansvar for vurdering av behov for og opplæring i bruk av tekniske hjelpemidler til mennesker med nedsatt syn og hørsel. Kommunen har ansvar for å oppnevne kontaktpersoner i bydelene. Disse har følgende ansvar: Formidle informasjon fra NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag til kommunalt ansatte Formidle kunnskap om hjelpemiddelformidlingssystemet og hjelpemiddelformidling til kommunalt ansatte Kontaktpersonmøter (for alle kommunene i Sør- Trøndelag) NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag inviterer til møter. Målet med møtene er informasjon, kunnskapsutvikling og drøftinger. Møtefrekvens: 2 ganger i året 10. BESTILLINGSORDNINGEN Bestillingsordningen gir kommunen mulighet til å bestille hjelpemidler direkte - uten søknad på nærmere spesifiserte hjelpemidler. Målet med dette er å sikre rask levering og høy kvalitet. Kommunen har ansvar for å vurdere alternative tilretteleggingstiltak før bestilling foretas.
Side 5 Det er kun godkjente bestillere som kan bruke ordningen. NAV Hjelpemiddelsentral Sør- Trøndelag har ansvar for å gjennomføre kurs for bestillere. Opplæring, praktisk planlegging, frekvens og gjennomføring gjøres i samarbeid med kommunen. Alle bestillere vil etter endt kurs/gjennomgått prøve få godkjenning for 2 år. Antall bestillere skal ses i sammenheng med opplæringskapasitet og -mulighet. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag har gjennom sitt forvaltningsansvar rett og plikt til å stoppe utlevering av hjelpemidler der bestiller ikke er godkjent. Hvilke hjelpemidler som omfattes av bestillingsordningen kan endres som følge av endring i avtaler, beløpsgrenser m.m. 11. AVTALEPERIODE OG OPPSIGELSE Avtalen gjelder fra den dato den er underskrevet av begge parter og for en periode på to år. Avtalen forlenges automatisk for en ny periode på to år, med mindre den sies opp. Avtalen kan ellers sies opp skriftlig av begge parter med seks måneders varsel. Avtalen kan suppleres med andre skriftlige avtaler mellom NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag og Trondheim kommune, jfr. punktene foran. 12. AVKLARING OG UENIGHET Dersom en av partene dokumenterer at avtalen ikke fungerer i forhold til enkelte punkter, legges dette fram for den annen part med forslag til tiltak. Partene skal da føre forhandlinger om dette forholdet. Slike forhandlinger, forslag til endringer, tillegg m.m. kan besluttes som et ledd i en kontinuerlig evaluering av samarbeidet mellom partene og grunnlaget for denne avtalen. Avtalen finnes i to likelydende underskrevne eksemplarer, en for hver av partene. Trondheim, xx/xx-2011 For Trondheim kommune For NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag VEDLEGG TIL RAMMEAVTALEN - Formidlingsveileder - Serviceveileder - Tolkeveileder