-1- INNHOLD 1. Orientering side 2 2. Organisering side 3 3. Rutiner side 6 4. Tid framdrift side 9 5. Økonomi kostnader side 10 6. Byggeprogram/prosjektdokumenter side 14 7. Kvalitetssikring side 16 Vedlegg: Adresseliste, kontaktpersoner programmeringsfase Adresseliste oppdatert pr. Distribusjon: Byggherrerepr. Lars Hallgren Rogaland Fylkeskommune / seksjonssjef Prosjektleder Per Halle Bygg- og kontraktseksjonen Brukerkoordinator Helge Ledaal Sandnes vgs Avd. leder adm. Jostein Øvestad Sandnes vgs F.dir. stedfortreder Ole Jan Olsen Opplæringsavd. Prosjekteringsleder og prosjekteringsgruppen: v/kjetil Eltervaag - Rambøll AS Byggeleder og utførende: Arild Idsøe Nyland Byggeadministrasjon AS Utarbeidet av Revidert/tilpasset Dato Kontrollert Dato Bygg-og kontrakt Jan A. Pedersen 30.08.11 Per Halle 31.08.2011
-2- Rambøll Kjetil Eltervaag 20.03.12 Per Halle 1. ORIENTERING 1. 1 PA - BOKEN Hensikten med denne PA-boken er å gi en orientering om prosjektet samt å definere prosjektorganisasjon og ansvarlige personer i organisasjonen. Boken skal videre gi opplysninger og veiledning om rutiner som gjelder for prosjektet. Rutinene skal være med å sikre en kvalitetsmessig og økonomisk god gjennomføring av prosjektet. Dersom det er motstridende opplysninger mellom inngåtte kontrakter og instrukser i PA-boken, skal juridiske kontrakter gjelde foran PA-boken. PA-boken distribueres til: - Prosjektleder - Prosjekteringsleder - Brukerne ved brukerkoordinator Helge Ledaal - Arkitekt - Rådgiver i byggeteknikk - Rådgiver i EL-teknikk - Rådgiver i VVS-teknikk - Byggeleder - Entreprenører Mottakere av PA-boken skal gjøre seg kjent med innholdet og de dokumenter den viser til samt etterfølge de instrukser og rutiner som fremgår. Rogaland Fylkeskommune v/bygg-og eiendomskontoret er ansvarlig for utarbeidelse, ajourføring og distribusjon av PA-boken. 1.2 PROSJEKTET Prosjektets benevnelse er: Sandnes vgs Tilbygg/rehab. Prosjektets byggeprogram er under utarbeidelse i inneværende detaljfase. Det vises til veiledende prosjekteringsanvisninger del 1 5.
-3-2. ORGANISASJON 2.1 BYGGHERRE OG PROSJEKTLEDELSE Byggherre: Prosjektleder: RFK v/bygg- og kontraktseksjonen Overarkitekt Per Halle / Trygve Soland 2.2 KOORDINERINGSGRUPPE Det er oppnevnt en rådgivende koordineringsgruppe bestående av representanter for byggherren / bygg- og kontraktseksjonen og opplæringsavdelingen, samt PGL (prosjekteringsgruppeleder) og representant for skolens ledelse/brukerkoordinator. Koordineringsgruppens mandat er å anbefale/fastlegge de planer/løsninger som skal legges til grunn for arbeidet i de ulike faser. (Skisseprosjekt/forprosjekt/detaljprosjekt). Brukergruppene er rådgivende. Informasjonen går fra brukergruppene via brukerkoordinator til prosjektledelsen, som legger sakene (i form av tegninger/anbefalte løsninger, etc.) fram for koordineringsgruppen. Koordineringsgruppen anbefaler løsning til fylkesrådmannen. 2.3 FUNKSJONSPLANLEGGING Funksjonsprogram er utarbeidet av arbeidsgruppe oppnevnt av opplæringsavdelingen. 2.4 PROSJEKTERINGSGRUPPE Prosjektering utføres av en prosjekteringsgruppe PG, bestående av: ARK: LARK: RIB: RIBR: RIV: RIE: RIAKU: Rambøll AS Rambøll AS Rambøll AS Rambøll AS Rambøll AS Rambøll AS Sinus AS Prosjekteringsleder er Rambøll AS, Kjetil Eltervaag. Saksarkitekter er Rambøll AS ved Staale Malde og Solbjørg Sandve. Det forutsettes at prosjekteringsgruppens medlemmer har inngående oppdatert kjennskap til lov og forskrift om offentlige anskaffelser, da dette ligger til grunn for tilbudsinnhentingen. 2.5 HELSE, SIKKERHET, ARBEIDSMILJØ Helse, sikkerhet og arbeidsmiljø for den enkelte medarbeider i prosjektet ivaretas blant annet gjennom Arbeidsmiljølovens bestemmelser om internkontroll.
-4- I tillegg ivaretas helse, sikkerhet og og arbeidsmiljø på byggeplassen i samsvar med Byggherreforskriften, jf Arbeidsmiljølovens 15. Følgende ansvar er fastlagt i denne forbindelse: Koordinator prosjektering (KP): Koordinator for utførelse (KU): Hovedbedrift: ikke valgt pt. Prosjekteringsleder Rambøll AS v/ Kjetil Eltervaag Byggeleder: Arild Idsøe Entreprenørenes ansatte skal velge verneombud i henhold til Arbeidsmiljøloven 25. Verneombudenes arbeid samordnes med et hovedverneombud valgt blant verneombudene. Sikkerhetsarbeidet på byggeplassen skal ledes av sikkerhetsleder fra hovedbedriften. Denne er også ansvarlig for organisering og gjennomføring av vernerunder, og for referat fra disse. Koordinator for prosjektering (KP) skal sende forhåndsmelding til Arbeidstilsynet og er ansvarlig for utarbeidelse av plan for helse, sikkerhet og arbeidsmiljø. Koordinator for utførelse (KU) sørger for at meldingen blir hengt opp på byggeplassen. Plan for helse, miljø og sikkerhet beskriver for øvrig hvordan helse, miljø og sikkerhet på byggeplassen skal ivaretas. 2.6 BYGGEORGANISASJON Det skal engasjeres byggeleder slik at alle fag blir ivaretatt mht. framdrift, kostnader og kvalitet. Utbyggingen gjennomføres med byggherrestyrte, sidestilte entrepriser. Entrepriseinndeling: 2.21.03 Grunn og gravearbeider 2.22.05 Betong og stålarbeider 2.23.09 Murarbeider 2.23.12 Tømmerarbeider 2.23.20 Fasadearbeider inkl. glass, metall og solavskjerming 2.23.21 Ståltrapper og rekkverk 2.23.29 Rivingsarbeider 2.24.21 Malerarbeider 2.24.22 Gulvleggerarbeider 2.26.17 Taktekkingsarbeider. 3.30.31 Rørarbeider: sanitær, varme og sprinkler 3.30.36 Ventilasjonsarbeider 4.40.41 Elkraftarbeider: elkraft, tele-data 5.50.51 Automatiseringsarbeider: SD-anlegg, integrasjon 6.62.10 Heisarbeider 7.70.77 Utendørsanleggsarbeider
-5- Alle entrepriser skal ha benevnelse og koding - fagkode og entreprisenummer - som angir hvem i prosjekteringsgruppen som er entrepriseansvarlig rådgiver, derunder for utarbeidelse av anbudsgrunnlag. Kodene A, B, V og E står for henholdsvis arkitekt, rådgiver i bygg, rådgiver VVS og rådgiver elektro. Eksempel: A08 A09 Tømrer- og snekkerarbeider Vinduer og dører Tilsvarende for de andre fagene. Prosjekteringsgruppen er ansvarlig for at det etter at forprosjekt er vedtatt og før utsendelse av anbudsgrunnlag blir utarbeidet en fullstendig entrepriseplan som legges inn i PA-boken. 2.7 ORGANISASJONSKART Prosjektorganisasjonen er vist skjematisk i organisasjonskart: Byggherre Rogaland fylkes- kommune BHs PL Per Halle/Trygve Soland Prosjektleder Per Halle/Trygve Soland KS/HMS-koordinator prosjektering Rambøll v/ Kjetil Eltervaag BL v/ Arild Idsøe PGL Rambøll v/ Kjetil Eltervaag Utførende Prosjekterende
-6-2.8 ADRESSELISTE Kfr. egen adresseliste for prosjektledelse mv. Det lages egen adresseliste for prosjektet som oppdateres jevnlig v/pgl, (BL i byggefase). Kode Funksjon Firma Telefon Mob. BH Byggherre RFK v/bygg- og kontrakts seksjonen, Postboks 130 4001 Stavanger PA Prosjektadm. Bygg- og eiendomskont 51516600 99259538 Lars Hallgren Postboks 130 4001 Stavanger PL Prosjektleder Bygg- og eiendomskont 51516839 95856134 Per Halle/Trygve Soland Postboks 130 4001 Stavanger Foreløpig mobtlf / e-postliste Ole Jan Olsen RFK opplæringsavdelingen ole.jan.olsen@rogfk.no Mob 911 77 597 Helge Ledaal Sandnes vgs helge.ledaal@rogfk.no Mob 992 59 538 Jostein Øvestad Sandnes vgs jostein.oevestad@rogfk.no 952 46 446 Lars Hallgren RFK Bygg- og kontrakt lars.hallgren@rogfk.no Mob 992 55 455 Per Halle RFK Bygg- og kontrakt per.halle@rogfk.no Mob 958 56 134 Kjetil Eltervaag Rambøll AS (PGL) kjetil.eltervaag@ramboll.no Mob 908 26 499 Staale Malde Rambøll AS (ARK) staale.malde@ramboll.no Mob 958 34 123 Solbjørg Sandve Rambøll AS (ARK) solbjorg.sandve@ramboll.no 932 28 911 Elin Henricson Rambøll AS (LARK) elin.henricson@ramboll.no
-7- Lennart Bizzozero Rambøll (RIB) lennart.bizzozero@ramboll.no Steinar Solberg Rambøll AS (RIBR) steinar.solberg@ramboll.no Geir Immerstein Rambøll AS (RIE) (ELSV) geir.immerstein@ramboll.no Hardy Grayston Rambøll AS (RIE) (ELST) hardy.grayston@ramboll.no Amund Ona Gjul Rambøll AS (RIV) amund.ona.gjul@ramboll.no Svein Folkvord Sinus AS (RIAKU) svein.folkvord@sinusas.no Byggeleder Arild Idsøe ai@nyland.no 900 71 291 3. RUTINER 3.1 INFORMASJONSRUTINER 3. 1.1 Generelt Informasjon bør gis skriftlig. Informasjon som har betydning for valg av løsninger eller berører flere parter, skal gis skriftlig eller protokolleres i møtereferater. Informasjon mellom prosjekteringsgruppen og brukere, skal formidles via prosjekteringsleder og brukerkoordinator/prosjektleder. Informasjon mellom prosjekteringsgruppen og myndigheter etc., skal formidles via prosjekteringsleder og prosjektleder. Informasjon mellom prosjekteringsgruppe og entreprenør skal formidles via byggeleder. Det utarbeides fordelingsliste for informasjonsflyt. 3.1.2 Korrespondanse All korrespondanse vedrørende prosjektet skal merkes med prosjektnavn. Det skal i overskriften fremgå hva saken gjelder. Brev stiles til firma og merkes med saksbehandlers navn. Formell korrespondanse med entreprenør skal merkes med kontraktsnummer Prosjektleder og prosjekteringsleder samt alle berørte parter skal ha kopi av korrespondanse. I den grad det er tjenlig for prosjektet, skal det også sendes kopi til andre prosjektdeltakere uten at det direkte angår dem. Som hovedregel skal dokumenter behandle kun en sak. Overskrifter i e-post skal merkes med prosjektnavn og sak (innholdsoversikt), for hensiktsmessig arkivering. 3.1.3 Møtereferater Det skal skrives referat fra alle møter. Referat skal skrives og utsendes uten opphold. Referat anses som godkjent dersom det ikke kommer innsigelser innen angitt frist.
-8- Møtedeltakerne skal selv notere seg oppgaver som haster og utføre disse uten å vente på referat. Alle referater skal gi opplysninger som følgende: Prosjektnavn, møtekategori, møtenr., dato. Møteleder og referent. Navn på deltakere. Formål. Kortfattet saksframstilling om nødvendig. Vedtak. Ansvarsfordeling, tidsfrister. Fordeling. Evt. innkalling til neste møte. 3.1.4 Møtetype 3.1.4.1 KOORDINERINGSGRUPPEMØTER Formål: Informasjon fra PG til byggherren Informasjon fra byggherren til PG Koordinere aktiviteter BH/Prosjektering/Byggepl. Fatte vedtak Rapportere status Møteleder: Deltakere Koordineringsgruppeleder/prosjektleder Seksjonsleder Prosjektleder Prosjekteringsleder Byggeleder (etter behov) Brukerkoordinator Koordineringsgruppens medlemmer Frekvens: Referent: Distribusjon: Etter avtale Prosjektleder/prosjektlederassistent. Ifølge distribusjonsliste 3.1.4.2 PROSJEKTERINGSMØTER Formål: Koordinere prosjektering Formulere innstilling til prosjektleder Rapportere framdrift, Økonomi HMS-rapportering Møteleder: Deltakere: Prosjekteringsleder Prosjektleder (etter behov)
-9- Brukerkoordinator (etter behov) Prosjekteringsgruppe Byggeleder (etter behov) Frekvens: Referent: Distribusjon: 14 dager/etter avtale Prosjekteringsleder I følge distribusjonsliste 3.1.4.3 BYGGEMØTER Formål: Koordinere entreprenører Avklare grunnlag for bygging Klarlegge ansvar og tidsfrister Registrere framdrift, merknader til utførelse HMS-rapportering Møteleder: Deltakere: Frekvens: Referent: Byggeleder Byggeleder Entreprenører Prosjektleder (etter behov) Prosjekteringsgruppe (etter behov) Brukerkoordinator (etter behov/brukerrepr. tekn.) Annenhver uke Byggeleder 3.1.4.4 BRUKERMØTER Formål: Informasjon fra brukerne til prosjekteringsgruppen Gjennomgå løsninger iht. fremlagte tegninger. Trekke konklusjoner/anbefale løsninger til koordineringsgruppen/prosjektledelsen. Fatte vedtak / Rapportere status Møteleder: Deltakere: Frekvens: Brukerkoordinator Brukergruppens medlemmer Prosjektleder (etter behov) Prosjekteringsleder Brukerkoordinator Arkitekt (etter behov) Rådgivere/konsulenter (etter behov/særlig i forprosjektfase). Etter avtale
-10- Referent: Brukerkoordinator Distribusjon: Ifølge distribusjonsliste De enkelte brukergrupper avholder nødvendige møter ledet av brukergruppeleder. 3.1.4 Notater For informasjon som krever utførlig begrunnelse, vurdering av løsninger, innstilling etc., skal utarbeides notater. Notater fra den enkelte nummereres fortløpende, og skal identifisere følgende: Prosjektnavn Navn på opphavsmann - notatnr. Dato Tema 3.1.5 Rapporter Rapporter utarbeides etter behov, men alltid for ferdigbefaring, overtagelsesforretning og, garantibefaringer. 3.2 BEFARINGER Det skal avholdes følgende befaringer for samtlige entrepriser: Anbudsbefaring Befaring før innbygging Ferdigbefaring Overtagelsesforretning Garantibefaring Prosjekteringsgruppen innkaller til anbudsbefaring gjennom anbudsgrunnlaget og fører referat. For de øvrige befaringer utarbeider byggeleder rutiner. 4. TID/FREMDRIFT Det skal utarbeides følgende framdriftsplaner: Hovedframdriftsplan Planen utarbeides av prosjektleder/prosjekteringsleder og angir rammer for hovedaktivitetene i prosjektet for hele prosjekttiden. Prosjekteringsplaner Disse utarbeides av prosjekteringsleder og skal omfatte prosjekteringsaktiviteter fram til avsluttet kontrahering av entrepriser, samt byggesaksbehandling.
-11- Framdriftsplan for entrepriser Planen utarbeides av byggeleder og inneholder alle entrepriser i henhold til entrepriseplan og med angitte tider for utførelse. Planen skal inngå i anbudsgrunnlag ved anbudsutsendelse. Den danner grunnlag for delfrister og ferdigstillelse for de enkelte entrepriser. Produksjonsplaner bygging Planene utarbeides av byggeleder. 5. ØKONOMI 5.1 BUDSJETT Kostnadsrammen settes opp av prosjektleder/prosjektansvarlig og skal med bakgrunn i funksjons- og romprogram godkjennes av fylkesutvalg/fylkesting. Denne er en forpliktende ramme som alle de involverte i prosjektet skal forholde seg til. Ved utarbeidelse av forprosjekt/detaljprosjekt, er prosjektet kalkulert på nytt, og PL med bistand fra PG har utarbeidet forslag til byggebudsjett. Til grunn for fordeling på bygningsdeler legges NS3451, og det innarbeides og avsettes tilstrekkelige reserver og marginer. Kostnadsrammen kan kun endres ved vedtak i fylkestinget eller fylkesutvalget når spesielle behov eller endrede forutsetninger gjør det nødvendig og begrunnet. Byggebudsjettet og de enkelte entreprisebudsjetter vedtas av koordineringsgruppen. 5.2 KONTOPLAN Som kontoplan for kostnader gjelder NS3451. I tillegg skal kostnader inndeles iht. prosjektets faser. 5.3 KOSTNADSSTYRING 5.3.1 Generelt Med kostnadsstyring menes planlegging og oppfølging av kostnader både i prosjekterings- og byggefasen, slik at prosjektets kostnadsramme overholdes og slik at prosjektets planlagte innhold og kvalitet realiseres. Dette krever at alle deltakere i prosjektet har en aktiv holdning til kostnadsstyring og utviser nødvendig disiplin mht. økonomirutinene. Styring og overvåking av kostnadene skal ivaretas på flere plan og fremgår av etterfølgende. 5.3.2 Kostnadsstyring i prosjektering Ved oppstart detaljprosjekt skal prosjekteringsgruppen gjennomgå grunnlag (forprosjekt) og eventuelle senere endringer, sammenholde dette med kalkyle og avgi kommentar/vurdering av budsjettrammene basert på erfaring. I den grad den videre prosjektering fører til endringer som kan ha økonomisk konsekvens, skal alle slike forhold tas opp med PL. PG v/pgl skal fremme en samlet fremstilling hvor konsekvensene for alle fag er innkalkulert.
-12- Slike saker skal fremmes med følgende informasjon: - Identifikasjon av saken - Begrunnelse - Tekniske konsekvenser - Økonomiske konsekvenser - Eventuelle fremdriftsmessige konsekvenser - Anbefaling Effektuering av slike forhold skal først gjennomføres etter godkjennelse fra: prosjektleder. PG skal etter nærmere avtale med PL avgi rapport om status mht. slike endringer. Etter at detaljprosjekt er etablert - og senest en uke før utsendelse av anbudsgrunnlag - skal PG kontrollere kostnadene overslagsmessig mot budsjett. Endringer etter inngåtte entreprenørkontrakter skal behandles ifølge rutiner for tilleggsbestillinger. 5.3.3 Kontrakter I forbindelse med evaluering og kontraktsinngåelse skal forhold til budsjett vurderes og event. avvik behandles. Ved overskridelse kan alternativer være aktuelle. Kontrakt skal generelt inngås som fikssum-kontrakt, dvs. mengder skal kontrolleres og låses. Prisstigning skal vurderes som alternativ mellom fastpris og indeks. Større regulerbare mengder skal unngås - og i tilfelle kontrolleres underveis (ikke overraskelser ved sluttoppgjør!). 5.3.4 Byggeplass BL har kun anledning til å rekvirere nødvendige arbeider som ikke er medtatt i kontrakt og som ikke av fremdriftsmessige hensyn kan behandles som prisforespørsel. Normalt skal alle endringsarbeider godkjennes av PL, og PG utarbeider endringsliste som sendes entreprenøren for pristilbud. I den grad det er mulig, skal alle priser være i henhold til kontraktens enhetspriser. BL skal umiddelbart varsle om forhold som kan ha økonomisk konsekvens. Han skal koordinere arbeidene på en måte som ikke påfører ekstra kostnader. BL skal påse at utbetalinger står i forhold til tilførte verdier samt at garantier og forsikringer er stillet. Krav om endringer/tillegg fra entreprenør skal behandles av BL og der BL finner behov for det, også av PG. Alle tilleggsbestillinger skal følge rutine for tilleggsbestilling. - 12 -
-13-5.3.5 Regnskap Prosjektregnskap skal føres løpende av byggeleder og rapporteres en gang pr. mnd. I tillegg til faktiske (historiske) opplysninger skal regnskap fange opp antatte endringer etter informasjon fra PL, PG og BL's egen vurdering. Informasjon om forventet tillegg/endring (utover endringslister som utsendt) skal uoppfordret sendes fra alle i PG til BL innen siste arbeidsdag i hver måned. Forventede tillegg skal spesifiseres på sak og entreprise. 5.4 RUTINER 5.4.1 Generelt Alle endringer skal normalt behandles som tillegg til kontrakt enten i form av endringsliste eller rekvisisjon. 5.4.2 Endringsarbeider Enhver rettet tegning skal følges av en endringsliste med beskrivelse av endringen. PG utarbeider denne. Det er utarbeidet skjema for endringsliste samt oversiktsliste. Oversiktslistene sendes fra PG bare til BL. I den grad det er mulig, skal endringer prises i henhold til kontraktens enhetspriser, disse påføres av PG v/entrepriseansvarlig. Endringene nummereres med entreprisenummer, stor bokstav E og nummer. Det benyttes egen nummerrekke for hver entreprise, for eksempel VO I -E02. Endringslisten sendes til entreprenøren som priser eventuelt andre arbeider i dagens prisnivå samt kontrollerer endringslisten og fyller ut pris. Med kopi av endringslisten til BL skal det følge samleliste over alle endringslister for entreprisen. Entrepriseansvarlig gir frist for tilbakesending av endringsliste fra entreprenør til entrepriseansvarlig. Entrepriseansvarlig gir sin anbefaling ved å signere endringslisten og sender den til BL sammen med samleliste. Er entrepriseansvarlig uenig, sendes den i retur til entreprenør med forklaring og for ny behandling. Etter fullmakt fra PL bestiller BL arbeidet ved å signere endringslisten under rubrikk «bestilling» og sender denne til entreprenør. Det sendes kopi til PL og PG v/entrepriseansvarlig. 5.4.3 Rekvisisjon Byggeleder kan innenfor gitte rammer og etter avtale med PL rekvirere igangsettelse av tilleggsarbeider for å sikre byggets fremdrift og kvalitet. Bestilling skjer skriftlig på eget skjema, rekvisisjon, med gjenpart til PL og entrepriseansvarlig. Utføres med egen nummerrekke for hvert fag.
-14-5.4.4 Faktura Originalfaktura vedlagt alle nødvendige bilag med 2 komplette kopier stiles til Rogaland Fylkeskommune Fakturamottak Postboks 299 4002 Stavanger og merkes med Sandnes vgs Nybygg/rehab, og med avtalens/kontraktens nummer. Faktura for prosjektering sendes prosjektleder. Fakturaer for bygging sendes BL. BL kontrollerer og attesterer fakturaene og videresender disse til PL. Dersom BL finner feil eller er uenig med entreprenøren om fakturaens innhold, skal den ikke rettes opp, men sendes i retur til entreprenøren. Det utarbeides separate fakturaer for: - Avdragsnota - Lønns- og prisstigning - Endringer - Sluttoppgjør - Reiser 5.4.4.1 Avdragnota Avdragnota for entrepriser skal settes opp etter følgende system: Kontraktssum Opparbeidet beløp pr. fakturadato (Basert på produksjonsliste som refereres til kontraktens mengdespesifikasjon. Spesifikasjon på tidligere fakturert, opparbeidet siste periode og totalt pr. fakturadato) Innestående beløp Tidligere fakturert avdragnotaer (opplisting) Sum Merverdiavgift 25% Fakturabeløp inkl. mva.
-15-5.4.4.2 Lønns- og prisstigning Lønns- og prisstigning skal spesifiseres på egne fakturaer, som sendes fortløpende m/etterfølgende a- kontonota. Grunnlaget for prisstigningsberegningen er opparbeidet på hver enkelt faktura uten fradrag for innestående beløp. Prisberegningsmetode og referanse til indekser skal fremgå av kontrakt. 5.4.4.3 Rekvisisjons- og endringslistearbeid Grunnlaget for faktura er signerte rekvisisjoner eller endringslister. Det skal settes opp egen faktura for hver enkelt rekvisisjon eller endringsliste. På faktura skal det henvises til entreprisenummer samt rekvisisjonsnummer eller nummer på endringsliste. Egen nr.-rekke for hvert fag. Kopi av rekvisisjon/endringsliste skal følge vedlagt. 5.4.4.4 Sluttoppgjør Før overtagelsesforretning avholdes, skal sluttoppgjør være ferdig. Sluttoppgjør omfatter kun kontraktsarbeider. Sluttavregning for pris- og lønnsregulering samt tilleggsarbeider skal skje i forkant og på egne fakturaer. Sammen med sluttoppgjør skal entreprenøren sende slutterklæring, se vedlegg kontraktsbestemmelser. 5.5 SIKKERHETSSTILLELSE, FORSIKRING, GARANTIER Entreprenørens sikkerhetsstillelse og forsikring oversendes PL med kopi til BL. Før første utbetaling finner sted, skal følgende foreligge hos PL: Kontrakt undertegnet av begge parter (unntaksvis kan utbetaling skje på grunnlag av bestillingsbrev). Original av garanti iht. kontrakt, denne skal ikke være tidsavgrenset. Forsikringsbekreftelse utfylt av forsikringsselskap iht. kontrakt. Prosjektspesifikk KS-plan. Prosjektspesifikk HMS-plan. 6.1 BYGGEPROGRAM Det vises til avsnitt 1.2 6.2 TEGNINGER Redigering Prosjekteringsgruppen benytter godkjent mal for tittelfelt felles for alle fag. Tittelfeltet skal inneholde alle relevante opplysninger og ha egen rubrikk for egenkontrollsignatur og revisjoner. Det skal benyttes følgende farger på kopier: ARK sort RIB sort RIV blå
-16- RIE rød Romnummersystem Prosjekteringsgruppen utarbeider romnummersystem tilpasset fremtidig FDV-opplegg. Aksesystem Prosjekteringsgruppen utarbeider forslag til aksesystem. Systemet skal evt.være avstemt til den øvrige bygningsmassen. DAK-system Alle planer og snitt skal tegnes i DWG format. Kfr. RFK sin DAK-mal. Rutine for retting av tegninger Prosjekteringsgruppen skal ha en enhetlig rutine for oppretting av tegninger. Prosjekteringsgruppen utarbeider selv rutine for dette. Rutinen forelegges PL for godkjenning. Rutine for utsendelse av tegninger I prosjekteringsfasen oversendes tegninger internt i prosjekteringsgruppen, til BL, PL og andre ved behov slik at en sikrer en jevn informasjonsflyt. Prosjekteringsgruppen utarbeider selv rutine for dette. Rutiner for retting/distribuering av tegninger, etc. legges opp i tråd med Byggnett-systemet som vurderes brukt for dette prosjektet. For byggefasen utarbeider BL rutine for utsendelse av tegninger. Kontrollopplegg. Fagansvarlig/entrepriseansvarlig innen hvert fag skal utarbeide kontrollplan som omfatter egenkontroll, myndighetskrav til kontroll og tverrfaglig kontroll. Det vil før utsendelse av anbudsgrunnlag og før byggestart bli krevet en total tverrfaglig kontroll av tegninger. Dette betyr at alle fag skal kontrollere at egne tegninger er i samsvar med tegninger i de andre fagene. Kontrollen skal verifiseres. 6.3 ANBUDS- OG TILBUDSGRUNNLAG Grunnlaget skal inneholde en generell del som er lik for alle entrepriser, en teknisk del og anbuds/tilbudssammendrag. Det skal legges opp til en felles forside hvor kun entreprisetekst er forskjellig. PL utarbeider i samarbeid med PGL en detaljert oversikt over hva som skal utarbeides ifm. anbuds-/tilbudsgrunnlag. Mal for konkurransegrunnlag m/anbuds- og kontraktsbestemmelser for Rogaland Fylkeskommune Bygg- og kontraktseksjonen, revidert med siste oppdatering, oversendes til PG av PL. Den tekniske del skal ha med rigg og drift for de enkelte fag. Den skal fange opp de arbeider/tjenester av felles rigg og drift som byggherren ønsker utført av den enkelte i samsvar med det som er beskrevet i den generelle del. De prosjekterende har ansvar for at anbudsutsendelse skjer i samsvar med lov og forskrift av offentlige anskaffelser m/siste oppdatering.
-17- Den tekniske beskrivelse skal følge gjeldende NS. FA (fagansvarlig/entrepriseansvarlig) er ansvarlig for gjennomføring av egenkontroll og tverrfaglig kontroll. Dette skal inngå i kontrollplan. 6.4 BEREGNINGER FA er ansvarlig for alle beregninger innenfor sitt fagområde(r). Det skal utføres i henhold til gjeldende NS. FA er ansvarlig for gjennomføring av egenkontroll og for øvrige kontroller i henhold til myndighetskrav. 6.5 KONTRAKTER FA innkaller, leder og fører referater fra kontraktsmøter med entreprenørene. FA utarbeider forslag til kontrakt som skal godkjennes av PL før kontrakt sendes entreprenør til underskrift. Kontrakten skal imidlertid ikke sendes entreprenøren for underskrift før FA av BL har fått bekreftet at BL har mottatt og godkjent entreprenørens KS- system og HMS-plan. 6.6 FDV-DOKUMENTASJON De fagansvarlige utarbeider FDV-dokumentasjon i henhold til retningslinjer utgitt av RIF. Opplegget for FDV skal samordnes i prosjekteringsgruppen. Det skal medregnes å benytte FDVweb Curo Tech. (Kfr. FDVweb nettside) 6.7 BANKGARANTIER FA skal ved utarbeidelse av forslag til kontrakter sørge for at entreprenøren leverer bankgarantier i henhold til kontraktsbestemmelsene. Originalene skal oversendes PL og med kopi til FA og BL. 7. KVALITETSSIKRING 7.1 PROSJEKTERING De prosjekterende skal alle ha kvalitetssystem som sikrer at arbeidene blir utført med riktig kvalitet i henhold til gruppekontrakt og myndighetskrav. 7.2 BYGGING Entreprenør/underentreprenør skal ha etablert et kvalitetssystem som skal godkjennes av byggeleder før arbeidet påbegynnes. Senere revisjoner skal også godkjennes av byggeleder. Entreprenøren skal fremlegge: Organisasjonsplan som angir ansvarsforhold for prosjektet.
-18- Kontrollplan. Planen skal stadfeste de kontroller som er påkrevet for å vise at arbeidet er utført etter spesifikasjonene, gjeldende regler og standarder. Planen skal godkjennes av byggeleder og de prosjekterende og entreprenøren må rette seg etter de eventuelle anmerkninger om kontroll-omfanget som fremkommer. Entreprenøren skal rapportere i henhold til kontrollplanen, all rapportering går til byggeleder. Brudd på rapporteringsrutiner medfører tilbakeholdelse av a-konto utbetalinger i inntil en måned utover normert betalingsfrist. Plan for avviksbehandling, dvs. plan som viser hvordan registrerte avvik skal behandles. HMS-plan for egne arbeider.