Strategidokument for IT- (01.01.2001 - med innarbeidede kommentarer fra ledermøte 1.12.2000) 1. Hovedmålsetting Hovedmålsettingen for SIFOs IT- satsning er å gi de ansatte tilgang til hensiktsmessig datautstyr og programvare som kan støtte dem i deres daglige arbeid og som de er i stand til å utnytte på en fornuftig måte. Gode kommunikasjonssystemer og kompetanseheving skal vektlegges. 1.1 Delmål et driftssikkert nettverk som fungerer godt i forhold til SIFOs oppgaver i dag og som kan tilpasses de oppgaver SIFO planlegger standardisering både av maskinvare og programvare for effektivt vedlikehold og drift effektive kommunikasjonssystemer som er tilpasset en planlagt framtid systemer som fungerer for den enkelte mht vanlige oppgaver, men også gir den enkelte en mulighet for tilpasning til spesielle behov en organisering som gjør at den enkelte kan planlegge med bistand bla. når nye maskiner og programvare skal installeres opplæring på standardprodukter, men også innhenting av tilbud for spesiell programvare systemer som ivaretar nødvendig sikkerhet og beskyttelse av data og sensitiv informasjon ( datasikkerhet, rutiner for forskerne ) et system som ivaretar formelle forhold knyttet til lisenser, anskaffelse, oppbevaring og oversikt over programvare på huset ( avsvars -plassering) instituttet skal samlet (IT + fagmedarbeidere) ha en oversikt over aktuell programvare i markedet for våre brukeres behov ( IT skal bistå ved valg av spesialprodukter) bidra med hjemmeløsninger der dette i følge prosjektplaner er nødvendig og ønskelig fra instituttets side 2. Generelt om dagens IT-situasjonen på SIFO De siste to /tre årene har SIFO satset relativt mye på en oppgradering på IT- området. Installasjon av NT-nettverk i 1998, en vesentlig oppgradering av maskinparken de siste to årene, tilgang til standard office-pakke( Office 97), internett og e- mail- tilkobling for alle er umiddelbare resultater av denne satsningen. Utviklingen går raskt på dette området derfor må det nå arbeides med nye planer for å utnytte de mulighetene teknologien gir til effektivisering og integrering av ulike funksjoner og aktiviteter. Vi gikk over fra kommunikasjon via analoge linjer til ISDN linje i årsskiftet 98/99.Dette var en revolusjon, men nå er det høyst aktuelt å gå over til fastlinje eller bredbånd- tilknytningdette viser hvor raskt utviklingen går og hvor fort brukerkravene øker.
3. Standardløsninger og standardprosedyrer målsetting på kort sikt 3.1 Utstyr Av hensyn til effektiv drift og vedlikehold vil SIFO fortsette arbeidet med å standardisere både maskinpark og programvare. Valg av PC-standard besluttes i samarbeide med brukerne v/ IT-gruppa og ut fra budsjettsituasjonen. Vi har en vedtatt målsetting om å skifte ut 1/3 av PC-parken hvert år, dette skal sikre de ansatte med vanlige brukerbehov et godt PC-verktøy. Denne målsettingen greide vi ikke i 1999 og muligens heller ikke i 2000. Vi har bærbare PC-er til utlån i forbindelse med reiser, seminarer og oppdrag. Etterspørselen etter disse øker og behovet er ikke dekket. Gamle PC-er tilbys ansatte som hjemmemaskiner, på utlånsbasis. IT skal ikke drifte slike hjemmeløsninger. SIFOs administrasjon arbeider med å finne et tilbud for SIFOs ansatte på innkjøp av egne hjemme-pc-er med skattefordel. En løsning i samarbeide med BFD eller for SIFO separat skal legges fram i løpet av våren 2001? 3.2 Programvare Alle SIFOs ansatte har tilgang på standardprogramvare som i dag omfatter Microsoft- Office inneholdende World, Excel, PowerPoint og Outlook. I dag bruker flertallet Office 97,men målet er at alle i løpet av 2001(?) har tilgang til Office 2000 som standardprogramvare. 3.3 Innkjøp og administrasjon IT skal stå for alle innkjøp av utstyr og standardprogramvare og er således ansvarlig for administrasjon, installasjon og økonomi knyttet opp til disse. Annen programvare skal vurderes og finansieres innefor prosjekter eller faggrupper eller avdelinger. Innkjøp og installasjon skal skje i samråd med IT. 3.4 Opplæring Målsettingen er at ved utrulling av nytt utstyr og programvare skal alle berørte brukerne få opplæring. Dette kan skje i form av kursing av enkeltpersoner eller ved felleskurs. Veiledning og hjelp i jobbsituasjon er bare tilleggstiltak. 3.5 Forebygging av helseskader Ved innkjøp av maskiner og utstyr og tilrettelegging av arbeidsplassene, skal det legges vekt på ergonomisk tilpassing og forebygging av helseskader. Det bør gis opplæring og veiledning. IT- ansvarlig og innkjøpsansvarlig for utstyr bør samarbeide nært med vår fysioterapeut. 3.6 Sikring av data Det er viktig å skille mellom arkivering og backup rutiner som skal sikre data ved eventuelle uhell. Det er utarbeidet en egen datainstruks for prosjektmedarbeidere- jfr Vedlegg
Backup -rutiner I dag kjøres en full backup av hele severen en gang pr. mnd. Hver natt kjøres det backup av endringer incremental- i løpet av dagen. Lagring Mange på SIFO bruker PC og server til lagring av filer og data som burde vært arkivert. IT har nå et system for lagring av data på CD eller Bånd som kan oppbevares i brannsikker safe. I tillegg lagres rapporter etter hvert som de blir publisert på disketter og på SIFOs server. Bedre arkivrutiner må utarbeides- arkivering av filer bør organiseres via SIFOs hovedarkiv. Tilgjengelighet internt På den annen side er det relevant å diskutere hvordan datamaterialer kan gjøres tilgjengelig for flere av forskerne. Hver forsker/forskergruppe har til nå stort sett arbeidet med egne datamaterialer. Dels er det nå samlet data over år, slik at sammenligning over tid blir mer aktuelt. Dels kan datamateriale samlet inn i ett prosjekt kunne brukes i senere prosjekter på SIFO. En bedre oversikt over hva som eksisterer, samt bedre tilgjengelighet, bør derfor diskuteres. Dette er imidlertid en faglig beslutning. Med hensyn til Avlevering ev. slettes) følges kontrakten for prosjektene ( Dette må sjekkes og fylles ut 4. Spesielle brukerbehov- situasjonsbeskrivelse og målsetting på kort sikt I dette kapittelet tar vi spesielt opp forhold knyttet til programvare som faller utenfor SIFO definerte standardtilbud. 4.1 Statistisk dataanalyse Svært mange forskere og fagmedarbeidere arbeider med statistisk data-analyse. De fleste bruker i dag analyseprogrammet SPSS, noen bruker også STATA. Fra 1.oktober 2000 har vi standardisert programvalget til SPSS. Vi har inngått kontrakt med SPSS og har nå installert en serverversjon med tilgang for alle SIFOs ansatte. Avtalen dekker også installasjoner på de ansattes hjemmemaskiner. Vi får tilsendt nye versjoner av programmet som vil bli holdt oppgradert fortløpende. SIFO har et erfarent brukermiljø på SPSS og faggruppene har selv ansvaret for intern opplæring i bruk av programmet. Det arrangeres interne kurs etter behov. Dersom fagmedarbeiderne har behov for andre statistikkprogrammer må dette legges inn i prosjektene. Dette gjelder både kostnader forbundet med innkjøp og forhold knyttet til drift og brukerstøtte. 4.2 Annet analysearbeid Til bruk i kvalitativ analyse benytter SIFO i dag programmet Atlas. Programmet er installert på enkelt PC-er. Dette har til nå vært et tilbud til forskere som har meldt behov. Pr dato disponerer SIFO 10 lisenser. IT har ansvars for innkøp og installasjon. Fagmedarbeiderne må selv ta ansvar for brukeropplæring.
4.3 Referanseprogrammer For den enkelte medarbeider er det en stor utfordring å holde oversikt over innhentet litteratur og referanser. Dessuten er det et stort arbeid med henvisninger, både med hensyn til innhold og format. Den store fordelen ved et referanseprogram er muligheten for å laste inn referanser elektronisk fra litteratursøk utført i forskjellige bibliografiske databaser, som for eksempel Medline. Det finnes flere referasehåndteringsprogram på markedet, men SIFO har besluttet å standardisere til bruk av Reference Manager. Annen programvare må finansieres og driftes innefor enkeltprosjekter, men i forståelse med IT. Selv om brukergrensesnittet etter hvert er blitt enklere, er det behov for opplæring. IT vil bistå med å finne løsninger, - interne eller eksterne kurs. Vi er imidlertid avhengig av eksterne kursholdere i det som nå betraktes som en innføringsfase. Ellers er det vanlig med kompetanseoverføring fra drevne brukere. Etter to til tre års bruk kan det derfor være aktuelt å legge denne opplæringen til superbrukere på huset etter modell av opplæring for SPSS.. Foreløpig har vi ikke fellesdatabaser, men løsninger for enkeltbrukere. En utfordring vi står overfor er derfor utveksling av litteratur mellom forskerne. Mange arbeider på tilgrensende tema- og fagområder og det vil derfor ofte være slik at en ofte vil kunne dra nytte av hva andre allerede har samlet inn. 4.4 Språk- leksikon Vi har målsetting om å bli mer internasjonale. Dette setter større krav til formidlingen og vår fremstillingsevne på andre språk, først og fremst engelsk, men også andre språk. Det har skjedd en rask utvikling for søkeverktøy og oppslagsverker på data. I dag finnes slike i liten grad på SIFO. Word har egne funksjoner for ordretting og synonymer. I tillegg bruker SIFO i dag Kunnskapsforlagets norsk- engelske ordbok og Clue, et tilleggsprogram for oversettelse. Men det er kanskje behov for mer omfattende programmer og programmer for andre språk - fransk, tysk, spansk. Videre finnes det programmer med lyd. Anskaffelse og installasjon skal koordineres sentralt i et samarbeide mellom fag, bibliotek og IT. 4.5 Informasjonsoppgaver For informasjonsarbeidet har den raske utviklingen på teknologiområdet gitt nye muligheter og utfordringer. Internett SIFO har i dag relativt godt utviklete hjemmesider. Vi benytter publiseringsprogrammet Front Page. Av hensyn til driftssikkerheten leier vi ekstern serverplass (IDG) for hjemmesidene. Det er nødvendig å ha egen kompetanse på Front Page for videreutvikling og vedlikehold av hjemmesidene. Denne kompetansen er spesialkompetanse som bør ligge på info. IT skal bistå ved installasjon og vanlig drifting. Forhold som krever kompetanse utover dette, bør hentes inn via eksterne konsulenter.
Annet utstyr/ programvare Adobe Photoshop brukes til billedhåndtering. Ved overføring av manus til trykkerier og Internett-publisering av SIFO-publikasjoner, vil SIFO i fremtiden legge større vekt på bruken av PDF-dokumenter. Til dette benyttes Adobe Acrobat. Av annet utstyr har info en skanner og et digitalt kamera. Intranett SIFO skal ha et intranett, der informasjoner av felles interesse gjøres umiddelbart tilgjengelig. Det arbeides nå med en løsning basert på ASP- programmering. Ansvar for oppdateringer av innholdet i intranettet vil deles mellom de ulike avdelingene, med info som koordinerende og hovedansvarlig enhet. Under oppbyggingen har info ansvaret for Struktur, Navigasjon og Innhold, mens IT har ansvaret for ASP-programmering og driftsløsninger. Kommunikasjon med trykkerier Elektronisk lagring av originale rapportfiler må løses på generell basis, men er en aktuell problemstilling i forhold til en fornuftig og tidsriktig kommunikasjon med trykkeriene. I 2001 vil SIFO gå over til digital trykking av rapporter og arbeidsrapporter. Dette innebærer at info konverterer rapport-manuskriptene til PDF-dokumenter, og overfører disse til trykkeriet via Internett. Kunde/rapport Applikasjon Info har utviklet en kunde/rapport applikasjonen laget i Visual Basic mot en Acess database. Den inneholder informasjon om instituttets rapporter og alle adresseregistere informasjonsavdelingen benytter til utsendelser av pressemeldinger, rapporter med mer. Applikasjonen skal også ivaretar lagerstyring og bestillinger. Den er et godt verktøy i informasjossammenheng og burde vært åpen for søk blant alle ansatte. 4.6 Biblioteksoppgaver og informasjonsinnhenting (Bibliotekaren må komme med innspill, dette er stort sett klippet fra den tidligere planen) De nye mulighetene som informasjonsteknologien gir, vil på enkelte områder endre bibliotekarens rolle. Fra å være den som søker og presenterer informasjonen etter ønsker fra brukeren, kan bibliotekaren mer bli en veileder og tilrettelegger, slik at forskerne selv kan søke med godt utbytte. Fordelene med dette er mange. Når en først har lært seg teknikkene, er det tidsbesparende å søke selv og en slipper å være avhengig av andre. Mange av de databasene som finnes vil nok også i framtiden være stengt for vanlige brukere ettersom de er betalingsbaser. Forutsetninger - Tilgjengeliggjøring av samlingen intranett eller internettområde -veiledning/brukeropplæring 4.7 Budsjett,regnskap og lønn ( Bodil må komme med innspill/ planer) SIFOs regnskap og personalavdeling bruker i dag henholdsvis Agresso og Formula.
Begge programmene er spesialprogrammer der en må basere seg på eksten bistand både i forhold til kravspesifikasjon på utstyr, installasjon og brukeropplæring. Agresso vil etter hvert få brukere på to nivåer; regnskapsmedarbeidere og ledere/ prosjektledere med budsjettansvar. Ledere og prosjektledere med budsjettansvar kan i dag ikke hente ut rapporter for sitt styringsbehov- fordi Forvaltningstjenesten bare kommuniserer med regnskap via eget nett. Det arbeides med en praktisk løsning på dette- E-mail utsendelse av rapporter Ved innføring av slike spesialprogrammer er ITs ansvar begrenset til å bistå eksterne konsulenter i driftssammenheng og bistå regnskap i forbindelse med daglig drifting. 4.8 Arkiv ( Bodil må fylle ut hvilke planer som foreligger?) I offentlige institusjoner er arkivet en nødvendig forutsetning for å tilfredsstille kravene i offentlighetsloven og forvaltningsloven, blant annet om innsynsrett. Edb-baserte arkivsystemer vil bidra til å gjøre arkivet vårt bedre egnet til å tilfredsstille disse kravene. Den største fordelen med slike systemer er selvsagt den økte tilgjengeligheten, brukerne av arkivet får en bedre service. Andre fordeler er de mange rasjonaliseringsgevinstene som databaserte systemer gir. Informasjonen vi ønsker kan finnes igjen langt raskere og sikrere enn vi gjør i et manuelt system. For alle de som bruker arkivet er dette tidsbesparende, men det gir også en tryggere saksbehandling ved at det er lettere å følge opp saksbehandlingen, sjekke status og så videre. 5. Oppgaver- ansvarsavklaring 5.1 IT-oppgaver ITs oppgaver vil for en stor del være knyttet til løpende administrasjon og brukerstøtte. IT bør i tillegg til det daglige tekniske driftsansvar, ha ansvaret for å tilby brukerstøtte og opplæring på standardproduktene instituttet tilbyr. Den bør kunne bistå med å finne opplæringstilbud for andre produkter. Totalt bør SIFO ha minst to personer på IT- området, i tillegg til en IT- kyndig person på INFO, med ansvar for utvikling og drifting av instituttets Internett og Intranett På den tekniske driftssiden er det et behov for løpende oppfølging, både i forhold til nett og PC-park. Foruten en egen driftsperson på SIFO er det i tillegg behov for serviceavtaler og konsulentbistand som kan trekkes inn når det oppstår spesielle problemer, i utviklingsarbeid, samt som back-up for driftsperson. Likeledes må vi basere oss på å innhente ekstern bistand når det er behov for større oppgraderinger og reparasjoner. Dette skal gi tilstrekkelig og rask reaksjon når noe går galt. Tilbud om brukerstøtte skal primært omfatte operativsystemet og programvarer som er definert som standardprogramvare, i hovedsak standard Office-programmene; World, Excel, PowerPoint og Outlook. 5.2 IT-gruppe- brukerforum Det vil fortsatt være behov for rådgivende gruppe som kan formidle brukerproblemer og behov, diskutere nysatsninger osv. Gruppen bør settes sammen av representanter for faggruppene, administrasjonen, info og bibliotek.
5.3 Oppsummering- IT-oppgaver administrasjon av server og vedlikehold av nettverk - ekstern bistand ved tekniske problemer administrasjon av PC-park administrasjon av programvare. brukerstøtte i forhold til nettverk, utstyr og programvare 6. Kompetanse 6.1 Kompetansebehovet på IT- området faller i to hovedkategorier: teknisk driftsansvar og brukerstøtte /opplæring Erfaringer fra andre steder tyder på at disse to hovedfunksjonene -driftsansvar og brukerstøtte - ikke så lett lar seg kombinere av samme person, men en viss overlapp er ønskelig. Driftsansvaret er overveiende en teknisk oppgave, mens brukerstøtte og opplæring forutsetter først og fremst kjennskap til software. Serviceavtaler og konsulentbistand utenfra er og blir aktuelt både i forhold til spesielle oppgaver og utvikling av nettverk og server og til opplæring. Beslutninger om eie, leie eller outsorce er alltid en diskusjon. Hvilken kompetanse og kapasitet vi trenger på huset avhenger av hvilke hovedløsninger vi velger på sikt. I dag drifter vi egen server, men leier også serverplass for våre hjemmesider (IDG) og for Internett / elektroniske post ( Uninett). Dagens løsning krever teknisk kompetanse på huset. Systemutvikling Systemutvikling må skje ved hjelp av eksterne konsulenter. Større utviklingsprosjekter skal organiseres innenfor et prosjektkonsept med egne midler. Driftsløsninger ved overgang til normal drift må avklares/ utredes ved avslutningen av prosjektet. Brukerstøtte Tilbudet om brukerstøtte gjelder primært bruk av operativsystem og standardproduktene. Til dette trengs det en service-person som kan bruke noe tid på daglig brukerstøtte, på opplæring og på organisering av opplæring, Til dette trengs det ikke nødvendigvis en med høyere IT-utdannelse. Vi tror vi vil være best tjent med en person med erfaring fra liknende virksomhet, med visse forutsetninger til å ta ansvar for hele området. 6.2 Brukerkompetanse Det er behov for en generell kompetanseheving i organisasjonen når det gjelder bruk av standardprogrammene. Opplæring bør ivaretas gjennom organisert kursing- interne og eksterne kurs. IT-gruppa bør ha hovedansvaret for organiseringen av den generelle opplæring i standardproduktene. Dette vil forhåpentligvis minske behovet for daglig brukerstøtte, men dette behovet vil aldri forsvinne helt. Målet er etter hvert å overføre dette på superbrukere i fagmiljøene (on-the-job-training). 6.3 Spesialkompetanse Dette er forhold som knytter seg til bruk av spesialprodukter som Atlas, Formula, SPSS, Atlas, FrontPage, Acess,..
Dette forutsetter spesialkunnskap og vil i liten grad overlappe med den generelle kompetansen. Behovet her vil særlig være knyttet til etablering, utvikling, opplæring og brukerstøtte. Disse behovene skal løses ved konsulentbistand utenfra, ved kursing eksternt og ved opplæring av superbrukere på huset. Ansvaret for disse produktene må ligge i den enkelte brukergruppe. IT har imidlertid et overordnet ansvar for innkjøp og installasjon av all programvare og må derfor alltid trekkes inn i alle beslutninger som berører IT-installasjoner.
7. Satsningsområder- framdriftsplan for det nærmeste året 7.1 Organisatoriske og personalmessige beslutninger Det må etableres et hensiktsmessig system for drift og vedlikehold på en ene siden og for brukerstøtte og opplæring på den andre siden. Det bør være minst to IT-personer på husetden ene med hovedansvar for drift, den andre med ansvar for systemutvikling og opplæring/brukerstøtte. En viss overlapp mellom disse må påregnes, men det er viktig å avklare ansvarsforhold. 7.2 Utstyr oppgradering Det er tid for en større oppgradering av SIFOs sever, bla bør det organiseres slik at hovedinstallasjoner kan gjøres fra server. Dagens oppgraderingsplan med utskifting av PC hvert 3.år, må følges. Det kreves i tillegg en ekstra innsats for generelt å forbedre kvaliteten på skjermene. Tilbudet på bærbart utstyr må bedres. 7.3 Kompetanse Vi må rekruttere og opprettholde allmen kompetanse på IT, det er viktig at IT-ansatte følges opp med kursing. Men vi må basere oss på å hente inn spesialkompetanse i forbindelse med tekniske spørsmål/reparasjoner, programutvikling mv. utenfra. Vi må etablere gode serviceavtaler for nett og server. Den alminnelige IT- kompetansen blant de ansatte skal økes. Det skal organisere et bedre tilbud for opplæring både når det gjelder standardproduktene og spesialproduktene. Vi bør ta Oppgradering av IT- kompetansen blant medarbeiderne Vi må ta aktivt tak i hvordan vi skal dra med oss alle medarbeiderne og høyne deres alminnelige IT- kompetanse. Det dreier seg ikke bare om veiledning og kurs, men holdningsbearbeiding og praktiske tiltak som hensiktsmessige manualer. Oppgradering og systematisering av hele arbeidsområdet vil kunne bidra til økt interesse for å lære. 7.4 Programvare Programvarer er delt inn i standard programvare og spesiell programvare. IT skal trekkes inn ved alle innkjøp, og skal ha administrasjonsansvaret for all programvare som finnes på huset. IT har imidlertid ikke ansvaret for opplæring og brukerstøtte for spesialprodukter. Det må utarbeides gode rutiner for dette. IT sørger for budsjetter som sikrer standardproduktene.
8. Oppsummering av noen konkrete tiltak for de nærmeste årene knyttet opp til delmålene et driftssikkert nettverk som fungerer tilfredsstillende i forhold til SIFOs oppgaver i dag og som kan tilpasses de oppgaver SIFoplanlegger i den nærmeste fremtid Tiltak; egen driftsansvarlig- kombinert med avtaler med eksterne konsulenter og miljøer på standardisering både av maskinvare og programvare Tiltak; Vel definert standardpakke - NT- plattform med office -pakke, SPSS, RM osv effektive kommunikasjonssystemer som er rimelig fremtidsrettede Tiltak; fastlinje eller bredbåndtilknytning innen 2002? systemer som fungerer for den enkelte mht vanlige oppgaver, men også nødvendig tilpasning til spesielle behov. Tiltak; vesentlig at spesialbehov må avklares og legges inn i prosjektene en organisering som gjør at den enkelte kan forvente rimelig rask bistand bla. når nye maskiner og programvare skal installeres Tiltak; etablere gode service-avtaler som sikrer rask bistand ved driftsproblemer Driftssikkerhet på 95 %? opplæring på standardprodukter, men også tilbud for spesiell programvare Tiltak; opplæring av nytilsatte og ved innføring av nye programmer- på huset, utenfor, fadderordning, superbrukere systemer som ivaretar nødvendig sikkerhet og beskyttelse av data og sensitiv informasjon Tiltak; god datasikkerhet; virusprogram, gode backup, datainstruks for fagpersoner et system som ivaretar formelle forhold knyttet til lisenser, anskaffelse, oppbevaring og oversikt over programvare på huset Tiltak; avklart avsvarsforhold en rimelig oversikt over aktuell programvare i markedet for våre brukeres behov Tiltak; klar ansvarsdeling : IT for standardprogrammene og sikkerhetsrutiner, brukere for spesialprogrammer og avlevering av data til nasjonale forskerbaser Kriseløsninger- ekstra utstyr som gjør at vi kan ta imot
VEDLEGG Budsjett Datainstruks Rutiner- skal utarbeides
This document was created with Win2PDF available at http://www.daneprairie.com. The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only.