SERVICEVEILEDER FOR TEKNISKE HJELPEMIDLER

Vedlegg 2 til rammeavtalen: SERVICEVEILEDER FOR TEKNISKE HJELPEMIDLER NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag og Kommunen Trondheim, 1. september 2013

1 1. Formål Serviceveilederen er et vedlegg til rammeavtalen mellom kommunen og NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag. Avtalen skal sikre at samarbeidet mellom kommunen og NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag fører til en rask og smidig hjelpemiddelformidling til brukernes beste. Serviceveilederen skal være et hjelpemiddel for alle som arbeider med tekniske hjelpemidler i kommunen og NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag. Den plasserer ansvaret for å løse ulike oppgaver knyttet til de mest vanlige trygdefinansierte hjelpemidlene, med hovedvekt på tekniske tjenester, og trekker opp noen retningslinjer for å sikre at brukere blir hjulpet eller veiledet raskt og effektivt. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag og kommunen kan i samarbeid utdype serviceveilederen innenfor sine respektive fullmaktsområder når som helst i løpet av året. 2. Ansvarsdeling Serviceveilederen beskriver ansvaret til NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag og kommunen, og beskriver koordinering og best mulig helhetlig ressursutnyttelse til brukens beste. Avtalen regulerer ansvarsdelingen knyttet til dokumentasjon, instruksjon og opplæring i bruk, lager, transport, montering, tilpasning, reparasjon samt bytte og gjenanskaffelse på teknisk grunnlag, av hjelpemidler for brukere som bor eller oppholder seg i kommunen. Bruker har ansvar for daglig vedlikehold og service av lånte hjelpemidler. Når bruker ikke kan ivareta dette skal kommunen bistå. Bruker har også ansvar for å ta godt vare på hjelpemidlet, og når hjelpemidlet ikke lenger er i bruk, levere det tilbake til hjelpemiddelsentralen. På noen områder er det ikke mulig å avklare ansvarsforhold på generelt grunnlag. Slike områder omtales som gråsoner. Oppgavene av denne type vil bli løst i fellesskap mellom NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag og kommunen. Hvem som i hvert tilfelle skal være utfører, vil avgjøres ut i fra aktuell situasjon og sakens karakter. Gråsoner handler også om endringer i praksis hos en av partene som medfører merkostnader og/eller merarbeid hos den andre. Slike saker skal avklares mellom leder/ansvarlig person med delegert fullmakt for hhv. NAV Hjelpemiddelsentral og kommunen. Partene skal legge til grunn prinsippet om at bruker ikke må påregne unødig lang ventetid mens slike ansvarsforhold avklares. 3. Instruksjon og opplæring a. Kommunalt ansvar Kommunen har ansvar for opplæring i bruk av hjelpemidler og videre oppfølging slik at hjelpemidlene fungerer hensiktsmessig for bruker. For å sikre god oppfølging og opplæring i bruk av hjelpemidlet må kommunalt personell hovedsaklig være til stede ved opplæring/overtakelse av hjelpemidlet hjemme hos bruker. Kommunen v/søknadsbegrunner har ansvaret for at bruker får instruksjon og opplæring i bruk av hjelpemidlet. Ved søknad på spesielle produkt skal det legges fram en plan for opplæring.

2 Kan ikke søknadsbegrunner ivareta ansvaret må man forsikre seg om at andre ivaretar dette, og eventuelt søke NAV om opplæring. Ved overlevering av elektromedisinske hjelpemidler eller andre produkter som har en spesiell risiko for feilbruk og eller feilbetjening, må kommunalt personell være tilstede og opplæring skal dokumenteres i eget skjema utarbeidet av NAV. b. Hjelpemiddelsentralens ansvar NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag har som andrelinjetjeneste ansvar for å drive systematisk og differensiert opplæring av kommunens ansatte innen hjelpemiddelområdet, og tilbudet utarbeides i samarbeid med kommunen. Utgifter til nødvendig opplæring i hjelpemidlets funksjon kan dekkes av folketrygden dersom den må gis av personell med spesialkompetanse som det ikke forventes at kommunen har. 4. Lager og transport Med lagervare forstås lagerholdte varer, deler og tilbehør det går mye av. Hjelpemidler som omfattes av bestillingsordningen vil i all hovedsak være lagervare. Med transport forstås distribusjon av varer mellom hjelpemiddelsentralen og kommunal oppsamlingsplass, distribusjon mellom kommunal oppsamlingsplass og bruker samt distribusjon mellom hjelpemiddelsentralen og bruker. Transport omfatter også tilbakelevering av varer for reparasjon, tilpassing og permanent innlevering. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag er ansvarlig for transport mellom hjelpemiddelsentralen og kommunal oppsamlingsplass. NAV Hjelpemiddelsentral er også ansvarlig for transport av hjelpemidler direkte til bruker når leveringen kan skje i forbindelse med hjemmebesøk av ansatte fra hjelpemiddelsentralen. Utlevering til kommunen skjer én gang i uka etter oppsatt plan. Kommunen er ansvarlig for transport mellom kommunal oppsamlingsplass og bruker. a. Kommunens ansvar Kommunen har ansvar for å frakte hjelpemidlene fra kommunal oppsamlingsplass til bruker. Når kommunen avdekker hjelpemidler som ikke lenger er i bruk, eller behovet for disse ikke lenger er til stede, skal kommunen returnere hjelpemidlene til hjelpemiddelsentralen. Ved innlevering av hjelpemidler må det fylles ut tilbakeleveringsskjema. Evt. kan kommunen ta kontakt med hjelpemiddelsentralen for å få oversiktsliste over utlånte hjelpemidler. Kommunen skal hente inn hjelpemidler ved varsel om dødsfall. Slikt varsel sendes ut fra hjelpemiddelsentralen. Hjelpemidler som skal innleveres merkes med navn, adresse og fødselsdato. Hjelpemidler som skal innleveres for reparasjon/tilpasning ved sentralen skal også merkes med navn, adresse og fødselsdato. Alle hjelpemidler med kostnad under 1,5 % av grunnbeløpet (G) kan beholdes av kommunen til korttidsutlån, men skal varsle NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag slik at utlånet blir avregistrert fra opprinnelig bruker. Alle hjelpemidler overtatt av kommunen skal merkes som kommunal eiendom, all merking fra hjelpemiddelsentralen skal fjernes.

3 b. Hjelpemiddelsentralens ansvar Alle hjelpemidler som NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag sender fra seg skal være merket med navn på mottaker samt at det skal følge med 5.17-skjema (følgeseddel). Dette skjemaet skal inneholde navn på mottaker, leveringssted og kontaktperson med telefonnummer hvis bruker har fått hjelp til å søke. Hvis bruker har begrunnet søknaden selv vil feltet for kontaktperson være tomt. Alle hjelpemidler utlevert fra hjelpemiddelsentralen skal være merket med hjelpemiddelnummer. Unntaket er hjelpemidler som kan beholdes av kommunen, når brukers behov opphører. Hjelpemiddelsentralen har ansvar for å sende ut oversikt over dødsfall. Listene skal inneholde navn, hva som er i utlån og hva som skal leveres tilbake. 5. Montering og demontering Montering omfatter både montering i form av sammensetning av deler til et komplett produkt, og montering i form av å feste et produkt til gulv, vegg eller tak. Demontering består av å løsne fastmonterte hjelpemidler eller skru hjelpemidler fra hverandre slik at de kan fraktes tilbake til oppsamlingsplass. a. Kommunens ansvar Kommunen har som hovedregel ansvar for å montere og demontere utstyr. Kommunen og NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag kan i samarbeid opprette lokale delelager for å få til en effektiv montering. Oversikten under viser eksempler på produkter som kommunen har ansvar for å montere og demontere. Produkter som vanligvis ikke krever montering/demontering er ikke ført opp. Badekarheis med elektrisk drift (batteri) og hydraulisk drift Sykler, aktivitetshjelpemidler, treningshjelpemidler, ståstativ og ganghjelpemidler. Disse hjelpemidlene kommer som oftest ferdig montert, men det kan være aktuelt med sluttilpasning og montering av standard tilbehør. Databord og andre bord som er flatpakket Forstørrende videosystemer (lese-tv) Gelender og håndlister Hjelpemidler på bestillingsordningen som ikke er elektromedisinsk utstyr eller spesialtilpasning. Installasjon av enklere programvare etter avtale med bruker, skole/institusjon IR- baserte hørselshjelpemidler (unntatt ved bruk av radio-/tv-velger) Kommunikasjonshjelpemidler - Enkel type Madrasser som ikke krever programmering Manuelle rullestoler, samt deler og tilbehør til manuelle rullestoler Ordinært datautstyr etter avtale med bruker, skole/institusjon Samtaleforsterkere /enkle FM-anlegg Sengebunner - uten spesialtilpasning

4 Telefoner (fasttelefoner og mobiltelefonutstyr) Demontering av teleslyngeanlegg Trenings- og stimuleringshjelpemidler mindre kompliserte å montere Demontering av varslingsanlegg - også trådbundne Varslingshjelpemidler som ikke skal fungere sammen med portåpner (ikke overvåkingsutstyr) b. Hjelpemiddelsentralens ansvar Som hovedregel har NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag ansvar for montering og demontering av utstyr som krever spesialkompetanse. Se for øvrig punkt 8c. Oversikten under viser eksempler på produkter som hjelpemiddelsentralen har ansvar for å montere og demontere. Bad og toaletthjelpemidler fastmontert (unntatt armlene med veggfeste) Sittemoduler - førstegangstilpasning Datautstyr som krever spesiell kompetanse Forstørrende video- og lesesystemer som krever spesiell kompetanse FM-anlegg /skoleanlegg Forstørrende videosystemer integrert i dataløsning Hjelpemidler fra bestillerordningen som er elektromedisinsk utstyr. Kjøkken hev/senk mekanisme Kommunikasjonshjelpemidler som krever spesiell kompetanse Løfteplattformer Madrasser som krever programmering Omgivelseskontroll Radio-/TV-velger for lyttehjelpemidler Ramper Rullestol manuell - hjelpemotor og annet elektrisk tilbehør Rullestol elektrisk tilbehør Stellebord, fastmonterte Trenings- og stimuleringshjelpemidler Takheiser Teleslyngeanlegg trådbundne, kun montering Trappeheiser Varslingsanlegg - kompliserte Varslingshjelpemidler som skal fungere sammen med portåpner Ved demontering av hjelpemidler er NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag i noen tilfeller ansvarlig for flikking av sår som er oppstått i forbindelse med monteringen. Tilbakeføring til opprinnelig stand betinger at opprinnelig demonterte deler eller utstyr er tilgjengelig. c. Gråsoner For nye produktkategorier eller produktkategorier som ikke er med i listen, vil lignende produkter som nevnt, være veiledende. Nye produkter som kommer inn på listene meldes kommunens kontaktperson. Det samme gjelder også fortolkning av regelverket som medfører økt ansvar og kostnader for en av partene.

5 6. Tilpasning og spesialtilpasning Tilpasning og spesialtilpasning omfatter justeringer, forandringer, programmering og montering og demontering av tilbehør for å få hjelpemidlet til å passe til brukers individuelle behov. Tilpasning omfatter justering av alle produkter som har justeringsmuligheter for å tilpasse hjelpemidlet til ulike brukere, og montering og demontering av hjelpemidlets standard deler og tilbehør. Dette omfatter også montering og tilpasning av tredjeparts tilbehør når samsvarserklæring foreligger. Komplisert tilpasning er uavhengig av produkt, men baserer seg på at utøver har kompetanse til å tilpasse hjelpemidlet opp mot brukes funksjon. Komplisert tilpasning omfatter justering av produkter, montering og demontering av deler og tilbehør når dette krever spesiell kompetanse som kommunen ikke kan forventes å ha. Spesialtilpasning omfatter montering, demontering og justering av deler og tilbehør som ikke er standard utstyr eller tilbehør til produktet. Dette gjelder alle tilpasninger som innebærer fysiske inngrep i produktet som for eksempel å bore hull, kutte rør, inngrep i konstruksjoner og polstring av enheter som påvirker CE-merking, garanti eller ansvarsforhold. Det samme gjør tilpasninger av elektromedisinsk utstyr som krever samtykke av DSB (se tidligere) eller spesialkompetanse. Kommunen har ansvar for tilpasning av hjelpemidler. NAV Hjelpemiddelsentral Sør- Trøndelag har hovedansvar for å utføre kompliserte tilpasninger og spesialtilpasninger i samarbeid med kommunen. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag har også ansvar for komplisert programmering av for eksempel elektriske rullestoler til brukere med behov for spesielle kjøreegenskaper, eller programmering av kompliserte kommunikasjonshjelpemidler. 7. Vedlikehold For å bevare hjelpemidlet funksjonelt så lenge som mulig er det viktig med regelmessig rengjøring og vedlikehold. Det er en kommunal oppgave å påse at nødvendig vedlikehold og service blir gjennomført i samarbeid med bruker. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag har ansvar for periodisk ettersyn av alle hjelpemidler hvor dette er påkrevd. 8. Reparasjoner og kassasjon Reparasjon omfatter det arbeid som må gjøres med et defekt produkt for å få det tilbake til den funksjonelle tilstand det var i før feilen oppsto. Service og reparasjoner omfatter ikke vedlikehold.

6 Ved vurdering av kassasjon av hjelpemiddel skal NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag kontaktes. Kommune og hjelpemiddelsentral blir enige om hvordan henvendelsen skal ivaretas videre. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag bestiller opp nytt hjelpemiddel når en kassasjonsvurdering tilsier at det ikke er formålstjenlig å sette hjelpemidlet i stand. a. Kommunens ansvar Kommunen har ansvaret for å utføre enklere service og reparasjoner på hjelpemidler. Unntak gjelder for enkelte hjelpemiddel beskrevet under hjelpemiddelsentralens ansvar. Kommunen har ikke ansvar for å utføre reparasjoner som krever spesialverktøy eller spesialkompetanse. Kommunen har ansvar for å frakte hjelpemidler som skal til reparasjon til kommunal oppsamlingsplass. Kommunen er ikke ansvarlig for kostnader i forbindelse med større reparasjoner og service av folketrygdfinansierte hjelpemidler. Oversikten under viser eksempler på produkter som kommunen har ansvar for å reparere: Sykler, aktivitetshjelpemidler, treningshjelpemidler, sitte-, stå- og ganghjelpemidler. Badekarheis med elektrisk drift (batteri) og hydraulisk drift Databord og andre bord Forstørrende videosystemer (lese-tv) Gelender og håndlister Hjelpemidler på bestillingsordningen som ikke er spesialtilpasset eller er elektro medisinsk utstyr IR- baserte hørselshjelpemidler (unntatt ved bruk av radio-/tv-velger) Kommunikasjonshjelpemidler - Enkel type Manuelle rullestoler, samt deler og tilbehør til manuelle rullestoler Elektriske rullestoler alt av plug and play samt tilbehør (se pk.tc) Samtaleforsterkere /enkle FM-anlegg Sengebunner/sykesenger -bytte håndkontroller Bytte av håndkontroller (uansett type hjelpemiddel) Telefoner (fasttelefoner og mobiltelefonutstyr) Trenings- og stimuleringshjelpemidler enklere reparasjoner som f.eks bytte av kjede, hjul på sykler Enkelte varslingshjelpemidler Bytte av batteri Er man i tvil om reparasjonsoppdraget hører inn under kommunens eller NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag sitt ansvarsområde, skal kommunen fysisk oppsøke hjelpemidlet og vurdere om bistand fra hjelpemiddelsentralen er nødvendig. b. Hjelpemiddelsentralens ansvar NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag er eier av hjelpemidlene og har et overordnet ansvar for at hjelpemidlet er i forskriftsmessig stand. Reparasjoner som påvirker CE-merking, garanti eller ansvarsforhold, er NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag sitt ansvar. Det samme gjelder oppgaver som krever autorisasjon, spesialkompetanse eller spesialverktøy.

7 NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag har ansvar for reparasjon av elektromedisinsk utstyr når dette krever autorisasjon eller spesiell kompetanse. Det er hjelpemiddelsentralens ansvar å håndtere alle garantisaker mot leverandør. Oversikten under viser eksempler på produkter som hjelpemiddelsentralen har ansvar for å reparere: Bad og toaletthjelpemidler fastmontert Datautstyr som krever spesiell kompetanse Forstørrende video- og lesesystemer som krever spesiell kompetanse FM-anlegg /skoleanlegg Forstørrende videosystemer integrert i dataløsning Kjøkken hev/senk mekanisme Kommunikasjonshjelpemidler som krever spesiell kompetanse Løfteplattformer Madrasser (som krever programmering) Omgivelseskontroll Radio-/TV-velger for lyttehjelpemidler Ramper Manuell rullestol begrenset til eventuell hjelpemotor og elektrisk funksjon og komponenter som ikke er plug and play Elektriske rullestoler begrenset til elektrisk funksjon og komponenter som ikke er plug and play Stellebord, fastmonterte Trenings- og stimuleringshjelpemidler komplisert å reparere Takheiser Teleslyngeanlegg trådbundne Trappeheiser Varslingsanlegg - kompliserte Varslingshjelpemidler som skal fungere sammen med portåpner Bytte av batteri 1 c. Vedlikehold av elektromedisinsk utstyr Forskrift om kvalifikasjoner for elektrofagfolk, samt internkontrollforskriften, setter et krav til virksomheten om at denne benytter kvalifisert personell til å utføre arbeidet for alle klasser av elektromedisinsk utstyr. Samtykkeordningen krever samtykke for reparasjon og vedlikehold av utstyr i klasse 2A og over (jfr. Forskrift om bruk og vedlikehold av medisinsk utstyr). Arbeid på disse hjelpemidlene skal utføres av NAV Hjelpemiddelsentral. Hjelpemidler og ulikt tilbehør til elektromedisinsk utstyr faller i de fleste tilfeller klasse 1. Utstyr i klasse 1 er ikke å regne som utstyr hvis bruk er forbundet med spesiell risiko og faller derfor ikke inn under samtykkeordningen.

8 Hjelpemidler innen klasse 1 faller ikke under samtykkeordningen, men forutsetter en systematisk opplæring og koordinerte internkontrollsystemer. Dette er et gjensidig ansvar hos partene. 9. Prosedyrer og rutiner ved reparasjoner Brukere som har behov for reparasjon skal hovedsaklig melde dette til kommunen. Kommunen vurderer hvilket tiltak som skal settes i gang. Ved behov skal kommunen fysisk oppsøke hjelpemidlet og vurdere om bistand fra hjelpemiddelsentralen er nødvendig. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag kontaktes ved behov for bistand og iverksetter tiltak i samråd med kommunen. Kommunen beskriver deler, navn på hovedprodukt og leverandørens artikkelnummer ved bestilling til NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag, fortrinnsvis pr. e-post til hjelpemiddelsentralens kundesenter. Reparasjons - og monteringsbestillinger fra NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag til kommunale hjelpemiddeltekniker(e) skal være utfylt med brukers navn, adresse, angitt hva oppdraget gjelder, samt navn, telefonnummer til kommunal kontaktperson. Dersom henvendelser gjelder oppgaver som ligger i gråsonen mellom kommunen og NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag sitt ansvarsområde, må det utøves skjønn der brukertilfredshet og riktig og effektiv hjelpemiddelformidling er i fokus. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag stiller kompetent teknisk personell tilgjengelig for å svare på spørsmål, gi råd til kommunens ansatte og veiledning til praktisk utøvelse. a. Akuttvakt NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag har ansvar for at det er etablert en betjent vakttelefon som kan bistå brukere med akutt behov for reparasjon av tekniske hjelpemidler. Akuttbehov er definert som de tilfeller hvor det vil medføre store konsekvenser for bruker å vente til neste virkedag, og ansvaret hos NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag vil være begrenset til det tekniske hjelpemiddelet. I de tilfeller hvor det ikke er mulig å utbedre feil vil kommunen ha ansvar for å iverksette tiltak for å ivareta bruker. kommunen skal ha kontaktperson/-personer som NAV kan henvende seg til dersom slike tiltak er aktuelle. Ordningen omfatter alle brukere som har fått tekniske hjelpemidler fra folketrygden uansett hvor de oppholder seg i Norge. b. Meldeplikt ved uhell med hjelpemidler Ansvarsforholdene er regulert i Forskrift om medisinsk utstyr av 12. januar 1995 nr. 25. Den som produserer, omsetter, eier eller i sin virksomhet bruker utstyret og som er kjent med

9 hendelsesavviket, feilen eller svikten plikter å gi melding, også "nestenuhell" skal meldes. NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag sørger for at det ligger en oppdatert rutine på nav.no og det er kommunen sitt ansvar å formidle dette til sine ansatte og påse at meldeplikten overholdes. 10. Håndtering av uenighet/avvik fra avtalen a. Uenighet Uenighet mellom NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag og kommunen skal løses på en slik måte at det i minst mulig grad påvirker hjelpemiddelformidlingen i den aktuelle saken. Bruker skal ikke trekkes inn i eventuell uenighet. Uenighet som ikke lar seg løse på saksbehandlernivå, avklares mellom leder av den aktuelle enhet i kommunen og leder av den aktuelle avdeling ved NAV Hjelpemiddelsentral Sør- Trøndelag Kommunen og NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag er inneforstått med at det i enkelte saker ikke er mulig å komme fram til enighet uten at det etableres en praksis som oppfattes å være i strid med partenes ansvarsområder avtalt i samarbeidsavtalen. I slike saker skal saken meldes inn til leder av den aktuelle enhet i kommunen og leder av den aktuelle avdeling ved NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag. Slike enkeltsaker skal også bringes inn ved revidering av serviceveilederen. b. Avvik fra avtalen Det vektlegges smidighet i samarbeidet mellom NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag og kommunen. Det kan bety at man fraviker ansvarsdelingen som er beskrevet her, for eksempel for å unngå å dele oppdrag hos en og samme bruker. Et slikt avvik forutsetter enighet mellom partene. Når det gjelder system for avviksmelding, vises det til rammeavtalen. 11. Revidering Serviceveilederen revideres etter 2 år forutsatt at det ikke kommer nye sentrale føringer som kommer i konflikt med vedtatt ansvarsdeling mellom kommunen og NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag, og som medfører at veilederen må evalueres tidligere.