Saksnr: 201529742-4 Saksbehandler: WMSA Delarkiv: ESARK-0719 RETNINGSLINJER FOR BRUK AV ÅREMÅLSSTILLINGER I BERGEN KOMMUNE Bystyret har i sak 318/04 vedtatt å ta i bruk åremål ved nyansettelser i topplederstillinger i tråd med følgende prinsipper: Det ansettes på åremål i de øverste administrative stillingene i kommunen. Med øverste administrative stillinger menes kommunaldirektør, finansdirektør, bystyredirektør, revisjonssjef og direktør/daglig leder for kommunalt foretak. Åremålsperioden er på seks år. Forlengelse kan skje for maksimum en periode. Ansatte på åremål gis rett til retrettstilling etter åremålets utløp. 1. Hjemmel I arbeidsmiljøloven (aml) 14-10 første ledd, fremgår det at «øverste leder i en virksomhet kan ansettes på åremål». Kommuneloven 24 nr 2 sier: Kommunestyret og fylkestinget kan selv bestemme at ledende administrative stillinger, herunder ledere av kommunale og fylkeskommunale foretak, skal ansettes på åremål. Det samme gjelder for ombud. Åremålsperioden skal være på minst seks år. Kommuneloven og arbeidsmiljøloven vil gjelde parallelt ved ansettelse på åremål i kommunal tjeneste. Kommunelovens regler har forrang når det gjelder hvilke stillinger som kan ansettes på åremål, og hvilke organer som skal avgjøre spørsmålet om bruk av åremål og lengden på perioden. Arbeidsmiljølovens regler gjelder hva angår arbeidsvilkår. 2. Avtalens omfang Det ansettes på åremål i de øverste administrative stillingene i kommunen. Med øverste administrative stillinger menes kommunaldirektør, bystyredirektør og direktør/daglig leder for kommunalt foretak. Det er fattet vedtak om at stillingen som havnedirektør er omfattet av de samme prinsippene. Titlene finansdirektør og revisjonssjef er ikke lenger er i bruk. 3. Ansettelse Byrådsleders avdeling har et særlig ansvar ved ansettelse på åremål og har utformet følgende verktøy: - Administrative rutiner for ansettelse på åremål - Arbeidsavtale ved ansettelse på åremål i Bergen kommune. Avtalen innfrir kravene i aml 14-5 og 14-6 og bestemmelsene i Hovedtariffavtalen (HTA).
Byrådsavdeling med ansvar for arbeidsgiverpolitikken (Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap) har et særlig ansvar ved ansettelse i retrettstilling. 4. Åremålsperioden Åremålsperioden er på seks år. Eventuell forlengelse av åremålet avgjøres av ansettelsesmyndigheten og kan kun skje for maksimum ytterligere seks år. 5. Prøvetid Ved inngåelse av arbeidsavtale om åremål vil det normalt gjelde en prøvetid på 6 måneder ifølge aml 14-6 (1) f, 15-3 (7) og 15-6 og pkt 13.2 i Personal- og arbeidsreglement for Bergen kommune. Dersom arbeidstaker har vært fraværende fra arbeidet i prøvetiden, kan arbeidsgiver forlenge den avtalte prøvetiden med en periode som tilsvarer lengden av fraværet. Forlengelse kan bare skje når arbeidstaker ved ansettelsen er skriftlig orientert om adgangen til dette og arbeidsgiver skriftlig har orientert arbeidstaker om forlengelsen innen utløpet av prøvetiden, jf aml 15-6 (4). Prøvetidsbestemmelsene er tatt inn i «Arbeidsavtale ved ansettelse på åremål i Bergen kommune» i samsvar med det ovenstående. 6. Oppsigelsesfrister Ved oppsigelse i prøvetiden gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på 14 dager, jfr aml 15-3 sjuende ledd. For oppsigelse i løpet av åremålsperioden gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på 3 måneder. For tidsbestemte avtaler er utgangspunktet i aml 14-9 femte ledd, at de opphører uten videre ved tidsrommets utløp. Etter aml 14-9 fjerde ledd, har arbeidstakeren krav på skriftlig varsel om fratredelsen. Et slikt varsel kan ikke likestilles med en oppsigelse. Konsekvensen av å unnlate å gi slikt varsel er at arbeidsgiver ikke kan kreve fratreden før en måned etter at varsel er gitt. 7. Øvrige ansettelsesvilkår I arbeidsavtalen reguleres i tillegg til åremålsperiode, prøvetid og oppsigelsesfrister følgende ansettelsesvilkår som ikke er særskilt presentert i denne retningslinjen: - Arbeidstid - Ansvars- og myndighetsområde - Lønn - Utgiftsdekning/godtgjørelser ut over lønn - Taushetsplikt - Næringsvirksomhet, verv eller bistillinger - Pensjon - Feriepenger - Resultatkrav/oppfølging - Opphør av stilling - Offentlighet - Andre forhold
8. Forlengelse av åremålsperioden Det skal underrettes om hvorvidt tilsettingen fornyes for ny åremålsperiode p.t. senest 12 måneder før tilsettingsforholdet opphører. jfr. HTA kap. 1 2.4 Ansvarlig for å følge opp dette er kommunaldirektør - for leder av kommunalt foretak kommunaldirektøren ved Byrådsleders avdeling - for kommunaldirektørene byrådsleder - for kommunaldirektøren ved byrådsleders avdeling ordfører - for bystyredirektøren (når åremål er tatt i bruk for denne stillingen) Hovedsammenslutningene orienteres om prosessen. Det må avklares med ansettelsesmyndigheten, jf personal- og arbeidsreglementet pkt 10.1, hvorvidt det er ønskelig at vedkommende toppleder fortsetter i et nytt åremål. a) Hvis det sett fra ansettelsesmyndigheten er ønskelig at topplederen fortsetter i et nytt åremål, må det avklares om det er ønskelig for vedkommende å fortsette. I tilfellet vedkommende skal ansettes for en ny åremålsperiode utarbeider byrådsleders avdeling ansettelsessak til byrådet. b) Hvis det ikke anses som ønskelig at topplederen fortsetter i nytt åremål, må vedkommende underrettes om at åremålet utløper i henhold til inngått arbeidsavtale. Fratreden skjer ved dato for utløpet av kontrakten med mindre partene er blitt enig om fornyelse av avtalen. Formelt varsel om fratreden skal gis senest en måned før dato for fratreden, jfr. Arbeidsmiljøloven 14-9 fjerde ledd. 9. Retrettstilling I tilfeller hvor maksimal åremålsperiode er nådd eller der det etter første åremålsperiode ikke er aktuelt å fornye tilsettingen for en ny åremålsperiode, inntrer retten til retrettstilling. Retrettstillinger for ledere benyttes også i andre sammenhenger, der omorganisering eller andre forhold ved arbeidsplassen og/eller den ansatte tilsier at dette kan være en hensiktsmessig ordning. Det presiseres at disse retningslinjene bare gjelder retten til retrettstillinger etter fullført åremål. Dialog om eventuell retrettstilling startes senest 12 måneder før tilsettingsforholdet opphører, jfr. HTA kap. 1 2.4. For ansatte som er i sin første åremålsperiode gjøres dette når byrådet har avklart om det er ønskelig at vedkommende fortsetter eller ikke, jf bestemmelser knyttet til forlengelse av åremålsperioden. Byrådsleders avdeling har ansvaret for igangsetting av dialog. Hovedsammenslutningene orienteres om prosessen. Rett til retrettstilling gjelder kun arbeidstakere som står en eller to åremålsperioder ut. Ved fratredelse på grunn av egen oppsigelse i åremålsperioden faller således retten til retrettstilling bort. I de tilfeller retrettstilling er aktuelt, er det byrådsavdelingen med fagfullmakter på arbeidsgiverområdet (Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap) som har myndighet til
forberedelse av sak om retrettstilling. I dette ligger det å kvalitetssikre at saksbehandlingen skjer i henhold til de vedtatte retningslinjer. Gjelder det kommunaldirektøren med konsernansvaret for arbeidsgiverpolitikken, er Byrådsleders avdeling ansvarlig. Byrådet behandler ansettelsessaken når topplederne går over i retrettstilling. Den videre oppfølging av ansettelsesforholdet foregår administrativt i tråd med personal- og arbeidsreglementets ordinære bestemmelser. Ansettelse i retrettstilling foretas uten utlysning og konkurranse, jf. personal- og arbeidsreglementet kap.7. Dette begrunnes med at rett til retrettstillingen inngår som en del av arbeidsavtalen som inngås med den enkelte toppleder ved tilsetting i åremålsstilling. Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap har konsernansvaret på arbeidsgiverområdet og besitter fagapparatet som kan forvalte retningslinjene for overgang til retrettstillinger. Selv om retrettstillinger i andre sammenhenger ofte har vært opprettet i egen byrådsavdeling, bør intensjonen være at alle deler av kommunens administrasjon i utgangspunktet kan være aktuelle arbeidsområder for en retrettstilling. Hvilken type stilling som er aktuell som retrettstilling og om dette skal være en eksisterende stilling eller en særskilt opprettet stilling må avgjøres ut fra hvilke behov og muligheter som finnes på det tidspunktet hvor det er aktuelt å tilby retrettstilling til en toppleder. Det vil også bero på den aktuelle toppleders kompetanse, personlige egenskaper og interesser. Ved god dialog mellom saksforberedende instans og topplederen, bør det normalt være tilstrekkelig med ett tilbud om retrettstilling. 10. Lønns- og arbeidsvilkår i retrettstilling Lønns og arbeidsvilkår i retrettstillingen skal avtales så tidlig som mulig og senest et halvt år før åremålsperiodens utløp. Byrådsavdelingen med ansvar for arbeidsgiverpolitikken (Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap) i samarbeid med byrådsavdelingen der retrettstillingen er plassert har ansvar for dette. Senest fire måneder før åremålsperioden er utløpt må arbeidstaker gi skriftlig tilbakemelding om at han/hun ønsker å benytte seg av tilbudet om retrettstilling. Retten til retrettstilling bortfaller dersom slik tilbakemelding ikke er gitt innen fristen. Ved overgang til retrettstilling utarbeider byrådsavdelingen der retrettstillingen er plassert, ny arbeidsavtale i samråd med byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Det må sikres at arbeidsavtalen er i tråd med retningslinjene som foreligger for bruk av retrettstilling. Arbeidsavtalen signeres av den som skal være leder for retrettstillingen. Ved overgang til retrettstilling gjelder Hovedtariffavtalens bestemmelser. Ansatte har krav på å beholde sin lønn i åremålsstillingen ved tiltredelse i retrettstillingen. Ved tiltredelse i retrettstilling vil avtalte utgiftsdekninger/godtgjørelser ut over ordinær lønn normalt falle bort, jf arbeidsavtalens pkt 6. Hvis det fortsatt skal tilstås ytelser utenom årslønn, må det vurderes på vanlig måte ut fra den nye stillingens karakter og innhold. Lønnsutviklingen for retrettstillinger vurderes i henhold til bestemmelsene i Hovedtariffavtalens kap. 5 eller 3.4.2.
Når retrettstilling benyttes og arbeidstaker ved åremålets utløp er fylt 64 år, garanteres arbeidstaker tilsvarende pensjonsgrunnlag som det vedkommende hadde i sin lederstilling ved åremålets utløp, jfr. Hovedtariffavtalens bestemmelser i kap. 1, 2.4. Eventuell mellomfinansiering av lønnskostnadene ved ansettelse i en eksisterende stilling håndteres som en kostnad for konsernet, og ikke for den «mottakende» byrådsavdelingen eller for byrådsavdelingen som har ansvar for saksforberedelsen av tilbudet om retrettstilling.