KONTROLLUTVALET I VESTNES KOMMUNE

KONTROLLUTVALET I VESTNES KOMMUNE Til medlemmene i kontrollutvalet Vestnes, 3. desember 2015 MØTEINNKALLING MØTE NR.: 5/15 TID: 10.12.2015 kl. 12:00 STED: Formannskapssalen, Vestnes kommunehus SAKSLISTE: UTV. SAKSNR. PS 30/15 PS 31/15 PS 32/15 PS 33/15 PS 34/15 TITTEL GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 17. SEPTEMBER 2015 REFERAT OG ORIENTERINGAR VESTNES KOMMUNE. DRIFTSRAPPORT PR. OKTOBER 2015 UTARBEIDING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016 2019. BESTILLING UTARBEIDING AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2016 2019. BESTILLING PS 35/15 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT. BESTILLING PS 36/15 PS 37/15 PS 38/15 PS 39/15 NKRF'S KONTROLLUTVALGSKONFERANSE I 2016. DELTAKING OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT ORIENTERING OM MISLEGHALD. U.off. iht: Offl. 13, forv.i. 13,1 Dersom det er saker kontrollutvalet ønskjer å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i seinare møte, kan dette gjerast under Eventuelt. Eventuelle forfall vert melde på tlf. 71 11 15 79, evt. mob 91 37 11 12. E-post: jane.anita.aspen(&,molde.kommune.no Innkallinga går som melding til varamedlem som vert innkalla etter behov. Kopi: Ordførar Administrasjonssjef Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R Stig Holmstrøm (s) leiar Jane Anita Aspen daglig leder

VESTNES KOMMUNE Kontrollutvalet Saksmappe: Arkiv: Saksbehandlar: Dato: 2015-1535/05 033 Jane Anita Aspen 26.11.2015 Saksframlegg Utvalssaksnr Utval PS 30/15Kontrollutvalet Møtedato 10.12.2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 17. SEPTEMBER 2015 Sekretariatet si tilråding Protokollen frå møte 17. september 2015 vert godkjend. Bakgrunn for saka Vedlagt følgjer protokollen frå førre møte. Protokollen er tidligare utsendt. Det er ikkje kome merknader til protokollen. Jane Anita Aspen daglig leder

KONTROLLUTVALET VESTNES KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 4/15 Møtedato: 17.9.2015 Tid: Kl. 13.00 kl. 15.55 Møtestad: Formannskapssalen, Vestnes kommunehus Sak nr: 21/15 29/15 Møteleiar: Øyvind Uren (Ap) Møtande medlemmer: Birger Lilleheim, nestleiar (Ap) Hilde Anita Furland Frostad (H) Gro Ødegåd (H) Forfall: Jan Olav Vadseth (Frp) Ikkje møtt: Ingen Møtande vara: Frank Ove Belsvik (Frp) Frå sekretariatet: Jane Anita Aspen, daglig leder Frå revisjonen: Anne Oterhals, oppdragsansvarleg revisor Av øvrige møtte: Tone Roaldset, adm.sjef (under sak 27/15-28/15) Magne Værholm, kommunalsjef (under sak 27/15) Mona Johansen, einingsleiar Eigedomsdrift (under sak 28/15) Rune Håseth, kommunalsjef (under sak 28/15) Frank Skorgenes, driftsansvarleg Risk Manager (under sak 28/15) Leiaren ønska velkommen og leia møtet. Det framkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart godkjent. TIL HANDSAMING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 21/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 24. JUNI 2015 PS 22/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR PS 23/15 KONTROLLUTVALET SIN RAPPORT TIL KOMMUNESTYRET OM UTVALET SI VERKSEMD I VALPERIODEN 2011-2015 PS 24/15 REVISJONEN SIN RAPPORT TIL KONTROLLUTVALET FOR I. HALVÅR 2015 PS 25/15 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2015 PS 26/15 FORSLAG TIL BUDSJETT FOR 2016 FOR KONTROLL OG TILSYN PS 27/15 VESTNES KOMMUNE. DRIFTSRAPPORT PR. 1. HALVÅR 2015 PS 28/15 PS 29/15 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 7

PS21/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 24. JUNI 2015 Kontrollutvalet sitt vedtak Protokollen frå møte 24. juni 2015 vert godkj ent. Kontrollutvalet si handsaming Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatet si tilråding. (5 voterande) PS22/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR Kontrollutvalet sitt vedtak Referat - og orienteringssakene vert teke til orientering. Kontrollutvalet si handsaming Referatsaker: RS 11/15 Reglementfor kontrollutvalet i Vestnes revisjon 2015 saksprotokoll frå Vestnes kommunestyre 27.8.2015, sak 66/2015. RS 12/15 Forvaltningsrevisjonsrapport «Samhandlingsreforma i Vestnes kommune» - saksprotokoll frå Vestnes kommunestyre 27.8.2015, sak 67/2015. RS 13/15 Referat frå møte 25.6.15i styringsgruppa for sammenslåingsprosjektet for revisjonsenhetene, «Møre og Romsdal Revisjon IKS». RS 14/15 Informasjon om etablering av nytt revisjonsselskap brev til kommunene fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal, datert 25.8.2015. RS 15/15 Protokoll fra møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal 8.9.2015 Sekretær refererte referatsakene Orienteringssaker: OS 17/15 Årsmelding 2014 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal OS 18/15 Møte- og forklaringsplikt - Bernt svarer: «Du har plikt til å forklare deg til kontrollutvalget» - artikkel fra Kommunal Rapport, 15.6.2015. OS 19/15 Oppfølging av A-feil etter tilstandsvurdering av alle leikeplassar Det står att å utbetre 2 A-feil ved Tresfjord Oppvekstsenter, som vil bli retta snarast mogeleg. Dei fleste B feil er også utbetra. Einingsleiar eigedomsdrift, Mona Johansen, seier at ein av årsakene til at det har teke så lang tid å utbetre feila er at kommunen har vore oppteken av å skaffe seg kompetanse til å kunne utbetre feil utan å skap nye feil. I april vart det arrangert kurs, slik at dei tilsette har fått kompetanse til å kunne utbetre feila korrekt og for å få kompetanse til å sjølv kunne gjennomføre kontrollar. Kommunen legg no opp til å ha ein grundig kontroll av alle leikeapparata 2 gonge i året; ein gang på hausten og ein gang på våren. Det er driftsleiar og vaktmeister som har ansvaret for å gjennomføre kontroll. Det skal også dokumenterast at det har vore gjennomført kontroll og ettersyn. Side 2 av 7

Når det gjeld tilsyn med leikeplassar i regi av velforeiningar så ynskjer kommune å få på plass avtalar om ansvarsfordeling mellom kommune og velforeining. I første omgang så treng kommunen å skaffe oversikt over leikeområder med leikeapparat. Einingsleiar Mona Johansen og administrasjonssjef Tone Roaldsnes svarte på spørsmål frå utvalet. Kontrollutvalet konkluderte med at dei ønska at utvalet får ei ny orientering om dette arbeidet om 1 år. OS 20/15 Internkontroll i Vestnes kommune Systemansvarleg for Risk Manager Frank Skorgenes orienterte utvalet, supplert av kommunalsjef Rune Håseth. Skorgenes viste på skjerm korleis systemet no ser ut. Ein har måtta begynt heilt på nytt med oppbygging av systemet, men det er no på plass. Systemet er bygd opp etter organisasjonsplanen, slik at alle skal fmne si eining/avdeling i systemet. Både sjølve internkontrollsystemet og avvikshandteringssystemet er bygd opp på denne måten. Det er først no ein er klar for å ta systemet i bruk. Ein vil ta det i bruk gradvis, og ikkje alle på ein gang. Ein skal starte med eigedomsdrift, Skorgen barnehage og sentraladministrasjonen. Administrasjonssjef Tone Roaldsnes seier at sidan kommunen er ein så kompleks organisasjon, så er det mange ulike kvaltetsikringssystem i bruk. Kommunalsjef Rune Håseth seier at ein er usikker på kor ressurskrevjande det er å bygge opp og vedlikehalde dette systemet. Kontrollutvalet konkluderer med at dei ønskjer ei ny orientering om 1 år, for å sjå korleis systemet er tatt i bruk i organisasjonen. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatet si tilråding. (5 voterande) PS 23/15 KONTROLLUTVALET SIN RAPPORT TIL KOMMUNESTYRET OM UTVALET SI VERKSEMD 1 VALPERIODEN 2011-2015 Kontrollutvalet sitt vedtak Kontrollutvalet godkjenner vedlagte rapport om utvalet si verksemd i valperioden 2011 2015 som vert sendt over til kommunestyret med følgjande tilråding: Kommunestyret tek framlagt rapport om kontrollutvalet si verksemd i valperioden 2011 2015 til vitande. Kontrollutvalet si handsaming Sekretær orienterte og svarte på spørsmål frå utvalet sine medlemmer. Det framkom i møte forslag til at i tillegg til teksten som ligg i avsnitt 3.1 Møter, ønskjer utvalet at det skal kome ei oversikt over kva verksemdsbesøk/orienteringar som alternativ til verksemdsbesøk utvalet har hatt i denne perioden. Dette kan vere nyttig informasjon til det nye kontrollutvalet. I avsnitt 3.1 Moter vert det ført inn følgjande tillegg: Utvalet har i valperioden hatt folgjande verksemdsbesoworienteringar som alternativ til verksemdbesok: Vestnes sjukeheim (2012) Helland skule (2013) Orientering om Vestnes kommune si flyktningteneste (2014) Side 3 av 7

Rutinar for risikohandtering innafor barnehageområdet (2015) Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatet si tilråding. (5 voterande) PS 24/15 REVISJONEN SIN RAPPORT TIL KONTROLLUTVALET FOR 1. HALVÅR 2015 Kontrollutvalet sitt vedtak Kontrollutvalet tek revisjonen sin rapport til kontrollutvalet for 1. halvår 2015 til vitande. Kontrollutvalet si handsaming Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatet si tilråding. (5 voterande) PS25/15 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2015 Kontrollutvalet sitt vedtak Kontrollutvalet tek revisjonsplana for revisjonsåret 2015, saman med revisorane si vurdering av sjølvstende, til vitande. Kontrollutvalet si handsaming Sekretær orienterte om dei risikoforhold revisjonen har konstatert i revisjonsplanen. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatet si tilråding. (5 voterande) PS 26/15 BUDSJETTFORSLAG FOR 2016 FOR KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalet sitt vedtak Kontrollutvalet sitt forslag til budsjett for 2016 med ei ramme på kr 882 500.-, inkludert kjøp av revisjonstenester og sekretariatstenester for kontrollutvalet, vert vedteke. Kontrollutvalet si handsaming Sekretæren gjorde greie for budsjettforslaget for 2016. Det framkom ingen forslag til korrigeringar til sekretariatet sitt budsjettforslag. Budsjettforslaget kan s esifiserast som føl er: Konto Tekst Budsjett 2016 1080 Godtgjersle utvalsleiar 6 485 1080 Godtgjersle folkevalte (649,- x 4 x 5) 12 980 1080 Tapt arbeidsforteneste 12 000 1099 Arbeidsgjevaravgift 5 335 1100 Faglitteratur, aviser, abonnement 2 000 Side 4 av 7

1115 Bevertning 0 1150 Opplæring og kursutgifter 20 000 1160 Bilgodtgjersle + diett (oppg.pl.) 3 000 1170 Utgiftsdekning reise 10 000 1195 Kontingentar 4 200 Sum kontrollutvalet si eiga verksemd 76 000 1475 Kjøp tenester Revisjon 569 000 1475 Kj øp tene ster KU-sekretariatet 237 500 Sum kontrollutval, sekretariat og revisjon 882 500 Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatet si tilråding. (5 voterande) PS 27/15 VESTNES KOMMUNE. DRIFTSRAPPORT PR. 1. HALVÅR 2015 Kontrollutvalet sitt vedtak Kontrollutvalet tek Vestnes kommune sin driftsrapport for 1. halvår 2015, saman med administrasjonen si mutmlege informasjon, til vitande. Kontrollutvalet si handsaming Kommunalsjef Magne Værholm orienterte om driftssituasjonen pr. 1. halvår 2015 og kommenterte prognosane for driftsresultatet for 2015. Værholm opplyser om at ein del inntekter ikkje er bokført enda. Det er også forseinkingar i utbetalingar frå Udi. Skatteinngangen så langt har vore bra. Kommunen håper også å få skjønnsmidlar frå fylkesmannen i år. Ikkje alle sparetiltaka gjev full effekt, det er difor forventa meirforbruk på drifta. Det er antyda eit underskot år på 4,0-6,0 mill.kr. Vidare orienterte Værholm om dei høge pensjonsforpliktingane Vestnes kommune har knytt til ansvarsreforma. No prøver kommunen, saman med andre vertskommunar, å få ein avtale med staten om å dekke ekstrakostnadane. Kommunalsjef Værholm og administrasjonssjef Roaldsnes svarte på spørsmål frå utvalets medlemmer. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatet si tilråding. (5 voterande) PS 28/15 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalet sitt vedtak I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar: Internkontroll i Vestnes kommune Kontrollutvalet ønskjer orientering om administrasjonssjefen sin internkontroll (herunder organisering, delegasjon, fullmakter, tilvisningsmynde etc.) i kommunen. I tilsynsrapporten frå Helsetilsynet v/ Fylkesmannen i Møre og Romsdal som vart lagt fram i møtet 13.03.2013 kom det fram at leiinga i kommunen i liten grad har arbeidd med internkontrollen for dei tenesteområda som omfattast av tilsynet. Det vart 6g peika på, og vist til tidlegare tilsyn, at Side 5 av 7

kommunen ikkje hadde tilfredstillande system for behandling av avvik. Kontrollutvalet ønskjer orientering om Vestnes kommune har starta arbeidet med å etablere eit heilskapleg system for internkontroll og avviksrapportering. 17.09.15: Orientering gitt av administrasjonen i dagens møte, jf. Orienteringssak OS 20/15. Kontrollutvalet konkluderer med at dei ønskjer ei ny orientering om 1 år, for å sjå korleis systemet er tatt i bruk i organisasjonen. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i sykehjemstjenesten i Vestnes kommune Forvaltningsrevisjonsrapporten vart handsama av kontrollutvalet i møte 10.12.13, sak PS 24/13 og i kommunestyret 06.02.14 i k-sak 3/14. Kontrollutvalet handsama oppfølging av rapporten i dagens møte (24.02.15) revisjonen tilrår at kontrollutvalet held seg orientert om utviklinga innafor desse to områda: Ressurssituasjonen (personalfaktor) som set grenser når det gjeld ivaretaking av bebuarane sine sosiale behov, samt fysioterapiressursen pr. institusjonsbebuar. 17.09.15: Kontrollutvalet ønskjer ei orientering om status i I. møte i 2016. Oppfølging av A-feil etter tilstandsvurdering av alle leikeplassar Kontrollutvalet forventar at kommunen har rutinar på straks å flerne/utbetre leikeapparat med A-feil. Kontrollutvalet ønskjer ei ny orientering om oppfølging av tilstandsrapporten i neste møte, samt orientering om ansvaret til kommunen knytt til andre leikeapparat i kommunen t.d. i regi av velforeiningar. 17.09.15: Orientering gitt av administrasjonen i dagens møte, jf. Orienteringssak OS 19/15. Kontrollutvalet ønskjer ny orientering om status om 1 år. Kontrollutvalet si handsaming Sekretær orienterte og gjekk i gjennom dei sakene som var ført i oppfølgingslista. Det vart ikkje fremma forslag om nye saker til oppfølgingslista I dette møtet var det lagt opp til følgjande orienteringar frå administrasjonen knytt til oppfølgingslista. Internkontroll i Vestnes kommune Oppfølging av A-feil etter tilstandsvurdering av alle leikeplassar Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med felles forslag frå utvalets medlemmer. (5 voterande) PS 29/15 EVENTUELT Innan utgangen av 2016 skal Vestnes kommune vedta ein plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2016-2019. Revisjonen vil leie prosessen med å utarbeide ei overordna analyse av risikofaktorar i kommunen si verksemd som skal ligge til grunn for utarbeiding av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Revisjonen ønska å hente inn innspel frå det avtroppande kontrollutvalet til denne prosessen. Utvalet sine medlemmer var bedne om å tenke gjennom aktuelle risikoområder før møtet. Kontrollutvalgets behandling Det kom fram følgjande innspel til planarbeidet: Forvaltningsrevisjon: Offentlege anskaffingar Oppfølging av flyktningar og innvandrarar Elevane sitt læringsmiljø Side 6 av 7

Avslutning Då dette var det siste møtet for det sittande kontrollutvalet, takka utvalet sin leiar utvalsmedlemmene, sekretariatet og revisjonen for godt samarbeid gjennom denne valperioden. Birger Lilleheim Øyvind Uren Hilde Anita F. Frostad nestleiar leiar Gro Ødegård Frank Ove Belsvik Jane Anita Aspen sekretær Side 7 av 7

VESTNES KOMMUNE Kontrollutvalet Saksmappe: Arkiv: Saksbehandlar: Dato: 2015-1535/05 033 Jane Anita Aspen 27.11.2015 Saksframlegg Utvalssaksnr Utval PS 31/15Kontrollutvalet Møtedato 10.12.2015 REFERAT OG ORIENTERINGAR Sekretariatet si tilråding Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering. Bakgrunn for saka Referatsaker: RS 16/15 Kontrollutvalet sin rapport til kommunestyret om utvalet si verksemd i valperioden 2011 2015 - saksprotokoll frå Vestnes kommunestyre 01.10.2015, k- sak 75/15 (vedlagt) RS 17/15 Val av kontrollutval 2015 2019 - saksprotokoll frå Vestnes kommunestyre 15.10.2015, k-sak 90/15 (vedlagt) RS 18/15 Val av styremedlem til Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal 2015 2019 - saksprotokoll frå Vestnes kommunestyre 15.10.2015, k-sak 102/15 (vedlagt) RS 19/15 ÅR1M:Protokoll frå møte i representantskapet 27.10.15 (vedlagt) RS 20/15 Sammenslåingsprosjektet Møre og Romsdal Revisjon IKS, Referat fra styringsgruppemøte 11.11.2015 (vedlagt) Orienteringssaker: OS 20/15 Opplæring/orientering til nye kontrollutvalsmedlemmer Informasjon og opplæring v/kontrollutvalgssekretariatet Jane Anita Aspen daglig leder

VESTNES KOMMUNE Servicekontoret Særutskrift Melding om vedtak Kontrollutvalgssekretariatet Rådhusplassen 1 6413 MOLDE for Romsdal Att.: Aspen Jane Anita Dato Dykkar ref. Vår ref. Saksnr. Saksbehandlar / Tlf 02.10.2015 15597/2015 2015/1234 Ellen Eiknes Forland 71 18 40 08 Særutskrift sak 75/2015 - Kontrollutvalet sin rapport til Vestnes kommunestyre om utvalet si verksemd i perioden 2011-2015 Oversender med dette vedtak i sak 75/2015 i Vestnes kommunestyre Saksprotokoll i Kommunestyret - 01.10.2015 Vedtak: Kommunestyret tek framlagt rapport om kontrollutvalet si verksemd i valperioden 2011 2015 til vitande. Helsing Ellen Eiknes Forland arkivleiar/politisk sekretær Postadresse: Telefon: Telefaks: Org.nr. Rådhuset 71 18 40 00 71 18 40 01 939 901 965 6390 Vestnes www.vestnes.kommune.no E-post:postmottak@vestnes.kommune.no

Saksprotokoll i Kommunestyret - 15.10.2015 Vedtak: Vestnes kommunestyre vel følgjande medlemmer til kontrollutvalet i Vestnes: Gro Ødegård Frank Ove Belsvik Stig Holmstrøm Dagfinn Wiik Birgit Torkildson Grotle Av desse vert Stig Holmstrøm valt som leiar og Gro Ødegård som nestleiar. Varamedlemmer i rekkefølgje: Lars Fjørtoft Grete Eik Bjermeland Olav Egil Tomren Frank Schneider Villa Behandling: Valnemnda la fram sitt forslag til vedtak gjennom avtaleval; Faste medlemmer: Gro Ødegård Frank Ove Belsvik Stig Holmstrøm Dagfinn Wiik Birgit Torkildson Grotle Leiar: Stig Holmstrøm Nestleiar: Gro Ødegård Varamedlemmer i rekkjefølgje: Lars Fjørtoft Grete Eik Bjermeland Olav Egil Tomren Frank Schneider Villa Avrøysting: Valnemda sitt forslag til vedtak vart samrøystes vedteke.

VESTNES KOMMUNE Servicekontoret Særutskrift Melding om vedtak Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Rådhusplassen 1 6413 MOLDE Dato Dykkar ref. Vår ref. Saksnr. Saksbehandlar I Tlf 09.11.2015 17449/2015 2015/1086 Ellen Eiknes Forland 71 18 40 08 Val av styremedlem til kontrollutvalsekretariatet for Romsdal - vedtak i Vestnes kommunestyre sak 102/2015 Oversender med dette Vedtak i Vestnes kommunestyre 15.10.2015, sak 102/2015 Saksprotokoll i Kommunestyret - 15.10.2015 Vedtak: Leiar i kontrollutvalet i Vestnes, Stig Holmstrøm (Ap), blir vald som styremedlem for kontrollutvalsekretariatet for Romsdal. Nestleiar i kontollutvalet, Gro Ødegård (Sp), vert vald som personleg varamedlem. Informasjon om dei valde: Medlem: Stig Holmstrøm, Remmemsvegen 108, 6390 Vestnes, tlf 415 52 754 Epost: stig.holmstrom51gmail.com Varamedlem: Gro Ødegård, Skogvegen 23, 6390 Vestnes. Tlf 997 19 085 Epost: gro-oedqonline.no Helsing Ellen Eiknes Forland arkivleiar/politisk sekretær Postadresse: Telefon: Telefaks: Org.nr. Rådhuset 71 18 40 00 71 18 40 01 939 901 965 6390 Vestnes www.vestnes.kommune.no E-post:postmottak@vestnes.kommune.no

La ÅRIM:PROTOKOLLFRÅMØTEI REPRESENTANTSKAPET Tid: Tysdag 27. oktober kl. 0930-1200 Stad: ÅRIM sine lokale, Langelandvegen 1, 6010 ÅLESUND Til stades: Faste medlemmer: Knut Magne Vegsund Fylling Ålesund kommune Jan Ove "Fryggestad Stranda kommune 1æiar Nestleiar Anne Kristin Bryne Ålesund kommune Bjørn Inge Ruset Norddal kommune Bjørn Sandnes Haram kommune Charles Tosse Stordal kommune Geir Inge Lien Vestnes kommune Geir Ove Vegsund Sula kommune Haldor Sæther Ålesund kommune Hans Endre Sæterøy Sandoy kommune Monica Molvær Ålesund kommune Olav Sindre Roald Giske kommune Terje Vadset Skodje kommune Thorbjorn Fylling Orskog kommune Trond Herje Ålesund kommune Forfall utan at vara hadde høve til å møte: Petter Lyshol Sykkylven kommune

Frå styret i ÅRIM: Reidar Andresen (styreleiar) Linda Strand Kjerstad (nestleiar) Frå administrasjonen ÅRIM: øystein Peder Solevåg (dagleg leiar) Tor Langlo-Johansen Ingeborg Ukkelberg Frå eigarkommunane: Odd Jostein Drotningshaug, Sykkylven kommune 2

Vedtak: 1: Go.(11::) lointj dn,` Representantskapet godkjenner innkallinga. Representantskapet vel Monica Molvær og Terje Vadset til å skrive under protokollen saman med leiar i representantskapet. Vedtak: Protokollen blir godkjend. at; proi:oh: 2(.)15 ;d1<, HucIsMt og () 1 - ')( 1 ') Styret sitt forslag til vedtak: Representantskapet vedtar budsjett og økonomiplan 2016 2019 for ÅRIM. Representantskapet godkjenner samla investeringsramme på 4,32 MNOK og at investeringane blir finansierte med låneopptak. Olav Sindre Roald fremja følgjande tilleggsforslag til vedtaket: Vårt felles renovasjonsselskap ÅRIM som inkluderer 12 kommunar vart i 2008 etablert på ei solidarisk plattform basert på kostnadsutjamning over kommunegrensene og med etablering av hovudanlegg og arbeidsplassar i Ålesund. Føremålet med selskapet er å utføre kommunane sine lovpålagde oppgåver innan innsamling, gjenvinning og behandling av avfall og slam på ein felles kostnadseffektiv måte i samsvar med sentrale og lokale miljømål. Det er med sterk uro for selskapet si framtid og det interkommunale renovasjonssamarbeidet at representantskapet registrerar at Ålesund kommune frå 2016 vil etablere eiga innsamlingsordning for renovasjonstenestene til sine kommunale bygg og institusjonar (kommunale verksemder). Dette vil på kort sikt føre til auka kostnader for dei kommunane verksemdene i dei andre Årirn-kommunar, og er i strid med intensjonen for selskapet slik desse går fram av 1 i selskapsavtalen. Representantskapet ber Ålesund kommune om å halde fram med samarbeidet og bruken av ÅRIM som Ålesundregionens felles renovasjonsselskap og ikkje etablere eiga innsamlingsordning for kommunale verksemder i Ålesund fom. 2016. Representantskapet ber også ÅRIM v/styret om å fremje ei presisering i renovasjonsforskrifta 2 som tydeleggjer at renovasjonstenestene overfor kommunale bygg/ institusjonar er inkludert i ÅRIM sitt virkeområde. Forslaget trekt til fordel for omforent forslag til tilleggsvedtak etter debatt i representantskapet: Representantskapet i ÅRIM ser med bekymring på at Ålesund kommune frå 2016 vil etablere eiga innsamlingsordning for renovasjonstenestene til sine kommunale bygg og institusjonar (kommunale verksemder) og at også andre kommunar nyttar andre løysingar enn ÅRIM. Dette vil på kort sikt føre til auka kostnader for dei kommunale verksemdene i dei andre Årim-kommunane. Representantskapet ber difor Ålesund bystyre gjere ei ny vurdering av dette. 3

Representantskapet vil også oppmode alle kommunane om å halde fram med samarbeidet og bruken av ÅRIfvlsom Ålesundregionens felles renovasjonsselskap. Representantskapet vil oppmode styret i ÅRIM til å halde eit dialogmøte med dei aktuelle kommunane om innsamlingsordningar for kommunale bygg og verksemder. Dialogmøta bør gjennomførast før budsjettbehandlinga i kommunane. Samrøystes vedtak: Representantskapet vedtar budsjett og økononniplan 2016 2019 for ÅRIM. Representantskapet godkjenner samla investeringsramme på 4,32 MNOK og at investeringane blir finansierte med låneopptak. Representantskapet i ÅRIM ser med bekymring på at Ålesund kommune frå 2016 vil etablere eiga innsamlingsordning for renovasjonstenestene til sine kommunale bygg og institusjonar (kommunale verksemder) og at også andre kommunar nyttar andre løysingar enn ÅRIM. Dette vil på kort sikt føre til auka kostnader for dei kommunale verksemdene i dei andre Årim-kommunane. Representantskapet ber difor Ålesund bystyre gjere ei ny vurdering av dette. Representantskapet vil også oppmode alle kommunane om å halde fram med samarbeidet og bruken av ÅRIM som Ålesundregionens felles renovasjonsselskap. Representantskapet vil oppmode styret i ÅRIM til å halde eit dialogmøte med dei aktuelle kommunane om innsamlingsordningar for kommunale bygg og verksemder. Dialogmøta bør gjennomførast før budsjettbehandlinga i kommunane. S3k 01 Leullig om arbeidet i sekb Vedtak: Orienteringa blei teke til vitande. ;,..1k5: V,~t11,..11 Ingen saker. Ålesund, 27. oktober 2015 L.C'e-cr Knut Fy114 Johica Molvr ele Vadset 4

Sammenslåings prosjektet- "Møre og Romsdal Revisjon IKS" Referat fra telefonmøtet i styringsgruppa 11.11.2015 kl 18.00 Til stede: Knut Anders Oskarson Ola Rognskog Ola Krogstad Ronny Rishaug Dessuten møtte Bjarne Dyrnes Asmund Kristoffersen-prosessleder. Knut Anders Oskarson innledet med å vise til den foreliggende situasjon der bystyret i Kristiansund kommune ikke hadde behandlet avtalene for Møre og Romsdal Revisjon IKSi sitt siste bystyremøte. Det ble ellers kort redegjort for status i de øvrige kommune, inkludert Surnadal kommune som har satt opp revisjonssaka på kommunestyret 13.11. 2. Referat fra møtet i styringsgruppa 4.11.15 enstemmig godkjent. 3. Behandling i bystyret i Kristiansund kommune og konsekvenser. Konsekvensene av manglende behandling ble drøftet. Det innkalte konstituerende representantskapsmøte må utsettes. Asmund sender ut brev til alle innkalte parter omgående. Tekst/ordlyd brevet forelegges Oskarson før utsending. Bjarne Dyrnes ble bedt om å si opp avtale om møtelokaler til konstituerende representantskapsmøte. på Styringsgruppa drøftet ulike sider ved et videre arbeid, eventuelt avvente senere behandling i Kristiansund og vedtak i Surnadal kommune. Bjarne Dyrnes sitt innspill ble diskutert. Det ble fremholdt at de ville være komplisert nå å endre på kostnadsmodellen og kostnadsfordeling mellom kommunene og mellom de to revisjonsdistriktene og fylkeskommunen. Det ble likevel påpekt at en raskere innfasing av kostnadsfordeling etter medgått tid enn det som ligger i avtalen, kunne gi oppslutning i alle kommuner. Dette er også uttrykt tidligere ved at det ble vist til at det nye selskapets styrende organer til enhver tid kan ta opp dette til beslutning. 4. Videre arbeid. A) Styringsgruppa ber revisjonssjefene arbeide med modeller for finansiering som viser hvilke utslag kostnadsfordeling basert på medgått tid vil betyr for kommunene og fylkeskommunen og eventuelt når slik innfasing kan skje. Modell/forslag legges fram for styringsgruppa i et felles møte mellom

styringsgruppe og arbeidsgruppe. Styringsgruppa tar så beslutning om eventuell videre oppfølging. C) Styringsgruppa og arbeidsgruppa innkalles til møte tirsdag 17. nov. kl 12.00 i Distriktsrevisjonens lokaler i Kristiansund. Møtet slutt kl 18.40 Asmund Kristoffersen, referent

VESTNES KOMMUNE Kontrollutvalet Saksmappe: Arkiv: Saksbehandlar: Dato: 2015-1535/05 2I2&14 Jane Anita Aspen 30.11.2015 Saksframlegg Utvalgssaksnr Utval Møtedato PS 32/15 Kontrollutvalet 10.12.2015 VESTNES KOMMUNE. DRIFTSRAPPORT PR. 1. OKTOBER 2015 Sekretariatet si tilråding Kontrollutvalet tek Vestnes kommune sin driftsrapport pr. oktober 2015, saman med administrasjonen sin munnlege informasjon, til vitande. Bakgrunn for saka I samsvar med lov 25.september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (koml.) 77 nr 4 skal kontrollutvalet "påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte." Med heimel i kommunelova har Kommunaldepartementet gitt Forskrift 15.juni 2004 nr 905 om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar (kontrollutvalsforskrifta) kor kontrollutvalet sine oppgåver ved rekneskapsrevisjon kjem fram i kapittel 4. Vedlagt saka følgjer: Driftsrapport pr. oktober 2015 - Saksframlegg til formannskap/kommunestyret VURDERING Av saksframlegget til formannskap og kommunestyret går det fram at det kan bli eit meirforbruk på mellom 7,0 og 10,0 mill, kroner i 2015. Administrasjonssjefen skriv at det enno er ein del forhold som er usikre, m.a. kor stor effekt sparetiltaka som vart sett i verk i haust vert, og kor mykje ein må utgiftsføre i pensjon. Dette kan vere med å påverke resultatet. Ut frå administrasjonssjefen si vurdering kan det bli eit meirforbruk på mellom 5,0 og 7,0 mill, kroner på sjølve drifta. Størrelsen på kva som må utgiftsførast i pensjonskostnader er avgjerande for resultatet. Det er budsjettert med 8,0 mill.kr. i avkastning på kraftfondet, truleg vert dette i beste fall 3,0-5,0 mill. kroner. Administrasjonssjefen rår difor til at Vestnes kommune ikkje lenger har plassert desse midlane i fond, men i staden rår til at summen vert nytta til å nedbetale kassekreditt og ein del av låna. Administrasjonssjefen vurdere at ein då kan spare renter og avdrag, anslått til om lag 8,0 mill. kroner.

Sekretariatet er ikkje kjend med at det er feil eller manglar ved den framlagde halvårsrapporten. Jane Anita Aspen daglig leder

VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 2015/215 Saksbehandlar: Magne Værholm/del 2: Tone Roaldsnes Dato: 03.11.2015 Driftsrapport pr. oktober 2015 Utval Møtedato Utvalssak Kommunestyret 19.11.2015 88/2015 Administrasjonssjefen si innstilling Vestnes kommunestyre tek driftsrapport pr. oktober 2015 til orientering. Vestnes kommunestyre vedtek at midlane som er plassert i "kraftfondet", ca. 145,0 mill. kr vert innløyst og brukt til å nedbetale kassekredittlån og andre lån kommunen har. Vestnes kommunestyre godkjenner oppfølging av politiske vedtak som skissert i saksutgreiinga del 2. SAKSUTGREIING: Side 6

Innleiinq Budsjettvedtak Driftsbudsjett for 2015 vart godkjent av kommunestyret i sak KST 97/2014, investeringsbudsjett i sak KST 96/2014 og økonomiplan i sak 64/2014. Viser elles til driftsrapport pr. 1. kvartal som vart behandla av kommunestyret i møte 29.04.15, sak KST 32/15, og driftsrapport pr. 1. halvår, sak KST 71/15. Oppsummerinq pr. oktober 2015 Drifta i 2015 er økonomisk vanskeleg og krevjande. I budsjettet måtte det innarbeidast mange og vanskelege sparetiltak for å få balanse. Dette er delvis grunna i at vi vart trekt i rammeoverføringane for innsparinga vi fekk når kommunen gjekk ned i arbeidsgjevaravgiftssone. Dette hadde vi ikkje fått noko signal om før statsbudsjettet vart lagt fram, og vi hadde heller ikkje rekna med slik reduksjon når økonomiplanen vart vedtatt. Skatteinngangen på landsbasis var svak første del av året, men har teke seg opp frå juni. Vi vurderer no at skatteinngangen vert som budsjettert, kanskje noko høgare. Inntektene samla ser ut til å bli noko lågare enn budsjettert. Det skuldast m.a. at avkastning av kraftfond vert betydeleg lågare enn budsjettert. Det var føresett ei inntekt på 8,0 mill, kr, kanskje vert det ikkje avkastning i det heile. Renteutgiftene vert 2,5 mill, kr høgre enn budsjettert, mykje grunna kassakreditten. Slik vi vurderer det pr. i dag kan det bli eit meirforbruk på sjølve drifta (eks. renter) på 5,0 7,0 mill. Fleire sektorar har fått nye og ekstra kostnader, og vi klarer ikkje å få full effekt av alle sparetiltak. Ut frå vår vurdering pr. oktober ligg det an til eit "underskott" på mellom 7,0 og 10,0 mill. kr i år. Det er enno ein del forhold som er usikre, m.a. kor stor effekt sparetiltaka som vart iverksett no i haust vert, og kor mykje vi må utgiftsføre i pensjon. Dette kan være med å påverke resultatet. 3. Tiltak Då vi fekk vite at kommunen vart trekt i rammeoverføringa for det vi sparer ved lågare arbeidsgjevaravgift måtte vi innarbeide fleire og nye sparetiltak i budsjettet for 2015. Tiltak som ikkje var med i økonomiplanen. Dette var både å auke inntektene og redusere i drifta. Side 7

Av tiltak som vart vedtatt nemner ein m.a.: Sparetiltak Tiltak 2015 Merknad 1 Vestnes sjukeheim, redusert løyving 2 000 000 Klarer trulegikkje alt 2 Tresfjord trygdeheim, stenge dagsenter 3 Heimetenestene, redusere heimevaktmester 4 Heimetenestene, red. fysioterapi 5 Hellandtunet, red.1,1 årsverk Mariebo/Oppig. 6 Hellandtunet, red. 0,3 årsverk Ivartun 7 But, reduksjon overtid, juridisk bistand, vakansar 100 000 ok 175 000 gjennomført 125 000 ok 330 000 ok 90 000 ok 850 000 Klarer ikkje tiltaket 8 Bu- og hab- reduksjon i tilsette/vikarinntak 1 000 000 Klarer truleg ikkje alt 11 Barnehage, nedlegging av 1 avdeling 12 Sentraladm., vakanse 13 Sentraladm. folkehelsekoordinator stilling 14 Vestnes næringsforum, redusert tilskott 15 20 % reduksjon i løyving til inventar og utstyr 625 000 klarer mykje, men nye ut. er komme 250 000 klarer tiltaket 100 000 gjennomført 100 000 ok 600 000 budsjetta redusert Berekna innsparing 6 345 000 I tillegg var det allereie føreslått at Bu- og habiliteringstenestene skulle legge ned bueining Brugata innan 01.07.15., spareeffekt ca. 3,0 mill. kr i 2015 Andre sparetiltak I tillegg til dei tiltaka som er nemnt ovanfor vurderer administrasjonssjefen heile tida om det er andre tiltak som kan gjennomførast for å redusere kostnadene. Det vert m.a. holdt vakant stillingar der det er mogeleg. Administrasjonssjefen sende tidleg på året skriv til driftsleiarane med signal om at dette året blir svært krevjande og m.a. ba om følgjande: Overtid skal reduserast så langt det let seg gjere. Vikarinntaket skal haldast på eit forsvarleg minstenivå. Innkjøp av inventar og utstyr over kr 5000,- skal godkjennast av kommunalsjef for økonomi. Alle vakante stillingar skal vurderast av administrasjonssjefen (v/leiargruppa) når dei blir meldte til utlysing til personalkontoret. Her vil det bli vurdert om vi har behov for omflyttingar grunna nedbemanning. Administrasjonssjefen vurderer saman med driftsleiar om stillinga kan stå vakant. Brev til alle tilsette i Vestnes kommune økonomiske sparetiltak I byrjinga av oktober vart vi kjent med at avkastninga av kraftfondet vert langt mindre enn budsjettert og at vi får ekstra pensjonsutgifter. Administrasjonssjefen sende 12.10.15 difor eit brev til alle tilsette i Vestnes kommune der ho ba om at det vart iverksatt økonomiske strakstiltak. Dette for å begrense meirforbruk i år, men også for å forberede budsjettarbeidet for 2016. Av tiltak som skulle iverksettast nemner ein tilsettingsstopp, stopp i overtid, ikkje inntak av vikar første og andre fråværsdag, innkjøpsstopp på forbruksmateriell og inventar utan at det er nødvendig for drifta. Side 8

4. Driftsbudsjett 2015 Eksterne inntekter Rekneskap Budsjett Prognose Alle tal I 1000 kr 2014 2015 2015 Avvik Driftsinntekter eksterne Skatt og inntektsutjamning 157 873 166 000 167 000 1 000 Rammeoverføring 156 810 143 900 142 300-1 600 Ekstra skjønnstilskott 3 305 o 2 400 2 400 Vertskommunetilskott 100 787 101 800 102 000 200 Ressurskr. brukarar 24 633 24 000 24 000 0 Integreringstilskott 7 114 7 000 9 000 2 000 Eigedomsskatt 8 989 9 000 9 100 Oppdrettskons. kommuneandel 3 568 Komp eldreutb/skule m.m. 3 034 3 200 3 200 100 0 Bruk av overskott 2014 3 600 4 700 1 100 Driftsinntekter 466 113 458 500 463 700 5 200 Finansinntekter Avkastning "kraftfondet" 5 829 8 000 0-8 000 Utbytte VEAS 7 300 4 000 4 800 800 Finansinntekter 13 129 12 000 4 800-7 200 Sum eksterne inntekter 479 242 470 500 468 500 I -2 000 Rammeoverførinq I administrasjonssjefens framlegg til driftsbudsjett 2015 hadde ho sett rammeoverføringane lik det som var lagt opp til i statsbudsjettet. Kommunestyret auka dette med 2,4 mill, kr og føresette at det ville komme ekstra overføringar. I revidert budsjett i vår styrka regjeringa overføringane til kommunane for delvis å kompensere for svak skatteinngang. Vestnes får vel 1,0 mill. kr meir enn vedtatt i statsbudsjettet. Vestnes får (korrigert for siste innbyggjartal) 142,2 mill. kr, 1,6 mill. kr mindre enn budsjettert. Skatt oq inntektsutjamninq Var budsjettert som oppgitt i statsbudsjettet, føresett auke på over 5 %. Første del av året, fram til juni, var det svak auke i skatteinngangen og lågare enn det som var føresett i statsbudsjettet. Frå juni har skatteinngangen auka mykje, meir enn i Vestnes enn på landsbasis. Under føresetnad av auke også i 4. kvartal så kan skatteinngangen bli 1,0 mill. kr høgre enn budsjettert. Side 9

Tala for Vestnes har vore som følgjer: Totalt 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal Sum Rekneskap 2015 166 000 49 270 34 565 51 262 135 097 Rekneskap 2014 157 873 47 266 32 897 47 492 127 655 Diff. 8 127 2 004 1 668 3 770 7 442 Auke i % 5,1 4,2 5,1 7,9 5,8 Ekstra skjønnsmidlar I 2013 fekk vi 5,4 mill, kr i ekstra skjønnsmidlar og i 2014 3,3 mill, kr frå Fylkesmannen. Mykje av grunnen til dette var at kommunen har svært mange ressurskrevjande brukarar, fleire enn gjennomsnitt for samanliknbare kommunar. No har vi fått melding om at vi i år vil få 2,4 mill, kr i ekstra skjønnsmidlar grunna at vi har mange ressurskrevjande brukarar. Det var ikkje budsjettert med dette. Asyl- og integreringstilskott Statleg tilskott vi får som grunntilskott for dei plassane som er ved Vestnes mottak og tilskott til dei flyktningane som vart busett i Vestnes kommune i 2013, 2014 og no i 2015. Tilskottet skal dekke dei utgiftene kommunen har. Så langt ein kjenner til vert det ca 20 nye busettingar i 2015. Det gjeld dei 10 som kommunestyret har vedtatt og resten familegjenforening. Det er noko meir enn vi la inn då budsjett vart laga. Tilskottet vert høgre enn budsjettert, avhengig av kor mange som vert busett i 2015. Antyder 2,0 mill, kr høgre enn korrigert budsjettert. Bruk av overskott 2014 Vestnes kommune hadde overskott på 4,9 mill, kr i 2014. Dette vart avsatt til disposisjonsfond. Kommunestyret vedtok i sak KST 60/15 å bruke kr 220.000,- av dette til å gje tilskott til flytting av Vike gamle skule. Administrasjonssjefen føreset at resten, kr 4,7 mill. kr vert brukt til å dekke drifta i 2015. Avkastning "kraftfondet" Vestnes kommune solgte for mange år sidan aksjane sine i Tafjord kraft AS. Summen, ca. 145,0 mill. kr, er plassert hjå 3 forvaltarar som skal plassere midlane slik at kommunen får best mogeleg avkastning. Lenge var inntill 40 % av midlane plassert i aksjefond. Grunna svært ustabil avkastning vedtok kommunestyret for nokre år sidan, gjennom finansreglementet, at ein ikkje skal ha midlar plassert i aksjar. No er det rentefond, obligasjonar m.m.. Etter at vi gjekk ut frå plassering av midlar i aksjefond har vi budsjettert med ei avkastning på 6,0 mill. kr som tilsvarar vel 4,0 %. For 2013 og 2014 stemte dette akkurat. I år er det budsjettert med ei inntekt på 8,0 mill, kr, tilsvarer ei avkastning på 5,5 %. Avkastning pr. 1. halvår var 1,7 mill. kr. Side 10

Siste månadane har det vore tap på plasseringa slik at det ved utgangen av september berre var opptent ei avkasting på kr 50.000,- Det er pr. i dag helt umogeleg å spå kva økonomisk resultat det vert her ved årets sluttt. Administrasjonssjefen har i prognosen ovanfor rekna med at det ikkje vert avkastning i år, dvs. 8,0 mill, kr mindre enn budsjettert. Driftsutqifter Formål Forbruk Pr. okt. 2015 Budsjett 2015 Forbruk i% Politisk verksemd 4 903 5 426 90,4 Sentraladm/servicektr/fellesutg 22 098 23 933 92,3 Grunnskule 60 663 72 351 83,8 Barnehage 33 530 37 322 89,8 Kulturskulen, almen kultur og fritid 10 244 13 374 76,6 Barne- og ungd.ten/vaksenoppl/flyk 27 357 26 600 102,8 Helse, omsorg og velferd 107 939 131 912 81,8 Bu- og habiliteringstenestene 92 468 110 947 83,3 Eigedomsdrift 17 322 27 086 64,0 Teknisk sektor 7 057 13 349 52,9 Kjøp tenester tremek 2 720 2 700 100,7 Sum driftsutgifter 386 301 465 000 83,1 Netto driftsutgifter pr. oktober er 386,3 mill, kr, tilsvarande 83,1 % av totalbudsjettet. Dette er noko høgre enn det bør være på dette tidspunkt. Ut frå vår vurdering kan det bli eit meirforbruk på mellom 5,0 og 7,0 mill, kr på sjølve drifta (eks renter og avdrag og evt mindreinntekt). Nokre kommentarar til drifta Grunnskule Forbruket pr. oktober er noko høgre enn det burde være. Vi antyder eit meirforbruk på grunnskule på 1,2 mill, kr, det er spesielt Tomrefjord skule som får meirforbruk. Barnehaae Eit av sparetiltaka var at barnehagane skulle redusere med ca. 3 årsverk. Det ser ut til at vi klarer. Men utgiftene til ekstra spes. ped. tiltak og ekstra bemanning for barn med helseproblem aukar mykje, meir enn nemnde innsparing. Side 11

I tillegg kan det sjå ut som om det er meir personale med fagutdanning i barnehagane no enn tidlegare. Dette er svært positivt og eit mål ein arbeider mot, men økonomisk gjev det ein ekstrakostnad som det ikkje er budsjettert med. Det er frå 1. mai også innført ordning der familiar med låg inntekt får redusert foreldrebetaling, likedan vert det frå 1. august innført at alle fire- og femåringar frå familiar med låg inntekt skal ha gratis barnehage i kjernetida. Dette vil gje mindre inntekt til barnehagane, pr. i dag vurderer vi det vert rundt kr 300.000,- i 2015 (på årsbasis kr 600.000,-). Sjølv om barnehagesektoren klarer å gjennomføre vedtatt sparetiltak i år vil det likevel bli meirforbruk. Dette grunna ovannemnde ekstra kostnadar og mindre foreldrebetaling. Vi antyder meirforbruk på 1,5 2,0 mill. kr. Bu- og habiliteringstenestene Eit av sparetiltaka innanfor Bu- og habiliteringstenestene var nedlegging av bueining Brugata frå 1. juli i år. Dette har dei greidd, bebuarane her er flytta til andre ledige husvære. Forventa spareeffekt var vel 3,0 mill. kr. Ein klarte ikkje å få så stor innsparing grunna at det ikkje var nok ledige husvære, og ein måtte bemanne ekstra på nokre bueiningar. Men tiltaket gjev likevel spareeffekt. I tillegg var det føresett ei generell innsparing på 1,0 mill. kr, føresett mindre brukarar som skal ha teneste. Fleire av dei ressurskrevjande brukarane som Bu- og habiliteringstenestene gjev tilbod til krev meir ressurs enn før. I tillegg er det nye brukarar som har behov for tenester og butilbud, dette er spesielt brukarar som har budd heime, men no er vorten så gamle at det er behov for å flytte i eigne husvære. I sak KST 71/15 - rekneskapsrapport pr. 1. halvår fekk Bu- og habiliteringstenestene auka budsjettet med 2,0 mill. kr for å dekke auka utgifter til ressurskrevjande brukarar. Med denne løyvinga vurderer vi at sektoren vil holde budsjettet. Heimetenestene Vurderer eit meirforbruk på 0,5 1,0 mill. kr. Siukeheim/trvgdeheim Driftseininga fekk grunna sparetiltak redusert ramma si med 2,0 mill, kr i år. For å klare dette må bruken av ant. institusjonsplassar reduserast. Dette vert det arbeidd for å gjennomføre. Driftseininga vil truleg klare å holde budsjettramma. Barne- og ungdomstenestene Grunna seine statlege utbetalingar til voksenopplæring i år viser det forbruket på denne driftseininga svært høgt, og gjev feil bilete av situasjonen. BUT fekk, som eit sparetiltak i år, ein reduksjon i ramma på 1,0 mill. kr, føresett då redusert overtid, bruk av juridisk bistand og vakanse i stillingar. Side 12

Ein vil ikkje klare denne innsparinga, det var nok i utgangspunktet eit urealistisk sparetiltak. Driftseininga arbeider for å redusere utgiftene, spesielt innanfor barnevern, og det er sett i verk fleire tiltak som etterkvart vil gje reduserte kostnadar. Pr. i dag vurderer ein at det vert meirforbruk, usikkert kor mykje. Eiqedomsdrift, tekniske tenester oq Hellandtunet Vurderer at dei vil holde drifta innanfor budsjettet, kanskje noko innsparing. Pensionskostnadane Det har variert kor stor auken har vore, avhengig av løns- og trygdeoppgjer og kor mykje som vert ført som premieavvik (overført til seinare års inndekning). Utviklinga siste åra har vore som følgjer: År Sum Auke i % 2010 31 500 000 6,4 2011 32 500 000 3,2 2012 34 800 000 7,1 2013 40 000 000 14,9 2014 43 700 000 10,8 2015 50 300 000 15,1 Vi har enno ikkje oversikt over kor mykje som skal utgiftsførast i år. Det er lagt inn ein auke på 15,1 % i pensjonsutgiftene i 2015 og vi reknar med at det skal holde. Avhengig av kor stort premieavviket (det som vert overført til seinare års utgiftsføring) vert kan vi håpe at bokførte pensjonsutgifter vert noko mindre enn budsjettert. Ut frå rekneskapstal pr. oktober vurderer vi at det vert eit meirforbruk på sektorane sin drift på mellom 5,0 og 7,0 mill. kr. Størreisen på kva som må utgiftsførast i pensjonskostnader er avgjerande for resultatet. 5. Renter oq avdraq Vert 2,5 mill. kr høgre enn budsjettert. Årsak er at vi bruker meir kassekreditt enn tidlegare rekna med, og dermed auka rentekostnad. Renter og avdag nok var nok også noko underbudsjettert. Side 13

Framleqq innløvsinq av fondsplasserinq Det er budsjettert med 8,0 mill, kr i avkastning frå kraftfondet i år, truleg i beste fall 3,0 5,0 mill. kr. Med det rentenivå som er i dag, og utsikter for i åra som kjem, er det helt urealistisk med høg avkastning med den "sikre" plasseringar vi har no. Administrasjonssjefen vil difor rå til at vi ikkje lenger har plassert desse midlane i fond. I staden rår ein til at summen vert nytta til å nedbetale kassekreditt og ein del av låna. Vi kan då spare rente og avdrag, anslått til om lag 8,0 mill. kr. Dette er også eit av tiltaka administrasjonssjefen rår til få å få budsjett 2016 i balanse. Det må nemnast at motførestillinga mot dette tiltaket er at vi over ein del år vil "bruke opp" kraftfondet. Det kan også være godt å ha pengane ståande på fond og bruke av dei seinare år når vi skal gjere store investeringar innan pleie-/omsorg og grunnskule. Skulle vi komme på ROBEK lista att kan vi få problem med å få godkjent låneopptak til dei investeringane vi skal gjere. Skal vi unngå ei slik "omplassering" av midlane i kraftfondet må det til større reduksjonar i drifta i 2016. Vi kan ikkje budsjettere med 8,0 mill. kr i avkastning. Investerinqsbudsjett Kommunestyret vedtok i sak KST 96/14 eit investeringsbudsjett på 31,9 mill.kr for 2015, fordelt på 42 prosjekt. Det er i år allereie teke opp eit lån på 29,5 mill. kr for å dekke investeringane. I år er det gjort ytterlegare vedtak om investeringstiltak på 33,0 mill. kr. Her er 1. byggjetrinn av Sjøfronten på Helland største prosjekt med 27,0 mill. kr, av dette skal Vestnes kommune dekkje 12,6 mill. kr. Pr. oktober er det utgiftsført 28,1 mill, kr i investeringstiltak. Dei fleste prosjekt det er gitt løyving til i år er starta opp, men ikkje alle vert ferdig før nyttår. Side 14

Driftsrapport del 2 Oppfølging av politiske vedtak Kommunestyretgjordeden 22.mai2014, i sak 33/14,følgandevedtak: Rapportering som gjeld oppfølging av politiske vedtak blir heretter lagt til driftsrapportane til kommunestyret. Siste driftsrapporti 2015 haddefølgjanderestansefor periodentil og med mars 2015: Utval Saksnr KST 11/2015 KST 19/2015 Kva saka gjeld Status Vidare framdrift Oppretting av ad hoc utval økonomi Plan for kvalitetsutvikling i grunnskulen KST utsettesaka. FSK fekk fullmakttil å vurdere dette hausten2015 Oversendingsframlegg: Utval som skal følgje opp planen Adm.sjefen rår til at ein ventar med saka til nytt inntektssystem vert lagt fram. Blir lagt fram sak til KST i januar 2016 "Nye" saker sidan sist driftsrapport. KST 42/2015 KST 57/2015 KST 68/2015 KST 76/2015 Oppfølging "Omsorgsplan 2020" ny institusjon Kommunal eigedomsmasse KST bad om å få lagt fram eiga sak om bruken av Myraområdet Reserveløysing oppvarming av kommunale bygg Arealplan Legge fram sak om naust Skulle legge fram ny sak hausten 2015. Ikkje kome så langt. Må arbeide med grunnlaget for ein så stor anskaffelse. Ei stor og omfattande sak som vil krevje mykje saksførebuing. Ikkje ferdig Arbeider med saka. 6 mnd frist frå KST Sak for kommunestyret våren 2016 Usikker på om denne kan leggast fram i 2016. Vert lagt fram våren 2016 Side 15

Tilsyn I denne saka blir ikkje saksområde der kommunen sjølv har tilsynsmynde omtala. Administrasjonssjefen omtalar eksterne tilsyn overfor kommunen der kommuneorganisasjonen er tilsynsobjekt. Arbeidstilsynet Har mange tilsyn på mange delområde som fell inn under deira mynde. Sidan førre driftsrapport vart lagt fram har Arbeidstilsynet hatt 2 tilsyn: Tilsyn med Tekniske tenester: Bakgrunnen for tilsynet var eit pågåande prosjekt retta mot bygge- og anleggsbransjen. Arbeidstilsynet ønsker også å føre tilsyn med anleggsavdelingane i kommunane. Tema under tilsynet: Opplæring av arbeidstakarar Oppfølging av forskrift om sikkerheit, helse og arbeidsmiljø på bygge- eller anleggsplassar Forhold rundt handtering av asbestholdig materiale Bedriftshelsetenesta, plan og rapportering Det vart gitt 1 pålegg: arbeidsgjevar skal gå gjennom opplæring i HMS og sende dokumentasjon. Pålegget vart lukka i oktober etter at Tekniske tenester hadde sendt dokumentasjon på gjennomført opplæring. Tilsyn med Kariplassen (nokre utvalte bustader) Arbeidstilsynet skreiv følgande : Hensikten er å føre tilsyn med utvalgte organisatoriske arbeidsbetingelser og virksomhetens arbeidsmiljøarbeid. Under tilsynet ønsker vi informasjon om hvordan virksomheten er organisert, hva virksomheten ser som de største arbeidsmiljøutfordringene og eksempler på hvordan de jobber med disse. Dessuten: arbeidsavtaler og registrering av arbeidstid verneombudsordning/samarbeid om arbeidsmiljøet arbeidsmiljøopplæring for leder, verneombud og eventuelt andre eventuell tilknytning og samarbeid med godkjent bedriftshelsetjeneste Pålegg: Korrigering av standardiserte arbeidsavtalar, jf arbeidsmiljølova 14-2 Arbeidsgiver skal iverksette tiltak og/eller utarbeide plan for å redusere risikoforholda i verksemda. Tiltaka skal bygge på ei gjennomført kartlegging og risikovurdering. Bu- og habiliteringstenestene oppfylte pålegg 19.oktober. Fylkesmannen: Førre driftsrapport ga følgande bilete: Tilsyn med Bu- oq habiliteringstenestene - eit stort tilsyn med internkontrollsystem for begrensing av tvang og makt for utviklingshemma. Eit stort arbeid å lukke avviket. Vedtak om tvang og makt kan gjerast for periodar på 3, 6 eller 12 mnd. Vedtaka skal overprøvast av Fylkesmannen, og fornyast innan fastsett frist. Det føreligg formelle systemkrav på området som vi førebels ikkje oppfyller fullt ut. Vi har også Side 16

utfordringar med å fylle stillingar med formalkrav til høgskuleutdanning. Vi har system for opplæring av ufaglærte, men Fylkesmannen ønskjer klargjering og eit auka opplæringopplegg. Det blir arbeidd kontinuerleg med dette. Fylkesmannen har endå ikkje lukka avviket. Tilsyn med Helland skule oq Tomrefjord skule Fylkesmannen vil gjennomføre tilsyn ved desse skulane i desember 2014. Dette er ledd i eit landsomfattande tilsyn. Temaet for tilsynet er: "Skulen sitt arbeid med elevane sitt utbytte av opplæringa". Området for tilsynet gjeld: Skulen sitt arbeid med elevane sitt utbytte av opplæringa, forvaltningskompetanse og skulebasert vurdering. Ved førre tilsyn førelåg ikkje endeleg tilsynsrapport. Fylkesmannen meldte følgjande den 22.mai 2015: Fylkesmannen i Møre og Romsdal har på bakgrunn av dette ikkje avdekt lovbrot i tilsynet med Vestnes kommune ved Helland skule og Tomrefjord skule. Revisjonen sine forvaltninqsrevisjonar: Det har gjennomført ein brei forvaltningsrevisjon på Vestnes kommune si gjennomføring av samhandlingsreforma. Revisjonsrapporten vart lagt fram for kommunestyret som eiga sak. Kontrollutvalet følgjer opp saka. Rapportering av sjukefråver: Rapportering og oppfølging av sjukefråver blir lagt til Arbeidsmiljøutvalet og Administrasjonsutvalet. Her blir det rapportert berre på hovudtal. Det blir rapportert i 3 termin og for året som eit heile i årsmeldinga. Sjukefråver 1.termin: 11,1 % Sjukefråver 2.termin: 9,1 % Saksframstilling og protokoll for behandling av sjukefråver finn ein her: http:1181.26.40.252/elnnsyn/utvalq/utvalqmoetedetail?umoeteld=579 Arbeidsmiljøutvalet sitt møte den 10.november 2015. Særutskrift til: Side 17