Trondheim kommunerevisjon Rapport 2/2014 Intern kontroll på enheter Delrapport 1: innkjøpsområdet
Forord I denne rapporten oppsummerer Trondheim kommunerevisjon regnskapsrevisjonsprosjektet Intern kontroll enheter, delrapport 1 innkjøpsområdet. Arbeidet med rapporten har foregått i perioden september til og med desember 2013. Rådmannen har hatt rapporten til høring i perioden 24.02.2014 til 10.03.2014. Arbeidet er utført av Anne-Margit Schjølberg, Tove Meland og Elin Vassmo (prosjektleder). Trondheim 14. mars 2014 Per Olav Nilsen revisjonsdirektør Elin Vassmo revisor
Sammendrag Innledning Revisjonen har som en del av sin årlige regnskapsrevisjon besøkt 21 enheter for å teste rutiner for intern kontroll og kontrollert bokførte regnskapsopplysninger for innkjøp. Dette er en av tre delrapporter knyttet til kontroll av interne rutiner ved enhetene i Trondheim kommune. I tillegg kommer det delrapporter på lønnsområdet og inntektsområdet. Intern kontroll omfatter de retningslinjer og systemer som kommunen har iverksatt for å sikre pålitelig regnskaprapportering, overholdelse av lover og regler og målrettet og kostnadseffektiv drift. Problemstilling og metode Prosjektet har følgende problemstilling: - Har de utvalgte enhetene i kommune god intern kontroll på innkjøpsområdet? For å svare på problemstillingen har vi intervjuet både enhetsledere/ stedfortredere og merkantilt ansatte om enhetenes rutiner og praksis på innkjøpsområdet. Utgangspunktene for intervjuene var spørreskjemaer som ble sendt ut og besvart på forhånd. Revisjonen har testet et utvalg av bilag for å undersøke om enhetenes praksis stemmer overens med gjeldende rutiner og retningslinjer, samt for å få bekreftet riktigheten av posteringer i kommunens regnskap. Vår vurdering etter gjennomgangen av de utvalgte enhetene er at disse i all hovedsak har god intern kontroll på innkjøpsområdet - med unntak av noen mindre avvik. Overholdelse av attestasjons- og anvisningsrutiner Attestasjons- og anvisningsrutinene overholdes og bilagene er riktig bokført med riktig beløp. De kontrollerte enhetene sier at de kontrollerer faktura mot bestilling som er i samsvar med kommunens egne regler. Tilstedeværelseskontrollene viser at de innkjøpte driftsmidlene er til stede. Avvik fra bruk av rammeavtaler bør begrunnes Lojaliteten til rammeavtalene er generelt god i utvalget med unntak for enkelte avvik. Enhetenes begrunnelser for å avvike fra rammeavtalene er pris, lagringsmuligheter, miljø og kvalitet. Avvik fra rammeavtalene er ikke tilstrekkelig dokumentert og begrunnet i notatfeltet i regnskapssystemet ERV. Tilfredsstillende dokumentasjon av utgifter Utgiftene i regnskapet er i hovedsak tilfredsstillende dokumentert gjennom faktura fra leverandøren. I noen tilfeller hvor fakturaen alene ikke gir tilstrekkelig opplysninger om utgiften, er det ikke gitt tilstrekkelig tilleggsinformasjon i notatfeltet i ERV. Ved utgifter til matservering mangler det ofte opplysninger om hvilken anledning og hvilke deltakere det gjelder. I kommunens reglement for representasjon og bevertning er det et krav om at anledning og deltakere skal påføres bilaget. Forholdet med manglende opplysninger om anledning og hvilke deltakere i forbindelse med matservering ble også tatt opp i innkjøpsrapporten i 2009 og denne undersøkelsen viser ikke forbedringer på området. Mangelfull bilagsdokumentasjon Vi har også sett mange tilfeller der det foreligger interne utbetalingsblanketter istedenfor faktura. Disse utgiftene er ikke tilstrekkelig dokumentert i henhold til bokføringsloven da det til utbetalingsbilaget verken foreligger tilleggsdokumentasjon eller en henvisning til hvor nødvendig
tilleggsdokumentasjonen ligger. Det er 10 års oppbevaringsplikt på bilagsdokumentasjon og grunnlagene for utbetaling må sikres i henhold til dette. Bruk av kommunens egne utbetalingsblanketter til utbetalinger uten tilstrekkelig dokumentasjon ble også tatt opp i innkjøpsrapporten i 2009 uten at det har skjedd forbedringer på området. Ved en enhet innenfor oppvekst er det omfattende bruk av utbetalingsblanketter ved utbetaling av livsopphold og andre utbetalinger i forbindelse med barnevernstjenester. Disse bilagene (utbetalingsblankettene) mangler tilfredsstillende dokumentasjon og i flere tilfeller fremgår det taushetsbelagte opplysninger på selve utbetalingsblanketten. Revisjonen mener at enheten må endre på sine utbetalingsrutiner ved å ta i bruk økonomidelen i barnevernssystemet som sikrer nødvendig underdokumentasjon til utbetalingene og riktig håndtering av taushetsbelagte opplysninger. Utbetaling til eksterne og innrapportering til skattemyndighetene De fleste enhetene i undersøkelsen sier de er bevisst oppgaveplikten ved honorarer til eksterne og om avgrensningen mellom honorar og lønn. En gjennomgang av utbetalinger av vederlag til næringsdrivende viser at det ved tre enheter er foretatt utbetalinger til enkeltpersoner eller enkeltpersonsforetak uten fast kontoradresse uten at det er etablert rutiner på å innrapportere disse til skattemyndighetene. Risikoen er at kommunen betaler ut penger som ikke blir registrert som næringsinntekt hos mottakeren, som dermed kan unndras beskatning. Har retningslinjer for bruk av biler 12 av de 21 enhetene i undersøkelsen har kommunale biler. Det er både leasingbiler og biler som eies av enheten selv. Enhetene med biler har svart at de har retningslinjer for bruken av bilene og at de parkeres på arbeidsplassen når de ikke brukes i tjeneste. De fleste enhetene sier også at de fører kjørebok. Stikkprøver av enhetenes kjørebok viser at kjørebøkene i en del tilfeller mangler informasjon om hvor bilene har kjørt. Det bør i bilpolicyen stilles krav om at alle enhetene skal føre kjørebok for bruk av kommunens biler. For å kunne dokumentere at bilene kun benyttes i tjenestekjøring bør kjørebøkene inneholde informasjon om kjørerute ved hver kjøring.
6 Innledning Problemstilling og revisjonskriterier Innhold 1 Innledning... 7 1.1 Problemstilling og revisjonskriterier... 7 1.2 Metode... 8 2 Har Trondheim kommune god intern kontroll på innkjøpsområdet?... 9 2.1 Rammeavtalene skal overholdes... 9 2.2 Utgiftene skal være tilstrekkelig dokumentert... 10 2.3 Utgiftene skal være gyldige... 11 2.4 Honorarer blir riktig håndtert... 12 2.5 Har kommunen retningslinjer for bruk av kommunale biler og etterleves disse?... 13 3 Konklusjon... 15 4 Rådmannens høringssvar... 16 5 Revisjonens kommentar til rådmannens høringssvar... 20 6 Vedlegg 1:Enheter som inngår i undersøkelsen... 21
1 Innledning Innledning Problemstilling og revisjonskriterier 7 Revisjonen har som en del av sin årlige regnskapsrevisjon gjennomført kontroller ved 21 enheter for å teste rutiner for intern kontroll og kontrollere bokførte regnskapsopplysninger for innkjøp. Dette er en av tre delrapporter knyttet til kontroll av interne rutiner ved enhetene i Trondheim kommune. I tillegg kommer det delrapporter på lønnsområdet og inntektsområdet. Intern kontroll omfatter de retningslinjer og systemer som kommunen har iverksatt for å sikre pålitelig regnskapsrapportering, overholdelse av lover og regler og målrettet og kostnadseffektiv drift. 1.1 Problemstilling og revisjonskriterier Prosjektet har følgende problemstilling. - Har Trondheim kommune god intern kontroll på innkjøpsområdet? Som grunnlag for å utarbeide de tre første revisjonskriteriene har vi benyttet bokføringsloven og prinsippene for god bokføringsskikk. Disse gir retningslinjer for god kommunal regnskapsskikk blant annet for dokumentasjon og sporbarhet. Vi har også tatt utgangspunkt i kommunens inngåtte rammeavtaler og regleverket for anskaffelser. I tillegg har vi i vår kontroll bygget på prinsippene for attestasjon og anvisning i kommunens eget attestasjons- og anvisningsreglement, kommunens vedtatte anskaffelsesstrategi og innkjøpsreglement 1. For revisjonskriterium fire har vi tatt utgangspunkt i ligningsloven og samleforskrift om tredjeparters opplysningsplikt. Denne bestemmelsen omfatter at utbetaling av vederlag til selvstendig næringsdrivende som ikke har fast forretningssted er oppgavepliktig og skal innberettes til skattemyndighetene. Det siste revisjonskriterium har vi sett på kommunens retningslinjer for bruk av kommunale biler. På bakgrunn av dette har vi følgende kriterier for god intern kontroll med innkjøpsrutinene: 1. Rammeavtalene skal overholdes, rekvisisjon eller annen dokumentasjon skal brukes ved bestilling av varer og tjenester uten rammeavtaler 2. Utgiftene skal være tilstrekkelig dokumentert 3. Utgiftene skal være gyldige, herunder; attestert og anvist, ført med riktig merverdiavgiftskode og bokført beløp skal stemme med grunnlaget 4. Honorarer blir riktig håndtert (innberetning av honorar til næringsdrivende / avgrensning mot lønn for honorar til ikke næringsdrivende) 5. Kommunen har retningslinjer for bruk av kommunale biler og disse etterleves 1 Viser til anskaffelsesstrategi 2009-2012 (bystyresak 80/09) og innkjøpsreglement 2013
8 Innledning Metode 1.2 Metode Revisjonen har i undersøkelsen valgt ut 21 enheter 2 for kontroll. 11 enheter innen helse og velferd, tre enheter innen oppvekst, tre enheter innen byutvikling, to enheter innen kultur og to enheter innen organisasjon ble kontrollert. De samme enhetene er også gjenstand for kontroll på lønns- og inntektsområdet. Revisjonen sendte ut spørreskjema til de 21 enhetene med spørsmål om enhetenes innkjøpsrutiner. Vi avtalte besøk hos alle de utvalgte enhetene og enhetene besvarte og returnerte de utsendte spørreskjemaene før revisjonens besøk. Ved alle enhetene har vi intervjuet enten enhetsleder eller stedfortreder og merkantilt ansatte om enhetenes rutiner og praksis. Utgangspunktet for intervjuene var besvart spørreundersøkelse for ulike sentrale temaer. Med utgangspunkt i enhetenes rutiner har vi testet om praksis stemmer med enhetenes rutiner. Revisjonen har testet et utvalg av bilag for å undersøke om enhetenes praksis stemmer overens med gjeldende rutiner og retningslinjer, samt for å få bekreftet riktigheten av posteringer i kommunens regnskap. I 2009 foretok revisjonen en tilsvarende større intern kontroll gjennomgang av enheter i Trondheim kommune. 2 Vedlegg 1 viser oversikt over alle enhetene som er med i intern kontroll undersøkelsen.
Har Trondheim kommune god intern kontroll på innkjøpsområdet? Rammeavtalene skal overholdes 2 Har Trondheim kommune god intern kontroll på innkjøpsområdet? 9 2.1 Rammeavtalene skal overholdes Trondheim kommune har inngått rammeavtaler for de mest vanlige typer innkjøp. Avtalene ligger tilgjengelig på kommunens intranett. Bestilling av varer fra leverandører med rammeavtaler skal foregå fra e-handel. Rammeavtalene skal brukes av alle enhetene i kommunen, også for innkjøp av varer som ikke ligger spesifikt i varekatalogene hos leverandøren for de avtaler som ligger på E- handel. Innkjøp fra andre leverandører enn de kommunen har rammeavtale med, skal begrunnes. 2.1.1 Fakta I spørreundersøkelsen sier de fleste enhetene at de er lojale til de inngåtte rammeavtalene i Trondheim kommune. Vårt bilagsutvalg på de 21 kontrollerte enheten er foretatt både ved tilfeldige utplukk og utplukk på bakgrunn av kriterier som beløpsstørrelse, utgiftsart, og avvik fra rammeavtalene. Det siste innebærer at utvalget inneholder flere bilag med avvik enn om hele utvalget skulle ha blitt plukket ut tilfeldig. I undersøkelsen har vi bedt om forklaring på hvorfor enheten ikke har brukt leverandøren som kommunen har rammeavtale med. Avvik kan være relevant der enheten har prøvd å kjøpe fra leverandør med rammeavtale, eller i de tilfellene hvor leverandørene ikke kan levere den etterspurte varen. Vår kontroll viser at avvik fra rammeavtalene ikke dokumenteres gjennom forklaring i notatfeltet til ERV. En gjennomgang av avvikene viser at det er noen områder som framkommer med hyppigere avvik fra rammeavtalene enn andre. Det er flest avvik fra rammeavtalene ved innkjøp av matvarer. For eksempel handler de utvalgte enhetene i noen grad matvarer på nærbutikken i stedet for Asko Midt- Norge og Bunnpris Flatåsen hvor kommunen har rammeavtaler. Enhetene gir flere begrunnelser for å gjøre innkjøp av mat på nærbutikken som eksempelvis liten lagringskapasitet, størrelsen på kvanta, innkjøp gjøres som ledd i pedagogisk opplæring, miljøperspektivet. Leverandører som IKEA benyttes i en viss utstrekning. Begrunnelsene er i hovedsak knyttet til pris og at leverandørene som kommunen har rammeavtale med ikke har de spesifikke varene man etterspør. Flere enheter oppgir at de kommer i et dilemma når budsjettene strammes inn. Samtidig som de skal etterkomme rammeavtalene innebærer dette innkjøp til høyere pris. Mange enheter benytter rekvisisjon ved kjøp utenom rammeavtaler. Det er ulik håndtering for hvor lenge enhetene oppbevarer rekvisisjonene. Noen oppbevarer disse i 10 år mens andre kaster de umiddelbart etter innkjøpet. Flere enheter sier også at de er usikker på om det er et krav å benytte rekvisisjoner. 2.1.2 Revisjonens vurderinger I hovedsak er rammeavtalene overholdt ved de enhetene som vi har undersøkt, men enkelte avvik forekommer. I en del tilfeller kan enhetene imidlertid ha en berettiget grunn til å bruke andre leverandører enn de kommunen har rammeavtale med, for eksempel innkjøp i pedagogisk opplæring. I henhold til Trondheim kommunens innkjøpsreglement 2013 skal avvik fra rammeavtalene avklares med Innkjøpstjenesten eller andre forvaltere av rammeavtaler, og eventuelle avvik må dokumenteres i
10 Har Trondheim kommune god intern kontroll på innkjøpsområdet? Utgiftene skal være tilstrekkelig dokumentert notatfeltet i fakturabehandling i ERV. I dag blir avvik fra rammeavtalen i liten grad begrunnet i kommunens regnskapssystem. Undersøkelsen viser at enkelte avvik er begrunnet med pris, men her vil revisjonen understreke at pris ikke er en berettiget grunn til å gjøre avvik fra en rammeavtale. Trondheim kommune har inngått rammeavtaler med leverandører som har deltatt i en anbudskonkurranse, og vilkårene er gitt blant annet på betingelser om omfang av kjøpene. Dette innebærer at kommunens enheter er forpliktet til å benytte de inngåtte avtalene. Det er enhetenes ansvar å sjekke om avtalte vilkår i rammeavtalen innfris. Undersøkelsen viser imidlertid at ikke alle enhetene har et aktivt forhold til dette. Etter revisjonens vurdering bør rådmannen sørge for at enhetene har etablert et opplegg for slik kontroll, og at eventuelle avvik fra avtalene blir rapport til leverandør og til Innkjøpstjenesten. Avtalene ligger tilgjengelig på kommunens intranett. Vi anbefaler videre at rådmannen etablerer et overordnet opplegg for stikkprøvekontroll (overvåking) av inngåtte avtaler for å sikre at vilkår blir overholdt. Revisjonen mener rådmannen også bør avklare nærmere hvilke retningslinjer som skal gjelde for bruk av rekvisisjoner i kommunen, for hvilke beløpsgrenser og type innkjøp. Det bør spesifiseres hva som skal kjøpes inn fra hvilken leverandør og rekvisisjonene bør underskrives. 2.2 Utgiftene skal være tilstrekkelig dokumentert Bokføringsloven og god kommunal regnskapsskikk tilsier at bokførte opplysninger skal være dokumentert. Dokumentasjonen skal utstedes med et korrekt og fullstendig innhold og vise de bokførte opplysningenes berettigelse. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter skal det være referanse fra primærdokumentet til øvrige dokumenter. Dokumentasjonen skal være systematisert på en måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig (bokføringslovens 10). 2.2.1 Fakta Vår gjennomgang viser at utgiftene i hovedsak er tilstrekkelig dokumentert. Det er imidlertid en del unntak, både at dokumentasjonen er mangelfull og/eller ikke tilstrekkelig. Enhetene generelt har ikke rutiner eller system for å henvise til tilleggsdokumentasjon som ikke ligger ved bilaget. Dette kan være avtaler inngått med leverandører, som utdyper innholdet i fakturaen. Eksempel på ikke tilstrekkelig dokumentasjon kan være at viktig tilleggsinformasjon mangler for å kunne etterprøve fakturaens innhold. Ved matservering og møte- og reisevirksomhet mangler det i mange tilfeller opplysninger om utgiften, hvilken anledning utgiften gjelder, deltakere på kurs og møter, eller henvisninger til andre dokumenter 3. Denne manuelle påføringen kan påføres i notatfeltet i kommunens regnskapssystem (ERV) eller at det skannes inn nødvendig tilleggsinformasjon. Vi kan imidlertid ikke se at notatfeltet er benyttet til slike opplysninger for noen av våre utvalgte stikkprøver. Ved en enhet innenfor oppvekst er det omfattende bruk av utbetalingsblanketter ved utbetaling av livsopphold og andre utbetalinger i forbindelse med barnevernstjenester, uten at bilaget legitimerer utgiften. Ved bilagene mangler det nødvendig tilleggsdokumentasjon eller det mangler henvisning til saksnummer hvor slik tilleggsdokumentasjon foreligger. De interne bilagene som i disse tilfellene er brukt som dokumentasjon i regnskapet, tilfredsstiller ikke bokføringslovens krav til dokumentasjon 3 Jamfør krav i forskrift til bokføringsloven 5-10 og kommunens reglement for representasjon og bespisning.
Har Trondheim kommune god intern kontroll på innkjøpsområdet? Utgiftene skal være gyldige 11 av kjøp. I flere tilfeller foreligger det også taushetsbelagte opplysninger på utbetalingsblanketten. Enheter i sikker sone har ikke tilgang til å bruke skanner. Dette gjør det vanskelig å legge ved nødvendig tilleggsdokumentasjon. En intern enhet i kommunen bruker utbetalingsblanketter ved utbetaling av driftstilskudd til et rehabiliteringssenter eid av kommunen. Ved bilaget foreligger det ingen dokumentasjon eller henvisning til dokumentasjon til hvor slik underdokumentasjon foreligger. En enhet som er med i undersøkelsen legger ikke ved kvitteringer til faktura fra leverandøren REMA. På selve fakturaen viser det til underdokumentasjon som ikke er lagt ved bilaget. Faktura fra en leverandør som driver med avlastningstjenester mangler forhåndsnummererte blanketter. Dette er i strid med bokføringslovens krav til salgsdokumentet. 2.2.2 Revisjonens vurderinger Gjennomgang av utvalgte bilag viser at utgiftene i regnskapet i hovedsak er tilfredsstillende dokumentert gjennom faktura fra leverandøren, men enkelte avvik er observert. Ett område vi har funnet gjennomgående mangler i dokumentasjonen, gjelder faktura i forbindelse med matservering og møte-/ reisevirksomhet. På grunn av mangelfulle opplysninger på enkelte bilag, er det vanskelig for utenforstående å vurdere innholdet i utgiften. Det fremkommer ikke hvem utgiftene knytter seg til, hvilken anledning dette gjelder osv. Dette er i strid med kravene i forskrift til bokføringsloven. Enhetene er ikke kjent med at notatfeltet kan og bør brukes til å henvise til slike tilleggsopplysninger. Forholdet med manglende opplysninger om anledning og hvilke deltakere i forbindelse med matservering ble også tatt opp i innkjøpsrapporten i 2009 og denne undersøkelsen viser ikke forbedringer på området. Ved en enhet innenfor oppvekst er det omfattende bruk av utbetalingsblanketter uten at det foreligger underdokumentasjon eller henvisning til nødvendig dokumentasjon. Bruk av utbetalingsblanketter uten dokumentasjon tilfredsstiller ikke bokføringslovens krav om at dokumentasjonen skal utstedes med et korrekt og fullstendig innhold og vise de bokførte opplysningenes berettigelse. Enheten må etablere rutiner som sikrer nødvendig dokumentasjon i henhold til bokføringslovens krav. Samme enhet bruker også utbetalingsblanketter til utbetalinger med taushetsbelagte opplysninger. Revisjonen mener at enheten må endre på sine utbetalingsrutiner ved å ta i bruk økonomidelen i barnevernssystemet Acos som sikrer nødvendig underdokumentasjon til utbetalingene og riktig håndtering av taushetsbelagte opplysninger. Den berørte enheten er orientert om forholdene. Bruk av kommunens egne utbetalingsblanketter til utbetalinger uten tilstrekkelig dokumentasjon ble også tatt opp i innkjøpsrapporten i 2009. Forskrift til bokføringsloven stiller krav til innhold i en faktura. Det skal tydelig framgå hva som er kjøpt, omfang og vederlag, samt spesifikasjon av eventuell merverdiavgift. Dersom leverandørene ikke tilfredsstiller kravene bør fakturaene returneres. Etter revisjonens vurdering bør rådmannen tydeliggjøre for enhetene at ikke-tilfredsstillende faktura skal returneres med krav om ny faktura. 2.3 Utgiftene skal være gyldige For å svare på om dette kriteriet er oppfylt, har vi gjennomført kontroller av om bilagene er attestert og anvist, om det er benyttet riktig merverdiavgiftskode og om bokført beløp er i samsvar med skannet faktura. I tillegg har vi valgt ut enkelte innkjøp med hensyn til om de innkjøpte varene var til stede hos enhetene.
12 Har Trondheim kommune god intern kontroll på innkjøpsområdet? Honorarer blir riktig håndtert Attestasjon og anvisning skal skje i tråd med kommunens eget reglement. Enhetsleder har alltid anvisningsfullmakt. Vi har kontrollert at de utvalgte bilagene er anvist av leder eller en person med anvisningsfullmakt. I henhold til kommunens eget attestasjons- og anvisningsreglement, skal bilaget før det anvises til utbetaling, være attestert av en som i kraft av sin stilling eller i oppdrags medfør har nært kjennskap til det underliggende forhold, eller har skaffet seg tilstrekkelig opplysning om dette fra vedkommende bestiller. Attestasjon skal foretas av en annen enn den som anviser kravet. Den som attesterer plikter å påse at bilaget er tilstede, at varen/tjenesten er levert, at prisen stemmer og eller vurdere kravets riktighet. I forbindelse med innføring av skanning av fakturaer, har kommunen innført en tredelt struktur for attestasjon og godkjenning på større enheter, og et todelt opplegg på mindre enheter. Todelingen går ut på at den merkantile attesterer på bilagene og leder anviser. Alle enhetene i vårt utvalg er mindre enheter, som har en todelt godkjenningsstruktur. Enheter med en tredelt struktur har et ekstra attestasjonsledd. 2.3.1 Fakta Alle kontrollerte bilag er attestert og anvist. Vi har ikke funnet mange feil i utvalget. Men som det framgår tidligere, er det eksempler på at dokumentasjon har manglet. De fleste enhetene i spørreundersøkelsen svarer at når de kontrollerer inngående faktura gjelder dette både pris og betalingsbetingelser. En nærmere undersøkelse av disse svarene hos flere av de som attesterer faktura viser at enhetene ikke går så langt som å sjekke pris på faktura fra leverandører som kommunen har rammeavtale med. Alle innkjøpene som vi har sjekket med hensyn til om de varene som er kjøpt inn, var til stede, er identifisert. 2.3.2 Revisjonens vurderinger Vår kontroll viser at det er enhetsledere eller de som enhetsledere har delegert anvisningsfullmakt til som står som anvisere i kommunens regnskapssystem ERV. Dette er i tråd med kommunens attestasjons- og anvisningsreglement. Kontrollen viser at enhetene i hovedsak håndterer inngående merverdiavgift og momskompensasjon riktig. De enhetene i undersøkelsen som vi har snakket med sier at de kontrollerer faktura mot bestilling (handlekurv). Dette er i samsvar med kommunens økonomireglement. 2.4 Honorarer blir riktig håndtert Ligningsloven 4 og Samleforskrift om tredjeparters opplysningsplikt 5 tar for seg utbetalinger til selvstendig næringsdrivende og deres plikt til å foreta innberetning av næringsvirksomhet. Utbetaling av vederlag til næringsdrivende som ikke har fast forretningssted er oppgavepliktig og skal innberettes til skattemyndighetene fra den som foretar utbetalingen. Trondheim kommune har utarbeidet et skjema bekreftelse av næringsvirksomhet til hjelp for enhetene i kommunen for å vurdere om utbetalinger til næringsdrivende skal innberettes til skattemyndighetene eller ikke. Fakturamottaker har et selvstendig ansvar for å undersøke om oppdragsgiveren er næringsdrivende. 4 5-2 Annen næringsvirksomhet mv 5 Samleforskrift om tredjeparters opplysningsplikt 5-2-6 til 5-2-9
Har Trondheim kommune god intern kontroll på innkjøpsområdet? Har kommunen retningslinjer for bruk av kommunale biler og etterleves disse? 13 2.4.1 Fakta I undersøkelsen har vi valgt å gjennomgå nærmere faktura fra enkeltpersoner, eller enkeltpersonforetak som ikke har fast kontoradresse og/ eller har begrenset kundemasse. I slike tilfeller kan det være tvil om leverandøren er næringsdrivende, og dermed om vederlaget kommer til beskatning. Utbetainger til leverandører som ikke er næringsdrivende må utbetales over kommunens lønnssystem for å sikre innberetning av utbetalingen til skattemyndighetene. De fleste enhetene i undersøkelsen sier de har etablert vurderinger om enheten skal håndtere en utbetaling som lønn eller om de kan håndtere utbetalingen som utbetaling til næringsdrivende. Mange av enhetene i undersøkelsen sier at de i hovedsak utbetaler honorar over kommunens lønnsystem. Når de mottar faktura fra leverandører som ikke har fast forretningssted, men som har organisasjonsnummer og er registrert i Brønnøysundregistrene, har det ikke vært praksis for å innberette slike utbetalinger på lønns- og trekkoppgave (kode 401), utbetalinger til næringsdrivende. Gjennomgangen av faktura viser at det er manglende innberetning av honorar til skattemyndighetene ved tre av enhetene i undersøkelsen. Innenfor oppvekst må en enhet foreta innberetning på åtte utbetalinger og en enhet en utbetaling. En enhet innenfor kultur har ikke vært oppmerksom på innberetningsplikten og må foreta en gjennomgang av mange utbetalinger til leverandører i forhold til innberetning til skattemyndighetene. 2.4.2 Revisjonens vurderinger Etter revisjonens vurdering er det viktig at samtlige enheter sørger for å innberette utbetalinger til enkeltpersoner, eller enkeltpersonforetak uten fast kontoradresse og/eller med begrenset kundemasse. Formålet med innberetningen, er å sikre at kommunens utbetalinger blir registrert som næringsinntekt hos mottakeren. For øvrig kan oppslag i Brønnøysundsregisteret være til hjelp for å vurdere om firmaet er registrert i merverdiavgiftsmantallet. Regnskapstjenesten har utarbeidet ett standard skjema, hvor leverandøren skal bekrefte sin næringsvirksomhet som et verktøy ved tvilstilfeller. Dette vil bidra til å lette enhetenes håndtering av denne type utbetalinger. Skjemaet som regnskapstjenesten har utarbeidet var lite kjent blant de besøkte enhetene. Revisjonen vil gjøre rådmannen oppmerksom på at det vil komme nye regler på området fra og med 2015. 6 Fram til nye regler kommer må enhetene forholde seg til gjeldende regelverk. 2.5 Har kommunen retningslinjer for bruk av kommunale biler og etterleves disse? I kommunens etiske retningslinjer 7 fremkommer det at ansatte ikke skal bruke kommunes eiendeler privat eller tilegne seg personlige fordeler av kommunens ressurser. Kommunen har etablert en bilpolicy for kommunens lette kjøretøy som er oppdatert 5.7.2013. I denne policyen er det tatt et punkt om at bilene i henhold til etiske retningslinjer ikke skal benyttes i private sammenhenger. 6 Innberetning på kode 401 vil utgå fra og med 2015 og avløses av A-ordningen som omhandler blant annen innberetning om tredjeparters opplysninger. Alt skal da innberettes via faste tekstbokser minimum en gang pr. måned. Innberetning skjer via reskontro og næringslivet jobber nå med å tilpasse de ulike økonomisystemene til nye krav. 7 I kommunens etiske retningslinjer pkt 5 Forvaltning av samfunnets fellesmidler, herunder kommunens ressurser står det i andre ledd at vi skal ikke bruke kommunens eiendeler privat eller tilegne oss personlige fordeler av kommunens ressurser.
14 Har Trondheim kommune god intern kontroll på innkjøpsområdet? Har kommunen retningslinjer for bruk av kommunale biler og etterleves disse? Enhetene har et selvstendig ansvar for å etablere retningslinjer for bruk av kommunale biler på sin enhet. 2.5.1 Fakta I spørreundersøkelsen som vi sendte ut til enhetene spurte vi om enhetene hadde kommunale biler og om det forelå retningslinjer for bruken av bilene. Det er 12 av de 21 kontrollerte enhetene som har kommunale biler. Alle de kontrollerte enhetene sier at de har retningslinjer for bruken av bilene og at bilene skal stå parkert på arbeidsplassen utenom arbeidstid. Bare en av de kontrollerte enhetene svarte at de ikke fører kjørebok. Det ble foretatt stikkprøvekontroller av enhetenes kjørebok. Vi har innhentet kjørebok for enkelte av enhetene. Kjørebøkene mangler i en del tilfeller informasjon om kjørerute. 2.5.2 Revisjonens vurderinger De fleste enhetene i undersøkelsen sier at de har retningslinjer for bruken av kommunale biler. Noen enheter har fått retningslinjer på plass i forbindelse med gjennomgang av etiske retningslinjer i Trondheim kommune. Bare en enhet sier at de ikke fører kjørebok. Kjørebok er viktig for å dokumentere at all kjøring i Trondheim kommune er tjenestekjøring. Kommunen har utarbeidet en bilpolicy der det er tatt et punkt om at bilene i henhold til etiske retningslinjer ikke skal benyttes i private sammenhenger. Revisjonen mener at det i bilpolicyen bør stilles krav om at alle enhetene skal føre kjørebok for bruk av kommunens biler. For å kunne dokumentere at bilene kun benyttes i tjenestekjøring bør kjørebøkene inneholde informasjon om kjørerute ved hver kjøring.
3 Konklusjon Konklusjon Har kommunen retningslinjer for bruk av kommunale biler og etterleves disse? 15 De utvalgte enhetene har i hovedsak god intern kontroll på innkjøpsområdet. Attestasjons- og anvisningsrutinene overholdes og bilagene er riktig bokført med riktig beløp. De kontrollerte enhetene sier at de kontrollerer faktura mot bestilling som er i samsvar med kommunens egne regler. Tilstedeværelseskontrollene viser at de innkjøpte driftsmidlene er til stede. Undersøkelsen viser at lojaliteten til rammeavtalene generelt er god med enkelte unntak. Enhetenes begrunnelser for å avvike fra rammeavtalene er pris, lagringsmuligheter, miljø og kvalitet. Avvik fra rammeavtalene er imidlertid ikke tilstrekkelig dokumentert og begrunnet i notatfeltet i regnskapssystemet ERV. Utgiftene i regnskapet er i hovedsak tilfredsstillende dokumentert gjennom faktura fra leverandøren. I noen tilfeller hvor fakturaen alene ikke gir tilstrekkelig opplysninger om utgiften, er det ikke gitt tilstrekkelig tilleggsinformasjon i notatfeltet i kommunens regnskapssystem. Dette kan være utgifter til matservering der opplysning om hvilken anledning og hvilke deltakere mangler. Vi ser også tilfeller der det foreligger utbetalingsblanketter istedenfor faktura. Disse utgiftene er ikke tilstrekkelig dokumentert ved at det mangler nødvendig underdokumentasjon eller at det mangler henvisning til nødvendig dokumentasjon. Ved taushetsbelagte opplysninger må kommunen foreta utbetalinger fra kommunens barnevernssystem slik at nødvendig dokumentasjon framkommer. Utbetalinger til enkeltpersoner og enkeltpersonforetak er ikke innberettet ved tre enheter. Risikoen er at kommunen betaler ut penger som ikke blir registrert som næringsinntekt hos mottakeren, som dermed kan unndras beskatning. Over halvparten av enhetene i undersøkelsen har kommunale biler. Det er både leasingbiler og biler som eies av enheten selv. Enhetene med biler har svart at de har retningslinjer for bruken av bilene og at de parkeres på arbeidsplassen når de ikke brukes i tjeneste. De fleste enhetene sier også at de fører kjørebok. Stikkprøver av enhetenes kjørebok viser at kjørebøkene i en del tilfeller mangler informasjon om hvor bilene har kjørt. Det bør i bilpolicyen stilles krav om at alle enhetene skal føre kjørebok for bruk av kommunens biler. For å kunne dokumentere at bilene kun benyttes i tjenestekjøring bør kjørebøkene inneholde informasjon om kjørerute ved hver kjøring.
16 Rådmannens høringssvar Har kommunen retningslinjer for bruk av kommunale biler og etterleves disse? 4 Rådmannens høringssvar
Rådmannens høringssvar Har kommunen retningslinjer for bruk av kommunale biler og etterleves disse? 17
18 Rådmannens høringssvar Har kommunen retningslinjer for bruk av kommunale biler og etterleves disse?
Rådmannens høringssvar Har kommunen retningslinjer for bruk av kommunale biler og etterleves disse? 19
20 Revisjonens kommentar til rådmannens høringssvar Har kommunen retningslinjer for bruk av kommunale biler og etterleves disse? 5 Revisjonens kommentar til rådmannens høringssvar Revisjonen er tilfreds med at rådmannen mener de tre revisjonsrapportene gir et godt grunnlag for ytterligere forbedring av rådmannens kontinuerlige arbeid får ha god intern kontroll på innkjøpsområdet, lønnsområdet og inntektsområdet i Trondheim kommune.
Vedlegg 1:Enheter som inngår i undersøkelsen Har kommunen retningslinjer for bruk av kommunale biler og etterleves disse? 6 Vedlegg 1:Enheter som inngår i undersøkelsen 21 Enhet Ansvar Trondheim kommunale kulturskole 580000 Tolk Midt-Norge 532100 Ungdomsenheten 03774X Produksjonskjøkkenet 01381X Botiltak rus 01673X Enhet for voksenopplæring 04670X Hjemmehjelpstjenesten 033560/013002 Kulturenheten 538000 Trondheim folkebibliotek 533000 Trondheim bydrift, idrett, park og skog 612XXX Trondheim bydrift, vei 615XXX Analysesenteret 516XXX Miljøenheten 510XXX Enhet for legetjenester og smittevernarbeid 013263 Heimdal bo- og aktivitetstilbud 02367X Byåsen bo- og aktivitetstilbud 02335X Valentinlyst helse og velferdssenter, inkludert dagsenter 02375X Trondheim byarkiv v/grafisk senter 203300 Avlastningstjenesten for barn og unge 0279XX Nidarvoll helsehus 03371X Søbstad helsehus 05371X
2 Vedlegg 1:Enheter som inngår i undersøkelsen Har kommunen retningslinjer for bruk av kommunale biler og etterleves disse?