Bilag 1 Kravspesifikasjon Renholdstjenester til HELFOs kontor i Mo i Rana
Innholdsfortegnelse 1 Innledning 3 2 Omfang bygg og lokaler (leveransen) 3 2.1 Lokaler 3 2.2 Beskrivelse av lokalene 3 2.3 Tidsrom for utførelse av renhold 3 2.4 Ferie og helligdager 3 2.5 Utstyr som stilles til disposisjon 3 3 Renholdstjenester 3 3.1 Generelle krav til ytelsen 3 Organisering av arbeidet 3 Kvalitet i renholdet 4 Punktlighet 4 Miljøkrav til renholdsytelsen 4 Avfallshåndtering 5 Sanitærmateriell 5 Renholdsprodukter 5 3.2 Hovedytelsen 5 3.2.1 Regelmessig renhold 5 Definisjon av regelmessig renhold 5 Rengjøringsfrekvens regelmessig renhold 5 3.2.2 Periodisk renhold 6 Definisjon av periodisk renhold 6 Rengjøringsfrekvens periodisk renhold 6 3.3 Tilleggsytelser / opsjoner 6 Definisjon av tilleggsytelser/opsjoner 6 Rengjøringsfrekvens tilleggsytelser / opsjoner 7 4 Prissetting 7
1 Innledning Dette bilaget beskriver HELFOs lokaler i Mo i Rana og renholdstjenestene som skal utføres i lokalene. Renholdselskapet omtales i det følgende som Leverandøren. 2 Omfang bygg og lokaler (leveransen) 2.1 Lokaler Det skal utføres renholdstjenester på følgende adresse: Adresse Areal (ca. brutto m 2 ) Oppstart tjeneste Torggata 2, 8622 Mo i Rana 920 m 2 1. januar 2016 2.2 Beskrivelse av lokalene Kontorlokalene i Mo i Rana går over to etasjer og er innredet med cellekontorer, 1 lunsjrom, 3 møterom, 6 toalett, arkiv og gangareal/fellesareal. Vi viser ellers til vedlagte tegning. Gulvene er belagt med gulvbelegg. Det er fliser i trapp/trapperom i hovedtrapp. I trapp for nødutgang er det malt betong. 2.3 Tidsrom for utførelse av renhold Renholdet skal som hovedregel utføres i arbeidstiden mellom kl. 0800 og 1530. 2.4 Ferie og helligdager Det er ingen virksomhet i HELFOs lokaler julaften, nyttårsaften, 17. mai eller øvrige offentlige helligdager. 2.5 Utstyr som stilles til disposisjon Det er bøttekott i lokalene. I bøttekottet finnes utslagsvask, støvsuger og bøtter. 3 Renholdstjenester 3.1 Generelle krav til ytelsen Organisering av arbeidet Leverandøren skal gjennom leveranse av renholdstjenestene ha totalansvar for renholdet av HELFOs lokaler i Mo i Rana, jf Bilag 2 Tegninger og romoversikt. Dette innebærer ansvar for å planlegge, organisere og bemanne med tilstrekkelig renholdspersonale slik at renholdet til enhver tid gjennomføres i henhold til avtalt kvalitet og til avtalt tid.
På forespørsel fra HELFO skal Leverandøren levere oversikt over utført arbeid med tidsangivelse, f.eks. dato for rengjøring av inngangsparti. Leverandøren skal gjennom renholdstjenestene sørge for at lokalene fremstår som alminnelig rene og være i tråd med prinsippene om et sunt inneklima. Utførelsen og administrasjonen av renholdet skal fremstå som sømløs for HELFO, i den betydning at oppfølgingsbehovet fra HELFOs side skal være på et minimumsnivå. Leverandøren har ansvar for å sørge for vikarer ved for eksempel sykdom og ferieavvikling, slik at renholdet til enhver tid leveres i henhold til avtale. Renholdspersonalet som skal utføre renholdet i HELFOs lokaler skal ha god opplæring innen renhold og må kunne kommunisere med HELFOs representanter/ansatte på norsk. Kvalitet i renholdet Renholdet må bli gjennomført effektivt og med god kvalitet, og dette skal beskrives og dokumenteres med rutinebeskrivelser. Punktlighet Renholdet må bli gjennomført til bestilt tidspunkt. Leverandøren må beskrive og dokumentere rutiner for å sikre dette, inkludert rutiner for backup ved sykefravær. Miljøkrav til renholdsytelsen Det skal være miljøfokus på hele leveransen. Leverandøren skal bruke produkter og utstyr som er energieffektive, har lavt innhold av miljøgifter (prioriterte helse- og miljøfarlige kjemikalier) 1, gir lave forurensende utslipp og lavt ressursforbruk. Produkter laget av resirkulert materiale og som kan gjenvinnes teller positivt ved vurderingen av leverandørens tilbud. Renholdsprodukter som skal brukes bør tilfredsstille kravene for miljømerket Svanen 1 eller tilsvarende. Leverandøren skal beskrive og dokumentere hvordan krav til miljø ivaretas i leveransen av renholdstjenester, og for det utstyr og de produkter som benyttes. Leverandøren er ansvarlig for å holde seg oppdatert på de til enhver tid gjeldende miljøkrav i renholdsbransjen, herunder ved valg av produkter og utstyr. HELFO kan i kontraktsperioden pålegge leverandør strengere miljøkrav i tråd med de til enhver tid gjeldende relevante regelverk. 1 Se http://www.miljostatus.no/tema/kjemikalier/kjemikalielister/prioritetslisten/
Avfallshåndtering Alle avfallsbøtter tømmes på anvist sted for bygget. Sanitærmateriell HELFO ønsker at Leverandøren etterfyller sanitærartikler på sanitærrom og kjøkken. Etterfylling av skal prises særskilt, men HELFO vil selv stå for innkjøp av nødvendig sanitærmateriell som Leverandøren skal benytte ved etterfyllingen. Renholdsprodukter Renholdsprodukter til bruk i renholdet skal være inkludert i kontrakten og kan ikke faktureres HELFO særskilt. 3.2 Hovedytelsen 3.2.1 Regelmessig renhold Definisjon av regelmessig renhold Regelmessig renhold omfatter alle tilgjengelige flater opp til en høyde på 3 meter, jf. NS-INSTA 800 2. Regelmessig renhold omfatter bl.a. rengjøring av: alle typer gulv, inventar (pulter, bord, hyller), sanitærutstyr (vasker og toaletter), speil, kjøkkenbenker, eventuelle TV-skjermer i møterom og i lokalene ellers skal støvtørkes, innerdører (begge sider av dørbladet), tømming av avfallsbøtter, avfallsbeholdere og etterfylling av plastposer, og etterfylling av sanitærartikler på sanitærrom og kjøkken Regelmessig renhold omfatter ikke overflater over himling, inne i lukkede skap, gjenstander og dokumenter som oppbevares på inventar- og gulvoverflater, pyntegjenstander og andre personlige gjenstander eller utstyr som tilhører brukeren av lokalet. Rengjøringsfrekvens regelmessig renhold Regelmessig renhold skal bli utført etter følgende frekvens: Enhet Alle typer gulv Inventar (pulter, bord, hyller), Telefoner og datatastatur Frekvens 2 ggr per uke 1 gang per måned 2 NS INSTA 800:2010 Rengjøringskvalitet system for å fastsette og bedømme rengjøringskvalitet
Sanitærutstyr (vasker og toaletter) Etterfylling av sanitærartikler på sanitærrom og kjøkken Speil Lunsjrom Kjøkkenbenker Eventuelle TV-skjermer Tømming av avfallsbøtter/-beholdere og etterfylling poser Inngangsparti 1. etg Trapperom og trapp mellom etasjer Trapperom fra 1.etg til kjeller Trapperom - nødutgang 5 ggr per uke 5 ggr per uke 3 ggr per uke 3 ggr per uke 1 gang pr. mnd 1 gang pr. mnd 3.2.2 Periodisk renhold Definisjon av periodisk renhold Med periodisk renhold menes rengjøring som ikke inngår som del av det regelmessige renholdet som er omtalt ovenfor. Periodisk renhold omfatter rengjøring av: støvsuging av alle tekstiler/møbler, rengjøring og polishbehandling av gulv, støvtørring av pc-skjermer, bryterpanel på kopimaskiner etc. Rengjøringsfrekvens periodisk renhold Periodisk renhold skal bli utført etter følgende frekvens: Enhet Støvsuging av alle tekstiler/møbler Rengjøring og polishbehandling av gulvbelegg Støvtørring av pc-skjermer, bryterpanel på maskiner etc Teknisk rom Frekvens Halvårlig Årlig Halvårlig Kvartalsvis 3.3 Tilleggsytelser / opsjoner Definisjon av tilleggsytelser/opsjoner HELFO ønsker som opsjon (valg) visse særlige typer renhold. Dette er renhold som ikke inngår som del av det regelmessige eller periodiske renholdet. Dette er ytelser som HELFO kan velge å be om at blir utført. Leverandøren skal ikke på eget initiativ utføre disse ytelsene. Særlige typer renhold HELFO ønsker tilbud på er: fasadevinduer innvendig(vindusvask), fasadevinduer utvendig (vindusvask), vegger m/listverk, himlinger, boning av gulv
lufteventiler/kjøleanlegg, bilder/utsmykning (støvtørring/rengjøring) og nedvask etter utflytting ved opphør av husleieavtale. Rengjøringsfrekvens tilleggsytelser / opsjoner Tilleggsytelser/opsjoner bestilles av HELFO ved behov. HELFO forplikter seg ikke til å bestille noen tilleggsytelser/opsjoner i kontraktsperioden. For å kunne sammenligne tilbudene har HELFO i Bilag 3 Pristabell satt inn en tentativ frekvens for utløsing av opsjon på tilleggsytelser. HELFO forplikter seg imidlertid ikke til å bestille tilleggsytelser i kontraktsperioden. HELFO står fritt til å utløse opsjon på tilleggsytelser oftere eller sjeldnere enn den angitte frekvensen. HELFO står også fritt til ikke å utløse noen opsjoner overhode. Prisene på tilleggsytelsene vil følgelig vektes lavt i forhold til hhv regelmessig og periodisk renhold, jf Konkurransegrunnlaget pkt 11. 4 Prissetting Leverandørens priser skal oppgis i Bilag 3 Pristabell og legges ved tilbudet. Prisene skal oppgis inkl. mva., og skal inkludere alle leverandørens kostnader, herunder kostnader ved reise. Dersom ikke annet er avtalt kan det ikke belastes for reisetid, parkeringskostnader e.l. Alle åpne felter i pristabellene SKAL fylles ut. Manglende utfylling av ett eller flere felter kan medføre at tilbudet avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser 11-11.