KRAVSPESIFIKASJON. - konkurransegrunnlagets del II - Anskaffelse av renholdstjenester for. Stjørdal lensmannskontor DL 2013

Transkript

1 KRAVSPESIFIKASJON - konkurransegrunnlagets del II - Anskaffelse av renholdstjenester for Stjørdal lensmannskontor DL 2013 NTPD Anbud reholdstjenester 2013 Stjørdal lensmannskontor Del II - Kravspesifikasjon Side 1

2 1 GENERELL ORIENTERING OM ANSKAFFELSEN... 3 MÅL OG HENSIKT GENERELT OPPMØTEREGISTRERING BRUK AV RENGJØRINGSMIDLER Kjemikalier Avfallshåndtering BRUK AV OPPDRAGSGIVERS FASILITETER KRAV TIL LEVERANDØRENS PERSONALE LEVERANDØRENS OPPLÆRING ARBEIDSOMFANG GENERELT REGELMESSIG RENHOLD Vask av celler Matter TILLEGGSTJENESTER Vinduspuss Hovedrengjøring Skuring og polishbehandling (boning) RENGJØRINGSTEKNISKE LØSNINGER GENERELT RENGJØRINGSMASKINER UTSTYR METODER KVALITETSSIKRING OG RAPPORTTERING GENERELT KVALITETSKRAV Regelmessig renhold og tilleggstjenester RAPPORTERING KOSTNADER TIL KVALITETSOPPFØLGING OPPDRAGSGIVERS (BRUKERS) ANSVAR...9 VEDLEGG III/1 KVALITETSPROFIL...10 VEDLEGG III/2 LOKALER OG KVALITETSKRAV Del II Kravspesifikasjon renholdstjenester Stjørdal lensmannskontor 2013 Side 2 av 11

3 1 GENERELL ORIENTERING OM ANSKAFFELSEN MÅL OG HENSIKT Formålet med anskaffelsen er å dekke Oppdragsgivers behov for renholdstjenester ved Stjørdal lensmannskontor. 1.2 GENERELT Tilbudsgrunnlag for regelmessig renhold og tilleggtjenester framgår av Del III Prisskjema. Dokumentet innholder bl.a. forslag til renholdsplan satt opp av driftsenhet. Den viser type golvbelegg og areal, ønsket kvalitetsnivå og en antatt frekvens.. Tilbyderen må selv ta stilling til nødvendig frekvens for å kunne holde kvalitetsnivået. Avtalen omfatter: Regelmessig renhold Tilleggstjenester Regelmessig renhold Regelmessig renhold skal utføres fortløpende etter angitt kvalitetsnivå. Regelmessig renhold skal i det alt vesentlige utføres innenfor normal arbeidstid. Arbeidet skal for tiden utføres fra klokka 0700 til klokka Dersom arbeidstiden endres kan dette medføre tillegg i pris, forutsatt at dette skjer etter Oppdragsgiver bestemmelse eller bestilling. Ønske om annen arbeidstid fra Leverandøren eller Leverandørens tilsatte betinger ikke pristillegg. Oppdragsgiver ønsker pris på de beskrevne tjenester i hht Del III Prisskjema. Valgt leverandør skal utarbeide renholdsplan for regelmessig renhold slik at renholdsaktivitetene blir forutsigbare for Oppdragsgiver. Planen skal tilhøre oppdragsgiver. Tilleggstjenester Med tilleggstjenester forstås i hovedsak hovedrengjøring, skuring/polishbehandling(boning) og vinduspuss. Tilleggstjenester utføres etter bestilling. For tilleggstjenester gjelder en responstid på 3 virkedager etter bestilling. Ved enkelte tilfeller vil det oppstå behov for renholdstjenester på kortere varsel. Det forutsettes at leverandøren er fleksibel i forhold til å løse oppgaver også på kortere varsel. Tilleggstjenester skal så lenge driften ikke hindres utføres innenfor normalarbeidstid kl Tidspunkt for utførelsen avtales med Oppdragsgiver før oppstart. Leverandøren må anta at en del av det periodiske må utføres utenfor normalarbeidstid. Leverandøren skal i Del III Prisskjema oppgi priser for renhold utenom normal arbeidstid. 1.3 OPPMØTEREGISTRERING Leverandøren skal påse at renholder noterer tilstedeværelse/jobbutførelse. Leverandøren skal i størst mulig utstrekning benytte faste personer. Oppdragsgiver skal varsles i forkant når det benyttes nye renholdere. Del II Kravspesifikasjon renholdstjenester Stjørdal lensmannskontor 2013 Side 3 av 11

4 1.4 BRUK AV RENGJØRINGSMIDLER Kjemikalier a) Alle renholdsmidler skal vær forskriftsmessig klassifisert, emballert, og eventuelt faremerket og deklarert til Produktregisteret ihht. forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier, (FOR ). b) Rengjøringsmidlene skal ha bruksanvisning med doseringsanvisning på norsk. c) Det skal foreligge oppdaterte HMS-datablad på norsk for alle rengjøringsmidler, organisert i et kartotek. Det skal framgå av datablad, at de rengjøringsmidler som benyttes: - Ikke representerer fare for kreftfremkalling, reproduksjon og/eller arvestoff. - Ikke være allergiframkallende - Tilfredsstille kjente krav i lovverk og forskrifter om nedbrytbarhet og miljøskade. d) Stoffer som utgjør en alvorlig miljø- og helsefare, eller som står på SFTs prioritetsliste over kjemiske stoffer med uheldige egenskaper er uønsket. Følgende kjemikalier skal ikke benyttes: - Alkylfenoler og alkylfenoletoksilater - Triklosan - Kvartære ammoniumforbindelser av typen DHTMAC - Muskxylener - PFOS-liknende stoffer og siloksaner (D5) - Lineære alkylbenzensulfonater (LAS) Dokumentasjonskrav: Egenerklæring fra leverandør om at det ikke vil bli benyttet kjemikalier som ikke tilfredsstiller kravene ovenfor Avfallshåndtering a) Det skal foreligge system for minimering og kildesortering av avfall som brukes i tjenesteproduksjon Dokumentasjonskrav: Beskrivelse av rutine for behandling av avfall knyttet til oppdraget 1.5 BRUK AV OPPDRAGSGIVERS FASILITETER Ved regelmessig renhold stiller Oppdragsgivers kostnadsfritt til rådighet formålstjenelige garderobe og plass til eventuelle maskiner og renholdsutstyr. 1.6 KRAV TIL LEVERANDØRENS PERSONALE Tilbyderen skal ha en arbeids-/renholdsleder med kompetanse innen rengjøringsledelse. Vedkommende skal være Oppdragsgivers kontaktperson og være ansvarlig for at renholdet utføres i hht kontrakt/avtaler. Navn på aktuelle stedlige renholdsleder/nøkkelpersoner skal oppgis og det skal legges fram dokumentasjon på at disse har kunnskap om Norsk Standard INSTA 810. Aktuell arbeids-/renholdssleder skal ha renholdsfaglig bakgrunn, som for eksempel fagarbeider, men relevant erfaring kan kompensere. CV skal fremlegges. Vedkommende skal kunne kommunisere både skriftlig og muntlig på norsk. For renholdere forventes at de besitter minst 1-2 års erfaring fra tilsvarende arbeid. Del II Kravspesifikasjon renholdstjenester Stjørdal lensmannskontor 2013 Side 4 av 11

5 Renholder skal benytte arbeidstøy som er godkjent av oppdragsgiver og tydelig merket med firmaemblem, samt bære ID-kort i henhold til Forskrift om godkjenning av renholdsvirksomheter m.m. Personalet skal ha god kjennskap til de avtaler som er utarbeidet mellom Oppdragsgiver og Leverandøren. De skal ha god kjennskap til arbeidsomfanget, kvalitets- og miljøstyringsrutiner. Renholdere og arbeids-/renholdsleder som skal renholde hos Oppdragsgiver vil bli avkrevd taushetserklæring. Videre vil det bli foretatt en sikkerhetssamtale før arbeidet eventuelt kan påbegynnes. Leverandøren som blir valgt, må levere en organisasjonsskisse som viser navn/funksjon på relevante personer som skal medvirke i leveransen. 1.7 LEVERANDØRENS OPPLÆRING Renholdsmedarbeidere skal, før oppstart, ha gjennomført generell faglig opplæring, opplæring i egenkontroll iht. (NS-INSTA 810) som sikrer at de fastsatte kvalitetskrav oppnås. Leverandøren skal sørge for at arbeidet blir riktig og kvalitetsmessig utført og for egen regning rette opp følger av dårlig arbeid eller feil bruk av maskiner og utstyr. 2 ARBEIDSOMFANG 2.1 GENERELT Regelmessig renhold Tilleggstjenester Avvik i forhold til nedforstående skal uansett avtales skriftlig i hvert enkelt tilfelle. 2.2 REGELMESSIG RENHOLD Regelmessig renhold omfatter alle tilgjengelige overflater opp til en høyde på 3 meter. Arbeidet omfatter: - Rengjøring av gulv, inventar, vegger og himling (opp til 3 m over gulvet), jf. definisjoner i NS-INSTA 810. I dette inngår også dobbel glassdør i inngangsparti. - Vedlikehold av gulv (flekkboning og med highspeedmaskin) - Etterfylling av sanitærartikler, slik som papirhåndklær, toalettpapir og såpe. - Tømming av avfallsbeholdere (etter nærmere avtale på den enkelte enhet) og papir i felleareal etter rommets frekvens og i kontor/kontorlandskap 1 g/uke samtidig som renholdet utføres. Rengjøringen skal være kvalitetsstyrt med utgangspunkt i kvalitetskrav som beskrevet i vedlegg III/1 Kvalitetsprofiler og vedlegg III/2 Lokaler og kvalitetskrav. Disse kravene er basert på NS- INSTA 810 Rengjøringskvalitet Målesystem for vurdering av rengjøringskvalitet. Der annet ikke fremgår av sammenhengen, skal vedlegg III/1 Kvalitetsprofiler i konkurransegrunnlaget, legges til grunn for prising av alle tjenester i denne konkurransen. Del II Kravspesifikasjon renholdstjenester Stjørdal lensmannskontor 2013 Side 5 av 11

6 I konkurransegrunnlagets Del III prisskjema, finnes driftsenhetenes rombeskrivelse for de aktuelle anlegg. Kolonnen for frekvens angir hvor mange ganger pr. uke eller måned man antar at skal til for å nå kravene i kvalitetsprofilen. Frekvensen kan tjene som en rettesnor ut fra dagens praksis. Renholderen skal utføre nødvendig renhold med de metoder og den innsats som denne anser nødvendig for å oppnå avtalt kvalitet. Renholderen skal foreta visuell egenkontroll umiddelbart etter at rengjøringen er utført. Regelmessig renhold omfatter ikke rengjøring av funksjonsflater på elektronisk utstyr og kontormaskiner. Med funksjonsflater menes for eksempel tastaturer, front på PC-skjermer, bryterpaneler på maskiner. Regelmessig renhold omfatter, dersom ikke annet er angitt, ikke overflater over himling, inne i lukkede skap, utstyr lagret i skap, gjenstander og dokumenter som oppbevares på inventar- og gulvoverflater, pyntegjenstander og andre personlige gjenstander og utstyr som tilhører brukeren av lokalet. Regelmessig renhold omfatter, dersom ikke annet er angitt, ikke benkeplater, instrumenter, verktøy og maskiner i laboratorier og verksteder. Regelmessig renhold omfatter, dersom ikke annet er angitt, ikke vegger og himling i verksteder. Eventuelle håndvasker, dører og dørkarmer i slike lokaler omfattes av regelmessig renhold. Det ønskes oppgitt pris pr. måned for sum areal ihh til Del III Prisskjema. Prisen skal dekke alle kostnader og være ekskl.(uten) merverdiavgift Vask av celler Vask og desinfeksjon er en del av det daglige renhold, men frekvensen bestemmes ut fra bruk. Celler (inkl arrestdusj) som har vært brukt skal rengjøres (både vegger og golv), mens desinfisering normalt utføres av eget personale. Praktiske rutiner avtales mellom lokal ledelse og renholdsselskap ved oppstart. Celle/arrestfunksjonen vil normalt kunne rengjøres innenfor normal arbeidstid jfr pkt 1.2. Ved dette anlegget finnes fire celler og en arrestdusj. Trafikkgrunnlaget er vanskelig å estimere, da noe av behovet vil bli dekket av politidistriktets sentralarrest. Vask av celler og arrestdusj tas derfor ikke med i prisen for regelmessig renhold, men som en stykkpris som faktureres etter reelt utført cellerengjøring. Arbeidsomfang for renhold av arrestdusj anses å være likeverdi med renhold av en celle. Avregning tas med (egen linje/varenummer) på neste måneds faktura for regelmessig renhold. Det ønskes pris oppgitt i kr for vask av 1 stk celle, uten desinfeksjon på hverdager og søn- /helligdager (tilkalling) Matter Bygget har en hovedinngang, samt egen inngang for ansatte. Matter i hovedinngang håndteres renholdsmessig av huseier. I personalinngang i kjeller er det etablert 3 stk matter (ca 1 x 2 m pr stk). Det er ønskelig med matteservice som dekker behovet for renhold og utskifting av disse. Del II Kravspesifikasjon renholdstjenester Stjørdal lensmannskontor 2013 Side 6 av 11

7 Det ønskes vedlagt en prisliste for slike tjeneste, beløp pr. måned (ekskl. MVA). 2.3 TILLEGGSTJENESTER Med tilleggstjenester menes: Innvendig puss av fasadeglass, og eventuell innredningsglass (2-sidig) Hovedrengjøring Skuring og polishbehandling(boning) Oppdukkende behov, ved f.eks vannskader og lignende Tilleggstjenestene bestilles av Oppdragsgiver etter behov. Antatt behov/frekvens av tilleggstjenester skal samtales etter at den kommersielle avtalen er inngått. Dette for at det skal være en felles forståelse behovet for for eksempel polishbehandling, etc., og at leverandør har kunnskap om forventet aktivitet Vinduspuss Vinduspuss omfatter vask av alle vindusflater, innvendige karmer og rammer. Tilgjengelighet varierer. Nødvendig rengjørings- og hjelpeutstyr skal medbringes Etter vinduspuss skal glasset være rent, uten striper eller skjolder. Vindusrammen og vinduskarmen skal være rengjort, og eventuelle flekker på veggflater som følge av vinduspussen fjernet. Arbeidet bestilles av Oppdragsgiver etter behov. Det ønskes pris oppgitt i kr. pr. m 2 for 1 puss av innvendig fasadeglass og 2- sidig innredning/skilleglass Hovedrengjøring Arbeidet omfatter grundig rengjøring av himling, vegger og fast inventar, herunder lysarmatur/lyskilder. Hovedrengjøring utføres etter behov. Arbeidet bestilles av Oppdragsgiver etter behov Det ønskes pris oppgitt i kr. pr. m 2 gulvflate Skuring og polishbehandling (boning) Arbeidet omfatter normalt fjerning av fastsittende smuss og eventuell gammel vedlikeholdsfilm fra harde og halvharde gulvbelegg, samt påføring av minimum 3 lag gulvpolish, hvorav 1 lag porefyller. Før arbeidet starter avtales type polish med Oppdragsgiver. Del II Kravspesifikasjon renholdstjenester Stjørdal lensmannskontor 2013 Side 7 av 11

8 Arbeidet bestilles av Oppdragsgiver ved behov. Arbeidsomfang kan variere og vil bli nærmere spesifisert i hvert tilfelle. Det ønskes pris oppgitt i kr pr. m 2 gulvflate (strøk som angitt), samt pris pr. m 2 for kun skuring. 3 RENGJØRINGSTEKNISKE LØSNINGER 3.1 GENERELT Rengjørings- og vedlikeholdsmetoder skal velges ut fra overflatetype, overflatens beskaffenhet, smusstype og -mengde. Målet er å velge de metoder som med minst mulig arbeidsbelastning gir avtalt kvalitet uten at overflaten skades. Avvik i forhold til nedforstående skal uansett avtales skriftlig i hvert enkelt tilfelle. 3.2 RENGJØRINGSMASKINER Alle maskiner som drives med nettstrøm skal kunne benyttes på elektrisk kurs med 10 A sikring. Leverandøren har ansvar for at sitt personell holder egne eller Oppdragsgivers (når disse lånes) maskiner i orden og gjør de rene etter bruk. 3.3 UTSTYR Politidistriktet forutsetter at det benyttes moderne rengjøringsutstyr av god kvalitet som ikke skader overflatene de brukes på. Mikrofibersystemer bør benyttes i stor grad. 3.4 METODER Det skal benyttes moderne rengjøringsmetoder i arbeidet. Metoder skal velges slik at de medfører minst mulig belastning for overflater, innemiljø, arbeidsmiljø og ytre miljø, samt minst mulig belastninger for den enkelte bruker. Leverandør bes redegjøre for sine rengjørings- og vedlikeholdsmetoder for å sikre avtalt kvalitet. 4 KVALITETSSIKRING OG RAPPORTTERING 4.1 GENERELT Rengjøringen skal være kvalitetsstyrt med utgangspunkt i kvalitetskrav som beskrevet i NS- INSTA 810 Rengjøringskvalitet Målesystem for vurdering av rengjøringskvalitet. Avvik i forhold til nedforstående skal avtales skriftlig i hvert enkelt tilfelle. Del II Kravspesifikasjon renholdstjenester Stjørdal lensmannskontor 2013 Side 8 av 11

9 4.2 KVALITETSKRAV Vedlegg III/1 viser kvalitetsprofiler for visuell rengjøringskvalitet i henhold til NS-INSTA 810 for regelmessig renhold og tilleggstjenester Regelmessig renhold og tilleggstjenester Visuell kvalitet skal følges opp ved egenkontroll utført av den enkelte renholder. Det er Leverandøren som er ansvarlig for å påse at avtalt kvalitet leveres. Leverandørens arbeids-/renholdsleder skal utføre nødvendige stikkprøvekontroller, slik at renholdet holder den kvalitet som er avtalt. 4.3 RAPPORTERING Etter utløpet av hvert halvår, hvis ikke annet er avtalt, skal det uoppfordret sendes rapport til stedlig oppdragsgiver, som dokumenterer utført stikkprøver og som viser at den leverte tjenesten er utført i henhold til avtale. Ved eventuelle avvik, skal løsning skisseres av Leverandøren og forelegges Oppdragsgiver. Den løsning det blir enighet om, nedtegnes i rapport og signeres av begge parter. 4.4 KOSTNADER TIL KVALITETSOPPFØLGING Kostnader til kvalitetsoppfølging, kvalitetssikring og kvalitetskontroller dekkes av Leverandøren av renholdstjenester. 4.5 OPPDRAGSGIVERS (BRUKERS) ANSVAR Alminnelig god orden forventes, elektriske ledninger kveiles opp og henges opp hvis mulig. Arbeidsplassen bør ryddes minst en gang pr. uke slik at arbeidsbordet kan rengjøres grundig. Servicemedarbeideren skal ikke flytte på papir/permer eller bøker som ligger på pult eller lignende. Vinduskarmer bør holdes frie for personlige gjenstander. Man skal generelt unngå oppsamling av personlige gjenstander utover det som er nødvendig for den personlige trivsel. Den dagen det skal utføres renhold av for eksempel kontor, er det viktig at brukerne rydder slik at renhold kan utføres. Bruker tømmer papir i egne kontorer der ikke annet er avtalt. Hovedrengjøring Arbeidsplassen skal ryddes for alle personlige gjenstander, og bilder skal tas ned fra veggene. Stoler og annet løst inventar skal flyttes ut av kontoret, eller anbringes til utpekt oppsamlingsplass. Arbeidspult, skap og annet tungt inventar skal ikke flyttes. Demontering av møbler skal ikke utføres. Del II Kravspesifikasjon renholdstjenester Stjørdal lensmannskontor 2013 Side 9 av 11

10 Vinduspuss Bruker fjerner blomsterpotter og annet som er plassert på vinduskarmen, og setter dette tilbake etter at arbeidet er utført. Stoler og annet løst inventar som er plassert foran vinduet flyttes. VEDLEGG III/1 KVALITETSPROFIL Kvalitetsprofil Profil A Profil B Profil C Profil D Romtype Labratorier og celler kantine,kjøkken, sanitærerom, Kontor-/landskap, undervisnings- /møterom,kopi, korridor,trapper, resepsjon,overnattingssrom, oppholdsrom, gymsal, arkiv fellesareal, lager, verksted, fjernarkiv Visuell kvalitet Nivå Nivå Nivå Nivå INVENTAR Avfall/løst smuss, støv, flekker Flatesmuss VEGGER Avfall/løst smuss, støv, flekker Flatesmuss GULV Avfall/løst smuss, støv, flekker Flatesmuss HIMLINGER Avfall/løst smuss, støv, flekker Flatesmuss Glans Støv Hovedrenhold *tilleggskrav profil A og B. Ingen (0) forekomster av rester etter kroppsvæsker Del II Kravspesifikasjon renholdstjenester Stjørdal lensmannskontor 2013 Side 10 av 11

11 VEDLEGG III/2 LOKALER OG KVALITETSKRAV Rom kategori Profil Kvalitet Frekvens pr uke Arbeidsrom C 4 Arkiv C 4 Avfallsrom C 4 Bad ved overnattingsrom B 5 Badstue B 5 Bibliotek C 4 Bitrapp C 4 Dataverksted C 4 Dusj B 5 Fjernarkiv D 3 Garderobe B 5 Gymsal C 4 Heis C 4 Hovedtrapp C 4 Kantine B 5 Kontor C 4 Kopi C 4 Korridor C 4 Lab.soner A 5 Lager D 3 Landskap C 4 Mørkerom C 4 Møterom C 4 Opphold m/minikjøkk. C 4 Oppholdsrom C 4 Overnattingsrom C 4 Parolerom C 4 Pikett C 4 Renholdsrom C 4 Resepsjon C 4 Skytebane D 3 Sluse/Verneutstyr B 5 Stabskontor C 4 Teknisk rom C 4 Toalett B 5 Tolkeboks C 4 Trimrom C 4 Tørkerom B 5 Undervisningsrom C 4 Vakt C 4 Vare/pakkerom/mottak C 4 Varetektsceller A 5 Vaskeri B 5 Verksted D 3 Vindfang C 4 Del II Kravspesifikasjon renholdstjenester Stjørdal lensmannskontor 2013 Side 11 av 11