Tilbudskonkurranse rammeavtale spesialskyss Vestfold 2011 Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse
Innhold 1 GENERELLE KRAV TIL UTFØRELSEN... 3 2 LOVER, FORSKRIFTER OG ENKELTVEDTAK... 3 3 KOMMUNIKASJON/VARSLING... 3 4 INFORMASJON OM ORGANISATORISKE ELLER DRIFTMESSIGE OMLEGGINGER... 3 5 PLANLEGGING OG UTFØRELSE AV OPPDRAG... 4 6 SAMKJØRING... 5 7 TILDELING AV TURER (AVROP)... 5 8 BESTILLING AV TURER... 6 9 FORSINKELSER... 6 10 MØTER MED OPPDRAGSGIVER OG REPRESENTANTER FOR OPPDRAGSGIVERS KUNDER... 6 11 KLAGEHÅNDTERING... 7 12 BEREDSKAP... 7 13 KRAV TIL SJÅFØR... 7 14 TAUSHETSERKLÆRING... 9 Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 2 av 9 10.02.2011
1 Generelle krav til utførelsen Transportøren skal utføre tjenestene beskrevet i kontrakten på en fagmessig og aktsom måte som sikrer kvalitet, driftssikkerhet og overholdelse av avtalte krav. Transportøren skal legge vekt på sikkerhetsmessige forhold for å ivareta liv, helse, eiendom og miljø. Transportøren skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som er tilpasset tjenesten. 2 Lover, forskrifter og enkeltvedtak Transportøren skal holde seg informert om og overholde de til enhver tid gjeldende relevante lover, forskrifter og enkeltvedtak, herunder opprettholdelse av nødvendige løyver. Dette innebærer blant annet følgende: Transportøren skal oppfylle alle relevante bestemmelser i lov om yrkestransport med motorvogn og fartøy (yrkestransportlova) med tilhørende forskrifter. Transportøren skal oppfylle alle øvrige krav og pålegg fastsatt av offentlige myndigheter i lov, forskrift, enkeltvedtak eller lignende. Transportøren skal i rett tid innhente og opprettholde de godkjennelser og tillatelser som er nødvendig for utførelsen av de avtalte transportoppgavene. 3 Kommunikasjon/varsling Henvendelser fra oppdragsgiver skal besvares uten ugrunnet opphold. Transportør skal uten ugrunnet opphold varsle oppdragsgiver om forhold transportøren forstår eller bør forstå kan få betydning for oppdragets gjennomføring. 4 Informasjon om organisatoriske eller driftmessige omlegginger Transportøren skal informere oppdragsgiver skriftlig ved vesentlige endringer i transportørens organisasjon eller hvis transportøren planlegger eller gjennomfører driftsmessige omlegginger eller lignende som vil ha innvirkning på gjennomføringen av leveransen i henhold til kontrakten. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 3 av 9 10.02.2011
5 Planlegging og utførelse av oppdrag Skoleskyss er en lovpålagt oppgave som reguleres av opplæringslovens bestemmelser. Skoleskyss omfatter elever både i grunnskolen og videregående skole. De fleste som har rett til skoleskyss, transporteres med rutegående buss. De som ikke kan benytte buss, kan få innvilget transport med drosje/turvogn/minibuss. Årsaken kan være at de ikke har tilbud om busstransport på hele eller deler av strekningen eller det kan være medisinske årsaker til at buss ikke kan benyttes. Kun i de tilfeller der det er påkrevd er dette en dør til dør transport. Transporten av skoleelever med drosje/turvogn/minbuss kalles spesialskyss og det er denne transporten vi gjennom denne anbudskonkurransen ønsker tilbud på. Antall elever som totalt transporteres som spesialskyss er pr. januar 2011 ca. 1115 stk. elever. Vedlegg 3 Rutebeskrivelse viser anslag for hvor mange elever som er innvilget fast spesialskyss (transporteres) i januar 2011 sortert pr. kommune. I tillegg til de oppgitte tall i vedlegg 3 vil det også komme midlertidige transporter som følge av skader og sykdom. Det gjøres spesielt oppmerksom på at oppdragsgiver også vil benytte andre transportører til å utføre spesialskyss (se egen konkurranse om minibuss). Et transportoppdrag vil normalt foregå innen deloppdragsområdet eller starte/slutte med utgangspunkt i deloppdragsområdet. Det kan variere hvor mange transporter den enkelte elev har pr dag/uke. Transportørene det inngås rammeavtale med i denne konkurransen har ingen enerett på transportoppdrag for oppdragsgiver knyttet til spesialskyss. Oppdragsgiver står fritt i å tilpasse uttak i de inngåtte rammeavtaler og kan fritt velge å tildele transportoppdrag til andre transportører som oppdragsgiver har avtale med. Det vises her spesielt til at oppdragsgiver har til hensikt å transportere flere av disse elevene med minibuss basert på fast innleie etter andre avtaler (se egen konkurranse). Omfanget av transporter i kontraktsperioden vil derfor ikke kunne angis av oppdragsgiver på forhånd. Det vil også kunne variere på bakgrunn av endringer i transportbehov, bevilgninger og andre rammevilkår. De oppgitte tall må derfor betraktes som anslag på det totale transportbehovet, og er ikke bindende for oppdragsgiver. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 4 av 9 10.02.2011
Kommuner kan innvilge spesialskyss for elever utover det som er fylkeskommunens/vkt s ansvar og hvor VKT administrerer transporten. Det kan for eksempel være på grunn av farlig skolevei eller til/fra SFO og barnehage. Enkelte kommuner organiserer skyssen av disse elvene på egen hånd og disse elever er ikke inkludert i tallene i vedlegg 6. Oppdragsgiver står fritt i å tilpasse uttak i de inngåtte rammeavtaler som følge av endringer i transportbehovet. 6 Samkjøring Transportør skal samkjøre elever /passasjerer, som er tildelt av oppdragsgiver, så langt det er mulig. Oppdragsgiver kan kontrollere og gi pålegg om endringer i transportopplegget dersom det ikke er optimalt for oppdragsgiver. Oppdragsgiver forutsetter at daglige og midlertidige avvik eller endringer håndteres av transportør (for eksempel bortfall av skyssbehov på grunn av sykdom). I løpet av kontraktsperioden vil det være behov for tilpasninger i forbindelse med endringer i transportbehovet eller i forbindelse med oppdragsgivers kontinuerlige arbeid med å effektivisere transportløsningene med hensyn til samkjøring og økonomi. Justeringer vil kunne medføre at tildelte transportoppdrag tilbakekalles og eventuelt overføres en annen transportør. Slike justeringer gir ikke transportør krav på økonomisk kompensasjon. Transportør og oppdragsgiver må begge tilstrebe en mest mulig effektiv bruk av transportmidlene på hele turen. 7 Tildeling av turer (avrop) Alle tjenester som skal leveres som følge av inngåtte rammeavtaler, skal bestilles av oppdragsgiver gjennom utstedelse av en bestillingsordre. Slike ordrer utstedes fra [dato] til [dato] med forbehold om endringer. Bestillingen skal om mulig gjøres skriftlig pr. faks eller e- post. Oppdragsgiver vil i hvert enkelt tilfelle velge den transportør som gir lavest kostnad for oppdragsgiver. Oppdragsgiver har til hensikt å tildele mest mulig av transportoppdragene knyttet til spesialskyss til transportører med kontrakt om fast innleie av minibuss (se egen konkurranse). Oppdragsgiver har ingen plikt til å benytte transportører med rammeavtale om spesialskyss, men vil velge den økonomisk mest effektive løsningen for oppdragsgiver. Det vises her til tidligere Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 5 av 9 10.02.2011
informasjon om at oppdragsgiver har til hensikt å tildele flest mulig transportoppdrag knyttet til spesialskyss til transportører det tegnes avtale med i egen separat konkurranse om innleie av minibusser på mer faste avtaler (se egen konkurranse). Erfaringsmessig viser det seg at det ikke er mulig å dekke alle transportbehov med minibusser, slik at oppdragsgiver også har behov for å kunne bestille transportoppdrag av transportører det inngås avtaler med i denne rammeavtalen. Oppdragsgiver kan eventuelt benytte en større bil enn det transporten tilsier dersom dette vil gi lavere totalkostnad. Alle bestillingsordrer er underlagt vilkårene i disse kontraktsbestemmelsene. I tilfelle konflikt mellom bestillingsordren og kontraktsbestemmelsene, skal kontraktsbestemmelsenes vilkår gå foran. 8 Bestilling av turer Kundene kan ikke bestille transport direkte fra transportør med mindre dette er spesielt avtalt med oppdragsgiver. Oppdragsgiver har som hovedregel ansvar for å motta og koordinere nye og gamle transportoppdrag. Transportør har når oppdragsgiver angir det ansvar for daglig kommunikasjon og organisering vedr. de transporter som transportøren skal utføre. 9 Forsinkelser Den kundegruppe som hovedsakelig transporteres, er skoleelever, både funksjonsfriske og funksjonshemmede. Dette er oftest faste transporter som skal skje til faste forutsigbare tider. Kravet til å være presis gjelder derfor både kunde og transportør. Ulemper ved forsinkelse skal gjøres minst mulig for kunden. Transportør skal ha et system som sikrer at kunden blir informert ved forsinkelser. 10 Møter med oppdragsgiver og representanter for oppdragsgivers kunder Transportøren er forpliktet til å delta i møter med oppdragsgiver (driftsmøter), skoler og andre representanter for kundene når oppdragsgiver ber om det. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 6 av 9 10.02.2011
Det kan avholdes jevnlige driftsmøter mellom oppdragsgiver og transportør, hvor tema blant annet er opplegg av turer og samkjøring. Oppdragsgiver innkaller og setter opp agenda for slike møter. Referat fra driftsmøter skrives av oppdragsgiver dersom ikke noe annet avtales spesielt. 11 Klagehåndtering Henvendelser/klager fra kunder direkte til sjåføren, og som kan løses på stedet, rettes umiddelbart opp av transportør. Saker som løses på denne måten trenger ikke å bli videreformidlet til oppdragsgiver, så lenge den ikke får konsekvenser for utførelse av resten av transportoppdraget. Alle øvrige klager plikter transportøren å besvare. Oppdragsgiver skal orienteres i forbindelse med klagene og tilsendes kopi av alle dokumenter, herunder sms og e-post, ved klagebehandlingen. Klager som gjelder forhold som oppdragsgiver har ansvar for, besvares av oppdragsgiver. 12 Beredskap Transportør må ha nødvendig beredskap slik at feil og mangler ved utførelse av transportoppdrag kan rettes opp med minst mulig ulempe for kunden. 13 Krav til sjåfør Kjøreseddel Samtlige sjåfører skal ha gyldig kjøreseddel som beskrives i Lov om yrkestransport med motorvogn og fartøy (yrkestransportlova 7a). Kjøringens karakter Sjåføren skal ta hensyn til at det utføres persontransport og utøver kjørestil deretter. Ved gjentatte berettigede klager på en sjåfør kan oppdragsgiver kreve sjåføren utelukket fra oppdragsgivers kjøring. Sjåførens fremtreden Sjåføren skal beherske norsk språk. Sjåføren skal yte ekstraservice til elever med spesielle behov. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 7 av 9 10.02.2011
Informasjon ved bomtur Sjåføren plikter å informere sin sentral (eller tilsvarende) når det foreligger bomtur slik at dette blir tatt hensyn til ved fakturering. Dyr i kjøretøyet Av hensyn til allergikere og astmatikere er det ønskelig at transport av hund og katt i vognene begrenses, unntak er førerhunder. Andre passasjerer I operativ jobb har sjåføren ikke adgang til å ta med i kjøretøyet andre personer enn de som turen er bestilt for. Unntatt ved opplæring av nye sjåfører. Bistand ved hentested Dersom kunden ikke har ledsager til transporten, er det sjåførens ansvar å motta, transportere og sette av brukeren på ankomststedet på en sikker måte. Skal kunden møte/treffe en annen person/ ledsager, er det sjåførens ansvar å sørge for at dette skjer på en for kunden tilfredsstillende måte. Uniform og legitimasjon Sjåfør skal ha uniform eller arbeidsantrekk som skal være ordnet, helt og rent. Sjåfør skal kunne legitimere seg og kunne bekrefte at han utfører oppdrag etter avtale med oppdragsgiver. Skade på passasjeren og/eller dennes utstyr Transportører er erstatningsansvarlig for skade på passasjerer og deres utstyr ved av- og påstigning og under transport i bilene, i den utstrekning dette følger av alminnelige erstatningsregler, herunder bilansvarsloven. Kontroll av sikkerhetsutstyr Sjåfør er ansvarlig for at alt sikkerhetsutstyr som bl.a. heis, ramper, remmer, bilbelter, barneseter etc. til enhver tid er i forskriftsmessig stand. Førstehjelpskurs Sjåfør skal ha gjennomgått førsthjelpskurs. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 8 av 9 10.02.2011
14 Taushetserklæring Alle mannskaper og andre involverte i spesialskyssordningen har taushetsplikt og skal underskrive taushetserklæring. Brudd på taushetsplikt er straffbart, og kan medføre ansvar for den skade som brudd på taushetsplikten måtte ha påført vedkommende og dennes familie/pårørende. Taushetsplikt gjelder også etter avsluttet ansettelsesforhold. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 9 av 9 10.02.2011