Dato: 3. februar 2014 KFVANN 5/14 Styret for Bergen Vann KF Kontrakt entreprenørtjenester JOTA BV-5404-200414651-94 Hva saken gjelder: Saken gjelder inngåelse av avtale om kjøp av entreprenørtjenester. Det tas sikte på å inngå avtaler om kjøp av entreprenørtjenester på to områder. - Reparasjon av brudd på kommunale ledninger. - Andre type entreprenørtjenester (transport med lastebil, mindre gravejobber, istandsetting av private hager etc). Reparasjon av brudd på kommunale ledninger er en kontrakt som tildeles Bydrift Bergen AS. Verdien på kontrakten er avhengig av bruddfrekvensen. For 2013 var verdien på kr 19 mill. Kontraktsperioden er satt frem til 1.januar 2016. Dersom Bydrift blir solgt eller på annen måte avhendet i kontraktsperioden vil BV forbeholde seg retten til forhandle kontrakten på nytt. For entreprenørtjenester som ikke knytter seg opp til brudd på kommunale ledninger er det utlyst og gjennomført en konkurranse. Det var åtte firma som gav inn tilbud og forhandlinger ble gjennomført med fem av disse. BV vil foreslå at det gjennomføres kontraktsforhandlinger med sikte på å inngå en rammeavtale med tre av tilbyderne. Kontraktsperioden er frem til 1.januar 2016. Forslag til vedtak: 1. Styret vedtar å inngå avtale med Bydrift Bergen AS om kjøp av entreprenørtjenester ved brudd på kommunale ledninger for perioden frem til 1.januar 2016. 2. Administrasjonen gis fullmakt til å inngå en rammeavtale for kjøp av entreprenørtjenester for perioden frem til 1.januar 2016. 1
Jarl-Helmer Svanberg direktør 2
Saksutredning: Saken gjelder valg av leverandører til Bergen Vann KF. Konkurransen har vært utlyst på DOFFIN. Konkurranseform og utlysning Ved fristens utløp 27.12 kl. 12:00 forelå det tilbud fra 8 leverandører. Følgende leverandører leverte tilbud: Tilbydere 1 B.J.Berge maskin AS 2 Mjøs maskin AS 3 Aasen maskin AS 4 Løvås maskin AS 5 Bydrift Bergen AS 6 Vestafjells AS 7 Gravdal AS 8 Vatle maskin AS Kvalifisering Kvalifikasjonskrav ble kontrollert ved åpning hos BV og alle leverandørene ble godkjent, se Tabell 1 under. Lovpålagte og andre krav Lovpålagte og andre krav A Skatteattest skatt B Skatteattest mva C - Firmaattest D Øvrige krav Firma A B C D Godkjent B.J.Berge maskin AS ok ok ok ok JA Mjøs maskin AS ok ok ok ok JA Aasen maskin AS ok ok ok ok JA Løvås maskin AS ok ok ok ok JA Bydrift Bergen AS ok ok ok ok JA Vestafjells AS ok ok ok ok JA Gravdal AS ok ok ok ok JA Vatle maskin AS ok ok ok ok JA Tabell 1: Vurdering av kvalifikasjonskrav Med bakgrunn i inngitte tilbud ble det foretatt forhandlinger med følgende 5 firma: Aasen, Løvås, Mjøs, Bydrift og BJB. Forhandlinger ble gjennomført med leverandørene i uke 4. Det ble forhandlet på alle sider av tilbudene. Tilbyderne fikk frist til den 24.01. kl 12:00 med å komme med tilleggsopplysninger og evt revidere sitt tilbud. 3
Tilbyderne skulle levere en del tilleggsopplysninger som alle ble levert innen fristen. VURDERING AV TILBUD Som hovedtildelingskriterium for valg av leverandør har oppdragsgiver valgt: Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver. Følgende underkriterier og vekting ble angitt i konkurransegrunnlaget: Tildelingskriterier Vekting i prosent Pris 60 Kvalitet 40 Tabell 2: Tildelingskriterier angitt i konkurransegrunnlaget Vekt av poengene Firma Pris 60 % Kvalitet 40 % Sum BJB 6 2,4 8,4 Mjøs 4,8 2,8 7,6 Aasen 4,8 3,8 8,6 Løvås 4,5 3,4 7,9 Bydrift 2,6 3,9 6,5 Under Pris er det tatt hensyn til følgende: Det er total pris med bakgrunn i postene (under) som er lagt til grunn. Laveste totalpris er gitt 10 poeng pr vurderingstema. De øvrige er gitt poeng lineært i forhold til laveste pris. Poengsum for pris er gitt 60 % vekt i sammendraget. Grunnlaget for beregningen av prisen var som følger: 4
Under Kvalitet er det lagt vekt på den tilbudte maskinparken med tilhørende utstyr med egenvekt på 5 %, kompetanse på tilbudt personell med egenvekt på 15 %, erfaring fra området med egenvekt på 15 % og referanser med egenvekt på 5 %. Total poengsum for kvalitet er gitt 40 % vekt i sammendraget. Beste poengsum er 10 poeng for hver av de fire enkeltelementene. Ved å oppfylle kravene gis max score, det er derfor flere som kan få samme poengsum under denne vurderingen. De beste er gitt 10 poeng pr vurderingstema. Fordelingen fremgår av tabell under. Maskinparken med tilhørende utstyr er vurdert med bakgrunn i det som fremkommer i konkurransegrunnlaget. Det er det tilgjengelige utstyret p.t. som er vurdert. Å eie eget utstyr er vektlagt høyere enn der en tar sikte på å leie inn utstyr. Under kompetanse på tilbudt personell så er det vektlagt formell kompetanse slik som fagbrev og ADK sertifikater, men også lang erfaring med denne type arbeid er vektlagt. Erfaring fra arbeid med å grave dype grøfter, fjerning og etablering av kummer og hydranter er vektlagt under denne posten. 5
Referanser er kontaktet. Det er særlig spurt om tilbakemeldinger knyttet opp mot kostnadseffektivitet og opptreden i kontraktfasen. Grunnlaget for valg av samarbeidspartnere er presentert i tabellen. Maksimal poengsum på hvert område er 10 poeng. Oppnådd poengsum for hvert av områdene er vektet som beskrevet over (pris 60 % og kvalitet med 40 %) og grunnlag for valg av tilbyder fremkommer når de vektede poeng blir summert. Konklusjon Firma Poeng Aasen 8,6 BJB 8,4 Løvås 7,9 Mjøs 7,6 Bydrift 6,5 På denne bakgrunn foreslås det at det inngås en rammeavtale med Aasen maskin AS, B.J.Berge maskin AS og Løvås maskin AS. 6