INSTRUKS FOR KONKURRANSEUTSETTING HOS BIR AS OG DATTERSELSKAP AV BIR AS SOM MED ENERETT UTFØRER LOVPÅLAGTE OPPGAVER 1. INSTRUKSEN GJELDER FOR Denne instruks for konkurranseutsetting gjelder for alle anskaffelser som foretas av BIR AS og datterselskap av BIR AS som med enerett utfører lovpålagte oppgaver, og som av denne grunn ikke konkurrerer i det frie markedet. Instruksen gjelder dermed for BIR AS, BIR Privat AS, BIR Transport AS, BIR Avfallsenergi AS og BossNett AS, samt disses rettsetterfølgere. 2. FORMÅL Formålet med denne instruksen er å sikre høy forretningsetisk standard i saksbehandlingen av konkurranser/anskaffelsesprosesser og at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandørene. Instruksen skal videre sikre at det til enhver tid gjeldende regelverk blir etterfulgt i konkurranser/anskaffelsesprosesser. Konkurranseutsetting og anskaffelsesprosesser i BIR AS og nevnte datterselskaper skal ivareta hensynet til forutsigbarhet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Utvelgelse av kvalifiserte tilbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Instruksen beskriver også BIR AS og nevnte datterselskaper sin håndtering av konkurranser/anskaffelsesprosesser hvor ett eller flere av selskapene i BIR konsernet kan være en av tilbyderne. 3. KONKURRANSER HVOR DET IKKE ER POTENSIELLE KONSERNINTERNE LEVERANDØRER GJENNOMFØRING AV EN KONKURRANSE Innkjøpskonkurranser kan enten gjennomføres av virksomheten eller av konsernets innkjøpssjef (heretter benevnt som Innkjøpsansvarlig). Selv om virksomheten gjennomfører den aktuelle konkurransen kan konkurransegrunnlaget med vedlegg og øvrige dokument tiltenkt brukt under den aktuelle konkurranse forelegges Innkjøpsansvarlig for kvalitetssikring av det innkjøpsfaglige under den aktuelle konkurransen før utlysning. Hvis Innkjøpsansvarlig Instruks vedtatt i styremøte hos BIR AS 23. februar 2012 Side 1 av 5
gjennomfører innkjøpet for virksomheten, skal virksomheten beskrive hva som skal innkjøpes og legge til rette for at Innkjøpsansvarlig kan gjennomføre prosessen på en hensiktsmessig måte. I konkurranser/anskaffelsesprosesser hvor verdien av det som skal anskaffes under den aktuelle konkurranse overstiger en total verdi på NOK 100 000 eks. merverdiavgift skal Innkjøpsansvarlig benyttes til kvalitetssikring av det innkjøpsfaglige under den aktuelle konkurransen. Anskaffelsens verdi under den aktuelle konkurransen skal beregnes etter de til enhver tid gjeldende regler for beregning av verdi på anskaffelser etter regelverket for offentlige anskaffelser Dersom Innkjøpsansvarlig blir benyttet under den aktuelle konkurransen skal daglig leder i Innkjøpsselskapet utstede skriftlig mandat til Innkjøpsansvarlig for den enkelte. Mandatet skal skriftlig bekreftes av Innkjøpsansvarlig. Alternativt kan Innkjøpsansvarlig utstede engasjementsbrev som skriftlig aksepteres av daglig leder i Innkjøpsselskapet. Mandat/engasjementsbrev skal inneholde; En beskrivelse av hva som skal anskaffes, herunder evt. krav til kvalitet og kvantitet Beskrivelsen av de arbeidsoppgaver som skal utføres av Innkjøpsansvarlig Beskrivelse av hvorledes Innkjøpsansvarlig skal rapportere om gjennomføringen av Fullmakter som gis til Innkjøpsansvarlig i forbindelse med den aktuelle AVSLUTNING AV EN KONKURRANSE Daglig leder eller den som daglig leder har gitt fullmakt skal evaluere innkomne tilbud og velge leverandør. Dersom Innkjøpsansvarlig er benyttet under den aktuelle konkurranse skal Innkjøpsansvarlig evaluere innkomne tilbud og inngi innstilling om tildeling av kontrakt(er) under den aktuelle konkurransen til daglig leder i Innkjøpsselskapet. Daglig leder i Innkjøpsselskapet har selv om Innkjøpsansvarlig er benyttet ansvaret for endelig evaluering av innkomne tilbud, og skal velge leverandør. Etter at valg av leverandør er foretatt og klagefristen har utløpt, anbefales en debrifing for tilbydere. Eventuell debrifing skal utføres av daglig leder i Innkjøpsselskapet, alternativt av Innkjøpsansvarlig dersom denne er benyttet under den aktuelle konkurranse. OPPFØLGING AV ANSKAFFELSEN - KONTRAKTSANSVAR Instruks vedtatt i styremøte hos BIR AS 23. februar 2012 Side 2 av 5
Daglig leder i Innkjøpsselskapet signerer kontrakt på vegne av Innkjøpsselskapet såfremt ikke annet er bestemt. Daglig leder i Innkjøpsselskapet har ansvar for oppfølging av kontrakten i dens løpetid. Daglig leder i Innkjøpsselskapet kan delegere kontraktsansvaret til en kontraktsansvarlig i Innkjøpsselskapet eller annen kontraktsansvarlig i et annet selskap i BIR konsernet. 4. KONKURRANSER HVOR DET ER POTENSIELLE KONSERNINTERNE LEVERANDØRER GJENNOMFØRING AV EN KONKURRANSE I konkurranser hvor det kan være potensiell(e) leverandør(er) i BIR konsernet skal det benyttes konsernekstern konsulent (heretter benevnt som Konsulenten) til forberedelse og gjennomføring av konkurransen. Disse kan ikke på noen måte delta i utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget eller gjennomføringen av konkurransen forøvrig: Potensiell(e) leverandør(er) i BIR konsernet Ansatte i potensielle leverandørvirksomheter i BIR konsernet Ansatte i BIR konsernet som har verv eller utfører tjenester for potensielle leverandører Alle potensielle leverandører skal behandles likt. Potensiell(e) leverandør(er) i BIR konsernet og andre eksterne leverandører skal: Motta likelydende tilbudsdokumenter med identiske krav Motta informasjon samtidig Motta, og måtte forholde seg til, identiske tidsfrister Dersom det kan være potensiell(e) leverandør(er) i BIR konsernet, skal dette opplyses om i konkurransegrunnlaget. Daglig leder i Innkjøpsselskapet skal utstede skriftlig mandat til Konsulenten for den enkelte konkurranse/anskaffelsesprosess. Mandatet skal skriftlig bekreftes av Konsulenten. Alternativt kan Konsulenten utstede engasjementsbrev som skriftlig aksepteres av daglig leder i Innkjøpsselskapet. Mandat/engasjementsbrev til/fra Konsulenten skal inneholde; En beskrivelse av hva som skal anskaffes, herunder evt. krav til kvalitet og kvantitet Instruks vedtatt i styremøte hos BIR AS 23. februar 2012 Side 3 av 5
Beskrivelse av de kvalifikasjonskriterier, tildelingskriterier og den anskaffelsesprosedyre som foretrekkes av Innkjøpsselskapet Beskrivelsen av de arbeidsoppgaver som skal utføres av Konsulenten Beskrivelse av hvorledes Konsulenten skal rapportere om gjennomføringen av Fullmakter som gis til Konsulenten i forbindelse med Beskrivelse av ansvarsforholdet mellom Innkjøpsselskapet og Konsulenten AVSLUTNING AV EN KONKURRANSE Konsulenten skal evaluere innkomne tilbud og gi inngi innstilling om tildeling av kontrakt(er) under den aktuelle konkurransen til daglig leder i Innkjøpsselskapet. Daglig leder i Innkjøpsselskapet inngir deretter innstilling til Innkjøpsnemnd i Innkjøpsselskapet. Innkjøpsnemnden skal bestå av Innkjøpsselskapets styremedlemmer som ikke har ansettelse i BIR AS eller dets datterselskap. Innkjøpsnemnden settes alternativt som settenemnd med minst to styremedlemmer fra andre selskaper i BIR enn Innkjøpsselskapet, dersom det ikke er minst to styremedlemmer i Innkjøpsselskapet som ikke har ansettelse i BIR AS eller dets datterselskap. Medlemmer til slik sette Innkjøpsnemd skal ikke ha ansettelse i BIR AS eller noen av dets datterselskap og skal kun velges fra styrer i selskaper i BIR som utfører lovpålagte oppgaver. Daglig leder i Innkjøpsselskapet utpeker medlemmer til settenemnden. Innkjøpsnemnden i Innkjøpsselskapet har ansvaret for endelig evaluering av innkomne tilbud, og skal velge leverandør. Innkjøpsnemnden kan engasjere ny konsernekstern konsulent til re-evaluering av tilbudene og til å innstille til valg av leverandør dersom nemnden finner det påkrevd. Innkjøpsnemnden skal sikre at eventuelle konsulenter som benyttes til re-evaluering/ re-innstilling ikke har vært engasjert i den aktuelle konkurransen av tilbydere eller potensielle eller faktiske tilbydervirksomheter i BIR konsernet. Etter at valg av leverandør er foretatt og klagefristen har utløpt, anbefales en debrifing for tilbydere. Eventuell debrifing skal utføres av Konsulenten på vegne av Innkjøpsselskapet. OPPFØLGING AV ANSKAFFELSEN - KONTRAKTSANSVAR Instruks vedtatt i styremøte hos BIR AS 23. februar 2012 Side 4 av 5
Daglig leder i Innkjøpsselskapet skal etter at endelig beslutning om kontraktstildeling fra Innkjøpsnemnden foreligger, signere kontrakt på vegne av Innkjøpsselskapet såfremt ikke annet er bestemt. Daglig leder i Innkjøpsselskapet har ansvar for oppfølging av kontrakten i dens løpetid. Daglig leder i Innkjøpsselskapet kan delegere kontraktsansvaret til en kontraktsansvarlig i Innkjøpsselskapet eller annen kontraktsansvarlig i et annet selskap i BIR konsernet. Styret i Innkjøpsselskapet har uansett ansvar for at det føres nødvendig tilsyn, kontroll og oppfølging av kontrakter som inngås, enten det er med virksomheter i BIR konsernet eller andre eksterne leverandører. Ved kontrakt med konserninterne leverandører kan styret pålegge at kontroll utføres årlig av BIR AS sin revisor. Tilsyn, kontroll og oppfølging skal skje på samme måte uavhengig av hvilken leverandør som er valgt. Instruks vedtatt i styremøte hos BIR AS 23. februar 2012 Side 5 av 5