1 Nasjonal vs lokal informasjon - NFR arbeidsgruppens erfaringer og arbeid EURAXESS 28. januar 2009, Oslo Kathrine Vangen Prosjektleder/rådgiver NTNU
2 Dagens situasjon NIFU Step anslår at 10-15% av forskerne i Norge et utenlandske Hvor stor er mobiliteten til og fra Norge (2007- dbh):4300 Lite målretter informasjon til gruppen, på nasjonalt nivå Nasjonale etater har variable tilbud på engelsk Informasjonen er vanskelig å finne og ikke alltid oppdatert Motstridende informasjon og en del informasjon finnes ikke Uklare ansvarsforhold mellom og innad i offentlige etater Stor variasjon på innhold og tilgjengelighet for gruppen utenlandske forskere på lokalt nivå. inkludert informasjon på engelsk
3 Hvorfor gjør vi dette - Hvorfor lage en sentral web portal for forskermobilitet m.m. Norge og vi som rep for institusjonene ønsker større internasjonal mobilitet. Vi vil fremstå som seriøse aktører. Vi ønsker bedre mottak og bedre service til de som vurdere å komme og til de som kommer. Gjennom profesjonell informasjon og effektiv arbeidsdeling kan vi oppnå dette lettere, enn når alle sitter hver for seg med få ressurser å gjøre jobben. 90% av vitenskaplig ansatte forventer å finne den informasjon de trenger på nettet, alt under det skuffer de.
4 Arbeidsgruppen - mandat Arbeidsgruppens mandat er å utvikle et informasjonskonsept for internasjonalt mobile forskere og for alle aktører som yter assistanse til denne forbindelsen. Dette innebærer å: vurdere et effektivt grensesnitt mellom nasjonal og lokal informasjon beskrive roller og ansvar til de ulike aktørene foreslå et system for kvalitetssikring av informasjonen.
5 Hvem er vi Gruppens medlemmer NFR Elin Kollerud; Euraxess koordinator NFR, kommunikasjonsrådgiver UiO Suzanne-Ann Stämpfli, prosjektansvarlig, Personalavdelingen UiB Signe Knappskog, Prosjektansvarlig Personalavdelingen, NTNU Kathrine Vangen, Prosjektansvarlig Internasjonal seksjon, Inviterte ressurser: Innspill fra etater, og interne ressurser, samt dere. NFR eier prosjektet og skal lage produktene.
6 Informasjon som jobb Innhold: Klart definert hovedmålgruppe. Det som brukerne etterspør skal presenteres. Det er ikke hva vi ønsker å informere om som står sentral. Tema: Skal ta med det de MÅ vite og det de ØNSKER å vite. Form: Det produktet/budskapet vi ønsker å selge skal presenteres først så kommer det andre etter. Kort og konsist språk, ikke lange utredninger, men lenker til rett sted. Sett opp FAQ, punkter, sjekklister Kvalitet og informasjon God informasjon fra dag en forutsetning for bruk Regelmessig gjennomgang av sidene Bruk analyseverktøy som tracker bruk av sidene, rediger om nødvendig.
7 Utdypning av mandat Målgruppe - Forskeren selv - innkommende - Vertskapsaktøren - Administrativt personale/eksterne aktører - Utreisende forskere Innhold Se forrige foil, samt eksempler som kommer Roller og ansvar I nettverket I universitets- og høyskolesektoren Nasjonale og lokale myndigheter Kvalitet og effektivitet Roller og ansvar fordeler oppgaver, også oppdateringsoppgaver Relevanssjekk etc. Dialog mellom brukere om arbeidsdeling Gir samarbeidspartnere input og informasjon om gruppen som bare vi har
8 Brukerstøttemodell Fordeling av henvendelser til mottaksfunksjon 90% web 10% Direkte kontakt 5% Saks behandling 1% Endring praksis KD/UDI m.m.
9 Brukerstøtte help desk - servicekontor Målet er at flest mulig får den informasjon de skal ha så rask og riktig som mulig. Dette frigir ressurser til å bistå den enkelte i de virkelige vanskelige situasjonen og i der hvor det ikke er så rett frem prosedyrer. Skaper også tid for det personlige møtet Vi lærer også mer og mer om hva som virker, og hva som må forbedres.
10 Hva er planlagt leveranse Web portal sommeren 2009 FAQ Hjelpeverktøy/prosessbeskrivelser og lister Håndbok 2010 Intranett/nettverk Stort behov for bistand og input fra alle aktører Problemnotat hvor er utfordringene for målgruppen og hva kan gjøres for å løse dem.
11 Hva og hvordan gjør vi det Hva er gjort Utformet mandat, Sett etter Best practice - Estland Lokale sider hva er likt, hva er forskjellig Påbegynt et web kart (kravspesifikasjon) Gjennomført møter med UDI, planlegger møter med Skatt og NAV Dele erfaringer
12 NFR portal www.rcn.no/euraxess
13
14 ESTONIA et godt eksempel
15 Estonia arbeid og opphold http://www.smartestonia.ee/public/files/guide_2007_final.pdf
16 Hvilke områder er det ønskelig med informasjon på matrise NTNU
17 Eksempel UiO
18 Kriterier for plassering Nasjonalt (myndigheter) Sentralt (NFR) Lokalt (Institusjonsnivå) Lokal web mer og mer lokal, ettersom sentral og nasjonalt nivå blir bedre og mer utfyllende. EU har krav til bruk av Euraxess logo og oppbygging av sider (se eksempler). Hva som skal ligge lokalt er helt frivillig og avgjøres av lokal struktur, Intranett, engelsk web m.m. Gruppen ønsker å vektlegge; gjenkjennelse av sidene mellom nivåer at viktig informasjon ligger ett sted. klargjøre ansvar for informasjonen på de ulike stedene og mellom nivåene
19 Gevinster Får god informasjon ut til alle med mindre ressursbruk Informasjonen blir oppdatert av eksperter, når endring oppstår Innspill fra brukerne gir grunnlag for redigering og forbedring Kompetanse og oversikt over hvilke områder som er viktige/ vanskelige på både lokalt og nasjonalt nivå. Grunnlag for tiltak. Nettverket blir samarbeidspartnere med viktige myndigheter Nettverket blir en synlig aktør med kompetanse om brukergruppen Stor mulighet for å dele informasjon og kompetanse nettverket imellom
20 Hva kan dere bidra med Delta i nettverket Gi konkrete innspill til informasjon på portalen Bruke deres egne erfaringer til å forbedre innhold og fokus Sørge for at flest mulig bruker informasjonen Dele gode ideer og konsepter