Referat fra møte i KOSTRA-arbeidsgruppe for kirkelig sektor 12.02.01

bel, 15.02.01 Til stede: Betty Haga, Kirkens arbeidsgiverorganisasjon (KA), Jørn Hagen og Ole Bernt Langset Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet (KUF), Arild Mellesdal, Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD), Hans Jørgen Paulsen, Drammen kirkelige fellesråd (rep. KS), Per Tanggaard, Kirkerådet, Ole Gunnar Winsnes, Stiftelsen Norsk Kirkeforskning (KIFO), Paal Sand, Oddveig Elise Hallingstad, Kari Kraakenes og Benedicte Lie fra Statistisk sentralbyrå (SSB) Ikke til stede: Trygve Natvig, Norsk Kommuneforbund og Svein Thore Jensen, Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) Kopi til: Elisabetta Vassenden, Terje Risberg, Helge Næsheim og Torild Fløysvik Referat fra møte i KOSTRA-arbeidsgruppe for kirkelig sektor 12.02.01 Sak 1. Godkjenning av dagsorden og referat Dokumentasjon: Referat fra møte 31.05.2000 og utsendt møteinnkalling med saksdokumenter datert 5. februar 2001. Dagsorden og referat ble godkjent Sak 2. KOSTRA kontoplan for regnskapsåret 2001 for Kirkelige Fellesråd Kommunene har fått ny KOSTRA-kontoplan. Det er derfor et ønske at også fellesrådene skal føre etter en funksjons- og artskontoplan som er tilpasset KOSTRA. Den nye kontoplanen for fellesrådene blir ikke obligatorisk før i 2003. Den nye kontoplanen er mer detaljert. Sak 2.1 Forskrifter Eksisterende forskrifter er fem år gamle. KUF ønsker en gjennomgang av forskriftene med KA og eventuelle andre. KA benyttet anledningen til å fremme ønske om en kortfattet forskrift med henvisning til de kommunale forskriftene, ev. at en plukker ut det som er mest nyttig, ettersom de kommunale forskriftene er vanskelige og dårlig tilgjengelige. KUF understreket imidlertid at de nye forskriftene for kommunene er mye mer tilgjengelige og har blitt forenklet betydelig. Forskrifter er tilgjengelig på Lovdata sine Internettsider; http://www.lovdata.no. SSB påpekte at det kunne være ønskelig at forskriftene og mer info gjøres tilgjengelige også på KUF sine Internettsider. Sak 2.2 Teknisk tilrettelegging Haga stilte spørsmål om fellesrådene ville få tilbud om å benytte mer av KOSTRAsystemet i forbindelse med overgang til ny kontoplan. Det ble presisert at de som ville

være med i pilotprosjektet kan benytte kommunenes tekniske løsninger dersom de fikk laget en avtale med kommunen. Det var en forutsetning for å få delta i pilotprosjektet 2000 at fellesrådene fikk til en avtale med kommunen om å benytte samme tekniske opplegg. Tanggard lurte på om omleggingen ville skape problemer med hensyn til tidsserier. Hallingstad understreket at detaljeringsnivået er større, og at det ikke er noe problem å konvertere slik at tallene blir sammenliknbare. Fellesrådene har i sine regnskaper ført detaljert, men det har frem til nå ikke vært krav om å rapportere på samme detaljnivået. Paulsen fremholdt at fellesrådene manglet det tekniske opplegget for å kunne rapportere etter ny kontoplan. Det er behov for å orientere seg i markedet. De mest benyttede systemene blir levert av Trolldata og Duplodata. KA ble bedt om å undersøke og lage en oversikt over leverandører. Det kan være aktuelt å ha et møte med leverandørene for å ta et initiativ til å lette omleggingen. Paulsen mente at det ikke er stor interesse for dette hos leverandørene fordi systemene er relativt små. Hagen pekte på at regnskapssystemet måtte være på plass til 2003. Ved forrige omlegging ble det ikke initiert tilrettelegging av programmer. Ifølge Paulsen opplevde fellesrådene omleggingen som tung. Fellesrådene mangler generelt gode systemer for regnskap og lønn. KA lagde et regnskapsprogram med lokal drahjelp. Tanggaard pekte på at det forekom mye improvisasjon for å finne løsninger. Dokumentasjon: Rundskriv til Kirkelige fellesråd/menighetsrådene fra KUF datert 03.02.01. KA setter opp en oversikt over aktuelle leverandører som grunnlag for infomøte om ny kontoplan og behov for nye datasystemer. Ansvarlig: KA Tidsfrist: Til neste møte Sak 3. Pilotprosjektet for Fellesrådene Pilotforsøket for fellesrådene har som mål å prøve ut både rapporteringsgangen, utarbeiding av nøkkeltall samt tilbakeføring av nøkkeltall. Forutsetningen for forsøket er at man bruker KOSTRA-opplegget i kommunene for rapportering av regnskapsdata fra fellesrådene. Fellesråd som legger om til KOSTRA-regnskap fra og med år 1999 eller 2000, er invitert til å delta i pilot-forsøket. SSB har sett på tallene fra 1999, som en slags "pre-pilot" for å få en idé om hvordan det er å arbeide med tallene, noen erfaringer fra sammenstillingene, og for å få en begynnende diskusjon omkring tallene. Saken ble foreslått diskutert i tre hovedpunkter: Nøkkeltall for regnskap 1999, nøkkeltall for tjenesteindikatorer 1999, og pilotprosjektet for 2000. Sak 3.1 Nøkkeltall for regnskap 1999 Paal Sand redegjorde for hovedpunktene i de utsendte notatene.

Den første gruppen med nøkkeltall, "Sentrale regnskapsbegreper i prosent av driftsinntekter", sier noe om hvordan det står til rent finansielt i fellesrådene. Haga stilte spørsmål om hvorvidt bruk av fond var tatt med. På svar at kun ordinær drift er tatt med, understreket Haga at inntekter fra fond benyttes for å få driften til å gå i balanse. (Dersom bruk av fond finansierer drift, f.eks lønn, vil utgiften til lønn inngå i resultatbegrepet fordi lønn er en del av ordinær drift, men det vil ikke fremkomme i resultatbegrepet at lønnen er finansiert ved bruk av fond.) Tatt i betraktning kommunenes dårlige økonomi, viser nøkkeltallene at den finansielle situasjonen for fellesrådene generelt er bedre enn for kommunene, men det er betydelige ulikheter mellom de elleve fellesrådene. I netto driftsresultat er netto renter og netto avdrag tatt med, men ikke avskrivninger. I begrepet driftsresultat er derimot avskrivninger, men ikke renter og avdrag med. Det sistnevnte begrepet er derfor mest relevant når en sammenlikner med bedrifter. Det ble understreket at det foreløpig ikke er presise nok regler for avskrivninger. KA har laget en veiledning, men mener det er behov for presisering i forskrifter. SSB pekte på at dette er et problem også i kommunesektoren, men at det er satt opp standarder for avskrivninger. KUF fremholdt at netto drifts resultat er mest pålitelig. Haga understreket at noen vil ikke ha mye avskrivninger, mens andre vil ha mye i perioder, avhengig av størrelsen på investeringen og avskrivningsperioden. Det vil bli store hopp i forhold til avskrivninger. Når det gjelder "Nøkkeltall for brutto driftsinntekter, brutto-, netto- og korrigerte driftsutgifter" viser tallene i "Nøkkeltall 1" kostnader og inntekter beregnet per innbygger/ medlem av Den norske kirke (Dnk). Kroner per innbygger kan sammenliknes med hva kommunen bruker på andre områder. I tillegg er driftsutgiftene fordelt på fellesrådenes fire formål, administrasjon, kirker, kirkegårder og annen kirkelig virksomhet. De minste fellesrådene har størst utgifter per innbygger. Ett element, som ble understreket fra arbeidsgruppen, er at det er store regionale variasjoner både mellom fellesrådene, men kanskje særlig når aktiviteten i menghetsrådene tas med. Gaver og ofringer som fellesrådet har fått, er med i tallene, men ikke det som kommer inn på menighetsnivå. Det er store variasjoner i menighetsbidrag. Dette kan sees tydelig i eksemplet med Fitjar, der menighetsråd og fellesråd er slått sammen til en felles enhet. Bildet for Fitjar blir da noe annerledes enn for de øvrige. Ved bare å se på fellesråd får en ikke frem den samlede aktiviteten i kirken, og dette gjelder spesielt den frivillige innsatsen som i hovedsak utøves i menighetene. Sand viste til at vi i arbeidet med den kirkelige statistikken har valgt å gå skrittvis fram ved i første omgang å ta for oss fellesrådene. For øvrig utgjør gaver og ofringer i Fitjar i underkant av 4% av de samlede inntektene til fellesrådet. I forlengelse av denne drøftingen ble det opplyst om at SSB har fått i oppdrag fra KUF å samle inn regnskapstall også for menighetsrådene, 200 stk i 1999, og for alle for regnskapsåret 2000. KUF understreket behovet for totale økonomidata. Det er viktig at fellesråd kan sammenlignes med hverandre. Det må klargjøres i hvilke tilfeller fellesråd

også er menighetsråd. Det ble stilt spørsmål om kanskje gaver og ofringer burde holdes utenfor. Paulsen rettet oppmerksomhet mot hva fellesrådene fører under formål 4. Enkelte fellesråd, som f.eks. Drammen, bruker dette formålet som regnskapsføring for menighetsrådet(ene) i kommunen. Ved sammenligning med andre fellesråd må denne delen av regnskapet tas ut. I noen av fellesrådsregnskapene oppdaget SSB noen åpenbare feilføringer på artsnivå. I "pre-piloten" har SSB derfor flyttet fire posteringer. Det er viktig at de som fører regnskap i fellesrådene får ordentlig opplæring. Kostnader til lønn og varer og tjenester utgjør i gjennomsnitt 92%. I Rakkestad var hovedtyngden av lønnsutgifter ført på formål 1, og dette forklarer den høye andelen til kirkelig administrasjon for dette fellesrådet. Hagen understreket at det er viktig å få skilt på formål. Tanggaard pekte på at en person kunne jobbe innenfor alle formålene. Haga fremholdt at det var mange feilkilder her, og at "andre kirkelige formål" ofte blir skadelidende. KUF har notert seg problemet og tar dette med i arbeidet med de nye forskriftene og veiledeningen til denne. Når det gjelder kirkegårdsvirksomhet og den til dels voldsomme variasjonen i utgiftsnivå mellom fellesrådene, var det ingen indikasjoner på at disse variasjonene kunne forklares ved også å analysere utgiftene i kommuneregnskapene til de respektive fellesrådene siden ingen av disse kommunene hadde føringer på funksjonen for kirkegårder i kommuneregnskapet. Sak 3.2 Nøkkeltall for tjenesteindikatorer 1999 Lie la frem hovedpunktene fra notatet "Nøkkeltall for fellesråd 1999 - Tjenesteindikatorer/dekningsgrader", og gikk gjennom nøkkeltallene som var satt opp nederst i arket "Nøkkeltall 1". Kirkelig sysselsetting vil vi komme tilbake til under eget punkt på dagsorden. En utfordring er at nøkkeltallene representerer sammenstilling av data fra flere kilder, nemlig "Kirkelig årsstatistikk" laget av NSD, og befolkningsstatistikk fra SSB. Når det gjelder tall for døpte, konfirmerte, gifte og gravlagte, må en ta høyde for at aktiviteten i soknet ikke nødvendigvis gjelder befolkningen som er registrert bosatt i soknet (f.eks. kan en person bli gravlagt i et annet sokn enn en har vært registrert bosatt), og at det er et tidsmoment som også påvirker tallene (f. eks kan barnet bli født i ett kalenderår og døpt i et annet). Ved sammenlikning av tallene for fellesrådene er dessuten det viktig å ha befolkningsstrukturen og alderssammensetningen i tankene. Når en skal lage nøkkeltall for vigsler er det mange momenter som kommer inn. NSD samler inn data for vigsler foretatt i soknet, og der bruden er bosatt i soknet. SSB har data i forhold til brudgommens bosted, og der begge eller minst en av partene er bosatt. Både tallene fra NSD og SSB gir viktige bidrag for å vise aktiviteten i soknet og bevegelse fra/til. Nøkkeltall beregnet på grunnlag av data fra henholdsvis- SSB eller NSD vil ikke stemme overens på soknenivå, men bedre på bispedømme-nivå og på landsnivå. SSB har dessuten oversikt over ikke-kirkelige vigsler. Det ble forslått å lage et nøkkeltall som viser andel kirkelige vigsler av vigsler totalt.

Når det gjelder kirkedekning finnes det ikke noe enhetlig oversikt som viser antall ulike kirker, hvor ofte de er i bruk, og hva slags bruk. Noen kirker brukes gjerne bare et par ganger i året, mens hovedkirker brukes ofte. Det finnes dessuten kapeller som kirken ikke har ansvar for. Anslagene over sitteplasser i kirken er noe usikre. En innhenting av denne type informasjon vil i stor grad være en engangsinnhenting. Det ble stilt spørsmål med formålet med å sette opp disse nøkkeltallene. Data om antall kirker, størrelsen på disse og andre opplysninger om bygningene, vil kaste lys over kostnader i kirkelig sektor, og er interessante i seg selv. Utnyttelsen av kirkerommet, ved å sette bruken i forhold til størrelsen/antall kirkerom, vil også kunne gi interessante nøkkeltall Også for kirkegårder er det et problem med mangelfull og lite oppdatert informasjon. Antallet kirkegårder sier ikke så mye, utover at det sannsynligvis vil være dyrere med flere små kirkegårder enn med en stor. Det kunne være ønskelig med en oversikt over størrelsen på kirkegårdene, enten i forhold til antall graver eller dekar. Det vil gi kunne en bedre indikator over virksomheten. Sak 3.3 Pilotprosjektet for 2000 10 Fellesråd sagt seg villige til å være med i pilotprosjektet. Det er en håndterlig mengde, og det er god spredning både mht. til geografi og størrelse. Det har tidligere vært interesse for å vite hva som er årsaken til at noen fellesråd sier ja og andre nei for å delta i pilotforsøket, og hvorfor kommunene evt sa nei eller ja til å stille sitt KOSTRA-opplegg til disposisjon for fellesrådene. SSB har fått to tilbakemeldinger: 1) Kommunen hadde ikke fagsystem som var avansert nok for rapportering av fellesrådet sitt regnskap. 2) Fellesrådet fikk ikke i stand den nødvendige avtalen med kommunen. Piloten vil bli gjennomført som planlagt. Fellesrådene skal levere regnskap innen 15/3. I forbindelse med sammenstilling av nøkkeltall vil SSB gjøre et forsøk på å samle inn tilstrekkelige data om kirker og kirkegårder for å kunne lage bedre indikatorer. SSB vil lage utkast til et skjema for innsamling av opplysninger og sende det til kommentarer i arbeidsgruppen. Dokumentasjon: Nøkkeltall 1999 (regneark med diverse nøkkel- og grunnlagstall) Definisjon av variabler Forklaring til sentrale regnskapsbegreper brukt i KOSTRA (POS, 05/02/01) Kommentarer til regnskapsnøkkeltall for 11 fellesråd som leverte KOSTRA-regnskap for 1999 (POS, 05(02/01) Sammenlikning mellom kommunenes utgifter til fellesrådet... (POS, 02/02/01) Nøkkeltall for fellesråd 1999- Tjenesteindikatorer/dekningsgrader (bel, 29/01/01) Liste over Fellesråd som deltar i pilot-prosjektet 2001 SSB oppsummerer diskusjonen omkring nøkkeltallene fra pre-piloten og legger dette fram på neste møte i arbeidsgruppen.

Ansvarlig: Tidsfrist: SSB vurderer innsamling av data om kirker og kirkegårder fra fellesrådene som skal være med i pilot-prosjektet. Pilot-prosjektet 2 000 går som planlagt. SSB Til neste møte i arbeidsgruppa Sak 4. Sysselsettingsstatistikk for statlig/kommunalt/kirkelige ansatte Noen problemstillinger i forhold til sysselsettingstall fra sentrale registre, og sammenlikning med tall fra KA, ble presentert av Kraakenes. Dessverre ble det, pga. stort arbeidspress ved seksjon for arbeidsmarkedsstatistikk, ikke presentert noe notat omkring problemstillingen, slik det var forespeilet. KA har tall over stillinger, ansatte og årsverk. Det er registrert ca. 6000 stillinger og 3000 årsverk. SSB har presentert tall som viser hovedarbeidsforhold. Det er noen spesielle problemer i forhold til enkelte fellesråd. I Årdal var det f.eks. ingen ansatte registrert på fellesråd. Alle var registrert som ansatte i kommunen og jobbet begge steder. Disse skulle vært registrert med deltid i fellesrådet. Når det gjelder de statlig betalte stillingene er det også noen forhold som må ryddes opp i. I KOSTRA er det ønskelig å bruke registerbasert personellrapportering. Registrene vil bli gjennomgått for alle områdene i KOSTRA. KA har oversikt over alle fellesrådene de har arbeidsgiveransvar for, og det betyr alle bortsett fra ett fellesråd. De ansatte er registrert etter hvilken % stilling de har, og KA beregner årsverk i sektoren. Det må avklares hva som skal være med/ikke være med i de kirkelige sysselsettingstallene. Det er avhengig av hva de skal brukes til. Områder som må avklares er blant annet stillinger innenfor barne- og ungdomsarbeid, sykehjem og barnehager, sykehusprester, fengselsprester osv. Det ble stilt spørsmål om når en kan regne med registrene som autorativ kilde for sysselsettingsstatistikken. Det ble ikke klart når en total gjennomgang og opprydning i registrene med tanke på kirkelig ansatte kunne gjennomføres, men forhåpentligvis vil registeret kunne vurderes benyttet fra 1/1 2002. Registre som baserer seg på utbetaling av lønn osv. vil sikre gode data. Det ble besluttet å foreløpig basere seg på tall fra KA i forhold nøkkeltall i pilotprosjektet. Paulsen stilte spørsmål om det var mulig/ønskelig å få med vakanser. Det ble understreket at det var god oversikt over rammer og årsverk. I registeret og hos KA er det telling per 1.10. For slike tellinger vil det alltid være enkelte tilfeldigheter som spiller inn i forhold til tidspunkter. Avstemning av registeret med rammene vil si noe om ledigheten på telletidspunktet. Det er et poeng å vise utviklingen over tid. Dokumentasjon: Ingen Sysselsettingstall fra KA benyttes i pilotprosjektet SSB arbeider videre med opprydding i registrene. Seksjon for arbeidsmarkedsstatistikk kommer tilbake med mer informasjon om registrene på neste møte. Ansvarlig: SSB

Sak 5. Kirkelige nøkkeltall 2002/2003 Fordi andre saker på dagsorden tok lang tid, ble saken utsatt til neste møte. Saken ble utsatt til neste møte Sak 6. Orientering Svein Thore Jensen skal representere KRD i stedet for Dag Magnus Ringås. Jonny Einarsen, leder for arbeidsgruppen som skal utrede tekniske rapporteringsløsninger er sykemeldt frem til 1/4. Arbeidet er derfor forsinket i forhold til planene, og det planlagte møtet den 22. februar er avlyst. Ansvarlig: Tidsfrist: SSB vurderer videre fremdrift i utredningsarbeidet for rapporteringsløsninger for kirkesektoren. Det vil bli innkalt til nytt møte og sakspapirer vil bli sendt arbeidsgruppen. SSB Snarest Sak 7. Fremdriftsplan Neste møte i arbeidsgruppen for Kirke-KOSTRA er satt til 21. mai. Fellesrådene skal rapportere innen 15. mars. Innen neste møte vil SSB ha fått sett litt på tallene som er rapportert for regnskapsåret 2000, og vil ha et utgangspunkt for en begynnende drøfting/evaluering av pilotprosjektet. Rapporten til samordningsrådet skal leveres innen 30. juni. SSB vil sørge for at det foreligger utkast til deler av rapporten til møtet 21. mai. Neste møte i arbeidsgruppen for Kirke-KOSTRA blir avholdt 21. mai NB: Møtet er senere besluttet utsatt til mandag 24. september