Manual ProfVet Phone

Manual ProfVet Phone Versjon 3.1 (for ProfVet Practice 3.40) Introduksjon ProfVet Phone versjon 3.1 er nyeste mobilversjon som kan brukes til ProfVet Practice. Programmet er personlig og kan bare brukes sammen med ProfVet Practice (Profvet Phone kan ikke brukes alene). Phone 3.1 er ProfVets 3. generasjons mobilprogram for Windows Mobile-baserte enheter. Programmet tilbyr å føre dagens avtaler, kontakte kunder, føre besøk med journaler (med detaljert medisinbruk) og ku-semin (inseminasjoner, ekstrakjøring og drektighetskontroll) samt priser mens du er på jobb ute i fjøset eller i bilen. Når som helst kan du synkronisere (klargjøre og tømme) data fra og til hovedprogrammet ProfVet Practice. Du må aktivere menyvalget «Synkronisering» både i Practice og i Phone for å sende/hente data (da prosessen er 2 delt). Forutsetninger ProfVet Phone virker bare på mobiler som har operativsystemene: Windows Phone 8 eller høyere. Hvilken versjon du har på din mobil ser du som regel ved å gå til Start- >Innstillinger->System->Om på mobilen. For å bruke ProfVet Phone må du bruke ProfVet Practice som hovedprogram. Hver telefon blir registrert med sikkerhetssertifikat og programmet er personlig (kan bare brukes av den veterinæren og mot den databasen som settes ved installasjon). Programet installeres og klargjøres i samarbeid med ProfVet. Hvis du bytter telefon eller praksissamarbeid må du kontakte ProfVet AS. Du kommer ikke i gang med programmet uten tillatelse og hjelp fra ProfVet AS. Forbehold Størrelsen på ledetekster være litt liten og ikke mulig å forstørre. Liggende visning er bare mulig i noen skjermbilder. De modellene vi har testet så langt er disse: 1

- HTC 8x (skjermoppløsning: 720x1280), - Nokia Lumia 920 (Skjermoppløsning: 768x1280), 4,8 skjerm - Samsung Ativ S (GT-18750)(Skjermoppløsning: 720x1280) 5,0 skjerm Phone kan ikke kjøres på nettbrett Innrapportering av data til Dyrehelseportalen må gjøres fra Practice, dvs. du må tømme telefonen til Practice før du kan sende fra deg data. Semin foreligger i en enkel løsning og grisesemin kan ikke føres Bilder er ikke mulig å lagre som vedlegg til journalen i Phone, men kan kopieres over manuelt til PC og etterpå kobles til journalen i Practice som media-vedlegg. Programmet foreligger på engelsk (dette fordi vi håper å få videreutviklet programmet for nettbrett og andre telefontyper ved hjelp av ikke-norske programmere). Innstillinger i ProfVet Practice Gå til System Brukere og hent fram deg selv. Pass på at du er oppført med type bruker lik veterinær slik at disse feltene kommer fram i nederste høyre hjørne av skjemaet. Alle felt unntatt «merknad» bør være utfylt hvis du driver produksjonsdyrpraksis. I det nederste feltet må det stå «Phone» Vet. nr. (dep): Ditt offisielle veterinærnummer. Dette nummeret rapporteres til Dyrehelseportalen, Mattilsynet, TINE og Geno på alle journal- og semindata som er ført med deg som ansvarlig bruker. Brukernavn SDB: Ditt brukernavn til StorfeDataBasen eller TINE weben. Du får brukernavn fra TINE ved å henvende deg per e-post til orghk@tine.no. Brukernavnet (og passordet) gir tilgang til å hente fjøslogger fra TINE fra produsenter der du har innsyn. Passord SDB: Passordet til StorfeDataBasen må være utfylt korrekt. 2

Sædbeholdernr: Her legger du inn nummeret på din faste sæddunk, som foreslås automatisk ved alle seminføringer, men kan overstyres hvis du låner dunk av andre. Mobile type: Her må «Phone» velges. Når du har gjort endringer i din bruker, må du alltid logge ut og inn igjen. Det er ingen andre innstillinger i ProfVet Practice som må settes av deg som bruker. Database id: Dette er ID en til din database. Den settes av ProfVet AS og vises i Phone. DB-id en sikrer at dine data fra Phone kommer til din database. Du kan alltid bare bruke Phone mot én database om gangen. Synkronisering i ProfVet Practice Mobil synkronisering er et av hovedvalgene i programmet og finnes både på ikonmenyen øverst og på menyvalget Daglig drift under hovedskjemaer. Du får fram et bildet som har bare ett valg: Synkroniser. Synkroniser betyr å sende data til ProfVet Phone eller hente data fra ProfVet Phone. Alle kommunikasjon foregår over Internett og du må ikke ha noen kabel mellom telefonen og Pcen. Du må ikke en gang være på samme sted. Synkroniser starter starter 4 hendelser: - Hente data fra ProfVet Webserver (som evt. har kommet fra Phone) Data kan være nye kunder, nye dyr, nye avtaler (framtidige), nye besøk, nye journaler, nye semin og nye regninger (priser) - Sende data til ProfVet Webserver (som skal til Phone). Dette gjelder avtaler, kunder, dyr, diagnoser, medisiner, journalforslag og alle tilhørende bakgrunnsregistre. Det er bare endringer i data siden første klargjøring som sendes over (for å spare tid) Hver gang du synkroniserer får du en liste over hvilke data som er mottatt eller sendt, og med antall. Oppdatering (ny programversjon) det er ennå ingen automatisert rutine for dette. Ny versjon må foreløpig lastes ned fra Internett via egen link gitt av ProfVet Starte opp med ProfVet Phone For å komme i gang må telefonen din har fått inn klargjort sikkerhetssertifikat og programmet må være installert på telefonen. Dette gjøres etter avtale med og i samarbeid med ProfVet. 3

ProfVet Phone ligger blir lagt under hovedlisten på mobilen. Du kan se etter følgende ikon: Du kan flytte programmet til forsiden og lagre det som en flis (eng. Tile) der. Innlogging ProfVet Phone Programmet er personlig og er innstillt med deg som bruker og med en ID om hvilken databasen dataene skal synkroniseres mot. Det er ingen innlogging. Hvis du bytter praksissamarbeid må du ta kontakt med ProfVet for å få endret databasekoden. Alle telefonene må være registrert hos Microsoft og ha sertifikat. 4 tips om nytt brukergrensesnitt for Windows Phone 8 (sammenliknet med tidligere versjoner) - Sidelengs skrolling via nye menyvalg - Tre prikker nede i høyre gir ny informasjon eller nye menyvalg - Trykke direkte på teksten og holde nede, gir menyvalg som «activate», «delete» eller «edit» - Piltast høyre gir «LAGRE» i anamnese, undersøkelse og behandling Startskjermbildet Fargene (både for- og bakgrunn) følger telefonens innstilling. Du kan velge mange kombinasjoner. Her er 2 eksempler: Blå med svart bakgrunn: en avtale, aktiv kunde er satt, Gul med hvit bakgrunn: 2 avtaler, aktiv kunde er satt, ingen besøk 4

Flisene (eng: tiles) er disse og som aktiveres ved å trykke på dem: Appointments (Avtaler): Se og føre nye avtaler, her vil også aktiv kunde vises, tallet vises antall avtaler i dag Customers (Kunder): Se på, endre kunder og føre nye kunder og dyr New Visit (Nytt besøk): Føre nytt besøk Visits OverView (Oversikt besøk): Se på eller endre førte besøk, tallet viser antall besøk fra i dag Synchronize (Synkroniser (med Practice) : Starte henting eller sending av data fra og til ProfVet Practice over Internett Tastatur - virtuelt Når du trykker på en flis eller et felt for å skrive i, vil tastaturet komme fram. Hvis feltet godtar både tall og bokstaver får du vanlig tastatur (QWERTY). Hvis feltet krever bare tall, vil tall-tastaturet vises og dette har større taster og er lettere å bruke. Noen ganger kan det virtuelle tastaturet legge seg over et eller flere felt. Da må du skrolle før du går inn på neste felt. 5

Avtaler (Appointments) Todays Appointment (dagens avtaler): Her vil du se dagens avtaler som er dine (Show mine) eller alles (Show all), eller du kan føre ny ved å aktivere +- tasten. Blar du sidelengs vil du se All Appoinments (alle avtaler): Ny avtale: Du må bruke avtaler for å kunne føre besøk. Avtaler kan opprettes i ProfVet Practice og synkroniseres til Phone eller kan føres direkte i Phone. Trykk på flisen Appointments for å lage ny avtale: Programmet foreslår dagens dato og aktuelt klokkeslett. Kunde velges ved å skrive inn 2 bokstaver for å søke i kundelista eller skrive inn hele navnet for å registere ny kunde. Kommentar fylles ut med hva det gjelder før avtalen lagres ved å trykke på Lagre-tasten. Aktivere/redigere/slette avtale: Trykk på avtalen og hold en stund til du får en meny med disse tre valgene. For å gå videre til besøk må kunden aktiveres, og du får da en Aktiv kunde. Under Appointments vises navnet på den aktive kunden i kursiv. Mine avtaler vs alle avtaler: Nytt i Phone (i forhold til Mobile) er at alles avtaler vises på alle telefonene. Dette gjør det lettere å få oversikt over dagens praksis. Du skal kunne overta en avtale fra en annen bruker, men det er ikke klart ennå. 6

Kunde (Customer) Dyr (Animal) Ny kunde: Trykk på Customer for å komme til kundelista. Her vil du kunne søke i (forbokstav i etternavn), se alle kunder og du kan legge inn nye via +knappen. Ny kunde kan legges inn med navn, adresse, postnummer, mobiltelefonnummer (bare ett), produsentnummer, hoveddyreslag, besøksadresse og kommentar. Nytt dyr: Bruk + knappen for å legge inn nye dyr. Nytt dyr kan legges inn med navn, art, fødselsdato og kommentar. Redigere/slette kunde: Trykk på aktuell kunde, bruker rediger knappen for å legge til eller endre opplysninger. OBS: Visningen av data er dynamisk dvs at bare de feltene som er utfylt vises. Fra Phone kan du ringe eller sende SMS til kunder. Dyrene til kunden ser du ved å skrolle sidelengs (til Animals): 7

Besøk (Visit) Nytt besøk: OBS: Du må ha en Aktiv kunde før du kan føre besøk! (se ovenfor) Trykk på flisen New Visit for å lage nytt besøk. Programmet foreslår dato og klokke lik tidspunktet vi er på og aktiv kunde settes inn. Du velger så Journal, Semen eller Price ved å trykke på disse flisene. Du lagrer ved å bruke Lagreknappen, men da lukker besøket seg og det er lurt å vente med lagring til man har ført mer. Valgene New Journal, New Semen og Price er de samme delene av besøk som i ProfVet Practice og de oppfører seg prinsippielt likt her. Redigere/slette besøk: Allerede førte besøk kan redigeres og slettes ved å gå inn via Visist Overview, enten på Todays Visits eller All Visits (se nedenfor) 8

Hent besetninger og fjøslogger Fra besøk (visit) kan du laste ned besetningliste fra Dyrehelseportalen og fjøslogger fra TINE (siste bare hvis du har innsyn i besetningen). Menyvalget finner du bak «prikkene»: Update animal list: Henter besetningsliste til Phone. Du vil få en kopi av de dataene som finnes på Dyrehelsportalen. Hvis du savner noe, bør du sjekke DHP. Download farmlogs: Henter fjøslogger til Phone. Du vil få en mini-kopi av fjøsloggene til TINE. Hvis du savner noe, bør du sjekke opp TINE weben. Open farmlogs: Åpner en sammenhengende liste over aktuelle fjøslogger (se lengre ned). 9

Journal (Journal) Ny journal: I skjemaet Visit aktiveres flisen New Journal for å føre ny journal Animal: Prikker bak feltet gir oppslag Herd: Hake eller ikke hake (OBS: ikke endre dette i Phone på dyr som kommer fra Practice) Count: Antall i flokken Species: Dette foreslås til kundens hoveddyreslag (fra kundearkivet) enten du velger dyr fra lista eller skriver inn et dyr som ikke finnes i listen. (OBS: ikke endre dyreart på dyr som kommer fra Practice) Anamnesis: Dette er fritekstfelt som tilsvarer anamnesefeltet i journalen i Practice.. Lagre ved å trykke pilhøyre. Investigation: Dette er fritekstfelt som tilsvarer undersøkelselsfeltet i journalen i Practice. Her kan du bruke journalforslag (se nedenfor). Lagre ved å trykke pilhøyre Treatment: Dette er fritekstfelt som tilsvarer behandlingsfeltet i journalen i Practice. Her kan du bruke journalforslag (se nedenfor). Lagre ved å trykke pilhøyre Disse tre flisene: Anamnese, Undersøkelse og Behandling oppfører seg likt og skjermbildene forandrer seg slik for alle tre ettersom du fører inn data: 10

1. Velge + for å starte 2. Trykke på feltet for å skrive, så pil høyre for å lagre 3. Undersøkelsen er lagret, lagreknappen er dimmet ned Diagnosis: Dette er oppslagsfelt for diagnosekode og tekst som tilsvarer diagnose-feltet i journalen i Practice. Velg ved å skrive to tegn og du får opp lista. Både kode og tekst vises her i journal ved lagring. Medicine: Dette er oppslagsfelt for medisinbruk og resept som tilsvarer medisin-feltet i journalen i Practice. Du velger medisinnavn, mengde per dyr og enhet, siste bruksdato foreslås til dagens dato, årsak til medisiner settes til sykdom og gitt av til dyrehelsepersonell. Tilbakeholdelsesfrister settes inn, eller må føres. Price: Dette er oppslagsfelt som tilsvarer prisdelen (regning) i journalen i Practice. Skriv inn 2 tegn for å søke etter pris (journalpriser). Du kan endre tallene for honorar, medisin og utstyr før du lagrer. Journalforslag: Kan brukes i feltene undersøkelse og behandling og finnes ved å aktivere symbolet med * (stjerne). Du kan føre dette først, og så legge på anamnese og diagnose etterpå. Redigere/slette journal: Du må gå til Visit, så Journal for å redigere og slette journaler. 11

Massebehandling (Mass treatment) Dette er en funksjon som er aktuell når mange dyr får akkurat lik behandling på samme tid. Hensikten er å føre gode og detaljerte journaler per dyr (pga grunn av innrapporteringen) med minst mulig tidsbruk. Du fører først en journal (og eventuell pris) på det første dyret helt ferdig. Så kopierer du hele journalen til x antall dyr som fikk samme behandling og pris på samme dato på samme besøk. Framgangsmåte: 1. Lag først en journal på den første dyret. Ved lagring kommer du tilbake til besøk 2. Skroll sidelengs (til høyre) til overskriften «Journal» 3. Trykk på den journalen (det dyret) du vil kopiere fra og du får fram en liten meny 4. Velg «Mass treatment» og du få lista over alle de andre dyrene i besetningen 5. Hake av for de du vil lage like journal for og lagre. 6. Vips har du x antall like journaler (og priser) TIPS: Prisingen (journalpriser) må være tilpasset denne funksjonen for å spare tid: Alt. 1 (beste): Du har en stykkpris per dyr og legger til slutt på kjøring i besøket Alt. 2: Du fører journaler uten priser, og legger en samlepris på besøket til slutt. 12

Semin (Semen): Bare ku-semin virker og bare disse 3 valgene (altså ikke sædhenting). Du må fortsatt føre lønnskode (disse må huskes) og tall for drektig (01) eller tom (00). Semin er under omlegging til Dyrehelseportalen i samarbeid med Geno, forventes ferdig tidlig i 2014. Når seminskjermbildet kommer fram vil det alltid stå «Insemination» øverst, klar for å føre inseminasjon (av ku). Her kan du bytte til ekstrakjøring ku (ExtradrivingCow) eller drektighetsundersøkelse (Gestation). Inseminering (Insemination Cow): Du må føre lønnskode (2 siffer), kunummer (velge fra lista), oksenummer (5 siffer, ingen kontroll), batchnummer (5 eller 6 siffer) og containernumber (programmer foreslår ditt faste, men det kan endres). Kjønnsseparert sæd blir foreløpig ikke sendt til Geno. 13

Ekstrakjøring ku (Extra Driving Cow): Her føres bare kunummer og km. Drektighetskontroll (GestationExamination): Her føres lønnskode, individnummer (velg fra lista, og drektig (01) eller tom (00) Fjøsloggen «Drektighetskontroll» til å føre drektighet Dette er en funksjon som er aktuell når mange dyr skal drektighetsundersøkes i en besetning. Hensikten er å få oversikt over hvilke dyr som er aktuelle for undersøkelse, når disse ble inseminert og samtidig kunne føre om de er drektige eller ikke. Forutsetninger: - Du må ha lagt inn brukernavn og passord til TINE - Du må ha innsyn i besetningen Framgangsmåte: 1. Opprett et besøk på aktuell produsent 2. Aktiver «Hent fjøslogger» fra besøk 3. Gå til «vis fjøslogg» 4. Skroll ned til «Gestation examination» 5. Finn aktulle dyr og velg ja/nei/usikker 6. Til slutt får du et spørsmål om hvilken lønnskode som skal brukes ved lagring. 7. Etterpå kan du gå til Semin og kontrollere at du har ført riktig. PS: Eventuelle feilføringer sletter du på menyvalget Semin (holde ned og velge slett) TIPS: Hvis du vil ta ekstra betaling for bonden for drektighetskontroll, kan du bare legge på en pris for dette direkte i besøket (visit), altså uten å age noen journal. 14

Oversikter (redigering/sletting) Fra startbildet vil flisen Visits Overview gi inngang til et visning: Visits today All visits (du ruller sidelengs for å bytte mellom disse): Her kan du gå inn på dagens besøk eller gamle besøk for å redigere. Når du har valgt et besøk, får du et nytt bilde med 4 overskrifter: Visit Journal Semen Price (du ruller sidelengs for å bytte mellom disse): 15

16

Synkronisering med ProfVet Practice Flisen «Synchronize» sender først data fra Phone til ProfVet Webserver, henter så eventuelle data som ligger der til Phone. Du må bruke Synchronize i 2 tilfeller: 1. Du har kjørt synkronisering fra Practice for å sende over nye avtaler, kunder, dyr og andre bakgrunnsregistre til Phone. Dette kan ta noe tid (mange minutter). 2. Du har ført data på Phone som du vil sende over til Practice. Etter synkronisering fra Phone blir dataene liggende igjen på Phone, dette for at det skal være lettere å kontrollere om dataene stemmer med Practice. Data blir ikke overført dobbelt. Data som er sendt, kan slettes på eget menyvalg. Oppsummert: Data kommer verken til eller fra Phone før knappen Synchronize aktiveres. Tips: Ikke ha for mange dager i Phone før du tømmer! Husk at det er lett å miste telefonen. Oppsummert om besetningslister: Practice: Hent besetninger: lagres bare i Practice. Disse kommer først over til Phone ved at synkronisering første kjøres fra Practice, så i Phone. Phone: Hent besetninger: lagres i Phone og på webserver. Disse kan hentes av andre brukere av Phone ved at disse kjører synkronisering i Phone eller til Practice via synkronisering. Når det er flere kilder til besetningslister foretas en sammenlikning av dyrene ved synkronisering slik at ingen dyr kommer dobbelt inn. Innrapportering av data til Dyrehelseportalen (og videre til TINE og Mattilsynet) eller til Geno Dette kan ikke gjøres fra Phone, det må gjøres fra Practice. Forklaringen er at sendingen er veldig kompleks, og at det kan komme mange forskjellige tilbakemeldinger fra DHP som krever handling fra brukeren. Vi har foreløpig kommet til at dette blir for vanskelig å få gjort i Phone. 17

Noen kjente feilmeldinger ved synkronisering Error when saving to database: Denne feilmeldingen oppstår når synkroniseringen forsøker å slette et dyr som det finnes en journal på i Phone. Dette kan skje ved at et dyr slettes/blir satt til inaktivt i Practice. Dette dyret skal da slettes fra Phone. Løsning: Slett innsendte besøk fra Phone (gjøres ved å gå til Visits OverView og trykke på søppelbøtten), synkroniser så på nytt. Tine Username and/or password is missing. Denne feilmeldingen oppstår når Tine brukernavn og/eller passord mangler i Phone. 18

Løsning: Går til About Page, Trykk for å åpne meny og velg «edit tine credentials». Trykk lagre og så forsøk å laste ned føslogger på nytt. Avtaler kommer ikke over fra Practice til Phone Løsning: To muligheter her: Bruker er ikke satt i Practice, sett bruker og synkroniser på nytt Avtalen i Practice mangler klokkeslett, sett klokkeslett og synkroniser på nytt Server was unable to process request Får ikke lastet ned besetningliste fra DHP, men fjøslogg blir lastet ned. Dette har mest sannsynlig med eierskifte å gjøre. Dette er samme feilmelding som kommer i Practice når den nye produsenten ennå ikke finnes på DHP. Fjøslogger kommer fordi disse henter fra Tine (via DHP), men Tine bruker bare de 8 første sifrene i produsentnummeret når de gjør oppslag, mens DHP og Mattilsynet bruker alle 10. Ved et eierskifte er det kun de 2 siste sifrene som endres. 19

Løsning: Sjekk om det har vært et eierskifte hos denne produsenten ved å logge på DHP og sjekke om den nye produsenten har får dyrehold der. Om den ikke finnes på DHP, er trolig ikke eierskifte prosessen helt klar ennå. Da må man bruke tidligere eier og dennes produsentnummer til alt er klart hos DHP/Mattilsynet. DHP får bare inn nytt dyrehold når Mattilsynet (husdyrregisteret) er oppdatert. 20