Saksfremlegg Arkivsak: 10/2503-14 Sakstittel: KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2011 - GJENNOMFØRING K-kode: 014 Saksbehandler: Odd Hellum Innstilling: 1. Sted og tid for stemmegivningen på valgtinget Stemmegivningen ved kommunestyre- og fylkestingsvalget 2011 finner sted i følgende stemmekretser og valglokaler: Kretsnr. Kretsnavn Valglokale 01 Sørum Sørum skole 02 Sørumsand Bingsfoss ungdomsskole 03 Vesterskaun Vesterskaun skole 04 Frogner Melvold ungdomsskole 05 Fjuk Fjuk skole 06 Haugtun Haugtun skole Det foretas ingen endringer i stemmekretsinndelingen. Stemmetidene på valgtinget er: Søndag 11. september kl. 16.00 20.00. Mandag 12. september kl. 10.00 21.00. 2. Sted og tid for mottak av forhåndsstemmer Ordinært mottak av forhåndsstemmer til valget foregår i Sørum rådhus i den lovbestemte perioden for forhåndsstemmemottak. Det organiseres også mottak av forhåndsstemmer i biblioteket på Frogner noen dager i samme periode. Forhåndsstemmemottaket skal foregå til slike tider at flest mulig som har behov for det får anledning til å avgi forhåndsstemme. Det skal være anledning til å avgi forhåndsstemme minst to lørdager og noen dager ut over ordinær åpningstid i rådhuset de siste ukene før valgdagen. Det mottas forhåndsstemmer i biblioteket på Frogner etter kl. 15.30 et par dager i perioden. Det legges i tillegg særskilt til rette for, og informeres om at elever ved Sørumsand videregående skole kan avgi forhåndsstemme i Sørum rådhus til tider hvor bemanningen i forhåndsstemmemottaket er forsterket. 3. Forhåndsstemmegivning i institusjoner Forhåndsstemmer mottas i følgende institusjoner: Blaker aldersheim Fjuk bofellesskap Sørum sykehjem Sørvald bo- og behandlingssenter Tidspunktet for mottaket av forhåndsstemmer på den enkelte institusjon fastsettes i samråd med ledelsen ved institusjonen.
4. Tid og sted for utleggelse av manntallet Manntallet for Sørum kommune legges ut til offentlig ettersyn i Sørum rådhus så tidlig det lar seg gjøre. Manntallet skal ligge ute til og med valgdagen. 5. Godkjennelse av listeforslagene Valgstyret avgjør så tidlig som mulig i møte om de innkomne forslag til valglister kan godkjennes. Dette møtet fastsettes foreløpig til onsdag 18.05.2011 kl. 18.00. Dersom valglistene er klar til godkjennelse tidligere, vurderes det å holde valgstyrets møte på en tidligere dato. 6. Oppbevaring av valgurnene m.m. mellom de to valgdagene Valgurner og annet valgmateriell fra alle stemmekretsene oppbevares i hvelv i Sørum rådhus natten mellom de to valgdagene. 7. Foreløpig opptelling av forhåndsstemmer senest fire timer før valglokalene stenger - Fastsettelse av møte - Antall forhåndsstemmer som foreløpig legges til side Valgstyret foretar foreløpig opptelling av forhåndsstemmer mandag 12. september 2011 fra kl. 15.00. Valgstyret legger da uåpnet til side 20 forhåndsstemmer og blander disse med forhåndsstemmegivninger som eventuelt kommer inn etter at den foreløpige opptellingen er begynt. 8. Elektronisk telling av stemmer Sørum kommune benytter elektronisk telling (skanning) av stemmesedler. 9. Valg av stemmestyrer Som stemmestyrer ved kommunestyre- og fylkestingsvalget 2011 i Sørum kommune velges: 01 SØRUM KRETS: 02 SØRUMSAND KRETS: Leder Tove Kirsebom H Leder Kjell Hermann Ap Nestleder Bjørn Thomas Hagen Ap Nestleder Dag Kjensjord H Medlem Kristian Wølner SV Medlem Maj Britt Jansdatter Eriksen SV Medlem Iren Elisabeth Sæther FrP Medlem Tor Slemdal FrP Medlem Mari Aasgaard Sp Medlem Erna Forset KrF Varamedlem Hildur Roll-Hansen SV Medlem Elisabeth Myrstad V Varamedlem Svein Aalling H Medlem Sissel Svendsen Sp Varamedlem Harald Stokstad Sp Varamedlem Anne Berven SV Varamedlem Erik Johansen H Varamedlem Randi Michaelsen Ap 03 VESTERSKAUN KRETS: 04 FROGNER KRETS: Leder Espen Thorsrud H Leder Asbjørn Langeland Sp Nestleder Hilde Kristin Aasen Ap Nestleder Gina Haugland Nordin H Medlem Terje Lønning Kristiansen Sp Medlem Aud Grethe Sæther KrF Medlem Anita Sollie FrP Medlem Rune Viestad SV Medlem Else Marit Sætaberget V Medlem Ivar Øygarden H Varamedlem Kai Atle Rosenlund SV Medlem Bjørn Stenholen FrP Varamedlem Marit Lund Sp Medlem Katrine Normann Ap Varamedlem Tor-Arne Lie Jensen H Varamedlem Morten Bekkeng Ap Varamedlem Tonje Rønning H Varamedlem Helge Berger KrF 05 FJUK KRETS: 06 HAUGTUN KRETS: Leder Heidi Sann SV Leder Svein Sandnes Ap
Nestleder Henning Eid Sp Medlem Øivind Slora FrP Medlem Kith Skaalerud Ap Varamedlem Mona Øyen Ap Varamedlem Stein Lakselv FrP Nestleder Lise-Lill Braune Gjelsvik FrP Medlem Jan Roar Eilertsen V Medlem Kåre Færgestad Sp Medlem Martin Dokka H Varamedlem Anne Maj Kvale SV Varamedlem Bente Bjørnstad Ryen Ap Varamedlem Tobias Lillekvelland H Kommunestyre- og fylkestingsvalget må planlegges. Vedlegg: Ingen Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: Valgloven Forskrifter til valgloven Saksutredning: Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2011 i Sørum holdes søndag 11. og mandag 12. september, på bakgrunn av at Sørum kommunestyre i sak 42/10 vedtok at valget skal holdes over to dager. Valgstyret består av partienes gruppeledere i kommunestyret, og med ordfører som leder i tillegg. Kommentarer til punktene i innstillingen: 1. Valgtinget - tid og sted: De foreslåtte valglokalene er de samme som ble benyttet ved valget i 2009. Seksjonsleder for grunnskoleseksjonen har, som alltid, gitt sitt samtykke til at skolene brukes som valglokale. Stemmetidene er i tråd med valglovens bestemmelser, hvor det i 9-3 står at stemmegivningen mandag ikke må foregå senere enn kl. 21.00. Også ved valget i 2009 holdt valglokalene i Sørum åpent til kl. 21.00 på mandag. I og med at svært mange kommuner vil legge seg på maksimaltiden, vil det være uheldig om vi i Sørum skulle vedta kortere åpningstid. Vi ville risikere at velgere kommer for sent, fordi de tror at våre valglokaler også holder åpent til kl. 21.00, slik alle andre gjør. Den stemmetiden som foreslås på søndag er den samme som ved foregående valg i Sørum. 2. Forhåndsstemmer: Det er kommunene som har ansvaret for mottak av forhåndsstemmer. Perioden for forhåndsstemmemottak er f.o.m. 10. august t.o.m. siste fredag før valget, dvs. 9. september. Det er valgloven som setter disse bestemmelsene. For at flest mulig av de som har behov for å forhåndsstemme faktisk også får gjort det, bør det være noen dager med utvidet åpningstid i stemmemottaket samt minst et par lørdager hvor man kan forhåndsstemme. I tillegg foreslås det å informere Sørumsand videregående skole om at det legges til rette med bl.a. forsterket bemanning i forhåndsstemmemottaket på angitte dager for de elevene ved skolen som har stemmerett og som ønsker å benytte seg av dette tilbudet. Dette ble også gjort ved de to siste valgene, uten at særlig mange benyttet seg av tilbudet. Det foreslås også å legge til rette for mottak av forhåndsstemmer i biblioteket på Frogner noen dager, både før og etter kl. 15.30.
I tillegg må vi organisere før-forhåndsstemming. Bestemmelsen i valgloven lyder: 8 1 fjerde ledd: (4) Velgere som oppholder seg innenriks, unntatt på Svalbard og Jan Mayen, og som ikke kan avgi stemme i perioden for forhåndsstemmegivning eller på valgtinget, kan henvende seg til kommunen og avgi stemme fra 1. juli og frem til forhåndsstemmegivningen starter 10. august i valgåret. På det tidspunktet før-forhåndsstemmegivningen starter, 1. juli, har kommunene ennå ikke noe manntall, ingen trykte partivise stemmesedler. Stemmene vil bli behandlet på samme måte som vi behandler stemmer mottatt fra utenriks mottak: De legges i en konvolutt, som igjen legges i en valgurne, og så vil registreringen bli foretatt etter at manntallet foreligger og den ordinære forhåndsstemmegivningen har startet 10. august. Da kan man samtidig sjekke at ingen har avgitt forhåndsstemme mer enn én gang. Denne ordningen var ny ved valget i 2009, og ble gjennomført på en god måte i Sørum. Det er ikke mange velgere som benytter seg av tilbudet, ved valget i 2009 var det bare 7 velgere som før-forhåndsstemte i Sørum. 3. Institusjonsstemmer: Valgstyret skal fastsette på hvilke institusjoner det skal mottas forhåndsstemmer. Rådmannen er gjennom tidligere delegeringsvedtak gitt myndighet til å bestemme tidspunktet for slikt forhåndsstemmemottak. Dette vil naturligvis bli gjort i samråd med institusjonenes ledere. I år ligger det igjen til rette for at vi kan motta forhåndsstemmer på Sørvald bo- og behandlingssenter. 4. Utleggelse av manntallet: Dette er i tråd med tidligere praksis og valglovens bestemmelser. De fleste som lurer på om de står i manntallet benytter erfaringsmessig telefon eller e-post til rådhuset. Vi vil også i år som ved forrige valg legge opp slik at innbyggere skal kunne foreta elektronisk manntallssjekk på nettsidene våre. Det må derfor anses tilstrekkelig at det fysiske manntallet legges ut i rådhuset. I tillegg får alle velgere tilsendt valgkort, og dét i seg selv er en kvittering på at de er manntallsførte. Det manntallet som legges ut er det endelige, og det skal ligge ute til og med valgdagen. Endringer p.g.a. oppdagede feil skal foretas fortløpende. 5. Godkjennelse av listeforslagene: Valgloven 6-6 nr. 2 slår fast at Vedkommende valgmyndighet avgjør innen 1. juni i valgåret om forslag til valglister og tilbakekallinger av listeforslag kan godkjennes. Det er en fordel å foreta denne formelle godkjennelsen så tidlig som mulig, fordi man da kan komme tidlig i gang med trykking av stemmesedlene m.m. 6. Oppbevaring av valgurner m.m.: Det hvelvet som foreslås benyttet, er det samme sikre hvelvet i rådhuset som er benyttet til samme formål ved de foregående valgene. Hvelvet ligger i sikker sone i rådhuset. Rådhuset er dessuten sikret med alarm hver natt. 7. Foreløpig opptelling av forhåndsstemmer: Senest fire timer før valglokalene stenger på valgdagen skal valgstyret foreta foreløpig opptelling av forhåndsstemmene. Resultatet er naturligvis hemmelig fram til valglokalene stenger. Et antall forhåndsstemmer, som valgstyret selv bestemmer, skal legges uåpnet til side for å blandes med de forhåndsstemmene som eventuelt kommer inn etter at den foreløpige opptellingen er påbegynt og telles sammen med disse. Hensikten er å få et så stort antall forhåndsstemmer å telle i siste omgang at velgerne sikres hemmelig valg. 20 stemmer må antas å være tilstrekkelig, og er nok det antallet som er mest brukt rundt om i kommunene.
Valgstyrets oppgaver på valgdagen starter med denne foreløpige opptellingen av forhåndsstemmer og avsluttes når de endelige valgresultatene foreligger. Hele valgstyret har m.a.o. valgoppgaver fra kl. 15.00 på valgdagen, til opptellingen av stemmer er fullført og godkjent et stykke utpå valgnatta. 8. Elektronisk opptelling av stemmer: Vi gjennomførte dette også ved kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2007 og ved stortingsvalget i 2009, med svært gode erfaringer. 9. Stemmestyrer: Et større antall medlemmer i de større kretsene enn ved forrige valg foreslås. Stemmestyrene har ansvaret for den praktiske gjennomføringen av valget i sitt valglokale. Ved valg av stemmestyrer bør følgende vektlegges: Kjønnsmessig lik fordeling, også blant lederne. Partimessig rettferdig fordeling. Geografisk tilhørighet til kretsen er en fordel. Det er forsøkt å få noen i hvert stemmestyre som har erfaring fra tidligere stemmestyrearbeid, men det er i tillegg mange nye. Regjeringen har i Prop. 64 L foreslått å endre valgloven slik at personer som stiller til valg ved det aktuelle valget, dvs. som står oppført på en valgliste til valget, ikke er valgbare som stemmestyremedlemmer. Lovforslaget vil bli behandlet i Stortinget i løpet av vinteren/våren, men vil om det blir vedtatt ikke gjøres gjeldende for årets valg. Ikrafttredelesesdatoen for denne bestemmelsen vil være 01.01.2012. Vi har derfor valgt ikke å forskuttere en ikke ikrafttrådt lovendring, men har valgt ikke å føre opp partienes førstekandidater på valglistene som stemmestyremedlemmer, i den grad vi på det tidspunktet dette forslaget settes opp er kjent med partienes forslag til valglister. Rådmannens fullmakter: Rådmannen er gjennom bestemmelser i kommunens delegeringsreglement gitt fullmakt til å holde manntallet oppdatert så tett opp til valgdagen som mulig oppnevne stemmemottakere for forhåndsstemmer fastsette tidspunktet for mottaket av forhåndsstemmer på den enkelte institusjon i samråd med ledelsen ved institusjonen foreta suppleringer til stemmestyrene ved eventuelle søknader om fritak oppnevne de medarbeidere som er nødvendig for den praktiske gjennomføringen av valget fatte kurante avgjørelser i tilknytning til valget Kommunestyret har innarbeidet disse fullmaktene i kommunens delegeringsreglement. Rådmannen har i administrativt videredelegeringsreglement gitt fullmaktene til leder for servicesenteret. I praksis vil det nok være valgstyrets sekretær som utfører de oppgavene som er delegert til rådmannen. Informasjons- og kommunikasjonstiltak: Valgstyrets sekretær vil sørge for at all vesentlig informasjon om valget blir kunngjort på kommunens internettsider og for at de lovbestemte kunngjøringene kommer til rett tid i lokalavisene. Valgkortene gir velgerne god informasjon om hvilket valglokale de sogner til, om valglokalenes åpningstider og om når og hvor de kan avgi forhåndsstemme. I valglokalene vil det gis god informasjon, både ved plakater/oppslag og muntlig, om prosedyrene for å avgi stemme på rett måte.
Utskrift av saken til: Valgstyrets sekretær Stemmestyremedlemmene Seksjonsleder grunnskoleseksjonen Skolene v/rektor og vaktmester Daglig leder Sørum kommunale eiendomsselskap KF Sørumsand, 09.02.2011 Valgstyrets sekretær Odd Hellum