STRATEGIPLATTFORM for UNIVERSITETSBIBLIOTEKENE og DE VITENSKAPELIGE HØGSKOLEBIBLIOTEKENE Nasjonalt utvalg for universitetsbibliotekene Det norske universitetsråd mars 2000
STRATEGIPLATTFORM FOR UNIVERSITETSBIBLIOTEKENE OG DE VITENSKAPELIGE HØGSKOLEBIBLIOTEKENE 1. Innledning 3 1.1 Nasjonalt utvalg for universitetsbibliotekene 3 2. Behov for omstilling 5 2.1 Nasjonale satsninger i Danmark, Sverige og Finland 5 2.2 Situasjonen i Norge 5 3. Sentrale utfordringer 6 3.1 Brukerne i sentrum 6 3.2 Digital publisering 6 3.3 Behov for utvikling av nye digitale tjenester 7 3.4 Forskningsbibliotekene sikrer kvalitet 7 3.5 Grensene bygges ned 8 4. Forskningsbibliotekenes strategiske mål 8 4.2 Strategisk målområde: Differensierte tjenester 9 4.3 Strategisk målområde: Ny tilgang til dokumentene 9 5. Aktuelle innsatsområder 10 5.1 Felles strategiutvikling mellom forskningsbibliotekene 10 5.2 Digitale dokumenttjenester og vitenressurser 10 5.3 Nye samarbeidsformer med forskningsmiljøene 12 5.4 Digitalt bibliotek og digitale læremidler 12 5.5 Elektronisk publisering i forskningsinstitusjonene 13 5.6 Forskningsdokumentasjon 14 5.7 Organisering av samarbeidet i Bibliotekutvalget 15 Vedlegg 2
STRATEGIPLATTFORM FOR UNIVERSITETSBIBLIOTEKENE OG DE VITENSKAPELIGE HØGSKOLEBIBLIOTEKENE 1. Innledning Universitetene og de vitenskapelige høgskolene har i dag ikke økonomiske muligheter til å være selvforsynt med litteratur og andre kunnskapskilder. Prisutviklingen på tidsskrifter, den store økningen i internasjonal publisering og universitetenes og høgskolenes begrensete budsjetter har ført til at bibliotekene gradvis er gått fra målet om høy egendekning. Den digitale utvikling med krav til omstilling av organisasjon og tjenesteformer kommer i tillegg til de utfordringer som redusert innkjøp av litteratur gir. Slike forhold medfører i dag et stort press på forskningsbibliotekene. Økonomi og ny teknologi er de to viktigste utfordringene forskningsbibliotekene står overfor. Av denne grunn må bibliotekene utvikle en felles strategiplattform for å utvikle nye tjenestetilbud som kan komme bibliotekfellesskapet til gode. Bibliotekene må omstille seg for fortsatt å kunne være en viktig tjenesteyter i utdanning og forskning. Utviklingen av nye undervisningsformer som problembasert læring, bruk av nye informasjonsverktøy og et økende globalt tilbud av informasjon utenom bibliotekene, forutsetter omstillingsevne og vilje til fornyelse av bibliotektjenestene. Bibliotekene må fremover forholde seg til en rekke utviklingstrekk som samlet gir en høy grad av usikkerhet. Dette fører til krav om fleksible måter å organisere bibliotekene på i tjenesteytingen overfor forskere, studenter og allmennhet. Det er dessuten nødvendig å ha et nasjonalt samarbeidsorgan som setter viktige bibliotekspørsmål på dagsorden når det gjelder utviklings- og samordningstiltak. Etter hvert som den digitale revolusjon mer og mer fremstår som en felles nasjonal utfordring for forskningsbibliotekene, avdekkes et tydelig behov for et tettere strategisk og faglig samarbeid. Ønsket om en felles plattform for forskningsbibliotekene må ses mot denne bakgrunn. 1.1 Nasjonalt utvalg for universitetsbibliotekene Nasjonalt utvalg for universitetsbibliotekene (nedenfor kalt Bibliotekutvalget) ble opprettet av Universitetsrådets styre i 1994 på forsøksbasis. Gjennom vedtak i desember 1998 ble utvalget gjort permanent, samtidig som sammensetning og mandat ble justert. Utvalget er satt sammen av lederne av bibliotekene ved universitetene og de vitenskapelige høgskolene. I tillegg har hvert universitet en representant fra administrasjonen eller fra et forskningsmiljø. 3
Utvalget har følgende mandat og oppgaver: 1. Nasjonalt utvalg for universitetsbibliotekene er opprettet som et rådgivende organ for Det norske universitetsråd og medlemsinstitusjonene. 2.Utvalget skal være et bindeledd mellom bibliotekene ved de norske universitetene og vitenskapelige høgskolene (heretter: universitetsbibliotekene) og fremme nasjonalt samarbeid og faglig koordinering mellom dem. Utvalget skal bidra til å definere og avklare så vel universitetsbibliotekenes oppgaver i forhold til egen institusjon, som de oppgaver samfunnet og det offentlige ellers venter at universitetsbibliotekene skal ta på seg. Videre skal utvalget fremme arbeidet med samordnet bruk av bibliotek- og informasjonstjenester til effektivisering og kvalitetsforbedring innen utdanning og forskning ved institusjonene. 3.Utvalget skal særlig legge vekt på følgende oppgaver: - fungere som et kontaktforum innen biblioteksektoren for medlemsinstitusjonene og bidra til fellesløsninger på områder hvor det er naturlig - bidra til at det utformes en felles nasjonal strategi for universitetsbibliotekenes oppgaver i Norgesnettet, og også overfor instanser som Riksbibliotektjenesten, Statens bibliotektilsyn og Nasjonalbiblioteket - bidra til felles praksis når det gjelder forvaltning og tilgjengelighet av universitetsbibliotekenes samlinger - avgi uttalelser til Universitetsrådet om offentlige langtidsplaner, utredninger og andre spørsmål av overordnet karakter angående universitetsbibliotekene - fungere som rådgivende instans overfor Universitetsrådet i saker av felles interesse, og fremme disse overfor Universitetsrådet - selv ta initiativ i form av utredninger og anbefalinger i aktuelle saker, og fremme disse overfor Universitetsrådet Det nyetablerte Bibliotekutvalget valgte å starte sitt arbeid med å utarbeide en strategisk plattform for universitetsbibliotekene og de vitenskapelige høgskolebibliotekene. Den sikter mot å gi et mest mulig konkret bidrag til en effektiv koordinering av institusjonenes bibliotektjenester. Videre er det målet at plattformen skal danne grunnlaget for revisjon og videreføring av universitetenes og de vitenskapelige høgskolenes egne bibliotekstrategier. Som det fremgår av planen, har den sitt tyngdepunkt i et samarbeid om digital tjenesteutvikling. Av sentrale oppgaver for Bibliotekutvalget i 2000 er arbeidet med å finne nye tilknytningsformer til institusjonenes arbeid med etter- og videreutdanning, distanseundervisning og nye pedagogiske undervisningstilbud basert på informasjons- og kommunikasjonsteknologi. 4
2. Behov for omstilling I likhet med forskningsbibliotek verden over, foretar også de norske forskningsbibliotekene for tiden en betydelig omstilling av tjenestetilbudene til forskere og studenter ved egen institusjon. Omstillingen, som trolig bare er i sin begynnelse, skyldes primært informasjonsteknologiens epokegjørende muligheter for nye kommunikasjons- og samarbeidsformer. Det digitale og globale informasjonssamfunn tvinger forskningsbibliotekene til å tilpasse sin oppgaveforståelse, strategi og arbeidsform til stadig endrede rammevilkår. Ny teknologi får virkninger både de tradisjonelle bibliografiske systemer og tjenester og de ulike former for dokumentformidling. Det er i denne situasjonen viktig å finne frem til en ny, felles plattform for samarbeidet mellom forskningsbibliotekene som bl.a. kan bidra til å utvikle forskningsbibliotekenes organisasjon, gi mer kostnadseffektive arbeidsformer og skape flere utoverrettede bibliotektjenester. 2.1 Nasjonale satsninger i Danmark, Sverige og Finland I Norden er det Danmark og Finland som tidligst satte i verk tiltak på nasjonalt nivå for å møte de nye utfordringer på en aktiv måte. I Danmark avsatte regjeringen i 1998 200 millioner kroner over 5 år til utviklingen av DEF Danmarks elektroniske forskningsbibliotek. Tilsvarende har den finske regjering foretatt en satsning ved å kanalisere midler via Helsingfors Universitet til FinElib Det finske elektroniske biblioteket. I Sverige har Kungliga Biblioteket via BIBSAM utformet strategien for og satser nå ressurser på å utvikle SVEBIB, Sveriges elektroniske bibliotek. I disse landene har nye måter å samarbeide på og utnytte felles ressurser på, blitt etablert. I vedlegg er det gitt en kort oversikt over satsingen i de andre nordiske land på elektroniske bibliotektjenester. 2.2 Situasjonen i Norge I Norge er det ikke utviklet et nasjonalt innsatsprogram for digitalt bibliotek slik som i de andre nordiske land. Utviklingsarbeidet er hos oss knyttet nært opp til arbeidet i BIBSYS, som er de norske forskningsbibliotekenes felles biblioteksystem. Det er her gjennom årene skapt et faglig samarbeid mellom BIBSYS, universitetsbibliotekene, de vitenskapelige høgskolebibliotekene, bibliotekene i høgskolesektoren m.fl. som strekker seg over de fleste sentrale bibliotekområder. Dette samarbeidet vil fremover omfatte stadig flere digitale tjenester. Det vises her til BIBSYS' strategiprogram, Digitalt bibliotek, som sikter mot å gi brukerne integrert og enhetlig tilgang til norske og internasjonale vitenkilder. Det har vært en svakhet til nå at det faglige samarbeidet mellom de store forskningsbibliotekene innbyrdes ikke har vært så kontinuerlig og omfattende som man skulle ønske. Dette har delvis sin grunn i at de store forskningsbibliotekene ikke har utviklet en felles strategisk plattform for sitt samarbeid internt og vis a vis de nasjonale samarbeidspartnere. 5
Utfordringen er derfor nå å utforme en samarbeidsstrategi for nye tjenester fra forskningsbibliotekene. Gjennom dette samarbeidet kan bibliotekene også bli en langt mer sentral part i arbeidet med å definere og gjennomføre nasjonale utviklingstiltak. 3. Sentrale utfordringer 3.1 Brukerne i sentrum Brukerne av forskningsbibliotekene er først og fremst de vitenskapelig ansatte og studentene ved universitetene og de vitenskapelige høgskolene. Det er disse brukerne som skal settes i sentrum. Gjennom hele tiden å fastholde brukernes behov, blir det en overordnet utfordring å finne frem til strategier og tiltak som gir dem de best mulige bibliotektjenester. Arbeidsprosessene i forskning og utdanning endres hele tiden. Bruk av informasjonsteknologi gir studenter og ansatte tilgang til informasjon utenom forskningsbibliotekene. Dette fører til en helt ny situasjon for både brukere og bibliotek. Brukerne ønsker å få informasjonen direkte inn på arbeidsstasjonene sine og slippe å hente dokumentet i biblioteket. Nye brukergrupper vil ha en klar forventning om å motta et bredt spekter av digital informasjon til sitt bosted eller på sin arbeidsplass. Bibliotekene må tilpasse seg denne utviklingen for ikke å bli marginalisert i fremtidens kunnskaps- og læringsmiljø. Utfordringen er derfor å basere tjenestetilbudene på god kunnskap om forskernes og studentenes preferanser og faktiske adferd knyttet til søking etter og bruk av informasjons- og kunnskapskilder. Det er behov for metodikk og studier i fagmiljøene for å sikre at bibliotekene har gode markedsanalyser. I årene fremover vil nye generasjoner av studenter komme til universitetene og høgskolene med andre forutsetninger, ambisjoner og forventninger enn tidligere. Nye læringsformer sammen med nye former for bruk av informasjons- og kommunikasjonsteknologi fører til at bibliotekene kontinuerlig må overvåke kvaliteten på tjenestene sine og tjenestenes relevans. Hvis de ikke gjør det, vil brukerne søke til andre steder for å finne relevant informasjon. 3.2 Digital publisering En av forskningsbibliotekenes største digitale utfordringer i dag er innenfor naturvitenskapelig, medisinsk, teknologisk og økonomisk forskning hvor forskere publiserer sine resultater i internasjonale vitenskapelige tidsskrifter. Mange av disse foreligger alt i dag i en elektronisk sekundærform. I fremtiden vil den digitale publikasjonen bli den primære. Samtidig vil bruk av digitale multimedier føre til at publikasjonsbegrepet nyskapes og utvides. I de humanistiske og samfunnsvitenskapelige disipliner er bibliotektjenestene ikke i dag like utsatt for det digitale presset idet forskere i disse disipliner fremdeles benytter boken og monografien/essaysamlingen som faglig publiseringsmedium. Men også her ser vi en tydelig utvikling mot stadig større bruk av digitale kommunikasjons- og publikasjonsformer. Innen samfunnsvitenskapene er det for eksempel i gang en rask utvikling mot mer bruk av elektroniske tidsskrifter. Innen 6
humaniora foregår det en storstilt overføring til digital form av historiske primærkilder som for eksempel skjønnlitteratur, arkiv- og museumsmateriale, og nye, digitalt baserte, forskningstjenester opprettes. Innen alle fagområdene finner vi at det også settes i verk tiltak som sikter mot å digitalisere eldre og nyere tidsskriftmateriale. Utfordringen blir dermed å gi et totalt tjenestetilbud til de ansatte og studentene ved egen institusjon som både opprettholder bibliotektjenestene i tradisjonell form, der det er nødvendig, og som åpner for et vidt spekter av nye digitale tjenester. 3.3 Behov for utvikling av nye digitale tjenester Gjennom samarbeidet om oppbygging av det integrerte biblioteksystemet BIBSYS, har de norske fag- og forskningsbibliotekene gjennomgått en stor utvikling. Spesielt har universitets- og høgskolesektoren gjennom BIBSYS bygget opp et omfattende faglig nettverk, felles elektroniske bibliotekdatabaser og felles, avanserte elektroniske bibliotektjenester. I BIBSYS-databasen fiines lagret svære datamengder, og BIBSYS fungerer også som en felles port mot systemer i utlandet. Dette har gitt grunnlaget for et effektivt fjernlånsamarbeid, og en rask og enkel tilgang til mange av de største biblioteksystemene i utlandet. Oppbyggingen av de elektroniske tjenestene gjennom BIBSYS har gått fra bestilling/registrering/utlån til dagens formidling av elektroniske fulltekstdokumenter og fagrelevante internettkilder (i fremtiden også gjennom emneportaler). I tillegg til det felles arbeidet med oppbygging av det elektroniske biblioteket gjennom BIBSYS, er det et klart behov for lokalt initierte utviklingsoppgaver. Utviklingen av nye brukertjenester i institusjonene med samarbeid på tvers av biblioteksektorene, med nasjonale og internasjonale parter og med forlag og andre kommersielle databaseverter, er klart økende. Implementering av elektroniske tjenester i utdanningen og forskningen ved institusjonen er viktig, både for å effektivisere tradisjonelle tjenester og for å skape nye. Dette arbeidet må foregå både lokalt og gjennom samarbeid mellom institusjonene. Her må det være et mål at gode metoder og produkter utviklet ved én institusjon, kommer fellesskapet til gode. For eksempel er digitalisering av eldre litteratur og eldre kortkataloger viktige lokale oppgaver som samtidig også har stor nasjonal verdi. 3.4 Forskningsbibliotekene sikrer kvalitet Selv om internettbaserte tjenester vil få en dramatisk vekst i årene som kommer, vil det neppe bli slik at brukerne i stadig økende grad får tilfredsstilt sine ønsker om informasjon i det åpne, web-baserte informasjonsunivers. Forskningsbibliotekenes brukere vil både være snevert målrettede i sin søking etter litteratur og stille strenge krav til informasjonens kvalitet. Dette taler for at nasjonale og internasjonale forskningsbibliotek fortsatt blir den viktigste 7
samarbeidspartneren for forskere og studenter som søker kvalitetssikret fag- og forskningsinformasjon. Samarbeidet om tjenesteutvikling må bygge på nær kontakt mellom forskningsbibliotekene og forskningsmiljøene. Nye kontaktformer må utvikles som sikrer at forskningsbibliotekene fortsatt blir sentrale deltakere i informasjons, forsknings- og utdanningsmiljøet i institusjonene. 3.5 Grensene bygges ned I fremtiden vil fortidens klare skiller mellom ulike typer bibliotek og bibliotekbrukere på mange vis viskes ut. Et norsk elektronisk forskningsbibliotek vil ha sine brukere spredt over hele landet, for eksempel studenter i distanseundervisning og personer som driver selvstudier. Gjennom en videre utbygging av digitale bibliotekressurser og tjenester vil de nasjonale bibliotektilbud for forskning og utdanning bli langt mer synlige for slike brukergrupper og for de instanser som tilrettelegger studieopplegg og læremidler. Dette taler for et langt tettere samarbeid enn før mellom de ulike biblioteksektorene. Etter hvert som norsk næringsliv blir stadig mer avhengig av spesialisert og stadig oppdatert vitenskapelig kunnskap, bør det være et mål at forskningsbibliotekene også på en aktiv måte kan bygge ut sine formidlingsfunksjoner til industri og næringsliv. 4. Forskningsbibliotekenes strategiske mål Forskningsbibliotekene har dette overordnede målet: Forskningsbibliotekene skal sikre norske studenter og forskere minst like gode bibliotektjenester som deres utenlandske kollegaer får. Dette kan oppnås ved anvendelse av informasjonsteknologi og digitale tjenester i kombinasjon med tradisjonelle bibliotektjenester, både i det enkelte bibliotek og gjennom videreutvikling av nasjonale samarbeidstiltak. Universitetene og de vitenskapelige høgskolene i Norge er en del av det internasjonale kunnskapssamfunn. Norske forskere konkurrerer med sine kollegaer i andre land om å være i forskningsfronten. Norske studenter blir i økende grad knyttet opp til utenlandske læresteder i utdanningen. Den skarpe konkurransen i forskningsverdenen innebærer at kvalitetsvurderingen av bibliotektjenester mer og mer vil skje ut fra internasjonale standarder. 4.1 Strategisk målområde: Nye samarbeidsformer Målet er å etablere samarbeidsformer mellom institusjonenes bibliotek som kan møte den digitale utfordring. Bibliotekene har i lang tid utviklet et samarbeid på tvers av bibliotekenes type og størrelse når det gjelder formidling av lån seg imellom. Med oppbygging av elektroniske kataloger og nasjonale samkataloger, er det blitt adskillig enklere å holde oversikt over hva som finnes ved de forskjellige bibliotekene. Ved institusjonene har felleskatalogen i BIBSYS for de 8
norske fag- og forskningsbibliotekene vært en forutsetning for et effektivt fjernlånsamarbeid. Konvertering av eldre kortkataloger til digital form øker tilgangen til samlingene. Det er stor aktivitet på dette feltet, både hos oss og i utlandet. Digitalisering av eldre verdifulle samlinger er også viktig for et mer effektivt fjernlånsamarbeid av materiale som ellers er vanskelig å få tak i og for kunnskapsformidling generelt. Når den digitale omstilling for alvor tar til i bibliotekverdenen, vil de tradisjonelle biblioteksoppgavene bli redusert og erstattet av nye tjenesteformer. De kommende generasjoner av studenter og forskere forutsettes å bli langt mer teknologisk krevende og kyndige brukere av digitale bibliotektjenester enn hva dagenes brukere er. Det er derfor et viktig mål å finne frem til arbeidsmåter og ressursdeling i og mellom forskningsbibliotekene som kan sikre det nødvendige tempo i institusjonenes omstillingsarbeid og bremse kostnadsutviklingen ved abonnement og kjøp av bibliotekenes viktigste kunnskapskilder. 4.2 Strategisk målområde: Differensierte tjenester Målet er å etablere et felles nasjonalt forskningsbiblioteksystem som er tilpasset forsknings- og utdanningsdisiplinenes behov og utvikling. Det strategiske målet om å sette brukerne i sentrum innebærer at bibliotektjenestene i fremtiden må bli differensierte. Det digitale og det papirbaserte bibliotek benyttes av forskere og studenter med forskjellig mål, behov og kompetanse. Ved å bygge opp nye tjenester som retter seg inn mot de ulike student- og forskergrupper, kan institusjonene bygge ned institusjonsgrenser og åpne for større integrasjon av bibliotek- og dokumentasjonsfunksjoner i utdanning, forskning og i offentlig og privat (nærings)virksomhet. Uten en slik strategi vil bibliotekenes relevans bli redusert idet brukerne vil gå til andre kilder for å dekke sitt informasjonsbehov. 4.3 Strategisk målområde: Ny tilgang til dokumentene. Målet er å etablere nye måter å formidle og arkivere dokumenter på for å møte den internasjonale digitale utfordringen. Vi står i dag midt oppe i store endringer når det gjelder publiseringsmetoder og kontrakts- og distribusjonsformer knyttet til elektroniske dokumenter. De etablerte fjernlånstjenester basert på hardkopimedier vil måtte gjennomgå omfattende endringer for å møte de utfordringer som veksten i vitenskapelig elektronisk litteratur og nye formidlingsmedier fører med seg. Det trengs i dag bl.a. en koordinert innsats, både nasjonalt og internasjonalt, for å sikre bibliotekenes brukere maksimal tilgang til de vitenkilder de har behov for og til lavest mulige priser. 9
En fortsatt sentral oppgave for forskningsbibliotekene vil være som kilde- og arkivinstitusjon for forskere og studenter. Den store omstilling som nå foregår på det internasjonale publikasjonsmarkedet, innebærer at det vil eksistere parallelle løsninger og standarder før det blir etablert internasjonale retningslinjer for kjøp, salg og langtidslagring av elektronisk forskningslitteratur og forskningsresultater. Dette betyr at Norge, som er netto importør av forskningsresultater, blant annet må bygge ut og effektivisere de nødvendige funksjoner for langtidslagring av elektroniske tidsskrifter og andre elektroniske primærkilder gjennom et nasjonalt samarbeid. 5. Aktuelle innsatsområder 5.1 Felles strategiutvikling mellom forskningsbibliotekene Så kompleks og faglig/teknologisk krevende som forskningsbiblioteksektoren blir i årene som kommer, er det avgjørende at det skapes et nytt faglig og strategisk tyngdepunkt for samarbeidet mellom de store institusjonene. Samarbeidet skal dessuten legge forholdene til rette for en tettere dialog med de nasjonale aktører, i første rekke BIBSYS, Riksbibliotektjenesten og Nasjonalbiblioteket. Målet er at forskningsbibliotekene skal ta initiativ til og være premissgiver for store nasjonale fellesprosjekter. Ved et utvidet samarbeid mellom forskningsbibliotekene vil det være mulig å initiere en rekke bibliotekfaglige fellesprosjekter og dele erfaringer fra institusjonenes egne utviklings- og driftstiltak, både med tanke på tiltakenes innhold, metode- og teknologibruk. En slik felles strategiutvikling vil forutsette at hver institusjon videreutvikler sin egen bibliotekstrategi på grunnlag av den felles plattform som Universitetsrådets biblioteksutvalg her har utarbeidet. Aktuelle tiltak: 1. Rullerende strategisk planlegging i Bibliotekutvalget Det er behov for en kontinuerlig tilpasning av samarbeidet til endrede forutsetninger og faglige ambisjoner. 2. Utvikling/tilpasning av institusjonenes bibliotekstrategier på grunnlag av Bibliotekutvalgets strategiske plattform Det foregår allerede et IT-strategisk utviklingsarbeid ved medlemsinstitusjonene. Skal samarbeidet dem imellom få den nødvendige tyngde og kontinuitet, må alle institusjonene også innarbeide de felles strategier og faglige samarbeidsoppgaver som presenteres i dette strateginotatet. 5.2 Digitale dokumenttjenester og vitenressurser Målet er gjennom felles innsats å gi tilgang til flest mulig dokumenter i elektronisk form. Samarbeidet gjelder i utvidet forstand å gi tilgang til digitale 10
ressurser mer generelt til bruk i forskning, undervisning og formidling, herunder digitalt arkivmateriale og annet primært kildemateriale, eksempelvis fra museumsområdet. Når det gjelder tjenesteutvikling på området, vil BIBSYS være den sentrale samarbeidspartner. Det bør være et sentralt mål at Bibliotekutvalget og forskningsbibliotekene enkeltvis kommer i et tettere samarbeidsforhold til BIBSYS når det planlegges og utvikles elektroniske dokumenttjenester. Fordeling av ansvar og arbeidsoppgaver knyttet til utvikling av felles, web-baserte emneportaler vil bli en viktig oppgave fremover. Dette impliserer både nye arbeidsoppgaver for fagreferentene ved institusjonene og nye måter å samarbeide på, både internt, med fagmiljøene og på tvers av institusjonene. Det samme gjelder samarbeid og ansvarsfordeling mellom bibliotekene og BIBSYS. Enkel og brukertilpasset oversikt over digitale bibliotektjenester er viktig for å få høy utnyttelse av de nye tjenester og ressurser. Det bør derfor drøftes i hvilken form det kan skaffes en felles inngang (portal) til alle de digitale tjenester som er tilgjengelige i/fra Norge. Forsøksarbeid på området foregår i de andre nordiske land. Biblioteksutvalget vil holde nær kontakt med de andre nordiske aktørene på dette området. Bibliotekutvalget vil også ta initiativ til å få belyst de krav som bør stilles krav til en tidsmessig fjernlåntjeneste. Å etablere ordninger nasjonalt som kan sikre lagring og enkel tilgang til digitale tidsskrifter for ettertiden, vil være en viktig oppgave for Nasjonalbiblioteket i et samarbeid med forlagene, BIBSYS, m.fl. Norge må også delta aktivt i det internasjonale samarbeidet omkring langtidslagring av elektroniske tidsskrifter. Aktuelle tiltak: 1. Utvalg for elektroniske tidsskrifter Bibliotekutvalget opprettet i oktober 1999 en arbeidsgruppe for å styrke samarbeidet mellom bibliotekene når det gjelder innkjøp av/tilgang til elektroniske tidsskrifter og andre elektroniske vitenkilder for institusjonenes brukere. Regelmessig kontakt med Riksbibliotektjenesten skal sikre at forskningsbibliotekenes og fagmiljøenes interesser blir godt ivaretatt i de forslag til fellesavtaler som Riksbibliotektjenesten fremmer. 2. Faglige emneportaler for forskningskilder på internett Formålet er at bibliotekene i fellesskap og gjennom arbeidsdeling utarbeider og vedlikeholder emnebaserte oversikter over internettressurser. Bibliotekutvalget ser det som viktig at forskningsbibliotekene deltar i det arbeidet som nå tar form under BIBSYS tekniske ledelse og vil bidra til en hensiktsmessig samarbeidsform for den faglige og redaksjonelle delen av en slik tjeneste. 3. Kompetanse i opphavsrett m.m. Det er behov for at forskningsbibliotekene øker sin kompetanse innen de rettslige områder som bruk av ny teknologi aktualiserer og deltar aktivt i oppbyggingen av faglige fora for slike formål. 11
4. Forhandlingskompetanse Innenfor forskningsbibliotekene bør det utvikles forhandlingskompetanse som kan gi råd til eget bibliotek og delta i forhandlinger med for eksempel tidsskriftagenter og forlag, herunder ved forhandlinger om fellesabonnement for flere bibliotek. 5.3 Nye samarbeidsformer med forskningsmiljøene Bevisstheten om bibliotekets betydning for forskning og utdanning er til dels mangelfullt utviklet i forskningsmiljøene. Det samme gjelder kunnskapen om den store bredde av tjenester som kan nås via biblioteket. Bibliotekenes kunnskap om brukernes prioriterte ønsker når det gjelder elektroniske tjenester, er lite basert på systematiske undersøkelser. Deres oppfatninger om brukernes faktiske adferd når det for eksempel gjelder informasjonssøking, er heller ikke basert på faktiske data. Det er derfor behov for at bibliotekene styrker sin kontakt med fagmiljøene, både for å få sikrere kunnskap om deres behov og ønsker og for å utvikle nye faglige samarbeidsløsninger, herunder samarbeid om kartlegging av viktige internettressurser. Det kan her nevnes at man ved ett av våre universiteter har fremmet forslag om at stipendiater som sin pliktarbeidsdel bør kunne drive undervisning og rettleiing i bruk av digitale bibliotektjenester innen sine fagområder i samarbeid med det aktuelle fakultetsbibliotek. Aktuelle tiltak: 1. Gruppe for brukerkontakt og behovskartlegging Bibliotekutvalget ønsker å klarlegge verdien av og de praktiske forutsetninger for å etablere en arbeidsgruppe med spesielt ansvar for å utarbeide forslag om nye kontakt- og samarbeidsformer mellom bibliotekene og fagmiljøene og for innsamling av informasjon om brukernes forventninger til digitale bibliotektjenester. I denne forbindelse vurderes om og i hvilken form kontakt og dialog kan opprettes med de nasjonale fagseksjoner. 5.4 Digitalt bibliotek og digitale læremidler Under Arbeidsgruppen for digitale læremidler er det opprettet et særprogram kalt Digitalt bibliotek for digitale læremidler. Programmet skal bl.a. prioritere nasjonale satsninger med gjenbruksverdi og utvikling av nye tjenester som gjør digitale læremidler tilgjengelige gjennom eksisterende infrastruktur for bibliotek og informasjonsgjenfinning. Bruk av IKT i undervisning med vekt på problembasert læring har, sammen med utviklingen innen etterutdanning og fjernundervisning, gitt store, nye utfordringer for forskningsbibliotekene. Målet er at bibliotekene tar aktiv del i utviklingen av digitale læremidler med vekt på bibliotek-komponenten (både substans og metode m.m.) i slike undervisningsopplegg. Kostnadene ved utvikling av gode (og interaktive) undervisningsopplegg tilsier at tiltakene må legges til rette for gjenbruk i og tilpasning til læremidler i ulike 12
pedagogiske sammenhenger. Det er viktig at forskningsbibliotekene sammen utvikler en forståelse for sin rolle på området og deler sine erfaringer fra praktisk utviklings- og produktsamarbeid med ulike fagmiljøer. BIBSYS og UiO er gitt viktige oppgaver når det gjelder metodeutvikling knyttet til produksjon, lagring og bruk av digitale læremidler. BIBSYS skal bl.a. klarlegge en arkitektur for komponentene i det digitale bibliotek, vurdere systemer for bruk av metadata og for adgangskontroll. Aktuelle tiltak: 1. Vurdere å opprette et utvalg for bibliotekspørsmål i forbindelse med produksjon og bruk av digitale læremidler Hovedformålet vil være kompetanseoppbygging og erfaringsutveksling, å følge med i utviklingen på feltet og formidle informasjon til Bibliotekutvalget. 2. Pilotprosjekter Initiere fellestiltak der to eller flere bibliotek utvikler demonstrasjonsversjoner av digitale læremidler i samarbeid med bestemte fag- og forskningsmiljøer. 5.5 Elektronisk publisering i forskningsinstitusjonene Bruk av web og internett har ført til at den vitenskapelige publiseringsprosessen er i endring. I mange tilfeller er de tekniske forutsetninger til stede for at institusjonene kan ta på seg rollen som utgiver av elektroniske produkter. Det foregår i dag en utvikling internasjonalt der de akademiske institusjonene legger til rette ordninger for elektronisk publisering av materiale produsert ved institusjonene. Materialet kan omfatte studentoppgaver, publikasjoner på hovedfags- og dr.gradsnivå, rapporter, tidsskriftartikler (ofte som pre-prints), monografier m.m. I mange tilfeller har bibliotekene en fremtredende plass i dette arbeidet. Som et eksempel nevnes at institusjonenes formidling av informasjon om hovedfagsoppgaver og doktorgradsarbeider ikke er tilfredsstillende i dag. For eksempel avleveres ikke rutinemessig faglige sammendrag som kan nyttes i institusjonenes formidlingsarbeid. Gjennom koordinerte rutiner for innsamling av sammendrag basert på web, kan det skapes en felles norsk vitenkilde. Et annet mål er å utvikle ordninger for elektronisk fulltekstpublisering av høyere gradsarbeider. Av viktige spørsmål som må avklares i forbindelse med elektronisk publisering er behovet for redaksjonelle retningslinjer, avgrensing av hvilke typer publikasjoner m.v. som institusjonen har et særlig ansvar for å formidle, opplegg for kvalitetssikring av materiale, indeksering, opphavsrettsspørsmål og tekniske krav til bl.a. formater, lagring og gjenfinnbarhet. 13
Det er etablert en uformell nasjonal samarbeidsgruppe for programtekniske metodespørsmål m.m. med utgangspunkt i virksomhet ved UiO og UiB. Slike fellesinitiativ er verdifulle og bør følges opp. Bibliotekutvalget registrerer med tilfredshet at det nå etableres et nasjonalt immaterialrettutvalg etter initiativ fra Universitetsrådet. Dette utvalget vil kunne bli et viktig redskap til å klarlegge de opphavsrettslige og avtalerettslige spørsmål m.v. som elektronisk publisering på forskningsinstitusjonene reiser. Aktuelle tiltak: 1 Nasjonalt samarbeid om lagring av dokumenter Det bør i samarbeid med BIBSYS avklares hvordan lagring av institusjonenes elektroniske publikasjoner bør skje, herunder om det er formålstjenlig for forskningsbibliotekene å etablere en felles dokumentdatabase hos BIBSYS. Et opplegg for nasjonal og internasjonal markedsføring må etableres. 2. Kompetanseutvikling Utrede om det på nasjonalt nivå bør bygges opp et prosjektorganisert kompetansemiljø knyttet til elektronisk publisering i forskningsinstitusjonene 3. Norwegian Dissertation Abstract Service Samarbeide om nasjonalt koordinerte og web-baserte opplegg av sammendragstjenester for hovedfagsoppgaver og doktorgradsavhandlinger på institusjonene (som bl.a. inneholder sammendrag på norsk og engelsk). Avklare om det i samarbeid med BIBSYS er hensiktsmessig å etablere en felles tjeneste for "Norwegian Dissertation Abstracts" og på nasjonalt nivå utvikle et samarbeid med andre informasjonsleverandører på området i utlandet. 5.6 Forskningsdokumentasjon Nye krav om rapportering av bruken av forskningsmidler, behovet for faktaunderlag for strategisk planlegging og forventninger om å etablere mer forskningsgenerert næringsvirksomhet m.v. gir forskningsdokumentasjon og forskningsformidling øket aktualitet. Det samme kan sies om den omlegging av budsjettfordelingsgrunnlaget som nå planlegges for universitetene, med større vekt på forskningsdelen av budsjettet. Arbeidet med å etablere systemer for dokumentasjon av igangværende forskning er ujevnt utviklet ved institusjonene. For tiden er det i gang flere tiltak på feltet. Det er her både tale om å utvikle en felles forståelse av (og redskaper for) de oppgaver og den informasjon det her gjelder (på lokalt og nasjonalt nivå) og dels å planlegge en systemutvikling som kan gi grunnlaget for gode nasjonale vitenkilder om norsk offentlig støttet forskning. Der hvor virksomhet er kommet i gang, har bibliotekene i de mange tilfeller fått ansvaret for dokumentasjonsvirksomheten. I dag er BIBSYS gjennom FORSKDOK-systemet den sentrale faglige og tekniske samarbeidspartner for 14
over 40 forskningsinstitusjoner m-fl. En hovedoppgave i et dokumentasjonssystem er å gi oversikt over resultater av forskning (publikasjoner, patenter, programvare, modeller m.v.). Denne oppgaven tangerer et av bibliotekets viktige arbeidsfelt. Vi ser også et ønske om å bygge opp verdiøkende tjenester lokalt, for eksempel ved å kople fulltekst/multimediedokumenter til resultatreferansene, jf pkt. 5.5. Også denne utviklingen vil styrke kontaktflaten med biblioteket. Bibliotekutvalget ønsker at forskningsinstitusjonene gjør aktiv bruk av bibliotekenes kompetanse i sitt arbeid med forskningsdokumentasjon. 5.7 Organisering av samarbeidet i Bibliotekutvalget Målet er å utvikle en enkel og fleksibel organisering av samarbeidet gjennom Bibliotekutvalget og opprette underutvalg for sentrale saksfelt som krever en (regelmessig) faglig oppfølging. Forum for IT-ledere og Utvalg for elektroniske tidsskrifter vil bli viktige redskaper ved planlegging og implementering av konkrete samarbeidstiltak og prosjekter. Aktuelle tiltak: 1. Seminarvirksomhet Ta initiativ til møter og seminarer knyttet til aktuelle temaer og utredninger med tilknytning til utviklingen av elektroniske forskningsbibliotek. 2. Hjemmeside Utarbeide og sette i drift en hjemmeside på web der informasjon knyttet til biblioteksamarbeidet presenteres og hvor det gis informasjon om tilsvarende tiltak i de andre nordiske land m.fl. 3.Felles portal til forskningsbibliotekene i Norge Med grunnlag i erfaringene fra andre land vurdere om det er ønskelig å ta initiativ til opprettelse av en felles faglig portal for de norske digitale bibliotektjenester rettet mot forskere, studenter og brukergrupper utenfor fag- og forskningsmiljøene. Portalen bør legge til grunn grensesnitt som gjør det mulig å tilpasse informasjon og tjenestetyper til ulike grupper av brukere. 4. IT-faglig samarbeid Biblioteksutvalget opprettet i august 1999 en arbeidsgruppe kalt Forum for IT-ledere, sammensatt av IT-lederne i de bibliotekene som er representert i Bibliotekutvalget. Formålet med Forumet er m.a. å styrke IT-samarbeidet mellom bibliotekene, utveksle erfaringer, drøfte felles oppgaver innen drift og utvikling, samordne synspunkter og sette i verk felles tiltak. Forum for IT-ledere blir et viktig ledd i IKT-samarbeidet mellom bibliotekene. Forumet vil gjennom faglig erfaringsutveksling og kartleggings- og utredningsarbeid kunne fremme forslag om en rekke konkrete samarbeidstiltak. 5. Utvalg for elektroniske tidsskrifter Det vises til omtalen under pkt. 5.2. 15