Dei som er inhabile i ei sak vert bedne om å gje melding, slik at varamedlemar kan bli innkalla, - jf. 8, 3. ledd i forvaltningslova.

VESTNES KOMMUNE Administrasjonsutvalet Innkalling til møte i Administrasjonsutvalet Møtestad: Dato: Formannskapssalen, Rådhuset, 03.03.2015 Kl.15:00 Dei som er inhabile i ei sak vert bedne om å gje melding, slik at varamedlemar kan bli innkalla, - jf. 8, 3. ledd i forvaltningslova. Varamedlemar får særskilt melding når dei skal møte. Saksdokumenta ligg frå i dag til gjennomsyn i servicekontoret, biblioteket og på heimesidene til kommunen. Dersom du ikkje kan møte på grunn av lovleg forfall må du snarast melde frå til politisk sekretariat på e-post silje.sylte@vestnes.kommune.no,tlf.: 71 18 40 43 eller til servicekontoret på e-post servicekontoret@vestnes.kommune.no, tlf.: 71 18 40 05. Ev. spørsmål til saksutgreiinga kan rettast til administrasjonssjefen før møtet enten på e-post: tone.roaldsnes@vestnes.kommune.no, eller tlf. 909 84 000. ordførar Side1

Saksliste Saksnr Innhald Lukka PS 1/2015 PS 2/2015 Godkjenning av innkalling Godkjenning av protokoll frå siste møte PS 3/2015 Rekrutteringsløn til høgskulestudentar - gjeld frå 01.09.2014 PS 4/2015 PS 5/2015 Reglement - tenestetelefon Reglement for gåver til tilsette PS 6/2015 Medarbeidarundersøkjing 2014 PS 7/2015 Sjukefråversrapport 3. termin 2014 og heile 2014 PS 8/2015 Tiltaksplan sjukefråvær Side2

PS1/2015Godkjenningavinnkalling PS2/2015Godkjenningavprotokollfråsistemøte Side3

VESTNES KOMMUNE U.Off.: Off.l. 13, jf FVL 13 nr 1 Saksframlegg Arkiv: 500 Arkivsaksnr.: 2008/2866 Saksbehandlar: Synnøve Sæterøy Dato: 26.01.2015 Rekrutteringsløn til høgskulestudentar - gjeld frå 01.09.14 Utval Møtedato Utvalssak Administrasjonsutvalet 03.03.2015 3/2015 Administrasjonssjefen si innstilling Kommunen har slik rekrutteringsløn til høgskulestudentar innan helse- og sosialfag og fysioterapi når dei går inn i stillingar/vikariat med arbeidsområde innan pleie- og omsorg og til førskulelærar-/barnevernspedagogstudentar som går inn i stilling/vikariat i skule/barnehage. Årsløn 1. års student kr. 301 000,- Årsløn 2. års student kr. 315 000,- Årsløn 3. års student kr. 345 000,- Endring av løn vert gjeldande frå 01.09.14 med etterbetaling til studentane som arbeider i kommunen. SAKSUTGREIING: Bakgrunn: For å rekruttere høgskuleutdanna helse- og omsorgspersonell gjorde adm.styret i 2002 vedtak om særskild løn til høgskulestudentar innan helse- og sosialfag og fysioterapi når dei går inn i stillingar/vikariat med arbeidsområde innan pleie- og omsorg. I 2011 var det vedteke at rekrutteringsløn skulle også gjelde førskulelærar-/barnevernspedagogstudentar som går inn i stilling/vikariat i skule/barnehage.. Det har vore vedteke nye satsa fleire gonger seinast i 2011. Løn vart sist fastsett slik, og har ikkje vore endra i trå med sentrale lønnsoppgjør sidan 2011: Side4

Årsløn 1. års student kr. 272 400,- Årsløn 2. års student kr. 286 500,- Årsløn 3. års student kr. 305 000,- Nye tariffavtalar har gitt vesentleg betre lønsvilkår både til høgskulegruppene, faggruppene og til ufaglærte sidan 2011. Vurdering: Det har tidlegare vore undersøkt med nærliggande kommunar om dei har rekrutteringstiltak i høve studentar. Dei har også særskilt løn til høgskulestudentar. Det er ønskjeleg at kommunen har høgare løn for 3. års studentar. Dette med bakgrunn i at ein då kanskje greier å rekruttere dei inn i ledige stillingar når dei ferdig utdanna. Administrasjonssjefen rår til at resultat blir slik: Kommunen har slik rekrutteringsløn til høgskulestudentar innan helse- og sosialfag og fysioterapi når dei går inn i stillingar/vikariat med arbeidsområde innan pleie- og omsorg og til førskulelærar-/barnevernspedagogstudentar som går inn i stilling/vikariat i skule/barnehage. Årsløn 1. års student kr. 301 000,- Årsløn 2. års student kr. 315 000,- Årsløn 3. års student kr. 345 000,- Ved oppstart som første års student, og endring i løn ved overgang frå eit studieår til neste er sett til 01.09. Dette med utgangspunkt i at dei fleste tek til på utdanninga i slutten av august eller byrjinga av september. Legestudentar har eiga rekrutteringsløn i høve ferievikariat i pleie- og omsorg. Ein ber om at løn vert gjeldande frå 01.09.14 med etterbetaling til studentane som arbeider i kommunen. Frå 01.05.14 så ligg løna til 1 års student under begynnarløna til ufaglærte. Særutskrift til: Driftsleiarar - alle Side5

VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: Arkivsaksnr.: 2015/254 Saksbehandlar: Karin Pedersen Dato: 20.02.2015 Reglement - tenestetelefon Utval Møtedato Utvalssak Administrasjonsutvalet 03.03.2015 4/2015 Administrasjonssjefen si innstilling 1. Administrasjonsutvalet vedtek nytt reglement for tenestetelefonordning slik det ligg føre. 2. Reglementet bør reviderast med jamne mellomrom, minst kvar 5.år. SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Noverande reglement for tenestetelefon var vedteke den 05.02.2007 og var gjeldande frå 01.01.2007. I oppsettet for nytt reglement har ein tatt med forslag til endringar som er kome frå tillitsvalde og driftseiningar som har hatt reglementet til høyring (vedlagt). Det er kun små endringar i reglementet, eine gjeld heimel/gyldighet pkt. 2 i reglementet - nytt punkt i KS si personalhandbok for 2015 skal vere pkt. 12.1. Punkt 6 Kompensasjon går ut, då det ikkje lenger er slik at arbeidsgjevar dekker skatteskjerpinga. Det vert i den samanhang vist til pkt. 4 mobiltelefon/breiband der alternativ 1 og 3 der er skattbar ordning. Ordninga med at den tilsette held mobiltelefonen sjølv, alternativ 2 eller disponerer mobiltelefon på dagtid, alternativ 4 er ikkje skattbart. Til innspelet om kven som skal ha e-post og kalender på telefonen vil det ligge til driftsleiar å vurdere det faktiske behovet for å vere tilgjengeleg utover ordinær arbeidstid, jf. pkt. 3. Endringar gjeldande innlevering av sjølve mobiltelefonen når arbeidsforholdet kjem til opphøyr, er gjort med bakgrunn i utvikling av funksjonsområde og design som gjør at telefonen har avgrensa levetid. Side6

Merknadene vil bli gått gjennom i møte. Vedlegg: 1 Reglement frå 01.01.2007 2 Reglement med kommentarar 3 Utkast nytt reglement Særutskrift til: Organisasjonane AMU Side7

VESTNES KOMMUNE Administrasjonssjefen REGLEMENT TENESTETELEFON 1. VIRKEOMRÅDE Føremålet med reglementet er å regulere tilståing av tenestetelefonordning i Vestnes kommune. Det skal sikre at arbeidsgjevar har ei mest mogleg lik behandling med rom for individuelle tilpasningar, samt at godtgjersle og all oppfølgjing for øvrig er i samsvar med gjeldande skattereglar. Reglementet gjeld for tilsette og folkevalde i Vestnes kommune. 2. HEIMEL/GYLDIGHEIT Sjå pkt. 12.1 i KS si personalhandbok 2015. 3. MYNDE Telefonordning vert innvilga av administrasjonssjefen og driftsleiarar. Ein arbeidstakar kan få tenestetelefon når dette er nødvendig av omsyn til arbeidet i kommunen. Arbeidstakar aksepterer at namn og telefonnummer kan førast opp i telefonkatalogen under aktuell eining. Kalender og epost-tilknytning vert avgjort av administrasjonssjefen i samråd med ROR IKT. 4. MOBILTELEFON/BREIBAND (ADSL) Tenestetelefon vert knytta opp til bruk av mobiltelefon og breiband Det kan veljast mellom følgjande former: Arbeidsgjevar held mobiltelefon som den tilsette disponerer. ALT 1 Den tilsette held mobiltelefon sjølv. ALT 2 Arbeidsgjevar held mobiltelefon og breiband som den tilsette disponerer ALT 3 Arbeidsgjevar held mobiltelefon som den tilsette disponerer på dagtid. ALT 4 og som arbeidstakar legg igjen på arbeid etter endt arbeidsdag 5. ØKONOMISK DEKNING Vi har følgjande former for telefonordning/-godtgjersle: Arbeidsgjevar held mobiltelefon som arbeidstakaren disponerer i samband med tenesta og arbeidstakaren blir sjablongbeskatta med, for tida, kr. 4.000.- /år ( fribeløp på kr.1000) ALT 1 Arbeidstakaren held mobiltelefon sjølv og får kr.1000.-/år ALT 2 Arbeidsgjevaren held mobiltelefon og breiband som arbeidstakaren disponerer i samband med tenesta, og arbeidstakaren blir sjablongbeskatta med, for tida, kr. 6.000.-/år ALT 3 (fribeløp på kr. 1000.-) Skattebeløpet blir justert etter gjeldande skattereglar. (Sjå skatteetaten) Dersom det er ringt for mindre enn kr.5.000.- for ALT 1 og 7.000.- for ALT 3 skal arbeidstakaren sjablongbeskattast for eksakt beløp.(fribeløp på kr. 1000.-) Postadresse: Telefon Telefaks Org. nr. 939 901 965 Kommunehuset * 71 18 40 00 71 18 40 01 6390 Vestnes www.vestnes.kommune.no E-post: postmottak@vestnes.kommune.no Side8

6. PRIVAT BRUK AV ARBEIDSGJEVARS MOBILTELEFON Arbeidstakar kan nytte arbeidsgjevars mobiltelefon også til private samtaler. Samtaler som ikkje gjeld tenesta, må i alle tilfelle avgrensast. Dersom årlege utgifter på det enkelte abonnement overstig kr.5.000.- for ALT 1 og kr. 11.000.- for ALT 3 kan arbeidsgjevar vurdere om den tilsette skal dekkje det overskytande. 7. ARBEIDSTAKAR SLUTTAR/PERMISJON Når arbeidstakar sluttar/har permisjon i meir enn 3 mnd, opphøyrer godtgjersla ved sluttdato/permisjonsdato Når arbeidsgjevar held mobiltelefon som den tilsette disponerer, vurderer arbeidsgjevar om telefonen skal leverast tilbake innan sluttdato/permisjonsdato. 8. RUTINER/OVERSIKT OVER MOBILTELEFONBRUKARAR Sentraladministrasjonen og driftseiningane skal ha dokumenterte rutinar for å halde oversikt over kven som har telefonordning og for å følgje opp endring i høve til behovet for tenestetelefon. ********** Dokument nr: 000551/05 Side :2 Side9

VESTNES KOMMUNE Leiargruppa Vestnes, 19.01.2007 Vår ref. Saksnr. Dykkar ref Arkivkode Saksbehandlar 000404/07 05/00045 542 Rune Håseth REGLEMENT TENESTETELEFON VEDTEKE I ADM.STYRE DEN 05.02.2007 GJELD FRÅ 01.01.06. 1. VIRKEOMRÅDE Føremålet med reglementet er å regulere tilståing av tenestetelefonordning i Vestnes kommune. Det skal sikre at arbeidsgjevar har ei mest mogleg lik behandling med rom for individuelle tilpasningar, samt at godtgjersle og all oppfølgjing for øvrig er i samsvar med gjeldande skattereglar. Reglementet gjeld for tilsette og folkevalde i Vestnes kommune. 2. HEIMEL/GYLDIGHEIT 12.1 i KS si personalhandbok. Har ikkje denne så eg kan sjå om dette stemmer (Reidun) Reglementet gjeld frå 01.01.2007 3. MYNDE Telefonordning vert innvilga av administrasjonssjefen og driftsleiarar. Ein arbeidstakar kan få tenestetelefon når dette er nødvendig av omsyn til arbeidet i kommunen. Arbeidstakar aksepterer at namn og telefonnummer kan førast opp i telefonkatalogen under aktuell eining. Kalender og eposttilknytning vert avgjort av administrasjonssjefen i samråd med ROR IKT. 4. MOBILTELEFON/BREIBAND (ADSL) Tenestetelefon vert knytta opp til bruk av mobiltelefon og breiband Det kan veljast mellom følgjande former: Arbeidsgjevar held mobiltelefon som den tilsette disponerer. ALT 1 Den tilsette held mobiltelefon sjølv. ALT 2 Arbeidsgjevar held mobiltelefon og breiband som den tilsette disponerer ALT 3 Arbeidsgjevar held mobiltelefon som den tilsette disponerer på dagtid. ALT 4 og som arbeidstakar legg igjen på arbeid etter endt arbeidsdag Postadresse: Telefon Telefaks Org. nr. 939 901 965 * 71 18 40 00 71 18 40 01 6390 Vestnes www.vestnes.kommune.no E-post: postmottak@vestnes.kommune.no Side10

5. ØKONOMISK DEKNING Vi har følgjande former for telefonordning/-godtgjersle: Arbeidsgjevar held mobiltelefon som arbeidstakaren disponerer i samband med tenesta, og arbeidstakaren blir sjablongbeskatta med, for tida, kr. 4.000.- /år ( fribeløp på kr.1000) ALT 1 Arbeidstakaren held mobiltelefon sjølv og får kr.1000.-/år ALT 2 Arbeidsgjevaren held mobiltelefon og breiband som arbeidstakaren disponerer i samband med tenesta, og arbeidstakaren blir sjablongbeskatta med, for tida, kr. 6.000.-/år ALT 3 (fribeløp på kr. 1000.-) Skattebeløpet blir justert etter gjeldande skattereglar. Dersom det er ringt for mindre enn kr.5.000.- for ALT 1 og 7.000.- for ALT 3 skal arbeidstakaren sjablongbeskattast for eksakt beløp.(fribeløp på kr. 1000.-) 6. KOMPENSASJON Arbeidsgjevar dekkjer skatteskjerpinga til den tilsette på dei ymse alternativa (Ikkje aktuell) 7. PRIVAT BRUK AV ARBEIDSGJEVARS MOBILTELEFON Arbeidstakar kan nytte arbeidsgjevars mobiltelefon også til private samtaler. Samtaler som ikkje gjeld tenesta, må i alle tilfelle avgrensast. Dersom årlege utgifter på det enkelte abonnement overstig kr.5.000.- for ALT 1 og kr. 11.000.- for ALT 3 kan arbeidsgjevar vurdere om den tilsette skal dekkje det overskytande. 8. ARBEIDSTAKAR SLUTTAR/PERMISJON Når arbeidstakar sluttar/har permisjon i meir enn 3 mnd, opphøyrer godtgjersla ved sluttdato/permisjonsdato Når arbeidsgjevar held mobiltelefon som den tilsette disponerer, vurderer arbeidsgjevar om skal telefonen skal leverast tilbake innan sluttdato/permisjonsdato. 9. RUTINER/OVERSIKT OVER MOBILTELEFONBRUKARAR Sentraladministrasjonen og driftseiningane skal ha dokumenterte rutiner for å halde oversikt over kven som har telefonordning og for å følgje opp endring i høve til behovet for tenestetelefon. ************************************* Innspel: BUT/Helene: Tenestetelefon: Synes det skal vere reglar på kven som skal få epost og kalender på mobilen. Eg får mange spørsmål om det, men eg har til no svart at det er driftsleiarane + barnevernleiar. Men eg ser at det er effektivt at fleire har det, t.d. alle mine fagansvarlege. Fagforbundet/Charlotte: Tenestetelefonreglementet verkar å vere noko utdatert. Skulle ei hatt ein gjennomgang av tala som er nytta? Dokument nr: 000404/07 Side :2 Side11

Dokument nr: 000404/07 Side :3 Side12

VESTNES KOMMUNE Leiargruppa Vestnes, 19.01.2007 Vår ref. Saksnr. Dykkar ref Arkivkode Saksbehandlar 000404/07 05/00045 542 Rune Håseth REGLEMENT TENESTETELEFON VEDTEKE I ADM.STYRE DEN 05.02.2007 GJELD FRÅ 01.01.06. 1. VIRKEOMRÅDE Føremålet med reglementet er å regulere tilståing av tenestetelefonordning i Vestnes kommune. Det skal sikre at arbeidsgjevar har ei mest mogleg lik behandling med rom for individuelle tilpasningar, samt at godtgjersle og all oppfølgjing for øvrig er i samsvar med gjeldande skattereglar. Reglementet gjeld for tilsette og folkevalde i Vestnes kommune. 2. HEIMEL/GYLDIGHEIT Sjå kap. 5.16 i KS si personalhandbok. Reglementet gjeld frå 01.01.2007 3. MYNDE Telefonordning vert innvilga av administrasjonssjefen og driftsleiarar. Ein arbeidstakar kan få tenestetelefon når dette er nødvendig av omsyn til arbeidet i kommunen. Arbeidstakar aksepterer at namn og telefonnummer kan førast opp i telefonkatalogen under aktuell eining. 4. MOBILTELEFON/BREIBAND (ADSL) Tenestetelefon vert knytta opp til bruk av mobiltelefon og breiband Det kan veljast mellom følgjande former: Arbeidsgjevar held mobiltelefon som den tilsette disponerer. ALT 1 Den tilsette held mobiltelefon sjølv. ALT 2 Arbeidsgjevar held mobiltelefon og breiband som den tilsette disponerer ALT 3 Arbeidsgjevar held mobiltelefon som den tilsette disponerer på dagtid. ALT 4 og som arbeidstakar legg igjen på arbeid etter endt arbeidsdag Postadresse: Telefon Telefaks Org. nr. 939 901 965 * 71 18 40 00 71 18 40 01 6390 Vestnes www.vestnes.kommune.no E-post: postmottak@vestnes.kommune.no Side13

5. ØKONOMISK DEKNING Vi har følgjande former for telefonordning/-godtgjersle: Arbeidsgjevar held mobiltelefon som arbeidstakaren disponerer i samband med tenesta, og arbeidstakaren blir sjablongbeskatta med, for tida, kr. 4.000.- /år ( fribeløp på kr.1000) ALT 1 Arbeidstakaren held mobiltelefon sjølv og får kr.1000.-/år ALT 2 Arbeidsgjevaren held mobiltelefon og breiband som arbeidstakaren disponerer i samband med tenesta, og arbeidstakaren blir sjablongbeskatta med, for tida, kr. 6.000.-/år ALT 3 (fribeløp på kr. 1000.-) Skattebeløpet blir justert etter gjeldande skattereglar. Dersom det er ringt for mindre enn kr.5.000.- for ALT 1 og 7.000.- for ALT 3 skal arbeidstakaren sjablongbeskattast for eksakt beløp.(fribeløp på kr. 1000.-) 6. KOMPENSASJON Arbeidsgjevar dekkjer skatteskjerpinga til dei tilsette på dei ymse alternativa 7. PRIVAT BRUK AV ARBEIDSGJEVARS MOBILTELEFON Arbeidstakar kan nytte arbeidsgjevars mobiltelefon også til private samtaler. Samtaler som ikkje gjeld tenesta, må i alle tilfelle avgrensast. Dersom årlege utgifter på det enkelte abonnement overstig kr.5.000.- for ALT 1 og kr. 11.000.- for ALT 3 kan arbeidsgjevar vurdere om den tilsette skal dekkje det overskytande. 8. ARBEIDSTAKAR SLUTTAR/PERMISJON Når arbeidstakar sluttar/har permisjon i meir enn 3 mnd, opphøyrer godtgjersla ved sluttdato/permisjonsdato Når arbeidsgjevar held mobiltelefon som den tilsette disponerer, vert telefonen å levere tilbake innan sluttdato/permisjonsdato. 9. RUTINER/OVERSIKT OVER MOBILTELEFONBRUKARAR Sentraladministrasjonen og driftseiningane skal ha dokumenterte rutiner for å halde oversikt over kven som har telefonordning og for å følgje opp endring i høve til behovet for tenestetelefon. ************************************* Dokument nr: 000404/07 Side :2 Side14

VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: Arkivsaksnr.: 2015/254 Saksbehandlar: Karin Pedersen Dato: 20.02.2015 Reglement for gåver til tilsette Utval Møtedato Utvalssak Administrasjonsutvalet 03.03.2015 5/2015 Administrasjonssjefen si innstilling 1. Administrasjonsutvalet vedtek nytt gåvereglement for tilsette slik det ligg føre. 2. Reglementet bør reviderast med jamne mellomrom, minst kvar 5.år. SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Noverande gåvereglement var vedteke den 14.03.2005 og gjort gjeldande frå same dato. I oppsettet for nytt reglement har ein tatt med forslag til endringar frå høyringsinstansane. Reglementet har vore ute til høyring hjå tillitsvalde, leiargruppa og driftsleiarar og det er kome inn merknader (vedlagt). I forslaget til endringar skal ikkje berre arbeidstakarar som fyller 50 eller 60 få merksemd i form av blomster, men også dei som fyller 30 og 40 år (nytt pkt 2). Vidare har det kome fleire innspel til at arbeidstakarar som etter 10 års samanhengande teneste sluttar for å bli pensjonist må ha høve til å velje anna enn lysestake eller vase. Forslaget er at dei skal kunne få ein pengesum tilsvarande vase som alternativ. Endring er føreslått i punkt 6 om tildeling av veggplatte og blomster til arbeidstakar som har vore tilsett i minst 10 år og sluttar i teneste. Forslaget går ut på at veggplatte vert tatt vekk. Veggplatten er i tinn og har ikkje lenger same symbolmessige verdi. Det fjerde og siste punktet der det er føreslått endringar gjeld Vedtekter for Kommunenes Sentralforbunds hederstegn. Side15

KS har i mange år delt ut hedersbevis eller medalje til folkevalde og tilsette som har lang fartstid i kommunen; 24 år funksjonstid for politikarar og 25 år tenestetid for tilsette, sjå vedlagte vedtekter. Sist gang kommunen søkte KS om tildeling var i 2005. Det var då ca 50 personar som fekk tildelt heidersmerke heidersteikn. Lengre bakover i tid har det også vore oppsamling og markering med tildeling av hedersbevis. Innspel frå driftsleiarane er at slik påskjønning kan seiast å vere på veg ut og ikkje har same betyding og symbolverdi for tilsette som det ein gong hadde. I tillegg er lang tenestetid i kommunal eller fylkeskommunal verksemd blitt mindre vanlig etter som arbeidskrafta er meir mobil. Forslaget i driftsleiarmøte er derfor at punktet går ut. Merknadene vil bli gått gjennom i møte. Vedlegg: 1 Utkast til nytt reglement 2 Gåvereglement frå 24.03.2005 3 Innspel til reglementet frå leiargruppa, driftsleiarane og tillitsvalde Særutskrift til: Tillitsvalde AMU Side16

VESTNES KOMMUNE Administrasjonssjefen REGLEMENT FOR GÅVER TIL TILSETTE 1. Kommunale arbeidstakarar med fast tilsetjing som fyller 50 år og har vore i samanhengande kommunal teneste i minst 10 år får krystallvase med kommunevåpen/logo og blomster. 2. Kommunale arbeidstakarar som fyller 30, 40, 50 og 60 år får blomster. 3. Kommunale arbeidstakarar som sluttar i teneste og seier opp stillinga si på grunn av alderspensjon / AFP / uførleik, og som har 10 år samanhengande kommunal teneste, kan velje mellom mellomstor lysestake med inskripsjon og kommunevåpen, krystallvase med logo eller ein pengesum tilsvarande vase, pr. 2015 kr. 3 000,-. Kommentar: - Permisjon med eller utan løn i inntil 1 år vert å rekne med i tenestetida. - Permisjon (samanhengande) med eller utan løn utover 1 år vert ikkje medrekna, men avbryt heller ikkje tenestetida. - Opphald i tenesteforhold på meir enn ½ år avbryt tidlegare tenestetid, - dvs. opptening av tenestetid må starte på nytt. - Tidsavgrensa tilsetjingsforhold (vikariat o.l) vert å rekne med i tenestetida. 4. Kommunale arbeidstakarar som sluttar i teneste og seier opp stillinga si på grunn av alderspensjon / AFP / uførleik, men ikkje fyller kravet i punkt 3 - får blomster. 5. Kommunale arbeidstakarar som har vore i samanhengande kommunal teneste i minst 10 år og som sluttar i teneste, får blomster. 6. Ved sjukdom kan det sendast blomster frå den driftseining som vedkomande arbeidstakar høyrer inn under. Driftsleiar må vurdere kvart enkelt tilfelle 7. Ved ein kommunal arbeidstakar si gravferd sender vedkomande driftseining krans, og evt. blomster til heimen. Dette gjeld arbeidstakar som er i eit tilsetjingsforhold. 8. Utgifter til gåver, blomster og krans vert å dekke over vedkomande driftseining sitt budsjett. 9. Ansvar for oppfølging av dette regelverket ligg hos den enkelte driftsleiar. 10. Det er ikkje høve til å erstatte desse gåvene med andre gåver. ********** Postadresse: Telefon Telefaks Org. nr. 939 901 965 Kommunehuset * 71 18 40 00 71 18 40 01 6390 Vestnes www.vestnes.kommune.no E-post: postmottak@vestnes.kommune.no Side17

VESTNES KOMMUNE Administrasjonssjefen Vestnes, 21.01.2005 Vår ref. Saksnr. Dykkar ref Arkivkode Saksbehandlar 000551/05 04/01067 455 Randi Rønnestad REGLEMENT FOR GÅVER TIL TILSETTE VEDTEKE I ADM.STYRE DEN 14. MARS 2005 GJELD FRÅ 14.03.05 1. Kommunale arbeidstakarar med fast tilsetjing som fyller 50 år og har vore i samanhengande kommunal teneste i minst 10 år får krystallvase med kommunevåpen/logo og blomster. Kommentar: - Med arbeidstakar er å forstå kommunale arbeidstakarar som er fast tilsett. Kommunale arbeidstakarar som fyller 50 år og ikkje har vore i samanhengande kommunale teneste i 10 år eller fyller kravet om stillingsstorleik, - får blomster. Pkt. 1: Nyutgåve av krystallvase som er meir anvendeleg, meld inn før. Eller gå over til eit kunsttrykk eller lignende som ein kan ha på veggen og vere stolt over kvar dag. Gåvereglement: Mange signal på at blomstervasen skulle ha vore utskifta med ein meir hendig utgåve. Den vi gir ut i dag er unaturleg stor og ikkje minst ustødig, så mange tør ikkje å bruke den setter den bakerst i skåpet Helene/BUT Gavereglementet: Foreslår å bytte ut vase/lysestake/veggplatte med gavekort med samme verdi. (Mona/Eigedomsdrift) Gåvereglementet er fint, men det burde kome fram kva som er kravet om stillingsstorleik? Sjå punkt 1. (Fagforbundet/Charlotte) Sjukepleiarforbundet: Det er forslag fra NSF at ein også kan få ei oppmerksomhet etter 25 års arbeidstid i kommunen, sjølv om ein synest det er kjekt med ei oppmerksomhet på 50 og 60 årsdagen, og når ein sluttar. Andre arbeidstakarar som fyller runde år som følgjer: 30 år, 40 år og 60 år får blomster (driftsleiarmøte). 2. Kommunale arbeidstakarar som sluttar i teneste og seier opp stillinga si på grunn av alderspensjon / AFP / uførleik, og som har 10 år samanhengande kommunal teneste, kan velje mellom mellomstor lysestake med inskripsjon og kommunevåpen, krystallvase med logo eller ein pengesum tilsvarande vase, pr. 2015 kr. 2 000,-. (frå Leiargruppa) Kommentar: - Permisjon med eller utan løn i inntil 1 år vert å rekne med i tenestetida. - Permisjon (samanhengande) med eller utan løn utover 1 år vert ikkje medrekna, men avbryt heller ikkje Postadresse: Telefon Telefaks Org. nr. 939 901 965 Kommunehuset * 71 18 40 00 71 18 40 01 6390 Vestnes www.vestnes.kommune.no E-post: postmottak@vestnes.kommune.no Side18

tenestetida. - Opphald i tenesteforhold på meir enn ½ år avbryt tidlegare tenestetid, - dvs. opptening av tenestetid må starte på nytt. - Tidsavgrensa tilsetjingsforhold (vikariat o.l) vert å rekne med i tenestetida. Kommunale arbeidstakarar som sluttar i teneste og seier opp stillinga si på grunn av alderspensjon / AFP / uførleik, men ikkje fyller kravet i punkt 3, - får blomster. 3. Kommunale arbeidstakarar som har vore i samanhengande kommunal teneste i minst 10 år og som sluttar i teneste, får veggplatte og blomster. Praktiserast dette eller er det andre alternativ? (Reidun) 4. Tallerken (veggplatte) med kommunevåpen, med tekst Vestnes kommune og frise rundt tallerkenranda med motiv frå ordførarkjeda, kan nyttast til gåve ved ulike høve. 5. Ved sjukdom kan det sendast blomster og / eller konfekt frå den driftseining som vedkomande arbeidstakar høyrer inn under. Pkt. 6: Ved sjukdom; Fint om det blir antyda kor lenge ein person skal ha vore sjukmeld før ein sender kommunal blomster Helene/BUT Driftsleiar må vurdere kvart enkelt tilfelle 6. Ved ein kommunal arbeidstakar si gravferd skal vedkomande driftseining sende krans, og evt. blomster til heimen. Kommentar: Dette punktet gjeld arbeidstakarar (som var i teneste då dødsfallet inntraff. ) er i eit tilsetjingsforhold (Reidun) 8. Utgifter til gåver, blomster og krans vert å dekke over vedkomande driftseining sitt budsjett. 9. Ansvar for oppfølging av dette regelverket ligg hos den enkelte driftsleiar. 10. Driftsleiarane må gjere seg kjend med Vedtekter for Kommunenes Sentralforbunds hederstegn og hedersmerke. Dersom kommmunale arbeidstakarar fyller vilkåra for slik utmerking, skal driftsleiarane ha ansvar for at det vert sendt søknad. Kommentar: - Dette punktet gjeld heidersmerke med diplom / heidersteikn for langvarig kommunal- / fylkeskommunal teneste. - Ordføraren står for tildelinga. Tildelinga skjer samla for alle aktuelle ein gong pr. år. Pkt 10 - Gjeld dette enno? (Reidun) Pkt. 10: Har tatt opp før i driftsleiarmøtet at driftsleiarar ikkje har oversikt over ansiennitet og kan derfor ikkje bestille KS-hedersteikn ved 30 år. Elles meiner eg at lønskontoret som har oversikt på ansienniteten må gi melding til ordføraren om alle som i aktuelt år har 30 år eller meir, og at ordføraren kallar inn til seremoni dei som skal ha hedersteiknet og deler ut. Driftsleiarar blir invitert til å vere tilstades. (Helene/BUT) PKT 10 FORSLAG OM OM Å STRYKE DETTE PUNKTET (driftsleiarmøte) 11. Det er ikkje høve til å erstatte desse gåvene med andre gåver. Dokument nr: 000551/05 Side :2 Side19

*********************** Dokument nr: 000551/05 Side :3 Side20

KS' hedersbevis 12.08.2013 KS har i mange år delt ut hedersbevis til folkevalgte og tilsatte i kommuner og fylkeskommuner. Hovedpunktene i vedtektene er: Medaljen kan tildeles folkevalgte og tilsatte som har utført en fortjenstfull samfunnsgagnlig virksomhet av særlig betydning for sin kommune eller fylkeskommune. For folkevalgte kreves det 24 års funksjonstid og for tilsatte 25 år. Hedersmerke kan tildeles alle tilsatte med minst 25 års tjenestetid. Merket kan, foruten til tilsatte i kommuner og fylkeskommuner, gis til tilsatte i virksomheter som helt eller delvis er kommunalt, fylkeskommunalt eller interkommunalt eid, og tilsatte i forbund for kommuner eller kommunale virksomheter. Vedkommende formannskap eller fylkesutvalg kan søke om tildeling av medalje eller hedersmerke. Dessuten kan vedkommende styre søke om tildeling av merket. I disse tilfellene tildeles medaljen/merket av administrerende direktør i KS Medalje/merke kan også tildeles av KS på eget initiativ. I disse tilfellene står Hovedstyrets arbeidsutvalg for tildelingen. Avgift for medalje og merke, som begge er utført i sølv og emalje, er fra 1. januar 2013 henholdsvis kr 2225, for medalje og kr 750, for hedersmerket. Prisen er uten mva. Forsendelsen skjer rekommandert og porto kommer i tillegg. Personer som har fått tildelt medalje, har rett til å kjøpe merket. Søknad om KS-medalje og KS-hedersmerke sendes til: Elektronisk: ks@ks.no Post: KS, Postboks 1378 Vika, 0114 Oslo Vi gjør oppmerksom på at det er 2 3 ukers behandlingstid. Når kan man bære KS-medalje og KS-hedersmerke? KS-medalje er ikke en orden og kan derfor ikke bæres på uniform. Den kan bæres på antrekk som mørk dress, smoking og kjole og hvitt. Tilsvarende for kvinner. KS-hedersmerke kan bæres på alle typer antrekk, men ikke uniform. Side21

VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 000 Arkivsaksnr.: 2015/33 Saksbehandlar: Rune Håseth Dato: 19.02.2015 Medarbeidarundersøkjing 2014 Utval Møtedato Utvalssak Administrasjonsutvalet 03.03.2015 6/2015 Administrasjonssjefen si innstilling Administrasjonsstyret tek resultata av medarbeidarundersøkingane til orientering. Administrasjonsstyret forutset at tilsette og leiarar utarbeider nye resultatmål og bruker undersøkingane som læring og som eit utgangspunkt for forbetringsarbeid SAKSUTGREIING: I økonomiplanen for 2014-2017, som vart vedteken av kommunestyret den 12.desember 2013, vart det lagt ein plan for gjennomføring av brukarundersøkingar i Vestnes kommune Gjennomføring har gått etter planen. Verktøy for gjennomføring av undersøkingane ligg i portalen www.bedrekommune.no. Portalen er eit nettbasert verktøy som kan brukast til måling av tenestekvalitet, brukar- og medarbeidartilfredsheit. På nettportalen kan kommunar som ønskjer det, hente ferdige opplegg, evt gjennomføre eigne undersøkingar og samanlikne resultat frå eiga kommune med andre kommunar og landsgjennomsnitt. Meir enn 300 av kommunane i landet har lisens på portalen. Årleg blir det gjennomført ein stad mellom 500 700 undersøkingar på nettportalen. Administrasjonssjefen legg opp til ei årleg rapportering til kommunestyret. Vi starta med barnehage og kulturskule hausten 2013. Det har vore ein innkøyringsperiode, og difor vert det no rapportert for undersøkingar gjennomført både 2013 og 2014 samstundes. Administrasjonssjefen rapporterer til kommunestyret på følgjande punkt: 1. Gjennomføring av undersøkinga. Tidspunkt for gjennomføring, uttak av respondentar, korleis undersøkinga vart gjennomført, vurdering av svarprosent. 2. Vurdering av resultat på kvart av områda, vurdering av kvar vi scorar lavt, og kvar vi scorer høgt. 3. Korleis resultata skal brukast vidare i organisasjonen. M.a. oppfølging ved informasjon og vidare målformuleringar. Side22

For gjennomføring av brukar og medarbeidarundersøking i perioden 2013.- 2017 finn ein i tabellen nedanfor. Tenesteområde 2013 2014 2015 2016 2017 Grunnskulen (elev, X X X X X foreldre,sfo) Heimetenesta X X Institusjonstenesta X X Psykisk helse X X Sosiale tenester X X Ergoterapi/fysioter X X Helsestasjon X X Utviklingshemma X X Barnehage X X X Barnevern X X Kulturskule X X X Bibliotek X X X Byggesak X X Medarbeidarunders. X X I årsmeldingafor 2014 var det plukka ut 4 indikatorer som skulle nyttast som mål fram mot 2016 For heile kommunen som organisasjon var vi likt eller heilt nær landsgjennomsnittet noko som var målet Målområde Styringsindikatorar Status 2014 Organisasjon Medarbeidarundersøkjing 2014 : Indikatorar for heile kommuneorganisasjonen: Norge Mål 2016 Organisering av arbeidet 4,6 4,6 4,6 - I kva grad er du aktivt med på at arbeidsplassen når måla sine? 4,7 5,0 5,0 Samarbeid med kollega 5,1 5,0 5,0 - I kva grad løyser de felles arbeidsoppgåver på arbeidsplassen på ein god måte? 4,9 4,8 4,8 Innhald i arbeidet - Meistrar du jobben din ut frå dei forventningane som blir stilt til deg? 5,1 4,8 5,0 5,0 5,0 5,0 Næraste leiar - I kva grad opplever du at din næraste leiar er lydhør overfor synspunkta dine? 4,6 3,7 4,7 4,8 4,7 4,8 Side23

For den enkelte eining varierte resultata frå ; (sjå tabell under) Målområde Styringsindikatorar Lavast Vestnes Organisasjon Høgst Vestnes Medarbeidarundersøkjing 2014 : Indikatorar for heile kommuneorganisasjonen: Organisering av arbeidet - I kva grad er du aktivt med på at arbeidsplassen når måla sine? Samarbeid med kollega - I kva grad løyser de felles arbeidsoppgåver på arbeidsplassen på ein god måte? Innhald i arbeidet - Meistrar du jobben din ut frå dei forventningane som blir stilt til deg? Næraste leiar - I kva grad opplever du at din næraste leiar er lydhør overfor synspunkta dine? 4,0 4,6 5,0 4,0 5,0 5,5 5,5 5,1 For alle hovedområda i undersøkjinga viser tabellen nedanfor variasjonen mellom lavaste og høgste score i Vestnes, snitt Vestnes og snitt Norge. Totalt 12 område/einingar er med som grunnlag for tabellen. Lavast Vestnes Høgast Vestnes Vestnes Norge Organisering av arbeidet 4,0 5,0 4,6 4,6 Innhald i jobben 5,0 5,5 5,1 5,0 Fysiske forhold 2,9 5,4 4,0 4,2 Samarbeid og trivsel med kollegaer 4,6 5,5 5,1 5,0 Mobbing, diskriminering og varsling 4,7 5,5 5,0 5,0 Næraste leiar 4,0 5,1 4,6 4,7 Medarbeidarsamtale 4,0 5,7 4,8 4,8 Overordna leiing 3,0 4,7 4,2 4,1 Fagleg og personleg utvikling 3,8 5,1 4,4 4,4 System for løns- og arbeidstidsordningar 3,9 5,1 4,2 4,1 Stoltheit over eigen arbeidsplass 4,2 5,5 4,9 4,8 Heilheitleg vurdering 4,2 5,3 4,7 4,6 Medarbeidarundersøkinga vart avslutta 16.juni 2014. Dette var første gong at vi hadde medarbeidarundersøkjing, og vi hadde nok nokre utfordringar som til tider vart noko større enn rekna med. Som eksempel kan nemnast; Alle tilsette skulle ha si eiga epostadresse (n.n@vestnes.kommune.no). Her måtte IKT opprette mange nye brukaradresser. Berre fast tilsette skulle svare. Side24

Svarfristen måtte forlengast Ferieavvikling Som det går fram av oversikta under, så vart 728 tilsette invitert til å delta. Av desse svarte 373 tilsette, eller 51%. Svarprosenten burde vore høgre, og som vi ser, er høgste svarprosent på 78% og lavast på 38 %. Det er grunn til å tru at noko av forklaringa ligg i nye epostadresse og noko vanskar med å kome inn på systemet. (Ein gjer ikkje mange forsøk på å svare før ein gjev opp). Det må minimum være 7 respondentar for å stå som eiga eining. Område som deltok i undersøkinga og antal svar/svarprosent for kvar eining. I rapportsystemet kan ein splitte opp i enkelteiningar, noko vi ikkje har gjort her. Respondenter Planlagte svar Svar Utvalgsprosent Svarprosent Vestnes 728 728 373 100 51 Administrasjon 40 40 31 100 78 Barnehage 49 49 22 100 45 Barnevern 7 7 5 100 71 BUT 18 18 9 100 50 Kommunehelse 24 24 10 100 42 Kultur 15 15 9 100 60 PLO Hjemmetjeneste 245 245 116 100 47 PLO Institusjon 149 149 57 100 38 Skole, barnetrinn 143 143 93 100 65 Side25

Respondenter Planlagte svar Svar Utvalgsprosent Svarprosent Sosialtjeneste 9 9 5 100 56 Teknisk virksomhet 14 14 6 100 43 Vann, avløp og renovasjon/avfall 15 15 10 100 67 Spørsmål i undersøkjinga; Tabellane nedanfor viser vi alle stilte spørsmål og svar for heile kommuneorganisasjonen Kvar eining har tilsvarande tabell. Einingane gjennomgår kvar for seg resultata av medarbeidarundersøkjinga. Resultata skal gjennomgåast saman med personalgruppa. Einingane set opp mål og handlingsplan. Det er viktig at tillitsvalde deltek i arbeidet ute på einingane og sentralt. Organisering av arbeidet Spørsmål Vestnes Norge Nedenfor har vi satt opp en del spørsmål om hvordan du trives på jobben. Du skal foreta en rangering fra 1 (svært liten grad) til 6 (svært stor grad). Sett kryss i den ruta du mener stemmer best med din oppfatning. Dersom noen av spørsmålene ikke kan besvares eller at noen av spørsmålene ikke er relevante, kan du benytte deg av svaralternativet "Vet ikke". Spørsmålene her dreier seg først og fremst om hvordan det legges til rette for at du kan gjøre jobben din på en god måte, og i hvilken grad du selv bidrar. I hviken grad får du tilstrekkelig informasjon til å gjøre en god jobb? 4,6 4,6 er du kjent med målene dine for din arbeidsplass? 5,1 5,0 er du med på å utarbeide målene for din arbeidsplass? 4,4 4,3 bidrar du selv aktivt til at arbeidsplassen når sine mål? 5,1 5,0 har du nok tid til å gjøre jobben din? 4,0 4,0 har du utstyr til å få gjort jobben din (for eksempel data, verktøy, h... 4,4 4,5 alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med hvordan jobben din er tilr... 4,5 4,5 4,6 4,6 Innhold i jobben Spørsmål Vestnes Norge Spørsmålene her dreier seg om innholdet i den jobben du til daglig utfører I hvilken grad Side26

Spørsmål Vestnes Norge har du nok utfordringer i jobben? 5,0 4,9 har du nødvendig kompetanse for å utføre dine arbeidsoppgaver? 5,0 4,9 har du mulighet til å jobbe selvstendig? 5,3 5,2 mestrer du jobben din ut fra forventningene som stilles til deg? 5,0 5,0 alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med innholdet i jobben din? 5,0 4,9 5,1 5,0 Fysiske arbeidsforhold Spørsmål Vestnes Norge Spørsmålet her dreier seg om de fysiske arbeidsforholdene knyttet til jobben din I hvilken grad er du fornøyd med inneklimaet på arbeidsplassen din? 3,6 3,7 er du fornøyd med standarden på arbeidslokalene dine? 3,7 4,0 opplever du at det er fysisk trygt på arbeidsplassen din? 4,7 4,8 alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med de fysiske arbeidsforholde... 4,2 4,2 4,0 4,2 Samarbeid og trivsel med kollegene Spørsmål Vestnes Norge Spørsmålene her dreier seg om hvordan du trives sammen med dine kollegaer og om samarbeidet med dem. i hvilken grad trives du sammen med dine kolleger? 5,3 5,3 løser dere felles arbeidsoppgaver på din arbeidsplass på en god måte? 4,9 4,8 alt i alt, hvor fornøyd er du med samarbeidet med dine kolleger på arb... 5,1 5,0 g 5,1 5,0 Mobbing, diskriminering og varslin Spørsmål Vestnes Norge Dette spørsmålet handler om i hvilken grad det er mobbing blant kollegaer og ledere på din arbeidsplass, om det er diskriminering og om du føler at du kan melde fra om kritikkverdige forhold. I hvilken grad er arbeidsmiljøet på din arbeidsplass uten mobbing? 5,2 5,2 er din arbeidsplass integrerende når det gjelder kjønn, etnisk tilhøri... 5,0 5,1 er det lagt til rette for mulighet til at du kan melde fra om kritikkv... 4,9 4,8 5,0 5,0 Nærmeste leder Spørsmål Vestnes Norge Disse spørsmålene gjelder forholdet til den lederen som har personalansvar for deg dvs. den lederen som du vil henvende deg til når det gjelder spørsmål om din arbeidssituasjon/permisjon etc. I hvilken grad opplever du at din nærmeste leder gir klart uttrykk for hva som forventes av deg i jobben? 4,6 4,7 gir deg tilstrekkelig tilbakemelding på den den jobben du gjør? 4,1 4,3 Side27

Spørsmål Vestnes Norge har innsikt i den jobben du gjør? 4,4 4,4 er lydhør overfor dine synspunkter? 4,7 4,8 tar spørsmål om etikk på arbeidsplassen alvorlig? 4,8 4,9 alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med din nærmeste leder? 4,8 4,8 4,6 4,7 Medarbeidersamtale Spørsmål Vestnes Norge Dersom du har svart ja Dersom du har svart ja har din leder fulgt opp det dere ble enige om i samtalen? 4,7 4,8 har du fulgt opp det dere ble enige om i samtalen? 4,9 4,9 4,8 4,8 Overordnet ledelse Spørsmål Vestnes Norge Her ønher ønsker vi din oppfatning av kommunens overordnede administrative ledelse. I de fleste kommuner gjelder det rådmannen og dennes ledergruppe. For de kommunene som ikke har rådmann, mener vi her kommunens øverste adminadministrative toppledelse. I hvilken grad synes du den overordnede administrative ledelse er tydelig i forhold til kommunens retning og mål? 4,0 4,1 bidrar til å skape et positivt bilde av kommunen blant innbyggerne? 4,2 4,1 tar spørsmål om etikk i kommuneorganisasjonen alvorlig? 4,3 4,2 alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med den overordnete ledelsen i... 4,1 3,9 4,2 4,1 Faglig og personlig utvikling Spørsmål Vestnes Norge Spørsmålene her dreier seg om kompetanse og læringsmuligheter i jobben. I hvilken grad lærer du noe nytt gjennom jobben din? 4,6 4,7 legger din arbeidsgiver til rette for kompetanseutvikling som er vikti... 4,2 4,3 alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med mulighetene for læring i j... 4,3 4,4 4,4 4,4 Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger Spørsmål Vestnes Norge Disse spørsmålene gjelder de systemene som er etablert for lønnsfastsettelsen, arbeidstidsordninger og stillingstørrelse I hvilken grad er du fornøyd med lønnen din i forhold til jobben du gjør? 3,7 3,6 måten din individuelle lønn blir fastsatt? 3,8 3,5 arbeidstidsordningen i jobben (flexitid, turnus, vaktplan, arbeidshel... 4,5 4,6 muligheten for å få en stillingsstørrelse som er tilpasset dine behov? 4,8 4,6 alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med lønns- og arbeidstidsordni... 4,1 4,0 Side28

Spørsmål Vestnes Norge 4,2 4,1 Stolthet over egen arbeidsplass Spørsmål Vestnes Norge Disse spørsmålene er knyttet til hvor stolt du er av din egen arbeidsplass du arbeider for. Vi bruker her ordet ''arbeidsplass'', det kan bety for eksempel barnehagen, skolen, ditt tjenestested osv. I hvilken grad tror du din arbeidsplass har et godt omdømme blant innbyggerne i kommu... 4,6 4,6 tror du brukerne er fornøyd med tjenestene fra din arbeidsplass? 4,9 4,7 vil du anbefale andre å søke jobb på din arbeidsplass? 5,1 4,9 tror du at du jobber i kommunen om 3 år? 5,0 4,8 alt i alt, i hvilken grad er du stolt av arbeidsplassen din? 5,1 4,9 4,9 4,8 Helhetsvurdering Spørsmål Vestnes Norge Alt i alt, hvor fornøyd er du med arbeidssituasjonen din? 4,7 4,6 4,7 4,6 Totalt Vestnes Norge totalt 4,6 4,6 Vurdering: Medarbeidarundersøkjinga viser at Vestnes kommune på dei fleste område ligg likt med landsgjennomsnittet, noko som vi har sett som eit mål. Det er likevel variasjonar innad i kommunen og innad i kvar eining. Medarbeiderundersøkinga skal gjennomførast annakvart år og leiarar og tilsette får signal på korleis det står til på det enkelte område. Det er viktig at leiarar på den enkelte eining nyttar undersøkjinga til å gjere forbetringar. Den kan og vere med på å avdekke område som ein skal prioritere. Vernetenesta og tillitsvalde bør delta aktivt i arbeidet både før og etter undersøkjinga. Detaljar om kvar eining vil kunne bli gjennomgått i møte Side29

Medarbeidarundersøkjing 2016 Kommuneforlaget som eig Bedrekommune skal arranghere ein brukarkonferanse i 2015. Kommuneforlaget har gitt brukarar av Bedrekommune beskjed om at det vil komme ein ny utgave/versjon av medarbeidarundersøkjinga. Den nye medarbeidarundersøkjinga forkuserer på mestring, motivasjon, aedarbeidarskap og leiing. Ein legg til grunn at kommunen vil nytte den nye versjonen i 2016. Særutskrift til: Side30

VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 460 Arkivsaksnr.: 2014/739 Saksbehandlar: Karin Pedersen Dato: 18.02.2015 Sjukefråværsrapport 3. termin 2014 og heile 2014 Utval Møtedato Utvalssak Administrasjonsutvalet 03.03.2015 7/2015 Arbeidsmiljøutvalet Administrasjonssjefen si innstilling Oversikt over sjukefråværet i 3. termin 2014, samt tala for heile 2014 vert teken til vitande. Det vert elles vist til tiltaksplan for å få ned sjukefråværet. SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Arbeidsmiljøloven set krav til systematisk HMS-arbeid, som m.a. inneber arbeid med sjukefråvær; sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær, Arbeidsmiljølova 3-1, bokstav f. Rapport som syner utviklinga i sjukefråveret, vert lagt fram i arbeidsmiljøutvalet (AMU) og administrasjonsutvalet kvar termin. Som IA-bedrift er Vestnes kommune forplikta av avtale om inkluderande arbeidsliv. Avtalen som tidlegare er lagt fram for administrasjonsutvalet og arbeidsmiljøutvalet, gjelder for perioden 2014 2018. Sjukefråveret generelt: Tal frå SSB (Statistisk sentralbyrå) syner at sjukefråveret på landsbasis var på 6,3 prosent i 3. kvartal 2014. Dette er en oppgang på 1,7 prosent frå året før. Sjukefråveret for menn var 5,0 prosent og for kvinner 8,0 prosent i 3. kvartal 2014. Det har vore auke innan alle sektorar. Sjukefråveret i kommunal forvaltning gikk opp med 3,5 prosent frå 3. kvartal 2013 til 3. kvartal 2014, mens fråveret i privat sektor auka med 1 prosent og i statlig forvaltning (inkludert helseføretaka) auka med 0,8 prosent. Side31

Nivået på sjukefråværet var lågast i privat sektor, med 5,9 prosent i 3. kvartal 2014, mens statlig forvaltning hadde fråvær på 6,3 prosent og kommunal forvaltning på 8,1 prosent. Innafor privat sektor finn ein auke i bygge- og anleggverksemda med 1,3 prosent og nedgang i industrien på 0,8 prosent. Arbeid med sjukefråvær i Vestnes kommune: Kommunen har faste rutinar for å følgje opp sjukemeldte. Frå 2013 har ein nytta Møteplassen, kommunen sin offisielle arena for oppfølging av arbeidstakarar som er sjukemeldt, står i fare for å bli sjukemeldt, har høgt fråvær eller der det på annan måte er behov for oppfølging. I løpet av 2014 har det vore lagt ned mykje arbeid i å avklare arbeidsevna hos tilsette i kommunen som har vore ute av stillinga i meir enn 3 år. Dette med bakgrunn i at administrasjonsutvalet i desember 2013 fatta vedtak om at tilsette kan få permisjon i totalt 3 år inklusive sjukemeldingsåret viss vedkomande er under behandling med utsikt til å kome tilbake i arbeid. Nokre av dei som har stått på ei sokalla uplassertliste med tilsetting i kommunen, utan fast arbeidsstad, har vore ute i opptil 8 9 år. Det har vore arbeidd med avklaring av arbeidsevne og/eller avslutning av arbeidsforhold for denne gruppa. Arbeid med å avklare gruppa langtidssjuke, kan ha gjort at hyppige korttidsfråvær og arbeid med kultur, haldningar, arbeidsnærvær og meir førebyggjande faktorar har fått mindre fokus. Arbeidsforholda for dei som har vore ute lenge er no avslutta/avklart. Utfordringa med å få ned sjukefråveret har vore tema i heile 2014. Vestnes kommune har til liks med mange andre kommunar og offentlege verksemder hatt høgt sjukefråvær over år. Dette har vore ein trend som så langt har vore vanskeleg å snu. Det totale sjukefråveret i 2014 var på 9,9 %. Talet i 2013 var 9,8 %. Utviklinga av fråværet i kommunen Barns sjukdom og eigenmeldt fråvær: Vi ser ei lita auke i fråvær grunna barns sjukdom frå 2. til 3. termin og dette gjelder særleg for tilsette i nokre av barnehagane. Hausten med oppstart i barnehage kan vere ei sårbar tid for sjukdom hos barn. Mange av dei som arbeider i barnehage er sjølv småbarnsforeldre. Vi ser også at det eigenmeldte sjukefråværet har gått opp i 3. termin. Her finn vi auke i barnehagane og innan nokre av pleie og omsorgseiningane. Det er viktig å kome inn tidleg der ein ser at medarbeidarar har mange og hyppige korttidsfråvær då desse gjerne er forløparen til lengre sjukefråvær. Langtidsfråvær i små einingar gir store utslag : Totalt sett er det langtidsfråveret som gir størst utslag på statistikken og særleg på dei små einingane kan tala bli høge. Ei eining har hatt ei dobling av sjukefråværet frå 2. til 3. termin og ein annan har hatt ei tredobling. Andre små einingar har hatt tilsvarande reduksjon frå 2. til 3. kvartal då langtidssjukemeldte er kome attende i stillinga eller har gått over på arbeidsavklaringspengar frå NAV. For små einingar vil ein eller to langtidssjuke innebere dramatisk auka sjukefråvær. Bekymring for det høge sjukefårværet: Tilbakemeldinga frå einingar med høgt fråvær er at det blir jobba med problematikken kontinuerleg, men at det i mange høve er personar med samansette sjukdomsbilete. Dette krev innsats ovanfor den einskilde i medarbeidarsamtalar og tiltak i høve heile personalgruppa. Sjukefråvær blir tematisert i personalmøter. Fleire einingsleiarar gir uttrykk for bekymring både for den einskilde som blir sjuk, men ikkje minst at dette går utover det tilbodet og dei tenestene som kommunen skal gi innbyggjarane. Side32

Kva einingar har høgt fråvær? Vi ser at heimetenesta har hatt mindre legemeldt langtidsfråvær i 3. termin og dermed ein reduksjon i fråværet for siste termin i 2014. Eininga kjem likevel ut med høgare fråvær i 2014 enn i 2013. Fråværsprosenten ved Hellandtunet har vore høgt over fleire år og det har vore ei auke frå 2013 til 2014. I statistikken er tala samla, men vi ser at fråværet varierer mellom avdelingane frå omlag 12 til 18 prosent. I Bu- og habiliteringseininga svingar tala frå 2 til 22 prosent. Også her er det langtidsfråværet som er utslagsgivande. Det same gjeld for sjukeheimen, sentralkjøkkenet og Tresfjord trygdeheim. Her er fråværsprosenten nokolunde lik, mellom 12 13 prosent og nedgangen har vore liten. Det kjem fram at mellom 60 75 % av sjukefråværet er relatert til muskel- og skjelettlidingar samt slitasje, og kan såleis vere relatert til arbeidssituasjon/ oppgåver. Resten er anna / ikkje relevans til arbeidssituasjon. Det vert fortløpande arbeid med å få ned sjukefråveret. Både i høve den einskilde arbeidstakar og gruppa, internt og i samarbeid med andre. I Helland barnehage ser vi at sjølv om sjukefråværet frå 2. til 3. termin har gått opp, så er det ein markant nedgang frå 2013 til 2014. Helland barnehage har også hatt utfordringar knytt til langtidsfråvær. Gardstunet barnehage har også hatt ei positiv utvikling i fråværet frå 2013 til 2014. Både legesenteret og NAV har hatt nedgang i fråværet frå 2013 til 2014. Begge desse einingane er små, så eit langtidsfråvær på ein eller to personar gjer store utslag på statistikken. Kva trur ein ligg bak tala? Driftsleiar vurderer at gjennomsnittsalder på dei tilsette og belastning i høve muskel/skjelett og ledd over tid kan vere mulege årsaksforklaring. Vidare at arbeidsplassen er sterkt kvinnerepresentert der svangerskap, barns sjukdom og hormonelt betinga orsaker er medverkande til høgt sjukefråvær. I nokre høve ligg diagnose/konkret sjukdom bak fråværet, blanding av slitasje/ledd eller mage/tarm problematikk og sist, men ikkje minst finn ein psykosomatiske tilfelle med meir diffuse tilstander og variable symptom og problematikk. Mykje av den forskinga som er gjort om sjukefråvær syner som nemnd at vi finn svært samansett problematikk og mellom anna at kvinner har høgare sjuefråvær enn menn. Oppsummert kan vi slå fast at noko fråvær av lengre varigheit skuldast svangerskapsrelaterte problem og andre tilfelle med langtidsfråvær skuldast alvorleg sjukdom. Ulykke har i nokre høve også vore orsak til langtidsfråvær. Hovudsakleg viser sjukefråværsstatistikken generelt at hyppigste medisinske orsak til sjukefråvær og uføreytingar er knytt til muskel/skjelett lidingar. Det er anslått at mellom 35 40 prosent av sjukepengetilfellene gjeld muskel/skjelett lidingar og meir enn 20 prosent gjeld psykiske lidelse (NAV statistikk). Einingar med lavt sjukefråvær kva kan vi lære av dei? Einingar som har hatt lavt sjukefråvær over fleire år er skulane, inklusive kulturskulen, Barneog Ungdomstenesta, sentraladministrasjonen, Teknisk og Eigedomsdrift. Det kan vere interessant å undersøkje kvifor desse einingane greier å halde sjukefråværet lavt. Har det Side33

samanheng med arbeidsoppgåver, arbeidets karakter, arbeidsmiljø, gode oppfølgingsrutine eller andre forhold som vi kan lære av? Ut frå erfaring veit vi at forhold i arbeidsmiljøet ofte kan vere orsak til fråvær. Dette er ikkje trekt fram som antatt orsak frå nokre av dei einingane som har kome med innspel til statistikken. Samarbeid om inkluderande arbeidsliv Dei overordna måla for IA-avtalen er å betre arbeidsmiljøet, styrke nærværet til jobb, førebyggje og redusere sjukefråveret og hindre utstøyting og fråfall i arbeidslivet. Vestnes kommune samarbeider med m.a. NAV og legane i dette arbeidet og Bedriftshelsetenesta er ein viktig aktør i arbeidet med å legge til rette for aktivitet. Eit av måla i IA-avtalen er å ha eit livsfaseperspektiv som ein del av det systematiske førebyggjande arbeidet. I 2015 bør vi sjå nærare på gjennomsnittsalder når det gjeld sjukefråværet. Vidare bør vi nytte Bedriftshelsetenesta meir målretta for å finne om det er ein samanheng mellom belastande arbeid/krevjande arbeidsoppgåver og høgt sjukefråvær. Det kan då vere aktuelt å setje i verk tiltak ovanfor grupper for å hindre fråvær. Vedlegg: Oversikt over sjukefråvær for 3. termin 2014 Særutskrift til: Driftsleiarane Side34