Skandinaviska Skolan - Årsmøteprotokoll 2009 Regnskapsår: 1 juli 2008 til 30 juni 2009 1. Styrelsens ordförande öppnar mötet Styrets leder Jan Tvinnereim ønsket velkommen og erklærte møtet for åpnet. Etter opptelling var 15 av 26 medlemmer til stede, hvorav 1 etter fullmakt. Årsmøtet ble kjent beslutningsdyktig. 2. Fråga om årsmötet har blivit utlyst enligt stadgarna Medlemmene ga samtykke til at møtet var utlyst i tråd med statuttene. 3. Godkännande av dagordningen Dagsorden ble godkjent. 4. Val av ordförande för mötet Karin Metell-Cueva ble valgt til ordstyrer. 5. Val av sekreterare för mötet Henrik Mathiesen ble valgt til sekretær. 6. Val av två justeringsmän Åsne Århus Botillen och Aslak Sverdrup ble valgt til protokollunderskrivere. 7. Föredragning av, enligt styrelsen, aktuella punkter från föregående Mötesprotokoll Styrets leder Jan Tvinnerheim redegjorde for de viktigste punktene i protokoll fra foregående årsmøte: I henhold til protokoll for årsmøtetet i 2008, punkt 12 skulle styret...komma tillbaks till medlemmarna med ett förslag på hur de kan engageras i uppdateringen av skolans utvecklingsplan. Det fanns ett förslag på att förlägga en vuxenfest i anslutning till ett eventuellt extra föreningsmöte. Styret arrangerte i 2009 en brainstormingsekseris i mindre grupper hvor alle foreldre fikk anledning til å komme med bidrag til skolens utviklings- og strategiplan. I etterkant av eksersisen ble det arrangert fest for foreldre og ansatte. I henhold til protokoll for årsmøtetet i 2008, punkt 18 fikk styret sammen med revisor i oppdrag å..., se över om det är lämpligt för föreningen att räkna inventarier som en tillgång i budgetarbetet. Listen er blitt gjennomgått, men det er blitt vurdert vanskelig å få denne inn i budsjettbalansen. I forbindelse med gjennomgangen er alle oppførte eiendeler kontrollert. 8. Föredragning av verksamhetsberättelsen Styrets sekretær Anders Magnusson redegjorde for skolens årsberetning for 2008. Beretningen ble tatt til orientering.
Det ble fremhevet at skolen har hatt 26 elever i førskolen og 28 elever i skolen. Ny rektor tiltrådte i November 2008. To lærere og to voluntører ble rekrutter foran skolestart høsten 2009 etter en utlysningsprosess i alle de tre landene. Styret har nedsatt en arbeidsgruppe for gjeldende plan for utvikling frem til 2010 og en plan for intern og ekstern kommunikasjon. De eldste elevene har vært i møte med barnehjemmet som en del av arbeidet med å styrke skolens kontakt med omverdenen og elevenes sosiale engasjement. I november 2008 ble det holdt en fest og i mars 2009 en introduksjon til livet i Maputo over to dager som et tilbud til nye medlemmer. To lokalt ansatte ved skolen har fått anledning til å reise til Sverige for studier. Internasjonalt ansatte har fått anledning til å delta på seminar i Kenya. Skolens økonomi har vært gjenstand for et ekstraordinært foreningsmøte. 9. Föredragning av bokslut Årsregnskapet for 2008 ble redegjort for av styrets leder Jan Tvinnerheim ettersom styrets økonomiansvarlig Tomas Szmida var forhindret til å delta. Årsregnskapet ble godkjent. Det ble fremhevet at årets underskudd ble mindre enn planlagt. Dette skyldes høyere inntekter gjennom økning av elevavgiften, flere elever enn planlagt, ut/fremleie av en av skolens leiligheter og kutt i driftsutgifter. En svak dollarkurs satte press på alle konti ført i svenske kroner første halvår. Dette gjaldt særlig husleie og lokale lønninger. I tillegg økte lønninger til internasjonale lærerkrefter som følge av å dekke tilbudet for flere elever samt å sikre overlapp mellom avtroppende og påtroppende rektor. Et ekstraordinært årsmøte ble holdt 28 mai 2008 for å øke elevinntektene og for å endre valuta for betaling av elevavgiften fra SEK til USD fra skolestart 2009. Endringen i valuta ble gjennomført for å sikre lik valuta på sentrale driftsinntekter og sentrale driftsutgifter i skolens økonomi. Ettersom dollarens bevegelser til det værre ble mindre enn antatt førte endringene i inntektsgrunnlaget og kuttene i kostnadene til bedre resultater enn planlagt. Etter kontroll for fremtidige forpliktelser ved skolestart 2009 var foreningens egenkapital på over en halv million SEK. 10. Föredragning av revisionsberättelse Revisjonsberetningen ble redegjort for av revisor Bengt Grude. Revisor Andreas Bergqvist ble forhindret i å delta. Revisors beretning ble godkjent. Revisor gir samtykke til...att årsredovidningen har upprättats på ett överskådligt och rättvisande sätt och tillstyrker därför att Balans- och Resultaträkning fastställs samt att styrelsen beviljas ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret. Revisor har forøvrig følgende anbefalinger overfor foreningen: Statuttene bør klargjøre ansvar og rettigheter for uttakk av midler (bruk av sjekk) i situasjoner hvor budsjettposter er overskredet. Foreningen må sørge for at lokalt ansatte betaler skatt på inntekt / deltar i offentlig skatt og pensjonsordning
Betingelsene for forvaltningen av egenkapitalen bør vurderes nærmere. Innkjøp av husholdningsartikler bør skje gjennom formelle leverandører. Helst med månedsvis og ikke kvartalsvis faktura. 11. Fråga om beviljande av ansvarsfrihet för den avgående styrelsen Det avgående styret ble bevilget fritak fra ansvar og ble takket for sitt arbeide i året som gikk. Det ble stilt spørsmål til hvorvidt styrets medlemmer kan stemme i avstemning der styret gis ansvarsfrihet. Dette skulle vurderes av revisor for 2010. 12. Synpunkter på föreningens framtida verksamhet. Presentation av gällande, eller förslag till ny utvecklingsplan Styremedlem Klas Palm redegjorde for foreningens utviklingsplan for 2009. Utviklingsplanen for 2009 ble godkjent. Styremedlem Klas Palm redegjorde også for arbeidet med å endre utviklingsplanens format inn i separate dokumenter i form av en policy, en strategi, en handlingsplan og en kommuniksjonsplan. Medlemmer hadde følgende kommentarer: Policydokumentet ikke er periodisert på samme måte som strategi og handlingsplan. Styret ser imidlertid dette som formålstjenlig for å kunne justere policy ettersom medlemmenes sammensetning og preferanser endrer seg over tid. Gjeldende avtale med nasjonale myndigheter skal justeres i 2013. Det kan bli nødvendig å justere foreningens styringsdokumenter i forbindelse med dette. Styret tar dette til etterretning. Det var ikke umidldelbart klart hvorvidt styret hadde involvert de ansatte i arbeidet med endring av utviklingsplanen til en policy, strategi, handlingsplan og kommunikasjonsplan. Styret påpekte at representanter for de ansatte deltar i alle styremøter. Begrepet skandinavisk profil ble gjenstand for kort diskusjon i lys av det vil være perioder hvor enktelte skandinaviske språk og lærerplaner er mindre representert enn andre. Styret påpekte at skolens visjon er å ha et kvalifisert tilbud på alle tre språk. I forbindelse med Brainstorming evenementet i mars 2009 ble det fanget opp en rekke innspill til utviklingsplanen for 2009. Rektor Daniel Broman redegjorde for resultatene. Styret vurderer flere brainstorming evenementer i tiden fremover. 13. Presentation av valberedningens förslag till ny styrelse Valgkommiteens forslag til nytt styre ble redegjort for av ordtstyrer. Forslaget ble godkjent. Det nye styret består av Jan Tvinnerheim, Christian Olsen, Anders Magnusson, Klas Palm, Evelyn Forsman, Tomas Szmida og Åsne Aarhus Botillen.
Det ble av medlemmer understreket at valgkommiteen i tiden fremover bør se nærmere på hensynet til kontinuitet blant styremedlemmene i lys av hensynet til styrets balanserte sammensetning av kjønn og språk. 14. Val av styrelseledamöter och presentation av den av Skolverket utsedda ledamoten Evelyn Forsman ble valgt til representant for den svenske Skolstyrelsen 15. Val av två revisorer Joanna Lundgren og Andreas Bergqvist ble valgt til revisorer. 16. Val av två revisorssuppleanter Årsmøtet valgte Karin Metell-Cueva og Luis Pinto ble valgt til revisors suppleanter 17. Val av valberedningen Christer Hedqvist, Sofia Franklin og Henrik Mathiesen ble valgt til valgkommiteen Christer Hedqvist skal lede denne. 18. Fastställande av terminsavgift och budget för räkenskapsåret för respektive Verksamhetsområde Styrets leder Jan Tvinnerheim redegjorde for terminavgiift og budsjett ettersom styrets økonomiansvarlig Tomas Szmida var forhindret til å delta. Pådet ekstraordinære årsmøtet i mai 2009 ble det fattet et preliminært vedtak som ble endelig vedtatt på årsmøtet. Beslut/Vedtak: Terminsavgifterna vid den Skandinaviska skolan i Maputo från den 1 juli 2009: 1-3 år: 6.700 USD per år + lunch 4-5 år: 7.800 USD per år + lunch 6-11 år: 13.500 USD per år + lunch 12- år: 14.500 USD per år + lunch. Budsjettet ble vedtatt. Medlemmene ønsket to avklaringer: Posten øvrige inntekter beskrevet som inntekter fra utleie/fremleie av en av foreningens leiligheter, samt gebyr for bruk av basseng og idrettsbane for andre enn medlemmer. Antallet barn lagt til grunn for budsjettet i 2010 er antallet barn ved skolestart høsten 2009. 19. Ärenden som föreslagits av styrelsen eller som skriftligen framförts till styrelsen inom angiven tidsram och som därmed upptagits på utsänd dagordning Det var ingen innkomne forslag til dagsorden.
19-1 Endring av Stadgerna Styrets leder Jan Tvinnerheim redegjorde for endringer i statuttene. Styret har i 2009 gjennomført en rekke mindre vesentlige endringer i statuttene. Dette er i all hovedsak semantiske presiseringer. Enkelte endringer i substans forekommer og disse ble diskutert og justert til følgende vedtak: 2 Syfte punkt b skal ha følgende ordlyd: Föreningens syfte är att driva skandinavisk grundskola och skandinavisk förskola för barn 1-5 år i Maputo, Moçambique. Undervisningen i grundskolan ska omfatta svenska årskurserna 0-9. Skandinaviska skolan kan ge handledning till elever som läser på distans. Detta innefattar även gymnasiestudier. Skolan kan också erbjuda kompletterande undervisning i de skandinaviska språken. Undervisningen i skolan ska i allt väsentligt följa svensk läroplan för grundskolan samt de regler som fastslagits av vederbörande svenska myndigheter. Förskolan ska i allt väsentligt följa svensk läroplan för förskolan. 5 Föreningsmöten punkt b skal ha følgende ordlyd: Varje familj äger en röst. Rösträtt kan utövas genom skriftlig fullmakt, dock högst två fullmakter per medlem. 9 Styrelsens uppgifter skal ha følgende ordlyd: Styrelsen företräder föreningen, bevakar dess intressen och handhar dess angelägenheter. Styrelsen har det övergripande ansvaret för ekonomi, administration och undervisning. Det åligger styrelsen att verka för föreningens ändamål att verkställa av föreningsmöte fattade beslut att omhänderta föreningens ekonomi och bokföring att upprätta verksamhetsberättelse och bokslut samt framlägga dessa vid föreningens årsmöte att verkställa övriga åligganden enligt stadgarna att ansvara för rekrytering och anställning av personal utsänd från Skandinavien att sammanträda på tid och plats som den själv bestämmer, dock minst en gång per månad utom juli och augusti att till årsmötet presentera uppdaterad förslag på policy och strategi för det vidare arbetet. 20. Övriga ärenden som föreningsmötet beslutat uppföra på dagordningen vid godkännande av dagordningen och ärenden som förs upp under mötet, tas upp om ordförande medger detta Det var ingen innkomne forslag til dagsorden. Ordstyrer takket alle for fremmøtet. Bifogade handlingar: Verksamhetsberättelse Bokslut Balansräkning Revisionsberättelse Närvarolista med fullmakter