PROSJEKT NR. 11707 D-MEDICA TILBYGG

Vår dato: 15.12.2009 Vår referanse: PROSJEKT NR. 11707 D-MEDICA TILBYGG PA-BOK: PROSJEKTADMINISTRATIV HÅNDBOK FOR BYGGEFASEN Prosjekt navn: D-MEDICA TILBYGG Totalprosjekt nr: 10330 Prosjekt nr i byggefasen: 11707 Kompleksnummer: Byggnummer: Dato: 15.12.2009 Versjon nr: 0.1 (Første utkast) Basert på Statsbyggs mal (BP): Denne versjon: 15.12.2009. Kl. 15:00. Side 1 av 22

Revisjoner Versjon: Endret av: Beskrivelse av hva som ble endret: Dato: 0.1 H.T. Holm Første utkast til PA-bok. 15.12.2009 x.x x.x NB: Det som er skrevet med rødt i dokumentet kan endres. Når de prosjektspesifikke endringer er gjort, endres skriftfargen til sort. Rød kursiv hjelpetekst (som denne) fjernes i endelig dokument. Underskrift Prosjektleder: Dato og signatur Basert på Statsbyggs mal (BP): Denne versjon: 15.12.2009. Kl. 15:00. Side 2 av 22

INNHOLDSFORTEGNELSE 0. AJOURFØRING OG DISTRIBUSJON 5 0.1 Generelt 5 0.2 Distribusjonsliste 5 1. ORIENTERING 6 1.1 PA-bok (for byggefasen) 6 Hensikt og bruk 6 Forkortelser 6 2. ORGANISASJON 7 2.1 Organisasjonsplan 7 2.2 Adresseliste 7 3. FORRETNINGSRUTINER 7 3.1 Kommunikasjon 7 Korrespondanse 7 Kommunikasjon på byggeplassen 7 3.2 Tegningshåndtering 7 Ekspedisjon av tegninger 7 Revisjon av tegninger 8 Bestilling av ekstra tegningskopier 8 3.3 Tilbudsinnhenting ved endringer i tegninger eller beskrivelser 8 Normal prosedyre 8 Hasteprosedyre 9 Nummerering av endringslister 9 3.4 Bestillinger 9 Justeringsbestilling 9 Tilleggsbestilling 10 Rekvisisjon 10 3.5 Fakturering 10 Avdragsfaktura 11 Tilleggsarbeider 12 Rekvisisjoner 12 Pris- og lønnsendringer 12 3.6 Møter 12 Oppstartsmøter (erstattes av SH-1/2) 13 Byggemøter / Kontraktsmøter 13 (12-8-) 6-3-1-møter (!) (Jfr. St. Olavs hospital vedlegg 5.2) 14 Fremdriftsmøter (erstattes av 6-3-1-møter) 14 Miljømøter (erstattes av 6-3-1-møter) 15 Særmøter (erstattes av 6-3-1-møter) 15 Kvalitetssikringsmøter (erstattes av 6-3-1-møter) 15 Basert på Statsbyggs mal (BP): Denne versjon: 15.12.2009. Kl. 15:00. Side 3 av 22

Befaringer 16 3.7 xxx 16 4. KVALITETSSIKRING OG KONTROLL 17 4.1 Kvalitetssikring 17 4.2 Kontrollprosedyrer 17 Programkontroll 17 4.3 Kvalitetsrevisjoner 17 4.4 XXX 17 5. VEDLEGG 18 5.1 Distribusjonsliste 18 5.2 Møtestruktur for Trimmet Bygg (St. Olavs hospital) 19 Basert på Statsbyggs mal (BP): Denne versjon: 15.12.2009. Kl. 15:00. Side 4 av 22

0. AJOURFØRING OG DISTRIBUSJON 0.1 Generelt Prosjektleder Hans Thomas Holm har ansvar for å etablere og ajourføre og distribuere PA-boka. Prosjektmedarbeidere eller andre som oppdager feil eller mangler i PA-bok har ansvar for å melde fra om dette til dokumentansvarlig. Oppgaven vil i det daglige arbeidet utføres av: xxxx Samtlige aktører/prosjektmedarbeidere skal ha tilgang til PA-boka. Endringer skal varsles til alle berørte parter/personer i distribusjonslisten. Prosjektleder Hans Thomas Holm skal distribuere oppdateringer til alle berørte parter/personer i distribusjonslisten når nye eller reviderte dokumenter er godkjent. PA boka gjøres tilgjengelig elektronisk. Oppgaven vil i det daglige arbeidet utføres av: xxxx Elektroniske kopier av PA-boka kan distribueres til orientering til interesserte parter etter avtale med Statsbyggs prosjektleder. Disse kopiene oppdateres ikke. 0.2 Distribusjonsliste Se vedlegg (pga. kontinuerlige oppdateringer). Basert på Statsbyggs mal (BP): Denne versjon: 15.12.2009. Kl. 15:00. Side 5 av 22

1. ORIENTERING 1.1 PA-bok (for byggefasen) Hensikt og bruk PA-bok (byggefasen) står for Prosjektadministrativ håndbok for byggefasen. Hensikten med PA-boka er å danne grunnlaget for prosjektadministrative rutiner og overordnet kvalitetsstyring av prosjektdeltakernes arbeid og ytelser i forbindelse med byggefasen i prosjektet. Det lages en felles PA-bok for prosjektet med prosjektadministrative rutiner som fortløpende suppleres og detaljeres. Rutinene skal ikke avvike fra konkurransegrunnlaget - men suppleres og detaljeres ved behov. PA-bok skal brukes aktivt av alle parter i gjennomføringen av byggeprosjektet. Prosjektleder er ansvarlig for at PA-boka blir omforent mellom kontraktpartene. PA-bok utgjør sammen med SHA-planen prosjektets kvalitetsplan. Forkortelser I denne PA-boken benyttes følgende forkortelser: PL ASS.PL ARK BL INTARK KP KS KU LARK PG PG-fag PGK PRL RFDV RRTB RI RIAKU RIB RIE RIBR RIV SHA GE Prosjektleder Assisterende prosjektleder Arkitekt Byggeleder Interiørarkitekt SHA-koordinator i prosjekteringsfasen Kvalitetssikringsansvarlig SHA-koordinator i utførelsesfasen Landskapsarkitekt Prosjekteringsgruppen Prosjekterende fagansvarlig Prosjekteringsgruppekoordinator Prosjekteringsleder FDV-koordinator Rådgiver Rent-Tørt Bygg Rådgivende ingeniør Rådgivende ingeniør i akustikk Rådgivende ingeniør i byggeteknikk Rådgivende ingeniør i elektroteknikk Rådgivende ingeniør brann Rådgivende ingeniør i VVS-teknikk Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø Generalentreprenør Basert på Statsbyggs mal (BP): Denne versjon: 15.12.2009. Kl. 15:00. Side 6 av 22

2. ORGANISASJON 2.1 Organisasjonsplan Se Bok 3 (pga. kontinuerlige oppdateringer). 2.2 Adresseliste Se Bok 3 (pga. kontinuerlige oppdateringer). 3. FORRETNINGSRUTINER 3.1 Kommunikasjon Korrespondanse Korrespondanse påføres følgende overskrift: TP 10330 / 11707 D-Medica tilbygg Generalentreprise K 201 < Sak / emne > Korrespondanse stiles til firma, ikke til saksbehandler. All korrespondanse til partene sendes til vedkommendes forretningsadresse, hvis ikke annet er avtalt. Av hensyn til saksbehandling og arkivering skal et brev kun omhandle en sak. E-post som kan ha konsekvenser for fremdrift og/eller kostnader skal bekreftes i brev til Statsbygg. Korrespondanse mellom prosjektets aktører skal skje med kopi til PL, PRL og BL. (Dette avsnittet må tilpasses prosjektets behov og intensjoner!!) Kommunikasjon på byggeplassen Alle ordrer, tegninger og henvendelser m.m. på byggeplassen skal normalt gå gjennom byggeleder. Det gjelder så vel fra prosjekterende til entreprenør som omvendt, og entreprenører imellom. Alle beskjeder til byggeplassen fra prosjektleder og prosjekterende skal normalt gå gjennom byggeleder. 3.2 Tegningshåndtering (Dette avsnittet må tilpasses prosjektets behov og intensjoner!!) Ekspedisjon av tegninger De prosjekterende utveksler tegninger internt i den utstrekning det er behov. Hvis ikke annet er avtalt, skal samtlige tegninger sendes til byggeleder til fordeling til de enkelte entreprenører. Byggeleder fører kvitteringsliste som viser Basert på Statsbyggs mal (BP): Denne versjon: 15.12.2009. Kl. 15:00. Side 7 av 22

tegningsnummer, mottatt- og utleveringsdato. Tegningene brettes i A4-format etter avtale. Tegningene skal normalt oversendes byggeleder til fordeling, se vedlagte distribusjonsliste. Revisjon av tegninger Endringer på tegninger markeres i samsvar med NS 8310:1983 (gyldig pr. 2006). De prosjekterende fører liste over gjeldende tegninger med dato og indeks for siste endring. Oppdatert tegningsliste og endringsliste skal følge hver forsendelse. Arbeidstegninger som endres etter anbudstegning, skal alltid følges av en endringsliste enten endringen har kostnadmessige konsekvenser eller ikke. Endringslista skal senest utsendes påfølgende dag. Om nummerering av endringslister, se pkt. 3.3. Inndragning av foreldede tegninger på byggeplassen påhviler de respektive entreprenører. (Vurder om man skal beskrive prosjektets merking av reviderte tegninger her.) Bestilling av ekstra tegningskopier Tegninger som tidligere er utsendt, bestilles ved henvendelse til byggeleder. 3.3 Tilbudsinnhenting ved endringer i tegninger eller beskrivelser Endringer kan initieres av så vel Statsbygg, prosjekterende eller entreprenør. Prosjektleder avgjør hvorvidt endringsforslaget skal realiseres. De prosjekterende innhenter pris på endrings- og tilleggsarbeider på vegne av Statsbygg, ved bruk av endringslister. Et eget navngivingssystem utarbeides av Statsbygg i samarbeide med PG og GE på et senere tidspunkt, men før oppstart på byggeplass. Endringsliste brukes ved enhver endring på tegninger eller i beskrivelsen, enten endringen har kostnadmessige konsekvenser eller ikke. Endringslista skal beskrive endringen og skal skille mellom endringer som prises etter kontraktens enhetspriser og endringer som skal prises etter utførelsesdagens priser. Normal prosedyre Endringslistene sendes ut som prisforespørsel fra prosjekterende på vegne av Statsbygg. For arbeider som utgår og endringer som prises etter kontraktens enhetspriser, vil prisene normalt være forhåndsutfylt av den prosjekterende. Entreprenør skal gi tilbud på beskrevne arbeider og returnere endringslisten til den prosjekterende uten ugrunnet opphold. Den prosjekterende for fagområdet, attesterer endringslisten som bekreftelse på at prisberegningen er gjennomgått og er riktig i henhold til kontrakten. Attestert endringsliste oversendes byggeleder som gjennomgår dette og gir sine merknader og anbefaling før originaldokumentene oversendes Statsbygg. Basert på Statsbyggs mal (BP): Denne versjon: 15.12.2009. Kl. 15:00. Side 8 av 22

Arbeider tilbudt på endringsliste skal alltid bestilles formelt. (Se også kap. 3.4, andre avsnitt.) Hasteprosedyre Hvis arbeidene haster, kan byggeleder/prosjektleder pålegge arbeidet utført etter endringsliste før pris og eventuelle andre konsekvenser er avklart (endringsordre/ pålegg om endring). Hvis kostnadene kan overstige byggeleders fullmaktsgrenser, må prosjektleder signere endringsordren. (Se også NS 8405, pkt. 23.1.) Nummerering av endringslister Endringsliste brukes ved enhver endring på tegninger eller i beskrivelsen, enten endringen har kostnadmessige konsekvenser eller ikke. Endringslistene merkes med kontraktsnummer, fagkode og løpenummer. Eksempel: K201-B03 som er endringsliste nr 3 fra RIB vedrørende kontrakt K201. Oversikt over fagkoder: A: Endringslister fra ARK B: Endringslister fra RIB V: Endringslister fra RIV E: Endringslister fra RIE L: Endringslister fra LARK BL: Endringslister fra BL SB: Endringslister fra Statsbygg De prosjekterende skal vedlikeholde oversikt for hvert fag over utstedte endringslister og status. Byggeleder skal vedlikeholde en samlet oversikt over endringslister og status. Det forutsettes at man benytter et felles endringssystem med felles navngiving (som også henger sammen med usikkerhetsstyringen). 3.4 Bestillinger Statsbyggs kontrakter skiller mellom justert kontraktssum som er opprinnelig kontraktssum med tillegg/fradrag for endringer som er priset etter kontraktens enhetspriser (og som skal lønns- og prisreguleres dersom dette er hjemlet i kontrakten) og tilleggsbestillinger/rekvisisjoner som er priset etter utførelsesdagens prisnivå og som ikke skal lønns- og prisreguleres. En endringsliste er en prisforespørsel, ingen endringsordre. Aksepterte pristilbud på endringsliste skal bestilles ved justeringsbestilling og/eller tilleggsbestilling. Dersom en endringsliste omfatter beløp både med kontraktens enhetspriser og utførelsesdagens priser, skal den bestilles både med justeringsbestilling og tilleggsbestilling. Justeringsbestilling Enhver endring som skal utføres i henhold til kontraktens enhetspriser skal uten unntak bestilles ved en justeringsbestilling. Dette gjelder f.eks: Basert på Statsbyggs mal (BP): Denne versjon: 15.12.2009. Kl. 15:00. Side 9 av 22

Utslag ved mengdekontroll. Utslag ved regulerbare mengder. Endret mengde (tillegg/fradrag) av en post i kontrakten. Endring av riggposten eller av påslag som følge av entrepriseform. Justering bestilles av prosjektleder og medundertegnes av prosjekteier. Tilleggsbestilling Tilleggsbestilling skal brukes ved endringer der det ikke er mulig å bruke kontraktens enhetspriser eller når det ikke finnes anvendbare enhetspriser. Tilleggsbestillinger kan omfatte: Fastpris, rund sum Fastpris, enhetspriser Regningsarbeid Tilleggsbestillinger bestilles av prosjektleder og medundertegnes av prosjekteier. Rekvisisjon Byggeleder har fullmakt til, ved bruk av rekvisisjon, å bestille arbeider utført for et beløp inntil kr 25.000,- ekskl.mva, med mindre det er særlig avtalt et annet beløp, jfr. Blåboka pkt. 1.2.4 (kontrakter basert på NS3430) hhv. pkt. 1.2.3 (kontrakter basert på NS 8405). Dette gjelder bare arbeider som ikke kan følge de vanlige forretningsrutinene. 3.5 Fakturering Det gjøres oppmerksom på at fakturaer som ikke blir sendt til Statsbyggs fakturaadresse, eller som mangler informasjon, vil bli returnert. Statsbygg aksepterer ikke noen form for fakturagebyr uten at dette er avtalt på forhånd. Betalingsbetingelser er i henhold til kontrakt. <Her kan man gjerne fylle inn det som gjelder prosjektet. For eksempel: Betalingsfristen regnes fra mottak av faktura og er normalt 28 dager, med unntak av sluttfaktura der fristen er 60 dager. Se nærmere om dette i Blåboka og NS 3401/NS8405> Statsbygg ber om at underbilag ikke stiftes. Fakturaadresse: Statsbygg Fakturamottak HK Postboks 233 3901 PORSGRUNN Fakturering skal skje særskilt for: Basert på Statsbyggs mal (BP): Denne versjon: 15.12.2009. Kl. 15:00. Side 10 av 22

1) Avdragsfaktura på avtalt kontraktssum med justeringer 2) Tilleggsbestillinger 3) Rekvisisjoner 4) Lønns- og prisregulering (LPS) Faktura må være merket med: Prosjektnummer: TP 10330 / 11707 D-Medica tilbygg Kontraktsnummer og navn: K 201 / Generalentreprise Bestilling o Avdragsfakturanummer (A001, A002 osv.), gjelder avdrag på kontrakt. o Tilleggsbestillingsnummer (T0001, T0002 osv.). o Rekvisisjonsnummer 5 siffer, ferdigtrykt på Statsbyggs rekv-blankett. o LPS-nummer (LPS-1, LPS-2 osv.) for lønns- og prisstigningsfaktura. Bestillingsnummer: PO-nr. xxxxxx (Et sekssifret nummer som står øverst på bestillingsbrev.) Referanse ID o Faktura fra entreprenør skal først kontrolleres av byggeleder og derfor må byggeleders referanse-id <fyll inn> fremgå av faktura. (Byggeleders referanse ID består av X (eksternt ansatt) + initialer). Fakturaen vil da gå til byggeleder for kontroll, deretter til attestant. For at den skal kunne gå til byggeleder må brukeren være registrert i Fabel. o Faktura fra prosjekterende skal først kontrolleres av prosjekteringsleder og derfor må prosjekteringsleders referanse-id <fyll inn> fremgå av faktura. o Fakturaer som først skal kontrolleres av prosjektleder (PL), skal være merket med PL sin referanse-id <fyll inn>. Grunndataene på faktura må være tydelige og lesbare: Beløp Mva Organisasjonsnummer Bankkontonummer Fakturanummer Fakturadato Forfallsdato (i henhold til kontrakt) KID-nummer Eventuelle spørsmål kan rettes til økonomiseksjonen ved regnskap i Statsbygg på telefon 815 55 045 eller til felles.or@statsbygg.no Avdragsfaktura Av avdragsfaktura skal følgende fremgå: Siste justeringsbestilling med justeringsnummer og dato Justert kontraktssum (ekskl.mva.) (Summen av opprinnelig kontraktssum og alle justeringsbestillinger) Opparbeidet beløp (ekskl.mva.) Basert på Statsbyggs mal (BP): Denne versjon: 15.12.2009. Kl. 15:00. Side 11 av 22

Tidligere fakturert beløp Rest ifølge kontrakt Innestående beløp (ekskl.mva.) (ekskl.mva.) (ekskl.mva.) Tilleggsarbeider Kopi av tilleggsbestillingen skal følge fakturaen. Det skal ikke trekkes for innestående beløp. Det kan unntaksvis være avtalt delbetaling av større tilleggsarbeider. Disse faktureres spesielt med referanse til tilleggsbestillingsnummer og den avtalte delbetalingsordningen. F.eks T0001-A1, T0001-A2, osv. Rekvisisjoner Kopi av rekvisisjon skal følge fakturaen. Det skal ikke trekkes for innestående beløp. Pris- og lønnsendringer Avregning av pris- og lønnsendringer skal faktureres kvartalsvis (hhv. 1/3, 1/6, 1/9 og 1/12, når grunnlag for beregningen foreligger). Grunnlag for prisstigningsberegningen er opparbeidet beløp på den enkelte faktura uten fradrag for innestående beløp. Vilkårene for eventuell lønns- og prisregulering fremkommer i den enkelte entreprisekontrakt. 3.6 Møter NB! Det gjøres særlig oppmerksom på at prosjektet D-Medica ønsker å benytte en møtestruktur slik den er benyttet på St. Olavs hospital. Se også vedlegg x. Møtestrukturen vil tilpasses og avtales særskilt i forbindelse med Samhandlingsfase 2 mellom generalentreprenøren og byggherren (før oppstart på byggeplass). Utkast til møtetyper: Oppstartsmøte (erstattes av SH-1/2) Byggemøter / Kontraktsmøter (12-8-) 6-3-1-møter (!) Fremdriftsmøter (erstattes av 6-3-1-møter) Miljømøter (erstattes av 6-3-1-møter) Særmøter (erstattes av 6-3-1-møter) KS-møter (inkl. usikkerhetsstyring) (erstattes av 6-3-1-møter) Befaringer Overtakelser Møtedeltakerne skal begrenses til de personer som er direkte involvert i saken. Medarbeidere i prosjektorganisasjonen som bare skal informeres om resultater fra møter innkalles ikke, men informeres gjennom møtereferater. Basert på Statsbyggs mal (BP): Denne versjon: 15.12.2009. Kl. 15:00. Side 12 av 22

Referater skrives fra alle møter og sendes ut senest 3 virkedager etter møtet. Ved faste møter godkjennes referatet i neste møte. Ellers settes frist på 1 uke for godkjenning av referatet. Alle må gi beskjed snarest til referent ved innsigelser til referatet. Eventuelle kommentarer tas inn i neste referat eller sendes alle pr brev av referenten. Saker som inntas i et møtereferat anses kun som gyldig varsel hvis den part som varsles deltok i møtet og det fremgår tydelig i referatet at det er snakk om et varsel. Kun møtedeltakere kan gis ansvar for oppfølging av saker i referatet. Hvis noen som ikke er tilstede skal følge opp en sak, må en av deltakerne få ansvaret med delegere oppgaven til vedkommende. Protokoller benyttes for å dokumentere viktige beslutninger og skal undertegnes i møtet av de som forpliktes av vedtaket. Det skal alltid skrives protokoll fra overtagelser. Referat/protokoller sendes tilstedeværende og i henhold til tabeller under. Oppstartsmøter (erstattes av SH-1/2) Oppstartsmøte avholdes med entreprenøren etter at kontrakt er signert. Referat Deltakere Møteleder Sted Tid Innkalling Arbeidsområde Distribusjon Byggemøter / Kontraktsmøter Skrives av BL PL BL Entreprenør Flere medlemmer avtales særskilt og etter behov. BL Avtales særskilt I god tid før oppstart på byggeplass. Fra byggeleder Byggeleder innkaller de prosjekterende og entreprenører til byggemøte. Referat fra byggemøter skrives av byggeleder og oversendes samtlige prosjekterende, entreprenører, bruker/forvalter og Statsbygg. Referat Deltakere Møteleder Skrives av BL BL PL PRL BRK ARK/RI Entreprenører BL Basert på Statsbyggs mal (BP): Denne versjon: 15.12.2009. Kl. 15:00. Side 13 av 22

Sted Tid Innkalling Arbeidsområde Distribusjon Byggeplassen Hver 14. dag I møtereferat fra forrige møte evt. i henhold til møteplan. Registrere og behandle alle forhold av betydning for prosjektets utførelse, økonomi og fremdrift. Dette inkluderer også usikkerhetsvurderinger. (Se for øvrig punkt om KS-møter.) Registrere og behandle beskjeder og rekvisisjoner gitt i tidsrommet mellom byggemøtene. Fordele arbeidsoppgaver. Fremlegge resultat av forberedte saker. Meddele beslutninger. Oppsummere kvalitetskontroll. Behandle saker vedr. SHA og ytre miljø Behandle avvik på byggeplass. Alle entreprenører skal hver 14. dag levere oppgave over følgende til byggeleder: mannskapsstyrke og maskininnsats arbeid utført i foregående periode arbeid som skal utføres i neste periode behov for arbeidstegninger i forhold til fremdriftsplanens aktiviteter (12-8-) 6-3-1-møter (!) (Jfr. St. Olavs hospital vedlegg 5.2) Referat Deltagere Møteleder Sted Tid Innkalling Arbeidsområde Distribusjon Fremdriftsmøter (erstattes av 6-3-1-møter) Referat Deltagere Møteleder Sted Tid Innkalling Arbeidsområde BL Entreprenører PL etter behov HE Byggeplass Hver 14. dag HE Virkelig fremdrift i forhold til planlagt fremdrift. Utført arbeid i perioden og planlagt arbeid kommende periode. Basert på Statsbyggs mal (BP): Denne versjon: 15.12.2009. Kl. 15:00. Side 14 av 22

Distribusjon Avvik og korrigerende tiltak SHA - Planlagte SJA (sikker-jobb-analyse) for kommende periode Vurdere om endringer i fremdrift medfører behov for ny risikovurdering Miljømøter (erstattes av 6-3-1-møter) Referat Deltagere Møteleder Sted Tid Innkalling Arbeidsområde Distribusjon Særmøter (erstattes av 6-3-1-møter) Det avholdes særmøter med den enkelte entreprenør etter behov. Møtereferater skrives av byggeleder og oversendes berørte parter. Referat Deltakere Distribusjon Referat skal alltid skrives fra alle møter. Referat skal føres av møteinnkalleren, og skal inneholde hensikten med møtet og resultatet i form av beskjeder, arbeidsdirektiv, konklusjoner etc. Avgjøres av møteinnkaller i samråd med PL. Kvalitetssikringsmøter (erstattes av 6-3-1-møter) KS-fag Referat Deltakere Møteleder Sted Tid/Frekvens Formål Arbeidsområde Distribusjon Referat skrives av RI. Aktuelle entreprenører, BL, ARK/RI og andre ved behov. Byggeplass Hver 14 dag Avklarende. Forebygge overraskelser ved f.eks. mangelfulle tegninger eller manglende materiell. Inngår som del av risiko- og usikkerhetsstyringen. Gjennomgang KS-rutiner, tverrfaglig kontroll og entreprenørenes egenkontroll. Gjennomføre KS-befaring. Gjennomgå merking og tegninger. RI sammen med fagentreprenør går gjennom tegnings- og beskrivelsesmaterialet for kommende 4-ukersperiode. Avtales nærmere ved oppstart. Basert på Statsbyggs mal (BP): Denne versjon: 15.12.2009. Kl. 15:00. Side 15 av 22

KS-felles Referat Deltakere Møteleder Sted Tid/Frekvens Formål Arbeidsområde Distribusjon Befaringer Referat Deltakere Møteleder Sted Tid Innkallelse Type Distribusjon Entreprenører, BL, ARK/RI og andre ved behov. Byggeplass Hver 14 dag Avklarende. Forebygge overraskelser ved f.eks. mangelfulle tegninger, manglende materiell. Inngår som del av risikostyring/usikkerhetsstyring Avklare kollisjoner mellom fagene. Kan også inkludere generelle punkter som HMS, bemanning etc. Avtales i hvert tilfelle Avgjøres av BL. Avtales i hvert tilfelle Byggeplass Ved BL i samråd med PL og/eller PG. Kontrollbefaringer - under arbeidets utførelse. Mangelbefaring - før overlevering. Overtakelsesbefaring - ved overlevering til Byggherren, ifølge NS3430/NS8405. Garantibefaring - ved garantitidens utløp, ifølge NS3430/NS8405. 3.7 xxx Basert på Statsbyggs mal (BP): Denne versjon: 15.12.2009. Kl. 15:00. Side 16 av 22

4. KVALITETSSIKRING OG KONTROLL STÅR DETTE ALLEREDE I BOK 0? 4.1 Kvalitetssikring Entreprenøren skal ha et implementert og dokumentert system for kvalitetssikring for å sikre at arbeidene utføres i henhold til gjeldende lover og forskrifter samt kontraktens krav. Entreprenøren skal utarbeide en kvalitetsplan for kontrakten, men kan referere til eget standard kvalitetssystem. Entreprenøren er ansvarlig for å vurdere, verifisere, akseptere og revidere kvalitetssystemene til sine underentreprenører/underleverandører. Det enkelte firma skal utarbeide egne kvalitetsplaner iht. kontrakt. 4.2 Kontrollprosedyrer Programkontroll For kontroll av SBs krav utføres dette av hvert firma og dokumenteres, for eksempel med sjekklister som er lagt inn i firmaenes kvalitetsplaner. 4.3 Kvalitetsrevisjoner Statsbygg kan igangsette revisjoner underveis i prosjektgjennomføringen for å verifisere at planer og krav etterleves samt at kvalitetsarbeidet fungerer tilfredsstillende i forhold til mål og krav som er stilt i prosjektet. Aktivitet: Ansvar: Når i prosjektgjennomføringen: a Prosjektleder og kvalitetsansvarlig etablerer en revisjonsplan b Prosjekt revisjon c Eksterne revisjoner av prosjekteringsgruppe entreprenører KS/PL KS KS Avtales særskilt med Statsbyggs KS-ansvarlige. Distribueres alle. Avtales særskilt med Statsbyggs KS-ansvarlige. Distribueres alle. Avtales særskilt med Statsbyggs KS-ansvarlige. Distribueres alle. 4.4 XXX Basert på Statsbyggs mal (BP): Denne versjon: 15.12.2009. Kl. 15:00. Side 17 av 22

5. VEDLEGG 5.1 Distribusjonsliste Funksjon Navn Firma Prosjektleder Hans Thomas Holm Statsbygg Prosjektleder / Brukerkoordinator Bjørn Cappelen UiO Prosjekteringsleder (PRL) / Trond Ellingsen A.L.Høyer Skien AS SHA-koordinator, prosjektering Prosjekteringsgruppekoordinator (PGK) Harald Lone HRTB Arkitekter ARK (inkl. RiAKU / RiBr) Bjørner Bolle HRTB Arkitekter RiB (inkl. RiG) Reinertsen AS RiV Erichsen & Horgen AS RiE COWI AS LARK Eivind Saxhaug Link Landskap Byggeleder / SHA-koordinator, utførelse F. Holm AS Fagressurs arkitektur Harald Longva Statsbygg Fagressurs byggeteknikk Anne Bakken Hinsch Statsbygg Fagressurs VVS Elene Ryjkova Statsbygg Fagressurs elektro Jan Erik Jensen Statsbygg Fagressurs landskapsark. Hege Gultvedt Statsbygg Fagressurs geoteknikk Statsbygg Fagressurs SHA Statsbygg Miljø-koordinator Forvalter / Fagressurs FDV Statsbygg Øst Tabell 1: Distribusjonsliste for PA-boka. Grunnregel: 1x kopi til hver dersom ikke annet er angitt. Basert på Statsbyggs mal (BP): Denne versjon: 15.12.2009. Kl. 15:00. Side 18 av 22

5.2 Møtestruktur for Trimmet Bygg (St. Olavs hospital) Se også Notat: Samhandling i byggefasen. 0) EFFEKTER AV TRIMMET BYGG TB skal optimalisere produksjonen for alle parter i byggeprosjektet. TB skal effektivisere fremdriften, redusere byggetiden (arbeider gjøres en gang og død-tid minimeres), redusere avvikene (mest mulig feilfri bygging) og styrke kvaliteten. TB skal gi formenn og baser mer kontroll over planleggingen og produksjonen. TB skal drives i avgrensede områder i byggene, de såkalte kontrollområdene. TB krever strukturert organisering tilpasset de ulike fagene og entreprisene. TB skal bidra til at alle involverte kan dra i samme retning samtidig. TB skal baseres på informert, ærlig og likeverdig deltakelse for alle fag i kontrollområdet. TB skal kunne føre til et økonomisk optimalt resultat for de utførende. 1) TB-REGLENE Uten disse ingen fremdrift: Foregående arbeid skal være avsluttet før nytt starter. Arbeidsplassen skal være klar og tilgjengelig Tegninger og annen informasjon skal være tilgjengelig Det skal være folk til å utføre arbeidet Materialer skal være tilgjengelig Alt utstyr for å utføre jobben skal være på plass. Andre ytre forhold skal være i orden (vær, tillatelser osv.). 2) NÅR DRIVES TB? Trimmet bygning drives i hele byggeperioden, men er særlig viktig i tre av bølgene: Innvendige vegger, med stål, skjult anlegg, gipsing osv. Innredning med all kabeltrekking, fendring, systemhimling, gulvflis, samt rør- og sanitærutstyr og innredning og utstyr på vegg og i himling. Utstyrsmontasje med dører og dørmiljø, innvendige systemvegger, listing, rørpost, ventiler, lys, komplettering av fast IKT og ITV, kjøkkeninnredning og utstyr, arbeidsstasjoner, skaranker, innredninger for øvrig på gulv, parkett, samt komplettering himling og tekniske fag. For hver bølge holdes TB-møter etter et bestemt mønster for å sikre samarbeid og kommunikasjon mellom alle entreprenørene. Basert på Statsbyggs mal (BP): Denne versjon: 15.12.2009. Kl. 15:00. Side 19 av 22

Møtene gjennomføres slik: 3) 12-UKERSMØTET PG-intern koordinering for neste kontrollområde. 4) 8-UKERSMØTET Tverrfaglig kontroll hos alle involverte for neste kontrollområde. 5) 6-UKERSMØTET Overordnet møte for formenn. De sjekker om alt underlag er klart. 5.1) HVORDAN FORBEREDES 6-UKERSMØTET? Alle formenn må gjøre seg kjent med GSP-dokumentet for kontrollområdet. Alle formenn må sørge for at de rette underentreprenører og leverandører møter. Alle må ha kunnskap om TB. Alle må være med på å kartlegge uklare grensesnitt. 5.2) HVA GJØR 6-UKERSMØTET? Velger lederfirma for TB. Disse styrer basemøtene og har bestemmende myndighet ved prioriteringer. Generalentreprenøren er leder. Gjennomgår overordnede tegninger, leveranser, bestillinger, mannskap og problemområder. Etablerer aksjonsliste. Setter opp liste over underentreprenører med navn, telefonnummer og e- post. Markerer hvilke områder som ikke hører til TB-perioden. Lager oversikt over hvem av UE-basene som skal møte på 3-ukersmøtet. Alle firmaer har møteplikt, dvs. TB3 + UE kontraktsansvarlig + planlegger og byggeleder. Møtet varer en time maksimalt 6) 3-UKERSMØTET Arbeidsmøte med formenn og baser. Her utvikles fremdriftsplan og montasjerekkefølge, samt logistikkplan for TB-perioden. 6.1) HVORDAN FORBEREDES 3-UKERSMØTET? Fremdriftsplan for kontrollområdet utarbeides av planlegger. Planen blir sendt ut fem arbeidsdager før 3-ukersmøtet. Alle skal gjøre seg kjent med planen, også basene. Nødvendig tegningsgrunnlag må tas med på møtet. TB3 og TB4 går gjennom arbeidsunderlag. Alle følger opp aksjonsliste. Uavklarte punkter i 6-ukersmøtet må lukkes til møtet. Utstyrsleveranser må avklares. 6.2) HVA GJØR 3-UKERSMØTET? Basert på Statsbyggs mal (BP): Denne versjon: 15.12.2009. Kl. 15:00. Side 20 av 22

Undersøker om foregående arbeider er på plan. Hvilket tiltak er det evt. behov for? Avtaler tidspunkt for 1-ukersmøtet og basemøtet. Gjennomgår aksjonsliste. Gjennomgår fremdriftsplan. Utvikle montasjerekkefølge. Gjør ferdig navn- og telefonliste (UE må med). Utarbeider logistikk. Kontrollerer om alle har kunnskap om TB. Alle firmaer har møteplikt, dvs. TB3 + TB4 + UE bas + planlegger og byggeleder. Møtet varer en time - maksimalt, inkludert befaring på bygget. 7) 1-UKERSMØTET Gjennomføres som befaring med baser og KS-leder i kontrollområdet. Er det klart for produksjonsstart? 7.1) HVORDAN FORBEREDES 1-UKERSMØTET Aksjonsliste skal på plass Oppslagstavle settes opp i kontrollområdet. Tavla må ha fremdriftsplan, logistikkplan, telefon- og navnliste, samt mappe for ukerapport fra 1- ukersmøtet. 7.2) HVA GJØR 1-UKERSMØTET? Kvitterer ut aksjonsliste. Kontrollerer at foregående arbeider er på plan. Hvilke tiltak må evt. settes inn? Sjekke om arbeidsrekkefølgen er avklart og forstått. Undersøker om TB-reglene er fulgt. Passer på at oppslagstavla er komplett. Finner ut om lagerområder er i orden? Ser om noe bør endres i logistikkplanen? Alle firmaene har møteplikt, TB4 + UE bas. Møtet varer en halv time maksimalt. 8) OPPSTARTSMØTET For ny bølge. Er aksjonslista fra 1U-møtet utført? Hvis ja, skjer overtakelsen og overtakelsesprotokoll signeres av ansvarlig bas for avsluttede og oppstartende bølge. Deltagere ansvarlig bas for avsluttende og oppstartende bølge. Basert på Statsbyggs mal (BP): Denne versjon: 15.12.2009. Kl. 15:00. Side 21 av 22

9) BASEMØTET Holdes hver uke, med alle baser i kontrollområdet. 9.1) HVA GJØR BASMØTENE? Starter med referat fra oppstartsmøtet. Fortsetter med forrige møtereferat. Avstemmer produksjonsplan. Setter i verk tiltak for å komme på plan. Saker som ikke løses, løftes opp til TB3. Alle firmaer har møteplikt. Møtet varer 20 minutter maksimalt. 10) NÅR NOE SKJÆRER SEG Alle som oppdager avvik og forsinkelser, må varsle med en gang. TB-leder innkaller til driftsmøter for å finne løsninger. PPP-planer lages plan for å komme på plan. Husk stopp-regelen: Stopp og tenk over hva som skjer. Hvor er vi? Hva kan vi gjøre? Hold avtaler, vær ærlig, innrøm feil løs konflikter. 11) NÅR UTSTYRET KOMMER Når de fysiske byggearbeidene er ferdige, skal Universitetet inn med sitt utstyr, dvs. kontormøbler og annet nødvendig utstyr. Denne fasen styres av byggherren men entreprenørene må regne med medarbeid, som f. eks. skader på vegg, flytting av stikkontakter og omlegging av rør. Basert på Statsbyggs mal (BP): Denne versjon: 15.12.2009. Kl. 15:00. Side 22 av 22