Brukerveiledning for gruppeledere

NYTT MEDLEMSSYSTEM HYPERSYS Brukerveiledning for gruppeledere KFUK-KFUM-speiderne har gått over til Hypersys, vårt nye medlemssystem. I begynnelse av februar fikk alle tilgang til det nye medlemssystemet, samtidig som det fra 2016 er innført sentral kontingentinnkreving. Innhold Support og spørsmål 1 Logge inn 2 Kort introduksjon til hvordan du navigerer i systemet 3 Roller og tilganger 4 ADMINISTRASJON 5 Gruppeinformasjon 5 Gruppemedlemsskap 5 Hvordan bruke filtere 5 Hvordan bruke søket 6 Eksportere lister til Excel 6 Hvordan sende e-post 7 Hvordan sende SMS 9 Endre kontaktinformasjon på et gruppemedlem 10 Registrere politiattest 10 Registrere nye medlemmer 11 Avslutte medlemskap på medlemmer som har sluttet 12 ØKONOMI 13 Menypunktet økonomi 13 Legg inn gruppens kontingentsatser og kontonummer 13 Sjekk at gruppens kontonummer er riktig 14 Andre spørsmål om kontingentfastsettelse 14 Registrer familiegrupper 15 Endre medlemsskapstype/kontingent på et gruppemedlem 16 ARRANGEMENTSMODULEN 16 Support og spørsmål Vi håper denne veiledningen gir deg svar på mye av det du måtte lure på, men det kan selvfølgelig dukke opp spørsmål likevel. På kmspeider.no/hypersys finner du informasjon og mer utfyllende brukerveiledninger. Her vil vi også forløpende legge ut spørsmål og svar. Dersom du ikke finner svar på spørsmålet ditt kan du ta kontakt med forbundskontoret på e-post hypersys@kmspeider.no. For best å kunne hjelpe deg foretrekker vi at du sender spørsmål på e-post, men dersom du ønsker å snakke med oss kan du kontakte oss på telefon 40 42 17 41. Ta kontakt med oss om det er ting du lurer på, eller om du ønsker noe videre veiledning. Dersom du synes skjermbildene i denne veiledningen er litt små kan du zoome inn på dem i PDF-visningen din. 1

Logge inn Du logger deg på Hypersys her: kmspeider.hypersys.no Du kan også følge lenken på kmspeider.no/hypersys. Du vil nå få opp et vindu hvor du skal fylle inn ID og passord. Første gang du logger deg på trykker du på knappen som heter [Glemt passord]. Du vil nå få opp et nytt vindu hvor du fyller inn din ID (din e-postadresse) og trykker [Send nytt passord]. Du vil nå få en e-post i din innboks med en lenke hvor du kan velge nytt passord. Velg nytt passord og logg inn. Neste gang du logger deg på bruker du det samme passordet. Dersom du har vært registrert med flere e-postadresser i det gamle systemet kan det være lurt å prøve begge dersom en ikke skulle fungere. E-post/medlemsnummer: Her skriver du inn din e-postadresse eller ditt medlemsnummer. Passord: Settes første gang du logger deg på. OBS: Merk at dersom flere personer er registert med samme e-postadresse vil innlogging med e-post ikke fungere. Ta kontakt på hypersys@kmspeider.no for hjelp. Tips! Dersom du har vært registrert med flere e-postadresser i det gamle systemet kan det være lurt å prøve begge dersom en ikke skulle fungere. 2

Kort introduksjon til hvordan du navigerer i systemet Når du har logget inn vil du komme inn på din profilside. Dette er side som viser informasjon om din bruker, som din e-postadresse, navn, medlemsnummer, kontaktinformasjon, dine verv, din kompetanse osv. Her kan du gjøre endringer i informasjon som omhandler deg. Hjem-knapp Øverst er det en rekke med menypunkter. Her navigerer du i systemet. 3

Roller og tilganger Hypersys har to ulike typer roller: roller i et organ, og roller direkte i en organisasjon (organisasjon må her forstås som organisasjonsledd) For gruppe og kretsledd er følgende organ, med tilhørende roller definert: Gruppestyre: Gruppeleder Gruppestyremedlem Kretsstyre: Kletsleder Kretsstyremedlem Valgkomite: Leder Medlem Roller direkte i organisasjon er I krets: Kretssekretær I gruppe: Leder Assistent De ulike roller har litt ulike rettigheter, ved at gruppeleder og kretsleder har litt utvidetrettigheter: De kan se, registrere og ender/slette politiattester. Det kan også slette arrangement, medlemsoppsett, medlemskap, organisasjonsopplysninger og roller verv. Gruppestyremedlemmer, assistenter og ledere har samme rettigheter, som inkluterer lese medlemskapoppsett, organisasjonsopplysninger og roller verv, samt registrere og oppdatere arrangement og medlemsopplysninger. Kretsstyremedlemmer, valgkomite og kretssekretær kan lese alle typer opplysninger, men kan ikke ender, bortsett fra kretssekretær også kan opprette og endre arrangementer. En vesentlig forskjell fra det gamle medlemsregister er at krersleder kan redigere både arrangementer, medlemsopplysninger, organisasjonsinfo og roller også på gruppenivå. I tillegg kan alle overnevnte roller sende epost fra systemet. For kretsleder, kretsstyremedlemmer, vær obs hvor du står nåår du sender epost. 4

ADMINISTRASJON Gruppeinformasjon Informasjon om gruppen finner du under menypunktet [Vår organisasjon] og [Organisasjonsprofil]. Denne siden inneholder informasjon om speidergruppa. Her vil du kunne legge inn Logo Kort beskrivelse av gruppe: eks. legg inn møtested, møtetid o.l Grunninformasjon: webadresse, e-post, telefon, bankkontonummer, org. nummer etc. Kontaktinformasjon: adresser og kontaktpersoner Her ser du også en oversikt over styrer og organer i speidergruppa (som f.eks. gruppestyret) og en oversikt over sendte SMSer. Gruppemedlemsskap For å få opp en oversikt over alle medlemmer i din gruppe velger du i toppmenyen [Medlemskap] og [Medlemsliste]. Du vil nå få en liste med oversikt over dine medlemmer under tittelen [Alle medlemskap i Din speidergruppe KFUK-KFUM-speidere]. Følgende felter vises automatisk når du går inn på listen: [ID] = medlemsnummer Fornavn Etternavn Full postadresse Du kan få opp flere felter. Da velger du tannhjulet til høyre hvor det står valg. Du vil nå få opp et nytt vindu med [Filter] og [Kolonner]. For å få opp mer informasjon kan du huke av for ønskede felter under [Kolonner]. Hvordan bruke filtere Dersom du ønsker å filtrere medlemslisten på arbeidsgren, kjønn, medlemsskap e.l. kan du bruke filtere. Får å få opp disse går du på [Medlemskap] og [Medlemsliste]. Du vil nå få en liste med oversikt over dine medlemmer under tittelen [Alle medlemskap i Din speidergruppe KFUK- KFUM-speidere]. Velg tannhjulet til høyre hvor det står valg. Du vil nå få opp et nytt vindu med [Filter] og [Kolonner]. Under filtere kan du velge de ulike tingene du ønsker å filtrere listen din på. 5

Hvordan bruke søket Søket kan du bruke til å søke opp dine medlemmer. Søket finner du til høyre i toppmenyen. Skal du f.eks. endre kontaktinformasjonen på et medlem kan du søke dem opp istedenfor å gå via medlemslisten. Eksportere lister til Excel Hvis du ønsker å få ut informasjonen i medlemslistene i et Excel-ark bruker du knappen som heter [Eksportering]. Denne knappen finner du når du er inne på medlemslisten som du finner under [Medlemsskap] og [Medlemsliste] i toppmenyen. Listen eksporteres med utgangspunkt i den informasjonen i medlemslisten som viser på skjermen din. Det betyr at du før du eksporter må hente fram den informasjonen du ønsker skal vises i Excel-arket. Du kan legge til flere felter. Da Da velger du tannhjulet til høyre hvor det står valg. Du vil nå få opp et nytt vindu med [Filter] og [Kolonner]. For å få opp mer informasjon kan du huke av ønskede felter under [Kolonner]. Når du har fått opp den informasjonen du ønsker å hente ut må du til venstre huke av hvilke navn/medlemer som skal være med. Vil du ha med hele listen/alle medlemmer kan du huke av øverst til venstre (ved siden av overskriftene id, navn osv.) Nå kan du velge knappen [Eksportering] og trykke på [Excel]. Listen vil så lastes ned. Velge alle på listen 6

Hvordan sende e-post Når du sender ut informasjon til speidere, er det lurt å bruke Hypersys. For det første så er det enkelt for deg som leder. I tillegg er det bra for speiderne, for de kan da få en fullstendig oversikt over speiderinformasjon ved å logge seg på profilsiden, dersom det er en epost de ikke finner igjen. Utsending av epost-funksjonen finner du når du står inne på medlemslisten. Knappen finner du når du er inne på medlemslisten som du finner under [Medlemsskap] og [Medlemsliste] i toppmenyen. 1: Huk av i medlemslisten Som alltid, når du skal gjøre noe med speiderne, tar du utgangspunkt i medlemslisten [toppmeny: Medlemskap - Medlemliste]. Her leter du opp aktuelle speidere, og huker av for de du nå ønsker å sende epost til. 2: Trykk Email -knappen Når du har huket av for de speiderne du vil sende til, trykker du på Email -knappen rett over medlemslisten. 7

3: Skriv e-posten Du skal nå skrive eposten. Dersom du har flere verv i KFUK-KFUM-speiderne, kan du velge hvem du er i Avsender-listen. Her har jeg valgt å sende på vegne av gruppen. - Vær obs på at det er her du også velger avsender-adresse på e-posten. Så svarene fra de du sender til vil komme til denne epostadressen. Neste felt er tittel-feltet på e-posten. Så kommer det store, hvite feltet: Det er her du skriver selve e-posten.dersom du vil prøve ut noen litt avanserte funksjoner, kan du prøve dette: Med disse to knappene kan du gjøre teksten fet eller kursiv. Her kan du gjøre e-posten mer personlig. Du kan for eksempel starte eposten med å skrive Hei (husk mellomrom etter Hei ). Deretter velger du Variabler - Fornavn. Da står det i eposten din Hei {{first_name}}. Når eposten blir sendt, så setter Hypersys da automatisk inn speiderens fornavn i stedet for {{first_name}}. Så da vil Dag se Hei Dag og Øystein vil se Hei Øystein. 8

4: Send e-posten Når e-posten er ferdig skrevet, trykker du den blå Send epost -knappen nederst. Hvis alt er i orden, kommer det opp i grønn skrift: Sender melding til 3 mottakere. Du vil motta en bekreftelse når meldingen har blitt sendt. - Du kan nå trygt lukke e-post-vinduet med krysset øverst til høyre. 5: Se hva du har sendt Etter at du har sendt en e-post, kan du se bekreftelsen ved å trykke på vekkeklokke-ikonet øverst til høyre. Hvordan sende SMS Utsending av SMS-funksjonen finner du når du står inne på medlemslisten. Knappen finner du når du er inne på medlemslisten som du finner under [Medlemsskap] og [Medlemsliste] i toppmenyen. 1. Huk av de personene du ønsker å sende SMS til. Velg knappen SMS. 2. Øverst viser det hvor mottakere du har valgt. Trykker du på (vis) får du opp hvilke. Skriv inn teksten du ønsker å ha med i SMSen. Under tekstfeltet står det hvor mange tegn du har skrevet og hvor mange SMSer dette er. Du kan velge å få kopi av SMSen på din e-post (huk av) og på ditt telefonnummer (huk av). Du må også huke av det nederste setningen hvor det står at du vil bli belastet for SMSen. Avsender vil alltid stå som KMSPEIDER så du bør alltid skrive hilsen (ditt navn/gruppens navn). Velg tilslutt send SMS. Det koster 38 øre pr. SMS og gruppene vil bli fakturert for dette. Merk! Det er ikke mulig å sende svar på SMSen til systemet. 9

Endre kontaktinformasjon på et gruppemedlem For å endre informasjon om et gruppemedlem går du inn på medlemslisten og trykker på den personen det gjelder. Du vil nå få opp et nytt vindu som heter [Endre medlemsskap]. Under [Medlemsskap] får du informasjon om enkeltmedlemmet. Ønsker du å endre kontaktinformasjon (e-post, adresse, telefonnummer osv.) velger du knappen [Profil] under tittelen [Handlinger]. Du kommer nå inn på profilsiden til den gjelder og kan nå endre i den informasjon som feil. Det gjør du enkelt ved å klikke på det aktuelle feltet du ønsker å endre og skriver inn ny informasjon. Den blå haken lagrer informasjonen. Velger du krysset går du tilbake uten å lagre. Du kan også se medlemmets faktura på PDF ved å trykke på [Faktura (PDF)] og endre gruppetilhørighet ved å velge [Endre organisasjon]. Registrere politiattest Merk at man må ha en spesiell rettighet for å kunne registrere politiattest. For å registrere politiattest søker du opp den personen du skal registrere politiattest på. Dette kan du gjøre ved søke etter personen i søkefeltet oppe til høyre, eller ved å finne riktig person i medlemslistene. Gå inn på personen sin profilside. Til høyre finner du en boks som heter [Verv og tilganger]. Klikk på [Ikke gyldig politiattest] og velg [Tildel ny politiattest]. Gyldighet skal være fra datoen politiet har utsendt attesten. Gyldighetstiden blir da automatisk satt fem år frem i tid, da det er gyldighetstiden for politiattester. Dersom personen har vært registrert med politiattest fra før velger du [Sett ny politiattest]. Datoen som settes inn er den datoen polititet har sjekket personen det gjelder. Du kan lese mer om polititattest på kmspeider.no/politiattest. 10

Registrere nye medlemmer For å legge til nye medlemmer i din gruppe velger du i toppmenyen [Medlemskap] og [Legg til]. Du får nå opp et innmeldingsskjema. Her fyller du inn personalia. For familiemedlemmer trykker du på «Ny Linje» nederst i innmeldingsskjemaet og legger til de navnene som hører til familien. Du kan også legge til og redigere familiegrupper etter at medlemmet er meldt inn. Les mer om hvordan du gjør dette under registrere familiegrupper. Etter at du har fylt inn riktig informasjon trykker du på [Neste]. Her vil du få opp fire avhukings muligheter. Normalt skal alle fire felter være avkuket. De to øverste skal alltid være avhuket (send velkomste-post og inkluder innloggingsinformasjon). Dersom du ikke ønsker at det skal sendes faktura for medlemmet huker du bort de to nederste (inkluder betalingsinformasjon og inkluder faktura- PDF). Når du trykker [Utfør] kan du velge å endre deltajer, f.eks. medlemsskapstype. 11

Avslutte medlemskap på medlemmer som har sluttet For å avslutte et medlemsskap går du på [Medlemskap] og [Medlemsliste]. Trykk på navnet på den personen som har sluttet. Du får nå opp en boks med [Endre medlemskap]. Under [Handlinger] velger du [Avslutt], ved siden av [Profil]. Du vil nå få opp en ny boks hvor det står [Avslutt (Navn på speider), Gruppenavn KFUK-KFUM-speidere]. Her skal du velge utmeldingstype. [Meld ut umiddelbart] eller [Ikke forny medlemskapet til ny periode]. Dersom personen har betalt kontingent for 2016, men ikke ønsker å fortsette kan du velge [Ikke forny medlemskapet til ny periode]. Medlemmet vil stå i medlemslista fram til 31. desember 2016, og vil være en del av grunnlaget for antall medlemmer organisasjonen hadde ved utgangen av året. Medlemmet vil ikke få tilsendt kontingentkrav for neste medlemsperiode. Dersom personen ønsker å meldes ut umiddelbart eller f.eks. er død velger du den øverste [Meld ut umiddelbart]. Under [Medlemskontakt] kan du krysse av for [Medlemmet ønsker ikke å bli kontaktet av organisasjonen]. Personen settes da som ikke kontaktbar (systemet sender ikke e-post, brev eller SMS, men informasjon kan fortsatt hentes ut i lister). Lar du feltet stå åpent kan organisasjonen kontakte medlemmet i ettertid. 12

ØKONOMI Menypunktet økonomi Under menypunktet økonomi har du to valg [Kontoer/KID] og [Tjenstekostnader]. Under [Kontoer/ KID] får du oversikt over hvilke kontoer som er registrert på gruppen. Under [Tjenstekostnad] får du oversikt over antall sendte SMS. Legg inn gruppens kontingentsatser og kontonummer Det viktigste er at du legger inn gruppens kontingentsatser for 2016. Sentral kontingentinnkreving betyr at du som gruppeleder slipper å sende ut krav om kontingentinnbetaling. Men, systemet må vite hvor mye din gruppe skal ha i kontingent. Gruppen kan ha differensiert kontingent for familiespeidere, konfirmantspeidere, studentspeidere, ledere (type 1) og ledere (type 2), oppdagere, stifinnere, vandrer, rover og ordinære medlemmer. Dette styres av feltet Medlemstype i Hypersys. Gruppen kan da velge selv om alle skal betale den samme gruppekontingenten (da legger du inn samme kontingent på alle medlemstyper) eller om noen skal betale mer eller mindre enn andre (da legger du inn forskjellige kontingentsatser på de forskjellige medlemstypene). Nå i starten er også ledere satt opp som Ordinært medlem. Dersom gruppen ønsker en lavere kontingent for ledere, må medlemmene som skal ha denne lavere gruppekontingenten bli registrert som medlemstype Leder i stedet for Ordinært medlem. For å endre kontingentsatser gå på menypunktet [Medlemskap] og velg undermenypunktet [Konfigurasjon]. Du vil nå få opp en liste med tittelen [Medlemskapskategorier]. Her angir du kontingentsats for de ulike typene. Det gjør du ved å klikke på den røde skriften Empty. Skriv inn riktig sum og trykk på haken for å lagre. Ved å trykke på x lagrer du ikke. Husk at det kun er gruppens kontingentsatser du skal legge inn. Krets og forbundskontingent legges til faktura automatisk. 13

Sjekk at gruppens kontonummer er riktig For å sjekke at gruppens riktige kontonummer ligger inne velger du menypunktet [Vår organisasjon] og [Organisasjonsprofil]. Denne siden inneholder informasjon om speidergruppa. Se gjerne over kontaktinformasjonen her. Kontonummer står under [Om Demo KFUK-KFUM-speidere] (ditt gruppenavn). Trykk på [Mer informasjon]. Du vil nå se et eget felt for bankkonto. Sjekk at det er riktig kontonummer her. Dersom det er feil kan du endre det. Dersom det ikke står noe skriver du inn kontonummer her. Andre spørsmål om kontingentfastsettelse Er det mulig å sette negativ gruppekontingent for ledere. Altså at gruppen sponser en del av forbundskontingenten for lederne sine? Svar: Nei, dette er ikke mulig slik det er nå. Laveste sats for gruppekontingent er kr 0,-. Er det mulig å differensiere lederkontingent-satser i en gruppe? Svar: Ja. Vi har opprettet to typer lederkontigenter (type 1 og type 2), slik at gruppene kan differensiere. Er det mulig å gi familiemoderasjon på krets- og gruppekontingent? Svar: Landsstyret har vedtatt at samlet forbundskontingent for en familie ikke skal overstige et visst beløp (kr.1020,- i 2016), men at alle i familien skal betale både krets- og gruppekontingenten. Familiemoderasjon for forbundskontingent beregnes automatisk, det du må gjøre som gruppeleder er å opprette en familiegruppe der alle familiemedlemmene blir medlem av familiegruppen. Kan man bli livstidsmedlem? Svar: Livstidsmedlem er ikke lenger i bruk for nye medlemmer, men de som allerede er livstidsmedlemmer får fortsatt lov til å være det. De betaler ikke sentral kontingent, men grupper kan sette den gruppekontingenten de selv ønsker også på livstidsmedlemmer. 14

Registrer familiegrupper For at medlemmer skal få familierabatt er det viktig at du som gruppeleder lager familiegrupper. Ved å lage familiegrupper definerer du hvilke medlemmer som er i samme familie. Med utgangspunkt i familiegruppene vil systemet automatisk generere rabatt på forbundskontingenten. For å lage en familiegruppe går du inn på [Medlemskap] og [Medlemsliste]. Den første personen du velger blir fakturamottaker for familiegruppen. Finn det medlemmet på medlemslisten som skal være fakturamottaker og trykk på personen. Du får nå opp en boks som heter [Endre medlemskap]. Under [Handlinger] velger du [Profil]. Du kommer nå inn på profilsiden til medlemmet du har valgt. Nesten nederst, til høyre vil du se en boks som heter [Groups] (eller grupper). Velg så [Create new group with Ragnhild Demo (navn på medlemmet) as owner]. Du får nå opp et nytt vindu med hvor det står [Group type] og [Family]. Trykk på [Opprett]. Du vil nå få en melding om gruppen er opprettet. For å legge til flere medlemmer i familiegruppen går du tilbake til medlemmet som står som eier av familiegruppen. Under [Groups] kan du nå velge å trykke på familien du har opprettet. Her kan du nå opp en liste over [Current members] og kan velge å legge til flere medlemmer [Add new member to group]. Da får du opp et søkefelt hvor du kan søke etter familiemedlemmer. Når du har funnet riktig medlem og trykker på du på navnet og medlemmet legges til i familiegruppen. 15

Endre medlemsskapstype/kontingent på et gruppemedlem For å endre meldskapstype/kontingent på et gruppemedlem går du inn på medlemslisten og trykker på den personen det gjelder. Du vil nå få opp et nytt vindu som heter [Endre medlemsskap]. Under [Medlemsskap] får du informasjon om enkeltmedlemmet. Her står også medlemsskapstype. Ønsker du å endre denne velger du [Endre meldskapstype/kontingent] under overskriften [Handlinger]. Du få opp et nytt vindu hvor du kan velge ny medlemskapstype. Velg riktig medlemsskapstype og trykk utfør. ARRANGEMENTSMODULEN Her har gruppen mulighet til å opprette arrangementer. Modulen er ikke ferdig utviklet og forbundsets arrangementer vil bli tilgjengelige for påmelding fra mars. Foreløpig melder du på deltakere på arrangmenter via speiderprogram.no eller på post@kmspeider.no. Mer informasjon om arrangementsmodulen vil komme på kmspeider.no/hypersys. 16