Prosj ekttittel: OSL-T2 Tiltel: Prosedyre om ID-kort og kurspåmelding Af1 / '1 / ' //// iffrj o htr.,.r0 EOS 17.10.11 Innført besøkskort og elektronisk kortsøknad for GMJAR GMHDE GMHi4G ID-kort. E04 31.05.11 For implementering GMHDE GMJAR GMHHG E03 03.05.11 For implementering GMHDE GMOGH GMHHG E02 22.03.11 For implementering GMHDE GMOGH GMHHG A01 16.03.11 Intern utgave GMHDE Revisjon Dato Tekst Laget Kontrollert Godkjent Prosjektnummer: Områdekode: Systemkode: Antall sider: Side: 1 av 7 AO-n umme r: T20100 Kontraktsn ummer: PDOSL Fag: AO Dokumenttype: PR Løpenummer: 0027 Revisjon: EOS ER ET HELEID DATTERSELSKAP AV AVINOR AS
Innholdsfortegnelse Formål...2 1 Omfang...3 2 Ansvarsforhold...3 2.1 3 2.2 OSL T2 Utbygging... 3 3 Gjennomføring...4 3.1 om OSLs ID-kort... 4 3.2 Kurspåmelding... 5 3.3 Søknad om kjøretillatelse... 6 3.4 og bruke bygge kort I HMS ID-kort... 6 VEDLEGG Rev. E05 av 17.10.11 Side 2 av 7
Formål Formålet med dette dokumentet er å beskrive hvordan registrering og formidling av påmelding til OSLkurs, søknad om OSLs ID-kort og kjøretillatelse skal gjennomføres på en systematisk måte. Dokumentet beskriver i tillegg hvordan entreprenørene skal bruke sine "grønt-kort" på arbeidsplassen. 1 Omfang Prosedyren omfatter følgende prosesser: Søke om OSLs ID-kort (inklusiv søknad for bakgrunnssjekk og UPA) Påmelding til obligatoriske OSL-kurs Bruke byggekort ved inn/utpassering til bygge- og anleggsplassen Prosedyren gjelder T2U og dets entreprenører. 2 Ansvarsforhold 2.1 Entreprenør Hovedentreprenøren (den entreprenøren som har kontrakt med OSL) har ansvar for: Amelde på arbeidere, i eget selskap og hos sine underleverandører, som skal arbeide innenfor flyplassgjerdet (dvs. CSRA) til obligatoriske OSL-kurs. De som ikke skal arbeide i denne sone trenger ikke disse kursene. Asørge for at alle arbeidere i eget selskap og hos sine underleverandører, deltar på byggherrens kurs om SHA og Ytre Miljø før arbeidet startes A søke om OSLs ID-kort for arbeidere, i eget selskap og hos sine underleverandører, som skal arbeide innenfor flyplassgjerde (dvs. CSRA) A sørge for at alle arbeidere innehar byggekort (også kalt "HMS ID-kort") og har dette på seg, samt registrerer dette ved enhver inn- og utpassering av anleggsområdene/byggeplassene. Det er den entreprenøren som har kontrakt med OSL som skal fylle ut skjemaene for sine ansatte og sine underleverandører, og kanalisere disse via T2KURS@OSLT2.NO (dette er epostadressen til kurskoordinatoren i T2 Utbygging). 2.2 OSL T2 Utbygging Oppdragsgivers representant (OR) eller hans/hennes saksbehandler sitt ansvar er å formidle til sin entreprenør at kurspåmelding og søknad om ID-kort skal kanaliseres til T2KURS@OSLT2.NO. Kurskoordinators (KK) ansvar er å oversende blanke skjemaer som benyttes for kurspåmelding, søknad om "bakgrunnssjekk" m.m. til entreprenørene. Kurskoordinator skal kontrollere entreprenørenes utfylte skjema for kurspåmelding og elektronisk søknad om ID-kort. Når disse er riktig utfylt, oversendes disse videre til OSLs kurssenter og OSLs ID-kontor. Område S2 (SHA og Ytre miljø) er eier av denne prosedyren. Rev. EOS av 17.10.11 Side 3 av 7
3 Gjennomføring 3.1 For søknad om OSLs ID-kort For entreprenør som har kontrakt med OSL Entreprenøren som har kontrakt med OSL har ansvar for denne prosessen for sine egne ansatte og sine underleverandører. Dette vil si at underentreprenørene/leverandørene skal ikke kanalisere 10 kortsøknader på egen hånd direkte til OSLo - 1. Via sin OR i OSL T2 Utbygging; be om "skjemapakke" fra kurskoordinator i T2U hos T2KURS@OSLT2.NO. 2. For de som skal arbeide innenfor flyplassgjerdet (dvs. CSRA) gjelder: i. Fyll ut søknad for "bakgrunnssjekk" og "uttømmende politiattest (UPA)" og videresend til etater oppgitt på skjemaene. På søknad om UPA er det lurt å krysse av for at man ønsker kopi, da det gjør det lettere å følge med i søknadsprosessen. ii. Fyll ut elektronisk kortsøknad for permanent ID-kort. Kortsøknaden ligger tilgjengelig på www.osl.no/idkort. iii. Man får ingen beskjed når kortet er klart for avhenting. Kontakt OSLs 10 kontor, tlf 64 81 2025 eller idkontor@osl.no, for å høre om status på ID-kortsøknaden, tidligst 1 uke etter at søknaden er sendt til T2KURS@OSLT2.NO. Er ikke ID-kort hentet ut innen 3 måneder etter innsendt søknad, må ny elektronisk søknad sendes. Viktige kommentarer: For de som har vært bosatt i Norge (dvs. registrert i Folkeregisteret med bopelsadresse i Norge) sammenhengende siste 5 år: Fyll ut skjemaet for bakgrunnssjekk. Mottakere er oppgitt på skjemaet. For de som ikke har vært basalt i Norge sammenhengende siste 5 år: Dokumenter vandel med tilsvarende offentlig dokumentasjon som norsk politiattest fra politiet i hjemlandet. Deler av skjemaet "bakgrunnssjekk" skal også fylles ut. Mottakere er oppgitt på skjemaet. Svar på "bakgrunnssjekk": Det er Luftfartstilsynet som gir svar til OSLs ID-kontor. Merk at kurskoordinator i T2 Utbygging ikke gir status på søknaden om bakgrunnssjekk. Dersom man har spørsmål om status på godkjenningsprosessen, må man henvende seg til Luftfartstilsynet, tlf 75 58 50 00 eller vandelskontroll@caa.no. Utfylling av elektronisk søknad om /O-kort - se eksempel i vedlegg for ytterligere detaljer -Det er ikke nødvendig å sende med bilde, det kan tas på ID-kontoret ved avhenting av ID-kort. -Under "Selskapet jeg er ansatt i/arbeidsgiver" skrives inn navn på selskap som har kontrakt med OSL, og ikke dets underentreprenører. -Under "Adresse" skrives adressen til det selskap som har kontrakt med OSL, og ikke dets underentreprenører. -Under "Arsak til kortbestilling" velges "Nyansatt" dersom ikke annet er aktuelt. -Under Oppdragsgiver velges "OSL AS - T2" -Under Tilgangsområder velges "Security" dersom du skal jobbe i terminalen, og "Airside+Security" dersom du skal jobbe på flyside. -Merk av for "Kjøretillatelse" dersom du skal kjøre bil. Rev. E05 av 17.10.11 Side 4 av 7
-Merk av for "Forbudte gjenstander", og føy til "Verktøy for entreprenører", samt "Løsemidler" dersom dette er aktuelt, i tekstfeltet. -I merknadsfeltet nederst på søknaden fylles inn kontraktsnummer til den entreprenør som har kontrakt med OSLo Midlertidig adgang og besøk - besøkskort Ordningen med midlertidig adgangskort er i sin helhet utgått og erstattet aven ny type kort; besøkskort. Besøkskort vil kunne utstedes til personell og besøkende som skal på befaring/møter, ved varelevering og ved korte arbeidsoppdrag på lufthavnen. Varigheten på kortet skal settes lik forventet oppdragstid. Det utstedes ikke besøks kort i påvente av permanent ID-kort. Kontakt T2KURS@OSLT2.NO for avklaring om dette ved behov. For OSL T2 Utbygging Kurskoordinator 1. Oversend "skjemapakke" ved forespørsel til entreprenøren. Kopi av epost sendes til OR for den aktuelle entreprenøren. 2. Kortbestiller/rekvirent i T2 Utbygging godkjenner elektronisk søknad for ID-kort og videresender ID-kontoret, som utsteder ID-kort når bakgrunnssjekk er godkjent og samtlige obligatoriske kurs er bestått. 3.2 Kurspåmelding For entreprenør som har kontrakt med OSL Entreprenøren som har kontrakt med OSL har ansvar for denne prosessen for sine egne ansatte og sine underleverandører. Dette vil si at underleverandørene ikke skal kanalisere kurspåmelding på egen hånd direkte til OSLo 1. For de som skal arbeide innenfor flyplassgjerdet (dvs. CSRA) gjelder: i. Fyll ut skjema for kurspåmelding og send til T2KURS@OSLT2.NO. ii. Avtale om endelig tidspunkt for kurs gjøres når OSLs kurssenter kontakter entreprenør direkte. Entreprenør må opprette et fast kontaktpunkt i sitt selskap for kurspåmelding slik at all påmelding kanaliseres derfra til kurskoordinatoren i T2 Utbygging, og ikke per person, eller via sin underleverandør. 2. For de som ikke skal arbeide innenfor flyplassgjerdet (dvs.utenfor CSRA) gjelder: i. Sørge for at alle arbeidere tilknyttet kontrakten deltar på byggherrens kurs om SHA og Ytre Miljø før arbeidet startes. Kursdatoer og tider formidles fortløpende fra byggherren. 3. Entreprenøren formidler tidspunktene for kurs til eget personell. Viktige kommentarer: Obligatoriske kurs For arbeid på innenfor CSRA: Teorikurs om Airside Safety, Grunnkurs Security, HMS og Praktisk brannvern. Alle 4 stk kurs må være bestått og bakgrunnssjekk godkjent av Luftfartstilsynet før 10 kort kan utstedes. Før arbeidet startes må byggherrens kurs om SHA og Ytre Miljø deltas på. Rev. E05 av 17.10.11 Side 5 av 7
For arbeid utenfor CSRA: Nevnte teorikurs skal ikke gjennomføres, kun byggherrens kurs om SHA og Ytre Miljø. Om kurset Grunnkurs security Det er ikke lenger tillatt å gjennomføre Grunnkurs Security før kortsøker innehar godkjent bakgrunnssjekk. Kravet grunner i at personell ikke skal få opplæring i sensitive sikkerhetsbestemmelser før det er avklart at de er godkjent for å arbeide ved lufthavnen. Om kurset Praktisk brannvern Dersom man kan dokumentere gjennomført brannvernkurs fra tidligere arbeid: er det ikke obligatorisk å delta på dette på flyplassen for å få utlevert ID-kort. Pr i dag kan man fremvise sertifikat for "varmt arbeid" som bekrefter godkjent kurs når man skal få utlevert ID-kortet. For OSL T2 Utbygging Kurskoordinator 1. Mottatt skjema for kurspåmelding kontrolleres og videresendes til OSLs kurssenter via KURS@OSL.NO. 2. Formidle til entreprenøren om tidspunkt og sted for byggherrens kurs om SHA og Ytre Miljø som alt personell skal delta på før arbeidet starter. 3.3 Søknad om kjøretillatelse 1. Fyll ut "Søknad om innkjøringstillatelse" og send til t2kurs@oslt2.no. Vognkort må vedlegges søknaden (midlertidig vognkort godtas ikke). Permanent innkjøringsbrikke kan deretter hentes i Hovedport ca en uke etter søknad er innsendt. Hvis bilen er registrert på privatperson må eget skriv med begrunnelse være vedlagt. Bilen må uniformeres med firma-logo. 3.4 Registrere og bruke byggekort I HMS ID-kort 1. Alt personell hos entreprenør og byggherre skal registrere sine byggekort først gang i fastsatt punkt for dette: T2-admin rigg. Kortene må ha berøringsfri avlesning. 2. Alt personell hos entreprenør og byggherre skal ved enhver inn- og utpassering til flyplassen/byggeplassen/anleggsområdet registrere kortet på fastsatte punkter. For sikkerhetsvaktene fra G4S ved portene Se egen arbeidsinstruks for vekter om adgangskontroll vedrørende "grønt-kort". Rev. EOS av 17.10.11 Side 6 av 7
VEDLEGG: Eksempel på utfylling av elektronisk søknad om ID-kort. - Lufthavn/lokasjon ytterligere lufthavner/lokasjoner [9~1~!::~fthavn._ 8 IVeig lokasjon il - Gyldig fra (maks 3 mnd fram i tid) 6 8 j OktOber :::G 12011 El.. For- og mellomnavn - Etternavn Kjønn r. Mann r Kvinne - Nasjonalitet ~~ 8 - Mobiltelefon Epost Last opp bilde. I I ~ Det er ikke nødvendig å sende med bilde, det kan tas på ID-kontoret ved avhenting av ID-kort. S e lskapet jeo er ansatt i/arbeidsgiver ~ --- -.- _ B Selskapet finnes ikke i oversikten Skriv inn navn på selskap som har kontrakt med OSL, og ikke dets underentreprenører. Samme gjelder for adressen under. - Stilling Adresse (til selskapet) Postnr Poststed - Arsak til kortbestilling [ Nyansatt - Oppdragsoive r Kontaktperson I OSL As...: T2 - Tilgangsområder Landside El G Velg "Security" for arbeid i Terminalen, og "Airside+Security" dersom du skal jobbe på flyside. r Ferdsel på manovreringsområdet ~ Kjøretillatelse ~ Forbudte gjenstander Oppgi hvilke forbudte gjenstander Skr inn "Verktoy for entreprenorer< samt ' Løsemidler" dersom dette er aktue ll. i te kstfeilet Merknad Skrov inn k o ntraktsnummer t il den entreprenor s o m h a r kontrakt med OSL.... Jeg har lest og godtar med dette vilksr f or s ø kna d o m ID-kort og bekrefter at opplysningene er korrekte. T201 OQ-PDOSL -AO-PR-Q027 Rev. EOS av 17.10.11 Side 7 av 7