MØTEINNKALLING Utvalg: Sameiestyret for St. Olavs Hospital og NTNU Arkivsak: 07/612 Møtested: St. Olav Eiendom, Elgeseter gt. 10, 3. etg. Møtedato: 07.02.2007, kl 13.00 15.00 Sak SAKSLISTE 01/07 Godkjenning av møteprotokoll 06.12.2006 02/07 IKT infrastruktur - overtakelse 03/07 Rapport fra IKT-gruppen 04/07 Avtale med Trondheim Kommune om tilknytning Øya Sykehjem til avfallssuganlegget 05/07 Prosjektmandat Sambruksråd 06/07 Makeskifte 07/07 Eventuelt Side 1 av 14
01/07 Godkjenning av møteprotokoll 06.12.2006 Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: Renate Hansen Arkivsak: 07/612-1 Arkiv: 012 Innstilling: Møteprotokoll fra møte 06.12.2006 godkjennes. Side 2 av 14
VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken Protokoll fra møte 06.12.2006 Side 3 av 14
Sak 02/07 IKT infrastruktur - overtakelse Utvalg: Sameiestyret for St. Olavs Hospital og NTNU Saksbehandler: Renate Hansen Arkivsak: 07/612-2 Arkiv: 012 Innstilling Styret gir sin tilslutning til overtakelse av IKT infrastruktur pr 07.02.2006, basert på fremlagte forslag til overtakelsesprotokoll. Styrets leder gis fullmakt til å signere overtakelsesprotokollen på sameiets vegne. Side 4 av 14
VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: Forslag til overtakelsesprotokoll IKT infrastruktur Tidligere saksutredning sak 16/06 Saksfremlegg til prosjektstyret i Helsebygg Midt-Norge sak 005/2007 Notat fra Helsebygg Midt-Norge dat. 31.01.07 om status IKT BF1. Notat tiltak/hendelse uke 25 Utrykte vedlegg til saken: Ingen BAKGRUNN Sameiestyret hadde saken til behandling sak 16/06 den 19.06.07. Styret fattet slikt vedtak: Styret gir sin tilslutning til overtakelse av IKT infrastruktur pr 23.06.2006, basert på fremlagte forslag til overtakelsesprotokoll. Styret gir styrets leder fullmakt til å signere overtakelsesprotokoll på sameiets vegne. I ekstraordinært styremøte pr telefon den 21.06.07 ble nytt vedtak fattet: Det vises til tidligere vedtak i sak 16/06 om overlevering av IKT Infrastruktur-fase 1. Det vises videre til det sammenbrudd systemet hadde den 19.-21.06.06. Styret kan på dette grunnlag ikke akseptere IKT-leveransen for overtakelse den 23.06.2006 som planlagt. Sameiestyret ber om at det gjennomføres en 3.parts kontroll av IKT-leveransen og at rapport fremlegges styret for ny vurdering. FAKTISKE OPPLYSNINGER Helsebygg igangsatte 3.partskontroll. Helsebygg Midt-Norge hadde den 13.09.06 en orientering om status i arbeidet med 3.partskontrollen. Sluttrapport 3.partskontroll ble gjennomgått i styremøte den 06.12.06 sak 38/06. Driftsavtale IKT ble inngått fra juni 2006. DRØFTING Det ble inngått IKT driftsavtale med Telenor med virkning fra 19.05.2006. (sak 006/06) Forvaltningen av IKT driftsavtale ble behandlet av Sameiestyret 03.05.2006. (sak 16/06) Sameiet har således hatt ansvaret for driften siden 19.05.2006. På bakgrunn av resultatet fra 3.partskontrollen, redegjørelse fra Helsebygg Midt-Norge og Sameiestyrets IKT-gruppe om systemets status og driftsstabilitet i perioden etter 21. juni 2006 tilrås at overtakelse av IKT infrastruktur godkjennes. KONKLUSJON Styret gir sin tilslutning til overtakelse av IKT infrastruktur pr 07.02.2006, basert på fremlagte forslag til overtakelsesprotokoll. Side 5 av 14
03/07 Rapport fra IKT-gruppen Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: Renate Hansen Arkivsak: 07/612-3 Arkiv: 012 Orientering av Trond Grimstad. Problemstillinger og status Side 6 av 14
VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken Kort statusrapport fra IKT-gruppen per 30.01.07 Side 7 av 14
04/07 Avtale med Trondheim Kommune om tilknytning Øya Sykehjem til avfallssuganlegget Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: Renate Hansen Arkivsak: 07/612-4 Arkiv: 012 Innstilling Sameiestyret godkjenner fremlagte forslag til avtale mellom Trondheim kommune og Universitetssykehuset i Trondheim St. Olavs Hospital om tilknytning av Øya Sykehjem til avfallssuganlegget. Avtalen oversendes St Olavs Hospital HF og NTNU for endelig godkjennelse. Side 8 av 14
VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: Forslag til avtale om tilknytning til avfallssug for Øya Sykehjem med bilagene 1 og 2. Utrykte vedlegg til saken: Ingen BAKGRUNN Etter forespørsel fra Trondheim kommune er det utarbeidet forslag til avtale mellom Trondheim kommune og Universitetssykehuset i Trondheim St. Olavs Hospital om tilknytning av Øya Sykehjem til St. Olavs avfallssuganlegg. FAKTISKE OPPLYSNINGER DRØFTING Etter ønske fra Trondheim kommune er det gjennomført samtaler omkring mulighetene for å knytte Øya Sykehjem til deler av den tekniske infrastrukturen på St. Olav. Forespørselen gjaldt mulig tilknytning til nødstrøm, kjøleanlegget og avfallsuganlegget. Etter anbefaling fra Helsebygg Midt-Norge er det valgt å ikke tilby tilknytning til nødstrøm. En eventuell avtale om tilknytning til kjøleanlegget ble forlatt av Trondeim kommune. Forslag til avtale om tilknytning til avfallssuganlegget er imidlertid sluttforhandlet med forbehold som Sameiestyrets godkjenning. Anlegget har iflg Helsebygg Midt-Norge innbygd så stort potensiale i forhold til kapasitet at tilknytning av Øya Sykehjem kan anbefales. KONKLUSJON Sameiestyret godkjenner fremlagte forslag til avtale mellom Trondheim kommune og Universitetssykehuset i Trondheim St. Olavs Hospital om tilknytning av Øya Sykehjem til avfallsuganlegget. Avtalen oversendes St Olavs Hospital HF og NTNU for endelig godkjennelse. Side 9 av 14
05/07 Prosjektmandat Sambruksråd Utvalg: Sameiestyre St. Olavs Hospital Saksbehandler: Renate Hansen Arkivsak: 07/612-5 Arkiv: 012 Innstilling: Styret tar mandat for Sambruksråd til etterretning. Side 10 av 14
VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken Mandat per 31.01.2007 Side 11 av 14
06/07 Makeskifte Utvalg: Sameiestyre St. Olavs Hospital Saksbehandler: Renate Hansen Arkivsak: 07/612-6 Arkiv: 012 Innstilling: Sameiestyret godkjenner makeskiftet som foreslått. Side 12 av 14
VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken Notat per 26/09/2006 fra klinikksjef Trond Jacobsen og instituttleder Helge Klungland angående makeskifte. BAKGRUNN Mottatt ønske om makebytte i laboratoriesenteret, se vedlegg. DRØFTING Klinikkleder og instituttleder har godkjent endringen. Makeskiftet er også behandlet og godkjent i husrådet. Sameiestyret har tidligere behandlet prinsipper for gjensidige leieforhold. I dette tilfellet vil endringen i arealstørrelse omtrent være likt for begge parter. KONKLUSJON Det foreslås at det utarbeides leieavtale i samsvar med tidligere vedtak 057/2005. NTNU Eiendom, St. Olavs Driftsservice og Husrådet informeres om vedtaket. Side 13 av 14
07/07 Eventuelt Utvalg: Sameiestyre St. Olavs Hospital Saksbehandler: Renate Hansen Arkivsak: 07/612/7 Arkiv: 012 Side 14 av 14