Oppsummering fra møte i AER Norge 25.11 2015

Oppsummering fra møte i AER Norge 25.11 2015 Møtedeltakere: Rune Fredriksen og Kjersti Garberg, Østfold. Turid Knutsen-Løvik, Oppland. Sonja Steen og Eirik Fiva, Nordland. Vibeke Jakobsen, Telemark. Dag Rønning, Hedmark. Magnus Berntsson og Mikael Appelqvist, Västra Götalands regionen (SE) og Ann Irene Sæternes, Østlandssamarbeidets sekretariat Møtet ble ledet av fylkesordfører Dag Rønning, Hedmark norsk medlem av byrået i AER. AGENDA 1. Velkommen v/dag Rønning, fylkesordfører i Hedmark og medlem i byrået 2. Status for arbeidet i AER og nye prosedyrer Medlemmer i AERs Executive Board (EB) - Magnus Berntsson og Sonja Steen orienterte Det nye AER er kommet godt i gang. Det er mindre dobbeltarbeid enn før og sekretariatet jobber bra. En er også kommet lagt mht. den økonomiske situasjonen i AER og en ser nå effekten av tiltakene som er iverksatt. Det nedskalerte sekretariatet jobber med de riktige sakene og arbeidet flyter bedre. AER har fått nytt datasystem og det er bra! En ser også på endringer mht. banksystem og vil på litt sikt gå fra fransk system til belgisk system. Det franske systemet er krevende. Ny modell for byråets arbeid skal iverksettes på møte i Brussel 2. desember. Byrået blir nå mer politisk og det er viktig at de ulike delene av organisasjonen utfyller hverandre bl.a. fagkomiteenes arbeid og arbeidet i byrået. Det vil fortsatt være kontor både i Strasbourg og Brussel. Lokalene i Strasbourg er betydelig nedskalert. Utfordring for AER framover er å være med synlige og utadvendt etter en lang periode med mye intern jobbing og organisering. En må være på hugget og gripe saker. Det er viktig å være tidlig inne i prosesser for å kunne påvirke. Det ble påpekt at det i den nåværende modellen er krevende å være komitepresident. En har pt. ikke noe sekretariats støtte, så presidentens region må ha økonomiske muskler til å sette inn kapasitet til arbeidet. Dvs. innkalling, forberedelse og gjennomføring av møter, referatskriving, mv. Det ble understreket at nødvendige grep nå er tatt for å få arbeidet på skinner igjen. Etter hvert når økonomien tilsier det vil en kunne ansette flere i sekretariatet for å støtte komiteene. Først og fremst vil en prioritere en person som kan ta hånd om programmene inkl. ungdomsnettverket (YRN). Flere av de norske regionene uttrykte bekymring for arbeidet i ungdomsnettverket. Dette er en viktig spesialitet ved AER som bør videreføres og sikres. Pt er

2 en avhengig av at regionene til president og visepresidenter i YRN bistår i arbeidet. Dette varierer! Leder av komite 3, Sonja Steen, framhevet at sub-komiteen for ungdom under komite 3 må ta grep for å holde tak i ungdomsnettverket. Det er pt ikke noe support til YRN fra sekretariatet i AER. Konklusjon: Saken ble tatt til orientering. Framtiden for ungdomsnettverket ble trukket fram som en viktig prioritet fra norsk side framover og de norske medlemsregionene imøteser en ny medarbeider i sekretariatet som tar hånd om programmene (YRN og Eurodyssey). 3. Ny modell for kontingentberegning Kasserer i AER (Treasurer) Magnus Berntsson gikk i gjennom og forklarte den nye modelle for beregning av kontingent til AER. For norske regioner vil den nye modellen medføre en økning som kommer på toppen av den svake kronekursen mot Euro. Den nye modellen tar utgangspunkt i at også BNP må være en del av grunnlaget ikke bare befolkningstall. Regioner med stor befolkning men med svak økonomi betaler i dag mye mer enn de norske regionene. Den nye modellen har som tidligere ett tak (30.000 ) og et gulv (0,15% av regionens omsetning om denne er lavere enn 2 mill ). Den nye ordningen innføres over 2 år i 2016 og 2017. Fra 2017 er den nye ordningen operativ i sin helhet. AER håper med dette å beholde regioner som tidligere har hatt høy kontingent samt rekruttere folkerike regioner i Tyskland som medlemmer. Tall for BNP tas fra Eurostat der Norge er med. Det opereres med «relativ BNP» der en tar utgangspunkt i gjennomsnittet som 1. Norges faktor blir 1,86 som er den høyeste av alle. Danmark har f.eks. 1,24, Belgia 1,19. De med svak BNP har en faktor under 1. Den nye modellen er ikke lagt opp slik at de som betaler mer skal dekke opp for de som vil betale mindre i ny modell. Totalt sett vil AER nå kreve inn mindre kontingent enn tidligere og budsjettet er halvert for 2016 sammenlignet med 2015. Et mer kompakt sekretariat kan allikevel gi mer valuta for pengene da de jobber mer riktig og effektivt. Det legges opp til at AER skal bygge opp en økonomisk reserve og så vil en se på behov for oppbemanning av sekretariatet. De norske medlemsregionene var enige om at den nye ordningen er nødvendig og at norske regioner er rede til å betale mer til AER. Møtedeltakerne mente at de nye satsene bør være overkommelige for norske medlemsregioner, men at det vil kunne utløse en diskusjon rundt hva en får igjen for beløpet. Det ble også påpekt at aktive regioner bruker mye mer enn det som inngår i kontingenten til reiser og møtedeltakelse og arbeidsinnsats inn i ulike grupper og prosjekt. Det vil bli utarbeidet et underlag for å framheve hva en får igjen ved å delta i AER som kan brukes både for medlemsfylkene internt og for å verve nye medlemmer. Utfordring knyttet til kostnadene ved å påta seg verv i AER ble trukket fram. I og med at regioner med verv i AER må legge inn betydelige ressurser til sekretariatsfunksjon er det mange regioner som ikke har råd til å ta slike roller. Dette er en utfordring for dagens AER og det vil derfor være viktig å få økonomien på fote slik at en kan tilsette folk i sekretariatet som kan bistå komiteene i sitt arbeid. Berntsson framhevet at det til nå ikke ser ut til at omlegging av kontingenten blir problematisk for noen av medlemsregionene/-landene. Konklusjon: Saken ble tatt til orientering. De norske medlemsregionen er enige i at dette vil gi et mer rettferdig system og ser det som mulig å kunne betale de nye satsene for 2016, 2017 og framover. 2

3 4. Rapport fra komite-møtene i Hampshire, UK 2. 4. nov. 2015 Leder av komite 2, Sonja Steen, orienterte fra møtene i Hampshire der alle tre fagkomiteene møttes. Det var noe felles, men i hovedsak parallelle møter for de tre fagkomiteene og deres sub-komiteer. Felles studietur og middager og noe felles orienteringer samt en sesjon der migrasjon var tema. Neste møte i de tre komiteene er satt til 12. 15. april 2016 i Timis, Romania. På møtene i Hampshire ble det lagt til rette for å drøfte komiteenes arbeidsform og prioriteringer. Det ble også sett på behov for arbeidsgrupper, hvem som kunne lede disse og hvilke regioner som var interessert i å delta i arbeidet. Steen informerte om arbeidet i de tre sub-komiteene under komite 3 kultur, utdanning og ungdom. Den siste dagen var det også møte i Erasmus+ prosjektet om drop-out der Østfold er med. Komite 3 gjennomførte en workshop med fokus på kulturarv, turisme og entreprenørskap. Her var det faglige innlegg og god debatt. Noen punkter fra diskusjonen ble framhevet i Steens rapport. Betydningen av ungdomsnettverket var også på dagsorden. Dessverre var verken leder for sub-komiteen for ungdom eller president i ungdomsnettverket tilstede på møtet. Steen opplyste om at det vil bli utpekt en ny leder for sub-komiteen for ungdom, da den nåværende ikke har mulighet til å følge opp pga. endrede arbeidsforhold i sin hjemregion Alsace. Steen viste også til møte med EUs kommisær for utdanning i Brussel tidligere i høst. Dette var et nyttig møte og vil bli fulgt opp. Det var god oppslutning om møtene i Hampshire og underlag fra møtene ligger på AERs hjemmesider. Det er nå ikke lenger behov for pålogging for å få tilgang til presentasjoner og underlagt fra AERs møter (bortsett fra EB). Evalueringen etter fellesmøtet er god, men det er noen moment en vil forsøke å forbedre. Det vil også bli sett på muligheten for noen felles tematiske workshops der en kan delta på tvers av komiteer. F.eks. var det ikke lagt til rette for at medlemmer fra komite 1 som jobber med turisme kunne deltar i workshopen til komite 3 som nevnt over. Oppland deltok på komite 1 sine møter i Hampshire og tilbakemelding fra dem kommer (de som deltok var ikke tilstede på AER Norge møtet). Rune Fredriksen deltok på alle komitemøtene og orienterte om Sommerakademiet. Dette kunne med fordel av inngått som en felles orientering til alle komiteene. Konklusjon: Saken ble tatt til orientering 5. Status for planlegging av AERs Sommerakademi 2016 Leder av organisasjonskomiteen Rune Fredriksen, Østfold orienterte om forberedelsene til AER Sommerakademi 2016. Tema vil være «ungdom og entreprenørskap» og bygger bl.a. på Østfolds pris som en av Europas mest ungdomsvennlige regioner i 2014 (på AER GA, Polen). Sommerakademiet vil finne sted i Sarpsborg 16. 20. august 2016. Partnere er Ungt Entreprenørskap (UE) Østfold, Visit Østfold, isarpsborg og Sarpsborg kommune. Sarpsborg kommune feirer 1000 års jubileum i 2016. En adm. arbeidsgruppe er 3

4 nedsatt i Østfold fylkeskommune. Deltakeravgift vil ligge på omtrent det samme som tidligere år. Organisasjonskomiteen for Sommerakademiet har sitt neste møte i Sarpsborg 27.01.16. Norske AER medlemmer er velkommen til å delta på dette møtet. Det ble også foreslått at Sommerakademiet og Generalforsamlingen i Bodø i juni begge kan benyttes for å rekruttere nye norske medlemsregioner. Aktuelle og interesserte fylkeskommuner bør inviteres til å overvære arrangementene. Konklusjon: Saken ble tatt til orientering. Østfold fikk gode tilbakemeldinger for opplegget så langt. 6. Forberedelse til generalforsamling (GA) 1. desember 2015 i Brussel Det ble innledningsvis en del diskusjon rundt gjennomføring av GA i Brussel tatt i betraktning den trusselsituasjonen som har vært der den siste uka. Sekretariatet i AER satt i møte med Regionkomiteen om tilgang til lokaler og om det kan by på problemer å ha GA i deres bygg. EBs medlemmer har også vært forespurt om råd. Det ble videre opplyst at verken svensk eller norsk UD har gått ut med reiseråd om ikke å reise til Brussel. Videre ble det understreket at beslutning på økonomi og budsjett kreves innen utgangen av 2015, så det er viktig å få avholdt denne generalforsamlingen. Siste informasjon er at arrangementene i Brussel går som planlagt, men at GA starter kl. 13:00 istedenfor kl. 14:00 som først antydet. E-post er sendt ut fra sekretariatet til alle påmeldte deltakere. Møtedeltakerne gikk etter dette gjennom sakslisten for GA punkt for punkt. Det ble stilt spørsmål ved godkjenning av nye prosedyrer for AER basert på nye statutter vedtatt i Gøteborg i juni 2015. Det vedlagte dokumentet mangler informasjon knyttet til prosedyrer for Executive Board, Treasurer og Generalsekretær. Det sjekkes opp om vedlagte versjon fra 17.09 er det endelige eller om det finnes en oppdatert versjon som burde vært sendt ut. AERs medlemmer bør være kjent med prosedyrer for alle delene av organisasjonen, derfor etterspørres et mer utfyllende dokument til GA. Mht. valg skal underlag for dette finnes på AERs hjemmesider. Ingen dokument er sendt ut. Presidenten tar gjenvalg og det finnes ingen motkandidater. De tre komitepresidentene ble valgt i juni. 3 nye medlemmer i EB skal velges. 2 kandidater er klare mens en mangler. Det skal også velges ett nytt medlem til overvåkings- og evalueringsgruppa. Her er det nå to svenske mannlige medlemmer og det bør tilstrebes å finne ett nytt medlem fra en annen del av Europa - og gjerne en kvinne. Nåværende medlem er kandidat til verv i EB. For mer info se: http://aer.eu/news/these-are-the-candidates-for-the-new-executive-board/ Regnskap og revisorrapport skal sendes ut i løpet av i dag eller i morgen. Kasserer vil framlegge rapport på møtet og vil forsøke å forenkle noe av det som ligger i regnskapet fra det franske systemet. Budsjett ble sett på og ingen merknader kom fram i møtet. Ann Irene Sæternes informerte om den norske deltakelsen i arbeidet med regionaliseringsrapport fra AER. Høyskolen i Lillehammer (HIL) har laget det norske innspillet v/ulla Higdem og Axel Hagen. AER har invitert ekspertene til et eget møte i Brussel i kant med GA og det vil bli lagt til opp til en dialog om dette tema under GA med ekspertene. Hagen deltar fra norsk side. ØS bidrar med finansiering av deltakelsen (reise og opphold). 4

5 Møteplan for 2016 ble notert Byråmøtet 2. desember har fokus på migrasjon og flyktningkrisen i Europa. Dag Rønning gikk igjennom programmet. Det ble stilt spørsmål om det legges opp til at byrået etter denne runden skal vedta noen punkter som spilles inn til EUs institusjoner og nasjonale myndigheter? Medlemmene i EB la dette til grunn, men pt foreligger ikke noe utkast til anbefalinger/slutterklæring. Ann Irene Sæternes nevnte at tema også var oppe på CPMRs generalforsamling i Firenze tidligere i november og at de har inkludert noen momenter til saken i sin slutterklæring fra GA. Ann Irene sender denne ut til medlemmene i AER Norge til orientering. Fra Norge deltar Dag Rønning (medlem) og Rune Fredriksen (vara) på byråmøtet. 7. Orientering om AER GA 2016 i Bodø Sonja Steen orienterte om planene og opplegget for AERs generalforsamling 2016, som vil finne sted i Bodø 22. 24. juni 2016. Det er første gang at Norge er vertskap for GA i AER. Utkast til program ble omfordelt. Det legges opp til at deltakerne kommer på formiddagen 22.06 og det er en studietur på ettermiddagen. Byråmøte på formiddagen 23.06, plenumsdebatt på ettermiddagen og påfølgende offisiell middag. Selve GA på formiddagen 24.06 og avslutning med lunsj. Bodø by feirer 200 års jubileum i 2016. 8. Informasjon om og markedsføring av AER i Norge verving av nye medlemmer Det er ønskelig både å få tilbake medlemmer som har meldt seg ut og å få med noen nye regioner fra Norge. Det ble vist til møter med Agderfylkene tidligere og at de viste interesse men ville ta stilling til saken først etter valget høsten 2015. Det ble foreslått å kontakte Agderfylkene og invitere seg til et møte - f.eks. i fylkesutvalget - for å orientere. Dag Rønning tar ansvar for å følge opp Agder-fylkene. Ann Irene Sæternes sjekker med adm. kontakt Jon Halvard Eide hvordan vi skal gå fram. Sonja Steen tar kontakt med ny fylkesordfører i Buskerud for å drøfte muligheten for Buskerud å melde seg inn igjen i AER. Steen stiller på møte i fylkesutvalg el.l. om ønskelig for å informere om nye AER. Eventuelt Ann Irene Sæternes orienterte om valg til byrået i AER for perioden 2015 2017 fortatt i kontaktutvalget i Østlandssamarbeidet 19. 20. november. Følgende medlemmer og vara medlemmer er oppnevnt fra Norge og oversendt til AER sekretariatet: Medlemmer: Fylkesordfører Dag Rønning, Hedmark Fylkesvaraordfører Ivar Odnes, Oppland Vara medlemmer: Fylkestingsmedlem Lise Wiik, Telemark Fylkestingsmedlem Rune Fredriksen, Østfold Sonja Steen informerte om at Nordland fylkeskommune er kontaktet med spørsmål om å ta i mot en hospitant fra Ukraina. Dersom oppholdet vil vare utover en uke er Steen interessert i å samarbeide med andre AER medlemmer om å følge opp vedkommende (en uke hver). 5

6 Lillehammer 26.11.15/AIS 6