Lokal lønnspolitikk for Skatt Sør

Lokal lønnspolitikk for Skatt Sør 28.01.2014 1

Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 1.1 Evaluering av lønnspolitikken... 3 1.2 Kjennskap til lokal lønnspolitikk... 3 2. Mål for lønnspolitikken... 3 3. Lønnspolitikken... 4 3.1 Sentrale elementer i lønnspolitikken.... 4 3.2 Føringer fra sentrale parter i staten... 5 3.3 Anbefalinger fra Skattedirektoratet... 6 4. Utøvelse av den lokale lønnspolitikken... 6 4.1 Lønnsplassering ved kunngjøring og rekruttering... 6 4.1.1 Ny lønnsvurdering inntil 12 mnd. - HTA 2.3.8... 6 4.1.2 Omdisponering... 7 4.2 Lokale lønnsforhandlinger HTA 2.3.3... 7 4.2.1 Innledning... 7 4.2.2 Vurderinger... 7 4.2.3 Utviklings/ledersamtale og oppfølgingssamtale... 10 4.3 Forhandlinger på særlig grunnlag HTA 2.3.4... 10 4.3.1 Vesentlig endring HTA 2.3.4 nr. 1... 10 4.3.2 Tiltak for økt effektivitet, forenkling eller bedre brukerorientering... 11 4.3.3 Rekruttere og beholde spesielt kvalifisert arbeidskraft HTA 2.3.4 nr. 2... 11 4.3.4 Ekstraordinær arbeidsinnsats HTA 2.3.4 nr. 2... 11 4.3.5 Rette opp lønnsforskjeller HTA 2.3.4 nr. 3... 11 4.4 Bruk av B-tillegg... 12 4.5 Særavtaler... 12 5. Praktiske forhold knyttet til lokale forhandlinger... 12 5.1 Hvordan fremme lønnskrav... 12 5.2 Fortrolig informasjon etikk i forhandlinger... 12 5.3 Protokoll og sperrefrist... 12 5.4 Orientering til den ansatte... 13 5.5 Innsyn i lønnsopplysninger og forhandlingsresultat... 13 5.5.1 Innsyn i resultatet av forhandlingene... 13 5.6 Spesielle forhold knyttet til gjennomføring av 2.3.3 forhandlingene... 14 5.6.1 Forberedende møte... 14 5.6.2 Oversikter... 14 5.6.3 Første tilbud... 15 5.6.4 Evaluering av forhandlingene... 15 28.01.2014 2

1. Innledning Statens lønnssystem er en viktig del av den statlige personalpolitikken. Den statlige lønnspolitikken skal legge til rette for at virksomhetene gis handlefrihet til å rekruttere, beholde og utvikle den kompetanse som er nødvendig for å løse oppgaver og nå de mål som er satt i tildelingsbrevene. Statens lønnssystem forutsetter at de lokale parter har en lokal lønnspolitikk. Skatteetaten består av åtte forhandlingssteder; Skattedirektoratet (herunder Skatteetatens IT og servicesenter, SITS), Skatt nord, Skatt Midt-Norge, Skatt vest (herunder Sentralskattekontoret for utenlandssaker, SFU), Skatt sør, Skatt øst (herunder Sentralskattekontoret for storbedrifter, SFS), Skatteopplysningen (SOL) og Oljeskattekontoret. Alle enhetene skal bidra til at Skatteetaten som én virksomhet når sine mål. Med dette utgangspunktet er det utarbeidet en omforent lønnspolitikk for Skatt sør. Hovedtariffavtalen i staten legger rammen på lønnsområdet. Skatteetatens lokale lønnspolitikk beskriver og synliggjør hvordan etaten vil bruke det lokale handlingsrommet på lønnsområdet. Det vil si hvordan lønn fastsettes, hva som skal til for å få lønnsøkning lokalt og i hvilken retning vi ønsker å bevege oss på lønnsområdet. Lønnspolitikken inngår som et viktig element i etatens personalpolitikk. Lønnsnivå skal gjenspeile stillingens arbeidsinnhold, krav til utdanning og erfaring - samt det resultatansvar som er tillagt stillingen. Vi skal gjennom vår lokale lønnspolitikk 1. gjøre kriteriene for lønnsutvikling synlige for medarbeidere 2. stimulere ledere og medarbeidere til å ta ansvar for egen utvikling og virksomhetens utvikling. 3. gjøre det mulig å rekruttere og beholde dyktige medarbeidere 4. bidra til bedre motivasjon for alle medarbeidere 1.1 Evaluering av lønnspolitikken Regionens lønnspolitikk skal årlig gjennomgås med tanke på eventuell revidering. Gjennomgangen skal være avsluttet innen utgangen av mai. 1.2 Kjennskap til lokal lønnspolitikk Det påligger ledere på alle nivåer å gjøre seg godt kjent med den lokale lønnspolitikken i Skatt sør. Lederne og organisasjonene skal ta ansvar for at det oppnås en felles forståelse for lønnspolitikken blant medarbeiderne/medlemmene. 2. Mål for lønnspolitikken Lønnspolitikken skal bidra til motivasjonen og engasjementet hos medarbeiderne og lederne i etaten. Lønnspolitikken skal gjøres kjent og være forståelig og forutsigbar. Lønnspolitikken skal bidra til at etaten kan rekruttere og beholde dyktige medarbeidere og ledere på alle nivå og fungere som et virkemiddel i utviklingen av etatens faglige og kompetansemessige profil. Lønnspolitikken skal videre bidra til at ansatte kan ha alternative karriereveier i etaten. 28.01.2014 3

Skatt sør sin lokale lønnspolitikk skal også bidra til at de ansatte har riktig stillingskode og avlønning i forhold til de oppgaver og de ansvarsområder de har. Lønnspolitikken er tett koblet mot etatens strategier og verdier og skal bidra til at etaten som helhet når sine mål. Etatens visjon Et samfunn der alle vil gjøre opp for seg Samfunnsoppdraget Verdiene Strategiene 2010-2015 Bidra til å sikre inntekter for å finansiere fellesskapet Opprettholde og styrke legitimiteten til skattesystemet Sikre et oppdatert folkeregister og bidra til samfunnets øvrige fellesregistre Profesjonelle i vårt arbeid Imøtekommende overfor skatteytere og de vi samarbeider med Nytenkende i måten vi løser oppgavene på Åpenhet I forkant Brukervennlig offentlig sektor Kvalitetskultur Kompetansemiljø Verdiene er konkretisert i forventninger til ledere og medarbeidere i etaten jf. oversiktene under punkt 4.2.2. 3. Lønnspolitikken 3.1 Sentrale elementer i lønnspolitikken. Ansattes generelle lønnsutvikling ivaretas gjennom forhandlingene på sentralt nivå i staten, dvs mellom FAD og hovedsammenslutningene. Midlene som forhandles lokalt i etaten fordeles i hovedsak på bakgrunn av individuelle vurderinger av stillingens innhold, kompetanse, ansvar, leveranser og atferd. Skatteetaten skal være konkurransedyktig på lønn, men ikke lønnsledende, det vil si at vi klarer å rekruttere og beholde medarbeidere og ledere med riktig kompetanse i forhold til oppgavene vi skal løse. Dersom det i forbindelse med en tilsettingsprosess gis et tilbud om stilling med høyere lønn i en avdeling/seksjon/gruppe, skal dette som hovedregel ikke møtes med mottilbud fra avgivende avdeling/seksjon/gruppe. Stillingsanalyse gjennomføres i forkant av kunngjøring for å sikre at vi søker etter riktig kompetanse og tilbyr lønn i forhold til dette. Vi skal ha kvalitativt gode prosesser rundt rekruttering og lønnsfastsetting, jf. punkt 4.1. Skatteetaten har to karriereveier, ledelse og fag. En konsekvens av dette kan være at en medarbeider lønnes høyere enn sin leder. Kvinner og menn skal ha lik lønn for samme arbeid eller arbeid av lik verdi jf. Likestillingsloven 5. Vi skal ha en mest mulig lik fordeling av kjønn på de ulike 28.01.2014 4

stillingskodene. Det vises til Skatteetatens overordnede plan for likestilling og mangfold der det er definert følgende målbilde for 2015: o Andelen av kvinner i seniorstillinger (bl.a. seniorrådgiver, seniorskattejurist, spesialrevisor) er økt fra 43,5 % til 46 % av totalt antall ansatte. Hver driftsenhet setter egne mål for å oppnå dette. o Lønnsgapet mellom kvinner og menn innen hver hovedgruppe av stillingsnivå er redusert med ett lønnstrinn. Hver driftsenhet setter egne mål for å oppnå dette. Lønnsutviklingen for kvinner og menn skal fortløpende kartlegges. Det skal påses at kvinner og menn har like muligheter til å få nye oppgaver og utvidet ansvar som kvalifiserer for opprykk i lønn og stillingskategori. Det er viktig å rette et spesielt fokus mot ansatte med funksjonshemming og ansatte med etnisk minoritetsbakgrunn. Det påligger partene et stort ansvar for å påse at alle ansatte gis like muligheter til lønns- og karriereutvikling. Skatteetaten har en livsfaseorientert personalpolitikk som innebærer at det skal tas hensyn til individuelle behov ut fra hvilken livsfase den enkelte ansatte er i. Seniorer, skal på lønnsområdet som på andre områder, vurderes og behandles på lik linje med de øvrige ansatte i etaten. Med utgangspunkt i en individuell vurdering av den enkeltes arbeidsoppgaver, kompetanse osv. kan lønn brukes som virkemiddel for å beholde seniorer med kritisk kompetanse eller til å få seniorer til å stå lenger i arbeid. Med bakgrunn i mye realkompetanse har seniorene mulighet for lønnsopprykk på lik linje med andre medarbeidere med mye formell kompetanse. Ansatte som er ute i lønnet permisjon eller har gjeninntrådt etter foreldrepermisjon eller omsorgspermisjon uten lønn (før virkningsdato) skal i forbindelse med 2.3.3 forhandlingene vurderes lønnsmessig jf. HTA pkt 2.3.3 to siste avsnitt. I Skatteetaten er det viktig å ha dyktige tillitsvalgte. Arbeid som utøves som tillitsvalgt/vernetjeneste skal vurderes på lik linje med øvrig arbeid. I forbindelse med vurdering av tillitsvalgte med frikjøp bør leder i forbindelse med vurderingen ha dialog med den/de som er arbeidsgiverrepresentant i aktuelle møtefora. Ansatte har rett til en årlig samtale om kompetanse, ansvar, lønn og karriereutvikling. Samtalene skal bidra til likelønn mellom kjønnene jf. HTA kap. 3 fellesbestemmelsene 3 pkt 5. I Skatteetaten er hovedarena for dialog om disse temaene utviklingssamtalen/ledersamtalen på våren og/eller oppfølgingssamtalen på høsten jf. etatens mal for disse samtalene. 3.2 Føringer fra sentrale parter i staten Hovedtariffavtalen i Staten (HTA), inngått mellom staten (FAD) og hovedsammenslutningene i staten (LO stat, YS Stat, Akademikerne og Unio), gir rammeverket og hjemlene for lønnsfastsetting/lønnsendring. Avtalen forhandles for to år om gangen. Det gjennomføres et mellomoppgjør etter 1.avtaleår. Ved de sentrale forhandlingene mellom FAD og hovedsammenslutningene i staten brukes det tre virkemidler: Generelle tillegg på hovedlønnstabellen Sentrale justeringer av stillingsgrupper og endringer i stillingskoder Avsetting av midler til lokale forhandlinger (2.3.3 forhandlinger) 28.01.2014 5

I etterkant av de sentrale forhandlingene i staten mottar forhandlingsstedene et brev fra FAD med informasjon om resultatet av forhandlingene og føringer for lokale forhandlinger. 3.3 Anbefalinger fra Skattedirektoratet I forkant av lokale forhandlinger sender Skattedirektoratet ut et anbefalingsbrev til etatens forhandlingssteder med anbefalte prioriteringer for de lokale 2.3.3- forhandlingene. I forkant av dette inviteres organisasjonene sentralt i etaten til et uformelt møte der de får presentere sine innspill til anbefalingsbrevet. 4. Utøvelse av den lokale lønnspolitikken Den lokale lønnspolitikken utøves bl.a. i forbindelse med rekruttering, etter endt prøvetid og i forhandlinger etter HTA kap. 2. Skatteetaten skal ha en mest mulig helhetlig og lik praktisering av lønnspolitikken. Ledelsen på det enkelte forhandlingssted og HR-miljøene har et spesielt ansvar for å bidra til dette. Forhandlingsfullmakten ligger hos øverste leder på det enkelte forhandlingssted. 4.1 Lønnsplassering ved kunngjøring og rekruttering Lønnsplassering ved kunngjøring og rekruttering skal ses i forhold til tilsvarende stillingers lønnsnivå i etaten og enheten for øvrig herunder eventuelle geografiske markedshensyn/markedslønn for kritiske kompetansegrupper. Det tas videre hensyn til enhetens behov for å rekruttere ansatte med god og relevant kompetanse (kunnskap, ferdigheter og holdninger). Dersom stillingen skal lyses ut i lønnsspenn defineres det et realistisk lønnsspenn. Det skal ikke skapes urealistiske lønnsforventninger hos aktuelle søkere. Ved behov for å sikre muligheten for høyere avlønning enn det lønnsspennet stillingen er kunngjort i, kan formuleringen for spesielt godt kvalifiserte søkere kan høyere avlønning vurderes tas inn i kunngjøringen. Dette forutsetter at ikke hele lønnsspennet er brukt. Utkast til kunngjøringstekst, inkludert lønn, sendes tillitsvalgte i forkant av eksterne/interne kunngjøringer jf. 21 i HA med tilpasningsavtale for Skatteetaten. Utkastet sendes tillitsvalgte på det nivå stillingen kunngjøres. I forbindelse med kunngjøring av stilling som leder av en driftsenhet, direktør/avdelingsdirektør i Skattedirektoratet eller avdelingsdirektør i øvrige driftsenheter sendes utkastet til kunngjøringstekst til tillitsvalgte på virksomhetsnivå. Tillitsvalgte blir bedt om å komme med sine kommentarer/innspill innen en gitt frist. De tillitsvalgte kan kreve å få drøfte lønnsplasseringen jf. 2.3.8 i HTA. Ved tilsetting av en intern søker etter ekstern/intern kunngjøring skal det foretas en ny lønnsvurdering. Skatt sør har som mål ved tilsetting i faste stillinger at ingen ansettes lavere enn i stillingskode 1408 førstekonsulent. Skatt sør har et langsiktig mål om at ingen medarbeidere skal avlønnes i lavere stilling. 4.1.1 Ny lønnsvurdering inntil 12 mnd. - HTA 2.3.8 I Skatteetaten skal vi ved tilsettingen tilstrebe en mest mulig riktig lønnsplassering. Nærmeste leder har ansvar for jevnlig oppfølging av sine medarbeidere. En vurdering av lønnsendring etter HTA 2.3.8 skal bygge på en vurdering av medarbeiders leveranser og atferd jf. kriteriene som brukes i forbindelse med prestasjonsvurderingene. 28.01.2014 6

Bestemmelsen kan brukes uavhengig av om lønnsplasseringen var riktig eller feil ved ansettelse. Det er viktig at nærmeste leder starter en eventuell prosess etter denne hjemmelen i god tid for å holde seg innenfor fristen på 12 måneder. Bestemmelsen gjelder tilsetting i stilling som har vært kunngjort eksternt eller internt. Lønnsvurderingen gjøres innenfor stillingens lønnsalternativer. Det er ikke anledning til å endre stillingskode. Lønnsendring etter denne bestemmelsen er en administrativ beslutning. Samme mulighet til ny lønnsvurdering gjelder ved overgang fra midlertidig til fast tilsetting. Her gjelder ikke fristen på 12 måneder. Det er ikke anledning for en ny lønnsvurdering inntil 12 måneder etter at ny lønnsvurdering er foretatt i forbindelse med overgang fra midlertidig til fast tilsetting. 4.1.2 Omdisponering Omdisponeringer av etatens ansatte er ingen tilsetting og utløser ingen ny lønnsvurdering med mindre kravene etter HTA 2.3.4 nr. 1 er oppfylt. I enkelte tilfeller kan det være aktuelt at ansatte går over i lavere lønnet stilling i etaten. 10 i HTA har nærmere bestemmelser om bibehold av lønn. 4.2 Lokale lønnsforhandlinger HTA 2.3.3 4.2.1 Innledning Det føres lokale forhandlinger dersom: De sentrale partene i staten avsetter midler til lokale forhandling. Det enkelte forhandlingssted får da informasjon om pottens størrelse, føringer og frister i et eget brev fra FAD Arbeidsgiversiden avsetter økonomiske midler fra virksomheten Prosessen rundt de lokale 2.3.3-forhandlingene omtales nærmere i punkt 5. 4.2.2 Vurderinger Innenfor det statlige forhandlingssystemet fordeles hovedtyngden av midlene sentralt, dvs at den generelle lønnsutviklingen ivaratas der. Midlene som fordeles gjennom de lokale 2.3.3-forhandlingene er begrenset. Lønnsutvikling gjennom lokale forhandlinger baseres på individuell vurdering av kompetanse, ansvar, leveranser og atferd. Grunnlaget for vurderinger og prioriteringer må ses i forhold til føringene fra sentrale parter og prioriteringer basert på spesielle lokale utfordringer. I tillegg kommer anbefalingsbrevet fra SKD. Kompetanse Med kompetanse siktes det til den formelle kompetansen den enkelte ansatte har, og realkompetanse den enkelte har opparbeidet over tid. Det må legges til rette for formalisering, videreutvikling og utnyttelse av den enkelte ansattes kompetanse for å møte kompetansebehovet i etaten. Kompetansedeling og faglig oppdatering er viktige mål i utviklings-/ledersamtalen. Kompetanse kan også være tilleggskompetanse som ikke er en nødvendig kvalifikasjon for stillingen, men som gir en bedre utøvelse av arbeidsoppgavene. Ansvar Hva en stilling krever av stillingsinnehaver henger sammen med hvilke arbeidsoppgaver som er tillagt stillingen. Det vil i alle typer stillinger ligge krav om en 28.01.2014 7

viss selvstendighet og skjønnsutøvelse. I den enkelte stilling vil det også ligge ulike krav til resultatansvar. Leveranse Med leveranser siktes det til hva den enkelte ansatte har levert sett i forhold til det leveransemål man er blitt enige om i utviklings/ledersamtalen.. Hva skal den enkelte bidra med for at enheten når sine mål? Målene/planene bør i størst mulig grad være spesifikke i forhold til å beskrive kvalitet, kvantitet, tidsfrister eller lignende. Atferd Med atferd siktes det til hvordan den ansatte leverer. Skatteetatens verdier og forventninger til ledere og medarbeidere er generelle fordi de skal favne alle ansatte uavhengig av arbeidsssted. Utviklings-/ledersamtalen er en viktig arena for å diskutere hva de betyr i praksis for den enkelte. Med bakgrunn i gjennomgangen blir leder og medarbeider enige om personlige atferdsmål som skal bidra til måloppnåelse for egen enhet. Skatteetatens verdier og forventninger til ledere i Skatteetaten Profesjonell Imøtekommende Nytenkende Viser retning Jeg tenker helhetlig og kommuniserer tydelig retningen etaten skal gå i. Jeg vektlegger prioriterte satsnings områder. Jeg omsetter mål til konkrete handlinger. Jeg viser god etisk standard i arbeidet. Skaper resultater Jeg yter god service mot brukere og samarbeidspartner. Jeg er lojal til beslutninger. Jeg klargjør mål og stiller realistiske forventninger til mine medarbeidere. Jeg sikrer effektiv ressursbruk. Jeg mottar og gir tilbakemeldinger på atferd og leveranser. Jeg leverer med kvalitet til rett tid. Utvikler medarbeidere og team Jeg er tilgjengelig og bruker tid på mine medarbeidere Jeg tilrettelegger for samarbeid internt og eksternt. Jeg skaper effektive og velfungerende team. Jeg er trygg, åpen og involverende i lederrollen. Jeg støtter og viser omtanke. Jeg motiverer ut fra den enkeltes behov og ståsted. Jeg er lyttende, interessert og anerkjennende. Jeg tilrettelegger for utvikling av mine medarbeidere. Driver endring Jeg er løsningsorientert og stimulerer til forbedringer og nyskaping. Jeg utvikler meg faglig og er i forkant som leder. Jeg tar i bruk nye arbeidsformer. Jeg sprer arbeidsglede og løfter fram suksesshistorier. Jeg deler kunnskap og lærer av andre. Jeg utfordrer meg selv og mine medarbeidere. Skatteetatens verdier og forventninger til medarbeidere i Skatteetaten Profesjonell Imøtekommende Nytenkende Jeg tenker helhetlig og tar ansvar for felles mål og oppgaver Jeg følger rutiner og er lojal i forhold til beslutninger Jeg viser god etisk standard i arbeidet Jeg leverer med kvalitet til rett tid Jeg viser god møtekultur ved å møte presis og forberedt Jeg ser etter løsninger Jeg deler kunnskap og lærer av andre Jeg lytter til andre og respekterer andres bidrag Jeg støtter og viser omtanke Jeg bidrar til en god tone på jobb Jeg mottar og gir tilbakemeldinger på en konstruktiv måte Jeg inviterer til samarbeid og bidrar aktivt Jeg søker nye og bedre metoder for å løse oppgaver Jeg bidrar til å finne nye måter å samarbeide på Jeg tar i bruk nye arbeidsformer og verktøy Jeg utfordrer meg selv og viser initiativ Jeg kommer med nye ideer Jeg oppdaterer meg faglig 28.01.2014 8

Vurderingen skal være individuell, og den skal ta utgangspunkt i følgende: Våre ansatte skal vurderes individuelt i forhold til forventet innsats og oppnådde resultater. Skatteetaten er en kunnskapsbedrift. Det er viktig i forhold til vår oppgaveløsning å rekruttere og beholde ansatte med høy fagkompetanse, både formell og realkompetanse. I forhold til lønnsmessig utvikling, skal vi tilrettelegge både for dem som ønsker en faglig karriere og for dem som ønsker en karriere som ledere i etaten. Det er ønskelig å redusere lønnsforskjeller innenfor samme gruppe og/eller fagområde over tid. Dette kan være aktuelt der medarbeidere utfører de samme oppgaver og det stilles tilnærmet like krav til forventninger, resultater og ansvar. Hver medarbeider skal vurderes i forhold til egne forutsetninger og det som normalt kan forventes av vedkommende i kraft av den stillingen man besitter og den lønn man har. Forholdene beskrevet nedenfor tar utgangspunkt i Skatteetatens verdier. Følgende forhold skal tillegges vekt i vurderingen: Samarbeid og kommunikasjon internt og eksternt det å finne gode løsninger gjennom dialog holdninger til service og ferdigheter i dialogen med bruker og samarbeidspartnere opptatt av å finne løsninger villig til å dele kunnskap tar egne initiativ Kvalitet og effektivitet i utførelse av arbeidsoppgavene utfører oppgavene i henhold til definerte standarder og i tråd med besluttede rutiner utfører oppgaver på høyt faglig nivå og med god kvalitet utfører oppgavene innen gitte tidsfrister evne til å ta egne avgjørelser herunder prioritere kan vise til forbedringer i egen oppgaveløsning gjøres i egenvurdering Initiativ og bidrag i forhold til å dele kunnskap og samhandle med andre ansatte gjennom teamarbeid, nettverk, læring på arbeidsplassen kunnskapssøkende på egne og organisasjonens vegne, for eksempel gjennom videreutdanning aktiv kunnskapsformidler jeg deler gjerne med andre bidrar til forbedringer i felles oppgaveløsning utvikle regelverket Fleksibilitet og omstillingsevne ta på seg nye oppgaver utover eksisterende arbeidsområde positiv bidragsyter i utviklingsprosesser positiv bidragsyter i arbeidsmiljøet se muligheter være opptatt av å finne løsninger se muligheter være opptatt av å motivere andre tilpasse seg endringer i oppgaveløsning og samarbeidsmønstre lojalitet til beslutninger Spesielt for ledere Etter samme forhold vil ledere spesielt bli vurdert på: Måloppnåelse Personalledelse og tilgjengelighet 28.01.2014 9

Forvaltningsansvar Etatsperspektiv og samspill i og mellom grupper Klargjøre forventninger, motivere og belønne resultat og innsats 4.2.3 Utviklings/ledersamtale og oppfølgingssamtale Brukt på en riktig måte vil utviklings-/ledersamtalen bidra til å synliggjøre den enkelte enhets og ansattes bidrag i en større helhet og sette fokus på personlig og faglig utvikling. Samtalen skal skape motivasjon for jobben ved tydelige tilbakemeldinger og ved å avklare forventninger og sette individuelle mål for leveranser og atferd. For å skape forståelse for hvordan lønnsutviklingen skjer innenfor statlig sektor, gjennom forhandlinger mellom sentrale parter i staten og mellom lokale parter på det enkelte forhandlingssted, bør utviklings-/ledersamtalen benyttes som arena for å informere om regionens lønnspolitikk og handlingsrom. Lederen kan aldri gi løfter om lønnsendring. 4.3 Forhandlinger på særlig grunnlag HTA 2.3.4 HTA 2.3.4 åpner for at det kan føres forhandlinger på særlig grunnlag. Slike forhandlinger kan gjennomføres hele året. Frister for gjennomføring av forhandlingene er definert i HTA pkt 2.2.2. Det foreligger ulike vilkår for forhandlingene: Det har skjedd vesentlige endringer i de forhold som ble lagt til grunn ved fastsetting av stillingens/den ansattes lønn Det er planlagt eller gjennomført tiltak som fører til økt effektivitet, forenkling eller bedre brukerorientering For å rekruttere og beholde spesielt kvalifisert arbeidskraft For å belønne ansatte som har gjort en ekstraordinær arbeidsinnsats Rette opp lønnsforskjeller i henhold til likestillingsloven ( 5) 4.3.1 Vesentlig endring HTA 2.3.4 nr. 1 HTA 2.3.4 nr. 1 a) sier at det kan føres lokale forhandlinger dersom det: har skjedd vesentlige endringer i de forhold som er lagt til grunn ved fastsetting av stillingens/arbeidstakerens lønn. I rimelig utstrekning tas også hensyn til endringer som har skjedd gradvis over lengre tid. Vurderingen etter HTA pkt. 2.3.4 nr. 1 er todelt, først vurderes det om endringen er vesentlig nok, deretter vurderes kode- og lønnsplasseringen. Kravet om vesentlig endring går både på arbeidsoppgavenes faglige nivå/kompleksitet og endringens omfang. Nye arbeidsoppgaver eller økning i antall arbeidsoppgaver er på denne måten ikke tilstrekkelig for å karakterisere en endring som vesentlig. Slike endringer skjer med jevne mellomrom og skal som regel ikke utløse noen lønnsøkning. Vesentlig endring innebærer at de nye oppgavene ligger på et høyere faglig nivå og er mer komplekse/kompetansekrevende. I tillegg må de nye oppgavene utgjør en stor andel av den ansattes totale arbeidsoppgaver. Dersom vurderingen konkluderer med at det foreligger en vesentlig endring kan dette medføre fire alternativ: Ingen kode-/stillingsbenevnelse eller lønnsendring Kun kode-/stillingsbenevnelse, men ingen lønnsendring Både kode-/stillingsbenevnelse og lønnsendring Kun lønnsendring 28.01.2014 10

Forhandlingskravet etter denne bestemmelsen skal være dokumentert med en beskrivelse/vurdering eller opplysninger som viser endringene i oppgavene. 4.3.2 Tiltak for økt effektivitet, forenkling eller bedre brukerorientering HTA 2.3.4 nr. 1 b) sier at det kan føres lokale forhandlinger dersom det: er planlagt eller gjennomført tiltak som fører til økt effektivitet, forenkling eller bedre brukerorientering. Arbeidsgiver definerer mål for tiltaket og størrelsen på avsetningen. Partene forhandler om fordelingen av avsetningen mellom de arbeidstakerne som har bidratt til tiltaket. (Merknad: Partene er enige om at "de som har bidratt til tiltaket" kan omfatte samtlige arbeidstakere eller gruppe av arbeidstakere i virksomheten.) 4.3.3 Rekruttere og beholde spesielt kvalifisert arbeidskraft HTA 2.3.4 nr. 2 HTA 2.3.4 nr. 2:Etter avtale med de tillitsvalgte kan det tilstås tidsavgrenset eller varig lønnsendring når det er særlig vansker med å rekruttere eller beholde spesielt kvalifisert arbeidskraft Kommer partene ikke til enighet, kan tvisten ikke ankes. Arbeidsgivers siste tilbud skal da gjelde. Kravet må begrunnes ut fra vansker med å rekruttere og/eller viktigheten av å beholde nøkkelpersoner som innehar kompetanse som etaten/enheten har behov for. Krav med hensyn til å beholde ansatte skal begrunnes. Forhold som kan være relevant er: Sannsynligheten for om den ansatte faktisk kommer til å forlate stillingen Om vedkommende har kompetanse som anses kritisk for arbeidsgiver Om det er vanskelig å rekruttere tilsvarende kompetanse med gjeldende lønnsnivå Eventuelle merkostnader på kort og lang sikt dersom andre overtar vedkommendes oppgaver Avlønningstilbud i konkurrerende stillinger eksternt 4.3.4 Ekstraordinær arbeidsinnsats HTA 2.3.4 nr. 2 HTA 2.3.4 nr.: Etter avtale med de tillitsvalgte kan det tilstås tidsavgrenset eller varig lønnsendring til arbeidstakere som har gjort en ekstraordinær arbeidsinnsats. Kommer partene ikke til enighet, kan tvisten ikke ankes. Arbeidsgivers siste tilbud skal da gjelde. Ansatte som over en periode har gjort en ekstraordinær arbeidsinnsats utover det som kan forventes ut fra vedkommendes stilling og lønn kan tilstås tidsavgrenset eller varig lønnsendring. Kriteriene vil her være de samme som brukes i forbindelse med prestasjonsvurderingene. Deltakelse i tverrfaglige team/grupper/prosjekt eller bidrag inn på andres arbeidsområder gir i seg selv ikke grunnlag for lønnsøkning. Som virkemiddel brukes i hovedsak tidsavgrenset kronetillegg eller B-tillegg. Opphørstidspunkt skal framgå av forhandlingsprotokollen. 4.3.5 Rette opp lønnsforskjeller HTA 2.3.4 nr. 3 HTA 2.3.4 nr. 3: Der dokumenterte lønnsforskjeller ikke kan forklares med annet enn kjønn, skal arbeidsgiver i samråd med de tillitsvalgte rette opp lønnsforskjellene i henhold til likestillingsloven 5. I Skatteetaten skal kvinner og menn ha lik lønn for samme arbeid eller arbeid av lik verdi jf. likestillingsloven 5. Eventuelle lønnsforskjeller som ikke kan forklares med annet enn kjønn skal rettes opp. Slike saker tas opp med de tillitsvalgte. FAD har lagt til grunn at fastsettelse av lønnsnivået ikke er forhandlingsgjenstand og dermed ikke kan tvisteløses. Hvis partene ikke blir enige avgjøres spørsmålet av arbeidsgiver som har et selvstendig 28.01.2014 11

ansvar for likestilling etter likestillingsloven. Flertallet i Statens lønnsutvalg har gitt sin tilslutning til FADs fortolkning av bestemmelsen. Flertallet konkluderte med at Statens lønnsutvalg ikke har kompetanse til å behandle spørsmålet om lønnsnivå etter at saken eventuelt har vært til behandling hos Likestillings- og diskrimineringsombudet, jf. kjennelse av 23.november 2009. Prinsipper knyttet til HTA 2.3.4 nr. 3: Bestemmelsens omfang kan ikke gjøres gjeldende utover eget forhandlingsområde Bestemmelsen er beregnet på enkeltpersoner (dette er nødvendig for at arbeidsgiver skal kunne dokumentere at eventuelle lønnsforskjeller ikke skyldes kjønn) 4.4 Bruk av B-tillegg Bruken av B-tillegg skal begrenses og skal som hovedregel kun brukes ved klart definerte midlertidige og tidsbegrensende oppgaver som skal lønnes særskilt. Opphørstidspunktet skal oppgis i forhandlingsprotokollen. 4.5 Særavtaler Etaten er tilbakeholden i forhold til bruk av særavtaler som gjelder ansattes lønns- og arbeidsvilkår. Forslag/krav om å opprette/forlenge slike særavtaler skal tas opp med HRstaben i Skattedirektoratet. I tilfeller der etaten ser et klart behov for særavtale skal HRstaben i direktoratet avklare saken mot Finansdepartementet før eventuelle forhandlinger kan starte opp. 5. Praktiske forhold knyttet til lokale forhandlinger 5.1 Hvordan fremme lønnskrav Lønnskrav kan fremmes av organisasjonene eller av arbeidsgiver. Lønnskrav fremmet av arbeidsgiver, skal sendes tjenestevei via avdelingsdirektør. Regiondirektøren vurderer om krav legges frem til forhandling og eventuell prioritering av kravene. Den enkelte organisasjon gir ut egen informasjon om hvordan medlemmene skal forholde seg, hvem som er kontaktperson og hvordan kravene skal fremmes. Organisasjonene vurderer om kravene skal fremmes til forhandling og eventuell prioritering av disse. 5.2 Fortrolig informasjon etikk i forhandlinger Partene har et felles ansvar for at forhandlingene gjennomføres på en konstruktiv og god måte. Informasjon partene får kjennskap til under forhandlingene er underlagt taushetsplikt. Medlemmer av forhandlingsdelegasjonene skal ikke forhandle på egne vegne. Dette innebærer at den aktuelle personen forlater møterommet mens vedkommendes krav forhandles. Forhandlingen gjennomføres av en annen i delegasjonen (leder må eventuelt delegere fullmakten til en annen) eller gi fullmakt til en annen organisasjon om å forhandle angjeldende krav. Partene skal respektere resultatet av forhandlingene og kommunisere ut at dette er resultatet av en enighet man har kommet fram til etter en forhandling. 5.3 Protokoll og sperrefrist Resultatet av forhandlingene føres i en protokoll jf., HTA 2.2.6. Protokollen skal inneholde: dato og sted for forhandlingene 28.01.2014 12

navn på partene og deres representanter sluttresultat av forhandlingene Dersom partene ikke blir enige, skal partenes standpunkter ved avslutning av forhandlingene gå fram av protokollen. Eventuelle protokolltilførsler som inneholder begrunnelser/forutsetninger for standpunkt tas inn i protokollen. Protokollen skal underskrives av partenes forhandlingsledere. Hver av partene får hvert sitt eksemplar av protokollen. Partene blir enige om en sperrefrist for når hver av partene kan informere om resultatet av forhandlingene. 5.4 Orientering til den ansatte Forhandlingsresultatet sendes elektronisk på e-post kun til ledere og tjenestemannsorganisasjonenes forhandlingsleder. Den enkelte leder og tillitsvalgt har ansvar for at eventuell utskrift av protokoll hentes på skriveren umiddelbart etter utskrift. Ved sperrefristens utløp orienterer nærmeste leder berørte ansatte muntlig, og HR sender e-post til alle ansatte om individuelt resultat. Organisasjonene kan orientere egne medlemmer fra samme tidspunkt. Forhandlingsresultatet er et resultat av forhandlinger mellom likeverdige parter med ulike prioriteringer. Resultatet av forhandlingene skal ikke begrunnes overfor ansatte som eventuelt ber om det, og det skal ikke brukes informasjon fra forhandlingene til forklare resultatet jf. pkt 5.1. 5.5 Innsyn i lønnsopplysninger og forhandlingsresultat Lønnsopplysninger er i utgangspunktet opplysninger som etter personopplysningsloven (pol) 2 ikke kan utleveres uten hjemmel. Skriftlig samtykke fra den ansatte er en slik hjemmel, jf. pol 8. For Skatteetaten, som er en statlig virksomhet, begrenser imidlertid personopplysningsloven ikke innsynsrett etter offentlighetsloven, jf. Pol 6. Lønnsopplysninger er ikke opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 flg. Derom den enkelte enhet i Skatteetaten utarbeider dokumenter i offentlighetslovens forstand som viser en oversikt over lønnsopplysninger til de ansatte, kan enhver begjære innsyn i disse dokumentene. I praksis betyr dette at samtlige tjenestemannsorganisasjoner, eller andre, kan få innsyn i dokumenter som viser lønnsplassering for samtlige ansatte. I tillegg gir offentlighetslovens 9 rett til å kreve innsyn i en sammenstilling av opplysninger som er elektronisk lagret i databaser, dersom sammenstillingen kan gjøres med enkle framgangsmåter. Arbeidsgiver kan på eget initiativ utlevere lønnsopplysninger om den enkelte til dennes tjenestemannsorganisasjon da det regnes som samtykke når en melder seg inn i en organisasjon. Dersom det begjæres innsyn i dokumenter som viser lønnsopplysninger om andre enn egne medlemmer kan slikt innsyn gis. Skatteetaten praktiserer innsynsretten overfor tjenestemannsorganisasjonene slik at opplysningene gis elektronisk. Dokumentet skal ikke inneholde opplysninger om organisasjonstilhørighet eller andre sensitive personopplysninger, jf. pol 2 nr. 8. Tjenestemannsorganisasjonene har et selvstendig ansvar for å behandle opplysningene i tråd med bestemmelsene i personopplysningsloven. 5.5.1 Innsyn i resultatet av forhandlingene Ansatte som ønsker innsyn i protokollen fra forhandlingene kan lese protokollen hos leder. Det kan eventuelt gis papirkopi. Protokollen skal ikke gjøres tilgjengelig elektronisk. Jf. pkt. 5.3 28.01.2014 13

5.6 Spesielle forhold knyttet til gjennomføring av 2.3.3 forhandlingene 5.6.1 Forberedende møte I forkant av de lokale forhandlingene gjennomføres det et forberedende møte jf. HTA 2.2.4. Møtet skal gjennomføres i god tid før forhandlingene starter. I møtet gjennomgås bl.a.: Forhandlingsgrunnlaget/forhandlingshjemmel Forhandlingspottens størrelse, herunder avklaring i forhold til om arbeidsgiver vil avsette egne midler Føringene fra de sentrale partene i staten jf. brev fra FAD Anbefalingene fra Skattedirektoratet Føringene i den lokale lønnspolitikken Hensynet til likestilling/likelønn Relevante statistikker, bl.a. oversikt over kjønnsfordelingen og gjennomsnittlig lønnstrinn for kvinner og menn på de ulike stillingskodene på forhandlingsstedet gjennomgås før selve forhandlingene Vurdere bruk av hovedsammenslutningsmodellen, og klargjøre forhandlingsdelegasjonene for de ulike partene Organisering av forhandlingene (praktiske forhold) Avtale om eventuelle forberedende forhandlinger innenfor forhandlingsområdet Kravsfrist Bruken av fellesmøter og særmøter Framdriftsplan for forhandlingene, herunder tidspunkt for første tilbud og antall dager forventet brukt på forhandlingene Antall tilbud og størrelsen på første tilbud Dialog rundt fremleggelse av tilbud Håndtering av eventuelle feil i protokollen Dato for evalueringsmøte Det skrives referat fra møtet 5.6.2 Oversikter SITS har ansvar for å sammenstille oversikter med nødvendig informasjon om ansatte til det enkelte forhandlingssted. Organisasjonene på det enkelte forhandlingssted får tilsendt oversikt med nødvendig informasjon om ansatte på forhandlingsstedet. Oversikten skal inneholde informasjon om: Ansattes navn Arbeidssted Koststed (avdeling, seksjon, gruppe) Stillingskode Stillingsprosent Lønnstrinn Ansiennitet Lønnsutvikling for de siste tre årene Kjønn Videre skal de få tilsendt oversikt som viser kjønnsfordeling og gjennomsnittlig lønnstrinn på de ulike stillingskodene innenfor forhandlingsstedet. 28.01.2014 14

5.6.3 Første tilbud Arbeidsgivers første tilbud sendes organisasjonene til avtalt tid før forhandlingene starter. Størrelsen på første tilbud avtales på forberedende møte og skal gjenspeile både arbeidsgivers og organisasjonenes prioriteringer, jf. HTA 2.2.4. 5.6.4 Evaluering av forhandlingene Etter at lokale forhandlinger er gjennomført, skal det holdes et møte mellom arbeidsgiver og tjenestemannsorganisasjonene som oppsummerer erfaringene fra de lokale forhandlingene med tanke på forbedringer og effektiviseringer. Slikt møte bør avholdes innen årets utgang og før evaluering av lokal lønnspolitikk. Aktuelle tema kan være: Forberedelsene til forhandlingene Selve forhandlingene Resultatet av forhandlingene Prosessen i etterkant av forhandlingene Ev. andre relevante forhold Det skrives referat fra evalueringene som sendes alle, og arkiveres til neste års lønnsforhandliger 28.01.2014 15